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ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

FORMULAR EL PROYECTO DE INVERSIÓN

IDENTIFICACIÓN, FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

AUTORES
JUAN CHACON

TUTOR
MAURICIO MONROY

UNIVERSIDAD EAN
BOGOTÁ D.C., FEBRERO 2020
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RESUMEN

El presente trabajo tiene como objetivo identificar los diferentes elementos que se contemplan
el proceso de análisis e inversión de proyectos, para esto, se tomaron tres ideas identificadas
como potenciales proyectos y se aplicaron conforme a la estructura dada por
Arboleda. Posteriormente, se realiza el análisis de las tres (3) oportunidades, y de ellas se escoge
la que obtuvo mejor puntuación, teniendo en cuenta el desarrollo del producto, mercado, sector
industrial, aspectos económicos y financieros, aspectos de sostenibilidad, cualidades del
empresario.  

PALABRAS CLAVE: proyectos, identificación, mercado, sector, económico,

financiero, clasificación.
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Tabla de Contenido

1 Introducción 6

2 Descripción de las Ideas 7

3 Resúmen Cualitativas 8

4 Decisiones 9

5 Análisis completo Idea 1 10

6 Referencias. 16
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Lista de tablas

Tabla 1 Descripción principal de las ideas......................................................................................7

Tabla 2 Descripción de la idea 1......................................................................................................7
Tabla 3 Descripción de la idea 2......................................................................................................8
Tabla 4 Descripción de la idea 3......................................................................................................8
Tabla 5 Resultado de evaluación (Perceptual Cualitativa) de las oportunidades de negocio..........9
Tabla 6 Margen de contribución por unidad de venta.....................................................................9
Tabla 7 Análisis completo financiero ...........................................................................................10
Tabla 8 RACI.................................................................................................................................12
Tabla 9 Análisis de factibilidad para soluciones documentales...................................................14
Tabla 10 Visualización de restricciones, riesgos y dependencia de las alternativas.....................14
Tabla 11 Análisis de indicadores de inversión..............................................................................15
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Lista de figuras

Ilustración 1 Aspectos WH............................................................................................................11

Ilustración 2 DOFA Idea 1............................................................................................................12
 6

1 Introducción

Teniendo en cuenta que a nivel empresarial, la gran mayoría de las organizaciones cuenta
con un sistema de archivo de información, considerando a su criterio si es lo correcto, pero no
siempre están alineados con lo que expone la normativa a nivel nacional, y por lo tanto no
cumplen con lo estipulado por la ley, en cuanto a la organización interna como externa y su
respectiva disposición final de ésta información.
Basándonos en esa información nace la idea de Soluciones Documentales, una empresa de
asesoría la cual quiere brindar servicios de consultoría en gestión documental, suministrando a
las empresas un panorama del estado actual de la información e indicándole las practicas
archivísticas que deben adoptar.
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2 Descripción de las Ideas

A continuación se dan a conocer las tres ideas propuestas por el equipo de trabajo,
teniendo en cuenta la necesidad, cantidad de empleados y sus respectivos salarios.
Tabla 1 Descripción principal de las ideas
Nº NOMBRE DE LA IDEA DESCRIPCIÓN DE LA IDEA NECESIDAD QUE SATISFACERÁ FUENTE
Estudios de mercado
Cámara de Comercio de Bogotá. (2019).
Bogotá ciudad de oportunidades para los
Brindar servicios de consultoria en gestion documental, suministrando
negocios. Bogotá: Cámara de Comercio de
1 Soluciones Documentales. a las empresas un panorama del estado actual de la informacion e Servicios de Gestión Documental
Bogotá.
indicandole las practicas archivisticas que deben adoptar.
DANE. (2019). Boletín Técnico Encuesta
Anual de Servicios EAS 2018. Bogotá:
DANE.
Consultoria en proyectos Ofrecer servicios de consultoría en proyectos de software,
2 Gestión de proyectos de software
de software conformación de BPO, tracking
Metrology and Ofrecer servicios de metrologìa y maquinado para componentes de Disminuciòn de tiempos de entrega,
3 Manufacturing Express motor diesel y gasolina en tiempos cortos, con personal calificado, metrologìa fiable y manufactura de Estudio de negocios existentes
(MEMAPRESS) instrumentos de ùltima tecnologìa y reportes de calidad. calidad.

Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

Tabla 2 Descripción de la idea 1

NOMBRE DE LA IDEA DESCRIPCIÓN DE LA IDEA
Brindar servicios de consultoria en gestion documental, suministrando a las empresas un panorama del estado
Soluciones Documentales.
actual de la informacion e indicandole las practicas archivisticas que deben adoptar.

SALARIO
Salario
NÓMINA Cant. TOTAL
Mes
Mes
Empleado 1 (Gerente o Administrador, mas de 3´000,000) 1 3.500.000 5.775.000
Empleado 2 (Nivel alto, entre 2´000,000 y 2´999,999) 1 2.500.000 4.125.000
EMPLEADOS Tabla
Empleado 3 (Nivel medio, entre 2. Salarios
1´000,000 Idea 1
y 1´999,999) 2 1.800.000 5.940.000
Empleado 4 (Nivel bajo, entre 500,000 y 999,999) 0
Empleado 5 (Salario mínimo) 0
TOTAL NOMINA MENSUAL APROX. 15.840.000

Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

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Tabla 3 Descripción de la idea 2.

NOMBRE DE LA IDEA DESCRIPCIÓN DE LA IDEA
Consultoria en proyectos
Ofrecer servicios de consultoría en proyectos de software, conformación de BPO, tracking
de software

SALARIO
Salario
NÓMINA Cant. TOTAL
. Mes
Mes
Empleado 1 (Gerente o Administrador, mas de 3´000,000) 1 4.500.000 7.425.000
Empleado 2 (Nivel alto, entre 2´000,000 y 2´999,999) 1 2.800.000 4.620.000
EMPLEADOS Empleado 3 (Nivel medio, entre 1´000,000 y 1´999,999) 2 1.800.000 5.940.000
Empleado 4 (Nivel bajo, entre 500,000 y 999,999) 2 900.000 2.970.000
Empleado 5 (Salario mínimo) 0
TOTAL NOMINA MENSUAL APROX. 20.955.000

Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

Tabla 4 Descripción de la idea 3

NOMBRE DE LA IDEA DESCRIPCIÓN DE LA IDEA

Metrology and
Ofrecer servicios de metrologìa y maquinado para componentes de motor diesel y gasolina en tiempos cortos,
Manufacturing Express
con personal calificado, instrumentos de ùltima tecnologìa y reportes de calidad.
(MEMAPRESS)

SALARIO
Salario
NÓMINA Cant. TOTAL
Mes
Mes
Empleado 1 (Gerente o Administrador, mas de 5´000,000) 1 4.000.000 6.600.000
Empleado 2 (Nivel alto, entre 3´000,000 y 2´999,999) 2 2.500.000 8.250.000
EMPLEADOS Empleado 3 (Nivel medio, entre 1´000,000 y 1´999,999) 3 1.700.000 8.415.000
Empleado 4 (Nivel bajo, entre 500,000 y 999,999) 2 900.000 2.970.000
Empleado 5 (Salario mínimo) 0
TOTAL NOMINA MENSUAL APROX. 26.235.000

Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

3 Resúmen Cualitativas
A continuación, se encontrarán los resultados obtenidos, después de realizar la evaluación
de cada una de las ideas en el desarrollo del producto, mercado, sector industrial, aspectos
económicos y financieros, aspectos de sostenibilidad y cualidades del empresario.
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Tabla 5 Resultado de evaluación (Perceptual Cualitativa) de las oportunidades de

negocio
Consultoria en proyectos de Metrology and Manufacturing
Soluciones Documentales
software Express (MEMAPRESS)
IDEA 1 IDEA 2 IDEA 3
DESARROLLO DEL PRODUCTO / SERVICIO 17 16 18
MERCADO 30 28 26
SECTOR INDUSTRIAL 22 29 27
ASPECTOS ECONÓMICO-FINANCIEROS 23 21 12
ASPECTOS DE SOSTENIBILIDAD 231 209 218
CUALIDADES DEL EMPRESARIO 25 24 20
Subtotal 348 327 321
TOTAL (Subtotal/6) 58 54,5 53,5
Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

Como análisis principal, se observó que la Idea 1, en los Aspectos de Sostenibilidad

tuvo un puntaje muy superior a las otras dos ideas y esto se debe a que dentro de éste aspecto se
evaluaron diez factores, de los cuales la Idea 1 tuvo ocho en los que tuvo un puntaje superior a
las otras dos ideas, de lo cual podemos concluir que la Idea 1, tiene un alto porcentaje de
sostenibilidad, por ende podría ser un gran valor agregado durante su planeación y ejecución.

4 Decisiones
A continuación se dan a conocer las variables financieras que se evaluaron para analizar
cuál es la idea en la que se debería invertir, teniendo en cuenta la inversión, costos e ingresos.

Tabla 6 Margen de contribución por unidad de venta.

IDEA DE NEGOCIO VARIABLES A EVALUAR
PRECIO
COSTO DIRECTO MARGEN DE
ESTIMADO DE
ESTIMADO POR CONTRIBUCIÓN
Nº NOMBRE DESCRIPCIÓN VENTA POR CADA
UNIDAD DE POR UNIDAD DE
UNIDAD DE
VENTA VENTA
VENTA
Brindar servicios de consultoria en gestion documental, suministrando a
1 Soluciones Documentales las empresas un panorama del estado actual de la informacion e 12.000.000 500.000 11.500.000
indicandole las practicas archivisticas que deben adoptar.

Consultoria en proyectos Ofrecer servicios de consultoría en proyectos de software, conformación

2 16.000.000 4.000.000 12.000.000
de software de BPO, tracking

Metrology and Ofrecer servicios de metrologìa y maquinado para componentes de motor

3 Manufacturing Express diesel y gasolina en tiempos cortos, con personal calificado, instrumentos 1.800.000 600.000 1.200.000
(MEMAPRESS) de ùltima tecnologìa y reportes de calidad.

Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

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Tabla 7 Análisis completo financiero

MAS VARIABLES A EVALUAR DECISIONES A TOMAR
De 1 a 3, cual idea le
Retribución "Viabilidad" (iv) del
Valor estimado de las Valor total estimado Esfuerzo de ventas "Se metería" en el llama mas la
esperada mes por negocio para usted:
Nº inversiones necesarias de costos fijos mes mensual requerido (en negocio?: S, Si; N, atención (como para
"estar" en el A, Alta; M, Media;
para iniciar el negocio (i) (ii) unidades de venta) No iniciarla) y cual
negocio (iii) B, Baja
después
1 58.060.000 16.120.000 2.000.000 6,6 A S 1
2 74.615.000 21.455.000 5.000.000 8,4 M S 2
3 1.593.705.000 26.235.000 10.000.000 1.358,3 A S 3

Fuente. Zuluaga, 2019- Análisis de Oportunidades de negocio

Teniendo en cuenta la información anterior se puede concluir que la Idea 1 es la más

conveniente para invertir; ya que al ser una consultoría requiere una inversión menor que las
otras dos ideas, y adicional a esto la retribución esperada por mes al estar en el negocio, va a ser
mayor teniendo en cuenta la inversión y los costos fijos por mes. Adicional a lo expuesto
anteriormente, al ser un servicio requerido por una normativa a nivel nacional y que en muchas
organizaciones actualmente no tienen implementado un orden documental adecuado, la
comercialización de éste tipo de proyecto resulta más atractivo para el mercado, por lo tanto
puede tener una gran acogida en un tiempo más corto.

5 Análisis completo Idea 1

Idea de negocio: Soluciones Documentales:
Una vez realizado el análisis de diferentes ideas de negocio, se tiene como resultado que
el servicio de brindar soluciones documentales a las diferentes empresas sin importar su tamaño,
resulta una idea de negocio viable en la que traería una retribución económica con un nivel de
esfuerzo equilibrado frente a lo invertido. Lo anterior es el resultado de evaluar el problema, la
oportunidad y la situación actual del servicio que se quiere ofrecer; estos aspectos se encuentran
detallados en el presente resumen ejecutivo.

Problema identificado: El proceso de gestión documental en las empresas no es

reconocido, lo que ha ocasionado el manejo inadecuado de la información al interior de las
empresas. Esto se logra identificar al momento de indagar sobre la existencia de un área o
responsable de ejecutar actividades archivísticas al interior de las empresas, entre las que se
destacan a Varichem de Colombia GEPS S.A.S, ARDCO Construcciones y Expresos especiales
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el dorado S.A. quienes actualmente organizan su documentación sin ningún criterio archivístico,
lo que genera dificultades en la toma de decisiones e incumplimientos normativos.

Oportunidad de negocio: En este aspecto se destacan tres factores, el primero es el sector

servicios al que se encuentra asociado a la idea de negocio, el cual según cifras del DANE ha
tenido un aumento del 6,3% de variación en sus servicios operacionales según el ultimo estudio
anual del sector. El segundo factor que se destaca es la ciudad en la que se crearía la empresa la
cual es Bogotá, siendo esta según estudios de la Cámara de comercio la ciudad que tiene la base
empresarial más grande con más de 424 mil empresas registradas, lo que implica una
oportunidad para el servicio que se ofrece ya que toda empresa maneja información.
El tercer factor es la normatividad archivística que debe cumplir cada empresa sin
importar el sector al que pertenece, entre esta normatividad se encuentra la ley general de
archivos (594 de 2000) y las diferentes resoluciones de adopción de la misma como la 8934 de
2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio y la resolución 061583 de 2016 de la
Superintendencia de Puertos y Transportes.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, la idea de negocio se resume dando
respuesta a los siguientes interrogantes:
Ilustración 1 Aspectos WH
QUE - WHAT

QUIEN - WHO
Brindar servicios
de consultoria en POR QUE - WHY
gestion Un grupo de
documental. profesionales en DONDE - WHERE
la disciplina Existe la
archivistica con necesidad en las CUANDO -
amplia empresas de tratar Inicialmente en la WHEN
experiencia en la la documentación ciudad de Bogotá
materia. con criterios la cual cuenta con Una vez se
archivisticos para un amplio sector obtenga la
facilitar su empresarial. inversion inicial,
gestión. lo cual se
presupuesta para
el primer semestre
del 2020.

Fuente. Elaboración propia

Situación actual del servicio: Una vez identificada la viabilidad del proyecto, se procede a
analizar la situación actual del servicio que se va a ofrecer, en este aspecto se llevó a cabo un
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estudio de mercado con las empresas que ofrecen los mismos servicios (Iron Mountain, Thomas
Greg, Almarchivos, Blue One Solution, Tandem, Procesos y Servicios) con lo que se obtuvo un
promedio de lo que se cobra en el mercado por elaboración de instrumentos archivísticos,
organización documental, digitalización y capacitaciones.
De igual manera, al tener clara la existencia de empresas posicionadas en el mercado que
ofrecen este tipo de servicios, se ve la necesidad de identificar las estrategias a adoptar para
superar los obstáculos y cumplir con los objetivos, estas estrategias se identificaron mediante el
análisis DOFA o Swot Smart.
Ilustración 2 DOFA Idea 1

Fuente. Elaboración propia

Partiendo de las estrategias definidas, se establecen responsabilidades frente a las

actividades generales que se deben ejecutar en el proyecto:

Tabla 8 RACI

Fuente. Elaboración propia

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Una vez abordado todo el panorama frente al servicio que se va a suministrar, se puede
indicar que el proyecto cuenta con gran aceptación teniendo en cuenta que es un servicio que,
aunque ya se ofrece en el mercado, aun es desconocido por muchas empresas, lo que implica una
alta probabilidad de aceptación por el cliente. De igual forma, partiendo de las fortalezas
identificadas, el cliente obtendrá un servicio basado en la normatividad y con calidad.
Finalmente, vale la pena destacar que este servicio termina resumiéndose en información
organizada para la toma de decisiones, investigaciones y generación del conocimiento, siendo
esta la contribución social que brinda la disciplina archivística.

Recomendación: luego de definida la necesidad (organización documental conforme a

criterios archivísticos) y estudiar la situación actual de la oportunidad de negocio, se establece
que para poder resolver las necesidades de este nicho de mercado se ofrecerá en general 7
servicios entre los cuales se encuentran: inventarios, tablas de retención documental, PGD (Plan
de Gestión Documental), tablas de valoración, digitalización, capacitaciones y eliminación de
archivos. Por otro lado, el estudio de la situación actual permitió también segmentar las
oportunidades de negocio según el tamaño de la información, ya que, para este caso, una
organización de proporciones mayores y con bastantes años en el mercado contará con grandes
flujos de información retenida (incrementando el tiempo y los recursos) a comparación de una
compañía recientemente establecida con un tamaño documental pequeño. Claramente, las
empresas de gran tamaño contarán con mayor capital dispuesto frente a la necesidad de la
gestión documental, por lo que podrá ofrecerse todos los servicios del portafolio. A continuación,
se muestra un modelo de screening de puntuación simplificado basado en (Jeffrey K, 2015);
tomando una segmentación para proyectos con flujo alto por organizar (alto > 30m lineales) y
otra con flujo bajo (bajo < 30m lineales).
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Tabla 9 Análisis de factibilidad para soluciones documentales.

MODELO DE PUNTUACIÓN SIMPLIFICADO PARA SOLUCIONES DOCUMENTALES
Importancia Puntaje
Proyecto Criterio Puntaje
Relativa relativo
Riesgo operacional 2 1 2
Herramientas tecnológicas 2 3 6
Gestión documental
Costo-efectividad 1 3 3
de flujo alto
Tiempo 3 3 9
Puntaje total 20
Riesgo operacional 2 1 2
Herramientas tecnológicas 2 2 4
Gestión documental
Costo-efectividad 1 3 3
de flujo bajo
Tiempo 3 2 6
Puntaje total 15

Fuente. Elaboración propia

Al observar los resultados arrojados por el análisis de factibilidad para proyectos de flujos
de mayor o menor tamaño, se encuentra que aquel con mayor flujo de gestión documental
obtiene una puntación superior, diferenciándose por el uso de herramientas tecnológicas y mayor
tiempo de ejecución respecto a los de flujo bajo.
Por otro lado, se analizan las restricciones, riesgos y dependencia de las opciones de
proyecto. El resultado obtenido resulta particular ya que muestra que independientemente de si
es un proyecto con flujo alto o bajo de información los factores a tener en cuenta son
exactamente los mismos con la diferencia de que en el flujo alto existirá mayor dificultad en la
búsqueda de información.
Tabla 10 Visualización de restricciones, riesgos y dependencia de las alternativas.
Proyecto Restricciones Riesgos Dependencia
*Desconocimiento de normas específi cas
* Documentación de procesos o
Gestión documental *Inversión que la entidad quiera para asignación de tiempos de retención.
flujos por parte de la compañía.
realizar respecto a su gestión * Incorrecta clasificación de la información.
de flujo alto documental. *Mayor difi cultad en la busqueda de
*Clausulas de confidencialidad en
el manejo de datos e información.
información.

Gestión documental *Inversión que la entidad quiera
realizar respecto a su gestión
de flujo bajo
documental.
* Documentación de procesos o
*Desconocimiento de normas específi cas
flujos por parte de la compañía.
para asignación de tiempos de retención.
*Clausulas de confidencialidad en
* Incorrecta clasificación de la información.
el manejo de datos e información.

Fuente. Elaboración propia

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Finalmente, siguiendo los lineamientos para un caso de negocio dados por el PMBOK
GUIDE (Institute, 2017) , se realiza un análisis financiero del caso de negocio obteniendo los
siguientes resultados:
Tabla 11 Análisis de indicadores de inversión.

ANÁLISIS DE LA INVERSIÓN PARA EL PERIODO DE UN AÑO JUNTANDO AMBAS

OPCIONES POTENCIALES

Meses Flujo de caja Descripción

0 -$26,120,000.00
1 $1,880,000.00
2 $1,880,000.00
3 $31,564,000.00 El cálculo de los indicadores VPN, TIR y
BC se realizó basado en una inversión
4 $1,880,000.00
inicial de $26,120,000.00, gastos
5 $1,880,000.00
mensuales de operación de
6 $31,564,000.00 $16,120,000.00, ingresos por proyectos
7 $1,880,000.00 de flujo bajo de $20,000,000.00 los
8 $1,880,000.00 meses (1,2,4,5,7,8,10 y 12) e ingresos
por proyectos de flujo alto de
9 $31,564,000.00
$47,000,000.00 cuatro veces al año
10 $1,880,000.00
distribuidas equitativamente. Cálculos
11 $1,880,000.00 basados con una tasa de descuento del
12 $31,564,000.00 10%
VPN $37,078,572.55
TIR 33.69%
BC 2.83

Fuente. Elaboración propia

Como conclusión se obtiene que llevar a cabo ambas alternativas durante el mismo
periodo resulta altamente atractivo desde el punto de vista financiero y operativo, teniendo en
cuenta que los procesos serían los mismos para ambos casos cambiando únicamente el volumen
de trabajo.
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6 Referencias.

ARBOLEDA, G. (2013). PROYECTOS identificación, formulación, evaluación y gerencia (2

Edición). Alfaomega.
Almacenamiento y Organización Documental . Bogotá, Colombia: IDIGER.
Institute, P. M. (2017). Guide to the Project Management Body of Knowledge (P. M. Institute
(sexta)).
Jeffrey K, P. (2015). GERENCIA DE PROYECTOS (Tercera). PEARSON.