CARTILLA DE FORMACION N 3

¿COMO DETERMINO SI LA EMPRESA OBTUVO

PERDIDA O GANANCIAS?

Todo negocio tiene como objetivo principal la obtención de

utilidades o ingreso neto. Lo opuesto a la utilidad es una
disminución del patrimonio y es denominado como
perdida.

Tanto en sociedades de personas como en sociedades por

acciones se busca incrementar el valor de la inversión. Los recursos generados por tal
rentabilidad pueden ser retirados o retenidos en el negocio para financiar su crecimiento.

¿Pero que es la UTILIDAD NETA?

Es el incremento neto del patrimonio del propietario como resultado de la operación del
negocio.

EL ESTADO DE RESULTADOS UNA VISION PRELIMINAR

Para poder determinar la utilidad neta, una empresa debe calcular por un periodo determinado:

1. Las ventas de los bienes vendidos o servicios prestados(INGRESOS)

2. El costo de los bienes y servicios relacionados (COSTOS)
3. Los gastos incurridos para la operación del negocio (GASTOS)

Cuando calculamos la utilidad neta del negocio, estamos midiendo la capacidad y el desempeño
económico de la empresa.

FRACASO

EXITO
En la obtención de utilidad juega un papel muy importante:

1. El establecimiento de precios de venta

2. La minimización de los costos y de los gastos

¿La utilidad esta relacionada con un periodo especifico?

Para obtener el resultado de la utilidad es necesario la elaboración del estado de resultados; al

tratarse este de un estado financiero obligatoriamente debe estar relacionado por periodos; mes,
año, quincena, semestre. Debemos ser claros en el momento de decir “mi negocio arroja utilidad
de $10.000” lo correcto seria establecer el periodo de esos $ 10.000 año, mes, semestre.

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Por ley se debe realizar un estado de resultados y un balance general por lo menos una vez al
año (31 de diciembre).

¿Qué son los ingresos?

Corresponde al valor recibido por los servicios prestados o los bienes vendidos (Mercancías). El
ingreso origina un aumento en el patrimonio bruto ya que al vender más la utilidad es mayor,
siempre y cuando administremos bien los gastos; lo que equilibra en la ecuación contable con el
activo ya que aumentaría los valores de las cajas o efectivos y de las cuentas por cobrar.

¿Cuándo debo registrar el ingreso?

Para el registro de los ingresos se debe tener en cuenta el principio de realización, es decir, se
debe tener en cuenta la fecha en que se realiza el negocio independientemente si estos se reciben
un mes después. Ej.

La empresa Doña Ana firma un contrato con el restaurante Cotomono en el mes de Enero;
el contrato estipula que se ganara comisión del 5% por superación de las metas en los
platos asignados por mes pagaderos a 30 días después de la fecha de la venta, en el mes de
febrero se superaron las metas y Doña Ana se gana la comisión.

Cuando se registra el ingreso mes de _____________________

El principio de realización establece que uno registra el ingreso cuando:

1. Realmente vende el servicio

2. Realmente se despacha la mercancía

Es decir se registra cuando se GANA y no cuando se

recibe el dinero.

¿Qué es un costo?

Son desembolsos o deducciones causados por:

 La producción en la industria
 La prestación de un servicio
 La compra de mercancías para la venta

El costo es un valor que se puede recuperar.

¿Qué es un Gasto?

Son los valores pagados o consumidos en el proceso de generar un ingreso.

 Salarios empleados
 Servicios públicos

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 Publicidad
 Arrendamiento
 Depreciación de los activos (agotamiento vida útil)

El gasto siempre va a generar la disminución del patrimonio. Y como contrapartida de los

activos pueden disminuirlos y aumentar el pasivo.

Ej. Se contrata con la empresa PUBLISET para hacerle propaganda a Doña Ana, el pagar en
efectivo disminuye al activo y si lo hacemos a crédito aumenta el pasivo.

¿Cuándo debo registrar los gastos?

En el caso de los registro de los gastos existe una relación causa y efecto, es necesario
relacionar los ingresos del mes X con los gastos del mes X, no tiene lógica si asociamos los
ingresos del mes de febrero con los gastos que se pagaron en el mes de Enero.

Ej. El pago de los salarios de los trabajadores del restaurante Doña Ana se hacen los
primeros 5 días de cada mes, cuando se registra el gasto de los salarios del mes de enero, si
se pagan el 5 de febrero. ________________

Se registra en el mes que ese gasto pudo haber producido un

ingreso. Y no precisamente cuando se saque el dinero de la
caja.

¿Qué pasa con el registro si el gasto beneficia o genera ingresos por más de un periodo?

En este caso se calcula el tiempo por el cual se va a cancelar el gasto y se divide en partes
iguales. Ej. Los seguros contra incendios se pagan $ 240 al año / 12 darían un gasto de $ 20 al
mes.

Si es difícil el cálculo mensual, como es el caso el gasto producido por los edificios o
maquinarias (Depreciación) se debe estimar que parte del gasto es aplicable al periodo
especifico.

Los contadores necesitan tener evidencia objetiva de que un

gasto producirá ingresos en periodos futuros antes de
considerar el gasto como creador de activo (prudencia).

¿Los retiros por parte de los propietarios se consideran como gastos?

Hay que tener en cuenta que el objetivo principal de la inversión empresarial es la obtención de
utilidades, el retiro de dinero por parte del propietario de la empresa para uso personal podría
tomarse como adelanto de la utilidad generada por el negocio, y no se pueden tomar como un
gasto del negocio.

¿Cuales son las reglas para debitar y acreditar los ingresos y los gastos?

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Los ingresos por generar un aumento en el patrimonio cumplen la misma naturaleza de este es
decir, aumenta por el crédito y disminuye por el debito.

Los gastos por generar una disminución en el patrimonio cumplen la misma naturaleza de este
es decir, aumenta por el debito y disminuye por el crédito.

Los costos cumplen la misma función de los gastos con la diferencia que estos son recuperables

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¿Cómo registro estas cuentas en el libro mayor?

Para clasificar y resumir estas numerosas transacciones, se mantiene una cuenta en el libro del
mayor separado para cada tipo principal de ingreso, costo o gastos.

Los gastos por ejemplo tienen varios libros mayores; existe dentro de la empresa, gastos de
publicidad, gastos de servicios, gastos de salarios etc.

Los ingresos y los costos generalmente son menos numerosos que la cuenta de gastos.

Ejemplo Ilustrativo:

Las transacciones que ocurren en el mes de enero en la empresa Doña Ana son las siguientes:

1. Enero 1 de 2012, se pago $ 3.600 por la publicidad de un aviso publicitario que

describía los diferentes platos ofrecidos por el restaurante.

ANALISIS REGLA ASIENTO

La publicidad es un gasto Debito Gastos de publicidad 3.600
Se disminuye la caja Crédito Caja 3.600

2. Enero 6 de 2012, se devengo y se recibió ingresos por la venta de almuerzos $ 2.250.

ANALISIS REGLA ASIENTO

Aumenta el efectivo Debito Caja 2.250
Se registra un ingreso Crédito Ingresos 2.250

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3. Enero 16 de 2012, contrato con el periódico aviso publicitario por $ 270 para pagarse en
30 días.

ANALISIS REGLA ASIENTO

La publicidad es un gasto Debito Gastos de publicidad 270
Se aumenta la cuenta por pagar Crédito Cuenta por pagar 270

4. Enero 20 de 2012, se devengo y se recibió ingresos por la venta de almuerzos al hotel

Arinca pagaderos a 60 días $ 8.390.

ANALISIS REGLA ASIENTO

Aumenta la cuenta por cobrar Debito C X C8.390
Se registra un ingreso Crédito Ingresos 8.390

5. Enero 31 de 2012, Se pago a los empleados salarios por $ 7.100 por los servicios
prestados en el mes de Enero.

ANALISIS REGLA ASIENTO

Los salarios es un gasto Debito Gastos de salarios 7.100
Se disminuye el efectivo Crédito Caja 7.100

6. Enero 31 de 2012, Se recibió el recibo de teléfono de mes de enero por $ 144. El pago
debe hacerse el 10 de febrero.

ANALISIS REGLA ASIENTO

Los servicios son un gasto Debito Gastos de servicios 144
Queda pendiente de pago Crédito Cuenta por pagar 144

7. Enero 31 de 2012, Doña Ana retira $ 1.800 para su uso personal

ANALISIS REGLA ASIENTO

Se disminuye el patrimonio Debito Utilidad 1.800
Se disminuye el efectivo Crédito Caja 1.800

LIBRO DIARIO Pág. 2.

FECHA DETALLE PM DEBITO CREDITO
ene-01 Gasto de publicidad 70 360  
  Efectivo 1   360
  Pago de publicidad      
  Sumas iguales   360 360
         
ene-06 Efectivo 1 2.250

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  Ingresos por ventas 60 2.250

  Sumas iguales   2.250 2.250
     
ene-16 Gastos de publicidad 70 270
  Cuentas por pagar 32 270
  Sumas iguales   270 270
         
ene-20 Cuentas por cobrar 4 8.390
  Ingresos por ventas 60 8.390
  Sumas iguales   8.390 8.390
         
ene-31 Gastos de salarios 72 7.100
  Efectivo 1 7.100
  Sumas iguales   7.100 7.100

ene-31 Gastos de teléfono 74 144

  Cuentas por pagar 32 144
  Sumas iguales   144 144

ene-31 Utilidad 51 1.800

  Efectivo 1 1.800
  Sumas iguales   1.800 1.800

Libro Mayor

efectivo No 1
RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO
Dic- 30 Saldo inicial 22.500
ene-01   2 360 22.140
ene-03   2 2.250 24.390
ene-05   2 7.100 17.290
ene-28   2 1.800 15.490

Cuentas por cobrar No 4

RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO
Dic- 30  Saldo inicial 9.500
 Ene- 20    2 8.390 17.890

TERRENOS No 20
RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO

DIC 31  Saldo inicial 1   130.000

           

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EDIFICIO No 22
RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO
DIC 31  Saldo inicial 1   36.000

EQUIPO DE OFICINA No 25
RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO
DIC 31 Saldo inicial 1 5.400

CUENTAS POR PAGAR No 32

RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO
Dic. 31 Saldo Inicial 1 23.400
Ene 16 2 270 23.670
Ene 31    2   144 23.814

CAPITAL No 50
RE
FECHA DETALLE F DEBITO CREDITO SALDO
Dic 31 Saldo inicial  1   180.000

UTILIDAD No 51
FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO SALDO
Ene 31 2   1.800

INGRESOS No 60
FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO SALDO
Ene 6 2 2.250 2.250
Ene 20   2 8.390 10.640

Gastos publicidad No 70
FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO SALDO
Ene 1 2 360 360
Ene 16   2 270 630
Gastos salarios No 72
FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO SALDO
Ene 31 2 7.100 7.100

GASTOS TELEFONO No 74
FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO SALDO
Ene 31 2 144 144

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Recordemos que las cuentas

se ordenan en el mayor en el
orden que aparecen los
estados financieros

1. ACTIVO
2. PASIVO
3. PATRIMONIO
4. INGRESOS
5. GASTOS
6. COSTOS

¿Por qué se ordenan las cuentas del mayor según los estados financieros?

Para la elaboración del balance de prueba se requiere de la lista de los saldos, lo cual
facilita la elaboración del balance general.

Siguiendo con nuestro ejemplo podríamos decir que el balance de prueba de la empresa
Doña Ana quedaría así:

BALANCE DE PRUEBA
EMPRESA BUEN GUSTO
ENERO 31 DE 2012
CUENTA DEBITO CREDITO
BANCOS 15.490
CUENTAS POR COBRAR 17.890
TERRENO 130.000
EDIFICIO 36.000
EQUIPO DE OFICINA 5.400
CUENTAS POR PAGAR 23.814
UTILIDAD 1.800
CAPITAL 180.000
INGRESOS 10.640
GASTOS PUBLICIDAD 630
GASTOS SALARIOS 7.100
GASTOS TELEFONO 144
SUMAS IGUALES 214.454 214.454

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UNA VEZ CONFIRMADO LA IGUALDAD DE LOS SALDOS PROCEDEMOS A

LA APLICACIÓN DE LOS AJUSTES PARA LUGAR PREPARAR Y PRESENTAR
LOS ESTADOS FINANCIEROS.

AJUSTES

GASTOS DE DEPRECIACION

Gastos: El valor consumido en el proceso de generación de ingresos.

Depreciación: Distribución sistemática de un activo o gasto.

Algunos bienes utilizados se compran con anterioridad y se utilizan gradualmente durante un

periodo largo. Ej. Edificios, equipos de oficina, maquinaria etc.

Cada año la vida útil del bien se agota se reconoce el costo como gasto de depreciación.

¿Qué factores agotan la vida útil de un activo?

 Acción de elementos naturales.

 Deterioro por Uso
 Obsolescencia tecnológica
 Cambios en procesos de producción.

ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL % DEPREC.

ANUAL
Edificios y construcciones 20 años 5%
Maquinaria y equipos 10 años 10%
Equipos de oficina 10 años 10%
Equipos de comunicación y computación 5 años 20%
Flota y equipos de y transporte 5 años 20%

Existe para el calculo de la depreciación varios métodos como lo son, línea recta, vida útil
diferente, suma de dígitos.

La línea recta es el método mas usado y se aplica así:

Anual = Costo del activo / vida útil asignada

Mensual = Costo del activo * meses /Vida útil *12 meses

Diario = Costo del activo * días / vida útil*360

Ej. La empresa Doña Ana, tiene un edificio por valor de $ 36.000 a precio de costo. Con una
vida útil de 20 años.

Anual = $ 1.800 año

Mensual = $ 150 mes

Diario = $ 5 día

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Registro de los gastos de depreciación en el libro diario.

Cuenta PM Debito Crédito

5160 gastos depreciación 76 150
1592 depreciación Acumulada 23 150

¿Y porque usamos estas cuentas?

(5160) se vera reflejada en el estado de resultados

(1592) se vera reflejada en el balance general y resta al costo del edificio.

Ej. Doña Ana tiene un equipo de oficina que costo $ 5.400, se supone que su vida útil es de 10
años.

Se pide:

a. Calcular el valor de la depreciación del mes

b. Registro contable

Cuenta PM Debito Crédito

General mente la depreciación no se reconoce sino hasta que las operaciones del negocio
comienzan, es decir, hasta que el activo este en Uso. Después de realizar los ajustes elaboramos
el balance de prueba ajustado.

BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO

EMPRESA BUEN GUSTO
ENERO 31 DE 2012
CUENTA DEBITO CREDITO
BANCOS 15.490
CUENTAS POR COBRAR 17.890
TERRENO 130.000
EDIFICIO 36.000
Depreciación acumulada 150
EQUIPO DE OFICINA 5.400
Depreciación acumulada 45
CUENTAS POR PAGAR 23.814
UTILIDAD 1.800
CAPITAL 180.000
INGRESOS 10.640
GASTOS PUBLICIDAD 630
GASTOS SALARIOS 7.100
GASTOS TELEFONO 144
Gastos de Depreciación 150
Gastos de depreciación 45
SUMAS IGUALES 214.649 214.649

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