Creación de compañía con

copia de archivos maestros y

exportación de saldos
Objetivo:

En muchas ocasiones es preciso crear una compañía nueva con saldos

iniciales al terminar un periodo o año contable. Las razones para
hacerlo varían dependiendo las necesidades de cada compañía entre
las mas comunes tenemos:

 Cambios en el maestro de plan de cuentas para definir longitud y

tipo de cuenta y niveles de centro de costos.
 Alto volumen de información de años anteriores.
 Cambio o depuración de terceros.
 implementación por primera vez de centros de costos.
 Antes de crear la
compañía verifica que el
código o número que va a
asignarle no exista en la
tabla. Ingresa por la
opción Soportes /
instalación / clasificar
compañías y revisa que
compañías tienes creadas.

Nombre de las
Compañías
 Creación de compañía
 Ingrese a la compañía actual de la cual desea copiar
los archivos maestros, el período al que ingrese debe
estar abierto.

 Si trabaja en red, verifique que ningún usuario este

en la compañía.

 Ingrese al menú Soportes / instalación / crear

compañía:
Menú Connect Menú Tradicional
Relacione el código de la compañía y le marca la opción Maestros sin saldos. Dado que en la
nueva compañía se requiere posiblemente hacer cambios en los archivos maestros solo
puede hacerlos si estos no tiene relacionado ni saldos, ni movimientos.
Ingrese los datos generales de la compañía, los rangos de vencimiento para los informes de cartera y defina si
va a manejar o no centros de costos marcando la opción indicada. Adicionalmente, verifique que la opción de
meses en disco este marcada, la cual es necesaria para realizar las copias de seguridad por el programa.

Recuerde…
las rutas de directorios
el programa las asigna
automáticamente y NO
deben modificarse.
Antes de aceptar la creación de la compañía ingrese en la pestaña de niveles, donde podrá definir el número de
niveles de cuenta y de centros de costos y la longitud de cada nivel. Estos campos no se pueden modificar
después de crear la compañía, por lo tanto se sugiere tener bien definido la longitud que desee para estos dos
maestros. Los rangos de las cuentas ya vienen definidos de la compañía base por lo tanto no es necesario
modificarlos.
 Copia de archivos Maestros
Ahora defina cuales archivos maestros desea copiar a la nueva compañía, como sugerencia traslade a Archivos
a Copiar todos los archivos con la flecha doble hacia la derecha.
Ahora puede seleccionar específicamente que archivos NO requiere en la nueva
compañía y con la flecha sencilla hacia la izquierda los devuelve a Archivos
Disponibles. Por último da clic en Aceptar.

Nota: Seleccione el Calendario Contable si la nueva compañía comienza en un

periodo diferente al de la compañía inicial, en este caso como va a comenzar con
saldos iniciales a un periodo específico es necesario que lo haga.

Felicidades!!!
Ya tiene la nueva compañía
creada.
Ahora puede ingresar a la compañía nueva. Como es la primera vez que ingresa, el programa
detecta que no tiene periodos creados en la compañía y muestra el siguiente mensaje,
simplemente le da clic en aceptar. El programa le crea por defecto el periodo según la fecha
calendario que tenga en el equipo.
Sin embargo, puede cambiar el periodo antes de ingresar por primera vez a la compañía. En el
campo Fecha de Proceso coloque la fecha del ultimo día del mes que quiere crear, por ejemplo
12/31/2014 si el periodo a crear es Diciembre de 2.014.
 Ya tienes creada la compañía con
archivos maestros sin movimiento ni
saldos. Ahora puedes hacer todos
los cambios que requieras en plan
de cuentas, centros de costos, Nit o
cualquier archivo maestro.
Estos cambios los debe hacer antes
de ingresar los saldos iniciales en la
compañía.

Pasemos ahora a exportar los saldos a la nueva compañía.

Buena suerte!!!
Exportación de saldos Contai Multimes
Multiaño
Antes de hacer la exportación de los saldos de la compañía anterior a la nueva
debe validar que tenga creado un comprobante de saldos iniciales, un código de
activo, y el periodo donde van a quedar los saldos en la compañía nueva.

Ubíquese en la compañía actual en el periodo donde están los saldos finales, en

nuestro caso en el periodo 2013-13 donde tenemos los saldos después del cierre
de año.

Ahora siga la siguiente ruta…

Menú Connect
Por medio de esta opción el programa permite exportar los saldos finales del período
seleccionado a un archivo texto o directamente a otra compañía (Directo).

(Recomendado)
Texto: Al seleccionar esta opción se generará un archivo texto con la información que luego
debe importar en la compañía nueva

Directo: Directamente se llevará la información de los saldos a otra compañía ya instalada,

la cual debe tener ya los archivos maestros para que no se presenten inconsistencias

Impresión horizontal: El caso de presentarse inconsistencias, se presentarán en un informe

horizontal

Longitud anterior del Plan de cuentas y Centro de Costos: Plan de cuentas de 10 dígitos y
Centro de costos de 6 dígitos, en el caso contrario de 20 dígitos los dos campos, este campo
se habilita si selecciona la opción de texto

Fecha: Se recomienda el último día del período a exportar

Código del activo: Cualquier código de activo existente, ejemplo 99 Genérico

Comprobante: Seleccione el comprobante de saldos iniciales

Documento: Un número genérico

Detalle: Breve explicación, ejemplo: Saldos Iniciales

Compañía: Cuando se selecciona Directo, número de la compañía a llevar la información

Período: Cuando se selecciona Directo, Período al cual se llevará la información en la

compañía nueva

Contraseña: Cuando se selecciona Directo, contraseña del usuario que está haciendo el
proceso

Archivo: Ruta y nombre del archivo cuando se seleccione la opción Texto

Recuerda…
Cualquier diferencia entre la
compañía nueva y la anterior
originada por cambios en los
maestros, va a generar
inconsistencias al momento de
exportar los saldos de la
compañía anterior, los cuales
deberá corregir en la nueva
compañía.

Éxitos!!!