Universidad Nacional Experimental

De Los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”

Vicerrectorado de Infraestructura y Procesos Industriales
Coordinación de Estudios Avanzados
Maestría en Administración mención Gerencia General
Sub-Proyecto: Procesos Administrativos

ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Facilitador: Participante:
MSc. Humberto Di Loreto Lcda. María Medina C.I: 24.741.982
 San Carlos, Marzo de 2020

INTRODUCCIÓN

El presente informe tiene la finalidad de conocer la organización como

sistema, el funcionamiento organizacional debe ser estudiado en relación con las
transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Desde que el
hombre fue consiente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite
todo el proceso de cambio, así se han creado teorías y modelos aplicables a la
empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea
adaptable a la misma.

A continuación, se detallan algunos de estos enfoques que permiten a la

empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de

partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas
son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que
no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza
sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de
organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de
partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el
siguiente enfoque:

a. La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por

todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
b. La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente
diferenciado de un sistema social mayor.
c. La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema
social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de
determinado tipo de meta sistemática.
d. La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en
constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e
informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que
son exportados al medio ambiente.
e. La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o
funciones múltiples.
f. La organización debe ser visualizada como constituida de muchos
subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
g. Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de
ellos, afectará a los demás.
h. La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros
sistemas.
i. Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen
difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de

situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros
subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un
sociedad.

Estructura organizacional, crecimiento y adaptación

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen,

agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones
entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y
empleados. La organización puede ser de tres tipos: funcional, por productos o
mercadotecnia y matricial.
 Organización Funcional: fue creada por Frederick Taylor, consiste en
dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización por productos: con frecuencia llamada organización por

división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la
producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de
productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan
con cierto tipo de cliente.

Organización matricial: también llamada matriz, combina los tipos de

organización mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. Así,
existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con
una sobrexposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los
resultados de los objetivos de dicho proyecto.  En general, es un sistema de
mando múltiple o dos jefes.

La estructura organizacional suele representarse en forma de organigramas

que son representaciones graficas  de la estructura formal de una organización,
que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las
obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden
representarse de 4 formas diferentes:

1. Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba

abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el
centro hacia la periferia.
4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
 Las estructuras organizacionales para su crecimiento y adaptación se
rigen por ciertos principios, tales como:

 Ø       Objetivo. Todas y cada una las actividades establecidas en la

organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
 Ø       Especialización. Fue establecido por Adam Smith, afirma que el trabajo
de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una
sola actividad.
 Ø       Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que
emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara y continua.
 Ø       Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.
 Ø       Unidad de mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los
subordinados no deberá reportar a más de un superior, pues el hecho de que
un empleado reciba ordenes de dos o más jefes solo ocasionará fugas de
responsabilidad, confusión e ineficiencia.
 Ø       Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las
obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos los miembros de la
empresa que tengan relación con las mismas.
 Ø       Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, esta no puede sobrepasar
más de 6 empleados.
 Ø       Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán
mantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado
en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia
puede ocasionar serios problemas para la empresa.
 Ø       Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

Proceso de Fusión y el Modelo del Acuerdo: Ideas Básicas. Empleo del

Modelo.

La Fusión es el acto por el cual se reúnen dos o más empresas,

anteriormente independientes, en una sola organización, estas son producidas
generalmente por la búsqueda de economías de escala o de ventajas
monopólicas. En el primer caso son una expresión del proceso de integración
horizontal o vertical entre las empresas independientes, que buscan una mayor
eficiencia en sus procesos productivos. En el segundo de los casos puede
considerarse como una forma de control del mercado más profundo y orgánico
que la formación de carteles, se dice que es una operación usada para unificar
inversiones y criterios comerciales de dos compañías de una misma rama o de
objetivos compatibles.

Existen diversos modelos que podemos aplicar en el proceso de fusión y

adquisición entre estos podemos mencionar el modelo del explorador o  rueda de
la fortuna el cual integra las nuevas adquisiciones con la empresa matriz; el
modelo racionalista de las adquisiciones basado en la evaluación directa de los
aspectos económicos, estratégicos y financieros de la propuesta de adquisición, y
calcula el potencial de creación de valor con base en dicha evaluación; y el
modelo de las siete fases este proceso es mucho más que la simple identificación
de un candidato atractivo y la negociación de un acuerdo, considerando que el
trabajo duro comienza luego que se cierra el trato, las siete fases a considerar
son: planificación estratégica, organización, búsqueda, análisis y oferta,
negociación y cierre, transición e integración.
                                            
Liderazgo y Cambio Organizacional
 El tema del liderazgo ha sido uno de los más tratados por toda la literatura
organizacional y gerencial moderna. La efectividad de un estilo de liderazgo va a
depender de las circunstancias históricas y sociales en que se desenvuelva y de la
personalidad del individuo que lo ejerza.

El liderazgo carismático ha demostrado ser históricamente el más efectivo

en las etapas de formación y crecimiento de las sociedades  y las organizaciones.
La personalidad atrayente, la visión, la seguridad que proyecta y la capacidad de  
sacrificio que demuestran motivan a las personas a seguirlos hasta la inmolación
si es posible.

Sin embargo, el mundo se encuentra  hoy  en los albores de la sociedad del

conocimiento, dejando atrás la era industrial,  inmerso en la vorágine y las
turbulencias de la globalización y los tratados de libre comercio, por lo que el
liderazgo carismático y  heroico con que la mayoría de los actuales  dueños de
empresas, gerentes y líderes de organizaciones en general fundaron y echaron
hacia delante las mismas, hoy en día,  sin darse cuenta,  podrían estar
constituyendo un obstáculo para la adaptación de estas a los nuevos tiempos.

Teoría de la contingencia

La Teoría de la Contingencia propone que no existen principios

universales.  De acuerdo a este enfoque existen modelos y teorías apropiados
para situaciones específicas y que no funcionan para otras. El problema está en
conocer bajo qué parámetros una decisión ayuda a obtener los resultados
esperados. De aquí que esta teoría otorgue gran importancia a la estructura de las
organizaciones. Sin Embargo, plantea que no existe ninguna estructura ideal. Se
atribuye la Propiedad intelectual de este enfoque a Lawrence y Lorsh (1967), aún
cuando son varios los autores y los estudios que han aportado a esta corriente.
Galbraith sostiene como principales postulados para la Teoría de la
Contingencia:
Ø     No hay una mejor forma de organizar.
Ø     Ninguna forma de organizar es igualmente efectiva.
El periodo posterior a la Segunda Guerra Mundial estuvo influenciado por la
teoría de las relaciones humanas hasta mitad de los años sesenta, y por la Teoría
de la Contingencia, que cobraba fuerza hasta entrados los años setenta. Los
aportes teóricos de esta corriente se incorporaban con gran rapidez a los estudios
de la teoría de la administración.

Procesos Empresariales

Son las fuentes primarias para identificar los procesos que se desarrollan
en una organización funciones fundamentales: Establecen los procesos básicos
en los que la organización debe trabajar, indica quienes son los clientes, qué
productos o servicios ofrece, a qué mercados geográficos atiende, con que
tecnología, etc.

El objetivo es integrar los procesos empresariales en los niveles

estratégicos, tácticos y operacionales con un enfoque holístico orientado a la
creación del valor en los procesos empresariales, aplicando medición de
desempeño enmarcado en la gestión del conocimiento de la empresa. MIPE trata
de realzar los inductores de creación de valor como son: las relaciones
estratégicas con los proveedores y los clientes, los procesos internos críticos, los
recursos humanos, etc.

Procesos Rectores

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo

que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en
forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución
exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una
acción correctiva.
Procesos de Gestión Operativa

Los procesos productivos y de servicios son complejos y cada vez más

dinámicos. Hoy en día, es fundamental saber interpretar como se comportan y
poder prever los resultados de la gestión. Para poder llevar a cabo un control
sobre las operaciones de la organización se requieren tres principios: que los
procesos sean estables, conocer las variables claves de la empresa y llevar
constancia en el análisis. Las empresas que se proponen ser líderes se respaldan
en información de sus procesos y actividades y actúan en consecuencia. Por eso,
analizar, estudiar y controlar los procesos operativos, es la clave para la dirección
de cualquier organización y su competitividad.

Procesos Financieros

La empresa necesita de recursos financieros para efectuar sus operaciones

tales como: Pago de Sueldos; Pago a Proveedores; Impuestos; Compra de
Mercaderías; Etc. Algunas de las maneras de financiar una empresa son: Dinero
del Propietario de la Empresa; Préstamos Financieros; Créditos de Proveedores;
Emisión de Acciones; Reinversión de los Beneficios.

Procesos Administrativos

Los procesos administrativos son el conjunto de fases o etapas sucesivas a

través de las cuales se efectúa la administración, estos se interrelacionan y forman
un proceso integral. Los procesos administrativos están divididos en dos etapas
una mecánica y otra dinámica.
 La parte mecánica es la teórica en la que se establece lo que se debe
hacer, se dirige siempre hacia el futuro. Esta fase a su vez se divide en dos:
1. Planeación, donde se determinan los objetivos y se elige los cursos de
acción para lograrlos basado en un esquema detallado que habrá de realizarse en
un futuro.
2. Organización, donde se establece la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos.

La parte dinámica se refiere a cómo manejar de hecho la empresa, es

decir, la puesta en práctica de lo establecido en los procesos anteriores.
Esta se divide en dos:

1. Dirección, es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura

organizacional.
2. Control,  es la evaluación y medición de la ejecución de los planes.

Sistemas de información

Definiciones de información y sistemas de información.

Cualquier conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y

desarrollo esté basado predominantemente en un intenso uso, distribución,
almacenamiento y creación de recursos de información y conocimientos
mediatizados por las nuevas tecnologías de información y comunicación.

El sistema de información activo debe tener al menos tres tipos de

conocimiento:

1. Conocimiento lingüístico: Para comunicar y recibir información,

conocimiento de los artículos léxicos (palabras, frases), categorías gramaticales
(sustantivo, verbo) y relaciones gramaticales (sujeto de, complemento de) que
represente el conocimiento lingüístico en los dominios particulares.
2. Conocimiento extra-lingüístico: Conocimiento sobre las entidades,
atributos, eventos, procesos y relaciones que conforman los modelos de
información para el dominio correspondiente.
3. Capacidad: El sistema debe utilizar el conocimiento lingüístico y extra-
lingüístico para alcanzar un objetivo.

Andreu, Ricart y Valor (1991), definen un sistema informativo como:

“Un conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados

en un entorno usuario-ordenador que, operando sobre un conjunto de datos
estructurados (bases de datos) de una organización, recopilan, procesan y
distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual
de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma».

Según Gloria Ponjuán Dante:

«Significa captar lo que está sucediendo, transmitirlo, compararlo con lo que

debe suceder, decidir lo que se va a hacer, convertir esa decisión en información y
transmitirla a los órganos ejecutores, esto es Sistema de Información».

Partiendo de que Sistema se puede definir como: El conjunto de elementos,

normas, procedimientos, que se interrelacionan entre sí, con una secuencia lógica
y ordenada de pasos para lograr un resultado, podemos emitir nuestro criterio
particular de Sistemas Informativos, luego de haber revisado un conjunto de
bibliografía, y este es: Conjunto de datos recolectados de diferentes hechos en
una entidad, los cuales luego de ser procesados, analizados y comparados con lo
que debe suceder, se convierten en información para ser utilizada interna o
externamente, permitiendo tomar decisiones.

Una de las cuestiones que distingue el proceso de dirección es la constante

circulación de información, tanto dentro de la entidad como con respecto a su
medio exterior.
 Al existir un plan con objetivos definidos y claros se requerirá de un medio que
proporcione información sobre lo que la empresa ha planeado y sobre lo que se
encuentra realizando.

Desde los Sistemas de Administración: Planificación y Control, hasta los

Sistemas Presupuestarios y la Contabilidad. Esto significa que deben existir
sistemas de información que operen en la organización, que permitan comunicar
tanto lo planeado como lo realizado desde el mayor sistema de administración que
exista en la organización, como el sistema de planificación y control total de las
utilidades, hasta los sistemas presupuestarios y sistemas de control
presupuestarios.

Tipos de flujo de la información

 Selectivo: para dejar pasar información que cumpla un determinado criterio.

 Agregado: para sumar o agrupar información dejando pasar una agregación
con menos detalle que la entrada.
 Calculado: para modificar operacionalmente la información de entrada y
dejar pasar solo el dato modificado.

Existen además tres tipos básicos de flujos de información en cualquier

organización: la entrada de información procedente del entorno (información
ambiental), el movimiento de información dentro de la organización (información
interna) y la salida de información desde la organización al exterior (información
corporativa). Cuanto mayor sea la habilidad de la organización para manejar estos
flujos, más poderosos serán los activos invisibles y más fuertes sus factores de
competitividad.

En segundo lugar, la constatación de los Sistemas y Redes de Información

como instrumentos necesarios para procesar y aplicar la información es otro de los
componentes fundamentales de la Gestión de la Información. Los Sistemas de
Información (SI) tienen como objetivo satisfacer las necesidades de información de
sus usuarios a través de la integración de los flujos informativos existentes en las
 organizaciones. De la mano de las Tecnologías de la Información, los SI y las
Redes de Información compartida están produciendo una revolución en las
organizaciones, favoreciendo el acceso rápido a la información interna y externa,
formal e informal, previniendo las duplicaciones de información, obteniendo el
máximo rendimiento a la información existente y evitando la territorialidad
informacional.

Hoy en el mundo existe una posibilidad de mayor intercomunicación, mayor

información con mayor velocidad que en toda la historia de la humanidad.

El mayor error consiste en utilizar las técnicas actuales para automatizar

solamente lo que se hacía a mano. La computadora es una herramienta cuya
función es:

a. Almacenar información histórica.

b. Producir toda la información mínima necesaria en el momento necesario.
c. En un momento la información deseada debe ser buscada en todo el
sistema de información.
d. Para esto el sistema debió organizarse desde este punto de vista.

CONCLUSIÓN

Finalmente, la organización vista como sistema integra a todas sus

partes, de modo que se retroalimente toda la estructura organizativa con la
finalidad de conseguir eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Todos los
integrantes de la empresa deben tener bien en claro sus actividades a realizar,
para que se puedan cumplir las metas en el tiempo y del modo deseado.
 APORTE DE LA PARTICIPANTE

Las organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados

entre sí y con sus atributos para alcanzar un fin común, que interactúa con el
contexto y constituye una totalidad. Pueden clasificarse de la siguiente manera:

1. Primarias: con dedicación completa y emocional

2. Secundarias: con relaciones de tipo contractual

Las organizaciones, como sistemas sociales, son responsables de las

consecuencias de sus decisiones y acciones por lo cual deben equilibrar la
influencia del entorno con sus responsabilidades, satisfaciendo necesidades
sociales al fabricar un producto o brindar un servicio.
Lcda. María Medina CI: 24.741.982

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Gómez Delgado Omar. (2007, Diciembre 10). La organización y los sistemas de

información.