Guia Organizacion Archivos Acumulados UN Abril 22 2008 PDF

GUÍA PARA LA
ORGANIZACIÓN Y VALORACIÓN
DE
ARCHIVOS ACUMULADOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

SECRETARÍA GENERAL
UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
GUÍA METODOLÓGICA
PARA LA ORGANIZACIÓN Y VALORACIÓN
DE ARCHIVOS ACUMULADOS
Equipo de Trabajo
Sara Lucía Amaya Pinto: Directora Unidad Nacional de Archivo
Sandra Viviana Reyes Velandia: Contratista
Ángela Liliana Ramírez: Contratista
Colaboración:
Ricardo Gutiérrez Rodríguez: Asistente de apoyo en el Manual de
Procesos y procedimientos del
Sistema Nacional de Archivos
Asesoría:
Archivo General de la Nación
Bogotá D.C., Ciudad Universitaria

Septiembre de 2006
Actualización marzo de 2008
2
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ..........................................................................................................................................5
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................6
OBJETIVOS DE LA GUÍA .............................................................................................................................9
1. General..........................................................................................................................................9
2. Específicos.....................................................................................................................................9
MARCO INSTITUCIONAL.........................................................................................................................10
METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN .........................................................................................11
DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS ........................................................................................................11
OBJETIVOS .................................................................................................................................................12
1. General ...................................................................................................................................12
2. Específicos ..............................................................................................................................12
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS .................................................................................13
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS ...................................................................13
1. DIAGNÓSTICO..........................................................................................................................13
2. PLAN DE TRABAJO ...................................................................................................................14
La organización de los archivos exige el uso permanente de gafas protectoras, tapabocas, guantes y
bata, así como la correcta postura durante la labor para evitar riesgos en la salud................................15
3. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL.....................................................15
3.1. Recopilación de fuentes y diligenciamiento del formato “Listado de Normatividad y Otras
Fuentes” ...................................................................................................................................................16
3.2. Análisis de las fuentes..................................................................................................................19
II CLASIFICACIÓN....................................................................................................................23
1. LIMPIEZA EXTERNA.............................................................................................................23
2. IDENTIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS.............23
7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR ..25
10. AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN.................................................................25
11. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE
CLASIFICACIÓN.................................................................................................................................26
III VALORACIÓN .......................................................................................................................27
1. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
(T.V.D.) ....................................................................................................................................................27
2.1. Evaluación e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisión de Valoración..31
2.2. Aval del Comité de Archivo de la Universidad .......................................................................31
2.3. Aprobación de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nación...........................31
3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL .....................................32
IV ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN.............................................................................................33
1. ORDENACIÓN......................................................................................................................34
1.1. Preparación física ........................................................................................................................34
1.2. Ordenación cronológica y depuración........................................................................................34
1.3. Almacenamiento y marcación definitiva......................................................................................35
3
1.4. Disposición física de los documentos..........................................................................................37
2. FOLIACIÓN ...........................................................................................................................37
3. DESCRIPCIÓN.......................................................................................................................39
GLOSARIO..................................................................................................................................................41
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................43
ANEXOS .....................................................................................................................................................44
4
PRESENTACIÓN
Este documento es una versión ajustada de la Guía para la Organización y Valoración de Archivos
Acumulados enviada a las sedes en el año 2006 y presenta la nueva propuesta metodológica para
la elaboración de Tablas de Valoración Documental. Esta nueva metodología fue presentada y
aprobada durante el Comité Nacional de Archivo del 14 de diciembre de 2007.
Teniendo en cuenta que la Unidad Nacional de Archivo adelanta el proyecto “Culminación de los
Procesos de Organización y Recuperación de la Memoria Documental de la Universidad Nacional de
Colombia 2007-2009” en el cual se propone como una de las metas, concluir los procesos de
archivo, y que para finalizar la organización de los Archivos Acumulados se hace necesario llevar a
cabo la propuesta de Tablas de Valoración Documental, lo cual implica una serie de procesos
complejos y que requieren tiempo e inversión; la Unidad Nacional de Archivo ha trabajado en
una propuesta que optimice el tiempo y los recursos y que cumpla la misma finalidad, sin
interferir con el proceso de organización documental que actualmente adelantan las sedes. La
idea es que ciñéndose tanto a las prescripciones legales como a las disposiciones técnicas
emitidas por los entes encargados1, sea factible implementar en las sedes, una metodología de
organización más eficiente que a mediano plazo, se traduzca en una mayor eficiencia del proceso
de organización que permita cumplir las metas de los proyectos de las sedes y el Nivel Nacional;
la incorporación de los Archivos Acumulados al Sistema de Archivos de la Universidad; la
liberación de espacios y recursos hasta ahora destinados a la tenencia de estos archivos; y la
recuperación del patrimonio documental histórico de la Universidad.
El propósito fundamental de la UNA es desarrollar, en estrecha colaboración con cada una de las
sedes y con base en su propia experiencia, mecanismos alternos que contribuyan a hacer más
eficaz la valoración documental. Desde esta perspectiva, el punto de partida para el diseño de
estrategias efectivas que permitan optimizar la organización documental, es la coordinación entre
este proceso y la elaboración de las Tablas de Valoración Documental. En la medida en que se ha
avanzado en el tema, se ha observado que no es indispensable aplicar determinados
procedimientos a la totalidad de las series, debido a que buena parte de éstas carecen de valores
secundarios y por tanto son susceptibles de eliminación. En consecuencia, no resulta productivo
invertir tiempo y recursos en estas series y en cambio se puede agilizar el trabajo. Se trata
entonces de avanzar en la ejecución de los procedimientos técnicos de la organización
documental que son estrictamente necesarios para iniciar la fase de valoración, mientras que
actividades más onerosas como la foliación, la depuración, el desdoblamiento de los folios, el
cambio de unidades de conservación y la ordenación, pueden realizarse con posterioridad a la
valoración, únicamente sobre la documentación a conservar. Los documentos que van a ser
eliminados, recibirán un tratamiento distinto dentro de los requerimientos técnicos establecidos.
De otro lado, la definición de series transversales en los archivos de la Universidad como:

Comprobantes de Pago, Estados Financieros y Movimientos de Almacén, entre otras, y que son
1
Ley General de Archivos, 594 de 2000 del Congreso de Colombia, Reglamento General de Archivos de la Nación, Acuerdo 07 de 1994 y
Acuerdo 002 de 2004 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y Resoluciones 385 y 386 de 2003 de la Rectoría de la Universidad.
5
comunes para todas las sedes, permitirá optimizar el proceso de elaboración de las TVD, por
cuanto hará posible que se definan tanto los tiempos de retención como la disposición final de
dichas series por una única vez, y de este modo, aplicarlos luego a las TVD de todas las sedes.
Esta actividad está estrechamente relacionada con el estudio de series que se está llevando a
cabo en la Unidad Nacional de Archivo.
La revisión de la propuesta de TVD para determinar el valor de las series, estará a cargo de una
Comisión Evaluadora. Este proceso debe hacerse antes de presentar las TVD ante el Comité de
Archivo de la Universidad y de ser enviadas al Archivo General de la Nación para su aprobación.
La Unidad Nacional de Archivo está trabajando en la definición de los perfiles, mecanismos y
actividades de la Comisión Evaluadora. Teniendo en cuenta las grandes áreas de actividades de la
Universidad como el componente académico y el administrativo, esta definición se realizará de
acuerdo con el contenido de las Tablas de Valoración, sus insumos y el estudio de series.
El objetivo del cambio en la metodología es acelerar el proceso de evaluación y aprobación y

posteriormente su aplicación antes de concluir la vigencia del Proyecto de Archivo para poder
cubrir con sus recursos los procesos necesarios.
6
INTRODUCCIÓN
Los avances logrados en la Universidad Nacional de Colombia en relación con la labor archivística
durante los últimos años han permitido abordar temas que, como el de los archivos acumulados,
merecen una atención especial, dado que a través de la organización de esta documentación, la
institución adelanta una serie de actividades que le permiten preservar y difundir buena parte de
su patrimonio documental. Así, mediante proyectos de inversión, las unidades técnicas adelantan
la organización de estos archivos no sólo para actualizar los procesos necesarios, sino para
fortalecer y consolidar el Sistema de Archivos de la Universidad SAUN.
Debido a la inexistencia o precariedad de una teoría archivística y de lineamientos técnicos para

el manejo documental, así como de normas que determinaran la conservación de los
documentos, antes de la década del noventa, la documentación generada por las instituciones se
fue acumulando sin criterios adecuados de organización, conservación o consulta, lo que
ocasionó el fenómeno que hoy se denomina como Archivos Acumulados. Estos se definen como
“documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio
archivístico determinado de organización y de conservación”2 los cuales deben ser asimilados por
el Sistema de Archivos de tal manera que sean dispuestos para su preservación y consulta, ya que
al finalizar la intervención técnica el archivo acumulado deja de existir y sus documentos se
transfieren al archivo central, al histórico o se eliminan, dependiendo de su contenido informativo
y la importancia que aun representen para la gestión de las oficinas o para la historia.
Esta guía intenta ser un instrumento que facilite de manera general y en el contexto de la
Universidad, el desarrollo de la organización de la gran masa documental que conforma los
archivos acumulados existentes tanto en las sedes como en el Nivel Nacional y de esta forma
contribuir a la preservación del patrimonio documental y resolver la situación que actualmente
presentan estos archivos e incorporarlos organizadamente al Sistema de Archivos.
El presente documento contiene aspectos que orientan sobre la organización de los archivos
acumulados de una manera general, teniendo en cuenta los pasos metodológicos y los procesos
técnicos que han sido diseñados para tal fin. Tiene como fuente de inspiración el Manual de
Organización de Fondos Acumulados, publicado por el Archivo General de la Nación en abril de
20043, la experiencia en la organización de uno de los archivos acumulados de la Universidad y el
contexto de la misma. La guía está dirigida a las personas que por sus funciones, son las
responsables del desarrollo y aplicación de los procesos archivísticos en la Institución.
La guía está dividida en los siguientes aspectos: un marco institucional en el que se describe tanto
el carácter institucional como sus componentes estructurales. Los objetivos de la guía que indican
2
MANUAL DE organización de fondos acumulados. Bogotá: Archivo General de la Nación, abril de 2004, p. 13.
3
MANUAL DE organización de fondos acumulados. Bogotá: Archivo General de la Nación, abril de 2004.
7
la finalidad del documento y el componente metodológico que define y describe los
procedimientos a implementar para llevar a cabo el proceso de esta organización.
8
OBJETIVOS DE LA GUÍA
1. General
Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen bajo su responsabilidad la organización de
los archivos y la preservación del patrimonio documental, un instrumento orientador que apoye
la organización y valoración de los archivos que se han venido acumulando de manera
desordenada en diferentes lugares de la Institución a lo largo de su existencia con el fin de
incorporarlos al sistema de archivos institucional.
2. Específicos
A. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre los aspectos
que es necesario tener en cuenta para la organización y valoración de los archivos
acumulados.
B. Divulgar y presentar la metodología para la organización de los archivos acumulados.
C. Constituirse como un instrumento de apoyo para el rescate e incorporación de los
documentos que permanecen acumulados y en riesgo de desaparecer al Sistema de
Archivos de la Universidad.
9
MARCO INSTITUCIONAL
La Universidad Nacional de Colombia como institución autónoma de naturaleza pública, se rige

por las normas expedidas por el poder ejecutivo, el legislativo y las autoridades administrativas de
la Nación para regular temas como el de la preservación y difusión del patrimonio documental.
En este sentido y bajo el marco de la Ley General de Archivos y otras normas4, la Rectoría de la
Universidad expidió en el año 2003, las resoluciones 385 “Por la cual se fijan las políticas
gubernamentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivo” y 386 “Por la
cual se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad”.
Las políticas documentales y el sistema de archivos son la estructura flexible con vocación de
permanencia con la cual cuenta la Universidad como recurso institucional para proyectar en el
tiempo y garantizar el desarrollo de las responsabilidades de la entidad con su patrimonio
documental, como campo institucional de soporte a la misión de la Institución5.
El Sistema de Archivos de la Universidad Nacional se define como: “…el conjunto estructurado de

dependencias universitarias, cuerpos colegiados y componentes de índole archivística, jurídica y
técnica, que de forma sistémica, estructuran y desarrollan en todos los niveles de forma ordenada, la
administración de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por la
institución a través de su red de archivos de Gestión, Satélites, Especiales y Centrales e Históricos”6.
Este sistema está compuesto, en cada uno de los niveles de la siguiente manera: en el Nivel
Nacional, por el Consejo Superior Universitario, el Comité de Archivo de la Universidad, la
Rectoría General, la Secretaría General y la Unidad Nacional de Archivo. En las sedes, por el
respectivo Consejo de Sede, el Comité de Archivo de la sede, la Vicerrectoría de Sede, la
Secretaría de Sede y la Unidad de Archivo correspondiente y en el nivel de facultades se
compone del Consejo de Facultad, el Comité de Archivo de la Facultad, la Decanatura y la
Secretaría de Facultad.
Por su parte, la Resolución 386 establece las directrices y lineamientos técnicos y de

funcionamiento básicos sobre los que se debe desarrollar el sistema de archivos7. A nivel interno
también deben reseñarse los documentos de carácter técnico (manuales, guías, estudios,
conceptos, circulares) como parte del andamiaje institucional de la administración de los archivos
universitarios.
4
Normas como el Reglamento General de Archivos de Colombia, Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.
5
Las políticas documentales son: Reconocimiento del patrimonio documental, autorregulación, modernización y construcción de una cultura
archivística.
6
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 385 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar.,
2003); p. 21.
7
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 386 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar.,
2003); p. 25-31.
10
METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS
Debido a que los documentos de una institución se organizan de acuerdo con su estructura
orgánica y funcional y los cambios que a lo largo de su historia han acaecido y dada la complejidad
de la Universidad Nacional y de los procedimientos para la organización de los archivos
acumulados, en esta guía no se contemplan las inquietudes particulares que surjan a lo largo de
dicha organización. Por lo tanto, estas inquietudes pueden ser consultadas a la Unidad Nacional
de Archivo a fin de lograr resultados homogéneos en todas las sedes de la Universidad.
En un comienzo, los Archivos Acumulados se organizaron llevando a cabo la limpieza de los

documentos, su ordenación, almacenamiento en unidades de conservación adecuadas, la
marcación de las mismas y la elaboración del inventario documental, así como la ubicación en
lugares adecuados para su conservación. A partir de la publicación del Manual de Organización de
Archivos Acumulados por parte del Archivo General de la Nación, se integró a dicho proceso la
depuración de manera simultánea con la organización y la valoración para llegar a la propuesta de
Tablas de Valoración Documental. Con este ajuste a la metodología se observaron los beneficios
de contar con mayor claridad en el proceso de organización.
Sin embargo, la experiencia con los Fondos Acumulados de la Universidad y la premura de

finalizar su organización, hicieron manifiesta la necesidad de buscar alternativas que permitieran
optimizar la organización documental, sin perjuicio del trabajo ya adelantado. Aunque la
propuesta de la Unidad Nacional de Archivo es anticipar algunos pasos, ésta contempla todos los
pasos enunciados por el Archivo General de la Nación. De este modo, se pudo establecer que
variando la secuencia de ejecución de las actividades propuestas por el AGN, era posible
adelantar tanto la elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental como su
aprobación y aplicación.
11
OBJETIVOS
1. General
Organizar los archivos acumulados de la Universidad Nacional de Colombia y establecer criterios

de valoración que permitan conservar, seleccionar o eliminar la documentación de acuerdo con
sus valores primarios y secundarios, en el marco de un Plan de Acción, elaborado de acuerdo con
las políticas y metodologías definidas por el Archivo general de la Nación y adaptadas por la
Unidad Nacional de Archivo para la Universidad Nacional, con el fin de incorporarlos a su
Sistema de Archivos.
2. Específicos
A. Aplicar el diagnóstico pertinente a los depósitos de archivo para establecer las condiciones de
conservación y organización de los documentos.
B. Identificar los archivos que se encuentran en estado de acumulación a partir de la aplicación
del diagnóstico.
C. Planear el trabajo de organización de los archivos de acuerdo con la información del
diagnóstico, con el fin de establecer tiempos, movimientos y recursos.
D. Identificar y separar los documentos de los Fondos Acumulados por Dependencia Productora
y Serie.
E. Aplicar los criterios de valoración documental a los archivos, de manera que se pueda definir
su conservación, selección o eliminación y elaborar la propuesta de Tablas de Valoración
Documental, mediante el diligenciamiento del formato respectivo.
F. Someter las Tablas de Valoración Documental al análisis de la Comisión Evaluadora.
G. Presentar la propuesta de Tablas de Valoración Documental a los estamentos pertinentes
para su aprobación.
H. Aplicar las Tablas de Valoración Documental.
I. Organizar técnicamente los documentos que según las TVD tengan valores primarios o
secundarios en los archivos de las sedes y del Nivel Nacional de la Universidad, de acuerdo
con la metodología para ello establecida.
12
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS
I DIAGNÓSTICO E INVESTIGACIÓN
De acuerdo con el Reglamento de Archivos de la Universidad, “los archivos documentales serán

archivísticamente clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura
de la entidad y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y
organización de los mismos en secciones y series”8.
Lo anterior se traduce en la aplicación de los principios para la organización de archivos, el

principio de procedencia y el orden original. El primero hace alusión al autor de los documentos,
es decir quién los produjo, de dónde proceden, ya sea una entidad o una persona, para su
establecimiento es necesario establecer el nombre del productor documental, reconstituir el
orden jerárquico dentro de la Universidad y las funciones que corresponden a cada dependencia.
Por su parte, el orden original hace referencia a la secuencia en que fueron producidos los
documentos que conforman una unidad documental, teniendo en cuenta que estas son el
resultado de una gestión o un trámite que dio origen a los documentos en un orden cronológico.
La aplicación de estos principios es la base fundamental de la correcta organización de los

archivos. Proceso que comprende varios procedimientos que, a su vez, están conformados por
una serie de actividades encaminadas a llevarlos a cabo eficazmente. Algunas de estas actividades
y procedimientos pueden realizarse simultáneamente sin que se vea afectado el resultado, así,
por ejemplo la elaboración del diagnóstico y la reconstrucción de la Historia institucional y los
Cuadros de Clasificación, previas a la selección y organización de los archivos, pueden llevarse a
cabo a un mismo tiempo, igual que algunas de las actividades que hacen parte de la organización
documental técnica, sin perjuicio del proceso. A continuación se describen todos los
procedimientos encaminados a la organización de los archivos acumulados.
1. DIAGNÓSTICO
El diagnóstico de archivos permite obtener información a partir de la cual se pueden evaluar las
condiciones en que estos se encuentran. Con el fin de identificar los archivos que van a tener
prioridad para su organización se deben tener en cuenta los siguientes criterios: riesgo de
pérdida, deterioro de los soportes, desorganización y dispersión de los documentos, antigüedad
e importancia de su contenido, frecuencia de consulta, carencia de instrumentos de descripción,
deficientes condiciones locativas, falta de mobiliario adecuado, espacio insuficiente y necesidades
de automatización9.
8
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 386 de 2003. Op. cit., p. 25
9
MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 26.
13
En este sentido, la Unidad Nacional de Archivo diseñó un instrumento compuesto de módulos
que recogen información de diversa naturaleza en cuanto a las condiciones de los archivos (ver
anexo 1, formato “Diagnóstico”), el cual se aplicó para las sedes Manizales, Medellín y Palmira en
un 80% de los depósitos y para Bogotá en menor proporción; por lo tanto, esta información
puede ser tenida en cuenta para efectos del diagnóstico. Sin embargo, para los depósitos que
quedan pendientes se pueden aplicar los módulos existentes en el formato de diagnóstico, de
acuerdo con la información requerida para el análisis del estado de los depósitos.
El diagnóstico de archivos permite establecer el estado del Archivo Acumulado antes de iniciarse el proceso de
organización. Fotografías tomadas en el Archivo Satélite de la Facultad de Medicina, sede Bogotá y cedidas por la División
de Archivo y Correspondencia.
Una vez diligenciado el formato, los datos que allí se consignen deben ser tabulados y analizados,
de modo que se registre la totalidad de la información requerida sobre los depósitos de la sede,
hacer el análisis de las condiciones encontradas y proceder a la elaboración del informe de
análisis respectivo.
2. PLAN DE TRABAJO
Con la información contenida en el informe de análisis se pueden seleccionar los archivos que se
consideran prioritarios de organizar, los cuales deben quedar incluidos en el Plan de Trabajo que
se debe elaborar teniendo en cuenta los siguientes contenidos: el estado de organización y
conservación de los archivos seleccionados, los antecedentes del proceso, planteamiento de los
objetivos y metas, descripción de la metodología y los procesos técnicos a implementar, personal
requerido, cronograma de actividades, material y recursos necesarios en el proceso de
organización, así como las condiciones de seguridad, físicas y locativas para llevarlo a término con
eficiencia y comodidad (ver anexo 2, “Normas de seguridad para trabajo en archivo”).
Es importante que el Plan de Trabajo contemple las condiciones de salud ocupacional y las
medidas de protección necesarias: el uso de bata o overol, tapabocas, guantes y gafas y se tomen
14
las medidas conducentes a la implementación de las condiciones de trabajo adecuadas (ver anexo
3, “Protocolo de Bioseguridad”).
La organización de los archivos exige

el uso permanente de gafas
protectoras, tapabocas, guantes y
bata, así como la correcta postura
durante la labor para evitar riesgos
en la salud.
3. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
Este procedimiento es una de las primeras actividades, que junto con el diagnóstico, hacen parte
del proceso de organización de los archivos acumulados y sus productos son las bases principales
para la correcta organización documental. Se realiza por una sola vez para la Universidad y cada
una de las sedes en general y debe servir de insumo cuando en el futuro se aborde la
intervención de todos los archivos de la misma.
Para el caso de las sedes Medellín, Palmira y Manizales, así como para la Universidad en el siglo
XIX, la elaboración de la Historia Institucional y la reconstrucción de los Cuadros de Clasificación
respectivos estará a cargo de la Unidad Nacional de Archivo. Debido a que en la sede Bogotá ya
se había iniciado este proceso, ésta lo continuará haciendo.
Teniendo en cuenta que las instituciones, generalmente, a lo largo de su existencia atraviesan por
cambios estructurales y funcionales que se reflejan en su producción documental, son los
documentos producidos en cumplimiento de su misión los que proporcionan información
fidedigna sobre los detalles de esas transformaciones que afectan a la institución desde su
creación, así como en lo relativo a la creación, supresión, fusión e incorporación de
dependencias, cargos y funciones.
La Historia Institucional, junto con los Cuadros de Clasificación, es la base fundamental para la
adecuada organización y valoración de los archivos de la Universidad, ya que éstos deben reflejar,
lo más fielmente posible la estructura de la institución en cada uno de los períodos de su vida. Su
principal importancia radica en que, a partir del establecimiento de la estructura jerárquica de
cada una de las sedes se identifican los productores documentales, es decir la aplicación del
15
principio de procedencia y con la identificación de las funciones que cumplieron sus
dependencias, pueden definirse los asuntos que se tramitaron, lo que debe ser trasladado al
proceso de organización del archivo.
Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es el establecimiento de una clara
periodización a partir de los cambios establecidos por los estatutos orgánicos, por las leyes y
decretos orgánicos o por normas internas de acuerdo con la época que se esté trabajando. Es
decir, el límite temporal de los períodos estará demarcado por las reestructuraciones sucedidas y
los cambios estructurales. En el mismo sentido, en cada uno de los períodos establecidos debe
ser claro el nivel jerárquico de las dependencias dentro del gobierno y administración de la
Universidad.
Los productos finales de esta actividad son el documento de reconstrucción de la Historia

Institucional y los Cuadros de Clasificación, que constituyen la reconstitución del marco histórico
en el que se produjeron los documentos por los respectivos productores documentales, de
modo que el principio de procedencia quede claramente definido para así devolverlos a su
contexto original.
3.1. Recopilación de fuentes y diligenciamiento del formato “Listado de

Normatividad y Otras Fuentes”
En el caso de la Universidad Nacional, la reconstrucción de su Historia Institucional y la

elaboración de los Cuadros de Clasificación, supone una indagación que permita recopilar la
información pertinente sobre la estructura y funcionamiento institucional, contenida en fuentes
primarias y bibliográficas. Dentro de las primeras están no sólo las escritas sino también las
orales, estas últimas recopiladas a partir de los testimonios de aquellas personas que han estado
o estuvieron involucradas en el funcionamiento de la Universidad y que, por ende, la conocen
desde su interior. Las fuentes escritas están representadas por normas externas (disposiciones
constitucionales, leyes, decretos leyes, decretos reglamentarios, decretos orgánicos, resoluciones
gubernamentales), e internas (acuerdos del Consejo Directivo, acuerdos del Consejo Superior
Universitario, acuerdos de Consejo Académico, resoluciones) y otros documentos producidos
por la Universidad en cumplimiento de su misión y actividades, como manuales, reglamentos o
informes entre otros. Sin embargo, no sólo deben obtenerse las fuentes relativas a la universidad
o las sedes, sino también aquellas sobre las instituciones que la antecedieron, ya que es posible
que los archivos de la Universidad alberguen documentos de estas.
De la misma manera, dentro de las fuentes primarias se consideran los organigramas oficiales que
hayan sido elaborados para la Universidad en general, las sedes y sus dependencias en particular;
sin embargo, si no es posible contar con estos, pueden reconstruirse a partir de la información
obtenida10.
10
16
De otro lado, las fuentes bibliográficas, es decir las publicaciones existentes sobre la historia de la
Universidad o sus componentes administrativos y académicos, ofrecen la posibilidad de
complementar y contrastar la información brindada por las fuentes primarias.
Aunque la recolección de fuentes es una tarea que se realiza antes de iniciar la intervención
técnica de los archivos, es posible que el archivo mismo brinde información complementaria que
permita ajustar los documentos de Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación, ya que
este se constituye en otra fuente de información.
Una vez obtenidas las fuentes se hace el diligenciamiento del “Listado de Normatividad y otras
Fuentes” (ver anexo 4, formato “Listado de Normatividad y Otras Fuentes”), en el cual se
relacionan cronológicamente no solo las normas, sino aquellos documentos que contengan
información sobre los cambios en la estructura orgánica del alma mater a lo largo de su historia.
El ejemplo que se presenta a continuación ilustra sobre el diligenciamiento del listado de fuentes.
17
LISTADO NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA
1864-1872
Elaborado por: Unidad Nacional de Archivo, Contratista Sandra Viviana Reyes

Dirigido por: Sara Lucía Amaya, Directora Unidad Nacional de Archivo
Fecha de elaboración: Noviembre 4 de 2005
Actualizado: Febrero 18 de 2008
No DE ORGANO
NORMA O FECHA DE PUBLICADO No. DE LA FECHA DE
LA QUE EXPIDE PAGINA CONTENIDO DEPENDENCIA
FUENTE EXPEDICIÓN EN PUBLICACIÓN PUBLICACIÓN
NORMA O AUTOR
25 de agosto de Poder Ejecutivo DIARIO 27 de agosto de Decreto restableciendo el Colegio Militar de

Decreto No. 103 371 Colegio Militar
1864 de la Unión OFICIAL 1864 la Nación
Congreso de los Decreto creando el Instituto Nacional de

24 de abril de DIARIO Instituto Nacional de Ciencias y
Decreto Estados Unidos No. 310 26 de abril de 1865 1197 Ciencias y artes y destinando local para su
1865 OFICIAL artes
de Colombia establecimiento
Decreto restableciendo la Escuela

Poder Ejecutivo DIARIO 30 de octubre de
Decreto No. 447 1745 Politécnica y el Colegio Militar en la capital Escuela Politécnica y Colegio Militar
de la Unión OFICIAL 1865
de los Estados Unidos de Colombia
Decreto reformatorio del decreto de 24 de

Congreso de los
1 de marzo de DIARIO 10 de marzo de abril de 1865 creando un Instituto Nacional Instituto Nacional de Ciencias y
Decreto Estados Unidos No. 583 233
1866 OFICIAL 1866 de Ciencias y Artes y destinando local para Artes
de Colombia
su establecimiento
8 de enero de Poder Ejecutivo DIARIO 10 de enero de Decreto que reglamenta el Instituto Nacional
Decreto No. 838 29 Instituto Nacional de Artes y Oficios
1867 de la Unión OFICIAL 1867 de Ciencias y Artes
Ejemplo de listado de fuentes diligenciado para la Universidad Nacional en el siglo XIX.

3.2. Análisis de las fuentes
Una vez recopilada la información pertinente, se revisa y analiza su contenido, teniendo especial
cuidado en extractar de ella los datos que permitan el establecimiento de la periodización, es
decir, las fechas de creación, supresión, fusión, reestructuración, tanto para la Universidad como
para cada una de sus seccionales, la clara identificación de los productores documentales y su
nivel jerárquico, así como las funciones que se cumplieron en el ejercicio de los diferentes cargos
en cada uno de los períodos establecidos.
El análisis de las fuentes conduce a la elaboración del documento de reconstrucción de la Historia

Institucional que consiste en el relato escrito del acontecer orgánico de la Institución a través de
los cambios en su estructura jerárquica, en la cual se refleja la creación, supresión y fusión de
dependencias y cargos, así como de las funciones correspondientes, sin olvidar que dichas
variaciones en la vida institucional, deben concordar con la periodización establecida.
Dado que la elaboración de este documento no obedece a un esquema o línea específica, los
aspectos mencionados, así como el contexto en el que dichos cambios se produjeron se registran
en una redacción dividida por capítulos, donde cada uno de estos es uno de los períodos
establecidos.
Este documento se complementa con los organigramas, ya sean oficiales o aquellos que se
reconstruyeron a partir de la información recopilada, pues éstos registran de manera gráfica la
evolución de la estructura orgánica y sus cambios. Además es importante incluir el “Listado de
Normatividad y otras Fuentes”, ajustado para cada período.
A continuación se presenta un ejemplo de reconstrucción de un organigrama, a partir de la

información obtenida de las fuentes.
ORGANIGRAMA VICERRECTORÍA ACADÉMICA
1974-1975
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
RECTORIA CONSEJO
ACADÉMICO
VICERRECTORIA COMISIÓN DE
ACADEMICA ESTUDIOS PARA
LA
INTEGRACION
OFICINA DE PLANEACIÓN CENTRO DE INVESTIGACIONES

PARA EL DESARROLLO CID
DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE OFICINA DE DIVISIÓN DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE

PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓ PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIVULGACIÓN INVESTIGACIONES
ACADÉMICA N FÍSICA ECONÓMICA Y MÉTODOS
SECCIÓN SECCIÓN
PROGRAMA DE DISEÑO
Ejemplo de organigrama (no oficial), reconstruido a partir de la información recopilada. Tomado del documento de reconstrucción de la
Historia Institucional de la Vicerrectoría Académica, 1951-1997.
A manera de síntesis puede decirse entonces que los pasos para la elaboración de la historia
institucional son:
1. Recopilación y análisis de la información11.

2. Elaboración del listado de fuentes.
3. Establecimiento de la periodización para cada etapa de la vida institucional de acuerdo
con sus transformaciones y ajuste del listado de fuentes de acuerdo con la periodización.
4. Redacción del documento de Historia Institucional en el que se registran los aspectos
tocantes a la historia académico-administrativa de la Universidad y sus sedes para cada
uno de los períodos establecidos.
4. ELABORACIÓN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN
Los cuadros de clasificación registran la organización jerárquica de la Universidad y sus sedes en

todos sus niveles y los identifica con los asuntos y subasuntos que les corresponden de acuerdo
11
Debido a que las normas se encuentran en archivos y bibliotecas, de estas se debe obtener una copia, ya sea en papel o en medio magnético,
para facilitar su análisis y consulta y conservarlas como soporte del documento.
20
con los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de su misión
como entidad académica.
Estos cuadros se elaboran con base en la información recopilada, por períodos históricos, de
acuerdo con los cambios producidos por las reestructuraciones o modificaciones institucionales
internas, de modo que el resultado debe ser la elaboración de tantos cuadros de clasificación
como cambios en la vida institucional existan.
Con la información pertinente se diligencia el formato de Cuadro de Clasificación (ver anexo 5,

formato “Cuadros de Clasificación), uno para cada período histórico establecido, en cada una de
sus columnas, teniendo en cuenta que este se compone de las siguientes columnas: Fondo,
definido como “la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona en desarrollo de sus funciones o actividades”12, se asimila a la Institución; Subfondo, que
para el caso específico de la Universidad es la totalidad de la documentación producida o recibida
por cada una de las sedes y se asimila a estas; Sección, que se identifica con la producción
documental de las unidades que componen la Universidad o las sedes y se asimila a las
dependencias y Subsecciones, entendidas como las subdivisiones de las secciones; en este caso
se generan tantas columnas como subdivisiones existan.
Así, para la columna “Fondo”, debe registrarse Universidad Nacional de Colombia, o el nombre
que esta haya tenido de acuerdo con el período en referencia, para el siglo XX siempre será el
mismo; el “Subfondo” será cada una de las seccionales, sedes o los establecimientos que las
hayan antecedido; en la columna “Sección” se relacionan las dependencias de más alta jerarquía
tanto en la Universidad como en las sedes y las “Subsecciones” serán aquellas dependencias
subalternas de cada una de las secciones. Finalmente los asuntos, aunque se determinan para la
organización del archivo a partir de las funciones establecidas por las normas, se relacionan en la
columna “Asuntos” y se ajustan una vez organizado el archivo.
Con base en la experiencia de elaboración de Tablas de Valoración Documental, la Unidad

Nacional de Archivo ha encontrado que tanto la elaboración de los Cuadros de Clasificación
como la de las TVD se facilita con la elaboración de un listado de series a partir de las funciones,
complementado posteriormente con el inventario inicial que se levanta durante la clasificación.
Este listado, que no hace parte de la metodología y que la Unidad Nacional de Archivo ha
levantado como una manera de tener el registro de las series e incorporarlas a las Tablas de
Valoración sin remitirse nuevamente a los inventarios, puede considerarse como otro insumo
para la elaboración de éstas.
El siguiente ejemplo de Cuadro de Clasificación, elaborado para la Sede Palmira, ilustra sobre el
modo de diligenciar el formato y la información pertinente que debe incluirse.
12
GODOY, Julia y otros. Organización de documentos de archivo. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1995. p. 19.
21
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
FACULTAD DE AGRONOMÍA DEL VALLE DEL CAUCA
1946-1963
Dirección: Sara Lucía Amaya

Elaborado por: Sandra Viviana Reyes
Fecha de Elaboración: Diciembre de 2007
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2 ASUNTO

DECANATURA Informes mensuales
Informes anuales
Horarios de clase
Nombramiento de jurados de exámenes
Nombramiento de jurados de tesis
Elecciones
Sanciones
SECRETARÍA Actas de Consejo Directivo
Libros de Actas Consejo Directivo
Actas de grado
Informes
UNIVERSIDAD FACULTAD DE Informes presidentes de tesis
NACIONAL DE RECTORÍA ACRONOMÍA DEL VALLE Inventarios de bienes
COLOMBIA DEL CAUCA Correspondencia
Historias académicas
Programas de asignaturas
Libros de Matrícula
Libros de resoluciones Consejo Directivo
Libros de resoluciones Decanatura
Registros de asistencia
Registros de calificaciones
Registros de daños
Registros de trabajos
BIBLIOTECA Inventarios
Libros de registro de adquisiciones
Ejemplo de Cuadro de Clasificación, elaborado para la Sede Palmira en el periodo 1946-1963.

II CLASIFICACIÓN
Esta es la primera actividad dentro de los procesos técnicos para abordar la organización de los
archivos acumulados, se considera como un paso previo a la valoración y a la ordenación y está
directamente relacionada con la aplicación del principio de procedencia13. Dado que se lleva a
cabo de manera simultánea a las actividades de diagnóstico e investigación, ésta se realiza sobre
el archivo físico e implica una primera aproximación a los documentos que lo conforman. La
finalidad de la clasificación es el establecimiento de la producción documental y su procedencia
de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de valoración. Esta etapa del
proceso se compone de varios pasos:
1. LIMPIEZA EXTERNA
El primer paso, fundamental para iniciar la intervención del archivo, es la aplicación de una
limpieza externa general tanto al depósito como a las unidades de conservación originales donde
se encuentran las unidades documentales (cajas, carpetas, legajos, etc.) con el fin de retirar la
suciedad acumulada y comenzar la intervención de los documentos. Para ello se emplea una
aspiradora pero para no ocasionar deterioros a la documentación el tubo aspirador debe
protegerse con una tela.
2. IDENTIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS
Hecha la limpieza externa se verifica el contenido de los documentos que hacen parte del archivo
con el fin de identificar las dependencias que los produjeron y se adelanta la separación de estos
de acuerdo con la identificación realizada.
3. IDENTIFICACIÓN DE ASUNTOS
Como paso seguido y complementario del anterior, para cada una de las dependencias
productoras se identifican los asuntos pertenecientes a ella, de acuerdo con su producción
documental y el contenido informativo de las unidades documentales. Del mismo modo que para
las dependencias aquí se hace la separación física de los documentos de acuerdo con los asuntos
identificados.
13
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede.
Identificación del autor del documento ya sea una persona natural o jurídica
4. SEPARACIÓN DE DOCUMENTOS CON DETERIORO MICROBIOLÓGICO
Simultáneamente a la separación por asuntos puede identificarse el material que presente

deterioro microbiológico y debe realizarse la separación de éstos aislándolos de manera
adecuada del resto de la documentación para evitar el riesgo de contaminación.
El material contaminado se lleva a otro lugar, aparte de los demás documentos aislándolos
físicamente de estos por medio de materiales que eviten no sólo la propagación al exterior sino
que no contribuyan a que la contaminación interna avance, es decir no deben envolverse en
bolsas plásticas, por poner un ejemplo. Ya que los documentos contaminados hacen parte de la
producción documental de las dependencias del archivo, debe identificarse claramente, hasta
donde sea posible, la dependencia a la que pertenecen, el asunto con el que se relacionan y las
fechas extremas de la unidad documental.
Es necesario hacer las consultas con las instancias pertinentes a fin de evaluar el grado de
deterioro, el tipo de contaminación de los documentos y definir las acciones a seguir para su
recuperación e incorporación al acervo documental.
5. ALMACENAMIENTO
Como complemento de las acciones anteriores y para contribuir con la adecuada conservación
de los documentos mientras se encuentran en proceso de organización, aquellas unidades
documentales que se encuentren en unidades de conservación inadecuadas o no cuenten con
ninguna se almacenan en las unidades de conservación establecidas (cajas y carpetas) por la
normatividad pertinente. Esta actividad se realiza solamente de ser necesario y contribuye a
tener un acceso más rápido a los documentos durante las etapas posteriores.
6. MARCACIÓN PROVISIONAL
Para conservar la identificación de dependencias y asuntos en los documentos almacenados, estas

unidades de conservación reciben una marcación provisional que identifique la dependencia a la
que pertenecen, el asunto al que corresponden y las fechas extremas del mismo. El Archivo
General de la Nación sugiere que en lo posible se conserven los nombres originales de los
asuntos o series, sin embargo, si las unidades de conservación no están marcadas o su nombre no
se relaciona con el contenido de la unidad documental, es necesario establecerlo a partir de las
mismas y corregir o completar la marcación.
El resultado de lo anterior es la separación física de los documentos por dependencias

productoras y dentro de cada una de ellas, la separación de los asuntos respectivos. Es decir que
al finalizar esta etapa se cuenta con la identificación de productores documentales y con la base
para el establecimiento de las series y subseries, que servirán de insumo para la elaboración de la
propuesta de Tablas de Valoración Documental.
24
7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN
ORGANIZAR
Una vez realizadas las actividades descritas y separada la documentación, para finalizar la etapa
de clasificación, se diligencia el formato “Archivos Acumulados sin Organizar”, en el que se
relacionan la totalidad de los documentos identificados y sus productores documentales, así
como sus fechas extremas y volumen (ver anexo 6: “Formato de Inventario para Archivos
Acumulados sin Organizar”).
Este inventario inicial hace parte de los insumos que, junto con la Historia Institucional y los
Cuadros de Clasificación, alimentarán la valoración documental y contribuirán a la construcción
de las Tablas de Valoración. Sin embargo este formato puede aplicarse también a archivos que
tengan algún grado de intervención, pero cuya organización no haya finalizado y por tanto no
cuenten con un inventario definitivo.
8. CONFRONTACIÓN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN CON EL

INVENTARIO
Los datos registrados en el inventario de archivos acumulados sin organizar se confrontan

posteriormente con los Cuadros de Clasificación y la Historia Institucional con el fin de contrastar
la estructura jerárquica establecida en los Cuadros con las dependencias productoras
identificadas con base en el archivo físico y verificar igualmente los asuntos inferidos a través de
las funciones con los que se identificaron en el archivo.
9. VERIFICACIÓN Y AJUSTE DEL INVENTARIO CON BASE EN EL ARCHIVO

FÍSICO
Como consecuencia de los anterior se verifican los contenidos del archivo físico y se procede a
realizar los ajustes derivados de dicha verificación, es decir, a identificar los errores que se hayan
cometido durante el proceso de identificación de asuntos, corregir los nombres que se hayan
asignado de manera equivocada, precisar las denominaciones de las dependencias cuyos nombres
no correspondan a los que debieron tener en cada uno de los períodos y trasladar estos ajustes al
inventario ya elaborado.
10. AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN
El ajuste del inventario alimentará ajustes a los Cuadros de Clasificación especialmente en lo

relacionado con los asuntos, de modo que éstos se complementen con los asuntos identificados
en el archivo físico pero que no pudieron ser inferidos a partir de las funciones y por tanto no
quedaron incluidos en la versión inicial de los Cuadros de Clasificación.
25
11. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE
CLASIFICACIÓN
La clasificación se define como la labor intelectual por medio de la cual se identifican y establecen
los asuntos que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la Universidad14 y que está directamente relacionada con la identificación de los
productores documentales15, ya que para cada uno de ellos se establecen las series o asuntos
correspondientes de acuerdo con las funciones que desempeñaron, lo que significa que mediante
la clasificación se agrupan aquellos documentos con características comunes producidos por una
oficina en desarrollo de sus funciones o en cumplimiento de su gestión, siempre en
correspondencia con los diferentes períodos históricos establecidos para la Universidad y para
cada una de las sedes.
En consecuencia, los pasos que deben seguirse para un correcta clasificación son, en primer
lugar, la identificación de productores documentales, es decir la aplicación del principio de
procedencia, en el caso de la Universidad, estamos hablando de cada una de las dependencias
con sus respectivas unidades, que han producido documentos; esta información está contenida
en la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación.
En segundo lugar, se identifican las series o asuntos para cada uno de los productores de acuerdo
con las actividades y funciones que estos hayan cumplido en cada momento de la historia de la
Institución. Finalmente, se identifican las subseries, teniendo en cuenta que estas se definen como
agrupaciones de documentos que forman parte de una serie, que comparten características
comunes dentro de ella y pueden establecerse a través de criterios legales o administrativos.
Ejemplo de ellas son las actas, donde esta es la serie y las subseries son Actas del Consejo
Superior Universitario, Actas del Comité de Programas Curriculares, Actas del Comité de
Puntaje, etc.
De acuerdo con lo anterior, una vez realizados los ajustes tanto al inventario como a los Cuadros
de Clasificación, se aplican éstos últimos a la clasificación del archivo físico, teniendo en cuenta en
primer lugar la periodización establecida, en segundo lugar la estructura jerárquica de la
Universidad o la Sede en cada uno de los períodos y finalmente las series y subseries para cada
una de las dependencias. De este modo los documentos quedarán clasificados por períodos
históricos, dentro de cada uno de estos períodos por dependencia, con el nombre con el que
cada una de ellas funcionó en dicha época y dentro de cada dependencia por serie y subserie de
acuerdo con el contenido de las unidades documentales, lo cual ilustra la evolución de la
producción documental en relación con los cambios estructurales de la Universidad, información
que al quedar registrada en los Cuadros de Clasificación contribuye al control de los
documentos.
Es probable que una o varias de las dependencias que aparecen en el cuadro no estén reflejadas
en el archivo físico porque no existe documentación producida por éstas, lo mismo puede
14
GODOY, Julia. Op. cit., p. 8.
15
El productor documental se define como toda aquella unidad básica de gestión académica o administrativa que genera o conserva documentos
en desarrollo de sus funciones.
26
suceder con algunos de los asuntos, esto no genera ningún problema para la organización, pero
no deben desaparecer del cuadro.
III VALORACIÓN
Finalizadas las fases de diagnóstico e investigación y de clasificación, es necesario determinar la

disposición final de los documentos y definir así su conservación total, eliminación o selección.
Esta decisión es el resultado de la valoración, la cual se realiza mediante el “análisis intelectual de
la producción documental de la institución”16 durante el que se identifican los valores primarios y
secundarios de los documentos, para establecer su permanencia en las fases de archivo de
acuerdo con el interés que aún conservan para la academia y la administración (académicos,
jurídicos, fiscales, contables, legales, administrativos) o su importancia para la constitución del
patrimonio histórico, la ciencia, la cultura y las artes.
La finalidad primordial de la valoración es la conservación de aquellos documentos que tienen

valores secundarios y por ello merecen ser preservados para la historia y de los que brindan
testimonio sobre el devenir cultural, social, científico, artístico y tecnológico. Sin embargo,
también ayuda a la descongestión de los depósitos a través de la eliminación de documentos
irrelevantes o sin valor.
La valoración es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que el Archivo General de la

Nación recomienda que sea liderada por el Comité de Archivo de la entidad y por un grupo
interdisciplinario de profesionales en el cual se incluya uno con experiencia en investigación
histórica. En este procedimiento es importante conservar los criterios y visión de quienes
realizaron la valoración, lo cual deberá quedar registrado en las Tablas de Valoración
Documental17.
Para llevar a cabo la valoración es necesario cumplir con un proceso en varias etapas:
1. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL (T.V.D.)
Las Tablas de Valoración Documental se definen como “el listado de series o asuntos a los cuales
se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final”18. La
Universidad Nacional acogió para este fin los lineamientos metodológicos publicados por el
Archivo General de la Nación y sus recomendaciones, con el fin de elaborar sus propuestas de
T.V.D.
La importancia de las Tablas de Valoración Documental radica en que ellas permiten:
16
17
Ibídem.
18
Ibíd.., p. 38.
27
• La incorporación de los documentos con sus tiempos de retención, a la segunda y tercera
fase de su ciclo vital en el marco del Sistema de Archivos.
• La selección y eliminación de los documentos de manera adecuada.
• La disminución del volumen documental y por ende contribuyen a la descongestión de los
espacios.
• El acceso rápido y controlado a los documentos.
• La planificación de las transferencias a la fase de archivo correspondiente.
• Establecer criterios para seleccionar el tipo de muestreo a aplicar.
• La conservación del patrimonio histórico documental de la Institución19.
En la elaboración de la propuesta de T.V.D. se toman como base la Historia Institucional, los

Cuadros de Clasificación y el Inventario de Archivos Acumulados sin Organizar, ya que las Tablas
de Valoración se elaboran de acuerdo con los períodos de la vida institucional, las dependencias
existentes en cada uno de ellos y las series y subseries de cada dependencia. Así, para cada uno
de los períodos establecidos a partir de los cambios estructurales se elabora una Tabla de
Valoración por dependencia productora, en la que se registran todas las series y, en caso de que
existan, las subseries de esta, diligenciando el formato respectivo.
Dicho formato, adoptado por la Universidad a partir del establecido por el Archivo General de la
Nación, consta de: Título (Tablas de valoración Documental); nombre de la Institución
(Universidad Nacional de Colombia), nombre de la sede de acuerdo con el período, fechas
extremas del período, oficina productora, fecha de elaboración, asunto o serie, tiempo de
retención en el archivo central, disposición final y procedimientos (ver anexo 7, formato “Tablas
de Valoración Documental”).
Dado que la valoración se hace por serie y en algunos casos por subserie, en la columna
correspondiente deben registrarse todos las series de la dependencia, sin omitir ninguna, en la
columna “Retención” se relaciona el tiempo en que algunos de los asuntos, por sus características
o por disposición legal, deben permanecer en el archivo central antes de ser seleccionados o
transferidos al archivo histórico, estas anotaciones y la disposición de dichos asuntos una vez
terminado su tiempo de retención deben consignarse en la columna “Procedimientos”, así por
ejemplo los asuntos financieros y contables que hacen parte del archivo de la Vicerrectoría
Académica, permanecen en el archivo central durante 20 años, al cabo de los cuales debe
seleccionarse una muestra que será de conservación permanente en el archivo histórico.
En la columna “Disposición Final” se tiene en cuenta el valor secundario de las series o asuntos
allí relacionados. Para los que se conservan por su importancia para la historia, la ciencia y la
cultura o por ser series misionales o testimoniales, se marca la columna correspondiente a
conservación total “CT”; esta opción se aplica a todos los documentos que tienen valor
permanente, por disposición legal o por su contenido. En relación con lo anterior y de acuerdo
con lo establecido por el Archivo General de la Nación, existen “cierto tipo de documentos que
agrupados por características comunes permiten considerarse como de valor permanente desde
19
28
que nacen, aun sin mediar un proceso de valoración formal. El criterio fundamental para
determinar este tipo de documentos es el contenido informativo y la función del documento en
la administración que lo produjo”20. Para este propósito se han identificado tres grupos:
1. Dispositivos. Actos administrativos, generados por la Universidad, que dan cuenta de

órdenes, determinaciones o decisiones, regulaciones o normalización de procesos o
actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y
directrices internas. Ejemplo de estos son las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las
Circulares, los Estatutos, entre otros.
2. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones
académicas o administrativas de las seccionales y dependencias que conforman la
Universidad. Dentro de éstos se encuentran los informes de gestión, informes de
actividades, proyectos, convenios, contratos, planes, programas, balances, inventarios
muebles, inmuebles y documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos
documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.
3. Misionales. Documentos generados en desarrollo de las labores misionales, especialmente
algunos asuntos producidos por las facultades y las dependencias académico-
administrativas, y que hacen referencia directa a la tarea específica encomendada a la
Universidad21.
Estas características se tienen en cuenta al momento de valorar la producción documental. Así
como resulta de importancia tener en cuenta las disposiciones que para la selección y valoración
contiene la resolución de Rectoría 385 de 2003 en su parágrafo del artículo 8º.
En la columna “E” (eliminación) se marcan los documentos que hayan perdido sus valores y que
no ameriten conservarse. En la columna de procedimientos, se registra la forma en que dicha
eliminación se llevará a cabo. La columna “M” (microfilmación), se destina para aquellos asuntos
que se van a conservar en este formato de microfilme o digital. La columna “S” (selección) se
refiere a la selección de aquellos documentos que por sus registros informativos de cierta
antigüedad revisten un interés histórico pero que por ser repetitivos requieren ser seleccionados
o para series de las que se conservará una muestra como testimonio.
Teniendo en cuenta lo anterior se inicia la construcción de las Tablas por periodo, en cada uno
de ellos se verifica a través del Cuadro de Clasificación, las dependencias que existieron en dicho
momento y las series y subseries de cada una de ellas, de acuerdo con las funciones y procesos
administrativos o académicos que cumplieron. A su vez para cada una de estas series se
establece, de acuerdo con sus características, el tiempo de retención en archivo central, su
disposición final y los procedimientos para llevarla a cabo. Deben elaborarse tantas Tablas como
dependencias productoras de documentos hayan existido en cada época.
A continuación se presenta un ejemplo de Tablas de Valoración Documental
20
Ibíd., p. 32.
21
Ibíd., p. 33.
29
Tablas de Valoración Documental
FACULTAD DE AGRONOMÍA DEL VALLE DEL CAUCA
1946-1963
OFICINA PRODUCTORA: DECANATURA

ELABORADO POR: SANDRA VIVIANA REYES FECHA DE ELABORACION: DICIEMBRE 7 DE 2007 HOJA 1 DE 1
REVISADO POR: SARA LUCÍA AMAYA - SECRETARÍA GENERAL
ANA MILENA GONZÁLEZ - SEDE PALMIRA
DISPOSICIÓN
RETENCION
FINAL
ASUNTO O SERIE PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO
CENTRAL
CT E M S
INFORMES X Se conservan en Archivo Histórico solamente los informes anuales, los
INFORMES MENSUALES informes mensuales se eliminan ya que su contenido está registrado en los
INFORMES ANUALES primeros
HORARIOS X Realizar una selección como muestra de los documentos
HORARIOS DE CLASE
NOMBRAMIENTOS X Realizar una selección como muestra de los documentos
NOMBRAMIENTOS DE JURADOS
PRESUPUESTO X Esta serie se elimina ya que su contenido está en el presupuesto general de la
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Universidad aprobado por el Consejo Directivo
ELECCIONES X Esta serie se conserva en Archivo Histórico dado que los documentos que la
conforman son testimoniales de las actividades desarrolladas por esta
dependencia
SANCIONES X Esta serie se conserva en Archivo Histórico dado que los documentos que la
conforman son testimoniales de las actividades desarrolladas por esta
dependencia
Firmas de Aprobación: Presidente del Comité: ______________________________________ Secretario del Comité:________________________________
Acta No. : _____________ Fecha:______________________________________________________________
CONVENCIONES: CT: Conservación Total. M: Microfilmación. E: Eliminación. S: Selección
Ejemplo de Tablas de Valoración Documental. Facultad de Agronomía del Valle del Cauca 1946-1963
2. APROBACIÓN DE LA PROPUESTA DE TVD
Una vez elaborada la propuesta de Tablas de Valoración Documental, ésta inicia su proceso de
aprobación, que se compone de tres partes: Estudio de la propuesta, junto con sus soportes, en
la Comisión de Valoración; presentación de la propuesta con el informe de la Comisión al
Comité de Archivo de la Universidad para su aval y presentación de la propuesta al Archivo
General de la Nación para su aprobación final.
2.1. Evaluación e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisión de

Valoración
La propuesta de Tablas de Valoración Documental es llevada a análisis por una comisión

evaluadora interdisciplinaria, conformada por personas idóneas en los diferentes temas tanto
administrativos como académicos de la Universidad y conocedoras de su producción
documental, con el fin de evaluar la propuesta con una mirada inter y multidisciplinaria y rendir el
informe respectivo, ya sea sobre aprobación de la propuesta como está o sobre ajustes que a su
criterio deban introducirse antes de ser presentada para el aval del Comité de Archivo.
Durante el análisis de la propuesta los integrantes de la Comisión deben contar además de las
Tablas, con sus soportes, es decir, con la Historia Institucional, los Cuadros de Clasificación, las
fuentes utilizadas en su elaboración y los Listados respectivos y los inventarios existentes, lo
anterior con el fin de que todos estos documentos sean confrontados y la evaluación de la
propuesta sea rigurosa.
Luego del análisis de la propuesta de TVD la comisión debe rendir su informe con las
observaciones a que haya lugar. De acuerdo con este informe los ajustes que deban hacerse
serán incorporados a la propuesta.
2.2. Aval del Comité de Archivo de la Universidad

Luego de su paso por la Comisión Evaluadora, la propuesta de Tablas de Valoración Documental
será presentada, junto con sus soportes y el informe de la Comisión ante el Comité de Archivo
para su aval, mediante el acta respectiva, y posterior envío al Archivo General de la Nación. Si
hay lugar a ajustes estos se incorporarán a la propuesta.
2.3. Aprobación de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nación
Cuando la propuesta de TVD ha sido avalada por el Comité de Archivo de la Universidad, ésta
puede enviarse al Archivo General de la Nación para su aprobación final.
Para cumplir con este requisito la propuesta debe estar acompañada de sus soportes y de los
conceptos respectivos para ser analizados por la instancia pertinente en la entidad. Si la
propuesta, a juicio de sus evaluadores en el AGN requiere ajustes, éstos deben incorporarse para
que las Tablas de Valoración Documental reciban la aprobación de dicha institución y pueda
procederse con su aplicación.
3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Una vez aprobadas las TVD por el Archivo General de la Nación puede procederse a su
aplicación, siempre y cuando la documentación cumpla con los tiempos previstos en las Tablas,
haciendo la relación en los correspondientes inventarios.
Así, se procederá al traslado de la documentación que deba ir al archivo central, ésta se

relacionará en el inventario respectivo y se hará el levantamiento del acta correspondiente.
Si la opción es la Conservación Total la acción a seguir es el traslado al archivo histórico, al lugar

que le corresponde acompañada de sus inventarios y del acta.
Cuando la opción establecida en las TVD sea la Eliminación Documental, es necesario revisar en la
columna de Procedimiento con el fin de verificar la sustentación de dicha eliminación. Una vez
separadas las series a eliminar de las que se deben conservar y levantado el inventario
correspondiente, el paso a seguir consiste en la elaboración del acta de eliminación como
constancia del procedimiento realizado.
Es importante tener en cuenta que en las normas expedidas por la Universidad se estableció que,
dentro de las funciones del Comité de Archivo de la Universidad está la de aprobar o improbar
las solicitudes de eliminación documental del Nivel Nacional, así mismo los Comités de Archivo
de las sedes deben cumplir la misma función para las solicitudes de eliminación presentadas por
las Unidades de Archivo de las sedes22.
En cuanto a la Selección Documental, éste es un proceso por el cual se determina la conservación

parcial de la documentación a través de muestreo23, que se refiere a la acción de escoger
muestras representativas estadísticamente determinadas, de la cantidad o condiciones medias de
un todo para inferir el valor de una o varias características del conjunto, de acuerdo con el
Diccionario de la Real Academia Española.
De acuerdo con el Manual de Organización de Fondos Acumulados, algunas series o asuntos

contienen información de interés pero son repetitivos o su volumen es muy alto, por lo que
requieren de una selección que incluye la evaluación de los documentos y tiene como objetivo
fundamental reducir la cantidad de expedientes de una misma serie, por lo que es necesario
22
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Resolución 385. Op. cit., p. 23-24.
23
32
observar que no se refiere a una labor meramente operativa de separación de los documentos
de conservación permanente de los que no lo son24.
Por lo anterior la selección es un proceso que requiere no sólo el conocimiento del archivo sino
del contenido de las unidades documentales que conforman las series o asuntos a seleccionar, de
sus características y de los tipos documentales que comparte con otras, es el caso de las historias
laborales25.
En este orden de ideas, cuando la opción para alguna serie o subserie sea la selección, éstas se
separarán, si han cumplido su tiempo de retención en archivo central y se acogerá el método de
selección adoptado por la Universidad de acuerdo con las características de la serie.
Al finalizar la aplicación de las TVD, las series y subseries deben estar separadas de acuerdo con
la disposición final que para cada una de ellas se haya aprobado y paso seguido, es necesario
llevar a cabo la fase final para aquellos documentos de conservación total o que deben
permanecer en Archivo Central.
IV ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
Tras finalizar los procedimientos que conforman la etapa de Valoración, se continúan los
procesos técnicos archivísticos que se habían iniciado con la clasificación. Para ello es necesario
tener en cuenta que los procesos que se abordan aquí son los que completan la organización del
archivo a través de la aplicación de los principios de procedencia y de orden natural de los
documentos, entendiendo por organización documental el proceso técnico que facilita la
consulta y recuperación de la información26, y que comprende tres momentos consecutivos y
complementarios, la Clasificación, la Ordenación y la Descripción27. Sin embargo, dado que
previamente se realizó la clasificación, en ésta fase final se abordan los dos últimos.
Lo anterior significa que al finalizar todas las fases que componen la organización de un archivo
acumulado, éste debe reflejar la composición estructural y orgánica del momento en que los
documentos fueron producidos.
Cabe recordar aquí que los procesos técnicos sólo se aplican sobre aquellos documentos de
conservación total y de permanencia temporal en la fase de archivo central, ya que los que se
eliminan reciben un tratamiento diferente.
A continuación se describe cada uno de los procedimientos que conforman esta fase:
24
Ibíd.., p. 36.
25
Ibídem.
26
27
JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003. p. 7.
33
1. ORDENACIÓN
La ordenación es el paso consecutivo y complementario a la clasificación, se define como la labor

archivística en la cual se establece físicamente la secuencia natural de producción documental al
interior de las series y éstas al interior de las secciones.
1.1. Preparación física
Antes de iniciar este procedimiento, la documentación debe ser preparada físicamente, de tal
manera que se realice tanto una nueva limpieza de la parte externa de las unidades de
conservación como carpetas, cajas o legajos, como la limpieza interna de los documentos, acción
que consiste en el retiro del polvo y la suciedad en las dos caras del documento, ya sea con
brocha o pincel, ambos de cerdas suaves o utilizando tela de “lycra”.
Igualmente debe retirarse el material metálico, como grapas, clips o ganchos legajadores, que
pueda ocasionar o haya ocasionado perforaciones, óxido u otra clase de deterioro. Sin embargo
si es necesario conservar unidos uno o varios de los documentos que hacen parte de la unidad
documental, los elementos metálicos se reemplazan por clips con recubrimiento plástico o por
nuevas grapas sobre un papel protector.
Cuando el documento presenta pliegues y dobleces, estos se eliminan hasta donde el mismo
soporte lo permita. Para los dobleces que no están muy marcados y cuya reparación no
representan riesgo de roturas en el papel, puede utilizarse una espátula para desdoblar con
suavidad.
Si durante la limpieza se observan documentos con contaminación biológica deben aislarse, si se

encuentran dentro de un empaste o legajo es necesario aislar los folios contaminados con
cartulina o algún elemento que impida que la contaminación se extienda, si los documentos
contaminados hacen parte de una unidad documental, pero están sueltos, se retiran de ésta,
dejando un testigo con los datos del folio retirado e igualmente en este se identifican los de la
unidad a la que pertenecen.
Ante dudas puntuales sobre el tipo y grado de deterioro debe acudirse a consultas con expertos
en el tema para determinar los procedimientos a seguir y comunicar la situación a la Unidad
Nacional de Archivo.
1.2. Ordenación cronológica y depuración
Con los documentos limpios y una vez aplicadas estas medidas de prevención, se procede a la
ordenación, que se realiza tomando las unidades documentales que conforman las series o las
subseries de las dependencias y se establece una secuencia cronológica teniendo en cuenta el
orden natural y el trámite original y se realiza de manera ascendente, es decir que el primer
documento que debe aparecer dentro de la carpeta, una vez ordenados los documentos, es
aquel cuya fecha sea más antigua y el último el de fecha más reciente, teniendo siempre presente
el trámite que se cumplió.
34
Los documentos limpios, sin dobleces ni
elementos metálicos, son ordenados
cronológicamente y almacenados en
carpetas de cartulina blanca. Fotografía
tomada en el archivo de la Dirección
Nacional de Programas Curriculares, 2004.
Simultáneo a la ordenación, se realiza la depuración, procedimiento que consiste en retirar de las

unidades documentales aquellos documentos que han perdido sus valores o que corresponden al
archivo facilitativo28, además de documentos sin firma, tarjetas sociales, documentos de apoyo,
circulares o memorandos informativos, duplicados, fotocopias, constancias, invitaciones. Es
importante aclarar que en caso de encontrar varias copias del mismo documento, se debe
conservar una y depurar las demás, excepto aquellas que contengan anotaciones relevantes para
el documento o proceso que represente.
Durante esta actividad y, en general durante el proceso de organización de los archivos, se

generan residuos sólidos y basuras que ameritan un tratamiento particular (ver anexo 6,
“Protocolo de manejo de residuos sólidos en un área de archivo”. Unidad Nacional de Archivo,
2004).
1.3. Almacenamiento y marcación definitiva
Cuando se ha restablecido el orden natural de los documentos, estos pueden empezar a

almacenarse en las unidades de conservación correspondientes. Las unidades documentales
ordenadas se almacenan dentro de carpetas y se procede a la marcación con los datos que
identifican su contenido. Se recomienda que el volumen de documentos no exceda de 100 folios
por carpeta, dependiendo del grosor del papel, de modo que ningún fragmento de los
documentos quede expuesto, aunque esto implique que una unidad documental deba
almacenarse en más de una carpeta.
La marcación de las carpetas se hace siempre de izquierda a derecha, registrando el nombre de

la oficina productora, el asunto o serie y subserie (si existe), el número de caja, el número de
folios y las fechas extremas. En el extremo derecho se anota el número de la carpeta dentro de
28
El archivo facilitativo se define como aquel que reúne documentos de carácter administrativo, comunes a cualquier institución y que cumplen
funciones de apoyo.
35
la caja, iniciando en uno, sin embargo, en caso de que el expediente por su volumen, deba
almacenarse en más de una carpeta, además del número mencionado, las carpetas que se utilicen
deben marcarse con el número que le corresponda según la cantidad (1de 3, 2 de 3, 3 de 3). La
numeración de las carpetas debe iniciarse de nuevo en cada caja. Este número es correlativo a la
caja.
La marcación de las
carpetas se hace en la
pestaña que para tal fin se
deja al doblar la cartulina y
allí se consignan los datos
que identifican su
contenido. Fotografía
tomada en el archivo de la
Dirección Nacional de
Programas Curriculares,
2004.
Las carpetas deben almacenarse dentro de las cajas de archivo, de modo que no se mezclen
varios asuntos en la misma caja, si del mismo asunto hacen parte tanto empastes como carpetas,
el orden determinará que deben intercalarse, no deben ser ordenados por separado.
El espacio de la caja debe ser aprovechado de manera eficiente, cuidando que la cantidad de
carpetas no exceda su capacidad para que la consulta no contribuya al deterioro; si, por razones
de la ordenación, dentro de una caja quedan pocas carpetas, de manera que no se mantienen en
posición vertical por si solas, deberá introducirse un fuelle de cartón firme, ajustado a las
dimensiones de la caja, que ayude a sostenerlas e impedir así que se pandeen.
Las cajas deben ser marcadas en la parte lateral, teniendo en cuenta: oficina productora, serie y
subserie, fechas extremas; el número de la caja, que se asigna para todas las cajas que componen
el archivo, de manera consecutiva de uno a infinito una vez colocadas en el lugar asignado en la
estantería; número de carpetas en la caja y observaciones para lo que se considere pertinente
registrar. (Ver Anexo 8, “Formato para Marcación de Caja en Archivos Acumulados”).
36
Las carpetas se almacenan dentro de las cajas correspondientes, que se marcan en la parte lateral. Fotografías tomadas en
el archivo de la Dirección Nacional de Programas Curriculares, 2004.
1.4. Disposición física de los documentos
Para una mejor conservación y acceso a los documentos, las cajas marcadas deben colocarse en
estanterías, siempre de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo siguiendo el orden de las series
de cada dependencia29 y respetando la periodización establecida. Lo anterior significa que los
documentos ordenados se ubican en la estantería por períodos, cabe recordar que en la
clasificación la documentación ya se ha separado de este modo; dentro de cada período las cajas
se disponen por dependencia y en cada dependencia por series y subseries, si éstas últimas
existen, el orden de las series debe ser alfabético. Una vez dispuestas las cajas se numeran de
uno a infinito hasta finalizar las que se encuentren en el depósito.
2. FOLIACIÓN
Con el fin de controlar el número de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo) y la
calidad de la organización documental (principio de orden original) así como la integridad de la
misma es imprescindible realizar la foliación a los documentos que van a ser conservados en el
archivo central o histórico30.
Esta actividad consiste en numerar todos los folios escritos de una unidad de conservación, desde
uno hasta infinito por su cara recta; entendiendo el folio como hoja y cara recta como la primera
cara de éste. Aunque la cara vuelta contenga información, no debe numerarse.
Además de los aspectos señalados, la foliación es requisito indispensable para efectuar las
transferencias a que haya lugar y hace parte fundamental de los inventarios finales.
29
30
ARCHIVO GENERAL de la Nación. Foliación. Folleto impreso.
37
Para llevar a cabo satisfactoriamente la foliación debe tenerse en cuenta lo siguiente: Utilizar
lápiz de mina negra HB o B y en ningún caso hacer uso de tinta, marcar el número del folio en el
extremo superior derecho, numerar todos y cada uno de los folios de la unidad de conservación,
independientemente de su formato, cuidar de no repetir ni omitir números o dejar algún folio sin
marcar, si existe alguna foliación anterior y esta no coincide con la que deberían tener las hojas,
debe anularse trazando sobre el número una línea diagonal. Cuando se trata de empastes o
legajos, se deben foliar todas las hojas, inclusive las que se hallan en blanco y no se folian las
pastas ni las hojas guarda en blanco. La numeración se hace independientemente para cada
unidad de conservación comenzando de nuevo en uno en la unidad siguiente, sin embargo para
varias carpetas que componen un mismo expediente, deben foliarse consecutivamente, es decir,
si en la primera carpeta se terminó la foliación en 100 en la siguiente debe comenzar en 101,
etc.31
Si existen anexos estos se folian consecutivamente como parte de las unidades documentales, sin
embargo, si estos son folletos, boletines, periódicos o revistas, se numeran como un solo folio, si
los anexos son fotografías se marcan con el número que les corresponda por su cara vuelta,
cuando los anexos son radiografía o negativos, se guardan en un sobre de protección y se hará la
foliación en el sobre32
Las anotaciones correspondientes a folios en blanco de los empastes, la existencia de anexos

como fotografías, mapas, planos y otros, deben quedar consignadas en la columna respectiva del
inventario.
Para conocer el detalle de los aspectos de la foliación el Archivo General de la Nación publicó un
folleto que es importante que quienes realicen la organización de documentos tengan en cuenta.
Las cajas marcadas se agrupan por asuntos, se almacenan en la estantería respectiva y se les asigna una numeración
continua de uno a infinito, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Fotografías tomadas en el Archivo Satélite de la
Facultad de Medicina, sede Bogotá y cedidas por la División de Archivo y Correspondencia.
31
ARCHIVO GENERAL de la Nación. Foliación. Folleto impreso. s.f.
32
Ibídem.
38
3. DESCRIPCIÓN
El último procedimiento de la organización de los archivos acumulados es la descripción, definida

como la “fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de
información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones
de los archivos”33.
Para la llevarla a cabo se hace el levantamiento del inventario documental, que de acuerdo con el
Manual de Organización de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nación,
es un “instrumento de control que describe las unidades de un fondo siguiendo la organización
de las series”34. Para ello se diligencia el formato de “Inventario Documental”, adaptado por la
Unidad Nacional de Archivo y enviado a las sedes, en el que se registran datos como: oficina
productora, oficina que conserva, número de orden, serie o asunto, unidades de conservación,
número de folios, observaciones, soporte físico del documento, volumen documental en metros
lineales, número de cajas y frecuencia de consulta (ver anexo 9, formato “Inventario
Documental”).
Igual que en la clasificación y disposición física de los documentos prima la periodización

establecida, el levantamiento de los inventarios se realiza por período, en el mismo orden en que
la documentación se encuentra en la estantería, de modo que para cada uno de los períodos
establecidos se cuente con el inventario respectivo.
La importancia de la descripción radica en que el inventario permite el conocimiento de la

documentación existente en un depósito, producida en cada período histórico de la institución,
ya que en él se relacionan los asuntos o series documentales producidas a lo largo de su historia
así como las fechas extremas de los asuntos, la frecuencia de consulta, su ubicación en el
depósito y otros datos de importancia consignados en las observaciones35.
Además de los documentos a conservar, el inventario debe registrar la documentación con

deterioro biológico que ha sido separada del resto de los documentos durante la clasificación y la
ordenación.
33
JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Op. Cit., p. 33.
34
35
Con base en el inventario puede elaborarse, opcionalmente, como apoyo para la valoración, un listado de asuntos del archivo, que sería más
general que el inventario.
39
INVENTARIO DOCUMENTAL: TRANSFERENCIA___ TRASLADO___ ELIMINACIÓN___ CONSERVACIÓN _X_
Oficina Productora: Vicerrectoría Académica

Oficina que Conserva: Dirección Nacional de Programas Curriculares REGISTRO DE ENTRADA
Fechas Extremas: 1974-1975 AÑO MES DIA N.T.
2005 8 04
N.T. = NUMERO DE TRANSFERENCIA
FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN No. FOLIOS

No. DE ORDEN SERIE SUBSERIE o ASUNTO POR OBSERVACIONES
INICIAL FINAL No. CAJA No. CARPETA OTRO CARPETA
1 ASUNTOS DOCENTES. ESTATUTO PERSONAL
1975 1975 3 20 31
DOCENTE. ANTEPROYECTO
ASUNTOS DOCENTES. TRABAJOS ACADÉMICOS.
2 LISTADO TESIS DE GRADO EN EL ÁREA DE PROCESOS 1974 1988 16 14 87 EMPASTE
AGRÍCOLAS.
CENTRO DE INVESTIGACIONES PARA EL DESARROLLO.
3 RELACIÓN DE TRABAJOS PUBLICADOS POR EL CID Feb-73 Oct-74 19 10 2
4 SEXTO CONGRESO PANAMERICANO DE ENSEÑANZA

Oct-74 Oct-74 81 6 28
DE INGENIERÍA
5 DOCUMENTO DE TRABAJO: "REUNIÓN INTERSEDES" Abr-75 Abr-75 140 7 133
6 INFORMES DE ACTIVIDADES DE LA VICERRECTORÍA

1975 1975 144 8 13
ACADÉMICA
7 MONITORIAS. NORMATIVIDAD. 1975 1975 153 19 2
8 PRESUPUESTO. CONTRATOS. 1975 1975 160 12 9
FRECUENCIA DE CONSULTA: Diaria___ Semanal___ Mensual___ Esporádica ___ No se consulta _X_
Elaborado por. UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
Ejemplo de inventario de conservación. Tomado del inventario de la Vicerrectoría Académica, período 1974-1975.
Una vez elaborado el inventario final el proceso de organización y valoración de los archivos
acumulados se considera finalizado y los documentos pueden ser puestos al servicio de los
investigadores y del público en general interesado en conocer más profundamente la Universidad
De este modo la Unidad Nacional de Archivo espera contribuir con su aporte al desarrollo y
conocimiento de la Universidad a través de la divulgación y control de su patrimonio documental
como integrante fundamental del patrimonio cultural de la Nación.
40
GLOSARIO36
ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una
unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa*
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

los asuntos que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad*.
CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente y que
por su contenido informan sobre el origen, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
productora. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigación, la ciencia y la cultura*.
DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que
no tienen valores primarios ni secundarios*.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de

los instrumentos de recuperación de información para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales de los archivos*.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología*.
FONDO DOCUMENTAL: Se refiere a la totalidad de las series documentales de la misma

procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de conservación por la
Universidad**.
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo*.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento que describe las series de un fondo*.
MUESTREO: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las

series que se conservan parcialmente*.
ORDEN NATURAL: Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada
serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los
documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución
administrativa de un asunto determinado***.
36
Las definiciones contenidas en este glosario fueron tomadas de: *Manual de organización Fondos Acumulados. Archivo General de la Nación;
** Tablas de Retención Documental. Guía para su aplicación. Universidad Nacional de Colombia; ***Organización de documentos de archivo.
Archivo General de la Nación; ****Ordenación documental. Archivo General de la Nación.
41
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En
el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales dentro de las series o
las series dentro de las secciones*.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y

ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un
fondo****.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Aquel según el cual cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede. Identificación del autor del documento ya sea una persona
natural o jurídica***.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de

la documentación por medio de muestreo*.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas****.
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de
acuerdo con el trámite de cada asunto****.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso intelectual por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos, a fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo**.
42
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL de la Nación. Manual de organización fondos acumulados. Bogotá, abril de

2004.
GODOY, Julia y LÓPEZ, María Imelda. Cartilla de clasificación documental. Bogotá: Archivo
General de la Nación, 2001.
GODOY, Julia y otros. Organización de documentos de archivo. Santafé de Bogotá: Archivo

General de la Nación, 1995.
JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación documental. Bogotá: Archivo General de la Nación,

2003.
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Tablas de Retención Documental. Guía para su

aplicación. Bogotá: Universidad Nacional de Colombia. Secretaría General. Archivo General,
Mayo de 2003.
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 385 de 2003. En:
Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar., 2003). p. 20-25.
UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 386 de 2003. En:
Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar., 2003). p. 25-31.
VÁSQUEZ, Manuel. Manual de selección documental. Bogotá: Archivo General de la Nación,

1992.
43
ANEXOS
44
ÍNDICE DE ANEXOS:
ANEXO 1. FORMATO DIAGNÓSTICO37
ANEXO 2. NORMAS DE SEGURIDAD PARA LOS PUESTOS DE TRABAJO EN ARCHIVOS
ANEXO 3. PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA ARCHIVOS
ANEXO 4. FORMATO LISTADO DE NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES
ANEXO 5. FORMATO CUADRO DE CLASIFICACIÓN
ANEXO 6. FORMATO INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN INTERVENIR
ANEXO 7. FORMATO TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ANEXO 8. FORMATO MARCACIÓN DE CAJA
ANEXO 9. FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
37
El formato de Diagnóstico fue enviado por la Unidad Nacional de Archivo a las Sedes el 8 de Septiembre de 2005
45
ANEXO 2
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
ANEXO 3
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA ARCHIVOS
Fecha de elaboración: Noviembre de 2006.

Versión del documento: Versión N° 01
Elaborado por: Luz Miryam Londoño A.
PROYECTO: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 2006
1. ASPECTOS GENERALES.
La bioseguridad de acuerdo con el decreto 1543 de 1.997 del Ministerio de Salud es el conjunto de actividades,
intervenciones y procedimientos de seguridad ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo
biológico.
Una de las amenazas para los archivos son los agentes biológicos que a su vez se convierten en un factor de riego
para las personas que allí laboran o todas aquellas que estén en contacto con el material contaminado.
Las medidas de bioseguridad tienen como finalidad evitar la enfermedad profesional y los accidentes de trabajo por
el contacto con material documental contaminado.
Entre los agentes biodeteriorantes en archivos se pueden mencionar entre otros, los roedores, los insectos y los
microorganismos; ellos no solamente son un factor de riegos para el hombre sino que son los causantes de daños a
los soportes documentales.
2. OBJETIVO.
Elaborar un documento que contenga las normas y procedimientos de seguridad para la manipulación del material
documental contaminado; con el fin de orientar a las unidades de sede en las formas de control de los factores de
riesgo a los que pueden estar expuestas las personas que laboran en archivos y los documentos.
3. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.
Los elementos de protección personal son un complemento indispensable de los métodos de control de riesgos para
proteger al trabajador, actúan como una barrera de entrada para evitar la proliferación de microorganismos.
Los elementos de protección personal usados en la manipulación de documentos de archivo son:
Mascarillas con filtro para material particulado o tapa boca. Previene la exposición de las mucosas de la
boca y nariz a los microorganismos protege la vía aérea superior.
Protectores oculares (Monogafas). Con esta medida se previene la exposición de los ojos a los
microorganismos.
Guantes. Su Uso reduce el riesgo de contaminación en las manos. Es importante señalar que el uso de
guantes tiene por objeto proteger no sustituir las prácticas apropiadas del control de infecciones, en
particular el lavado correcto de las manos. Los guantes deben ser de látex, ceñidos, para facilitar la
ejecución de procedimientos. Si se rompen deben ser retirados, proceder al lavado de manos y
reemplazarlos. Los guantes para el personal de oficios varios deben ser más resistentes; tipo industrial.
68
Bata u overol. Es un protector que, aísla el cuerpo y la ropa de microorganismos. En archivos debe usarse
un delantal, bata industrial u overol de poco peso, no desechable.
3.1. USO Y MANTENIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.
Monogafas de Seguridad.
Características de las Monogafas.
Que sean antiempañantes, con ventilación indirecta mediante rejillas laterales.
Permitir el uso de anteojos prescritos.
Tener lentes resistentes al impacto.
Mantenimiento.
Lavar las monogafas con jabón líquido.
Secar con pañuelo de papel suave, no utilizar tela o material abrasivo, no frotarlas con las manos.
No colocarlas con los lentes hacia abajo porque se pueden rayar.
Evitar los golpes.
En lo posible deben se guardadas limpias en su estuche original.
Uso de las monogafas.

Se deben usar siempre limpia.
No se deben usar fuera del puesto de trabajo.
Mascarillas o tapa-bocas.
Características de las Mascarillas o Tapa-bocas.
Es un elemento de protección personal y desechable, deben ser reemplazadas cada ocho días.
Protege desde el puente de la nariz, hasta el inicio del cuello.
Debe mantenerse alejada de líquidos inflamables o ácidos, porque el roce con esas sustancias o la humedad
pueden deteriorar la mascarilla.
Bata u overol.
Mantenimiento y uso de la bata.
Envíela a la lavandería en una bolsa.
En el lavado no la mezcle con otras prendas de uso personal.
En el proceso de desinfección, utilice la solución de hipoclorito de sodio, luego lave con abundante agua
para retirar los residuos de hipoclorito que desgastan el material.
Deben permanecer cerrados o abotonados hasta el cuello.
Guantes industriales
Usuarios.
Personal de servicios generales (aseo de las áreas de conservación documental y demás áreas de archivo) y en el
manejo de residuos sólidos.
Mantenimiento y uso de los guantes.

Lavar con agua y jabón.
69
Cuando se trabaje con material documental contaminado sumergir durante 20 minutos en hipoclorito
(Decol o Cloros) a 5000 partes por millón.
Enjuagar y secar al aire libre.
Los elementos de protección personal, deben retirarse de la parte más alejada del centro del cuerpo (distal) a la
más cercana (proximal); en primer lugar se deben retirar, en su orden, los guantes, el tapa-bocas, las gafas
protectoras y por último la bata.
4. NORMAS DE BIOSEGURIDAD.
Definición:
Son niveles de referencia que determinan condiciones y acciones laborales seguras que orientan y logran patrones de
comportamiento dirigidos a la prevención y el control de los riesgos laborales. También conocidos como: normas
de seguridad, o procedimientos seguros de trabajo.
Deben se fijadas en un lugar visible y en cada una de las áreas de conservación documental. Socializadas con cada
una de las personas que laboran en los archivos o que eventualmente tengan contacto con los documentos. La
norma de bioseguridad debe ser acatada por el personal de archivo que cumpla con labores de limpieza documental,
clasificación documental, organización documental y personal que por su trabajo deba manipular documentos.
70
Fecha de Elaboración: Octubre de 2006.
Universidad Nacional de Colombia. Sistema Nacional de Archivos.
Áreas de Conservación Documental.
AREA O SECCION: Áreas de Conservación
Documental. NORMAS DE BIOSEGURIDAD
Solicitar un examen ocupacional actualizado que permita valorar el estado de salud del
personal antes de la asignación de labores.
Completar el esquema de vacunación, especialmente para tétanos, hepatitis e influenza.
Mantener el lugar de trabajo en óptimas condiciones de higiene y aseo.
Las condiciones de humedad, ventilación y temperatura de los sitios de trabajo deben ser
confortables.
Las áreas de conservación documental no deben ser utilizadas como áreas de trabajo.
No realizar consumo de alimentos sólidos y líquidos en lugar de trabajo.
No es permitido fumar ni aplicarse cosméticos en los puestos de trabajo.
No es permitido utilizar saliva para pasar los folios.
Manejar cualquier documento de archivos como potencialmente contaminado.
Lavar cuidadosamente las manos con jabón líquido antes y después de cada procedimiento.
Es necesario el uso de los elementos de protección personal (bata u overol, monogafas,
mascarilla y guantes de látex), estos deben estar en buen estado sin perforaciones y roturas.
Realizar el cambio de ropa en los lugares destinados para ello.
Para el lavado de la bata, colocarla en una bolsa plástica, no mezclarla con otras prendas de
uso personal, utilizar la solución de hipoclorito de sodio, luego lavar con abundante agua para
retirar los residuos de hipoclorito que desgastan el material.
Mantener sus elementos de protección personal en óptimas condiciones de aseo, en lugar
seguro y de fácil acceso.
Mantener siempre cerrado el overol o la bata de trabajo.
Los elementos de protección personal se deben retirar de la parte más alejada del centro del
cuerpo (distal) a la más cercana (proximal). En primer lugar se deben retirar, en su orden,
los guantes, el tapabocas, las gafas protectoras y por último la bata.
Abstenerse de tocar con las manos enguantadas cualquier parte de su cuerpo, y manipular
cualquier objeto diferente a los requeridos durante el procedimiento.
Evitar deambular con los elementos de protección personal por fuera de su área de trabajo.
Si se presenta una herida por pequeña sea, cubrirla con curitas o espadrapo y reportarla a
su jefe inmediato.
Manejar con estricta precaución los elementos corto-punzantes como ganchos y
legajadores.
Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico diariamente.
71
BIBLIOGRAFIA
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, Administradora de Riesgos Profesionales. Manual de

bioseguridad programa de vigilancia epidemiológico para factores de riesgo biológico en personal de
salud.
ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA. Luz Marina Villalba. Protocolo de limpieza para archivos.
CLINICA DEL BOSQUE. Comité de Vigilancia Epidemiológico División de Talento Humano. Manual de
Normas y Procedimientos de Bioseguridad.
www. minsalud.gov.co
72
ANEXO 4
LISTADO NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES

[SEDE]
[PERÍODO]
Elaborado por:
Coordinado por:
Fecha de elaboración:
ORGANO QUE
NORMA O No DE LA FECHA DE PUBLICADO No. DE LA FECHA DE
EXPIDE O PAGINA CONTENIDO DEPENDENCIA
FUENTE NORMA EXPEDICIÓN EN PUBLICACIÓN PUBLICACIÓN
AUTOR
73
ANEXO 5
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
SEDE
PERIODO
Dirección:
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUSECCIÓN 2 SUSECCIÓN 3 ASUNTO
74
ANEXO 6
FORMATO DE INVENTARIO PARA ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR
(Datos para la programación de la elaboración de las TVD)
Sede _____________________
Lugar: Elaborado por:

Fechas extremas: Fecha de elaboración:
No. Fechas extremas de la serie Longitud de la

de Oficina Productora Serie/Asunto Observaciones
serie en metros
orden Inicial Final
75
ANEXO 7
Tablas de Valoración Documental

SEDE]
[PERÍODO]
OFICINA PRODUCTORA:
ELABORADO POR: FECHA DE ELABORACION: HOJA DE
REVISADO POR:
DISPOSICIÓN
RETENCION
FINAL
ASUNTO O SERIE PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO
CT E M S
CENTRAL
Firmas de Aprobación: Presidente del Comité: _______________________ Secretario del Comité:________________________

Acta No. : _____________ Fecha:______________________
CONVENCIONES: CT: Conservación Total. M: Microfilmación. E: Eliminación. S: Selección.
76
ANEXO 8
FORMATO PARA MARCACIÓN DE CAJAS
1 DEPENDENCIA
2 OFICINA PRODUCTORA
3 CONTENIDO DOCUMENTAL FECHAS
INICIAL FINAL
4 No. DE CAJA
5 No. DE CARPETAS EN LA CAJA
6 OBSERVACIONES
77
ANEXO 9
INVENTARIO DOCUMENTAL: TRANSFERENCIA___ TRASLADO___ ELIMINACIÓN___ CONSERVACIÓN _X_
Oficina Productora:
Oficina que Conserva: REGISTRO DE ENTRADA
Fechas Extremas: AÑO MES DIA N.T.
N.T. = NUMERO DE TRANSFERENCIA
FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN

No. DE SERIE SUBSERIE o ASUNTO No. FOLIOS
No. OBSERVACIONES
ORDEN INICIAL FINAL No. CAJA OTRO POR CARPETA
CARPETA
SOPORTES:
FRECUENCIA DE CONSULTA: Diaria___ Semanal___ Mensual___

Esporádica___ No se consulta _X_
Elaborado por:_______________________________
78

Guia Organizacion Archivos Acumulados UN Abril 22 2008 PDF

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