Secretaria de ‘Seguridad Alimentaria y Nutricional Preis do a Rept ACUERDO INTERNO SESAN-DI-05-2008 Guatemala, nueve de enero de 2008. CONSIDERANDO: Que la Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidenoia de fa Repablica se ‘cre6 mediante el Decreto Numero 32-2005 del Congreso do ia Republica de Guatemala, como el ente coordinador de! SINASAN y que tiene la responsabilidad de la coordinacién operativa interministorial de! Plan Estratégico de SAN, asi como de la articulacién de ks programas y proyectos de las distintas instituciones nacionales e intemacionales vinculados con la ‘Seguridad Alimentaria y Nutricional del pals. ‘CONSIDERANDO: Quo conforme lo establecido en el Acuerdo Gubernativo NUmero 75-2008, Reglamento de fa Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional, en el articulo 41 se estableco que la SESAN elaborara los manuales de procedimientos que sean necesarios para su funcionamiento. ‘CONSIDERANDO: ‘Quo para dejar formalmente establecidos los lineamientos operativos de la Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la Republica y evitar incutrr en infracciones a las normas contenidas en la Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas, Decreto Nimero 31-2002 del Congreso de la Republica se elaboré un Manual de Normas y Procesos Administrativo. POR TANTO: La Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de ia Republica, - SESAN., en el ojorcicio de las funciones que le confiere el Articulo 23 dal Deoreto 32-2005 del Congreso de la Repablica, Ley del Sisterna Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional, ACUERDA: Articulo 1. Aprobar el Manuai de Redaccién de Correspondencia Oficial de la Secretaria de ‘Seguridad Alimentaria y Nutricional, el cual llena los requisitos recomendados por la legisiacion nacional. Atticulo 2. El personal de la Unidades Administrativas que conforman la Secretaria de ‘Seguridad Alimentaria y Nutricional, velarén por el fie! cumplimiento del mismo. Atticulo 3. Este Acuerdo tiene vigencia a partir del dia siguiente de su divulgacion, COMUNIQUESE, LICom: ‘SECRETARIA DE SEGURIDAD/ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PRESIDPNCIADE LA REPUBLICAPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL SESAN MANUAL DE CORRESPONDENCIA OFICIAL Autorizado por: Licda. Delfina Mux Cana Guatemala, Enero de 2008.REDACCION DE CORRESPONDENCIA OFICIAL El presente instructivo es un compendio, de redaccién y comespondencia oficial, asf como diferentes formas de comunicacin interna de una institucién piblica. Esté elaborado como instrumento de orientacién para el personal de las Direcciones de SESAN, que an hecho uso de Ia tecnologia utilizando el correo clectrénico, el cual da mucha facilidad en la comunicacién por el tiempo, pero para el proceso administrativo 1a correspondencia impresa tiene una base legal. Al dirigitse una autoridad gubernamental lo haga con respeto y deferencia sin caer en el ruego que no debe existir, toda vez que las autoridades del gobierno estén al servicio del pueblo, pero esto a su vez debe ser respetuoso. La correspondencia de fndole oficial, comunicacién interna de las instituciones, debe Ilevar la seriedad que conlleva y cada una tiene un estilo diferente. Fl trato en que se dirige 1a correspondencia oficial tiene que ser, respetuoso sin exceso de familiaridad.7. REGISTRO DE CORRESPONDENCIA Es la contrasefia que le serviré al interesado para solicitar informacién de cémo va encaminada su gestién. La oficina receptora del documento, a su vez, marca tanto en Ja contrasefia como en el seeumento el ala, hora de recibido y registro con que ellos identifican el asunto a tratar en el documento. Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional 14 calle 8-51 Zona 10 ‘Guatemala, C.A. Interesado?....0. Registro’ Pasé En la parte de atrds de esta contrasefia dice: ara poder atenderlo con Ia diligencia del caso, sirvase presenta esta tarjeta en Ia (Se anota a donde pas6 el expediente para darle seguimiento) al requerir evalquser informacién sobre su asunto; y mencionar el Registro en sus gestiones posteriores, (Lleva un sello de esta dependencia indicando la fecha de recibido) Expediente La solicitud anterior que venimos tratando, seré cursada a las distintas dependencias a quienes compete el caso en cuestién, las cuales agregarén los documentos que originen los estudios due Covenite el caso. El conjunto de todos estos papeles incluyendo Ta solicitud original forman lo que se llama Expediente. En la oficina receptora le hacen una carétula a la solicitud, en donde estén todos los datos que Ie identifique, tales como: a. Nombre del Ministerio, oficina o departamento que la recibe. , Niimero y letra del expediente, o sea la clasificacion c. Nombre del interesado d. Asunto de que trata la solicitud e. Fecha y hora en que fue recibido. Ejemplo: Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional Presidencia de la Repablica Clasificaci6n.. Interesado: Municipio:... Fecha: ‘Tarjeta No.: Direcci‘TRAMITE Devuelto por: Nota: Ia secuencia de estos datos contimia en el reverso de la hoja ‘Oto ejemplo: ‘Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional Presidencia de la Reptiblica Clasificacién:.... Fecha de ingreso.. TRAMITE Fecha: No. De Documento2, COMO DIRIGIR NOTAS A FUNCIONARIOS POBLICOS POR SU JERARQUIA EN EL CASO En e} Gobiemo, el titulo del cargo es més importante que el nombre de Ta persona que lo Gesempeta, ya que estos empleos son transitorios. En los tratamientos oficiales, 1a palabra “Sefior” se escribe con inicial maysscula y jamés se abrevia. {Cémo deben esoribirse los datos del destinatario en 1a Correspondencia Oficial? A los Ministros de Estado: Sefior Ministro de Finanzas Pablicas 1°. Cargo Dr. Hugo Beteta Méndez 2°. Titulo y Nombre 8 Avenida y 21 Calle, Zona 1 Centro Civico 3°, Direecién Guatemala 4°, Ciudad Sefior Ministro: ‘Al Congreso de la Reptiblica: (dirigida a todos los diputados) Honorable Congreso de la Reptibli Palacio del Organismo Legislative 9 Avenida 9-44, Zona 1 Guatemala Honorable Congreso de 1a Repiblica: A los Diputados: Sefior Diputado al Congreso de la Reptiblica Lic, Herdy Berganza Palacio del Organismo Legislativo 9 Avenida 9-44, Zona 1 Guatemala Sefior Diputado: ‘Ala Corte Suprema de Justicia: (cuando ta nota va dirigida a todos los magistrados) Honorable Corte Suprema de Justicia 7}. Avenida y 21 Calle, Zona 1 Centro Civico Guatemala Honorable Corte Suprema de Justicia: {epA los Gobernadores Departamentales Sefior Gobernador Departamental Coronel Miguel Angel Recinos Santa Cruz del Quiché, Quiché Sefior Gobernador: A los Jueces Sefior Juez de Primera Instancia de lo Penal Lic, Ramiro Ponce Ayau Edificio de Tribunales Centro Civico Guatemala Sefior Juez: ‘Al Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala Sefior Rector Magnifico de la Universidad de San Carlos de Guatemala Lic. Carlos Estuardo Galvez Barrios Ciudad Universitaria, Zona 12 Guatemala Seftor Rector: A los Directores Generales Sefior Director General de Educacién Lic, German Guzman Edificio El Sexteo, 2 Nivel 7 Avenida 5-66, Zona 1 Guatemala Sefior Director General: Por lo regular, los cargos gubemamentales estén desempefiados por hombres, pero SItimament retbén las mujeres han tenido el acceso a ellos, por lo tanto, en estos easos es importante saber fque el cargo deberé estar escrito en femenino, por ejemplo: Seffora Jueza, Sefiora Directora General, Sefiora Alcaldesa, Sefiora Rectora, Sefiora Presidenta, etc, {i}ASPECTOS QUE DEBEN OBSERVARSE EN LA CORRESPONDENCIA OFICIAL 1. No usar abreviaturas a menos que sea muy necesario. +2, Bil destinatario puede escribirse en el lugar que ocupa en la correspondencia comercial, © ‘al final de la carta o escrito, después de la firma del remitente. Esta ultima modalidad se utiliza més al dirigirse a los Presidentes de los Organismos de Estado 0 de un Ministro a otro. 3, Cuando las comunicaciones son de un particular a un funcionario piblico, pueden redactarse en primera persona o en tercera persona, ejemplos: 1" Persona: yo, Marfa Carrera, guatemalteca, de veinticinco afios de edad, con oédla de vecindad ‘A-1, Reg, 39876, con domicilio en In 5 Calle 30-30, Zona 19 de esta ciudad capital, Licenciada cen Pedagogia, on calidad de Directora del Colegio El Saber, atentamente, solicito.... Notese que se inicia el escrito con el pronombre Yo, y el verbo que inicia Ia gestién esta en IY persona: solicito. 43 Persona: Marfa Carrera, guatemalteca, de veinticinco afios de edad, con cédula de vecindad A~ 1, Reg, 39876, con domicilio en In 5 Calle 30-30, Zona 19 de esta ciudad capita, Licenciada en Pedagogfa, en calidad de Directora del Colegio Bl Saber, atentamente solicita... Notese que la solicitante escribe como si estuviera hablando otra persona, En cualquiera de los casos, cuando es la primera vez. que ta persona se dirige a la oficina en cuestidn, principiaré su gestién dando sus generales en el siguiente orden: ‘Su nombre completo (nombres y apellidos) ‘Nacionalidad (guatemalteca) Edad (de veinticinco aos) Cédula de Vecindad u otto documento que la identifique (Pasaporte, Licencia de Manejar, ete.) Domicilio (direccién donde vive o puede recibir respuesta 0 notificaci6n) Profesién u oficio (arquitecto, maestro de educacién primaria, carpintero, albafiil) 2. Cargo que desemperia o en calidad de qué envia el escrito (como gerente, director de colegio, jefe, secretaria de empresa, etc.) este dato se emplea solamente cuando la gestiGn sirve para intereses de una empresa fh. Asunto a tratar (atentamente solicito a usted, atentamente le informo que...) aege 4 Cuando Ja persona particular se ditige a un funcionario piblico, deberg hacerlo en una hhoja de papel que la ley sefale. Estén exentos de este requisito los empleados pablicos al ditigirse por escrito a su superior para un trémite personal. {3}5 El vocativo debe decir simplemente “Sefior Director” ete. y no como se acostumbra en lo comercial con apelativos de estimado, distinguido, querido, apreciable, etc. 6 Los espacios que quedan en blanco después de un punto y aparte, se enn con guiones para evitar Ja alteracién del escrito. 7 Observar los formatos que deberén respetarse para 1a confeccién de documentos, tales como providencias, acuerdos, decretos, etc. 8 Enos tratamientos oficiales la palabra “Sefior” siempre se escribe con inicial maytiscula. 9 En las gestiones de un particular a una oficina piblica debe reponerse el valor del papel utilizado en el trémite de su gestién. 10. Lacorrespondencia oficial tiene que llevar un correlativo en la parte superior derecha. Ejemplo: ‘Las letras en maydsculas son de la persona que firma y las mindsculas de quien elabora la providencia El correlativo se inicia cada afio, 01-2008 No Provd. 44-2007 Ref. MAM-teg En la casilla “No.” Se anota el ndmero de oficio, dictamen, providencia o clase de documento que se esté redactando. El primer némero corresponde al oficio (44) 0 documento que se elabore, el segundo némero corresponde al affo en curso (2007). En la casilla “Ref” se anotan las iniciales de la mecandgrafa o de las personas que intervinieron en la elaboracién de ese documento. 11 Todo documento emanado de una dependencia del gobiemo leva un némero correlativo, ‘esto con el fin de identificarlo y porque al finalizar el afio, al redactar la “memoria anual” el jefe de 1a dependencia debe reportar cudntos oficios, providencias, ete. emitié esa dependencia. Ejemplo de un Ministro a otro: Guatemala, 17 de julio de 2007 Seftor Ministro: Mucho agradeceré a usted se sirva disponer de 1o conveniente a fin de que la Banda Marcial acompaiie el desfile escolar que con motivo de celebrar el CLXXII Aniversario de nuestra Emancipacién Politica ha organizado este Despacho a mi cargo, y el cual se Hevaré a cabo el 14 del proximo mes, de las ocho horas en adelante. teEl desfile partird del Parque Central con rumbo al Estado Olfmpico “Mateo Flores”, donde tendré lugar una gimnasia ritmica ejecutada por las alumnas de las escuelas primarias de la ciudad capital. Previamente se tendrén que efectuar ensayos, por lo que le agradeceré indicar al Director de dicho conjunto, se ponga al habla con el Sefior Director General de Educacién Fisica Escolar, Coronel Jorge Corzo. Saludo al Sefior Ministro con mi més alta consideracién y estima. Lic. Celestino Tay Coyo Ministro de Educacion Sefior Ministro de Gobernacién Lic, Danilo Parinello Palacio Nacional GuatemalaEjemplo de Resolucién: RESOLUCION DESESAN-FDMM-00x-2007, GUATEMALA CINCO DE OCTUBRE DE DOS MIL SIETE. ASUNTO: SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, RESUELVE APROBAR EL PAGO DE LA CONTRASENA NUMERO XXXxX Y FACTURA CAMBIARIA SERIE B15 NUMERO 2718, AMBOS COMPROBANTES DE FECHA 11 DE MAYO DE 2007. ‘CONSIDERANDO: ‘Que el artioulo 20 del Decreto 32-2005 del Congreso de la Repiblica, Ley del Sistema Nacional de ‘Soguridad Alimentaria y Nutricional astablece ‘La SESAN es el ente coordinador del SINASAN y tendré la responsabilidad de la coordinacién operativa interministerial del Plan Estratégico de SAN, asf como de la articulacién de los programas y proyectos de las cistintas instituciones nacionales e intermacionales vvineulados con fa Seguridad Alimentaria y Nutricional del pats ‘CONSIDERANDO: Que es necesario e importante conservar la buena imagen de la Institucién, on todos los niveles de la sociedad guatemalteca, para ello es necesario cumplir con compromisos adquitidos por la Secretaria de ‘Seguridad Alimentaria y Nutricional (SESAN) con proveedores y/o personas individuales 0 juridicas que prestan sus servicios. ‘CONSIDERANDO: Que 0! x00 20000, tenia contemplado un viaje para el dia diecisiete de mayo de los corrientes. a la ciudad de 00000, razén por la cual se procedié a realizar la solicitud de pedido y remesa, con fecha. diez de mayo de los corrientes. Posteriormente se contraté para la compra del boleto aéreo a la Agencia de Viajes 2000c, quien emitié la factura correspondiente, CONSIDERANDO: Que e! anterior 00x present6 su renuncia al cargo el dia diecisiote de mayo del afio en curso, la que fue aceptada por el Presidente de la Repablica, razén por la cual no pudo realizar el viaje indicado en el ‘considerando anterior. CONSIDERANDO: ‘Que de conformidad con en el articulo 29, del Decreto 101-97 del Congreso do la Republica, “Ley Orgénica del Presupuesto, facuta a la Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nuticlonal autorizar fegresos en cuanto a su respective presupuesto. Dichas facultades do autorizecién de egresos, podra delegarse a otro servidor pablico de la misma Institucién 0 al responsable de la ejecucién del _gasto." ¥ de esa cuenta corresponde a la autoridad superior emit la presente resolucién. POR TANTO: La Secretatia de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de a Repdblica, con base en los ‘considerado y lo que determina el Anticulo 18 del Acuerdo Gubemative Numero 75-2008, Reglamento de {a Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional, RESUELVE: 1) Aprobar el pago de la contrasefia nimero GU-16419 y factura cambiara serie B15 ridmero 2718 ambos comprobantes de fecha ‘11'do mayo de 2007, con cargo a la partida presupuestaria numero 54-00-000-001-000-141-0100-11, del Presupuesto de Egresos de esta Secretaria Il) Se instruye a la Direccién Administativa y Financiera, para que traslade a quien corresponda y se haga efectivo et pago de los comprobantes identificados en el Atioulo primeroull) Notifiquese a la Direccion Administrativo y Financiero, y cumplase. Licda, Delfina Mux Cand Secretaria de Seguridad Alimentaria y NutricionalBjemplo de Convenio: Convenio de Coordinacién Entre Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional de Guatemala Y XXXXXXXXXXXXK, Para realizacién de acciones conjuntas en el marco del apoyo a El presente CONVENIO DE COORDINACION Y COOPERACION se suseribe en Ia ciudad de Guatemala el siete de septiembre del afio dos mil siete entre la licenciada XXKX de treinta y siete (XX) afios de Edad, casada, guatemalteca, profesion XXXX, quien se identifica con cedula de vecindad numero de orden C guién tres (3) y de registro mimero veintitrés mil trescientos treinta y ocho (23338), extendida por el Alcalde Municipal de XXXXXXX, Departamento de XXXXXXXXX quien actiia en representacién del Estado en Calidad de SECRETARIA DE LA SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. -SESAN-, representacién que acredita con el Acuerdo Gubernativo de ‘nombramiento némero cuarenta y dos (42) de fecha uno (1) de junio del afio dos mil siete (2007), y Acta de Toma de PosesiGn del Cargo niimero cinco (05) guién dos mil siete (2007) extendida por la Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional, sefiala como lugar para recibir notificaciones y citaciones, la catorce (14) calle ocho guién cincuenta y uno ($-51) de la zona diez (10) de esta ciudad capital y el seffor XXXXXX, de XXX de edad, (edo. Civil), (nacionalidad), (profesién), quien se identifica con la cédula de vecindad ntimero de orden XXX guién XXX, extendida por el alcalde municipal de XXX, departamento de XXXX y quien actia fen sepresentacién de la entidad denominada XXXXX, representacién que acredita con XXX y sefiala como lugar para recibir notificaciones y citaciones la XXXX, de esta cindsd. CONSIDERANDO: Que el Decreto 32-2005 del Congreso de la Repiiblica, Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional asigna a la Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional el rol de coordinacién entre los actores gubernamentales, no gubernamentales, de cooperacién y la sociedad en general en dicha materia. La SESAN, es Ja institucién piblica guatemalteca encargada de planificar, coordinar, integrar y monitorear las intervenciones de seguridad alimentaria y nutricional entre sector piiblico, la ‘sociedad civil y la cooperacién internacional para optimizar los esfuerzos y recursos, con el fin de lograr un mayor impacto en el pais. CONSIDERANDO: Que XXXX ha estado trabajando en Guatemala desde 1978 como una ONG Intemacional, que se encuentra registrada ante el Estado de Guatemala, a partir del dos (2) de marzo de mil novecientos noventa y tres (1993) en el que se firmé el Convenio entre el gobiemo de la Repiblica de Guatemala y XXXXX,, siendo el Decreto 8-94 del Congreso de la Repsblica , en el feb{que finalmente aprueba la suscripeién de dicho convenio, autorizando a XXXXX a establecer una foficina en Guatemala y realizar operaciones de conformidad con lo que determina su escritura constitutiva y regida bajo las leyes y tribunales de la Repiblica de Guatemala. Que XXX es una organizacién internacional de desarrollo que trabaja en reas rarales del pais, sin afiliaciones religiosas, politicas o gubernamentales, que trabaja en linea con la estrategia Corporativa de “Ser una organizacién basada en e! Desarrollo Comunitario Centrado en la Nifiez {DCCN)” y que actualmente trabaja con alrededor de 600 comunidades en 6 departamentos del pais organizados en 5 Unidades de Programa (UP) localizados en Escuintla, Salamé, Jalapa, Cobsin ¢ Izabal, cubriendo areas programéticas de Salud Bisica, Educacién, Agua y Saneamiento, Generacién de ingresos, Seguridad Alimentaria, Vida Productiva, Participacién y Derechos de la nifiez. CONSIDERANDO Que el objeto primordial de Jas partes firmantes es de contribuir en forma conjunta y sostenida a ta reducci6n de la inseguridad alimentaria en los departamentos donde la SESAN y XXXXX tienen intervenciones, por lo que, ACUERDAN: Establecer, por el presente CONVENIO vinculos de coordinacién y cooperacién para fortalecer Ia realizaci6n de los fines inherentes a cada institucién, para lo que se hace necesario establecer mecanismos y procedimientos que beneficien el buen manejo integrado de las acciones en SAN, cen los departamentos de cobertural. Lo que permitird aunar esfuerzos y recursos durante 1a implementacién del Proyecto; de conformidad con las siguientes cléusulas: PRIMERA: OBJETO. Las partes expresamente establecemos que los objetivos del presente convenio son los siguientes: 1. Fortalecer el nivel de implementacién de la Politica de Seguridad Alimentaria a nivel departamental y municipal asf como el fortalecimiento de Jos mecanismos institucionales (COMUSAN, CODESAN, mesas de seguridad alimentaria, etc); 2. Fortalecer el rol y la coordinacién de las/os diferentes actoras/es relacionados con la seguridad alimentaria y contribuir al mejoramiento del nivel de conocimiento de la situacién nutricional y de vulnerabilidad de la poblacién por autoridades municipales y estructuras sanitarias; 3. Orientar y sensibilizar en materia de seguridad alimentaria y nutricional a todas/os los actoras/es, especialmente a las/os tomadoras/es de decisiones; y 4, Coordinacién interinstitucional en funcién de los planes departamentales 0 municipales relacionadas con la Seguridad Alimentaria y Nutricional. 5, La capitalizacién de las buenas pricticas, resultados del presents Convenio de ccooperacién y el apoyo para su. institucionalidad en los niveles descentralizados, como parte de la sostenibilidad. {0}SEGUNDA: DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA SESAN: 2.1. La SESAN se compromete a asesorar, coordinar y monitorear que las acciones a desarrollarse en el marco del presente convenio, se enmarquen en los objetivos y jes estratégicos de Ia ley y la Politica de Seguridad Alimentaria y a apoyar técnicamente en la realizaci6n de las actividades conjuntas. 2.2. A coordinar el proceso de construceién de una estrategia relacionada con la seguridad alimentaria y articularla al Plan estratégico de Seguridad Alimentari 2.3. Compartir informacién y materiales producidos por SESAN para su divulgacién en Tas reas de incidencia o en los departamentos donde desarrollan acciones conjuntas, 24, Asignar personal profesionalmente calificado para realizar las actividades de coordinacién enmarcadas en el presente Convenio. 2.5. Facilitar el acceso al CICSAN para que puedan alimentar, modificar, consultar, imprimir y realizar andlisis espaciales de su informacién y consultar informacion de otros miembros usuarios. Asi mismo se asignaré a un maximo de 2 personas por organizacién la categoria de Usuario Miembro Gerente par tener acceso petmanente al servicio de visualizacién de geo referencia. 2.6. Proveer capacitacién y asistencia técnica para el uso del portal CICSAN. 2.7, La SESAN apoyard a XXXX en la biisqueda de alimentos complementarios con las instituciones con capacidad de brindar estos alimentos a las/os nifias/os menores de 5 afios que asisten a los Centros de Estimulacién Temprana (CETS), en los municipios de los Departamentos donde XXXX considere oportuna la intervencién. ‘TERCERA: DE LAS RESPONSABILIDADES DE XXXX (en el marco del Proyecto a implementarse en los departamentos de de Escuintla, Alta y Baja Verapaz, Yeabal, Jalapa)- 3.1. Brindar apoyo y coordinar institucionalmente con la SESAN actividades y/o proyectos en conjunto, 3.2. Apoyar administrativamente para las gestiones y tramites ejecutados bajo el presente Convenio. 3.3. Dar los créditos correspondientes a las fuentes de financiamiento de las actividades «que se realicen conjuntamente, 3.4. Asignar personal profesionalmente calificado para realizar las actividades coordinadas y enmarcadas en el presente convenio. 3.5. Alimentar y actualizar peridicamente el sistema de informacién SAN a través del Centro de informacién y Coordinacién de Seguridad Alimentaria y Nutricional (CICSAN) con la informacién generada como producto de la implementacién del proyecto. 3.6. Asumir el uso responsable del portal CICSAN. 3.7, Aplicar las normativas del MSPAS en Jo relacionado a las evaluaciones nutricionales, 3.8. Hacer mencién indefinidamente de los créditos correspondientes en el uso de la informacién generada por la SESAN. 3,9. Apoyar las acciones que de acuerdo a la Ley vigente le corresponden a SESAN y que se relacionen con las actividades previstas en el Proyecto. 3.10. Coordinar las acciones del Convenio que estén directamente en concordancia con las de la Oficinas Regionales en de Escuintla, Alta y Baja Verapaz, Izabal, Jelapa de la SESAN. { u}3.11, Compattir informacién sobre los materiales de divulgacién generados. 3.12. En la medida de sus posibilidades, cuando coresponda y una vez definido conjuntamente con la SESAN, apoyar los procesos de co-financiamiento en el tema de informacién, educacién y comunicaci6n, especialmente en casos en donde el proceso de diseiio y produccién del material educative esté avanzado y se encuentre pendiente la fase de reproduccién ya sea impresa 0 digital y colocarse los eréditos respectivos. CUARTA: DE LAS RESPONSABILIDADES CONJUNTAS: 4.1. Apoyar el fortalecimiento de las Comisiones SAN, CODESAN, COMUSAN a lo interno de los Consejos Municipales de Desarrollo -COMUDES- de las éreas ‘geogréficas donde se implemente el proyecto en el marco del Convenio. 4.2. Compartir informacién sobre estudios y diagnésticos realizados en el drea de cobertura. 43, Coordinar acciones para el desarrollo de actividades conjuntas inherentes al camplimiento de los objetivos institucionales, con particular énfasis en los departamentos de de Escuintla, Alta y Baja Verapaz, Izabal, Jalapa. 4.4, Sostener reuniones para compartir informacién y datos de los proyectos/programas implementados en el marco del Convenio, que permita Planificar, monitorear, evaluat y retroalimentar Planes de trabajo integrados entre las partes. 45. Compartir informacién que permita Planificar, monitorear y evaluar Planes de trabajo integrados entre las partes. 46, Implementar talleres de sensibilizacién/capacitacién, con otras entidades vinculadas al rol de la lucha por la SAN en Guatemala, previa definicién conjunta 4:7. Compartir informacién y mecanismos de recoleccién y manejo de dicha informacion para el sistema de alerta temprana de seguridad alimentaria, 48. Compartir y difundir conjuntamente materiales de divulgaci6n que se enmarcan dentro del Plan Estratégico de Seguridad Alimentaria Nutricional. 4.9, Cada entidad asumiré por sus propios medios los gastos en los que se incurra, para lo cual deberd existir una coordinacién y acuerdo previo entre las partes. 4.10, Otras modalidades de gastos conjuntos se podrén considerar, debiendo existir previamente un acuerdo escrito por las partes. 4.11. La SESAN y XXXX, se comprometen a: nombrar los créditos respectivos para ambas instituciones en el uso de la informacién generada conjuntamente para compattirla a terceros; las/os firmantes debersn recibir solicitud de socializacion y reconocimiento institucional. QUINTA: DE LA VIGENCIA: Ambas partes estipulan que el presente Convenio tendrd una vigencia de dos afios a partir de la fecha de suscripcién del mismo. Asimismo las partes convienen de comin acuerdo que se podré prorrogar la vigencia del mismo con el simple cruce de cartas. SEXTA: DE LAS MODIFICACIONES: Ambas partes estipulan que las modificaciones 0 ‘enmiendas que se deseen hacer podrén hacer mediante el simple cruce de cartas, en cl que cada parte acepte expresamente Ia modificacién enmienda del presente Convenio. Las modificaciones o enmiendas que se hagan formarén parte integral del presente Convenio. {15}SEPTIMA: DE LA FINALIZACION: Cualquiera de las Partes podra comunicar a la otra, por escrito, su deseo de dar por terminado el presente CONVENIO, lo cual deberd hacer con sesenta dias de anticipacién. La finalizacién no afectard las actividades en ejecucién en el 4mbito del presente, excepto cuando las Partes, de comtin acuerdo, establezcan lo contrario. OCTAVA: DE LA ACEPTACION: Los otorgantes en 1a calidad con que actuamos, manifestamos la aceptacién expresa del presente Convenio e indicamos que lefmos integramente lo escrito y enterados de su contenido, objeto, validez y demas efectos legales, lo aceptamos, ratificamos y firmamos en dos originales. XXXXXXXK XXXXXXXXXK Secretaria de Seguridad Alimentaria y Director de Pais ‘Nutricional de la Presidencia de la Plan Guatemala Repiblica3, CREDENCIALES Es un documento por medio del cual se identifica a la o las personas que la portan y que las acreditan en el desempefio de sus funciones. Hay tres tipos de credenciales: pose m9 Especifica, determinada o individual. Como su nombre lo indica, sirve para identificar ‘a una sola persona, por consiguiente en ésta debe ir pegada una fotografia de la beneficiada y la firma respectiva. Los datos que contiene son los siguientes: Membrete de la dependencia, institucién, organismo, etc. que la otorga; ‘Nombre del beneficiado 0 portador de la credencial; Cargo que ocupa o desempefia ~gerente, secretario, estudiante, socio, etc.- Nimero y registro de la cédula de vecindad u otro documento que la identifica, especificando qué documento es; Direccién de su domicilio, teléfono; Validez de la credencial, 1a cual puede ser por determinado tiempo y en tal caso debe cespecificarse, a menos que no tenga fecha de expiraciGn. Credencial Colectiva. En algunas instituciones le han dado en lamar a este documento “Nombramiento de Viaje” porque les sirve a los empleados cuando salen del perimetro de Taciudad. Debe contener los siguientes datos: Membrete de la dependencia o institucién que la otorga; Nomibres completos de los interesados, de set posible, y cuando la seriedad del caso asf amerite, indicar niimero de cédula u otro documento que los identifique; Cargo o funcién que desempefian dentro de Ia institucién que extiende 1a credencial; Raz6n por la que se les extiende Ia credencial, o sea la funcién que van a desempefiar por Ia cual se les otorga este documento. Duracién de la credencial; Fecha de extensién del documento; ,. Fitma del jefe de la institucién que la extiende y los sellos respectivos Credencial Diplomética. Son extendidas por los gobiernos de les paises a sus embajadores, cdnsules, agregados culturales, etc. para hacer valer sus derechos en los paises amigos en donde estn debidamente representados. Estas van firmadas por el gobernante que la expide y generalmente son hechas a mano por ‘caligrafos del Ministerio de Relaciones Exteriotes. Las caracteristicas de esta credencial es que estén revestidas de vocabulario diplomética y protocolario.Ejemplo de credencial colectiva: Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional 14 Calle 8-51 zona 10 Guatemala, Guatemala C.A. La Secretaria de Seguridad Alimentaria y Nutricional nombra a las Licenciadas Ofelia Arriaza y Blanca Estela Colop, coordinadoras de esta Secretaria en las reas del Eje de Rompiendo el Circulo de la Desnutricién Cronica y del area de Informacién, Educacién y Comunicacién -IEC- para que participen como disertantes en el Congreso de Seguridad Alimentaria y Nutricional a realizarse en el Hotel Camino Real, del 10 al 21 de septiembre de este aio, por lo que atentamente solicita a las autoridades organizadoras brindarles toda la colaboracién que necesiten en su cardcter de representantes de esta Secretaria en ese evento, Guatemala, 31 de agosto de 2007 (O Secretaria4, CONOCIMIENTOS Para Ja tramitacién de cualquier gestidn ante dependencias del Estado, es conveniente que al dejar cel expediente 0 documento susceptible de estudio, resolucién o trémite, se extienda al interesado tuna constancia de recibido, pues de lo contrario cuando este pregunte por su documento, “es posible” que nieguen haberlo recibido, y en tal caso, el interesado lo pierda y no pueda responsabilizar a la oficina o dependencia de este extravio. Para evitar estos problemas y responsabilizar a las personas o dependencias de los documentos que uno les deja, es necesatio que los firmen un Conocimiento el que por lo regular se escribe en tun “libro de conocimientos”. En su redaccién se debe indicar: a. Niimero del conocimiento (Conocimiento No. 4-95); b. Nombre de la institucién o persona que entre el documento; c. En que consiste el documento o expediente que se entra; d, Niimero de hojas que consta; e. Con qué prop6sito se esté entregando; f Fecha de entrega: y g. Firma de la autoridad que lo recibe y el sello de la dependencia. Ejemplo: Conocimiento No. 59-2007 Recibi del Catie el Reglamento de Evaluacién de la institucién, consistente en 22 hojas, para su estudio y tramite respective. Guatemala, 31 de agosto de 2007 Depto. de Financiero Sello Leonel Cifuentes Encargado de Contabilidad5, PROVIDENCIA Es una especie de “documento - vehiculo” que se redacta para que acompafie a un documento 0 expediente para la tramitacién de una gest 1La providencia se redacta en los siguientes casos: eravaype Para que se estudie 0 dictamine sobre el caso Para que se una a sus antecedentes, Para pedir presentacién de pruebas ara oft la opinién de una persona u ofieina Para pedir antecedentes del caso Para que se resuelva sobre el particular Para lo que haya lugar ara lo que se tenga a bien disponer Datos que debe incluir la providencia: 1 Nombre de Ia dependencia que Ia redacta seguido del nombre del Ministerio a que pertenece (Receptoria, Informacién y Archivo, Ministerio de Finanzas Pablicas). Lugar y fecha escrito todo en letras (Guatemala, cinco de enero de mil novecientos noventa y cinco). Asunto, se escribe el nombre del interesado y seguidamente, en forma resumida, a renglén sencillo, lo que trata la solicitud. Ejemplo: ASUNTO: Rubén Aguirre, Gerente de la Empresa SURIM, solicita exoneraci6n del impuesto del IVA en la compra de 3,000 galones de leche que la empresa donaré a los hospitales de la capital. ‘Numero de la providencia (Providencia No. 8-95) Motivo por el cual se redacta la providencia, a renglén doble (Pasese al Seftor Ministro para lo que tenga a bien disponer) Firma o firmas de las autoridades de la dependencia que emite la providencia y los sellos respectivos. { 2 }Ejemplo de PROVIDENCIA: ~CEPTORIA, INFORMACION Y ARCHIVO, Ministerio de Educacién: Guatemala, doce de febrero de dos mil siete. ‘ASUNTO: Director del Instituto Nacional de Educacién Basica en Zacapa, solicitase autorice a esta Direccién para que la empresa de tefrescos Salvavidas, pueda pintar su propaganda de dichos reftescos en el exterior del edificio en compensacién al absequio de pelotas de basket ball que donaron al establecimiento. Providencia No. 38-2007 Atentamente pasese al Seffor Supervisor Técnico de Educacién Departamental de Zacapa, Pro. Carlos Luna, para que consulte a padres de familia, personal docente y alumnado, a fin de contar con su opini6n. Diligenciado vuelva para el trémite respectivo.6, DICTAMEN Es un documento emanado de un consejo técnico, de un asesor 0 un técnico en la materia a quien Je sometieron a estudio un documento o solicitud. Quien redacta el dictamen tnicamente Opinar sobre la autorizacién o no autorizacién de lo solicitado, baséndose en Jas leyes vigentes del pais 0 reglamento que para el caso tuvo que consultar, ‘Cuando se presenta un dictamen, en la misma hoja se redacta la providencia que lo curse a la oficina que le comesponde. Tanto el dictamen como la providencia van numerados. Bl dictamen debe contener los siguientes datos: 1, Nombre de la dependencia que lo emite, seguido del ministerio al que pertenece. 2. Lugar y fecha de emisién, todo escrito en letras. 3, Cuatro espacios debajo y a media hoja, se escribe el nombre del interesado y asunto de que trata la solicitud a renglén sencillo y en forma resumida, 4, Cuatro espacios debajo y al margen izquierdo, se escribe el méimero de dictamen y a continuacién, a renglén sencillo, se escribe el dictamen, entre comillas. 5. Cuatro espacios debajo del dictamen, se redacta la Providencia, a renglén doble. 6. Firmas de las autoridades que avalan el dictamen y se estampan los sellos respectivos. Existe otra forma de presentar un dictamen: Se dice en breves palabras lo que trata el dictamen Néimero de dictamen y su fecha Nombre de la dependencia que lo emite El dictamen en si Firma de los Asesores del Consejo, con el Vo.Bo. del Presidente del Consejo Ministerio a quien corresponde (en maytsculas) \Niimero de la Providencia Redaccién de la Providencia Firma del jefe maximo y refrendado por la firma de la autoridad inmediato inferior eer ayer Ejemplo de DICTAMEN CONSEJO TECNICO DE EDUACION, Ministeiro de Educacién: Guatemala, veinticineo de abril de dos mil siete.~ ASUNTO: MT. Jacinto Reyes, Maestro de primaria en el municipio de Xenacoj, Sacatepéquez, consulta si podria solicitar a la Tesoreria Nacional que se le rebaje el embargo de Q75.00 sobre su sueldo de 0300.00 pues no Te alcanza para vivir Io que le queda. (el asunto se resalta)DICTAMEN No. 89-2007 Bstudiada la solicitud presentada por el MT, Jacinto Reyes, Maestro de Primaria en el municipio de Xenacoj, Sacatepéquez por medio de la cual consulta si podria pedir a la Tesoreria Nacional {que se le rebaje el embargo de 175.00 sobre su sueldo mensual de Q300.00, pues no le aleanza para vivir lo que le queda, este Consejo Técnico manifesta que tuvo a vista el Decreto del congreso 11-73, de fecha 2 de marzo de 1973, Ley de Salarios de la Administracion Publica y en base a él expone: 1°. Que sobre el sueldo del profesor Reyes existen dos embargos por orden de los Juzgudos 2°. Y. 4°. De Primera Instancia de lo Civil, uno por Q40.00 y el otro por Q35.00 que hacen un total de 75.00; 2°, Que segiin el Articulo 18 de esta Ley de Salarios, puede embargarse el sueldo de un empleado pablico hasta un 20% si este es mayor de Q200.00 y menor de Q300.00, lo que en este caso el embargo serfa por Q60.00; 2°, Que segtin el Articulo 20 de esta Ley, “en ningtin caso pueden hacerse efectivos dos embargos Simultdneamente en la proporei6n indicada en el Articulo 18 0 en los porcentajes maximos que en fl mismo se indica, pues en ese caso solo pueden embargarse hasta un 5% adicional para satisfacer las demés obligaciones, que en ese caso seria de Q70.00. En base a lo anterior, este Consejo Técnico opina que el Prof. Reyes s{ puede solicitar a Ia ‘Tesorerfa Nacional que le rebajen primero lo de un embargo y después el otro, o¢n su defecto, se Ie descuente hasta un 20% de su sueldo, 0 sea, Q60.00 mensuales. Oficiar a la oficina respective anomalias del caso. PROVIDENCIA No, 298-2007 Con el dictamen que antecede, vuelva el presente expediente al Sefior Ministro para Jo que tenga a bien disponer, constando de XX No. de folios. Atentamente, (® Presidente del Consejo (® Secretaria del Consejo jemplo de otro DICTAMENSE EQUIPARAN LOS ESTUDIOS DEL SEMINARIO CONCILIAR DE SANTIAGO, POR LOS TRES GRADOS DEL CICLO BASICO- ea DICTAMEN No. 116-2007 15 de julio de 2007 El Consejo Técnico de Educacién, en cumplimiento de la Providencia ntimero 28/2007 del Seftor ‘Viceministro del Ramo, se permite emitir el siguiente dictamen: 1. Que ha estudiado cuidadosamente el expediente del sacerdote xxx, y a su vez el Articulo 132 de la Ley Orgénica de Educacién, Decreto-Ley mimero 317, en que se puede apoyar Ia solicitud aludida; 2. Que el carécter de estudios Mevados a cabo por el sacerdote xxx, en el Seminario Conciliar de Guatemala, Je liberan de Ia obligacién de tener que estudiar para los tres cursos del Ciclo de Educaci6n Basica, y se le deben dar por hechos; 3, Que de los cursos correspondientes a estudios de diversificado realizados en el Seminario Central de San José de la Montafia, se deben llevar a cabo equivalencias con las materias afines del Plan de Estudios de Bachillerato en Ciencias y Letras, vigente en Guatemala, 4, ¥ que, por tanto, es Io que cabe hacer a la Direccién de Educacién Media, en su correspondiente Departamento de Educacién Normal y Bachillerato, ‘Adin Ramirez Flores, Salvador Aguado Andreut, Jaime Hernéndez Andrino. Vo.Bo. Luis Salvador Sagastume F. MINISTERIO DE EDUCACION: Guatemala, diecinueve de enero de mil novecientos noventa y cinco. No. 4,743, Se aprueba el Dictamen No. 126-7, emitido por el Consejo Técnico de Educacién con fecha veinte de enero del presente afio, enviese coipa del mismo al interesado y pase a la Direccién de Educacién Media, para los efectos del mismo. Licda, Maria del Carmen Acefia Ministra de Educacién Prof. Miguel Angel Menéndez Vice-ministro de Edueacién7, TRANSCRIPCIONES ‘Se redactan transcripciones cuando una dependencia piblica informa al interesado sobre el resultado de su gestién enmarcado en un dictamen, resolucién u otro tipo de documento en donde le resuelven favorable o desfavorablemente. El formato de la transcripeién es igual al de una carta, 0 sea, tiene las partes de una carta, sin embargo, el cuerpo 0 asunto de Ja transcripcién se inicia siempre de Ja misma forma: “Para su ‘conocimiento y efecto, tengo el gusto de transcribir a usted el Decreto 19-2007 de fecha 12 de febrero de este afio, el que literalmente dice.” Después de esta introduccién, encerrado entre comillas, se copia literalmente el documento que se transcribe, incluyendo las firmas. Cuando en el documento que se transcribe hay faltas ortogréficas, éstas se copian como estén y se esoribe entre paréntesis (SIC) que quiere decir “ast est escrito” con lo cual se libra de la responsabilidad de esos errores. {2}8. PROPUESTAS Cuando en la administracién pablica renuncia un empleado, la autoridad inmediata tiene que dar aviso a la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio a que corresponda para que se nombre al ssustituto, Para ello, emplea el formulario SIRH-11, cuyo ejemplar se adjunta en este instructivo. No obstante, la autoridad de esa dependencia puede proponer a una persona que sea de su conocimiento y que resina los requisites exigidos para ocupar ese cargo, por lo que puede hacerlo utilizando el formulario SIRH-020. Los documentos que debe acompafiar a esta propuesta son: a, Presentacién de la propuesta con el formulario SIRH-O11. . Informe de vacante con el formulario SIRH-11 ©. Solicitud de accién de personal con el formulario SIRH-10. Propuesta de Interinato ‘Se da cuando se solicita que una persona ocupe un cargo por poco tiempo ya que el titular pide licencia sin goce de sueldo por razones eminentemente personales. En tal caso se emplea el formulario SIRH-040. { 2 }9. SOLICITUDES “Toda solicitud hecha a una dependencia del gobierno deberé dirigirse al Ministro respectivo. Se hacen solicitudes para los siguientes casos: Solicitud de Empleo: Toda solicitud de empleo al gobiemo deberd integrarse con: a Solicitud dirigida al Ministro adjuntando ef formulario de “Solicitud de Empleo” SIRH- 005 0 solicitud de Accién de Personal SIRH-010. Curriculo Vitae acreditado Fotocopia del Titalo la cual deberd autenticarse, es decir, que el interesaéo deberd llevar el original de su titulo a Ja oficina respectiva para que quien recibe Ja solicitud constate {que efectivamente la fotocopia es del titulo que se presenta. Fotocopia de la cédula de vecindad Fotocopia de la cédula docente (en caso de solicitar plaza de maestro) ‘Antecedentes penales y policfacos Constancia de colegiado activo (para profesionales) fab10, SOLICITUD DE PERMUTA Permutar significa cambio de lugar, por consiguiente, se hace esta solicitud cuando dos empleados desean intercambiarse sus lugares de empleo por razones puramente personales. En tal caso los interesados presentarén una solicitud de permuta y acompafiarian a ésta una certificacién de compromiso de ambos en que aseguran estar de mutuo acuerdo en este cambio y también, una certificacién de la autoridad respectiva en donde indique que esta permuta no afectard las actividades de la dependencia. Ejemplo de SOLICITUD DE PERMUTA. ‘Guatemala, 17 de junio de 2007 Sefiora Ministra de Educacién Ingeniera Marfa del Carmen Acefia Ministerio de Educacién Guatemala Sefiora Ministra: Nosotras, Marfa Reyes, guatemalteca, de treinta afios de edad, con Cédula de Vecindad No. A-1, Registro 305060, extendida en esta capital, con domicilio en Ia 3 Calle 5-20, Zona 1 de Chimaltenango, Maestra de Educacién Primaria Urbana y Rebeca Morales de Alvarez, ‘guatemalteca, de treinta y dos afios de edad, con Cédula de Vecindad No. A-1, Registro 397615, ‘extendida en esta capital, con domicilio en Ja cabecera departamental de Totonicepén, Maestra de Educacién Primaria Urbana, atentamente solicitamos a usted se nos permita permutar en nuestros respectivos cargos de maestra de tercer grado primaria en Ja Escuela No. 2 de la cabecera departamental de Chimaltenango y la Escuela Miguel Garcfa Granados en Ja cabecera departmental de Totonicapén, respectivamente, por convenir a nuestros intereses. Para tal efecto, acompafiamos: a. Certificacién de compromiso de nuestro mutuo acuerdo de permutar b. CertificaciGn de la Directora de nuestras respectivas escuelas en donde indican que nuestra permuta no afectaré a los alumnos. c. Fotocopia de nuestra cédula docente. ‘Agradecidas por la atenci6n a la presente solicitud, nos suscribimos atenta y seguras servidoras. Maria Reyes Rebeca Morales de Alvarez { 23 }11. MEMORANDO- EI memorando es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se resefian los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracién de un asunto importante 0 grave. En la redacci6n de un memorando evite: + Incluir algo que no venga al caso. - Utilizar 1a construccién negativa. ~ Emplear rodeos de palabras. - Acumular oraciones difuusas. ~ Ser oscuro en las expresiones. - Escribir oraciones largas que obstaculizan el mensaje. ‘Sugerencias espectficas para los memorandos: ‘© No firmar al final del memorando. No es una carta. ‘© Al final del dltimo parrafo, tal vez quiera decir frases como: Le agradezco su atencién. Muchas gracias. Le quedo agradecido por su atencién. © Utiliza frases de transicién entre cada pérrafo para que el memo no se lea como una simple lista de frases. Por ejemplo: Para empezar, En primer lugar, Primeramente, Por otto lado, Ademés, Asimismo, Por iltimo, Finalmente, Para concluir, etc. MEMORANDO NO. 001-2007-DFG PARA: Personal Administrativo y de Recursos Humanos DE: Jorge Luis Klanderud, Director de Informética ASUNTO: _ INFORME DE ASISTENCIA DEL MES DE DICIEMBRE DE 2006 FECHA: 9 de julio de 2007 Me es grato informarles que el dia jueves, se estard Ilevando a cabo la reunién informativa sobre Ja capacitacién que se estard impartiendo en el mes de marzo y abril. La misma serd en el Salén Presidente a las 3:30 pm. Esperamos contar con su participacién. SMH { 2» }12. CIRCULAR Conforme @ la Real Academia la palabra circular tiene dos acepciones: 1) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerarquica. 2) Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes ditigidos a diversas personas para ponerlas en conocimiento de alguna cosa. ‘Cambios de direccién y teléfono. Cambios de personal. ‘Apertura de una nueva sucursal 0 programa. Ampliacién de un negocio o extensién de servicios. Alteracién de precios 0 condiciones de venta, Anuncio de visitas. No existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando, La circular debe reservase para los asuntos que tengan cardcter permanente, mientras que el memorando debe cefiirse a los avisos ¢ informacién general que no tengan ese carécter. Muchas veces las circulares estén redactadas por Ias oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. Ejemplo: CIRCULAR NO. 8-D.LE PARA: _ MINISTROS DE ESTADO, DIRECTORES DE: ALVIN GAMBOA, CONTRALOR GENERAL ASUNTO: OPERATIVO VEHICULAR CARNAVAL 2003 FECHA: 10 de agosto de 2007 Les comunicamos que para las festividades del Carnaval, realizaremos Operativo Vehicular para dar cumplimiento al Decreto de Gabinete Nim. 46, reglamentado por el Decreto Ejecutivo Nim. 124 de 27 de noviembre de 1996, mediante los cuales se regulan el movimiento y uso de vehiculos propiedad del Estado. Se mantendra una vigilancia a nivel nacional y aquellos servidores puiblicos que se les detecten infracciones a dichas disposiciones, serén sancionados con Ia retencién del automévil y aplicacién de muita Q100.00. ‘Se recomienda evitar el uso de los velfculos para esta temporada, incluyendo los arrendados, estos ltimos deberén permanecer en los estacionamientos de las Instituciones correspondientes. Los servidores piblicos que tengan necesidad del servicio para circularlos, deberén portar salvoconducto y especificar claramente el dia y lugar de la misién asignada. { 20 }Otro ejemplo de circular es el siguiente: Circular No 1 Estimados Padres de Familia: Todos los afios, realizamos una excursién para la época de Semana Santa. Este sfio realizaremos este paseo en el parque recreativo IRTRA, ubicado en San Martin Zapotitlén, Retalhuleu. La fecha del viaje seré el 14 de abril a las 7:00 a.m. y esperamos estar de regreso el 16 de abril a las 18:00 horas. El costo de esta excursién es de Q100.00, el cual incluye transporte, hospedaje y entradas para los parques Xocomil y Xetulul. Para su conveniencia, el bus que nos transportaré saldrd a las 6:30 am. y usted podré levar a st hija antes de esa hora a las instalaciones del colegio. Se ha decidido que la encargada de grado, Claudia de Néjera, junto a Gloria Garcia, sean quienes acompafien a sus hijas en este tan esperado viaje que realizaremos con mucho entusiasmo. Si desea mayor informacién, favor de comunicarse con nosotros al 24567878. Agradeciendo su atencién. NG, Junta Directiva del Colegio Jardines. Importante a tomar en cuenta: OFICIO: comunicacién oficial MEMORANDO: interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida/ una o més personas CIRCULAR: interdepartamental, comunicacién externa/ semiformal (no es un original)/ varias personas NOTA. Dentro del cuerpo de la correspondencia oficial, no se utiliza un trato familiar. *ENVIO DE DOCUMENTOS A OTRAS SECRETARIAS O DEPENDENCIAS DEL ESTADO (Secretaria General) Cuando se envian documentos (expedientes), especfficamente los de tipo legal a otras instituciones, Especialmente a la SECRETARIA GENERAL estos deben ir foliados; hoja por hoja en orden ascendente, (de la ultima hoja hacia la primera). { 31 }FAX. Ejemplo para realizar un fax: @ Fax SESAN ATE ACANO NNUAL Para: Ministerio de Relaciones De: ‘SESAN Secretaria de Seguridad Exteriores Alimentaria y Nutiicional Fax: 94100071 Paginas: 1 Teléfono: 24111900 Fecha: 27/02/2008 Asunto: Acceso al Salén de Protocolo del GC: aeropuerto HUrgente OPararevisar (iComentarios [i Responder (i Reciclar Reciban un cordial y atento saludo de parte de Ia Secretarfa de Seguridad Alimentaria y Nutricional SBSAN. Por este medio, deseamos informarles que la sefora Secretaria, accederd al Salén de Protocolo del Aeropuerto, el dia 25 de septiembre del presente afo alas 13:00 horas. ‘Agradeciendo su atencién a la presente. { 2 }13. LA CARTA Creer que escribir una carta es cosa sencilla est& muy lejos de la realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metédica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que la cosa no es tan facil. No cabe duda de que una carta que reiina los requisites descritos puede calificarse entre los géneros literarios més dificiles. ‘Normas para la redaccién de cartas 1, Citacién de la fecha del dia en que escribimos. 2°. Contestar citando fecha, referencias y asunto. 3°. Tener presente: - Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular". - Si comenzamos con 1a férmula "Seffores:”, el resto de Ia exposicién ird en plural. Ejemplo: Sefiores, Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha, No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos pérrafos, - Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicacién es extensa, La carta descubre nuestra personalidad Es tan cierto el titulo que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, 10 que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto esponténeamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epistola para asegurarnos de que no existen errores ortograficos ni sintécticos. tras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son 1a calidad del papel, el color de la tinta, la letra ola clase de méquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector. Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el Snimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografia resultard estupenda. Normas para contestar una carta 1, Péngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espfrita eritico. 2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que usted escriba, juzgardn a su empres: 3. Recuerde que Sécrates hablaba al zapatero "en zapatero” y el ingeniero “en ingeniero" Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza { 3 }10. u 12. Jamés imprima a la escritura un cardcter impersonal y seco. Recuerde que la carta es una conversacién. Ya hemos visto cOmo la carta descubre nuestra personalidad, Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabré contestarle acertadamente. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o viceversa. No sea jamés pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan, Si tiene que dejar constancia de su amor propio, hgalo con sencillez y naturalidad; jamés como ofendido. Recuerde que la cortesfa es una norma de obligado cumplimiento en la convivencia. No nos ‘cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos poser buena crianza. Despierte la atencién de su corresponsal. Conseguiré ser comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serdn mayores. Si piensa detenidamente en ef asunto que le ocupa, la respuesta que obtenga jamas le sorprenderd. El buen corresponsal intuye siempre la contestacién porque su carta fue fruto de madurado pensar. Dé prioridad al qué pensard el destinatario, sobre su estilo, acomodéndose con perfeccién al asunto que trata. Utilice la l6gica en la exposicién de sus ideas. Esto lo conseguiré cuando sus pensamientos ‘constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en Ja lectura, aquello que usted desea. { 34 }15. Elaboracién de actas En la elaboracién de las actas deben tenerse en cuenta las siguientes reglas: Aspectos Generales: - Nombre completo de la sociedad. - Ntimero del acta. La numeracién debe set cronol6gica y en forma continua. = Nombre del 6rgano social que se rene: asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, etc, = Domicilio (ciudad o municipio) - Lugar, fecha y hora de la reuni6n, Convocatoria a la reunién: Para la convocatoria debe tenerse en cuenta: = Quién debe convocar: se debe mencionar la persona y érgano que realiz6 la convocatoria, Por ejemplo: el representante legal, la junta directiva, etc. - Medio utilizado para la realizar la convocatoria: es la forma prevista en los estatutos para modificar 0 citar a los asociados. Por ejemplo: comunicaciones escritas enviadas a cada asociado, Hamadas telefonicas, aviso de cartelera en Jas oficinas de la entidad, publicacién en un diario de circulacién en el domicilio principal. Etc. = Antelaci6n: se debe informar con cudntos dfas hébiles o comunes de anticipacién se cit6 a la reuni6n, o la fecha en la que se realiz6 la citaci6n a la reuni6n, El requisito de Ia convocatoria no es necesario cuando se halle presente la totalidad de los socios © accionistas © de los miembros de junta, es decir el 100% 0 que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe dejar constancia en el acta, Se recomienda antes de realizar la convocatoria verificar en los estatutos quién debe citar (persona y érgano) la forma y la antelacién prevista para citar a las reuniones. Sien los estatutos de la sociedad no hay cléusulas al respecto 0 no son completas, la convocatoria deberd efectuarse de acuerdo a lo estipulado en el art. 424 del Cédigo de Comercio, 0 sea, mediante aviso publicado en un diario de amplia circulacién en el domicilio principal de la sociedad que quince (15) dias habiles de antelacin para las reuniones ordinarias, 0 con cinco (5) dias comunes para las reuniones extraordinarias. Para calcular los dfas, no deben contarse el dia de la citacién a la reunién, ni el dia de la citacién a la reunién, ni el dia dispuesto para su realizaci6n. Orden del dia: (Nombramiento presidente y secretario de la reuni6n, verificacién del quérum, decisiones tomadas, etc.) Quérum: Si se trata de sociedad de personas, se debe relacionar Ia lista de los socics presente y los representados en la reuni6n. En el caso de sociedades por acciones, debe expresarse el niimero total de acciones suscritas presentes y debidamente representadas y el mimero total de acciones suscritas que componen el capital {a}Si se trata de actas de junta directiva 0 cualquier otro érgano de administracién, se debe indicar el nombre completo de Jos miembros asistentes a la reunisn, Declaraciones: Indicar con cudntos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en la reunién, especialmente alas relativas a reformas estatutarias y nombramientos. Por ejemplo: la decisién se aprob6 por el 70% de los presentes: se aprobé con 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra; o en caso de unanimidad, debe expresarse asi en el acta, ‘Si Ja decisién consiste en una reforma estatutaria, se debe trascribir el texto de las cléusulas ‘mogdificadas tal como van a quedar. Nombramientos: Los nombramientos deben hacerse por el érgano social competente previsto en los estatutos. Es importante, antes de realizar los nombramientos, verificar en los estatutos a quién le corresponde realizar la designacién. Por ejemplo: si en los estatutos se expresa que el representante legal lo nombra la asamblea, no procede su nombramiento mediante acta de la junta directa. Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos, ‘Cuando se nombre junta directiva, debe corresponder al ntimero de los renglones previstos en los estatutos. Ejemplo, si los renglones de la junta directiva son 3 participantes con sus respectivos suplentes, no deben nombrarse més renglones de los creados. Si se desea tener més renglones, deben efectuarse Ia correspondiente reforma estatutaria. Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el niimero de identificacién de cada una de las personas nombradas. Informar en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si Ia aceptacién no consta en el acta, deben enviarse cartas de aceptaci6n al cargo anexas al acta, Aprobactén del acta: Finalizada Ia reunién debe hacerse un receso para elaborar el acta con el fin de someterla a la aprobacién. En el texto del acta debe quedar la constancia de aprobacién por parte del érgano social que se retine, o por las personas que integran la comisién designada para el efecto, Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunién: El acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunién, 0 en su defecto, por el revisor fiscal o el representante legal, asi como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada comisién para ese efecto. { 3 }Es importante recordar lo siguiente: 1. La copia que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproduccién por medio técnico, 2. Cuando se trate de reelecciones de administradores y revisores fiscales, no es necesario realizar un nuevo registro, pues los mismos conservan tal cardcter hasta que se designe a a persona que los reemplace en el cargo. 3. El original del acta deberd reposar en el libro de actas de la entidad, debidamente registrado. 4, En el documento contentivo del Acta debe decir que es fiel copia del original que se encuentra en el libro de actas 0 en su defecto puede enviarse copia del acta autenticada ante notario piblico, 5, Cancelar los derechos de inscripcién y anexar Copia del recibo de pago del impuesto de registro a favor del Departamento. GUIA PARA LA ELABORACION DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION Nombre de la Unidad Administrativa (1) En la Ciudad de (2) siendo las (3) horas del dfa (4) se reunieron en las oficinas de ésta (5) sitas en (), el C. (7) quien deja de ocupar el cargo de (8) con motivo de (9) y sefiala como su domicilio para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presente acta, el ubicado en (10), y 1 C. (11) con motivo de la designacién de que fue objeto, por parte de (12), para ocupar, con fecha (13), con cardcter de (14) el puesto vacante, procediéndose a la entregi-recepcién de los reoursos asignados a esta Unidad Administrativa, intervienen como testigos de asistencia el C. G5) y al C, (16), maniestando el primero presi sus servicios en (17), como (18), identificdndose con (19) y tener su domicilio en (20), el segundo manifiesta también prestar sus servi Ta misma como (18), identificdndose con (19) y tener su domicilio en (20). Se encuentra(n) presente(s) en el acto el C. (21) y el C. (22) comisionado(s) por el Organo Interno de Control en la dependencia (o entidad), mediante oficio (23) fechado el (24) para intervenir en Ia presente Acta, conforme a lo establecido por el articulo 90. del Decreto para realizar la entrega-recepci6n del informe de los asuntos a cargo de los servidores piiblicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo 0 comisién, publicado en el Diario Oficial de la Federacién el 14 septiembre de 2005. EI C. (28) designa al C. (26) quien ocupa el cargo de (27) en la propia Unidad Administrativa, para proporcioniar todos los datos, documentacién ¢ informacién relativa a la presente Acta y al Informe de los asuntos. Por su parte el C. (28) designa al C. (29) para recibir Ia documentacién y recursos consignados en a presente Acta, asf como para solicitar Ia informacién y documentacién que sea pertinente: ambas personas aceptan en este acto la designaci6n de cue fueron objeto, hhaciéndolo constar mediante sus firmas en el Acta, EJEMPLO DE UN ACTA. ACTA NUMERO CIENTO CUARENTA Y SIETE GUION DOS MIL CINCO (147-2005), En la Ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas con diez minutos (9:10), del dia veintiocho (28) de julio del afio dos mil cinco (2,005), reunidos en el SALON DE REUNIONES DE LA. DIRECCION EJECUTIVA del Hospital General “San Juan de Dios”, los integrantes de la Junta de Cotizacién nombrada para el efecto por el Doctor JORGE MARIO SANTIZO MONTEPEQUE , con nombramiento niimero DE guién novecientos setenta y cinco guién dos ‘mil cuatro (DE-975-2004), de fecha Treinta (30) de diciembre del dos mil cuatro (2,004):; con el {a}Licenciada Viana Maribel Maza Orellana , Paramédico Jefe IL, Jefe Departamento Clinico Consulta Externa de Adultos; Sefiora Irma Yolanda de Paz (tinico apellido), Secretaria Ejecutiva J, Jefatura Departamento de Medicina; Seiiorita Ericka Gabriela Soto Gomez, Secretaria Ejecutiva I, Jefatura Departamento Cirugia de Adultos: objeto de llevar a cabo el andlisis, calificacién de ofertas y adjudicacién del proceso de Cotizaci6n identificado como MSPAS NUMERO DOS MIL CINCO GUION JUA GUION CERO CINCUENTA Y TRES (MSPAS No. 2005-JUA-053), destinado a la compra de: VEINTICUATRO (24) EQUIPOS DE AFERESIS, solicitado por el Departamento de Banco de Sangre, de acuerdo con lo establecido en el Requerimiento Trimestral mimero dos (No. 2) elaborado para el efecto, para lo cual se procede de la siguiente manera: PRIMERO: a) se tiene a la vista la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, b) los documentos de cotizacién para el proceso identificado como MSPAS NUMERO DOS MIL CINCO GUION JUA GUION CERO CINCUENTA Y TRES (MSPAS No. 2005-JUA-053) c) Listado de empresas que fueron invitadas directamente, entregéndoles carta de invitacién y documentos de cotizacién, siendo ellas: uno (1) LABTRONIC, SOCIEDAD ANONIMA; dos (2) DISTRIBUIDORA DE LABORATORIO Y EQUIPO INSTITUCIONAL, SOCIEDAD ANONIMA (DILAB); tres (3) PRODUCTOS ROCHE GUATEMALA, SOCIEDAD ANONIMA; cuatro (4) BIO- NUCLEAR DE GUATEMALA, SOCIEDAD ANONIMA; cinco (6) BAXTER DE GUATEMALA, SOCIEDAD ANONIMA; seis (6) ARQUISA, SOCIEDAD ANONIMA; siete (7) ALMAR DIAGNOSTICA, SOCIEDAD ANONIMA; ocho (8) SPINLAB GUATEMALA. 4) Acta Nimero ciento cuarenta y tres guién dos mil cinco (143-2005), de fecha veinticinco (25) de julio del dos mil cinco (2,005), asentada en el libro de actas numero L dos (L2), cuatro mil doscientos cuarenta y dos (4,242) de la Junta de Cotizaciones del Hospital General “San Juan de Dios” del Ministerio de Salud Pablica y Asistencia Social, reverso del folio un mil novecientos treinta y ocho (1,938) anverso y reverso del folio un mil novecientos treinta y nueve (1,939), en donde consta la recepcién y apertura de oferta, ) la oferta recibida de a empresa siguient (1) BIO-NUCLEAR DE GUATEMALA, SOCIEDAD ANONIMA. SEGUNDO: Los miembros de la Junta de Cotizacién proceden, tal como lo establecen los documentos de cotizacién, a analizar y calificar la oferta punteando de la siguiente forma: uno (1) ) BIO- NUCLEAR DE GUATEMALA, SOCIEDAD ANONIMA, por ofertar VEINTICUATRO (24) EQUIPOS DE AFERESIS MARCA SETECIENTOS SETENTA Y SIETE MILLONES OCHOSCIENTOS MIL CUATROSCIENTOS ( 777800400) GAMBRO, por un valor de CUARENTA Y SIETE MIL SETESCIENTOS SESENTA QUETZALES EXACTOS (Q.47,760.00), Incluyendo el Impuesto al Valor Agregado IVA, le corresponde por precio noventa (90) puntos, experiencia y capacidad técnica diez (10) puntos, obteniendo un total de cien (100) puntos. TERCERO: Los miembros de Ia Junta de Cotizacién basados en lo prescrito en el articulo treinta y uno (31) de la Ley de Contrataciones del Estado y lo dispuesto en los documentos de cotizaci6n, por unanimidad, resuelven adjudicar por convenir a los intereses del Estado, por ser tinico oferente; de la siguiente manera a la empresa: BIO-NUCLEAR DE GUATEMALA, SOCIEDAD ANONIMA, por ofertar VEINTICUATRO (24) EQUIPOS DE AFERESIS MARCA SETECIENTOS SETENTA Y_ SIETE MILLONES OCHOSCIENTOS MIL CUATROSCIENTOS ( 777800400) GAMBRO, por un valor de CUARENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS SESENTA QUETZALES EXACTOS (Q.47,760.00), Incluyendo el Impuesto al Valor Agregado IVA. CUARTO: Sin nada més que hacer constar se da por finalizada la presente Acta, en el mismo lugar y fecha, siendo las nueve horas cincuenta minutos (9:50), Ia presente se encuentra contenida en dos (2) hojas movibles en cl reverso del folio un mil novecientos cuarenta y cuatro (1,944) y en el anverso y reverso del folio un mil novecientos cuarenta y cinco (1,945) destinadas para la elaboracién de actas de la Junta de Cotizaciones del Hospital General “San Juan de Dios”, del Ministerio de Salud Pablica y { 38 }Asistencia Social, debidamente autorizadas por la Contralorfa General de Cuentas de la Nacién, ‘con registro niimero L dos (L2) cuatro mil doscientos cuarenta y dos (4,242), de fecha veintisiete (27) de Septiembre del dos mil cuatro (2004) la cual es lefda, ratificada y firmada por los que interviener - Reconocimiento Para la elaboracién del presente instructive, se tomé como base el libro Nociones de Administracién Piiblica y Correspondencia Oficial de la Licenciada Thelma Cacacho de Garcia, 2 Edicién, Guatemala 1999, Los ejemplos citados en este material han sido actualicados, para una mejar comprensién, sin embargo, la base tedrica qued6 integra. Guatemala, Agosto 2007 ‘i