Planeación de la auditoria administrativa

Luisa Fernanda Cuervo Castillo

Septiembre 2019

Fundación Universitaria del Área Andina

Auditoria Administrativa

Bogotá D.C.
 Introducción

Planear una auditoria es fundamental para una empresa, tener en cuenta el análisis para realizar
esta herramienta, ya sea si se va a realizar en general o específicamente, con el fin de que el
proceso sea optimo en el resultado y se pueda realizar resultados a la problemática expuesta en la
auditoria y aportar el mejoramiento continuo
A continuación se podrá observar un pequeño resumen del trabajo elaborado anteriormente (Eje
2), en donde se realizó la planeación de la Auditoría Administrativa, y por supuesto se obtiene la
información necesaria para el desarrollo de este eje, AUDIFARMA (empresa real del sector de la
salud).

Por otra parte, contiene las recomendaciones adecuadas dirigidas exclusivamente a la compañía
AUDIFARMA para la mejora; por consiguiente esta Auditoría será la base para una siguiente y
mejorada, todo con el fin de buscar la calidad, buscando siempre el crecimiento de la compañía
 1. Combinación de los hallazgo y diagnostico

 ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

No se podría definir en términos cuantitativos cual es la capacidad óptima y necesaria para lograr
los objetivos propuestos frente a cada factor tenido en cuenta dentro de la Auditoría, pero de
manera y trabajar por el cumplimiento de los objetivos propuestos propuestos, es la capacidad de
entender muy bien que es, a que se dedica, que sostiene a la empresa apropiar la misión, visión y
objetivos como si fueran nuestras propuestas; de manera que se pueda llegar a recomendar
mejorar

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

Los objetivos planteados se están realizando tal cual lo acordado, algunos objetivos no se han
logrado por falta de direccionamiento en la parte administrativa y su propia revisión
Es lógico que afecte en algunos casos a los demás departamentos desde su dirección (Tiempos de
entrega, inventarios, suministros y otros).

 ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

El factor más afectado en la Administración por áreas y en general de la empresa

AUDIFARMA, porque por la falta de una buena administración de un área, afecta a otra de
quien depende. Por ejemplo: El área de despacho no recibió el material necesario (cajas, cintas,
rótulos, etc.) para hacer la dispensación a algunos pacientes que ya han solicitado el
medicamento, ya que el área de inventarios no hizo la visita en esta área, de este proceso debía
encargarse el área de administración la cual debe solicitar a inventarios la cantidad de producto
que hay en bodega y no quedar cortos a la hora de hacer la dispensación esta falla, hace que todo
el proceso se afecte , ya que no solo afecta el inventario, sino también la satisfacción al cliente
por no cumplir con los tiempos de entrega por tal razón hay que hacer un reajuste en los tiempos
a cumplir y algunos cambios en las limitaciones de las funciones.

 ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Según lo que se pudo evidenciar en la auditoria se debe tener muy en cuenta el factor del
procesos de inventarios ya que esta es una parte fundamental en el proceso, de esto depende
tener un flojo más óptimo, quiere decir que de esto depende que los tiempos de entregas sean los
acordados, esto no es responsabilidad del que entrega, la administración debe tener un control de
producto para verificar cuales son los de alta rotación y así tener el inventario adecuado

 ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Si desde ya se armonizan los objetivos del factor Administrativo, el cual por ahora sería que por
lo menos sea consiente de en qué se está descuidando, para comenzar a buscar soluciones como
la de fijar funciones adecuadas y la mejor organización del personal dentro del área de inventario
y distribución no retrasaría el área de despacho y seria menos afectada

 Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

Se realiza la respectiva conciliación de los hallazgos encontrados en las áreas con el equipo
auditor, teniendo en cuenta que el factor Administrativo es el que se debe trabajar, ya que
presenta muchas falencias que impiden el buen funcionamiento de los procesos operativos y
administrativos de la organización.
 2. Presentación del diagnostico

a. Documentos para el proceso.

Para el proceso de auditoría se realizó un documento que puede ayudar a llevar un control desde
las diferentes áreas de la empresa, y así influir en cuál es la mejor solución para disminuir las
falencias encontradas en la compañía

Formato de Cédulas por departamento.

HERRAMIENTA DE DIAGNOSTICO

Fecha: 10 Dic 2019

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Cedula para la detención y registro de hallazgos y evidencias Fecha:      

Área Evaluada : Administrativa Etapa o Elemento:

Aspectos para
Numero Hallazgo Evidencia Aspectos Solidos mejorar

Mala organización en
1 documentos
2 Distribución de tareas
Solicitud de
3 requerimientos
Falta de capacitación a
4 personal
5 Riesgo psicosocial
Observación: se deben hacer las mejoras para evitar el retraso de los procesos y que afecten a la compañía
Elaboro: Luisa Cuervo
David
Los documentos, se Organizar por carpetas o
Documentación en encuentran en desorden y en la nube documentos
desorden esto atrasa el no cuentan con un importantes por orden de
proceso en la búsqueda software llegada de lote
Estas se realizan según la Implementar la lista de
No tienen lista una lista de capacidad de cada chequeo para optimizar el
chequeo empleado tiempo en inventarios
Se maneja con un
Con el área de inventarios ousorcing pero este se Implementar software de
no se tiene consolidado de demora en descargar proveedor para solicitar
lotes información inventarios
hacer evaluación a los Manifiestan tener Capacitar mas al personal
empleados sobre los conocimiento pero el sobre el área que está
procesos de la compañía proceso no es optimo siendo evaluada
Se evidencia nivel alto de Mala distribución en
estrés almacenaje Realizar pausas activas
Autoriza :
 1.1. PERSONAS INVOLUCRADAS

Se evidencia que las personas involucradas en estos hallazgos son los líderes de cada área de
trabajo y los directivos, debido a que deben controlar lo que sucede en sus respectivas áreas, es
inesperado pero fundamental llevar esta deducción a esa responsabilidad, pero se debe tener en
cuenta que el factor administrativo está afectando a otras áreas en sus procesos, en los conductos
regulares para requerimientos y solicitudes, en el ambiente laboral y en los tiempos de
procesamiento del producto o servicio final.

1.2. SUGERENCIA DE LAS DECISIONES PARA MEJORAR E IMPULSAR

QUE SE HAGAN.

El equipo auditor sugiere que se realicen las respectivas retroalimentaciones encontradas en las
diversas áreas, en este caso, se realiza al área administrativa, ya que es la raíz del problema y que
afecta a otras áreas.
Se debe trabajar en el manejo de tecnologías nuevas que beneficien a la empresa, siendo una
empresa que trabaja en el sector de gestión documental no puede tener desordenes en sus áreas y
menos en sus papeleos, como los libros contables, las capacitaciones, entre otros medios; para
esto se sugiere la creación de un software integral.
También se debe trabajar en la parte de proveedores, debido a que la empresa auditada ha tenido
ciertos inconvenientes con respecto a la llegada de la materia prima e insumos, esto se podría
trabajar de tres formas: por medio de un software en común acuerdo entre la empresa y el
proveedor, hablando con el proveedor sobre las inconformidades o también realizando el cambio
de proveedor, que ofrezca calidad excelente, buen precio (Accesible) y tiempos de llegada
rápidos de materia prima e insumos que la empresa y sus respectivas áreas necesitan.
Por último, para el tema de capacitación y bienestar laboral se debe tener en cuenta la realización
de actividades de integración y de pausas activas, para mitigar el riesgo psicosocial que se
detectó durante la auditoria, incentivar el buen sueño, el trabajo en equipo, el ejercicio físico
laboral para evitar accidentes y enfermedades profesionales y de mejorar el ambiente y clima
organizacional. Por parte de las capacitaciones, se deben realizar exhaustiva y periódicamente en
el tema que les compete a los empleados y complementar con los procesos a los cuales están
ligados para que los mismos sean multifuncionales y polifacéticos en sus labores, obteniendo
mayor conocimiento.
 10

CONCLUSIONES

En conclusión se puede decir que la planeación de una auditoria administrativa sea a nivel
general o a nivel específico es muy importante para las compañías del siglo XXI, esto debido a
que es una herramienta que ayuda al mejoramiento de las empresas y a evitar a toda costa los líos
o problemas que pueden llegar a generarse a nivel legal, financiero, administrativo y otros
aspectos negativos que sucedan en la compañía, perjudicando el recurso material, financiero y
sobre todo el humano.
Adicionalmente, se puede concluir que el trabajo realizado en la empresa seleccionada por el
grupo investigador es satisfactorio, en cuanto a la búsqueda de información y a la proposición de
ideas y propuestas que generen mejoras y/o cambios de forma positiva para las diversas áreas a
trabajar y en general para la organización, a nivel interno y externo. Permitiendo además revisar
los hallazgos encontrados en el área trabajada, los factores que produjeron este descubrimiento y
la lluvia de ideas en cuanto a soluciones claras y óptimas para el desempeño de la empresa a
nivel interno, ayudando a la mejora continua tanto dentro de la empresa como fuera de la misma,
en un macro y micro entorno.