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RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2020 Versión 01

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE Fecha Emisión


RENDICIÓN DE CUENTAS 20-01-2020
CAPÍTULO III: RENDICIÓN DE COMPRAS Y
OTROS GASTOS Página 1 de 19

ÍNDICE

Contenido
1. INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................2
2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN .......................................................................................................2
3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS ...........................................................................3
4. LIBRO DE COMPRAS.....................................................................................................................6
4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla ..................................................................................................7
• COMPLETAR PLANTILLA (ARCHIVO CSV) ...........................................................................8
• ESTRUCTURA DEL ARCHIVO ..............................................................................................8
4.2. Etapa II – Cargar Libro .............................................................................................................11
• VALIDACIÓN ....................................................................................................................12
• VALIDACIONES NO EXITOSAS. .........................................................................................13
• VALIDACIONES EXITOSAS. ...............................................................................................14
4.3. Etapa III – Ver Resultados .......................................................................................................17
4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro............................................................................................18
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1. INTRODUCCIÓN

En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2020, se expone a


continuación el Capítulo III: Rendición de Compras, del Manual de Usuario del Sistema de Rendición
de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la declaración de
gastos por concepto de Compras.

En el presente manual, se describe paso a paso el procedimiento que se debe llevar a cabo para
realizar la declaración de gastos de los recursos 2020.

El proceso de Rendición de Cuentas Recursos 2020, considera para cada establecimiento


educacional (RBD) o Administración Central (AC), según corresponda, la declaración de los recursos
recibidos de las siguientes subvenciones:

• Subvención General.
• Subvención Escolar Preferencial (SEP).
• Incremento de Subvención por Proyectos de Integración Escolar (PIE).
• Subvención Pro retención.
• Subvención de Internado.
• Subvención de Refuerzo Educativo.
• Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento.
• Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP), en sus convenios 2018, 2019 y 2020 en lo
relativo a la ejecución de gastos 2020, para sostenedores municipales.

El sistema se basa en la lógica de rendición por libros, por lo que los gastos se declaran masivamente
mediante archivos CSV en los libros correspondientes.

A continuación, se expone la forma de uso y funcionalidad del Libro de Compras, del Sistema de
Rendición de Cuentas.

Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de


rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración.

2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN

El proceso de rendición del libro de Compras, se estructura de la siguiente manera:

i. Etapa I – Descargue Plantilla: en este apartado podrá encontrar el archivo en formato “.CSV”
correspondiente al proceso de Rendición de Cuentas (RC) seleccionado.
ii. Etapa II – Cargar Libro: en este apartado se realiza la carga de la declaración de gastos
realizada por el sostenedor, según lo solicitado en el archivo dispuesto en la etapa anterior.
iii. Etapa III – Ver resultados: en este apartado se observará un resumen de la declaración
realizada por el sostenedor, donde se muestran los totales de los gastos declarados y se
podrá descargar los archivos “.CSV” cargados en forma exitosa.

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iv. Etapa IV – Cierre Rendición Libro: esta sección presenta el resumen de recursos rendidos
por el sostenedor. Esta etapa será activada en fechas distintas al inicio del proceso de
rendición de cuentas, con el propósito de que el sostenedor tenga la opción de revisar la
información declarada.

A continuación, se describe paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo la carga de
gastos en el libro de Compras del sistema de rendición de cuentas.

3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS

Ingrese al Portal de Transparencia Financiera en la dirección http://ptf.supereduc.cl.

Ilustración 01

Luego, en el menú seleccione el apartado “Procesos Declarativos”, y se desplegarán las siguientes


opciones:

4 Rendición de Cuentas.
4 Rectificación.
4 Registro de Cuentas Bancarias.
4 Declaración LIE.
4 Ley N° 21.006.

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De ellas, debe seleccionar “Rendición de Cuentas”, tal como se muestra en la imagen a continuación.

Seleccione
“Rendición de
Cuentas”

Ilustración 02

Una vez seleccionado este ícono, a continuación, se desplegará información general relativa al
proceso de rendición de cuentas, así como también el ícono de acceso al sistema web de rendición
de cuentas de recursos 2020. De este modo, para acceder al sistema de rendición el usuario debe
ingresar seleccionando el link señalado al final de la página.

Ilustración 03

Una vez seleccionado este ícono, el usuario ingresará al sistema web de Rendición de Cuentas de la
Superintendencia de Educación, el cual solicitará la autentificación del sostenedor, tal como se
aprecia en la siguiente ilustración.

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Ilustración 04

Una vez dentro del sistema, en la página principal se puede apreciar un tablero en que se mostrarán
noticias e informaciones varias para los usuarios.

En la barra superior se puede observar el menú, desde donde se accede a los distintos módulos del
sistema, para ingresar a los libros a rendir, haga clic en el menú procesos, tal como se muestra en la
siguiente imagen.

Ilustración 05

Clic!

Ilustración 05

Al ingresar se mostrará una línea de tiempo con el o los procesos en los que el usuario está
participando en el periodo. Para comenzar con su rendición de cuentas debe seleccionar el proceso
y luego ingresar al libro que desea declarar, tal como se muestra en las imágenes a continuación:

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Clic!

Ilustración 06

Ilustración 07

El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo el libro FICOM


según corresponda al tipo de sostenedor).

4. LIBRO DE COMPRAS

A continuación, se presenta el libro de compras, para ingresar a él, se debe seleccionar dentro de
los libros disponibles:

Clic!

Ilustración 08

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Una vez dentro del libro de Compras, se presentarán las cuatro Etapas correspondientes a la
Estructura de Rendición de Libros.

4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla

Donde se encuentra el archivo “.CSV” a completar con la información de los gastos realizados por
concepto de compras varias.

En esta etapa, para acceder al archivo de Compras Percibidos a utilizar en el proceso de rendición
de cuentas 2020, el usuario debe presionar el botón “Descargar Plantilla”, tal como se visualiza en
la ilustración 06. Con esta acción se realizará la descarga del archivo correspondiente.

Clic!

Ilustración 09

Abrir archivo

Ilustración 10

La Plantilla descargada contiene los campos específicos a ser completados para la declaración de los
gastos del sostenedor. Por tanto, no se pueden eliminar ni agregar columnas al archivo, solo se
deben completar los datos requeridos.

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A continuación, se describe la plantilla y la forma de ingresar la información requerida, de acuerdo


a lo establecido por la Superintendencia de Educación.

COMPLETAR PLANTILLA (ARCHIVO CSV)

La plantilla descargada, corresponde a un archivo “.CSV” [(*.CSV)], que puede abrirse


con cualquier hoja de cálculo (Ejemplo: Excel), y trabajar directamente sobre ese
archivo.
El sostenedor deberá elaborar una plantilla, por cada uno de los establecimientos educacionales
que tiene a su cargo, es decir, por cada RBD y Administración Central si procede.
Cabe señalar que, para poder subir la información a la plataforma, el archivo debe quedar guardado
con la extensión “.CSV”, dado que el sistema no permite la carga de otro tipo de archivos.

Consideraciones elementales:

• No deben existir espacios en blanco debido a que es un archivo de texto y reconoce los
espacios en blanco como datos.
• El archivo debe contener sólo una hoja de trabajo (no permite más de una).
• Cada gasto que se declare debe ser registrado en una fila única del documento.
• Se deben completar todas las celdas presentadas para cada fila, excepto las celdas de la
columna “Documento Original” que solo se completa cuando se declara Notas de Créditos
o Débitos, de lo contrario esta columna debe ir vacía.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

El archivo está estructurado para que en cada fila se ingrese un gasto, el que debe contener los
datos requeridos en cada columna, las que se explican a continuación.

Ilustración 11

Columna A: RBD
Se debe ingresar el número de RBD, sin dígito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente:

• Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al que
desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efectúa la
declaración.
• Para registrar gastos asociados a la Administración Central ingrese la sigla AC.

Columna B: SUBVENCIÓN.
En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el gasto
descrito en esa misma fila. Estos códigos son los siguientes:

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Subvenciones Código
Subvención General GENERAL
Subvención Escolar Preferencial (SEP) SEP
Programa de Integración Escolar (PIE) PIE
Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO
Subvención Pro-Retención PRORETENCION
Subvención por Servicio de Internado INTERNADO
Subvención de Refuerzo Educativo REFUERZO
Fondo de Ayuda a la Educación Pública, FAEPC2018 - FAEPC2019 –
Convenios 2018, 2019 y 2020 FAEPC2020
Tabla 01

NOTA: Los gastos imputados a los convenios FAEP solo pueden ser cargados a la Administración
Central (AC).

Columna C: CÓDIGO CUENTA.


En esta columna, se debe registrar el código de la cuenta de gastos definida en el Plan de Cuentas
recursos 2020 disponible en https://ptf.supereduc.cl/procesos-declarativos/rendicion-de-
cuentas/rendicion-de-cuentas-material-de-apoyo-manuales/ con el nombre de “Manual de Cuentas
para Rendición 2020”.

Debe considerar que, el sistema de rendición sólo aceptará códigos de cuenta asociados a la
Subvención según el plan de cuentas vigente (Ver cuadros finales del manual de cuentas).

Columna D: TIPO DE DOCUMENTO.


En esta columna, para cada cuenta de gasto se debe registrar el tipo de documento permitido según
lo indicado en la siguiente tabla:

N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO


1 BOLETA BOL
2 BOLETA EXENTA BOLE
3 FACTURA FAC
4 FACTURA EXENTA FACE
5 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE
6 BOLETA ELECTRÓNICA BOLEC
7 BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX
8 FACTURA ELECTRÓNICA FACEL
9 FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA FACEX
10 FINIQUITO FIN
11 DOCUEMNTO EXTRANJERO DOCEX
12 NOTA DE CRÉDITO NOTACRE
13 NOTA DE DEBITO NOTADEB
14 PLANILLA DE SANEAMIENTO PREVISIONAL PLANILLA
Tabla 02

Debe considerar que, el sistema de rendición sólo aceptará tipos de documentos asociados a los
códigos de cuenta según el plan de cuentas (Ver cuadros finales del manual de cuentas).

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Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO.


En esta columna, se debe registrar el número correlativo que individualiza el documento que
respalda el gasto.

Columna F: FECHA DE DOCUMENTO.


En esta columna, se debe registrar la fecha de emisión del documento, la cual debe ser ingresada
bajo el formato “dd-mm-aaaa”.

Solo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de
rendición de cuentas, a menos que el monto rendido (monto del gasto), en un proceso anterior sea
menor al monto total del documento.

Columna G: FECHA DE PAGO.


En esta columna, se debe registrar la fecha efectiva del pago, la cual debe ser ingresada bajo el
formato “dd-mm-aaaa”. En el mismo sentido, la fecha a ingresar debe estar comprendida entre el
01-01-2020 y el 31-12-2020 y no puede ser anterior a la fecha del documento.

Columna H: DESCRIPCIÓN DEL GASTO.


En esta columna, se debe registrar una breve descripción del gasto, según lo señalado en el
comprobante respectivo. El sistema permite un máximo de 100 caracteres en este campo.

Columna I: RUT PROVEEDOR.


En esta columna, se debe ingresar el RUT del proveedor que emitió el documento, el cual debe ser
registrado sin puntos y con dígito verificador, ejemplo: 11111111-1.

Columna J: NOMBRE PROVEEDOR.


En esta columna, se debe registrar la razón social o nombre del proveedor que emitió el documento.

Columna K: MONTO GASTO.


En esta columna, se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar.
Cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos o subvenciones, la suma de los
valores declarados (Columna K: Monto Gasto), en cada RBD o subvención, no puede superar el valor
total del documento (Columna L: Monto Documento).

Columna L: MONTO DOCUMENTO.


En esta columna, se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.

Columna M: DOCUMENTO ORIGINAL.


Esta columna se utiliza en caso de registrar documentos NOTACRE o NOTADEB. Al ingresar un gasto
asociado a este tipo de documentos, en la columna documento original se debe ingresar el número
de documento-tipo de documento (Por ejemplo: “123-FAC”) que origina la nota de crédito o débito
manteniendo la Subvención, RBD y Código de Cuenta asociada al documento original. Se podrá
asociar una NOTACRE o NOTADEB a todo tipo de facturas: FAC, FACE, FACEL y FACEX. Los otros tipos
de documento no son susceptibles de asociarse a Notas de Crédito o Débito.

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Cabe recordar que la fecha de la nota de crédito o débito debe ser igual o posterior a la fecha de
emisión del documento original y, en el caso de una nota de crédito, el monto debe ser como
máximo el mismo del documento original.

NOTA: Si el tipo de documento declarado en la fila, no corresponde a NOTACRE o NOTADEB, la celda


debe quedar vacía.

4.2. Etapa II – Cargar Libro

El usuario luego de completar las plantillas con los datos de sus compras y otros gastos, debe
cargarlas al sistema, por cada uno de los RBD que tenga.

Para esto, en la “Etapa II – Cargar Libro”, se debe hacer clic en la lista desplegable “Seleccione
Establecimiento”, donde aparecerá una lista con todos los RDB asociados al sostenedor. Aquí debe
seleccionar uno de ellos, el que debe coincidir con el RBD ingresado en el archivo a cargar. Luego,
haga clic en el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, tendrá que seleccionar el
archivo correspondiente al establecimiento elegido.

El archivo a cargar debe tener terminación “.CSV”, para que la plataforma pueda leer la información
declarada por el sostenedor, de lo contrario el sistema indicará error en el formato de archivo.

Ilustración 12

Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón “subir archivo”. Esta acción,
se deberá repetir, para todos los “.CSV” que desee cargar. Aparecerá el mensaje: “Procesando
archivo” y se mostrará en el historial de plantillas subidas, donde se verá el RBD, nombre de archivo,
fecha de carga, estado y el acceso al reporte de errores y/o la opción de eliminar el registro, según
corresponda.

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Ilustración 13

VALIDACIÓN

Al subir el archivo “.CSV”, la plataforma verificará la información de la plantilla y realizará tres


validaciones, las que se especifican a continuación:

1) Validación inmediata, verifica que el archivo subido tenga el formato “.CSV”.


2) Validación “online”, que tiene por objetivo verificar el formato de la plantilla, en cuanto a la
cantidad de columnas y su contenido, en relación con la existencia de datos numéricos
donde corresponde y la detección de celdas vacías. El resultado de esta validación se
entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los detalles, en
caso que el archivo los presente.
3) Validación “offline”, en donde se verifica la integridad y consistencia de la totalidad de los
datos entregados en el archivo, comprobando el set de reglas de negocio, es decir, que se
cumplan las instrucciones y restricciones de llenado de la plantilla. El resultado de esta
validación se entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los
detalles, en caso que el archivo los presente.

Según el resultado de las validaciones o las acciones del sostenedor, los estados que pueden
visualizar en el historial de archivos subidos son:

4 Su archivo presenta errores en los datos ingresados. Favor revise que los formatos sean
adecuados, corrija y vuelva a subir el archivo.
4 Error(es) en validación online: el archivo presenta inconsistencias, los errores son
identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma web.
4 En espera de validación offline: el archivo pasó la primera validación, subió al sistema y está
a la espera de la validación offline
4 Error(es) de validación offline: el archivo presenta inconsistencias, es decir, hay
instrucciones y restricciones de llenado de la plantilla con errores, los que son identificados
e informados al sostenedor a través del reporte de errores.
4 Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones offline, y el sistema
se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.
4 Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base
de datos.

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4 Archivo eliminado: el archivo con carga exitosa fue eliminado por el usuario y no será
considerado por el sistema en la rendición del libro.
4 Carga del archivo cancelada por tiempo de espera.

Ilustración 14

VALIDACIONES NO EXITOSAS.

Cuando un archivo “.CSV” subido por el sostenedor presente errores en alguna de las pruebas de
validación, el sistema proveerá al usuario un reporte en el que se presenta cada error que se detectó
en el archivo. En dicho reporte, se establecen los siguientes campos:

4 Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error.


4 Regla: indica la regla de validación que el archivo no cumplió.
4 Ubicación: señala la fila y la columna donde se detectó el error.
4 Ayuda: corresponde a la propuesta de corrección de la falta detectada por el sistema.

Ilustración 15

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En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es)
en Validación Offline”, dependiendo en qué validación se encontró la falta, tal como se presenta a
continuación.

Tipos de
estados

Ilustración 16

Cabe señalar, que en estos casos la información contenida en las plantillas no quedará registrada en
la base de datos, por lo tanto, en caso de validaciones no exitosas, no es posible eliminar los registros
del historial de archivos subidos.

VALIDACIONES EXITOSAS.

Una vez que el archivo haya “cargado exitosamente”, el sostenedor puede hacer clic en el botón
“reporte”, donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que
realiza el sistema sobre los archivos cargados por el sostenedor, tal como se presenta a
continuación.

Ilustración 17

Ilustración 18

Para efectos de facilitar la búsqueda de los archivos cargados en esta sección, el sistema presenta
filtros que permiten identificar el archivo que se requiera. Lo anterior permite la búsqueda ágil de
archivos cuando se presenta una cantidad significativa de ellos cargados.

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Los filtros de búsqueda pueden ser por RBD o por Estado de validación, al hacer clic en ellos se
despliega el detalle de RBDs o de tipo de validación según corresponda:

Filtro RBD:

Clic!

Ilustración 19

Filtro Estado de Validación:

Clic!

Ilustración 20

Una vez efectuados los filtros, éstos pueden ser desactivados presionando el botón “Limpiar Filtros”.
Lo anterior desplegará la totalidad de los archivos cargados en el sistema.

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Clic!

Ilustración 21

Esta etapa también presenta funcionalidades de actualización de carga de archivo presionando el


botón “Refrescar”, como así también la funcionalidad de descarga del reporte de validación de carga
de archivo:

Actualiza carga

Ilustración 22

Una vez que todas las plantillas a declarar se encuentran en estado “Cargado Exitosamente”, debe
presionar el botón continuar para pasar al siguiente paso.

Clic!

Ilustración 23

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4.3. Etapa III – Ver Resultados

Ilustración 24

En esta etapa se puede visualizar el resultado de las cargas exitosas, con la siguiente información
general:

• Nombre Archivo: corresponde al nombre con que el sostenedor identificó la plantilla.


• Cantidad Registros: corresponde a la cantidad de registros (filas) que contiene la plantilla.
• Valor Monto Gasto: corresponde al monto total de los gastos declarados que contiene la
plantilla.
• Descargar: permitirá realizar la descarga del archivo “.CSV”.

También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo.
Los datos a visualizar son:

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• RBD.
• Subvención.
• Código Cuenta.
• Tipo Documento.
• Número Documento.
• Fecha Documento.
• Fecha Pago.
• Descripción Gasto.
• Rut Proveedor.
• Nombre Proveedor.
• Monto Gasto.
• Monto Documento.
• Documento Original

Ilustración 25

Finalmente, se incluye la posibilidad de descargar los archivos “.CSV” en la última columna de la


“Ilustración 20”.

4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro

En este apartado, el sostenedor deberá realizar el cierre del libro, con lo que se indica al sistema
que no se agregarán más gastos.

Es responsabilidad del sostenedor, que antes de proceder con esta etapa se corrobore que han sido
ingresados todos los gastos correspondientes al libro. Cabe señalar, que esta etapa no genera
ningún certificado de cierre, pero es indispensable finalizarla, para consolidar la información en el
módulo de cierre y en el visualizador.

En este apartado, el botón “Cerrar Rendición Libro” se activará con posterioridad, próximo al
término del plazo del proceso de rendición de cuentas, lo que será informado oportunamente.

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Clic!

Ilustración 26

Una vez cerrado el libro existirá la opción “Reaperturar Rendición Libro”, que permitirá continuar
agregando archivos al libro de compras en el segundo paso “Cargar Libro”.

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