Administración de

tareas
Directrices de referencia, recursos y
herramientas
para administrar y rastrear tareas de
proyectos

PL ANTILL AS DE
GESTIÓN DE TARE AS GESTIÓN DE TARE AS
(/TASK-MANAGEMENT) (/TASK-
MANAGEMENT/TEMPL ATES)
DESCUBRE PRO

Visión general
La gestión de tareas forma la base de la disciplina de gestión de proyectos
colaborativos. Bien hecho, proporciona a las organizaciones un proceso de flujo
de trabajo eficiente que se convierte en el vehículo central para entregar todos
sus proyectos de colaboración. Gestionar tareas no es fácil, pero, con un sistema
adecuado y las aplicaciones adecuadas para compartir tareas y herramientas de
seguimiento, los profesionales pueden garantizar que sus proyectos funcionen
sin problemas de principio a fin.

En esta página, lo guiaremos a través de los conceptos básicos de la gestión de

tareas colaborativas, desde la definición, la importancia y las metodologías,
hasta las aplicaciones y herramientas gratuitas de gestión de tareas
colaborativas para organizar y rastrear las tareas del proyecto. Lea la guía
completa o use los enlaces a continuación para ir directamente al capítulo que
le interesa.

1. Introducción a la gestión de tareas: definiciones

2. ¿Por qué es importante la gestión de tareas?
3. ¿Cómo difieren la gestión de tareas y la gestión de proyectos?
4. Metodologías de gestión de tareas que funcionan
5. Herramientas de gestión de tareas: plantillas y software gratuitos
6. Terminología de gestión de tareas

Introducción a la gestión de tareas: definiciones

Que es una tarea

Las tareas son todos los elementos de trabajo y tareas que deben realizarse
dentro de un período de tiempo definido para que se complete un proyecto de
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colaboración. Los equipos de gestión de proyectos se encargan de gestionar

eficazmente estas tareas durante la duración de un proyecto. Esto a menudo
requiere coordinación con otros equipos y personas, así como la orquestación
de todas las tareas anteriores y futuras implementadas a través de herramientas
efectivas de gestión de la carga de trabajo.

Elementos de la tarea

Los gerentes de proyecto crean diagramas de Gantt para ayudar a administrar y

compartir las tareas del proyecto. Cada tarea tiene un título o descripción, una
fecha de inicio y una fecha de finalización, y también puede incluir detalles
como el propietario de la tarea o el porcentaje completado. Por lo general, las
tareas se ordenan en el diagrama de Gantt, según la actividad que se debe
completar antes de que otras puedan comenzar.
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 1 Fecha de inicio

2 Fecha de finalización

3 Duración de la tarea

4
4 % completado

5
5 Descripción de la tarea

6
6 Propietario de la tarea

¿Qué es la gestión de tareas?

La administración de tareas es la práctica de administrar una serie de tareas

hasta su finalización, tal como se define en el cronograma de un proyecto. Es el
proceso de avanzar en cada tarea a través de su ciclo de vida completo, desde la
fase de creación hasta la finalización y la presentación de informes.

Los gerentes de proyecto siguen procesos sistemáticos de gestión de tareas

para gestionar todos los aspectos de las tareas. Estos procesos incluyen tareas
compartidas y asignaciones, cronogramas y listas de tareas para compartir,
priorización, presupuesto y comunicaciones de estado, entre otros.

¿Por qué es importante la gestión de tareas?

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Cuando se trabaja con equipos, la gestión adecuada de tareas es clave para la
productividad y la armonía en el lugar de trabajo. Proporciona estructura y
claridad, brindando a todos una lista de tareas compartidas y una vista detallada
de todas las partes móviles de un proyecto colaborativo y cómo encajan,
especialmente para aquellos que necesitan cooperar a través de las fronteras
geográficas.

Con el prolífico desarrollo actual de varias herramientas de colaboración de

gestión de proyectos, trabajar juntos ahora se ha vuelto más fácil que antes.
Esto ha dado una nueva dimensión a la forma en que se ejecutan los proyectos
complejos y distribuidos, lo que hace que la gestión de tareas dependa más de
la colaboración del flujo de trabajo y las listas de tareas pendientes de
colaboración.

Dado que la colaboración está cambiando la forma en que trabajan las

empresas, las buenas prácticas de gestión de tareas y las herramientas de
colaboración de proyectos ayudan a delinear una lista común de tareas
compartidas que permite a los miembros del equipo:
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conocer sus prioridades en todo momento

mantente sincronizado
mantener una carga de trabajo equilibrada
Llegar a sus plazos con éxito.

Sobre todo, saber exactamente lo que hay que hacer, cuándo y en qué orden
también reducirá los niveles de ansiedad y estrés en el lugar de trabajo.

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¿Cómo difieren la gestión de tareas y la gestión de
proyectos?

La gestión de tareas está estrechamente relacionada con, y forma parte de, la

gestión de proyectos. Es por eso que los dos conceptos pueden confundirse
fácilmente. Sin embargo, la gestión de tareas no es un sustituto de la gestión de
proyectos, y existen diferencias significativas entre el primero y el segundo.

La gestión de tareas puede ser un proceso a corto plazo, a largo plazo o

permanente. Implica el uso de técnicas, herramientas y software específicos para
desglosar los objetivos de la organización o del proyecto en tareas, asignar
plazos y miembros del equipo, y monitorear el progreso.
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La gestión de proyectos , por otro lado, no involucra aspectos permanentes de

los negocios. Es un proceso temporal que siempre tiene una fecha de
finalización y criterios de éxito muy precisos: un servicio, producto o función con
un principio y un final definidos, y se entrega dentro de un presupuesto
específico.

Si bien la gestión de tareas supervisa solo los aspectos relacionados con las
tareas, la gestión de proyectos abarca cada detalle que tiene algún punto de
contacto con un proyecto, incluida la planificación estratégica, la
presupuestación, la gestión de recursos, la documentación y, por supuesto, la
gestión y el seguimiento de las tareas.

Metodologías de gestión de tareas que funcionan

Existen varios enfoques importantes para administrar las tareas de un equipo. Si
bien muchos de los métodos populares fueron diseñados para proyectos de
desarrollo de software, también pueden aplicarse con éxito en otros campos. De
hecho, pueden ser algunas de las técnicas más eficientes, porque fueron
concebidas por profesionales que necesitaban desesperadamente trabajar
rápido, mantenerse organizados y entregar a tiempo.

A continuación se detallan algunos sistemas de gestión de tareas de uso común.

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1. Cascada

Una de las metodologías de gestión de tareas más tradicionales, la cascada es

un enfoque lineal que requiere una planificación exhaustiva. Las tareas se
definen en su totalidad por adelantado y luego se ejecutan en secuencia, y cada
fase debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente.

Con un trabajo cuidadosamente planificado y entregado en un solo ciclo, el

sistema de cascada tiene la ventaja de ser predecible y muy directo, pero no
proporciona mucha flexibilidad. Es por eso que se adapta mejor a proyectos
grandes que requieren cumplir plazos estrictos o para actividades repetitivas
que tienen pocas posibilidades de sorprenderte en el camino.

2. Gestión ágil de tareas

Aunque a menudo se describe como tal, Agile no es exactamente una técnica de

gestión de tareas, sino más bien una filosofía o un conjunto de principios,
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inicialmente diseñados para proyectos de desarrollo de software. Los cuatro

valores principales descritos en el Manifiesto Ágil
(https://www.agilealliance.org/agile101/the-agile-manifesto/) son:
Individuos e interacciones sobre herramientas y procesos.
Responder al cambio sobre la implementación de un plan
Colaboración del cliente sobre negociación de contrato
Software de trabajo sobre documentación detallada

Con Agile, los equipos recorren los procesos de planificación, ejecución y

evaluación a medida que avanzan. Las tareas del proyecto se conciben y ajustan
según lo requiera la situación, en lugar de tener todo escrito desde el principio
como en el sistema Waterfall. Esto hace que Agile sea el más adecuado para
proyectos u objetivos incrementales que tienen un mayor nivel de
imprevisibilidad y complejidad.

3. Gestión de tareas Scrum

Una forma de gestión de tareas ágil, Scrum aboga por empoderar a un equipo
pequeño y autoorganizado para definir roles y responsabilidades y priorizar
tareas. En Scrum, hay iteraciones de longitud fija conocidas como sprints que
duran una o dos semanas, al final de las cuales el equipo necesita entregar
segmentos específicos del proyecto y planificar la próxima iteración.

Este método de gestión de tareas proporciona flexibilidad y permite al equipo

obtener una idea clara del estado del proyecto, lo que les permite juzgar con
precisión los obstáculos que pueden detenerlos. Sin embargo, hay altas
posibilidades de fracaso si no todas las personas dentro del equipo tienen la
experiencia suficiente, cooperativa y comprometida con el trabajo.

4. Gestión de tareas Kanban

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Muy similar a Scrum, Kanban se enfoca en equipos autogestionados y

lanzamientos tempranos. Más ligero en los procesos, Kanban es visual y flexible,
no tiene roles prescritos y tiene como objetivo mejorar la producción al
aumentar el enfoque del equipo en las tareas que realmente importan. El
sistema es ideal para equipos más pequeños que trabajan en contextos donde
las prioridades de las tareas pueden cambiar con frecuencia, por ejemplo,
entornos operativos o de mantenimiento.

El modelo utiliza un tablero Kanban para representar las diferentes etapas de

desarrollo y tarjetas Kanban para representar tareas en el proceso de trabajo.
En su forma más simple (en la foto de arriba), la estructura del tablero tiene tres
columnas:

Que hacer
En progreso
Hecho

Las tarjetas se mueven a través de estas columnas a medida que avanza el

trabajo en las tareas, pintando una imagen clara del proceso de flujo de trabajo
y permitiendo que todos vean lo que viene a continuación. Esto facilita volver a
priorizar, limitar el trabajo en progreso, evitar el estancamiento y descubrir
problemas desde el principio.

5. Gestión de tareas GTD

Creado por el consultor de productividad David Allen casi al mismo tiempo que
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apareció Agile, GTD (Getting Things Done) tomó el mundo por sorpresa cuando
se publicó por primera vez. Es un sistema de captura de ideas y gestión de
 tareas basado en el principio de que "la cabeza es tener ideas, no tenerlas". El
método tiene como objetivo despejar la mente y mejorar la productividad
mediante la transformación de ideas en acciones físicas. Así es como funciona:

a. Recopile absolutamente todas las tareas que deben realizarse en cualquier

momento, agregando más tareas a la lista en el momento en que ingresan.
b. Aclarar y organizar las tareas. Lo que no es procesable se moverá a una lista de
"Papelera", mientras que lo que se puede hacer en menos de dos minutos debe
hacerse de inmediato. Cualquier tarea que tome más tiempo se priorizará y
programará, y las que requieran múltiples acciones se dividirán en piezas más
pequeñas y fáciles de administrar.
c. Revisar a menudo. Dedicar tiempo para revisar y actualizar las listas de tareas al
menos una vez por semana es clave para la efectividad del sistema.
d. Participar . Elige tu próxima tarea y ponte en acción. El sistema debería facilitar
esto, ya que las tareas se clasifican, priorizan y dividen en pequeños trozos que
son fáciles de comenzar.

Aunque originalmente estaba destinado a la gestión de tareas individuales, GTD

también puede funcionar con éxito en entornos de equipo. Proporcionará un
"lenguaje" común y un conjunto de principios para todo el equipo, al tiempo
que permitirá a los miembros implementar esos principios de la manera que
mejor funcione para ellos.

¿Qué sistema de gestión de tareas debe elegir?

La elección de un método de gestión de tareas depende de una variedad de

factores, desde la complejidad del trabajo, la flexibilidad de la línea de tiempo y
la participación de las partes interesadas, hasta el tamaño del equipo, la cultura
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e incluso la aversión al cambio. Por lo general, para encontrar la opción

adecuada, los gerentes no toman la decisión por sí mismos: colaboran con los
miembros del equipo para seleccionar el enfoque que brinde los mayores
beneficios para todos.

Una cosa para recordar aquí es que los sistemas de gestión de tareas
presentados anteriormente no son mutuamente excluyentes: se pueden mezclar
con éxito para adaptarse a las particularidades y preferencias de cada equipo.
Aquí hay un ejemplo de tal mezcla:

Los principios ágiles se pueden utilizar como una mentalidad general para
progresar rápidamente.
GTD se puede aplicar para definir, organizar y priorizar tareas.
Kanban se puede utilizar como una forma de visualizar y rastrear las tareas.
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Herramientas de gestión de tareas: plantillas y software

gratuitos

Desde plantillas de hojas de cálculo simples hasta software de administración de

tareas complejas, hay una variedad de recursos disponibles que pueden ayudar
a los profesionales a administrar las tareas más fácilmente. A continuación, los
veremos rápidamente y proporcionaremos algunas herramientas gratuitas de
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seguimiento de tareas que los profesionales pueden encontrar útiles.

Plantillas de gestión de tareas

 g
Fácil de documentar y consistente, las plantillas de administración de tareas
pueden ayudar a ahorrar tiempo y replicar el trabajo rápidamente para
revisiones e informes regulares. Generalmente creados para herramientas de
oficina populares como Excel o PowerPoint, son familiares para todos y no
requieren aprender un nuevo software para mantenerlos.

El inconveniente de las plantillas es que, en el caso de proyectos grandes y

complejos, pueden ser difíciles de actualizar. En tales casos, una opción sería
importarlos en aplicaciones simples de seguimiento de tareas o herramientas de
administración de tareas que admitan tales integraciones y actualizarlas allí.

Los profesionales que trabajan en proyectos pequeños a medianos pueden

encontrar plantillas útiles de Excel y PowerPoint en nuestra galería de plantillas
de administración de tareas gratuita (/task-management/templates) . Las hojas
de cálculo de Excel incluyen fórmulas y gráficos simples para automatizar la
planificación y el seguimiento de tareas, mientras que las diapositivas de
PowerPoint están diseñadas para ser visuales y fáciles de seguir, adecuadas para
las comunicaciones con audiencias de alto nivel.
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Software de gestión de tareas

Al proporcionar más versatilidad y automatización que las plantillas, una

herramienta de gestión de tareas de proyecto bien elegida puede mejorar la
productividad y ayudar a los miembros del equipo y a las partes interesadas a
mantenerse en la misma página. La variedad de rastreadores de tareas
disponibles en el mercado actual abarca desde simples aplicaciones
compartidas para hacer listas de tareas hasta un sólido software de colaboración
de proyectos para manejar grandes proyectos entregados por equipos
dispersos. Incluye herramientas de administración de tareas en línea, software
de administración de proyectos colaborativo y basado en notificaciones, así
como un administrador de tareas gratuito más simple y aplicaciones de listas de
verificación compartidas.
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Al evaluar las herramientas de gestión de tareas

(https://www.officetimeline.com/blog/top-10-task-management-software-
based-on-user-reviews) , los usuarios primero deben evaluar el tamaño y la
complejidad de su proyecto. Los proyectos más simples con equipos pequeños
pueden considerar que el software de gestión de proyectos empresariales es
demasiado complejo, mientras que los equipos que trabajan en proyectos
masivos probablemente encuentren inutilizables aplicaciones compartibles
simples de tareas pendientes.

Aquellos que buscan un término medio pueden probar el ligero administrador

de tareas de (/office-timeline) Office Timeline para PowerPoint (/office-timeline)
. Es un complemento gratuito que convierte automáticamente los datos sin
procesar de las tareas en diagramas y líneas de tiempo de Gantt fáciles de
entender, lo que permite a los usuarios organizar, rastrear y actualizar sus tareas
fácilmente. Además, el rastreador de tareas puede importar cronogramas de
archivos Excel existentes, y también tiene una versión basada en la web (/online)
para aquellos que prefieren administrar sus tareas en línea.

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Terminología de gestión de tareas

Asignación de tareas

Dirigir a un individuo o equipo de personas para ejecutar y completar una tarea dentro
de un período de tiempo específico.

Tablero de tareas

Una herramienta de visualización de tareas que ayuda a los gerentes de proyectos y

equipos a rastrear el progreso de sus tareas hacia su finalización.

Creación de tareas

Un resultado del Proceso de descomposición del trabajo (WBS) donde se definen las
actividades requeridas para entregar un proyecto.

Dependencia de tareas

Una relación entre tareas donde una tarea depende de la finalización de una tarea
anterior antes de que pueda comenzar.

Estimación de tareas

Estimación del planificador de un proyecto sobre el tiempo y el presupuesto necesarios

para completar una tarea.

Notificaciones de tareas

Mensajes de aplicaciones de administrador de tareas que informan a los participantes del

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proyecto sobre los cambios de estado de la tarea y los plazos

Priorización de tareas
Clasifique qué tareas hacer primero en función de restricciones como el tiempo, los
recursos y otras dependencias.

Informe de tareas

La comunicación recurrente del estado de una tarea a un gerente de proyecto.

Programación de tareas

La lista cronológica de todas las tareas por fecha de inicio, que se representa visualmente
en una línea de tiempo o un diagrama de Gantt.

Secuenciación de tareas

Las tareas que dependen de la finalización de una tarea anterior se programan con una
conexión a esa tarea anterior.

Visualización de tareas

La presentación gráfica de las tareas de un proyecto, generalmente preparada con el

software de gestión de tareas (/) .

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