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DEPARTAMENTO DE PRODUCCION SOSTENIBLE

“MANUAL DEL SISTEMA INTERNO


DE CONTROL”

FAIRTRADE

Satipo - 2012

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INDICE

TITULO………………………………………………………………………………..01

INTRODUCCION………………………………………………………………….....02

CAPITULO I

Distribución y Manejo Actualización del Manual del SIC.....…………...………….….03

1.1 Distribución………………………………………………………………..……....03
1.2 Mejoramiento y Actualización…………………………………………….……….04

CAPITULO II

2.1 Breve Descripción de la Estructura y de las Actividades


2.2 Panorama General de la Cooperativa y sus Unidades de Producción……..…..05
CAPITULO III

Manejo de Riesgos………………………………………………………………….....06

3.1 Evaluación Básica de Riesgos…………………………………………….…….....07

CAPITULO IV

Normas Orgánicas Internas…………………………………...…………………….....07

4.1 Alcance de la Certificación ……………………………………………………....06

4.2 Normas Orgánicas Internas…………….…………………………………...….....07

CAPITULO V

Control de unidades de Producción y Procedimientos de Aprobación………….......07

5.1 Registro de nuevas Productores...…………………………………...………….....07

5.2 Inspecciones Internas..........…………………………………………………….....08

5.3 Estimación de Rendimientos...………………………………………………….....09

5.4Procedimientos de Aprobación Interna……………………………………….….....09

5.5 No Cumplimiento y Sanciones…………………………………………….…….....10

5.6 Documentación del SCI…..………………………………………………..…….....10

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CAPITULO VI

Organización y Personal del SCI…..………………………………………………......11

6.1 Tabla de Responsabilidad.…………………………………………………….....12

6.2 EL Coordinador de Productores Orgánicos……………………………….…......14

6.3 Inspector Interno…………………….………………………………….…….......14

6.4 Personal para Aprobación de Productores Orgánicos………….……………......14

6.5 Oficial de Campo (Extensionista o Asesor de Campo)……….….…………......15

6.6 Conflictos de Interés…….…………………………………………………........15

VII CAPACITACION……………..………..………………………………….…...15

7.1 Capacitación del Personal………………………………………………………...16

7.2 Capacitación de los Productores…………………...………………………….....16

CAPITULO VIII

Compra, Manejo, Procesamiento y Exportación…………………………………......16

8.1 Procedimiento para la Compra……………..………………………………….....16

8.2 Procedimiento de Manejo y Almacenamiento…………………………………..17

8.3 Procesamiento Orgánico………...…………………………………………….....18

8.4 Exportaciones Orgánicas………..…………………………………………….....19

8.5 Personal de Compra, Manejo y Procesamiento……………………………….....19

IX INSPECCION EXTERNA Y CERTIFICACION…………….…………….....20

X ANEXOS……………………………………………………………..……….......21

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“MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
LA COOPERATIVA AGRARIA CAFETALERA SATIPO
LTDA” (MANUAL DEL SCI)- 2011.

INTRODUCCION

El manual del SCI es una herramienta fundamental para el proceso de certificación el


cual se utiliza para informar a los actores de toda la organización Cooperativa de las
funciones y facultades de cada unidad que conforma SCI.

El manual del SCI se elabora teniendo como base el reglamento interno del programa
orgánico y los estándares de producción que cumple nuestra Cooperativa, este
documento es muy importante porque cubre la necesidad de mantener actualizado a los
cambios del entorno en un mundo competitivo a fin de propiciar que los funcionarios y
trabajadores que participan en la gestión Cooperativa interactúen y propicien sinergias
en un contexto sistematizado en el marco de las normas de producción vigente,
asegurando la integridad y calidad del café y del cacao en todo el proceso que
comprende desde la siembra hasta el mercado consumidor.

El presente documento contiene la estructura, los objetivos, funciones, líneas, de


autoridad y responsabilidad, de las diferentes unidades orgánicas que componen la
estructura organizacional de la Cooperativa para dar mayor operatividad, eficiencia y
competitividad al desarrollo de las actividades que concierne a la producción orgánica y
el cuidado del medio ambiente, desarrollo social y cultural.

¿Qué es un SCI?

Definición de IFOAM: Un sistema de control interno (SCI) es un sistema de garantía de


calidad documentado, que permite a la agencia certificadora externa delegar la
inspección anual de los miembros individuales de una organización, a una unidad o
cuerpo identificado dentro del operador certificado.

El sistema de control interno (SCI) es quién garantiza el cumplimiento de los planes de


manejo y la administración de riesgos.

En la práctica esto significa que un grupo de productores es responsable de controlar


que todos los miembros del grupo certificado cumplen con las reglas de la producción
orgánica según procedimientos establecidos. Entonces, la agencia certificadora
principalmente se limita a evaluar si el sistema de control interno funciona bien y si es
eficiente. La evaluación se realizara mediante una inspección del sistema de
documentación del SCI, Las calificaciones del personal y la re inspección de algunas de
los productores.

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Este manual describe en detalle este sistema de garantía de calidad. Algunos de los
requerimientos formales (documentación y procedimientos claramente definidos) son
exigencias de las regulaciones orgánicas que siempre incluyen “requerimientos de
control” adicionalmente a los “requerimientos de producción”.

CAPITULO I.- DISTRIBUCION Y MANEJO ACTUALIZADO DEL MANUAL


DEL SCI.

1.1 Distribución del Manual Interno del SCI.


El manual del SCI debe distribuirse a:
Gerencia General
Directivos
Miembros del Comité de Control Interno
Inspectores internos
Profesional de campo (extensionistas) y socios lideres involucrados en
producción orgánica.
Secretaria
Responsabilidad de contabilidad
Responsable de acopio: procedimientos y formularios de compra.
Procesador contratado Corporación Café Perú SAC y Negrisa SAC.
Copia del documento completo deben archivarse en el departamento de
producción y certificación para que los productores y otros y otros interesados
puedan consultarlos.

1.2 Mejoramiento y Actualización del SIC.

El SIC debe ser actualizado cuando haga falta (por ejemplo, si las normas de
certificación cambian o si los procedimientos no funcionan). Por lo menos una
vez al año antes del inicio de la nueva temporada de café en febrero se reciba el
SCI y se modifica cuando requiere de cambios (se registra una nueva versión del
documento cada año, por ejemplo, “Versión 2012”.
El manual del SIC solo puede cambiarse con la aprobación del Coordinador del
SIC, responsable del DPC, Presidente, Gerente general y directivos del CCI.
El coordinador del SIC es responsable de distribuir los procedimientos y
formularios actualizados a todas las aéreas por lo menos una vez al año. Es
responsabilidad del coordinador del SCI que todo el personal relevante sea
notificado de que secciones han cambiado.

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CAPITULO II.- BREVE DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA Y DE LAS
ACTIVIDADES.

2.1 Panorama General de la Cooperativa y sus Unidades de Producción.

Razón social : COOPERATIVA AGRARIA CAFETALERA SATIPO LTDA.


Dirección : Jr. Manuel Prado Nº 433
Ubicación : Provincia de Satipo, Departamento de Junín.
Coordinador del SCI: Héctor Raúl Camayo Sedano
Nº de Productores : 290
Distribución de Comités por Sectores de Trabajo en el ámbito de la Provincia de
Satipo.

Nº COMITÉ ECAS/GRUPOS
1 Villa Victoria Alto Villa Victoria
2 Huahuari Huahuari
3 Vista Alegre Vista Alegre
Cana Edén
4 Cana Edén
Rio Venado
5 Rio Venado
6 Satipo Rio Santa

2.1.1. Información General

Los Productores Socios e integrantes del DPS de la Cooperativa tienen de 5 a 7


hectáreas de café. El área promedio de la plantación de este cultivar es de 6.5 hectáreas
por unidad productiva. La `parcela mas pequeña tiene 0.50 hectárea de café cultivado y
la más grande 20.50 has. Generalmente los productores del comité de Rio Venado,
Huahuari, Villa Victoria y Satipo tienden a ser más bien pequeños, mientras que las
fincas mas grandes están localizados en el comité de Vista Alegre y Cana Edén
pertenecientes al valle de Santa Cruz. La mayoría de los productores cultivan entre 0.25
y 1 hectárea de cultivo para autoconsumo (maíz, yuca y plátano), así mismo crían
animales como gallinas y cuyes en su mayoría, se encuentran en algunas fincas también
pavos, patos, ovinos, cerdos y vacunos pero en menor cantidad. Tradicionalmente el
café se produce en la región sin agroquímicos. Los agricultores usan como fertilizante
“compost” a partir de la pulpa de café, residuos cocina, ceniza y estiércol producido por
sus propios animales, así mismo algunos de ellos utilizan insumos externos como Roca
Fosfórica, Guano de isla, Sulfato de Potasio, Sulpomag, Ulexita y Dolomita. Las
parcelas son manejadas principalmente por miembros de las familias con la ayuda de

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trabajadores temporales durante la cosecha. Los productores venden la mayor parte de
su café a la Cooperativa, pero también venden a otras empresas.

2.2 Panorama de la Compra, Manejo y Exportaciones

El Café es cosechado de las parcelas por el productor, el beneficiado húmedo lo realiza


en la misma finca y el secado en tendales y tarimas respectivamente. Después el Café
es llevado en sacos de polipropileno al centro de acopio. El Café es comprado por la
“Cooperativa” en el local de acopio centralizado. En el centro de acopio,
primeramente se realiza el control de la calidad y se almacena, si el producto está seco
al 12 %. Si el producto no está seco existen áreas de secado disponible (tendales de la
C.A.C. Satipo), donde inmediatamente se trasladan después de su recepción.

Desde el almacén central el café es transportado por una empresa de transportes que
garantiza la inocuidad y seguridad a la planta de procesamiento Corporación de
Productores Café Perú SAC, NEGRISA SAC o HACASA SAC, para su
procesamiento en seco. Después de ser procesado el café es empacado en sacos de yute
finales de exportación y enviado directamente al almacén donde se guarda hasta su
exportación. Desde el momento de la compra del café al productor hasta su exportación
el café pertenece a la Cooperativa.

CAPITULO III MANEJO DE RIESGOS

3.1 Evaluación Básica de Riesgos

Evaluación de riesgos del producto orgánico se hizo de acuerdo al diagnostico realizado


por el SIC verificando las fichas e informes de inspecciones internas como fuente de
información de campo; también se hizo un diagnostico al sistema de acopio y
comercialización en donde se encontró los posibles riesgos y se encomienda a los
responsables tomar las medidas correctivas para minimizar y evitar posibles riesgos.
(Ver Anexo I).

CAPITULO IV NORMAS ORGANICAS INTERNAS

4.1 Alcance de la Certificación

La Cooperativa Agraria Satipo Ltda., está trabajando de acuerdo a los siguientes


reglamentos:

- Reglamento técnico para productores orgánicos D.S.nº 044-2006.


- Reglamento 834/2007 y 889/2009 de la UE (todos los productores del DPS)
- Norma USDA NOP (todos los productores del DPS)
- Normas FLO (todos los productores del DPS)
- Programa C.A.F.E. Practices (Grupo de 100 productores)

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4.2 Normas Orgánica Interna

El DPS cuenta con un Reglamento interno de producción orgánica de cafés especiales


todos los productores y trabajadores de la Cooperativa tiene que conocer este
documento ya que estamos involucrados en la producción orgánica. En este reglamento
se contempla derecho, obligaciones compromisos y sanciones aprobados en reunión
general de productores orgánicos.

CAPITULO V CONTROL DE UNIDADES DE PRODUCCION Y


PROCEDIMIENTOS DE APROBACION.

5.1 Registro de Nuevos Productores

Cada nuevo productor que desee registrarse como un productor orgánico primeramente
debe asociarse a la Cooperativa y por voluntad propia inscribirse al DPS, antes debe
hacer recibido una orientación sobre la agricultura orgánica y haya decidido
voluntariamente pertenecer al Programa. Una vez inscrito en el DPS el Productor será
visitado por el extensionista a cargo de la zona. Durante esta visita el extensionista
realizara las siguientes acciones:

 Explicar de los requerimientos y obligaciones que tiene que cumplir durante el


proceso de conversión a orgánico.
 El extensionista está en la obligación de visitar todas las parcelas del productor.
 El extensionista de campo asiste al productor con el llenado del formulario de
ingreso.
 El extensionista de campo dibuja un croquis de la finca del productor incluyendo
una indicación general de todos los cultivos, riesgos potenciales de
contaminación externa, áreas de café en producción, café en crecimiento, áreas
de otros cultivos y ordenamiento de la finca, areas de protección y áreas con
riesgo de erosión. etc.
 El extensionista de campo toma datos básicos de manejo agronómico de las
parcelas, información socio económico, ambiental de la finca del productor.
 El productor debe firmar dos copias del contrato con la Cooperativa una vez
completada la documentación, la información es procesada en la oficina del
Departamento de Producción y Certificación de la siguiente manera:
 El formulario de registro de nuevos productores es filtrado por el Responsable
del DPS y el estatus de conversión se determina según la norma orgánica interna
(Reglamento del Comité de Control Interno).
 Una vez aceptada el productor recibe un número de código nuevo. Este número
se marca en todos los documentos que hacen referencia al mismo.
 El nuevo productor es incluido en el mapa general de Socios de la Organización
con su código respectivo.
 La información del nuevo productor es incorporado a la lista de productores
registrados, pero en conversión.

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 El contrato es verificado por el responsable del SIC y una copia del mismo es
devuelta al productor.

5.2 Inspecciones Internas

La inspección interna de la Cooperativa ocurre antes de la cosecha del café. El inspector


interno verifica las plantaciones de café, si todos los campos han sido registrados
correctamente y si se han añadido nuevas parcelas dentro de la finca. Verifica las
medidas usadas en el cultivo y los controles para el manejo de las semillas, plagas,
enfermedades, malezas, uso de insumos para fertilización, corresponden con las normas
internas. Verifica si las medidas para frenar la erosión han sido adoptadas y si existe
algún riesgo de contaminación desde los campos aledaños. También verifica si el
productor mantiene cultivos con manejo convencionales. Verificar los campos donde se
mantienen cultivos convencionales por parte de los colindantes o vecinos están
claramente separados de las plantaciones de café orgánico y si los cultivos para
autoabastecimiento se cultivan en plantaciones jóvenes de café.

En caso de hallarse incumplimiento a la norma interna, se anotan las situaciones en el


formulario de inspección para las unidades de producción. El inspector interno verifica
las cantidades que han sido vendidas durante en el último año y registra la estimación
del rendimiento para la cosecha actual. Inspecciona las áreas donde se almacenan el café
e insumos externos.

También inspecciona los procedimientos y el proceso del beneficiado húmedo del café.
Toda la información se documenta en el formulario (Ficha de Inspección Interna), este
documento de campo debe ser firmado por el inspector internos y el productor (los
productores que son analfabetos afirman su conformidad con su huella digital). Al
terminar la inspección, tiene lugar una discusión final donde las decisiones y las
medidas correctivas necesarias son explicadas.

5.3 Estimación del Rendimiento

La estimación de la producción de los socios de la cooperativa se realiza un mes antes


de la cosecha primeramente por el extensionista con participación del propietario con la
finalidad de realizar bien los cálculos de producción de la totalidad de la finca y luego
por el inspector. Los datos son primero registrados en el formulario de la inspección
interno y después entregados al Coordinados del SIC, el que elabora la lista de compra
aprobada (estimados de producción) que es entregada al oficial de compra (Acopiador).

5.4 Procedimientos de Aprobación Interna

Al finalizar la inspección interna de los Asociados, los formularios de inspección (ficha


de inspección) se informan del SIC, el informa al comité de Certificación de
Productores Orgánicos (Comité de Control Interno), quien revisa los resultados.

El comité verifica si los productores han cumplido con las condiciones de los últimos
años y el último reporte por el inspector interno. Decide para cada productor si va ser

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aprobado o sancionado y determina las condiciones y duración de la sanción. Las
condiciones y sanciones son registradas en el formulario de inspección (ficha de
inspección) de productores. Los resultados de las reuniones son resumidas en la lista de
productores aprobados y sancionados. Adicionalmente, existe un protocolo corto de
cada reunión del Comité de Aprobación.

5.5 No Cumplimiento y Sanciones

Si un productor de la Cooperativa viola las normas internas, las sanciones apropiadas y


las medidas correctivas son determinadas según lo estipulado en la lista de sanciones del
Reglamento del Comité de Control Interno.

Los productores sancionados no pueden vender sus productos a la Cooperativa como


orgánico durante el periodo en que son sancionados. Las razones para la sanción y el
tiempo de duración de las mismas son anotadas en la lista de productores sancionados y
el Acopiador es informado de la situación.

5.6 Documentación del SIC

Los documentos de cada productor de la Cooperativa se mantienen en los archivos


individuales de cada unidad de producción. Los archivos de las unidades de producción
son guardados en la oficina del Departamento de Producción y Certificación. Estos
archivos contienen los documentos establecidos durante el proceso de registro como
croquis de localización de la finca, croquis de finca indicando las parcelas de café y
otros y otros productos que maneja el productor, fichas de información básica, historial
de campo, contrato anual del productor, ficha de inspección interna, copias de resumen
de entrega de café pergamino. Los documentos anuales de cada productor se guardan en
un file anualmente por 5 años aproximadamente de ahí se archivan en el depósito de
documentos central de la Cooperativa. Los datos de todos los productores como código
de productor, sector al que pertenece, área total de la finca, área de café en producción,
área de café en crecimiento, cantidad de las plantas por ha, fecha de registro de ingreso,
fecha de la última inspección interna, normas que cumplen, estimado de producción y
los resultados del control interno se resumen en la lista de productores así mismo se
adjuntan la lista de productores sancionados.

Adicionalmente, un pequeño cuaderno es distribuido a los productores. Allí registran las


actividades realizadas en sus parcelas como son siembra, cosecha, fertilización,
deshierbe, control de plagas y venta, a continuación se hace mención de las hojas de
registro: Registro labores culturales diarias del cultivo, registro de cosecha diaria,
registro de cosecha y venta anual, registro de semillas, registro de manejo de
compostera, registro de limpieza de equipos y herramientas, registro de compra de
herramientas e insumos, registro de cosecha de otros productos, registro de
reforestación, registro de transportes, registro de aplicación de productos veterinarios,
registro de visitas técnicas, registro de inspecciones y registros de parcelas del fundo,
registro de uso de agua para proceso de café. Cuando el asesor o el inspector interno
visita al productor, anota en este cuaderno la fecha y el resultado de la visita. Si el

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extensionista encuentra que cierta actividad, cantidad, etc. No ha sido registrado por el
productor, el ingresa la información en el cuaderno añadiendo sus iníciales a la
información registrada.

CAPITULO VI ORGANIZACIÓN Y PERSONAL DEL SIC

El SCI debe garantizar que el personal responsable de implementar los procedimientos


es suficiente y este calificado. En los siguientes capítulos se describen los cargos,
obviamente los nombres de los mismos así como la división de responsabilidades entre
los individuos que ocupan este cargo.

Tabla de Responsabilidades
Posición Nombre Responsabilidades
(cargo)
 Supervisar todo el SCI
 Asignar recursos oportunos.
 Hacer contratos con el personal involucrado en la
Zacarías producción orgánica.
Gerente Cristóbal  Coordinar la comercialización e informar de realizar
Carhuamaca. ventas del producto orgánico certificado al jefe del SIC.
 Realizar el control del productor certificado en planta
de proceso, embarque y realizar la transformación
comercial del mismo.
 Comercializar el café certificado coordinar
Zacarías
Comercializa- estrechamente con el SIC antes de realizar ventas.
Cristóbal
ción
Carhuamaca.  Informar antes de realizar ventas de productos orgánico
certificado al jefe del SIC.
 Verificar e informar sobre el cumplimiento de
responsabilidades de los personajes involucrados en el
SIC.
 Promover la actualización del SIC
 Nombrar y capacitar al Personal especializado para las
inspecciones internas y coordinar con los mismos.
 Supervisar los Oficiales de Campo (Extensionistas)
 Desarrollar y gestionar la implementación del control
interno.
Héctor Raúl
Camayo
 Comunicarse con la agencia certificadora para la
Sedano certificación anual.
 Preparar la documentación de producción, desarrollar
Jefe del SIC cuestionarios para certificación y documentos que
requiera la certificadora de café y cacao orgánico, y
cafés especiales.
 Realizar un informe anual de certificación de café y
cacao.
 Sistematizar la información de las unidades de
producción.
 Manejo y actualización del Software SIG CAFÉ.

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 Manejar un software, que permita obtener una sola
información desde el acopio.
 Mantener la documentación contable como de acopio y
comercialización del producto certificado debidamente
veraz y objetiva, sobre todo durante la inspección
Miguel
Externa.
Contabilidad Carrera
Chávez  Coordinar estrechamente con el área de acopio, área
técnica sobre la documentación, envió del producto
certificado, llegada a proceso y comercialización
teniendo en cuenta los criterios de certificación.
 Coordinar en caso de inconvenientes con el DPS y jefe
del SIC.
 Registrar e integrar socios y socias al DPS.
 Mantener la documentación completa del productor
(Unidad productiva) para la certificación.
Extensionista
Varios  Apoyo a los inspectores internos y externos durante las
inspecciones.
 Extensión agrícola y monitoreo de cumplimiento de
normas en campo, así también de los registros.
 Llevar a cabo las inspecciones internas al 100% de
Inspector
interno
Varios productores y el SIC.
 Realizar informes.
 Administrar el dossier generados en el SIC.
Oficial de  Compilar datos e informes para la agencia
Asistente
documentación certificadora.
 Apoyo logístico al jefe del SIC.
 Manejar adecuado del software CAFÉ SISTEM, que
permita obtener reportes oportunos sobre el acopio de
café y cacao de los socios.
 Asegurar que solo productos orgánicos son comprados
Héctor como orgánicos.
Gutarra  Realizar un correcto manejo de almacén de los lotes de
Mantari café y cacao en sus diferentes estados.
(café  Mantener limpio los almacenes y evitar contaminación.
orgánico)
Gustavo  Firmar recibos de producto orgánico.
Responsable de Pachas  Asegurarse que el acopio siga las normas orgánicas
Acopio Quispe internas de la CAC SATIPO LTDA.
(cacao  Coordinar estrechamente con gerencia, contabilidad,
orgánico) DPS.
 Mantener la documentación de acopio del productor
orgánico, Nº de lotes, registro de limpieza y de
transporte, lotes enviados del producto certificado
debidamente veraz y objetiva.
Responsable de José Hardy  Realizar los análisis físicos y organolépticos (catacion)
Control de Velásquez del producto orgánico de acuerdo a los protocolos
Calidad Monge (café) internacionales de control de calidad.
 Informar oportunamente del estado de la calidad del
producto para clasificar de los lotes.

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 Coordinar estrechamente con Acopio, DPS,
Comercialización y Gerencia para el acopio y la
comercialización del producto.
 Asegurar la autorización de las agencias certificadoras
Gerente de para realizar el proceso del producto orgánico.
Procesado  Asegurarse que el proceso siga las normas orgánicas
Corporación internas con las que trabajan la CAC SATIPO LTDA.
CAFÉ PERU Varios  Asegurarse que el productor orgánico de la CAC
SAC. SATIPO LTDA, sea tratado como tal durante la
NEGRISA recepción, procesado y almacenamiento.
SAC.
 Mantener limpios los almacenes y líneas de proceso y
evitar contaminaciones del producto certificado.
 Implementar las políticas
 Implementar el SIC con materiales, equipos, personal,
y otras necesidades que se presenten en el desarrollo de
Directivos
las actividades oportunamente.
Consejos de
Administración
Varios  Apoyar el control de responsabilidad del SIC.
y Consejo de  Gestionar y desarrollar capacidades referentes a
Vigilancia Certificación, cumplimiento de normas vigentes en las
diferentes áreas involucradas al comité de educación en
esta actividad.

6.2 El Coordinador de Productos Orgánicos o Jefe del SIC

El coordinador del SIC es responsable de coordinar, organizar las inspecciones internas,


coordinar con el equipo de campo y el personal de aprobación y ser la persona contacto
con la agencia certificadora.

El coordinador del SIC es crucial para el sistema. Esta persona es responsable de


garantizar que el SIC se ejecute. Organizar el servicio de extensión e inspección interna
(quien inspecciona donde y cuando), se asegura que el personal tiene todo los recursos
disponibles para realizar la inspección o la extensión (por ejemplo medio de transporte,
etc.), se asegura que todos los productores sean realmente inspeccionados y que todos
los nuevos productores se registren correctamente.

Supervisar las capacitaciones para el personal, coordinar todos los aspectos relevantes
con el certificador, etc.

6.3 Inspector Interno

El inspector interno de la cooperativa es contratado por el personal del SIC, además de


una declaración de conflicto de interés. Es responsable de realizar las siguientes tareas:

Revisa la documentación actualizada de los productores en sus diferentes estados de


conversión.
Revisan las bitácoras o registro de los productores.
Realiza la inspección de cada parcela por lo menos una vez al año.

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Realiza visitas regulares a las estaciones de acopio durante la cosecha para garantizar
que los procedimientos establecidos en el SIC se cumplen.
El inspector interna mantiene un diario donde registra sus actividades diarias, las
observaciones que hace en campo, así como los nombres y códigos de los productores
que ha visitado. Entrega todos sus informes de inspección del jefe del SIC e informa de
cualquier duda, comportamiento fraudulento, desviación u observaciones relevantes.
Regularmente se verifica si los inspectores internos están calificados para la tarea que
realizan. Esto se hace acompañándolos durante sus inspecciones y regularmente
capacitándolos y organizando sesiones de trabajo conjunto.
6.4 Personal para Aprobación de Productos Orgánicos

Los miembros del comité de control interno de Productos Orgánicos de la


Cooperativa son unos órganos autónomos elegidos por la asamblea general de socios
de café y cacao del departamento de producción Sostenible. Los miembros deben de ser
capacitados en la agricultura orgánica y conocer el reglamento interno.

Los miembros son como sigue:

El comité se reúne mínimamente dos veces al año o las veces que sea necesario,
inmediatamente después de la inspección interna y antes del acopio. Revisa los
formularios de la inspección interna (fichas de inspección interna) y decide la
aprobación o sanción de los productores. El comité documenta todas las decisiones y
elabora la lista de los productores aprobados o sancionados. Informa los resultados de la
inspección interna a los agricultores, el personal de acopio y a la agencia certificadora
externa.

6.5 Oficial de Campo (Extensionista asesor de campo)

En cada comité hay un extensionista de campo permanente. Los extensionistas de


campo brindan asistencia técnica a los productores enfocando la producción orgánica
realizando charlas de aprendizaje a través de metodología de escuela de campo de
agricultores organizando 1 reunión de aprendizaje por mes y seguidamente haciendo el
monitoreo de cumplimiento de compromiso de actividades en campo para asegurar la
mejora de cada unidad productiva, asesorándolos sobre los métodos de cultivo usado en
sus parcelas. Los productores también pueden solicitar a los extensionistas de campo
asistencia técnica en caso de surjan enfermedades, plagas o requiera la asesoría para
mejorar el cultivo y la calidad. Los extensionistas de campo ayudan actualizar los
registros de los productores si no están al día. El extensionista de campo pude aprobar
que los productores usen insumos externos permitidos y listados en el reglamento
interno. Si durante una visita de asesoramiento técnico encuentra un problema mayor
debe informar al coordinador del SIC. Los Extensionistas de campo deben mantener un
cuaderno para documentar sus visitas, en las parcelas firman los diarios de los
productores y anotar en ellos el asesoramiento que han brindado.

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Los extensionistas son los encargados de monitorear y dar seguimiento que los
productos orgánicos provienen de los campos inspeccionados y certificados.

6.6 Conflictos de Interés.

Los inspectores internos de la Cooperativa, el jefe del SIC, los miembros del comité de
control interno y el acopiador deben firmar una declaración jurada de conflicto de
interés. El Coordinador de producción orgánica es responsable de verificar que no
haya conflictos de interés, por ejemplo, que no se asignen tareas a personal que puede
tener un conflicto de interés con esa actividad en particular (Por ejemplo, un inspector
interno no puede inspeccionar su propia parcela las de la familia).

VII CAPACITACION.

El objetivo principal de la capacitación es informar a los productores orgánicos y al


personal del proyecto acerca de los aspectos más relevantes de la producción orgánica.

Especialmente, concientizarlos acerca de los contenidos e implicaciones del reglamento


interno para la agricultura orgánica.

7.1 Capacitación del Personal del SCI.

Todos los inspectores y extensionistas son capacitados una vez al año (antes de la nueva
temporada de control, usualmente en Marzo). La capacitación incluye inspecciones de
campo por muestreo. El contenido de la capacitación se documenta y se adjunta a la
lista de participación.

7.2 Capacitación de los Productores

Todos los productores son visitados regularmente por los extensionistas de campo a fin
de realizar sus capacitaciones.

Estas visitas de asesoramiento quedan documentadas en los diarios de los productores y


el cuaderno de los extensionistas de campo. Los productores pueden contactar a su
asesor de campo en cualquier momento ya sea para pedir ayuda o para solicitar
asesoramiento. El asesoramiento es dado gratuitamente.

Se planea crear un modelo de parcela orgánica en cada comité para en el futuro realizar
capacitaciones practicas con todos los productores.

CAPITULO VIII. COMPRA, MANEJO, PROSESAMIENTO Y EXPORTACION

La organización que comercializa los productos orgánicos debe definir procedimientos


para garantizar la integridad del producto certificado en todo momento (flujo de los
productos) para prevenir que se mezclen las diferentes calidades (orgánica, en
conversión y convencional) así como su contaminación con agroquímicos durante la
compra, almacenamiento, transporte y procesamiento.

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8.1 Procedimientos para la compra.

En la Cooperativa las compras se realizan de la siguiente manera:

1. La Cooperativa consta de 2 acopiadores:


En el acopio de Café orgánico y otro al café en conversión y no certificado. El
acopiador de café orgánico maneja una lista emitida por el Resp. DPS y/o o del
SIC antes de iniciar el acopio, de tal manera que el productor es clasificado
como un productor orgánico o en conversión. La compra de los productores
orgánicos se realiza en un local separado del no certificado.
2. El café de los productores en conversión son comprados y comercializados
como productos convencionales únicamente, por lo tanto, se encuentra
separados visiblemente.
3. El acopiador tiene que usar el Software CAFÉ SISTEM para el acopio y para
ello tiene que estar entrenado y capacitado, este Software deberá estar
actualizado con datos precisos como datos del Productor, estado de certificacion
cantidad de estimado, áreas de producción, etc.
4. El acopiador confirma si la cantidad del productor orgánica entregada es lo justo
de acuerdo a la lista y tolerancia de entrega. Para hacer esto, compara la cantidad
entregada con la estimación actual del cultivo, establecido por el Departamento
de Producción y Certificación por lo menos una semana antes de la entrega. En
caso de hacer alguna duda acerca del productor, el mismo debe ser apartado
hasta que el Coordinador del SIC aclare la situación con el productor e indique
si el productor debe o no ser ingresado al almacén central de productos
orgánicos.
5. La cantidad de producto orgánico se anota en el registro de compra del sistema
(Software) ubicando al productor en estado “orgánico”. Cuando se compra
productos orgánicos, la información se registra en cuaderno separado.
6. Se debe llenar la liquidación de compra (recibo) de pago en efectivo. Las
liquidaciones de compra deben sellarse en la serie que corresponda con la
palabra “Ecologico” “en conversión” efectivamente como corresponde como
corresponde el producto.
7. El productor recibe una copia de liquidación de compra y las otras copias se
archivan en los archivadores del:
a) Acopiador de compras de la estación respectiva.
b) El área de contabilidad.
8. Para anular o cambiar una liquidación de compra del productor, el acopiador
deberá solicitar una autorización al Concejo de vigilancia o al Responsable del
SIC. Con su respectiva justificación los mismos que analizaran y darán la
conformidad si es del caso.
9. Los sacos de cada productor ORGANICO son etiquetados con la marca VERDE
de la organización (con la palabra “orgánico”).

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8.2 Procedimiento de Manejo y Almacenamiento

El socio transporta su café al centro de Acopio de la Cooperativa en sus propios


costales (sacos) que deben estar bien cerrados. Después de completar el procedimiento
de compra, el café se vacía dentro de los sacos de la Cooperativa los que deben
marcase con el nombre de la organización, el código del productor, al que pertenece, la
altitud, el lugar y la calidad del producto. El acopiador tiene que etiquetarlo producto de
acuerdo al estado de conversión (orgánico, en conversión, convencional). El café
orgánico y en conversión se guarda en áreas de almacenamiento diferentes, que están
identificados por un letrero. El café de calidad diferente se seca en áreas separadas.
Después del secado se vuelve a embolsar en costales marcado con el nombre de la
organización y la calidad orgánica, el café debe secarse para su almacenamiento de 10%
hasta 12%. El café es transportado en camiones y camionetas hasta el almacén general.
Los almacenes se limpian con escobas y es necesario se lavan con agua limpia. Se usan
trampas mecánicas contra las plagas, se hacen rumas separadas de las paredes para
evitar el anidamiento de roedores y otras plagas, el acopiador tiene que manejar un
registro de las actividades que se realizan dentro del acopio, así mismo el plan de
control de plagas en el almacén.

El producto se envía a la planta de procesamiento con un servicio de una empresas de


transportes que cumpla con los requerimientos necesarios garantizando la integridad
orgánica del producto.

Para prevenir que los productos de diferentes calidades se mezclan, el transporte de


calidades diferentes se realiza en periodos diferentes. Antes de cada envió se debe
verificar que los camiones estén limpios el acopiador tiene que manejar registro para
este procedimiento.

8.3 Procesamiento del café Orgánico

Cuando el café de la Cooperativa Agraria Cafetalera Satipo Ltda. Ingresa a la planta


de procesamiento por ejemplo de la Corporación Café Perú SAC. o Negrisa SAC. la
persona responsable verifica si las bolsas están correctamente etiquetadas y cerradas y si
la cantidad y calidad orgánica de las mismas corresponde con la información en
documento de entrega. El café no procesado de calidades diferentes (orgánico, en
transición y tradicional) se almacena en áreas separadas, que son identificadas por
medio de letreros. El café de calidades diferentes se procesa en tiempos diferentes.
Antes de procesar el café orgánico, las personas responsables del procesamiento se
aseguran que las instalaciones hayan sido limpiadas con aire y cepillo. Después del
procesamiento, el café oro se almacena en los sacos finales en las que será exportado
que deben estar marcados de la cooperativa, la calidad orgánica y el nombre del
certificador. El café bruto de calidades diferentes se almacena en áreas separadas,
identificados por letreros. La limpieza de todos los cuartos se realiza con escobas y es
necesario, con agua limpia. Se usan trampas mecánicas para el control de plagas.

17
8.4 Exportaciones Orgánicas.

La exportación de los productos orgánicos se realiza de acuerdo a las normas y está


sujeta a inspecciones por parte del certificador externo. Las bolsas para exportación
deben ser etiquetadas con el nombre de la organización, la calidad orgánica (orgánico o
en conversión) y el nombre del certificador. Debe garantizarse que no existe riesgo de
contaminación, por ejemplo, por fumigaciones exigidas por los gobiernos.

Dependiendo de las normas, ciertos documentos adicionales como certificados pueden


ser necesario en cada envió.

Por favor tomar nota de que todos los productos comprados de diferentes
organizaciones o proveedores y exportadores como productos orgánicos deben tener la
certificación de que son orgánicos y todos los proveedores deben ser autorizados y
conocidos por el certificador.

Las exportaciones son controladas por la Cooperativa. El gerente está a cargo de


preparar toda la documentación de exportación. En todas las facturas y en la lista interna
general para exportación se debe indicar la calidad del producto. Durante la supervisión
del cargado de las bolsas al camión para su trasporte al puerto se debe verificar que
todos los sacos de yute estén etiquetados correctamente.

En cada consignación para exportación, el gerente solicita al certificador un certificado


de exportación (certificado de transacción), el que debe ser documentado en la
cooperativa.

8.5 Personal de Compra, Manejo y Procesamiento

El personal de acopio está sujeto a la estructura del proyecto del SIC, la compra la
organiza el operador del SIC. Por principio, el oficial de compra (acopiador)
responsable de adquirir el producto orgánico debe estar calificado y bien capacitado
(por ejemplo, por lo menos una persona por centro de compra) ya que el proceso de
compra es crucial para el control de flujo de productos orgánicos y los errores en la
compra pueden tener un impacto tremendo en el proyecto orgánico (lotes enteros de
productos orgánicos pueden ser desertificados porque contienen el producto de un solo
productor no orgánico). El personal del área de acopió tiene que estar involucrado en los
procedimientos de compra, el acopiador debe garantizar que todos estén al tanto de los
requerimientos y los implementen correctamente. Así mismo es responsabilidad velar
por el almacenamiento del producto orgánico.

Normalmente, se confirma la firma de un contrato con la empresa procesadora. Es


necesario que la Cooperativa envié un supervisor administrativo capacitado para que
presencie el procesamiento de los productos orgánicos las veces que se realice esta
labor el mismo que informara y verificara que se realicen correctamente.

18
IX. Inspección Externa y Certificación.

Durante la inspección externa por el certificador orgánico, la efectividad del SIC será
evaluada. El inspector externo re inspecciona la documentación del SIC y un cierto
número de productores. El porcentaje de control externo será determinado por el
certificador sobre las bases de análisis de riesgo. El inspector también puede llevar a
cabo inspecciones de verificación, acompañado al inspector interno para evaluar su
efectividad. El inspector externo compara sus observaciones con los documentos del
inspector interno y evalúa si el SIC, durante las inspecciones internas y el servicio de
extensión a los productores, cumplen con los requerimientos mínimos y si son
suficientes para garantizar que la producción orgánica cumple con las regulaciones
externas.

Con base en el resultado de la inspección el certificador decide si la organización


recibirá el certificado que le permite exportar productos orgánicos o cuáles son las
condiciones que tienen que cumplirse antes de que puedan emitir el certificado

En caso de requerirse medidas correctivas es importante que los procedimientos estén


claros para garantizar que estos sean comunicados a las personas correctas y que
además sean implementadas en un corto mediano o largo plazo (usualmente el
coordinador del proyecto coordina estos aspectos) a tiempo.

Satipo 2012

Héctor Raúl Camayo Sedano


Resp. Sistema del Control Interno

19
CRITERIOS DE RIESGO SITUACION ENCONTRADA EVALUACION

LUGAR DE RESPONSABLE DE EVALUACION


CRITERIO DE RIESGO SITUACION ENCONTRADA POSIBLE RIESGO MEDIDAS Alto Riesgo Bajo
CORRECTIVAS Riesgo Moderado Riesgo
Las propiedades de tierra están claras y los Los agricultores deciden acerca de su uso porque son dueños de su Todos los Miembros del SIC
agricultores pueden tomar decisiones necesarias tierra. productores x
para la producción orgánica.
¿Los agricultores están rotando sus cultivos en Las parcelas de café son siempre las mismas (cultivo perenne). Todos los Miembros del SIC
parcelas cambiantes?. productores x
¿Los productos no permitidos (pesticidas, Productos no permitidos no están disponibles en las comunidades, Todos los Miembros del SIC
herbicidas y fertilizantes) están disponibles para solo en el pueblo que se encuentra a mucha distancia y con precios productores x
los agricultores (en la región, en la comunidad)? muy caro para los agricultores.
¿los agricultores usan insumos no permitidos La CAC Satipo realiza compra conjunta, provee a los agricultores que Todos los Jefe del SIC y
para mejorar la fertilidad de los suelos? lo requieran insumos autorizados por la agencia certificadora y productores Extensionistas x
administra su uso a través de SIC.
¿La baja productividad ocasiona que el El café es fertilizado por compost de la pulpa descompuesta del café y Comité de Rio Jefe del SIC y
productor requiera de insumos externos? residuos orgánicos de cocina, como de también de estiércol de los Venado, Comité de Extensionistas
animales menores que cría el productor en forma extensiva para el Huahuari, Comité
autoconsumo, cabe mencionar que debido a la infertilidad de los de Satipo x
suelos algunos productores de café orgánico utilizan insumos
autorizados como: guano de isla, Roca fosfórica, Sulpomag, sulfato de
potasio, Ulexita, Dolomita.
¿Los agricultores en esta región hacen uso de La gran mayoría de los agricultores de la zona practica una Todos los Jefe del SIC y
algún producto no permitido en café? agricultura tradicional, solo algunos agricultores en el área, quienes no productores Extensionistas
participan en el programa orgánico usan agroquímicos ligeramente x
tóxicos aunque generalmente solo realizan labores culturales.
¿Los agricultores con riesgos de infección de Ningún producto es usado en el café. Algunos productores de café Comité de Rio Jefe del SIC y
plagas o enfermedades son dificultosos de orgánico usan el hongo natural Beauveria bassiana para el control de Venado, Comité de Extensionistas
manejar de manera orgánica y usan productos broca ya que este insecto es una plaga de interés económico por ende Huahuari, Comité x
no permitidos para su control? un problema, así mismo es controlada por la mayoría de los de Satipo.
productores por labores culturales oportunas.
¿Riesgo de contaminación por aguas residuales Los productores cuentan con sus pozas de infiltración/tratamiento de Todos los Jefe del SIC y
del beneficio húmedo (aguas miel)? aguas miel sin embargo en pocos casos estos no cumplen su productores Extensionistas x
propósito y estas aguas van a contaminar a los arroyos o riachuelos.
¿Riesgo de contaminación por desechos de la Los productores cuentan con una compostera, lugar para la Todos los Jefe del SIC y
cosecha (pulpa de café)? descomposición natural de la pulpa de café para conseguir el productores Extensionistas x
compost, sin embargo por falta de una adecuada infraestructura y el
manejo en el proceso de descomposición es fuente de contaminación.
¿el café orgánico puede ser contaminado por la Ningún problema, la mayoría de los productores se dedican al cultivo Comité de Rio Jefe del SIC y
diversificación de cultivos dentro del fundo de café y una minoría diversifican con otros cultivos manejados en Venado, Comité de Extensionistas
certificado y el manejo de las mismos? forma orgánica y tradicional: Ellos cultivan cacao, cítricos y cultivos Huahuari, Comité
anuales como maíz, plátano, yuca, frejol en su mayoría para el de Satipo, Comité x
autoconsumo, el plátano por ejemplo es cultivo que generalmente es Alto Villa Victoria.
cultivado sin agroquímicos, este se cultiva en asociación al café o al
cacao para el autoconsumo y en pocos para venta local.
¿Los productores que están en el programa Los agricultores que participan del programa orgánico aseguran que Comité de Rio Jefe del SIC y
orgánico manejan otros cultivos para la venta no utilizan insumos químicos en otro cultivo. Algunos productores Venado, Comité de Extensionistas
local o para autoconsumo usan productos no tienen sus biohuertos, ninguno de ellos cultivan hortalizas para la Huahuari, Comité
permitidos? venta local, solo para autoconsumo sin agroquímicos. Los de Satipo, Comité
extensionistas se aseguran de capacitar en seguridad alimentaria y Alto Villa Victoria x
controlan manejo de dicho biohuerto, el control de plagas se realiza
con labores culturales además estos biohuertos ocupan pequeñas
áreas.
¿Los equipos para fumigar son utilizados en Solo algunos de los productores de café orgánico utilizan equipos de todos los Jefe del SIC y
tratamiento orgánico? fumigación como mochila manuales para la aplicación del hongo productores Extensionistas
Beauveria bassiana para el control de broca y en algunos casos x
aplicación de caldo sulfocalcico para el control de enfermedades.
¿Las parcelas orgánicas podrían ser Ningún problema. Las parcelas de café vecinas son cultivadas de Todos los Jefe del SIC y
contaminadas por residuos químicos de parcelas manera tradicional sin uso de agroquímicos. La mayoría de productores Extensionistas
convencionales adyacentes? productores colindan con purmas, monte real y tienen franja de x
amortiguación.
¿Las parcelas orgánicas podrían contaminarse No hay fincas que apliquen riego en la región. No existe riesgo por Jefe del SIC y
por la tierra o por el agua de riego de parcelas este criterio Extensionistas X
convencionales?
¿Los agricultores almacenan agroquímicos y es No aplica No existe riesgo por Jefe del SIC y
un riesgo que los productos certificados se ven este criterio Extensionistas x
contaminados?
Existen programa que promuevan No aplica No existe riesgo por Jefe del SIC y
agroquímicos? este criterio Extensionistas x
¿Existe un riesgo de contaminación en los El café después de haberse realizado el beneficio húmedo es Todos los Jefe del SIC y
almacenes en las fincas de los productores? almacenado en la finca por un corto tiempo para ello el productor productores Extensionistas
cuenta con un almacén exclusivo para el café, y otros almacenes para x
herramientas e insumos.
¿Existe un riesgo de plaga en lugares de Ningún problema, se realizan limpiezas de los almacenes y no se Todos los Jefe del SIC,
almacenamiento? encontró evidencia de plagas para el producto. productores, Extensionistas; x
¿Existe un riesgo de plaga en almacén central El acopio cuenta con un plan de control de plagas, que trata del Almacén de la Jefe del SIC y
de café? control de roedores a través de trampas mecánicas, labores culturales. CAC Satipo Responsable de Acopio. x
En la región hay algún foco de contaminación? No No existe riesgo Jefe del SIC y
(industrias, minas, carreteras y otros) por este criterio Extensionistas x
¿los agricultores usan semillas de procedencia No aplica, las semillas usadas provienen de los campos certificados, Para todos los Jefe del SIC y
convencional de otras regiones? están adaptados a la zona donde se cultiva y seleccionados para ser productores Extensionistas x
tolerantes a algunas plagas.
¿OGM son usados en la zona? No aplica No existe riesgo Jefe del SIC y
por este criterio Extensionistas x
¿En Comercialización, existe diferencias de La diferencia de precio es de 8,4 % entre café orgánico certificado y Para todos los Responsable del SIC,
precio entre producto orgánico y convencional? tradicional. Desde que los precios están bajos los agricultores están productores Responsable de acopio y
(riesgos que los agricultores orgánicos compren tentados a vender el café de los miembros de la familia. Extensionistas x
de los vecinos convencionales y vendan el
producto como orgánico?
¿Durante el transporte del café hacia el Ningún problema. Para el transporte del producto lo realizan en sacos Para todos los Responsable del SIC
almacén central existe riesgo de contaminación cerrados con los vehículos exclusivos de la CAC Satipo, otros con su productores
al producto o mescla con otro café no propio vehículo y en pocos casos con vehículos particulares, a estos x
certificado? medios de transporte se les hace una limpieza antes de ser abordado
el producto.
¿Es cierto que no existe ninguna posibilidad de El acopio de convencional se encuentra separado al acopio de café Almacén Central Responsable del SIC, y
confusión o mezcla de productos de diferentes orgánico, así mismo se cuenta con un acopiador especifico para café Responsable de Acopio
calidades en los centros de acopio y orgánico y otro café tradicional los encargados de acopio están x
almacenamiento? atentos a los requerimientos.
¿Existe un riesgo de Contaminación por envases El transporte del café se realiza en estado de pergamino, los Para todos los Responsable del SIC, y
para el café durante el transporte o agricultores usan sacos de polipropileno que compran en los productores y Responsable de Acopio
almacenamiento? mercados (ferreterías). El café una vez llegado al almacén central es Almacén Central x
etiquetado con datos del productor y almacenados en sacos de yute,
con los mismos que son transportados hasta lugar de proceso (Lima).
¿Existe algún riesgo para el deterioro de la Ningún problema. El café desde los campos es cuidado y Para todos los Responsable del SIC,
calidad del producto orgánico? beneficiados con inocuidad, para su recepción se realiza un análisis productores y Responsable de Acopio y
físico y organoléptico; son almacenados a una humedad de 12% en Almacén Central Laboratorio x
ambientes exclusivos y adecuados.
¿El cambio de trabajadores y miembros del SIC Los integrantes del SIC son productores orgánicos capacitados que se Funcionamiento Responsable del SIC y
es un riesgo para su buena administración y renuevan de acuerdo a los reglamentos internos, Los trabajadores en del SIC Gerencia
funcionamiento del sistema? su mayoría son nombrados (estables) y pocos contratados para un x
trabajo especifico por un periodo para lo cual requieren ser
capacitados.
¿El manejo de bitácoras (registros) en los Todos los productores cuentan con un registro en donde documentan Para todos los Jefe del SIC y
productores es una debilidad para facilitar la sus actividades que realizan en el fundo como: Cosecha, labores productores Extensionistas
trazabilidad del producto? culturales, manejo de compost, y otros. En algunos casos estos x
registros no están actualizados.

Satipo 2012