PROCEDIMIENTO DE NÓMINA

Orientar los pasos a seguir para liquidar la

contraprestación del servicio prestado, con
fundamento en novedades o situaciones
PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO OBJETIVO PROCEDIMIENTO
administrativas de las personas vinculadas
a la planta de personal de la
supervigilancia.
COORDINADOR GRUPO DE RECURSOS
PROCEDIMIENTO NÓMINA RESPONSABLE
HUMANOS

ALCANCE
Inicia en el momento que se origina una novedad de vinculación a un empleo, durante las distintas novedades y situaciones administrativas en los periodos de pago, hasta la desvinculación del
empleado.

FLUJO GRAMA
Ver flujograma

ID ACTIVIDAD ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE EVIDENCIA

Técnico para apoyo de

Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal de todos los rubros que
Solicitar los certificados de seguridad y defensa del Memorando
1 afectan los gastos de personal, de acuerdo con la resolución de desagregación 1 dia
disponibilidad presupuestal Grupo de Recursos CDP
del presupuesto de la vigencia.
Humanos
Técnico para apoyo de
Recibir el certificado de Recibir fisicamente del grupo de recursos financieros, el Certificado de seguridad y defensa del
2 1 dia CDP FIRMADO
disponibilidad Disponibilidad Presupuestal - CDP Grupo de Recursos
Humanos
Rubros
Técnico para apoyo de
Crear el presupuesto de nómina para la vigencia de acuerdo con los valores del presupuestales
Crear el presupuesto de seguridad y defensa del
3 certificado de disponibilidad presupuestal en el sistema de información humano 5 días en el sistema de
nómina para la vigencia Grupo de Recursos
para cada uno de los rubros presupuestales. Información
Humanos
Humano

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 06/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GTH-310-004
Fecha aprobación: 02/08/2018
Versión:11
 PROCEDIMIENTO DE NÓMINA

Proveedor del Aplicativo de

Actualización de
Nómina
Actualizar la información Actualizar junto con el proveedor la información sobre el salario mínimo y el formulas sobre
sobre el salario mínimo, auxilio de transporte de acuerdo con el decreto expedido por el gobierno salario mínimo,
4 1 dia Técnico para apoyo de
auxilio de transporte y decreto nacional, actualizar la información y formulas respectivas de acuerdo con la auxilio de
seguridad y defensa del
salarial para la vigencia normativida vigente. transportey
Grupo de Recursos
asignación.
Humanos
Técnico para apoyo de
seguridad y defensa del Cronograma de
Elaborar el cronograma de Grupo de Recursos programación de
Elaborar el cronograma de programación de liquidación y pago de nómina
5 programación de liquidación 1 día Humanos liquidación y
anualmente, junto con el grupo de recursos financieros.
de nómina pago de nómina
Coordinador Grupo de firmado.
Recursos Financieros
Recibir los documentos requeridos de las novedades producidas de acuerdo al
instructivo de situaciones administrativas:

*Prima técnica
*Prima de coordinación
*Nonbramientos
*Incremento salarial
*Encargos
*Reubicaciones
*Vacaciones Actos
Técnico para apoyo de
*Desvinculación administrartivos,
Recibir las novedades de seguridad y defensa del
6 *Incapacidades 18 dias memorandos,
situaciones administrativas Grupo de Recursos
*Licencias planillas de
Humanos
*Horas Extras novedades
*Sentencia
*Embargos
*Fondos EPS, AFS, FNA, CCF
*Traslados de EPS y AFS
*Creación de Terceros de Libranzas, Fondo Empleados
*Retención en la fuente
NOTA: las novedades deben ser reportadas máximo el día 18 de cada mes
para sean incluida en la respectiva nómina, de lo contrario serán liquidas en el
mes siguiente.
Técnico para apoyo de Registro en el
Registrar novedades en el Incluir y verificar en el sistema de información humano de acuerdo a la seguridad y defensa del sistema
7 18 dias
sistema normatividad vigente todas las novedades recibidas para el mes a liquidar. Grupo de Recursos Información
Humanos Humano.

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 06/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GTH-310-004
Fecha aprobación: 02/08/2018
Versión:11
 PROCEDIMIENTO DE NÓMINA

Asesor de Recursos
Generar un borrador de nómina una vez verificadas todas las novedades
Humanos
registradas, y remitir por correo electrónico al coordinador o asesor según
Borrador de
corresponda.
Generar un borrador de Coordinador del grupo de nómina enviado
8 1 día
nómina. recursos humanos por correo
Los datos de nómina estan correctos?
electrónico
Si, continua con el numeral 9.
Técnico para apoyo
No, se efectuan las correcciones.
seguridad y defensa

Generar Nómina definitiva para firma de los responsables, anexando los

9 Generar nómina definitiva rexpectivos soportes de acuerdo a las novedades registradas de situaciones 1 dia Técnico para apoyo Nómina definitiva
administrativas. seguridad y defensa

Superintendente
Secretario General
Asesor del grupo de
recursos
Entregar nómina definitiva financieros Nómina definitiva
10 Recoger las firmas de los responsables que deben firmar la nómina. 1 día
para la firma Coordinador del grupo de firmada
recursos financieros
(tesorero)
Técnico para apoyo
seguridad y defensa

Generar los archivos planos para realizar el pago y remitir por correo
Generar archivos plano de electrónico al Grupo de Recursos Finaicieros: Correo
11 1 día Técnico para apoyo
nómina Electrónico
seguridad y defensa
*Nómina del mes correspondiente

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 06/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GTH-310-004
Fecha aprobación: 02/08/2018
Versión:11

Generar archivos planos de
12
salud, pensión y parafiscales
13 Cierre y publicación
Resolver inquietudes sobre el
14
pago de nómina
Generar actos administrativos
15
de acuerdo a las novedades
Archivar las novedades en la Archivar los documentos generados de las situaciones administrativas en la
16
hoja de vida hoja de vida de cada funcionario.
17 Generación de Informes
SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 06/02/2018
Versión: 07
Código: PRO-GTH-310-004
Fecha aprobación: 02/08/2018
Versión:11
PROCEDIMIENTO DE NÓMINA
Planilla asistida
Generar archivo plano, cargar y validar en las heramientas dispuestas por el
numerada y
operador de planillas asistidas para el pago de salud, pensión y parafiscales y
validada por el
fondo nacional del ahorro para cesantias.
operador.
El sistema genera errores? 5 días Técnico para apoyo
Cesantias
No, se genera planilla para realizar el pago. seguridad y defensa
validado a través
del fondo
Si, se debe realizar las correcciones necesarias y si es del caso comunicarse
nacional del
con el operador del aplicativo de nomina o del operador de la planilla asistida.
ahorro.
Cargar los desprendibles de pago para que puedan ser consultados por los Modulo con los
funcionarios a través del aplicativo humano y realizar el cierre definitivo de la 1 dia Técnico para apoyo desprendibles
nómina del periodo correspondiente. seguridad y defensa para descarga
Resolver las inquietudes que puedan tener los funcioanrios frente al
Correo
desprendible de pago de la nómina, ya sea personalmente, telefónica o correo 1 dia Técnico para apoyo
Electrónico
electrónico. seguridad y defensa
Generar a través del gestor documental y remitir para firma del ordenador del Actos
gasto los actos actos administrativos que se requeiran de acuerdo con las 15 dias Técnico para apoyo administrativos
novedades de situaciones administrativas. seguridad y defensa firmados.
Expediente Hoja
1 dia Técnico para apoyo
de Vida
seguridad y defensa
Recibir solicitudes de informes o reportes, y proceder a generar y enviar la
respuesta respectiva.
*Formatos para bonos pensionales
*Proyección costos de nómina mensual, anual
*Costos por dependencia
Reportes e
*Bases de retención en la fuente 1 mes Técnico para apoyo
Informes
*Información exógena seguridad y defensa
*CHIP
*SIRECI
*SIGEP
*Ejecución Anual
*Otros
 PROCEDIMIENTO DE NÓMINA

* Ley 100 de 1993.

* Ley 244 de 1995.
* Ley 432 de 1998.
* Ley 797 de 2003.
* Decreto Ley 1042 de 1978.
* Ley 995 de 2005.
* Decreto-Ley 1045 de 1978.
* Decreto 3135 de 1968.
* Decreto 806 de 1998.
* Decreto 047 de 2000.
* Decreto 1703 de 2002.
NORMATIVIDAD * Decreto 404 de 2006.
* Decreto 2489 de 2006.
* Decreto 1737 de 2009.
* Decreto 126 de 2010.
*Resolución 3796 de 2014
* Decreto 1563 de 2016
* Decreto anual de Auxilio de Transporte
* Decreto anual de salário mínimo.
* Decreto anual de fijación de las escalas de asignación básica mensual, para los empleados públicos del orden nacional.
* Régimen del empleado oficial.
* Ley 1819 de 2016

GLOSARIO Nómina: cantidad pagada a los empleados por el trabajo que han hecho en la Entidad durante un período determinado de tiempo, normalmente mensual.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
Rubros presupuestales
Actualización de formulas sobre salario mínimo, auxilio de transportey asignación.
Actos administrativos, memorandos, planillas de novedades.
Nómina definitiva
Planilla asistida numerada y validada por el operador. Cesantias validado a través del Fondo Nacional del Ahorro.
Actos Administrativas.
Reportes e informes.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO
01/04/2008 Creación
10/09/2010 Se modificaron todos las actividades del procedimiento y sus diferentes puntos de control
24/12/2010 Se adicionan nuevas actividades de administración de software de nómina
10/09/2012 Se actualizan actividades de acuerdo a las actividades reales ejecutadas
18/04/2013 Ajuste al nuevo formato para documentar los procedimientos e inclusión de actividades según el nuevo proceder frente a la utilización de ORFEO-Cambio de Codificacion-Cambio de logos
02/04/2014 Ajuste del procedimiento a los puntos de control

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 06/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GTH-310-004
Fecha aprobación: 02/08/2018
Versión:11
 PROCEDIMIENTO DE NÓMINA

Ajuste al procedimiento para incluirle responsables en los puntos de control, ampliar los funcionarios que pueden realizar las tareas de liquidación de nómina para que el sofware
20/10/2014 denominado Humano tenga los mayores controles y cambio del nombre del procemiento ya que el área no paga
Se cambiaron los logos, la codificación según las tablas de retención y se eliminó el formato de horas extras del proceso de recursos humanos ya que este grupo no autoriza las
30/06/2015 horas extras si no que es novedad a nómina
30/12/2015 Se agregó una tarea en el numeral 5 para firma del señor superintendente, se corrigío la nomenclatura de los formatos inmersos en este proceso, se ajutó las horas extras
12/09/2016 Se cambió el nombre de asesor por coordinador del grupo, se cambiaron logos.
Se ajusta el procedimiento de acuerdo al nuevo mapa de procesos de la Supervigilancia, se ajustan en algunas actividades los responsables, se ajusta redacción de las actividades y
30/04/2018 los registros asociados a las mismas.
Se incluye una nota aclaratoria sobre el tiempo máximoa de reportar novedades.
02/08/2018

APROBACIÓN NOMBRE CARGO

ELABORO LUZ YANETH SUAREZ / DIANA CAROLINA MORALES V. TÈCNICO PARA APOYO DE SEGURIDAD Y DEFENSA / CONTRATISTA
COORDINADORA GRUPO DE RECURSOS HUMANOS / COORDINADOR
VALIDO EDITH TORRES VERA / JUAN GABRIEL PÉREZ TOBARIA
GRUPO MECI Y CALIDAD
APROBÓ DANIEL ENRIQUE PEDROZA VANEGAS JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 06/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GTH-310-004
Fecha aprobación: 02/08/2018
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