ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7 EVIDENCIA 3: INFORME “IDENTIFICACIÓN

DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN”

Autor
MARITZA CAICEDO GONZÁLEZ

Instructor

DIEGO ARMANDO MARTINEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
VIRTUAL
Bogotá
17/06/20
 Continuando con el caso de la empresa utilizada en las evidencias 1 y 2 de
esta guía de aprendizaje, relacione nuevamente las áreas de la empresa, los
procesos y su relación con el flujo de información.

 Gerencial: se encarga del mantenimiento de la empresa, del sistema de

calidad y de revisar que todas las operaciones marchen muy bien en
general.

 Departamento de sistemas: se encarga del mantenimiento de las redes de

información y del sistema de cómputo de la empresa.

 Exportaciones: Realiza todo el proceso de cargas salientes del país al

exterior como: Corte guías, reserva en aerolíneas, presentar cargas en las
aerolíneas reservadas y seguimiento a las cargas que llegan al exterior.

 Importaciones: se encarga de manejar toda la logística en general para las

cargas que llegan a territorio nacional.

 Operaciones: se encarga del alistamiento de documentos de trasporte

(guías facturas comerciales listas de empaque) de todos los clientes y
cargas que se manejan en general.

 Comercial: se encarga de visitar todos los clientes de la empresa para

realizar cotizaciones y cerrar las ventas, adicionalmente se encargan de
enviar reportes de cartera.

 Recursos humanos y contabilidad: se encargan de realizar los pagos de

nómina, realizar estado de pérdidas y ganancias, realizar estados
financieros. De contabilizar facturas y consolidados cargas.

 Facturación: realiza pagos a aerolíneas, hace confirmación de cargas

y se encarga de facturar los procesos de las cargas.

 Mensajería: se encarga de la radicación de la documentación en aduanas y

revisión de cargas en bodegas de aerolíneas.
 Después de lo anterior, identifique las necesidades presentes en los
sistemas de información de la empresa, teniendo en cuenta la estrategia
organizacional.

La Planeación Estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer

el que hacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las
metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su
entorno. En este sentido, es una herramienta fundamental para la toma de
decisiones al interior de cualquier organización.
 
Zaratrans siendo un operador Logístico (Agente de Carga) que enfoca sus
operaciones en el tráfico de importación y exportación entre Estados Unidos y
Colombia cuenta con una sólida red de Agentes en el mundo, Permanentemente
mantiene y actualiza sus procesos de comunicación y la tecnología que emplea en
la operación con el propósito de ofrecer consistentemente atención personalizada,
ejerce como eje principal su excelente funcionamiento mediante actualizaciones
de las diversas normas detalladas, cuenta con personal perfectamente capacitado
para cada una de las áreas asignadas, con este personal profesional se busca
seleccionar y llevar a cabo al día cada actividad y de esta manera evitar
problemas en la prestación de sus servicios o malos entendidos que ocasione
imágenes que perturben la calidad e inocuidad de sus servicios.

Las tecnologías que utiliza Zaratrans en la oficina de Bogotá son dos programas
en especial. World office y Magaya

Software World Office: Al elaborar los documentos el sistema se encarga de

afectar automáticamente, la contabilidad, impuestos, cuentas por pagar o por
cobrar, inventario y centros de costo. También realiza la Facturación Electrónica

Magaya; el cual lo utilizan para el corte de documentos de transporte o corte de

guías.

Magaya es una solución de gestión de carga que ayuda a las pequeñas y

medianas empresas a gestionar la carga, las operaciones de carga y las
relaciones entre las redes de transportistas y transportistas. Ofrece una opción de
implementación múltiple y se puede alojar en la nube o en las instalaciones. Los
usuarios pueden generar transacciones de envío de importación y exportación
para envíos aéreos, marítimos y terrestres. Los usuarios también pueden imprimir
y compartir etiquetas, documentos e informes con la aduana de EE. UU. Para
presentar las guías aéreas (AWB) y los conocimientos de embarque. Magaya
Cargo System ofrece funciones de contabilidad que incluyen cuentas por pagar,
recepción de cuentas, facturación y conciliaciones bancarias. Los usuarios pueden
enviar facturas por correo electrónico directamente a los clientes y pueden
configurar múltiples canales de pago para facilitar las transacciones en línea. Los
usuarios también pueden personalizar sus informes financieros y de pérdidas y
ganancias según sus requisitos comerciales.
 
 Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo
en cada una de las áreas de la empresa y establezca la respectiva plataforma
informática a utilizar.

AREAS DE LA EMPRESA TIPO DE SOFTWARE O

TECNOLOGIAS DE INFORMACION
GERENCIAL Microsoft Office
Sistemas de colaboración empresarial
Sistemas de apoyo a la toma de
decisiones

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Moodle

Joomla
WordPress 
Vtiger
Codeigniter
EXPORTACIONES Magaya
Sistemas de Información Ejecutiva

IMPORTACIONES Magaya
Sistemas de Información Ejecutiva

OPERACIONES Magaya
Administrador de base de datos
COMERCIAL Magaya
RECURSOS HUMANOS Y World Office
CONTABILIDAD Software empresarial integrado
Administrador de bases de datos
Hoja de cálculo
Sistemas de información financieros y
de contabilidad
FACTURACION World Office
Hoja de calculo

 Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software

propuesto, justificando su selección.

Microsoft Office: es un paquete de programas informáticos para oficina

desarrollado por Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975).
Se trata de un conjunto de aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir,
que permiten automatizar y perfeccionar las actividades habituales de una oficina.

Sistemas de colaboración empresarial: es un sistema de comunicación entre

empleados corporativos que puede abarcar el uso de una plataforma
de colaboración, herramientas de redes sociales empresariales, una intranet
corporativa y el internet pública.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: es un sistema informático que

sustenta el proceso de toma de decisiones, lo cual implica la utilización de datos y
modelos para la generación, la estimación, la evaluación y/o la comparación
sistemática de alternativas, ayudando a los responsables de la toma de decisión a
reunir inteligencia, generar opciones y tomar decisiones.

Moodle: es una plataforma LMS (Learning Management System) de altísimo uso

a nivel mundial. Puede instalarse con MariaDB, Mysql, o Postgres como motor de
base de datos.

Joomla: es un gestor o administrador de contenidos CMS (Content Management

System) que permite construir sitios web; tanto básicos como integrados con
aplicaciones gracias a su robustez y extensibilidad. Hoy por hoy el diseño
web converge con la ingeniería de sistemas dado que en general las páginas web
son construidas a partir de aplicaciones CMS como Joomla, las cuales permiten
actualizar y administrar los contenidos de forma sistemática y amigable.

WordPress: es un CMS. Aunque en la rama de los gestores de contenido o CMS

hay muchísimas opciones, WordPress se destaca por ser el más utilizado en
nuestro contexto y seguramente el favorito de las agencias de publicidad y
empresas del diseño web. WordPress es muy amigable, su simplicidad y
versatilidad han sido claves para su éxito en combinación con una gigantesca y
colaborativa comunidad de desarrolladores activos creando plugins (extensiones)
y themes (temas para modificar la apariencia).

Vtiger: es un CRM (Customer Service Magement), es decir. Una aplicación de

gestión de servicio al cliente. Vtiger también es altamente extensible y
personalizable. De hecho personalizarlo es prácticamente obligatorio dado que
todo negocio es distinto por lo cual hay que configurar variables y flujos de trabajo
según necesidad.

Codeigniter: es un framework. Es decir no vendría siendo una aplicación lista

para usar como las anteriores sino una herramienta sobre la cual desarrollar
nuevas aplicaciones. He visto colegas realizando desarrollos desde cero
probablemente ignorando la existencia y as ventajas de la utilización de
frameworks como Codeigniter.

Magaya: es una solución de gestión de carga que ayuda a las pequeñas y

medianas empresas a gestionar la carga, las operaciones de carga y las
relaciones entre las redes de transportistas y transportistas. Ofrece una opción de
implementación múltiple y se puede alojar en la nube o en las instalaciones. Los
usuarios pueden generar transacciones de envío de importación y exportación
para envíos aéreos, marítimos y terrestres.

Sistemas de Información Ejecutiva: es una herramienta software, basada en un

DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y
externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama

completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante,
manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén
cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción
más adecuado.

Grupos de software: estos grupos incluyen paquetes con varios software de

aplicación integrada. Como por ejemplo procesadores de palabra, sistemas
administradores de bases de datos, hojas de cálculo, herramientas de
comunicación, graficadores y otros. Algunos ejemplos son: Microsoft Office, Lotus
Smort Sorte o Corel Perfect Office.

Software empresarial integrado: por medio de estos programas sus usuarios

logran controlar todas las actividades que son consideradas como vitales dentro
de una empresa. Algunas de ellas son el levantamiento de manufacturas, pedidos
y contabilidad y servicios la cadena de suministros, recursos humanos y
financiera.

Software World Office: Al elaborar los documentos el sistema se encarga de

afectar automáticamente, la contabilidad, impuestos, cuentas por pagar o por
cobrar, inventario y centros de costo. También realiza la Facturación Electrónica.

Ahora, basado en los datos obtenidos tras el desarrollo de los ítems

anteriormente descritos, proceda con la elaboración del informe solicitado
para la evidencia. Para esto, debe analizar e incluir la información obtenida
en los puntos previamente desarrollados y luego detallar de forma específica
la manera como la plataforma informática escogida puede aportar al
mejoramiento de los procesos desarrollados en cada una de las áreas de la
empresa, incluyendo los eslabones de la cadena, el tratamiento de datos y
manejo de clientes. Finalmente indique cómo estas mejoras pueden incidir
en el desarrollo del plan maestro de logística internacional.

Con el trascurrir de los tiempos las exigencias han venido aumentado en el

entorno empresarial, y por esto que Zaratrans ha venido evolucionando en los
servicios que ofrece, el incremento de la oferta y la demanda de los diversos
productos necesarios, la calidad requerida en la variable, la eficacia y eficiencia
son conjuntos de requisitos que muchos de los usuarios tienen en petición, estas
anécdotas han convocado que Zaratrans comience a dedicarle más tiempo a
la logística para cumplir al pie de la letra con cada una de las indicaciones
expuestas, estas cosas hacen que Zaratrans tengan una visión coordinada e
integrada de las mejores prácticas logísticas en marcadas dentro del contexto de
los diferentes tipos de negocios. Y es por ello que la empresa cuenta con un
adecuado personal capacitado para realizar cada una de las actividades
logísticas, tener un buen equipo de proveedores es clave, de allí parte el éxito de
un adecuado funcionamiento. Lograr que los servicios que presta sean los
adecuados para cada tipo de cliente, en la cantidad requerida, con las
condiciones adecuadas, y en el lugar y la hora precisa, es fundamental.

Zaratrans siendo un operador Logístico (Agente de Carga) que enfoca sus

operaciones en el tráfico de importación y exportación entre Estados Unidos y
Colombia cuenta con una sólida red de Agentes en el mundo, Permanentemente
mantiene y actualiza sus procesos de comunicación y la tecnología que emplea en
la operación con el propósito de ofrecer consistentemente atención personalizada.
Además al trabajar con estos software, como lo son World office y Magaya la
empresa obtiene beneficios tales como la reducción de costos, aumento de
producción, aumento de eficacia y mejoramiento de los procesos, por ende
aumento de la calidad. Para ello, la empresa se involucra en una serie de sistemas
que abarcan cada tipo de información establecido y que se involucre en los
diversos sectores de la compañía, sistemas que tienen presente el funcionamiento
y diligenciamiento de cada servicio que de tal forma este proceso se caracteriza
por los eslabones de la cadena logística. Manejo de cada proceso por el cual el
servicio que presta la empresa se desarrolla desde su punto de aprovisionamiento
hasta su punto de distribución o su punto de entrega, toda la información queda
almacenada en el sistema operativo de datos. La empresa trabaja con un sistema
World office que se encarga de elaborar los documentos en el sistema de
información, se encarga de manejar la contabilidad, impuestos, cuentas por pagar
o por cobrar, inventario y centros de costo. También realiza la Facturación
Electrónica. Adicionalmente se trabaja con Magaya que se encarga de gestionar
la carga, las operaciones de carga y las relaciones entre las redes de
transportistas y transportistas. Ofrece una opción de implementación múltiple y se
puede alojar en la nube o en las instalaciones. Los usuarios pueden generar
transacciones de envío de importación y exportación para envíos aéreos,
marítimos y terrestres. Los usuarios también pueden imprimir y compartir
etiquetas, documentos e informes con la aduana de EE. UU. Para presentar las
guías aéreas (AWB) y los conocimientos de embarque. Magaya Cargo System
ofrece funciones de contabilidad que incluyen cuentas por pagar, recepción de
cuentas, facturación y conciliaciones bancarias. Los usuarios pueden enviar
facturas por correo electrónico directamente a los clientes y pueden configurar
múltiples canales de pago para facilitar las transacciones en línea.
La seguridad de las tecnologías de la información en las múltiples áreas de la
entidad se enfoca en la protección de la infraestructura computacional y todo lo
relacionado con esta, especialmente, la información contenida, y de vital
importancia en cada proceso y en la toma de decisiones pertenecientes en las
diferentes áreas y las herramientas utilizadas en cada proceso significan una gran
optimización en el funcionamiento informático de la empresa, las cuales son
concebidas para minimizar los posibles riesgos a la infraestructura o la
información, comprende de software  (bases de datos, metadatos, archivos),
hardware y todo lo que la organización valore activo y signifique un riesgo si esta
información confidencial llega a manos de otras entidades circulantes.

Mediante el seguimiento continuo de cada uno de los ítems que se menciona, se

crea el vínculo de una acertado y adecuado funcionamiento de cada marcha
logística que se efectúa en el entorno laboral, mediante eficacia y eficiencia se
crea la iniciativa de una incrementación comercial, mayor productividad en la
actividad empresarial, mayor control de los servicios prestados y contamos con la
logística y las herramientas necesarias para coordinar la recogida de sus cargas
sueltas en varios continentes, principalmente desde Norteamérica, Europa y
Lejano Oriente, ofreciendo la opción más adecuada y ajustada a su presupuesto
dependiendo de la modalidad de transporte que se requiera. Así mismo, contamos
con un excelente historial de seguridad.

BIBLIOGRAFIA

https://ingenierodesistemas.co/informatica/5-herramientas-de-software-libre-que-
el-ingeniero-de-sistemas-deberia-conocer/

https://www.google.com/search?
q=que+es+office+y+sus+programas&oq=QUE+ES+OFFICE&aqs=chrome.2.69i57j
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http://sedici.unlp.edu.ar/handle/10915/42010#:~:text=Un%20Sistema%20de
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https://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_informacion_ejecutiva.a
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http://www.zaratrans.com/