ENSAYO

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y servir.

Aunque, la más importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para
preservar la memoria histórica. Hoy queremos hacer un breve repaso sobre
el origen y la evolución de la archivística.
 Edad Antigua: Durante esta época, los templos y los palacios de las
antiguas civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos
 Edad Media: El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba
reservado a los que tenían la autoridad para legislar
 Edad Moderna: En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la
evolución de la archivística.
Como hemos indicado en otras ocasiones, la figura que se encarga de administrar
y gestionar los archivos es el archivero. Su labor, aunque no esté todo lo
reconocida que debería en la sociedad, es vital para la preservación de
nuestra memoria histórica y para la difusión de la cultura ya que los
archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación. Los documentos son gestionados en
los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
Los archivos forman parte esencial de los recursos de la información de un país,
de un desarrollo histórico. Su importancia se podrá comprender por el valor que se
tenga ya sea administrativos, investigativos, económico, social, científico y en
comunidad en general.
Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma
ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz,
con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier
documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.
Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar, custodiar y
facilitar documentos, el material de archivo más común lo constituyen: carpetas, L
archivadores tipo Z, guías, electrónicos, etc.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados, además sirve como
medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado,
también sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende
demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo

Los archivos se pueden clasificar de la siguiente forma:

 I. Archivos Activos: Son documentos del año en curso o que se encuentren
en proceso de consulta o solución.
II. Semiactivo: Contienen documentos con más de un año de resguardo, que
se pueden llegar a consultar, pero de una forma esporádica.
III. Inactivos o muerto: Recoge los documentos que conservan valor histórico
Estos se resguardan por su importancia ya que pueden ser empleados en
lo administrativo de una empresa.

Actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los cuales

se almacena de forma permanente la información en el disco duro, el proceso
consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de datos,
almacenamiento, administración y transporte de los archivos físicos. La
importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy
importante, estos se tienen que ubicar en un lugar donde no exista ningún peligro
en el entorno.