REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES.

Fuente: https://previews.123rf.com/images/tadamichi/tadamichi1512/tadamichi151200007/50758661-documentaci%C3%B3n-
an%C3%A1lisis-de-datos-de-marketing-escritorio-de-madera-tabla-de-made

MÓDULO 4. DEFINICIÓN, ESTRUCTURA Y

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS-OFICIALES
PARTE II.

Aprendizajes esperados. Desarrollar la capacidad de elaborar documentos oficiales con las

cualidades estructurales y funcionales que requiere tener todo escrito correcto a fin de
mejorar su desempeño laboral.

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 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES.

Índice

Definición, estructura y elaboración de documentos administrativos

oficiales. Parte II.

Introducción…………………………………………………………………………………………………….Pág. 3
4.1 La bitácora………………………………………………………………………………………………Pág. 4
4.2 El Memorándum…………………….…………………………………….………….…………… Pág. 7
4.3 La convocatoria…………………………………………………………………………..……… Pág. 10
4.4 El currículum vitae……………………………………………………………..………………….Pág. 12
4.5 La carta de reclamo……….……………………………………………………….…………… Pág. 15

Actividades en línea………………………………………………………………………….……….. Pág. 17

Referencias Bibliográficas y Cibergráficas…………………………………………….. Pág. 18

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Introducción.

Considerando que hoy en día las

organizaciones se mueven en un sinfín de
procesos burocráticos que demandan ciertas
habilidades administrativas y que los
documentos oficiales sirven como medio de
comunicación en los actos de la
administración, en este módulo se continúa
Fuentehttps://www.google.com/search?sourc
con la revisión, análisis y redacción de e=univ&tbm=isch&q=imagenes+redaccion+y+
ortografia&sa=X&ved=2ahUKEwjntqLW3sfpAh
documentos oficiales: la bitácora, el VGIqwKHfatCj4Q7Al6BAgKEDQ&biw=1366&bi
h=657#imgrc=uQo4L-EdZaAEmM
memorándum, la convocatoria, el currículum vitae y la carta de reclamo.

Se parte de su definición, se revisa también su estructura, considerada como el modo en

que se organiza el documento administrativo, es decir, la forma en que se distribuyen
ordenadamente las diferentes partes del texto y se concluye con la elaboración de los
diferentes documentos administrativos motivo de estudio en este módulo.

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4.1 Bitácora.
Bitácora, del francés “bitacle”, es una especie
de armario que se utiliza en la vida marítima.
Se trata de un instrumento que se fija a la
cubierta, cerca del timón y de la aguja
náutica y que facilita la navegación en
océanos desconocidos.
En la antigüedad, este artilugio solía incluir
un cuaderno (el cuaderno de bitácora)
donde los navegantes relataban el desarrollo de sus viajes para dejar constancia de todo lo
acontecido en el mismo y la forma en la que habían podido resolver los problemas. Este
cuaderno se guardaba en la bitácora, era protegido de las tormentas y los avatares
climáticos porque servía como libro de consulta ante las vicisitudes del viaje. Con el tiempo,
el término bitácora se asoció exclusivamente al cuaderno de bitácora y se extendió a otros
ámbitos.
En la actualidad, la bitácora es un cuaderno o publicación que permite llevar un registro
escrito de diversas acciones. Es muy amplio el campo donde utilizar la bitácora, se puede
emplear en diversos contextos como el laboral, el científico, el académico el personal e
incluso en el área informática para plasmar un proyecto de trabajo o para ciertos proyectos
laborales o de investigación, es un cuaderno donde se reportan los avances y resultados de
un determinado estudio o trabajo, incluye hipótesis, observaciones, ideas, datos,
obstáculos que pueden surgir en el transcurso de la investigación.
También suele utilizarse para proyectos escolares, planificación de las materias y
contenidos educativos. Se organiza cronológicamente para que, a medida que se van
consiguiendo los avances, los resultados se plasman en la bitácora para tener un claro
seguimiento de lo realizado. Al igual que sucede con las actas, no pueden arrancarse hojas,
si se llega a cometer algún error, deberá hacerse una llamada con una errata explicándolo.

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 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES.

Lo anterior es útil porque se considera que lo que se piensa error en algún momento, en el
futuro puede servir para resolver el mismo u otro problema.

Bitácora de trabajo o de estudios.

La bitácora de trabajo o de estudios es un

cuaderno en donde trabajadores,
investigadores, científicos o estudiantes
de cualquier área, apuntan de forma
cronológica las actividades, bocetos o
datos de interés para el desarrollo de un
Fuente: proyecto en específico.
https://www.google.com/search?q=bitacora&source=lnms&tbm=isch
&sa=X&ved=2ahUKEwj9vNjWo87pAhXHVc0KHY_PBm4Q_AUoAXoECA
8QAw&biw=
Un cuaderno de bitácora puede
funcionar como una suerte de diario que registra la evolución de un proyecto, lo que ayuda
en la identificación de fortalezas, debilidades, obstáculos y/o soluciones, y construye una
memoria que puede ser útil a futuro a la hora de desarrollar proyectos similares.

Bitácora en informática
Actualmente, en el área informática, el
término bitácora hace referencia a los
weblogs o blogs son un formato de
publicación en línea que se caracteriza por la
configuración cronológica inversa de las
entradas y en el que se recogen, a modo de
diario, enlaces, noticias y opiniones de
autoría mayoritariamente individual con un
Fuente:
https://www.google.com/search?q=weblog&source=lnms&tbm=
isch&sa=X&ved=2ahUKEwj6w_iyps7pAhVGT6wKHc-
estilo informal y subjetivo. Los weblogs se
oAEIQ_AUoAXoECBMQAw#imgrc=2wHYF2rX6PiAOM
actualizan regularmente y disponen de otros

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enlaces de weblogs con el fin de ampliar la información requerida. El objetivo es que los
participantes, mediante la publicación de contenidos en el weblog, puedan experimentar
las características específicas de la comunicación a través de medios digitales e interactivos.
Por otra parte, se pretende aprovechar el potencial de los weblogs como medio para la
interacción entre los alumnos y los profesores en el proceso de aprendizaje: las bitácoras
de los alumnos también se emplean para la publicación de los ejercicios de clase.

Estructura de la bitácora
La bitácora se compone de varias partes:
1. Nombre del usuario.
2. Fecha de evaluación del reporte.
3. Nombre del destinatario.
4. Fecha y hora en que ocurrió el suceso.
5. Descripción de lo ocurrido.
6. Datos del dispositivo periférico.
7. Datos generales.
8. Diagnósticos.
9. Observaciones.
10. Nombre y firma del responsable.
11. Nombre y firma de la persona que reporta.

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4.2 Memorándum.

Memorándum o memorando es una

palabra latina que significa “cosa que debe
recordarse”. Proviene del latín memorāre
que significa “recordar”. El concepto tiene
varias definiciones y usos según el contexto
en el cual se emplee. En su aceptación
Fuente: básica, el memorándum es
https://www.google.com/search?q=memorando&source=lnms&t
bm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwiww5jGp87pAhVBnKwKHaq- un informe donde se expone algo que debe
AlMQ_AUoAXoECBEQAw
ser tenido en cuenta para un determinado
asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas
que un individuo debe recordar. En el mundo diplomático, un memorándum es empleado
a modo de recordatorio acerca de un hecho o razón de importancia por su dificultad o
gravedad, es una comunicación menos solemne que la memoria y que la nota, la firma es
opcional.

Memorándum también puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona
dentro de una misma institución u oficina, o incluso, a un resguardo bancario. También es
usado como sinónimo de oficio, se trata de un documento o comunicación escrita de
carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es relacionar a los
órganos administrativos de mayor jerarquía. Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar
disposiciones, consultas, órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de
felicitación, de colaboración y agradecimiento, entre otras. En el memorándum se reseñan
los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de
un asunto importante o grave.

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En el campo de la comunicación organizacional, se entiende por memorándum aquel texto

o comunicado escrito, que está destinado a un grupo de personas en particular y, en el cual
se puede hacer solicitud de un informe de trabajo o se expone información de interés sobre
uno o varios temas de acción. Del mismo modo, un memorándum puede entenderse como
un informe en el cual se presenta un tema de importancia, recomendaciones, instrucciones,
entre otros, el cual puede estar dirigido para un departamento en particular o puede ser
general.

El Memorando como documento administrativo.

La realidad de una empresa, organización o

institución, requiere que existan formas de
comunicación eficiente y rápida para la
correcta puesta en práctica de distintas
actividades. Esta circunstancia que es
evidente hoy en día el memorando vino a
establecerse como un medio de tipo
documental que sirve fundamentalmente
para establecer una comunicación y para Fuente:
ttps://www.google.com/search?q=memorando&source=lnms&tb
hacer que dicha comunicación quede m=isch&sa=X&ved=2ahUKEwiww5jGp87pAhVBnKwKHaq-
AlMQ_AUoAXoECBEQAw#imgrc=zxsHcPmCUN9gNM
vigente con el paso del tiempo; de hecho, el
término “memorando”, como ya se mencionó anteriormente, deriva justamente de la
expresión hacer memoria.

Partes del memorándum.

El memorándum contiene partes fijas en donde se colocan datos importantes que lo
diferencian de otros documentos de carácter comunicativo e informativo, se identifican las
siguientes:

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• Lugar y fecha de la emisión

• Código
• Destinatario
• Asunto
• Cuerpo del texto
• Despedida
• Firma
• Copia para el remitente y pie de página, si es necesario.

Es conveniente señalar que el memorándum no contiene un párrafo de cierre, solo se

transmite la información y se concluye con firma y sello. El contenido es breve, claro y
directo, el lenguaje que se utiliza es de tipo formal, que transmita respeto y evoque la
importancia del asunto a comunicar y transmitir.

Tipos de memorándum.

Se pueden identificar dos tipos de memorándum:

• Simples. Se emplean cuando es preciso dar a conocer un asunto a una persona en

específico, por ejemplo, la entrega de un informe de trabajo o el anuncio de una
actividad.

• Múltiples. Están dirigidos a un grupo mayor de personas que necesitan tener

conocimiento sobre algún asunto en especial que suele ser de interés para todos los
trabajadores, por ejemplo, una jornada de vacunación en las instalaciones de la
empresa, entre otros.

Existen muchos tipos de memorándums, ejemplo de ellos son los siguientes:

• Memorandos de pedidos.

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• Memorándums de felicitaciones.

• Memorandos de asensos.

• Memorando de cambio de turno laboral.

• Memorandos judiciales.

• Memorándums de peticiones.

• Memorándum de recordatorios de reuniones etc.

Todos ellos se basan en las mismas características, funciones comunicativas y la estructura

general o más aceptada del mismo.

4.3 Convocatoria.
La convocatoria es la acción y el resultado de
convocar, proviene del latín “convocare”,
vocablo integrado por el prefijo de reunión o
globalidad, “con” y el verbo “vocare” que significa
“llamar”.

Una convocatoria es un llamamiento oral o

escrito para que se acuda a cierto lugar o se realice alguna cosa, destinado a una o más
personas (puede ser realizada por carta a sus domicilios, telefónicamente, por email, con
afiches en los lugares donde asiste la gente que se desea convocar, etcétera) o al público
en general en cuyo caso la convocatoria debe ser elaborada empleando algún medio masivo
de comunicación. Es ampliamente utilizada en anuncios relacionados con el ámbito
profesional o académico, por instituciones públicas o privadas, empresas, organizaciones,
etc., con la intención de convocar, a través de un anuncio o escrito, a los posibles
interesados a participar en un proceso determinado, concurso, informar o dar trámite a
algún asunto. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria.

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Las convocatorias pueden ser de diversos tipos, en función del evento al que van dirigidas.
De entre estas, se pueden encontrar las convocatorias deportivas (se convoca a los
jugadores para la disputa de un partido), convocatorias a elecciones, convocatorias a
exámenes, convocatorias de acreedores (se convoca cuando una empresa deudora
pretende establecer negociaciones con los individuos o compañías a las cuales les debe),
convocatoria de accionistas (se envía a los accionistas de una empresa para la realización
de una asamblea), convocatorias a reuniones o asambleas, etc.

El término convocatoria también suele encontrarse acompañado del concepto de becas de

ayuda, ya sea para realizar cursos de formación o para llevar a cabo una investigación
determinada. Por lo general, este tipo de financiación es provista por fundaciones o
universidades, y en cada caso existe una serie de requisitos y limitaciones, como ser la edad,
la nacionalidad y el rango de materias o temas que pueden proponer los candidatos (en el
caso de las investigaciones).

Elementos de la convocatoria
En el formato de la convocatoria, debe introducir fácilmente al lector a contestar
Fuente:
https://www.google.com/search?q=convocat
oria&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ah
UKEwjNrJaIqs7pAhVOEawKHWjjAXkQ_AUoA
XoECBMQAw&biw=
interrogantes como:
• ¿Quién o quiénes convocan y para qué convocan?
Organización, institución, asociación, club, persona, etc. y
cuáles son los propósitos, fines o beneficios que se
pretenden alcanzar.
• ¿A quiénes se convoca? A qué sector en particular de
la población deportista, estudiantil, trabajadora, gremial,
escolar, colegial, etc. se dirige la invitación.
• ¿A qué se convoca?
• ¿Cuáles son las bases para participar? Y ¿Cuáles son las
expectativas para los participantes? cuales son las

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 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES.

características que deben de poseer las personas o entidades interesadas en acudir

a inscribirse al certamen o evento.
• ¿Quién avala y se responsabiliza del evento? Los signatarios son quien o quienes
manifiestan ser, mediante su firma, los responsables de la seriedad del evento y de
lo ofrecido en la convocatoria.

En la convocatoria de reunión o asamblea se deben incluir determinados datos que se

exponen a continuación:
• Fecha, hora y lugar del evento (la convocatoria debe difundirse por lo menos 30 días
antes del evento)
• El convocante (quién convoca)
• Orden del día (los temas que se tratarán)
• Lugar y fecha de emisión de la convocatoria

4.4 Currículum Vitae.

Fuente:
https://www.google.com/search?q=curriculum+vitae&source=ln
ms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjlvqjJrM7pAhXPAp0JHQhyD
WYQ_AUoAXoECBEQAw&biw=1366&bih=657
El término currículum vitae proviene del latín
y se traduce literalmente como “carrera de
vida”. Es una descripción ordenada y
sistematizada de los talentos, estudios, oficios
desempeñados, logros personales y otra
información relevante que permita brindar
una impresión resumida de la trayectoria
personal, académica y laboral.

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 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES.

Tipos de currículum

Dependiendo del modelo de organización de la información que contenga, se pueden

identificar los siguientes tipos del currículum vitae:

Cronológico: los datos están ordenados por fechas, pueden iniciarse con lo más reciente,
aunque también puede ser a la inversa. Este tipo de currículum está indicado en los casos
donde se quiere destacar una evolución positiva del candidato o un aumento de
responsabilidades.

Funcional: distribuye la información por temas y hace énfasis en la formación y experiencia;

al no estar sujeto a una cronología, permite seleccionar los puntos positivos y subrayar las
mejores capacidades, habilidades y logros, aunque no es el más indicado para describir los
puestos de trabajo anteriores y las responsabilidades que se han tenido y el tiempo en que
se ha estado en ellos.

Combinado: o mixto, es una combinación entre el cronológico y funcional, es considerado

como el más completo, aunque difícil de elaborar. Permite organizar la información por
áreas profesionales o temáticas y seguir cierta cronología en cada uno de esos apartados;
se pueden destacar los logros y habilidades además de ilustrar la evolución laboral que se
ha tenido, es flexible y permite presentar la candidatura de manera diferente si se es
creativo al redactarlo o diseñarlo.

Europass: es un modelo que propone la Unión Europea para calificar las candidaturas de
empleo de aquellos que quieran trabajar en diferentes países de Europa. Su formato
permite a las empresas conocer el bagaje de los candidatos procedan de donde procedan y
a su vez, los candidatos no requieren conocer las tipologías de currículum vitae de cada país.
Tipos de currículum. Disponible en: https://www.caracteristicas.co/buen-curriculum-
vitae/#ixzz6NOHeFaCW (Consultado: 22 de mayo de 2020).

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Información que debe incluir.

• Datos personales: nombre, dirección,
fecha de nacimiento, teléfono, correo
electrónico, en algunos casos, si se
requiere, foto.
• Formación académica: se mencionan
grados y títulos obtenidos, así como las

Fuente:
instituciones educativas en donde se han
https://www.google.com/search?q=curriculum+vitae&source=lnms&t
bm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjlvqjJrM7pAhXPAp0JHQhyDWYQ_AUoA adquirido la formación profesional.
XoECBEQAw&biw=1366&bih=657
• Experiencia laboral: relación ordenada
de las empresas en donde se ha trabajado, indicando los nombres de las empresas,
las fechas de comienzo y fin del periodo trabajado, las funciones desempeñadas, las
tareas que se realizaron y los logros conseguidos. En este apartado se debe incluir
también la formación en centros de trabajo (las prácticas en empresas de la
formación profesional).
• Intereses y logros: enfatizar las competencias propias requeridas por el puesto de
trabajo al que se quiere acceder.
• Conocimiento de idiomas: Se mencionarán los idiomas que se conocen y su nivel de
conocimiento y comprensión. Hay que indicar claramente el nivel del idioma
hablado y escrito, tanto siendo emisor como receptor. Si se tienen títulos oficiales
y/o reconocidos, se deben indicar.
• Conocimientos informáticos: se deben señalar aquellos conocimientos informáticos
que se posean y estén relacionados con el trabajo al que se opta: procesadores de
texto, hojas de cálculo, bases de datos, diseño gráfico, Internet, redes, sistemas
operativos etc.
No hay lineamientos fijos de realizar y presentar el currículum vitae, pero si algunas
directrices generales que se deben tomar en cuenta en su elaboración:

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• Tiene que ser claro, fácil de leer y estar ordenado.

• Tiene que ser informativo y conciso.
• Debe ser preciso con el contenido, gramática y sintaxis.
• No mentir en la información que se incluye.

4.5 Carta de Reclamo.

Fuente:
ttps://www.google.com/search?q=carta+de+reclamo&s
ource=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjcm6-
Dsc7pAhVSI6wKHRJ6B6
afectan a la persona, cambios imprevistos en las condiciones contractuales, etc.
Una carta de reclamo es un documento que
se redacta para comunicar a otra parte algún
tipo de queja o insatisfacción. Generalmente,
estas reclamaciones tienen que ver con el
incumplimiento de las expectativas
generadas por productos o de los acuerdos
alcanzados para una prestación de servicios.
Este tipo de cartas se puede extender a
muchos otros ámbitos, incluyendo las quejas
por actitudes, tomas de decisiones que

El objetivo de la carta de reclamo es manifestar que una parte tiene algún problema o
descontento en su relación con la otra parte, y proponer los cauces necesarios para llegar a
una solución. No existe un modelo de carta de reclamo estándar, ya que el contenido de la
misma depende de la reclamación a efectuar, pero hay una serie de consideraciones a
tomar en cuenta:

• Se requiere, en primer lugar, ordenar las ideas, este tipo de correspondencia debe
ser clara y concisa.
• Deben tener claridad para evitar en todo momento inútiles preámbulos y
explicaciones e ir directamente a la exposición del motivo objeto de reclamación.

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Tipos de cartas de reclamo:

Hay gran cantidad de situaciones en las que se puede remitir una carta de reclamo, en
función de los temas a tratar, algunos de estos asuntos son los más habituales:

▪ Falta de pago.
▪ Recargos bancarios indebidos.
▪ Descontento con un producto.
▪ Descontento con un servicio.
▪ Aumento de precios o tarifas sin previo aviso.
▪ Actitudes vecinales molestas.
▪ Errores en cobro de luz, gas, agua, etc.
▪ Abusos de autoridad.
▪ Trato injusto en el trabajo o centros educativos, etc.
▪ ▪
Contenido de la carta de reclamo.

Una carta de reclamo formal, debe contener lo siguiente:

▪ Fecha, Ciudad y Nombre completo de la persona que realiza la reclamación.

▪ Nombre de la persona y/o empresa a la que envía la reclamación.
▪ Asunto o motivo por el cual se realiza la reclamación.
▪ En el cuerpo de la carta se debe realizar una descripción muy clara sobre los hechos o
situaciones que sustentan el reclamo.
▪ Número de documento de la persona que realiza la carta.
▪ La dirección y el teléfono para que la empresa pueda contestar a la solicitud.
Carta de reclamo. Disponible en: https://cartaformal.org/carta-de-reclamo/ (Consultado:
22 de mayo de 2020).

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Actividades a realizar:

¡Es tiempo de poner en práctica lo aprendido!

Con base en lo antes revisado realice la siguiente actividad:

Actividad 10: Elabora un cuadro sinóptico de los 5 documentos
oficiales revisados.
Actividad 11. Diseña 3 formatos de documentos administrativos.
Actividad 12. Elabora 3 documentos administrativos-oficiales.
Revisa y realiza las Actividades sugeridas para el Módulo 4 en la
plataforma digital.

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 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES.

Referencias Bibliográficas y Cibergráficas:

• Manual del participante Módulo 4
• Páginas web:
https://definicion.de/bitacora/

https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/46435362/Quaderns_Orihuela_2004.pdf?r
esponse-content-disposition=inline%3B%20filename%3DLos_weblogs_como_herram
http://arcivos.blogspot.com/2016/05/memorando.html
https://es.slideshare.net/martinlakers/memorando-2981375
https://definicion.de/convocatoria/
https://www.definicionabc.com/general/convocatoria.php
https://www.caracteristicas.co/buen-curriculum-vitae/#ixzz6NOHeFaCW
https://www.emagister.com/blog/los-4-principales-tipos-de-curriculum/
https://asesorias.com/empresas/modelos-plantillas/modelo-carta-reclamo/
https://cartaformal.org/carta-de-reclamo/

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