‘UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (VERSION 3.0)' INDICE 1. OBJETIVO Y PRINCIPIOS GENERALES A.2ALCANCE 1.3MARCO LEGAL 1.4 RESPOSABLE DEL TRATAMIENTO 1.5 SEGURIDAD DE LOS DATOS 1.6GLOSARIO 4.7 PRINCIPIOS ESPECIFICOS 1.8 CUANDO SE APLICA ESTA POLITICA 41.9 COMO UTILIZAMOS LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS ~ DERECHOS DEL TITULAR 2. FINALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 3, FORMAS DE RECOGER INFORMACION DATOS PERSONALES 3.1 USO DE DATOS PERSONALES PARA FINES ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD 3.1.1 PERSONAL DE RECURSOS HUMANOS 3.1.2, DE MANERA GENERAL 3.1.3, DATOS RECOGIDOS POR LA UNIVERSIDAD 4, USO LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS 5. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. 6. TRANSPARENCIA Y ELECCION 7. CASOS EN QUE NO ES OBLIGATORIA LA AUTORIZACION. 8. DERECHOS DE LOS NINOS, NINAS Y ADOLESCENTES. + Ultima —modifcacion: 9 de marzo de 2018 _(https:/wm.usergioarboleda edu.colwp- ccontentluploads/2018/06/Poltica_Tratamiento_Datos_Personales,_V2_USA_-_2018 paf?eSd15t PAGINA 1 DE 14‘UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA 9, AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 9.1 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA 9.4.4 CONSULTAS. 9.4.2 RECLAMOS. 91.3 IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS: 10. MODIFICACIONES PAGINA 2 DE 14‘UNIVERSIDAD, SERGIO ARBOLEDA 1. OBJETIVO Y PRINCIPIOS GENERALES La Universidad Sergio Arboleda es una Insttucién de Educacién Superior, de cardcter privado, de utiidad ‘comin, sin énimo de luero y con personeria juridica debidamente reconocida mediante la resolucién 16377 del 29 de octubre de 1984 del Ministerio de Educacion Nacional, comprometida con la formacion integral de profesionales idéneos para a clenca, la investigacion la cultura, estructurados de acuerdo con los principios de la flosofa cristiana y humanistica, formados con espirituético y civico,creatvo y critica; ademas capaces de lderar el desarrollo ecanémico, social y cultural, tanto nacional como internacional La Universidad Sergio Arboleda busca definr los lineamientos para garantizar la protection de los datos personales que sean uiizados o reposen en las bases de datos y archivos de la Universidad Sergio Arboleda, {en adelante la “Universidad’) garantizando el derecho constitucional del habeas data que tienen todas las, personas a conocer, actuaizary rectficar la informacion que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos 0 archivos en concordancia con la normativa vigente La actividad de la Universidad se funda esencialmente en cuatro pilates fundamentales: Humanismo, Excelencia Académica, Interiacionalizacién y Emprendimiento e Innovacién y para el desarrollo de estas, en procura del cumplimiento de nuestros objetives institucionales, se hace nécesaria en todo 0 en parte, la recoleccion de tus datos personales. 1.2 ALCANCE La presente Politic, aplicaré para todos aquellos datos personales que sean utlizados 0 reposen en las bases de datos y archivos de la Universidad, respetando os crterios para la obtencién, recoleccién, uso, ‘tratamiento, procesamiento, intercamblo, transferencia y transmision de los mismos, y far las responsabildades de la Intitucién en el manejo y tratamiento de las bases de datos, Contenido generat Qué datos personales recogemos y los fines para los que levamos a cabo su recogida, Como utlizamos esos datos. Las opciones que ofrecemos,incluyendo cémo acceder a los datos y actuaizarios, 1.3 MARCO LEGAL Constitucién Politica, articulo 15, Ley 1266 de 2008 Loy 1681 de 2012 Decreto 1074 de 2015 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010m y Decreto Reglamentario No 1377 de 2013 ‘Sentencias de la Corte Constitucional C - 1011 de 2008 y C-748 de 2011 1.4 RESPOSABLE DEL TRATAMIENTO La Universidad Sergio Arboleda, con domiciio en la cludad de Bogota D.C - Calle 74 No. 14 -14. Coreo ‘lectrénico: habeas data@usa.edu co, Teléfono: 3257500. Serd el responsable y encargado del tratamiento de los datos personales. PAGINA 3 DE 1410. ‘UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA 1.5 SEGURIDAD DE LOS DATOS Nos esforzamos por protegerte a ti y a la Universidad frente a cualquier modificacion, divulgacién 0 destruccién no autorizada de los datos que conservamos o frente al acceso no autorizado a los mismos. 1,6 GLOSARIO ‘Aunque hemos intentado proporcionar una descripcion lo mas sencilla posible, si no estas familirizado con términos utilizados en la presente Politica de Tratamiento de Datos Personales, te recomendamos que leas a continuacion un breve glosario y te pongas en contacto con nosotros si tienes cualquier dude Dato Personal: Cualguier informacion vinculada 0 que pueda asociarse @ una o varias personas determinadas o determinables. Datos sensibles: Datos personales que afectan la intimidad del titular 0 cuyo uso indebido puede generar discriminacion? Titular: Persona cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, Tratamiento: Cualquier operacién 0 conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecoién, almacenamiento, uso, circulacion o supresién. Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de dios personales Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, Responsable del tratamiento de los datos personales: Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otfos, determine los fines, condiciones y medios del tratamiento de datos personales. Encargado del tratamiento de los datos personales: Persona natural ojuridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Transferencia de datos personales: Tiene lugar cuando el responsable ylo el encargado de! tratamiento de los datos personales, ubicado en Colombia, envia los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento de estos y se encuentra dentro o fuera del pais. Transmisién de datos personales: Tratamiento de datos personales que implica la comunicacion de los, mismos dentro o fuera de Colombia, cuando tenga por objeto la realizacion de un tratamiento por el ‘encargado, por cuenta del responsable, En lo posible la Universidad, evitaré la recoleccién de este tipo de datos, salvo las excepeiones rel cen la Ley 1581 de 2012, junto con las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, PAGINA 4 DE 14‘CNIVERSIDAD, SERGIO ARBOLEDA 1.7 PRINCIPIOS ESPECIFICOS La Universidad, aplicara los princpios rectores que se enuncian a continuacién, los cuales consttuyen los jes centrales a seguir en la recoleccién, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercamblo, de datos personales: Confidencialidad. Todas las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a datos personales de cualquier tio que se encuentren en bases de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrctamente confidencial y no revelara aterceros, salvo autorizacin previa, expresa yesorita del titular respectivo. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administracion y manejo de datos personales, deberén suscribir un documento adicional u otrosi a su Contrato laboral o de prestacién de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta oblgacion persiste y se mantiene inclusive después de finaizada su relacion con alguna de las labores que comprende el tratamiento, Legalidad. En el uso, captura, recoleccién y tratamiento de datos personales, se dard aplcacién a las disposiciones vigentes y aplcables que rigen el tratamiento de datos personales y demas derechos: fundamentales conexos. ‘Seguridad. Los datos personales capturados, recolectados y sujetos a tratamiento por la Universidad, serén objeto de proteccién a través de la adopcion de medidas tecnolégicas de proteccién, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositories electronicos. evitando su aduiteracién, modificacion, pédida, consulta, y en general en contra de cualquier uso 0 acceso no autorizado. Acceso y circulacién restringida, Los datos personales, salvo la informacion piblica, no podran estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacién o comunicacién masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s6lo a los tituares 0 teroeros autorizados. La obligacién de la Universidad, sera de medio 1.8 CUANDO SE APLICA ESTA POLITICA Nuestra Poltca se aplica a todos los servicios frecidos por la Universidad y todas sedes. Nuestra Politica no se aplica a los servicios suministrados por otras empresas 0 personas; de igual forma, no regula las actividades de tratamiento de datos de otras empresas y organizaclones que anuncien nuestros servicios y puedan emplear diferentes mecanismos para publica y offecer nuestros servicios. 1.9 COMO UTILIZAMOS LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS - DERECHOS DEL TITULAR ‘A ttulo enunciatv, el tular tiene entre otros, ls siguientes derechos: conocer, actualizar,rectficar, suprimir ‘us datos y revocar la autorizacion dada, de acuerdo a las disposiciones legaes y reglamentarias vigentes. Utiizamos fos datos personales que recogemos de todos los titulares para desarrollar los fines descritos en la presente politica y propios de la Universidad, ademés de garantizer la proteccién de los mismos de acuerdo ‘con nuestros deberes que son los siguientes: PAGINA 5 DE 14‘CNIVERSIDAD, SERGIO ARBOLEDA Gerantizarte en todo momento el pleno y efectivo derecho de conocer, actualzar,rectficar ylo suprimir tus datos personales, asi como de otorgar 0 revocar la autorizacion para el tratamiento de estos, Slisitary conservar la autorizacion que nos otorgaste para el tratamiento de tus datos personales, Informarte la fnaidad de la recoleccion de tus datos personales y los derechos que te asisten sobre estos en Virtud de la autorizacion otorgada por tala Universidad, Conservar tu informacién personal bajo las condiciones de seguridad nevesarias que garantices su confidenecialidad, integridad y disponibilidad, Gerantizar que tu informacién personal, suministrada a un encargado del tratamiento de datos personales, sea veraz, exacta, complete, actualizada, comprobable y comprensible, ‘Actualizar fa informacion que nos suministres al encargado del tratamiento de datos personales, procurando en todo momento que esta siempre se mantenga actuaizada Rectficar tus datos personales cuando estos sean incorrectos y comunicarte o pertnente. Suministrar tus datos personales al encargado de tratamiento de datos personales, segin sea el cas0, tinicamente cuando asi se encuentre debidamente autoizado port Exigir al encargado del tratamiento de datos personales en todo momento, el respeto a las condiciones tminimas de seguridad de tu informacion conforme ala ley aplcable y a nuestra politica, ‘Tramitar tus consuitas y reclamos Informarte sobre el uso de tus datos cuando nos lo solctes De igual forma y en casos especiales te pediremos tu consentimiento antes de utlizr tus datos personales para cualquier fin cstinto de ls establecidos en la presente Politica, 2. FINALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Recopliamos informacién para poder ofrecerte nuestros servicios, desde determinar informacion basica como tus nombres, apelides, documento de identiicacién, hasta datos més complejos como tus datos de contacto (direccién, teléfonos, correos electrénicos, etc), historial Académico, datos comerciales, datos administratves, entre otros, Una vez sean recolectados los datos, éstos, podran ser consultados y transmitidos a las diferentes dependencias académicas, administratvas, y/o terceros contratados por la Universidad para la prestacion de lun servicio, con el propésito de cumplir con nuestras funciones, objetivos y deberes como Insttucion de Educacion Superior. Los datos personales podran ser recolectados y tratados para: Realizar el proceso de pre-inscripcion, inscricién, admisién, matrcula ylorenovacién de matricula Registrar su informacién personal en los sistemas de informacion ylo bases de datos habiitados por la Universidad, Iniciar el seguimiento personal al estudiante, mediante un expediente académico, Enviar informacion retacionada con los proyectos, planes, programas y becas. Promover la investigacioncientfica y academica, Registrar en el proceso de praca empresarial, y asi, realizar el seguimiento y levantar los informes estadisticos. Transferr los datos personales a terceros aliados cuando el estudiante quiera partcipar en procesos de intercambio acedémico Emitir el titulo profesional, asi como las certficaciones académicas, Terminada la relacién académica con el ttular de la informactén, los datos recolectados se mantendrén en el archivo historico de la universidad bajo la connotacién de datos historicos. Lo anterior para poder emir PAGINA 6 DE 14‘UNIVERSIDAD, SERGIO ARBOLEDA cetificaciones, actas 0 copia solitadas por el mismo titular, para datos estadstcos y para el cumplimiento cde mandatos legals, reglamentaros y gubernamentales. En los casos que sean requeridos, se recolectaran datos sensibles, para brindar al estudiante servicios adicionales que offece la Universidad para el bienestar del interesado, como lo son la salud, el ‘acompafiamiento sicolégios y sericios de bienestar socal, iqualmente la recoleccién de datos biométricos como las huela e imagen para la expedicion de carnet del estudiante que serén usados para su ientificacion e ingreso a a Insttucion Una vez graduado, ls datos serén utiizados para las fnalidades desortas en nuestra politica de tratamiento de a informacion, asi como, para generar procesos efecivos de seguimiento @ egresados, mantener contacto para el envio de informacién relevante de productos y servicios, invitacion a eventos ylo ferias académicas, fomentar el empleo, realizar evaluaciones, 3. FORMAS DE RECOGER INFORMACION DATOS PERSONALES Recogemos tu informacion de las siguientes formas: Informacion que nos proporcionas: Nuestros servicios requieren de tus datos personales, caso para el cual te pediremos informacion personal, como tu nombre, tu drecci6n fisica y de correo electrénico, tu nimero de teléfono, informacién académica ylo administrativa y/o comercial, que almaoenaremos en nuestras bases de datos, UNICAMENTE con fines académicos y/o administratvos ylo comerciales, todo lo anterior, de acuerdo @ la autorizacion que nos brindes para ello Informacion que obtenemos del uso que haces de nuestros servicios: Recogemos informacion sobre los servicios que utlizas de la Universidad y la forma en la que los usas (por ejemplo, cuando te registras en nuestra pagina web para recibir informacion, realices encuestas, visits un sitio web que utiiza nuestos servicios de publicidad o ves nuestros anuncios y nuestro contenido e interactias con ello todo lo anterior, de acuerdo a la autorizacion que nos brindes para ello. 3.1 USO DE DATOS PERSONALES PARA FINES ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD 3.1.1 PERSONAL DE RECURSOS HUMANOS. Para partcipar en los procesos de personal, entrevista y vinoulacion labora con la Universidad. Para realizar la apertura del expediente hoja de vida del funcionario, com historial de relacion contractual Para la gestion fiscal, administrativa,financiera, registro contable de los colaboradores y funcionarios de la, Universidad, en cumplimiento de las obligaciones lagales y reglamentarias. Para emit las certificaciones relativas a larelacion del titular del dato con la Universidad. Terminada la relacion labora la informacién del titular se mantendré en el archivo central de la Universidad ‘como datos histoicos, estadisticos, y para el cumplimiento de mandatos legales, reglamentarios y gubernamentales. PAGINA 7 DE 14UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA 3.2, DE MANERA GENERAL Para garantizar el acceso a la informacign y el derecho a una educacion de calidad, Para el envio de informacién relevante respecto a los productos, programas 0 servicios oftecidos por la Universidad. Para el envio de informacion elacionada con eventos académicos, educativos y cuturales. Para la divulgacion de campatias publitarias, promocional o de mercadeo que la Universidad adelante, Para realizar contacto con el ilar de la informacion, que permita realizar un seguimiento, una medicién del nivel de satisfaccién y autoevaluacién, para mejorar los productos, procesos y servicios ofrecidos por la Universidad. Pera el cumplimiento de los mandatos legales, reglamentarios y admiistrativos. Pera la atencién de peticiones, consultas o reclamos. Para la elaboracién ylo creacién del carnet de identicacion institucional Para el envio de las actualzaciones que se pueden presentar en la Politica General de Tratamiento de la informacion emitida por la Universidad, Realizar promocién, ejecucién, desarolo y evaluacién de programas de responsabilidad social Para la comunicacién, ejecucién, desarrollo y evaluacion de los programas de consolidacién de la comunidad ‘académica, incluyendo sus estatutos, procedimientos y reglamentos. Para garantizar alos titulares de la informacién la participacién activa en programas de educacion, bienestar social y universtario, como son las actividades fisicas, culturales, deportivas, recreativas, sociales, promocién y prevencion en salud. Difundir comunicados de prensa preparados por la Universidad sobre asuntos relacionados con su objeto socal Para la gestion administrative, contractual, fiscal, judicial, financiera, econdmice, seguimiento de cartera y ccontable de nuestros proveedores, estudiantes, funcionarios y colaboradores. Para compartir (transferenciao transmisin) los datos personales a terceros que por necesidades del servicio la Universidad contrate para la mejora continua de los productos y servicios, siempre guardando los protocols de seguridad correspondientes. Para las demas finalidades que surgen en el cumplimiento de las actividades, objetvos, funciones y deberes propios como Institucion de Educacién Superior, conforme a los mandatos legales, estatutos, politicas y procedimientos. PAGINA 8 DE 14UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA 3.1.3, DATOS RECOGIDOS POR LA UNIVERSIDAD Informacién que proporcionan los estudiantes: Recopilamos informacion para poder oftecer nuestros servicios, desde determinar informacién basica como: nombres, apellidos, documento de identificacion, hasta datos mas complejos como datos de contacto (direccién, teléfonos, correos electronicos, ete.), historia ‘Académico, datos comerciales, datos administratvos, entre otros. Informacién que obtenemos del uso que se hace de nuestros servicios Recogemas informacion sobre los servicios que se utizan de la Universidad y a forma en la que se usan (por ejemplo: cuando se registran ‘en nuestra pagina web para recibir inforracién, cuando se realizan encuestas, cuando se visita un sito we {que utliza nuestros servicios de publicidad se ven nuestros anuncios y nuesto contenido y se interactia ‘con ellos, de acuerdo ala autorizacién expedida para el efecto. 4, USO LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS No compartimos informacion personal con empresas, organizaciones ni particulares que no tengan relacion con la Universidad Sergio Arboleda, a menos que se dé alguna de la siguientes circunstancias: Consentimiento: Compartremos tus datos personales con empresas, organizaciones o personas diferentes de la Universidad cuando nos hayas dado tu consentimiento para hacerlo. Tu consentimiento sera necesario para compartir tus datos personales para los fines mencionados anteriormente Datos de naturaleza publica: Todos aquellos datos piblcos que tengan que ver con tu estado civil, profesion u ofcio y demas que puedan estar contenidos entre otros, en regists piblicos, documentos pilblicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiviales debidamente ejecutoriadas que no estén ssometidas a reserva, podran usarse sin tu autorizacion, respetando en todo caso tu privacidad. ‘Tratamiento externo: Proporclonamos informacion de tus datos personales a empresas de confianza para ‘que lleven a cabo encargos que les solicite la Universidad, siguiendo nuestras instrucciones y de conformidad con nuestra Politica, y adoptando medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas, Motivos legales: Compartremos tus datos personales con empresas, organizaciones o entidades ajenas a la Universidad si consideramos de buena fe que existe una necesidad razonable de acoeder a dichos datos 0 utilizarios, conservarios o revelaros pare: Cumplr con cualquier legslacion o normativa apicables, o atender informacién requerida por una autoridad publica o administrativa en ejecicio de sus funciones legales 0 por orden judicial, Tratamiento de informacion autorzado por la ley paa fines istbricos, estadisticos o cientificos (los cuales serén anonimizados); Proteger los derechos, los bienes 0 la seguridad de la Universidad, de los tulares 0 del piblico en general, en la medida exigia o permitida por la legislacion apicable 5, REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. La Universidad, se reserva, en los eventos contemplados en la ley, en sus estatutos y reglamentosinternos, la facultad de mantener y catalogar determinada informacion que repose en sus bases 0 bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes. Lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la Educacién, a la libertad de cétedra,y principalmente de la Autonomia Universitaria La Universidad, procederé de aouerdo con la normatividad vigente y la reglamentacion que para tal fin expida €l Gobierno Nacional, @ realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que sera administrado por la Superintendencia de Indust y Comercio. PAGINA 9 DE 14CNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA 6, TRANSPARENCIA Y ELECCION ‘Sabemos que te preocupan todos los aspectos que tienen que ver con tus datos personales, su uso y la privacidad de fos mismos, por eso nuestro objetivo es informarte claramente acerca de la recoleccién de esios, de modo que puedas tomar decisiones adecuadas en lo que respecta a su utiizacion, y para ello podras: ‘Conocer, actualizary rectificar tus datos personales frente a la Universidad como responsable de los mismos, o frente a fs enoargados. Soliitar prueba de la autorzacién que nos otorgaste Ser informado de nuestra parte, respecto del uso que hacemos de tus datos, previo @ la solictud que nos realices para elo. Revocar tu autorizacién yio solitar la supresién de tus datos personales de nuestras bases de datos, siempre y cuando por disposicion legal asi podamos, respetando en todo momento tus derechos y garantias constitucionals. ‘Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido recolectados por nosotros 7. CASOS EN QUE NO ES OBLIGATORIA LA AUTORIZACION. La autorizacion del titular no serd necesaria cuando se tate de: Informacion requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones legales 0 por orden judicial Datos de naturaleza publica Casos de urgencia médica o sanitaria Tratamiento de informacién autorizado por la ley para fines historicos,estadisticos o cientificos. Datos relacionados con el registro civil de las personas 8, DERECHOS DE LOS NINOS, NINAS Y ADOLESCENTES. En el tratamiento se aseguraré el respeto a los derechos prevalentes de los menores de edad. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de estos, salvo aquellos datos que sean de naturaleza publica, La ley describe los datos de los menores de edad como una categoria especial, por el, son merecedores de luna proteccion reforzada que le asegura el respeto de sus derechos fundamentales. Asi que, para e tratamiento de sus datos, sus representantes legales podran dar la autoizacién previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado 9. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Con el proposito de atender las peticiones, consults y reclamos, para conocer, actualizar, rectficar, suprimir cl dato y revocar la autorzacién dada, se dispuso a la Direccién Juridica y de Contraccién, como area responsable. PAGINA 10 DE 14UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA En la Universidad Sergio Arboleda verticamos el cumplimiento de nuestra politica de privacidad de forma regular, También cumplimos varios marcos de regulacién, incluida la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, ene otos Para ello hemos dispuesto un area encargada de la atencién de tus peticiones, consultes y reolamos en relacion con el tratamiento de tus datos personales, la cual podras contactar en: Direccin: Bogoté D.C Calle 74 No. 14-14, Torre D Piso Octavo, Direccion Juridica y de Contratacion Correo Electrinico: habeas.data@usa edu.co ‘Teléfono: +57 (1) 3257500 Extensiones: 2603-2812-2816 - 2817 Cuando recibimos reciamaciones formales por escrito, nos ponemos en contacto con la persona que ha realizado la reclamacién para levar a cabo un seguimiento, Asimismo, trabajamos con las autoridades reguladoras competentes, incluidas autoridades de proteccion de datos personales, para resolver cualquier reclamacion relacionada con estos y que no hayamos podido solucionar drectamente contigo, 9.1 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA 9.4.1 CONSULTAS. Los ttulares,o sus representantes podran consuitar la informacion personal del titular que repose en cualquier base de datos, En consecuencia, La Universidad, garantizaré el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la informacion contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificacion det Titular. ‘A su ver, La Universidad garantizaré: Que en cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atencion de solictudes de consulta, las mismas serén atendidas en un termino maximo de cinco (6) dias habiles contados a partir de la fecha de su recibo, Cuando no fuere posible tender la consulta dentro de dicho término, se informara al interesado antes del vencimiento del término, expresando los motivos de la demora y sefialando la fecha en. que se atenderd su consulta, la cual en ningun caso podra superar los cinco (6) dias habiles siguientes al vencimiento del primer plazo 9.1.2 RECLAMOS. El titular 0 sus representantes que consideren que la informacion contenida en una base de datos debe ser ‘objeto de correccién, actualzacion o supresién, o cuando adviertan el presunto incumplmiento de cualquiera {de os deberes contenidos en la Ley, podrén presentar un reclamo, canalizandoloy remitlendolo através de a dependencia designada. Dicho reclame, tendré el mismo tlempo de atencién como el establecido para las consults. 9.1.3 IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS Los derechos de rectficacion, actualzacién o supresion Unicamente se podran ejeroer por: + El titular 0 sus causahabientes, previa acreditacién de su identidad, o a través de instrumentos electrénicos que le permitan identficarse. PAGINA 11 DE 14UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA ‘© Surepresentante, previa acreditacion de la representacion Cuando la solcitud sea formulada por persona distinta del titular, deberé acreditarse en debida forma la personeria o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solcitud se tendré por no presentada. La solicitud de rectiicacién, actuaizacisn o supresion debe ser presentada a través de los medios habilitados por La Universidad y contener, como minimo, la siguiente informacion: El nombre y domicilo del titular 0 ‘cualquier otro medio para recibir la respuesta Los documentos que acreciten la identidad ola personalidad de su representante. La descripcion clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. En caso dado otros elementos o documentos que facilten la localizacion de los datos personales. Las bases de datos con informacién personal, se conservarén histéicamente para el cumplimiento de ‘nuestras funciones como Insttucion de Educacién Superior y os mandatos legals y reglamentaris. 10, MODIFICACIONES ‘Nuestra Politica se podré modiicar en cualquier momento. No liritaremos los derechos que te corresponden coon arreglo a la presente sin tu expreso consentimiento. Publicaremos todas las modificaciones de la presente Poitica en la pagina web de la Universidad, efectuaremos una notiicacion mas destacada (por ejemplo, te enviaremos una notficacion por correo electronica si la modificacién es signifcatva y ademas, archivaremos las versiones anteriores de la presente Poltica para que puedas consutalas. VIGENCIA La presente politica rige a partir del dia veintiuno (21) de Septiembre de 2018 y deroga cualquier disposicion que le sea contraria, La vigencias de las base de datos, sera la determinada por la ley, para cada caso en particular. PAGINA 12 DE 14UNIVERSIDAD, SERGIO ARBOLEDA ANEXO 1 DOCUMENTO DE AUTORIZACION Y REFRENDACION DE USO DE DATOS PERSONALES: Con la expedicion dela ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarroia el principio constitucional {ue tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectficar todo tipo de informacion recogida 0, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos 0 bases de datos y, en general en archivos de entidades pablicas ylo privadas. La Universidad Sergio Arboleda como institucion que aimacena, y recolecta datos personales requiere ‘obtener su autorizacién para que de manera libre, previa, expresa, voluntara, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas ylo administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, Circular, suprimir, proceser, compile, intercambiar, dar tratamiento, actualizary disponer de los datos que han sido suministrados y que’ se tian incorporado en distintas bases 0 bancos de datos, o en repositrios electrénicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta informacion es, y seréutiizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condiciin de institucién de educacion superior, de forma directa 0 a través de terceros, La Universidad Sergio Arboleda en os términos dispuestos por el articulo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequivoca para mantener y manejar toda su informacion, a no ser que usted le manifieste lo contro de manera directa, expresa, inequiveca y por escrito a la cuenta de correo «lectrénico dispuesta para tal efecto: habeas data@usa.edu.co “Consiento y autorizo de manera previa, expresa © inequlvoca que mis dafos personales sean tratados conforma a io previsto en el presente documento y/o autorizacion’. Si usted no desea que sus datos personales sean utiizados por la Universidad Sergio Arboleda, podré revocar de manera parcial o total tal autorizacion de manera expresa e inequivoce, directa, expresa y por escrito bien sea en medio fisico 0 electrénico; o de manera oral, o por cualquier medio o conducta inequivoca ue permita conciuir de forma razonable que se revoca tal autorizacion o consentimiento, En el evento en que usted tenga alguna observacién ylo comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, 0 en caso de que usted considere que la Universidad dio un uso contraro al autorizado y a las leyes aplcables; 0 no desee seguir recibiendo informacion relacionada con la Universidad y sus actividades, segin el presente documento, usted podré contactamnos a través de una comunicacion dirgida a la Universidad Sergio Arboleda, responsable de proteccién de datos de la Universidad en: Correo electrénico: habeas data@usa.edu.co Teléfono: 67 + 1 + 3257500 PAGINA 13 DE 14UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA ANEXO 2 MODELO AVISO DE PRIVACIDAD La UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA, con domi en la Ciudad de Bogota D.C, Colombia, actlia y es responsable del tratamiento de los datos personales. Correo electronica: habeas.data@usa.edu.co Teléfono: 3257500. Sus datos personales serdn incluidos en una base de datos y seran utiizados de manera directa 0 através de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finaldades directas « indirectas relacionadas con el objeto y propésitos de la Universidad, LLograr una eficiente comunicacion relacionada con nuestros servicios y demas actividades relacionadas con, las funciones propias de la Universidad como insttucién de educacién superior, alianzas, estudios, ccontenidos, asi como las demés insttuciones que tengan una relacion directa o indirecta, y para faclitarle el ‘acceso general ala informacion de éstos. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con os ofrecidas o que tenga la Universidad. Dar cumpiimiento a obligaciones contraidas con nuestros estudiantes, profesores, contratstas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados, Informar sobre cambios de los servicios de la Universidad, Evaluar la calidad del Servicio, Realizar estudios interos sobre habitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la Universidad, Se le informa a los tiulares de la informacién que pueden consulta la Politica de Tratamiento de Datos Personeles de la Universidad Sergio Arboleda, que contiene las polices para el tratamiento dela informacion recogida, asi como los procedimientos de consulta y reclamacién que le permitran hacer efectivos sus derechos al acceso, consult, recificacién,actualizacién y supresion de los datos El titular tiene, entre otros, los siguientes derechos: conocer, actuaizar, rectficer, suprimir el dato y revocer la autorizacién dada, PAGINA 14 DE 14