LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para comenzar, un archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumuladas en un proceso natural por una
persona natural o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión.
La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, suceso que liga el
hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones, hijo de información;
fue tanta la información que se logró reunir, que dio origen a la primera agrupación
de escritos organizados que se convirtieron en instrumentos de control de riquezas
y poder en las civilizaciones posteriores.
Antiguas civilizaciones como los egipcios, China e India, Roma y Grecia, arcadios
y sumerios desarrollaron los primeros documentos; a partir de estas culturas se da
inicio a la evolución del archivo; la primera documentación era de carácter
financiero.
Los archivos son importantes para las entidades, porque los que los conforman
Son imprescindibles para la toma de decisiones, información contenida sirve
testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social como política científica
de la humanidad; representa la conservación de documentos y consulta de
información, funcionales de fácil manejo para su consulta ya que el medio
tecnológico facilita aún más su modo de información.
En la actualidad la administración documental permite que los documentos sean
vistos de manera fácil, puesto que se designa a alguien para mantener los
archivos en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio a las personas que
necesitan hacer información como dándole la posibilidad de conocer el contenido
de documentos y detectar testimonios que confirman las acciones administrativas
y políticas legislativas que se construyen en las sociedades.
En conclusión, la importancia de los archivos radica en el acceso organizado a la
información necesaria para poder desarrollar las actividades planeadas o para
poder tomar las decisiones acertadas en los diferentes campos, teniendo como
referente a los testimonios consignados en dichos documentos.