● Concepto de Documento:

Es identificado como una carta o un escrito que ilustra ciertas pruebas o

testimonios materiales de hechos o actos que realiza una persona física o
jurídica, por lo cual también se involucran instituciones, asociaciones, entidades
etc. Un documento se expresa de dos formas una de ellas es la textual la cual se
refiere a documentos realizados a través de un papel y la otra forma no textual
se refiere a aquellos documentos que son realizados por cualquier tipo de
soporte para guardar una información concreta y exacta, como por ejemplo
documentos guardados en un disco, en una grabación, en una base de datos etc.

● Elementos de un documento
1. Hoja de portada

La prioridad de la hoja de portada es reconocer el trabajo y quienes son los que

han contextualizado los hechos, circunstancias o pruebas en dicho documento, y
por otra parte hay que tener en cuenta que la hoja de portada se debe respetar
en su colocación ya que es la primera página que se visualiza.

2. Índice

Es el lugar en donde se plasma una lista organizada, en la cual involucra los

artículos, capítulos, anexos y en otros puntos, y por lo tanto cada uno de ellos
tiene su respectiva enumeración en el documento.

3. Introducción

Es una breve descripción sobre el contenido del documento, es ideal indicar

claramente el tema a tratar, por otro lado, también es preciso señalar a quien
está dirigido y en qué forma está estructurada. En esta parte del documento se
puede mencionar ciertas acciones o antecedentes, así como también reseñas,
aporte o contribuciones.
 4. Texto

El texto contiene las partes del trabajo, como la metodología utilizada para su
investigación, el desarrollo, la creación de capítulos, las divisiones y otros
elementos que se requieran.

5. Título

Es una palabra o frase en la cual otorga el conocimiento del tema del

documento, por otro lado el título tiene como funcionalidad llamar la atención al
lector, y se denomina como el nombre que va a llevar el documento.

6. Conclusión

La conclusión aborda el fin del documento, es identificado como un tipo de

capítulo final en la que el creador del documento redacta de forma rápida,
precisa y clara las conclusiones e ideas o perspectivas fundamentales del
documento escrito.

● Documento electrónico:

Es cuyo documento en la cual su soporte material es un tipo de dispositivo

electrónico y en el que su contenido está codificado mediante un código digital,
que puede ser leído, visualizado e interpretado, o reproducido, mediante
detectores magnéticos, en este tipo de documento presenta cierta información
elaborada y es procesada electrónicamente por algunos procedimientos
informáticos.

Los componentes de un documento electrónico pueden provenir de diferentes

bases o sistemas en la cual cuales los más importantes son el lenguaje
convencional, el soporte en donde está plasmado como un servidor, una cinta ,
un disco , una memoria y a su vez afirmamos que este tipo de documento está
destinado a durar todo el tiempo.

● Características del documento electrónico:

Los metadatos, que están destinados a ordenar y describir la información

contenida en un documento entendido como objeto electrónico, son quizá las
características más importantes que debe poseer un documento electrónico.
 1. Registros:

Información relativa que se tiene del documento.

2. Terminos y condiciones:

Condiciones de uso, características que debe tener cada usuario.

3. Estructura:

Dependencia que tiene con el software y otros sistemas en función de las

normas de diseño.

4. Contexto:

Definen el contenido, demuestra la procedencia y el entorno en el que el

documento ha sido creado.

5. Contenido:

Son los datos específicos del documento que van de la mano con la descripción
del documento tradicional.

6. Historial de uso:

Hace posible conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado,

clasificado, valorado, seleccionado y utilizado.

● Requisitos del documento electrónico:

Para que un documento electrónico tenga validez se tiene que establecer una
serie de especificaciones que garanticen su autenticidad, integridad, originalidad
y seguridad.

➢ Autenticidad:

En pocas palabras es la garantía que la información contenida en el documento

es cierta, en los documentos tradicionales la garantía de autenticidad sería la
firma pero en esto documentos electrónicos se tendrá que configurar una serie
de elementos de seguridad que se conoce como la firma electrónica, que vendría
a ser un certificado reconocido que es generado mediante un dispositivo seguro
de creación de firma y que tendrá respecto de los datos consignados en forma
electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los
consignados en papel

➢ Integridad:

Se refiere a que el documento electrónico no haya sufrido alteraciones en su

contenido durante las transmisiones entre distintos sistemas, mediante la firma
digital se puede identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior
sobre los datos firmados

➢ Originalidad:

El documento electrónico no tiene por qué ser conservado en el mismo programa

informático en que fue producido, su forma de presentación podría variar según
los criterios de gestión y conservación que se establezcan en los sistemas de
archivos, se pueden definir formatos de conservación diferente al formato de
creación. De esta manera podemos asegurar la perdurabilidad del documento y
evitar constantes migraciones debidas a la obsolescencia de los programas
informáticos.

➢ Seguridad:

Vendrá determinada por la política de seguridad de acceso a los sistemas de

producción administrativa de la organización donde se generen los documentos
electrónicos, y por la firma electrónica como garantía de identificación fehaciente
de la autenticidad del firmante

● Firma Electrónica:

La firma electrónica es lo mínimo que la seguridad jurídica impone para la

producción de documentos electrónicos válidos ya que esto permitirá:

➢ Acreditar la identidad del autor y receptor, así como también la

autenticidad.
➢ Garantizar la integridad y conservación del contenido del documento
durante su emisión y recepción.
 ➢ Usarse como registro en lo concerniente a la fecha y hora de entrada,
fecha y hora de presentación, identificación del interesado, contenido del
escrito y órgano administrativo al que se envía.
● Diferencia entre documento físico y documento electrónico:
Los documentos tanto físicos como electrónicos cuentan con algunas diferencias
que desde el punto de vista archivístico caben nombrar y tener en cuenta a la
hora de gestionar y trabajar con ellos.
- Documento Convencional:
La información contenida en el documento sólo es accesible a través de
símbolos implícitos en el.
- Documento Electronico:
La información contenida sólo puede ser leída por un ordenador.
- Documento Convencional:
El contenido que presenta el documento es inseparable de su medio o soporte.
- Documento Electronico:
El contenido puede ser separado de su soporte original para ser transferido a
otros.
- Documento Convencional:
Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad que presenta,
entre ellas la firma.
- Documento Electronico:
Su autenticidad depende del hardware o software en el cual fue creado, y esta
solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.

● Microforma

Es la digitalización con valor legal, tiene la finalidad de dar seguridad al

proceso técnico de digitalización y dar garantía de inalterabilidad de los
documentos digitalizados.

Introduce la figura del “Tercero Neutral” en el proceso de digitalización, el

cual recaen todas las responsabilidades de supervisión, pero también es el
responsable Penal por alguna irregularidad.

A través de este proceso de microforma, el documento digitalizado pasa a

sustituir al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón
se permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido
este proceso.(2012, Hector Saravia)
 Requisitos para certificar una Línea de Producción de Microforma

Las entidades o empresas deben certificar su Línea de Producción de

Microformas (LPM) para poder llevar a cabo este proceso de digitalización .

❖ Normas Legales y Reglamentarias

a) Decreto Legislativo N°681

b) Decreto Supremo N°009-92-JUS

c) Resolución N°090-93-EF/94.10.0 CONASEV (ahora SMV)

d) Ley N°26612 (2012, Hector Saravia)

e) Decreto Legislativo N°827

f) Decreto Supremo N°001-98-TR

g) Decreto Supremo N°001-2000-JUS

❖ Normas Técnicas

a) NTP 392.030-1- Micropelículas y microfichas.

b) NTP 392-030-2- Medios de archivo electrónico.

c) Las normas Técnicas Peruanas NTP, NTP-ISO o

Especificaciones Técnicas propias declaradas por la
organización aplicables a su sistema de producción de
microformas (NTP ISO 2859-1:2009 Calidad).(2012,
Hector Saravia)

● Federato Juramentado con Especialización en Informática

Es aquel profesional del derecho que comprueba y auténtica la

transformación de documentos en papeles a digitales pero además de
todo ello tiene la especialidad de la Informática, que es el tratamiento y
procesamiento de la información a través de los sistemas de cómputo. Es
decir, este mecanismo de avance tecnológico y el uso de las nuevas
tecnologías requiere el estudio del Derecho Informático y la necesidad de
una seguridad jurídica en la autenticidad de la documentación digital, la
contratación electrónica, los negocios electrónicos etc. que ampare a las
partes, revelando la necesidad de un profesional dador de fe con dominio
completo de Informática y estas altas tecnologías de información.
Por tanto,el Fedatario Informático debe dominar la entrada, proceso y
salida de la información de manera pericial, garantizando la Seguridad
Jurídica en los procesos de Micrograbación, en archivos digitales, en
contratos electrónicos, etc.
Requisitos:

1. Reunir las condiciones exigibles para postular a plaza de notario

público, y acreditarlo ante el Colegio de Abogados de la jurisdicción.
2. Haber obtenido el diploma de idoneidad técnica, de acuerdo a las
pautas que señale el reglamento.
3. Inscribirse y registrar su firma en el Colegio de Abogados de la
jurisdicción.
4. Prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o ante el
magistrado a quien éste delegue esta atribución.

Los notarios públicos solamente tienen que cumplir el requisito indicado

en el numeral 2) y presentar el respectivo título en su colegio notarial.

Requisitos para la Ratificación:

El fedatario juramentado con especialización en informática que desee

obtener su ratificación presentará una solicitud dirigida a la entidad que
emitió su diploma de idoneidad técnica. En la solicitud deberá indicar,
según corresponda, lo siguiente:

➢ Nombre completo, documento de identidad y número de registro

del solicitante.
➢ Relación detallada de los cursos de actualización y capacitación
continua en la materia, en los que haya participado.
➢ Relación detallada de las publicaciones, ponencias, cátedra y
actividad académica en temas vinculados con la actividad del
Fedatario Juramentado.
➢ Relación detallada de la experiencia profesional de los últimos cinco
años vinculada con la actividad de fe pública informática.
➢ Declaración jurada de no habérsele rechazado un pedido de
ratificación formulado frente a otra entidad.

Campo de acción de los Fedatarios Informáticos:

➔ Consultoría: Estudia el “Core Business” de cada empresa.

➔ Microforma: El Fedatario Informático deberá liderar y hacerse
responsable del proceso de micrograbación, verificando el resultado
de la grabación.
➔ Implementación y autenticación de la Línea de Procesos de
Microformas.
➔ Contratos Electrónicos y Copias Telemáticas.
 ➔ Microarchivos: Asesorar y encargarse del conjunto ordenado y
sistematizado de los elementos materiales de soporte.

Referencias

http://www.iimv.org/iimv-wp-1-
0/resources/uploads/2015/01/HectorSaraviaTec2011.pdf
http://estrategiaceropapel.blogspot.com/2013/09/diferencias-entre-
documento-tradicional.html
http://www.eldial.com/nuevo/congreso_iberoamericano/EL
%20FEDATARIO%20INFORM%C3%81TICO%20EN%20EL%20PER
%C3%9A.pdf
https://www.minjus.gob.pe/direccion-general-de-desarrollo-normativo-y-
calidad-regulatoria-fedatarios/
https://www.definicionabc.com/general/documento.php#:~:text=Un
%20documento%20es%20la%20prueba,unidad%20de%20informaci
%C3%B3n%20que%20observe
https://www.partesdel.com/documento.html

El documento electrónico: un enfoque archivístico - María de Hontanares

REDONDO HERRANZ