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Academic Course
MOS
EXAMEN
77-420
Microsoft
Excel 2013
Microsoft Official Academic Course
Microsoft excel 2013
Este libro fue configurado en Garamond por BoxTwelve, e impreso y encuadernado por Courier/Ken-
dallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville.
Copyright © 2014 por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados.
Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada en un sistema de recuperación o
transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, mecánico, fotocopiado, grabación,
análisis u otra forma, excepto los permitidos bajo las secciones 107 o 108 de la ley de Copyright de
Estados Unidos 1976, sin el permiso previo por escrito del editor o autorización mediante el pago de
la cuota correspondiente por copia al Copyright Clearance Center, Inc. 222 Rosewood Drive, Danvers,
MA 01923, (978) 750-8400, fax (978) 646-8600. Las solicitudes de permisos a la editorial deben diri-
girse al Departamento de permisos, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030-
5774, (201) 748-6011, fax (201) 748-6008. Para realizar pedidos de libros o para ponerse en contacto
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Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, MSDN, OneNote, Outlook, gráficos dinámicos,
tablas dinámicas, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows Mobile y Windows
Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos
y/o en otros países. Otros nombres de productos y compañías mencionados aquí pueden ser marcas
comerciales de sus respectivos propietarios.
El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La información contenida en este libro se
proporciona sin ninguna garantía expresa, implícita ni estatuaria. Ni los autores, John Wiley & Sons,
Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores serán responsables de cualquier daño
causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este libro.
ISBN 978-0-470-13308-8
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iii
b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso. Solo uno de estos conjuntos se aplica
a su caso.
i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy:
1. Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes.
2. Solo puede descargar la cantidad de copias del título del eBook de MOAC aplicable
necesarias para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho título
y para los estudiantes que asisten a la misma.
3. Solo puede distribuir los títulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten una
de las clases correspondientes a dicho título y a los estudiantes que asisten a la misma, a
través de:
o correo electrónico;
o un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales de
los estudiantes;
o un sitio web protegido con contraseña al que solo tengan acceso los instructores
y estudiantes.
4. Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines de
preparación y enseñanza de una de las clases correspondientes al título del eBook
de MOAC asociado.
5. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificará a
cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso
de este en cumplimiento con los siguientes criterios:
o Solo se utilizará el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento.
o Solo se instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad de la
persona o que esté bajo el control de esta.
o No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará,
reenviará ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.
o Solo se podrá utilizar el título del eBook de MOAC mientras dure la clase en la que la
persona está participando, es decir, mientras se enseñe el título del eBook de MOAC
o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se
deben eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC que
la persona posea o que estén bajo su control.
o El uso que se haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos
los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o
que se incluyan en el eBook de MOAC.
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6. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se le notificará a cada instructor que
solo puede acceder o utilizar el Contenido para el Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los
siguientes criterios:
o Solo se utilizará el Contenido para el Instructor con fines de preparar y enseñar la sesión de entrenamiento.
o Solo se instalará el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad del instructor o que esté
bajo el control de este.
o No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el
Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente.
o Solo se podrá utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que el instructor enseña
el título del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor.
Después de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del título del Contenido para el Instructor
que el instructor posea o que estén bajo su control.
o El uso que se haga del Contenido para el Instructor también cumplirá con todos los términos, condiciones o
licencias adicionales aplicables, que acompañen o que se incluyan en el Contenido para el Instructor.
e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE LICENCIAN “TAL CUAL” Y “SEGÚN DISPONIBILIDAD”,
SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO.
f. Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitación, la propiedad intelectual, las patentes y los secretos empresariales)
en los eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor son propiedad única y exclusiva de Wiley y sus licenciantes. La aceptación de
este contrato no lo convierte en propietario de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, sí le concede
una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor de acuerdo con las disposiciones de este
contrato. Usted acepta proteger el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga, la reproducción o
la distribución no autorizados. Además, acepta no traducir, descompilar, desensamblar ni realizar ingeniería inversa de ninguno de los
eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que no se le concedan expresamente en este
contrato.
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v
Prefacio
Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft Office 2013.
MOAC representa la colaboración entre la empresa editorial John Wiley & Sons, Inc. y Microsoft Learn-
ing. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de
enseñanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores para
los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo mínimo
gracias a la preparación e instrucción por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft
Office y Windows, así como por la elaboración de los libros de texto por una editorial de prestigio mun-
dial debido a la calidad pedagógica de sus productos. Se desafía a los alumnos a que logren su potencial
usando nuevos conocimientos técnicos como miembros altamente productivos del área de trabajo.
Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2013
y creador de los exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los estudiantes tienen la seguri-
dad de que se abordarán los temas más relevantes para el éxito personal y profesional. La participación
directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC es preciso y está
actualizado; también significa que los estudiantes recibirán la mejor instrucción posible para tener éxito
en los exámenes de certificación y en el entorno de trabajo.
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vi
Características pedagógicas
El material didáctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 está diseñado para cubrir todos los
objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, que se denomina "dominio del objetivo". Muchas
características pedagógicas han sido desarrolladas específicamente para los programas de Microsoft
Official Academic Course.
Mediante una extensa información sobre los procedimientos y conceptos técnicos integrados, a lo
largo del libro de texto se plantean desafíos para el alumno y el instructor por igual. A continuación,
mostramos una lista de características clave de cada lección diseñadas para preparar a los estudiantes
para el éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo:
• Cada lección comienza con una Matriz de conocimientos de la lección. Más que una lista estándar
de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento de software
tratado en la lección con el dominio del objetivo de examen MOS específico.
• Cada lección se abre con una Orientación sobre el software. Esta característica proporciona una
visión general de las características de software con las que trabajarán los estudiantes en esta lección.
La orientación detallará las propiedades generales del software o de características específicas, tales
como una cinta o un cuadro de diálogo; e incluye una imagen de la pantalla grande con etiquetas.
• Instrucciones concisas y frecuentes paso a paso enseñan a los alumnos características nuevas y
ofrecen la oportunidad de ponerlas en práctica. Los pasos numerados proporcionan instrucciones paso
a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran conocimientos de software.
Los pasos también muestran resultados e imágenes de la pantalla para que coincidan con lo que los
estudiantes deben ver en las pantallas del ordenador.
• Ilustraciones: las imágenes en pantalla proporcionan información visual a medida que los estudiantes
van realizando los ejercicios. Estas imágenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas
visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.
• Evaluación de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los
estudiantes deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir entre
varias opciones, todo ello sobre conceptos aprendidos en la lección.
• Archivos en línea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios para
cada lección.
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Los programas Microsoft Official Academic Course van acompañados de una generosa variedad
de recursos que incluyen extensas imágenes del libro de texto para formar un paquete pedagógico
coherente Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para impartir
sus cursos. Los recursos disponibles en línea para su descarga incluyen:
• Guías del instructor que contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, así como
de los capítulos y notas para la clase. Estas guías están disponibles en el sitio de apoyo del libro del
instructor.
• Archivos de la solución de todos los proyectos del libro que están disponibles en línea en el sitio de
apoyo del libro del instructor.
• Un banco de pruebas que contiene preguntas organizadas por lección en formatos de respuesta
múltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redacción, y se puede descargar desde el sitio de apoyo
del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa.
• Archivos de datos del alumno que están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro del
instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del estudiante.
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Reconocimientos
Nos gustaría dar las gracias a los numerosos instructores y revisores que han leído cuidadosamente
el esquema y el manuscrito, y han proporcionado información muy valiosa para obtener materiales
didácticos de calidad.
Nos gustaría expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial a Alison
Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton, Wendy Johnson,
Julia Stasio y Natasha Chornesky por su estímulo y apoyo en la creación de los programas Microsoft
Official Academic Course con los mejores materiales académicos para que los alumnos e instructores
dominen las nuevas tecnologías de Microsoft. Finalmente nos gustaría dar las gracias a Jeff Riley y su
equipo de Box Twelve Communications, Laura Town y su equipo de WilliamsTown Communications,
Debbie Collins y Sandy DuBose por su asistencia técnica y editorial.
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ix
Créditos de autor
Kim Lindros
Kim Lindros es una escritora a tiempo completo, desarrolladora de contenido y administradora de
proyectos que ha trabajado en el ámbito de la alta tecnología y la informática desde principios de los
noventa. Coautora de Introduction to Computers with Windows XP and Office 2007 (Kaplan, 2013),
MTA Microsoft Technology Associate Exam 98-349 Windows Operating System Fundamentals (Wiley,
2012), PC Basics with Windows 7 and Office 2010 (Jones & Bartlett Learning, 2010), y numerosos
cursos centrados en Windows y Microsoft Office.
Rick Winter
Rick Winter ha publicado más de 50 libros y artículos sobre informática y para niños, y ha formado
a más de 3000 adultos en el ámbito del software informático. Tiene una licenciatura en Artes en
Medioambiente Internacional de la Universidad de Colorado y un Máster de Administración Pública de
la Universidad de Colorado en Denver. Rick ha recibido premios que incluyen el Creek School District
Leadership y el Service Award, Information Systems Trainers Distinguished Service Award, así como
el Rocky Mountain Chapter Society for Technical Communication Distinguished Award, es Phi Beta
Kappa, Eagle Scout y aparece en el "Quién es quién en América".
Jennifer Fulton
Jennifer Fulton, socio de Ingenus, LLC y antigua "entrenadora de equipos" de iVillage, es una escritora
técnica experimentada con más de 20 años en el negocio. Jennifer ha escrito y editado cientos de
materiales de cursos en línea para universidades y colegios públicos y es autora de más de los 150 libros
más vendidos sobre equipos informáticos para usuarios principiantes, intermedios y avanzados, entre
los que se incluyen Outlook 2010 All-in-One for Dummies, Windows 7 eLearning Kit for Dummies y
Outlook 2007 All-in-One Desk Reference for Dummies. Jennifer también es entrenadora de equipos
informáticos para empresas e imparte diversos cursos sobre Windows, Microsoft Office, Paint Shop
Pro, Photoshop Elements y otros.
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xi
Contenido breve
Apéndice 318
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Información general
1
Matriz de conocimientos de la lección
Conocimientos Objetivo del examen Número de objetivo
Contoso, Ltd. ofrece atención sanitaria especializada para toda la familia, desde el período prenatal hasta la tercera edad. La
clínica, propiedad de la Dra. Stephanie Bourne, tiene una lista creciente de pacientes. En la actualidad cuenta con 36 empleados,
entre ellos tres médicos de familia adicionales. El horario de atención de cada médico es exclusivo y la instalación está abierta
de 7 de la mañana a 7 de la tarde los lunes, y de 8 de la mañana a 4 de la tarde el resto de la semana. La directora y la nueva
ayudante que va a contratar se encargarán de realizar el seguimiento de los ingresos y los gastos de la práctica, así como del
mantenimiento de un gran volumen de datos de los empleados. Por otra parte, la directora creará ejercicios de simulación para
probar a los candidatos, en especial a aquellos que hayan finalizado recientemente la Universidad. En esta lección, aprenderá a
introducir texto y números en una hoja de cálculo de Excel para mantener actualizados los registros de empleados. Al finalizar
el libro, deberá de ser capaz de realizar las tareas de simulación que se exigen en la prueba para usuario especializado de
Microsoft Office y las simulaciones necesarias en varios trabajos, para las que se necesita tener aptitudes centradas en Excel.
1
2 Lección 1
Pestaña ARCHIVO
Cinta
Cuadro de nombres
Celda activa
Etiquetas de
Barra de columnas
fórmulas
Etiquetas de
filas
Figura 1-1
Libro en blanco de Excel
Iniciar Excel
Para trabajar de forma eficaz con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de
usuario principal. Puede abrir Microsoft Excel 2013 en Windows 8 yendo a la esquina inferior
izquierda de la pantalla, haciendo clic en Inicio, a continuación haciendo clic con el botón derecho
en un área vacía de la pantalla Inicio y, por último, haciendo clic sucesivamente en Todas las
aplicaciones y en Excel 2013.
Excel abre una lista de plantillas y en la mayoría de los casos solo se elige un libro en blanco o se abre
un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un libro o archivo de hoja de cálculo. Un libro es
similar a un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa
(Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla. Libro1 (o Libro2, Libro3 y
así sucesivamente) es el título temporal del libro hasta que lo guarda con el nombre que elija. El
nuevo libro contiene una hoja de cálculo (Página1) por defecto (similar a la primera página de un
libro), donde se introduce la información. Si un libro tiene más páginas (u hojas de cálculo), use las
pestañas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de estado y se identifican como
Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botón de nueva hoja (+) puede agregar hojas de cálculo o cambiar su
nombre para identificar su contenido tantas veces como sea necesario.
Abrir Excel
En este ejercicio, aprenderá a usar la pantalla Inicio para abrir Excel y ver la primera hoja de cálculo en
blanco del libro.
Información general 3
PREPÁRESE. Asegúrese de que Microsoft Excel esté instalado en su ordenador. A continuación, realice los
siguientes pasos:
1. Si se muestra el escritorio de Windows, haga clic en la miniatura de la pantalla Inicio en la esquina
inferior izquierda de la pantalla de Windows 8.
2. Haga clic sucesivamente en un área vacía de la pantalla y en Todas las aplicaciones.
3. En la lista de aplicaciones bajo Microsoft Office 2013, haga clic en Excel 2013 Se abrirá una ventana
con los últimos archivos de Excel abiertos y ejemplos de plantillas que puede utilizar (véase la
Figura 1 - 2).
Figura 1-2
Haga clic
Pantalla de inicio de en un libro
Microsoft Excel en blanco
para iniciar
un nuevo
archivo.
Haga
Archivos clic para
recientes obtener
que ha más
abierto (si información
los hay) sobre Excel.
Haga clic
en otras
plantillas
para ver
qué puede
hacer en
Excel o para
empezar
con un
ejemplo.
4. Haga clic en Libro en blanco. Se abrirá un libro en blanco y se mostrará la hoja de cálculo denominada
Hoja1 tal como se muestra en la Figura 1-1.
Tome nota Si utiliza Excel en varias ocasiones, es posible que le interese anclar la aplicación en la pantalla Inicio.
En la pantalla Todas las aplicaciones, haga clic con el botón derecho en la aplicación y elija Anclar a
Inicio. También puede seleccionar Anclar a la barra de tareas para que pueda hacer clic en el icono de la
parte inferior de la pantalla del escritorio de Windows para iniciar Excel.
Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas, columnas y celdas. Todas las columnas de
una hoja de cálculo empiezan en la parte superior de la hoja de cálculo, llegan hasta la parte inferior de
esta y se identifican mediante una letra. Todas las filas empiezan en el borde izquierdo de la hoja de
cálculo, continúan a la derecha y se identifican mediante un número. Cada cuadro o celda de la
cuadrícula se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera celda de una hoja
de cálculo abierta es A1. Introduzca la información escribiéndola en la celda activa o seleccionada,
cuyo contorno está formado por un rectángulo en negrita. Esto también se denomina la celda actual o
resaltada.
4 Lección 1
0,03
La barra de herramientas de acceso rápido permite tener un acceso rápido y fácil a las herramientas
que utiliza más a menudo en cualquier sesión de Excel determinada. Se muestra en el lado izquierdo de
la barra de título, por encima de la cinta (aunque puede mover la barra de herramientas por debajo de la
cinta si quiere que esté más cerca del área de trabajo). Puede agregarle o quitarle comandos para que
contenga únicamente los comandos que usa con más frecuencia. En esta lección, aprenderá a mover y
personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando y quitando comandos. También
aprenderá a usar la información en pantalla, que se muestra en forma de rectángulos pequeños que
muestran texto descriptivo cuando pone el puntero sobre un comando o un control.
PREPÁRESE. USE el libro en blanco que abrió en el ejercicio anterior para realizar estos pasos:
1. Señale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido y lea la descripción que
aparece como información en pantalla.
Tome nota Use la información en pantalla para recordar la función de los comandos. La información en pantalla
mejorada se muestra en un rectángulo más grande que contiene más texto descriptivo que una
información en pantalla. La mayoría de dicha información contiene un vínculo a un tema de ayuda.
2. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable.
En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregará a la barra de acceso rápido. Vuelva
a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresión rápida en la lista desplegable (véase la Figura
1-3).
Figura 1-3
Personalización de la
barra de herramientas de acceso
rápido
3. A continuación, haga clic con el botón derecho en cualquier punto de la barra de herramientas de
acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la
cinta de opciones.
4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña INICIO y haga clic en Contraer la cinta de opciones.
Ahora, solo permanecen las pestañas en pantalla, lo que aumenta el área de trabajo.
5. Vuelva a hacer clic con el botón derecho en la pestaña INICIO y elija Contraer la cinta de opciones
para anular la selección de la opción y que se puedan volver a ver los comandos de la cinta.
Información general 5
6. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable.
Haga clic en Mostrar encima de la cinta de opciones de la lista desplegable.
7. Haga clic con el botón derecho en el comando Abrir comando y seleccione Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rápido.
8. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable y
en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así eliminar el icono de impresión
rápida de la barra de herramientas de acceso rápido.
Tome nota Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga clic en
Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. También
puede haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas de acceso rápido o en cualquier
pestaña de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rápido para abrir el
cuadro de diálogo Opciones de Excel.
De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos Guardar,
Deshacer y Rehacer. A medida que trabaje en Excel, personalice la barra de herramientas de acceso
rápido para que contenga los comandos que utiliza con más frecuencia. Sin embargo, no elimine los
comandos Deshacer y Rehacer. Estos comandos no están disponibles en las pestañas de comandos de la
cinta.
Figura 1-4
Cuadro de diálogo Formato
de celdas
6 Lección 1
4. Observe que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo está activa. Desplácese hacia abajo en la lista
Fuente, haga clic en Arial y luego en Aceptar. Ahora la celda B1 está activa.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione Tabulador. Observe la diferencia de tamaño y
aspecto entre este número y el que introdujo en la celda A1.
6. Haga clic en la pestaña VISTA.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta vista, puede ver los márgenes,
dónde hay saltos de página y puede agregar un encabezado o un pie de página (véase la Figura 1-5).
Figura 1-5
Vista Diseño de página
Regla horizontal
8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de cálculo ya no muestre reglas, ni
encabezados, ni pies de página ni saltos de página.
Como se demuestra en este ejercicio, puede obtener una vista previa de la hoja de cálculo impresa
haciendo clic en la pestaña VISTA de la cinta y, a continuación, haciendo clic en Diseño de página en el
grupo Vistas de libro (primera sección). Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir.
Puede cambiar el diseño y el formato de la hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal.
También puede usar las reglas para medir la anchura y la altura de la ventana y determinar si necesita
cambiar los márgenes o la orientación de impresión.
División de la ventana
Cuando una hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos, puede ver solo una pequeña porción
de la hoja de cálculo en las vistas Normal y Diseño de página de Excel. El comando Dividir le permite
superar esta limitación ya que permite ver la hoja de cálculo en dos paneles o en cuatro cuadrantes.
Después de ejecutar este comando, puede usar las barras de desplazamiento de la derecha y de la parte
inferior de la ventana para mostrar distintas secciones de la hoja de cálculo al mismo tiempo de modo
que pueda comparar o contrastar más fácilmente los datos o ver qué efecto podría tener un cambio en
una parte de la hoja de cálculo en otra parte distante de la misma. En este ejercicio, aprenderá a dividir
la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver diferentes secciones de una hoja de
cálculo. También practicará la introducción de datos en celdas de ventanas divididas y aprenderá a
eliminar la separación para volver a obtener una vista de ventana única.
Información general 7
PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que dejó abierta en el ejercicio anterior o escriba 456 en las celdas A1
y B1 de un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda F1 para activarla.
2. En la pestaña VISTA, haga clic en Dividir. Observe que la pantalla se divide verticalmente en dos
paneles diferentes.
3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada la flecha
derecha hasta que vea la celda AA1. Observe que puede seguir viendo las celdas A1 y B1 del panel de
la izquierda.
4. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estará dividida.
5. Haga clic sucesivamente en la celda A17 y en Dividir. La pantalla se dividirá horizontalmente en dos
paneles diferentes.
6. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estará dividida.
7. Haga clic sucesivamente en la celda F14 y en Dividir. Esta vez, la pantalla se dividirá en cuatro paneles.
8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda de ese panel y luego desplácese
hacia abajo para mostrar la fila 40.
9. En la celda H40, escriba 236 y presione Entrar. Deberán verse los datos introducidos en las celdas A1 y
B1 junto con lo que acaba de escribir en la celda H40 (véase la Figura 1-6).
Figura 1-6
Trabajo en una ventana
dividida
Comando Dividir
Barras de
desplazamiento
10. Haga clic en Dividir para eliminar la división. Dejarán de verse los datos de la celda H40.
Tome nota El comando Dividir es especialmente útil cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga
hoja de cálculo.
Cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene pocos datos, es fácil desplazarse por ella y
centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con Excel, es
posible que acabe trabajando en hojas de cálculo mucho más grandes. La capacidad de ver más de una
sección de una hoja de cálculo al mismo tiempo usando ventanas divididas es especialmente útil cuando
se necesita comparar diferentes secciones de datos.
8 Lección 1
Tome nota Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña según sus necesidades. Las columnas
disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta 1.048.567.
PREPÁRESE. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la
ubicación de los archivos de datos de Lesson01, seleccione 01 Contoso Employee Info y haga clic en Abrir.
1. Presione Ctrl + Fin para ir al final del documento (celda D27).
2. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio del documento (celda A1).
3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A3 y presione Entrar para activar la celda.
4. Presione Ctrl + Flecha abajo para ir a la última fila de datos (celda A27).
Tome nota Ctrl + Flecha le permite ir al comienzo y al final de rangos de datos. El título de la hoja de cálculo, que
abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de cálculo.
5. Presione Ctrl + Flecha derecha. La celda D27, la última columna del rango de datos, se convierte en la
celda activa.
6. Presione Ctrl + Flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo.
7. Presione Ctrl + Inicio.
8. Presione Bloq Despl. A continuación, presione la tecla Flecha derecha. Esto moverá la columna activa
una columna hacia la derecha, y toda la hoja de cálculo se moverá.
9. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de los datos.
10. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire dicho botón adelante y atrás para desplazarse rápidamente
por la hoja de cálculo.
Tome nota Cuando Bloq Despl está activo, se muestra BLOQ DESPL en el lado izquierdo de la barra de estado.
Para usar las teclas de flecha para moverse entre celdas, desactive Bloq Despl. Algunos teclados
disponen de una tecla de Bloq Despl mientras que otros no. Se trata de una opción y no de una
necesidad.
HAGA UNA PAUSA. Vuelva a presionar Bloq Despl para desactivarlo. DEJE el libro abierto para el próximo
ejercicio.
Información general 9
Figura 1-7
Cuadro de diálogo Ir a
6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y luego en Aceptar. La celda A17 se convertirá en la celda activa.
7. Vuelva a hacer clic en Buscar y seleccionar y luego en Ir a Especial. Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a
Especial (véase la Figura 1-8).
Figura 1-8
Cuadro de diálogo Ir a
Especial
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Indique cuál de los elementos siguientes está disponible cuando ve una flecha en la esquina inferior
derecha de un grupo de la cinta.
a. cuadro de diálogo
b. libro adicional
c. lista de hojas de cálculo
d. parte adicional del rango actual
2. ¿Qué función le permitirá obtener una vista previa de los encabezados, pies de página, saltos de
página y otras características que se imprimirán?
a. Diseño de página
b. Diseño de impresión
c. Desplazamiento sincrónico
d. Vista de la ventana
3. Cuando divide una ventana ¿en cuántos paneles se divide?
a. dos
b. tres
c. cuatro
d. dos o cuatro
4. ¿Cuál es la intersección de una fila y una columna?
a. rango
b. pestaña
c. gráfico de barras
d. celda
5. Indique cuál de los elementos siguientes empieza con Guardar, Deshacer y Rehacer y puede
personalizarse para contener los comandos que usa con más frecuencia.
a. Una hoja de cálculo
b. La ventana de ayuda
c. La barra de herramientas de acceso rápido
d. La cinta
6. ¿Con cuántas hojas de cálculo abre un libro de Excel 2013 nuevo?
a. una
b. dos
c. tres
d. cuatro
Verdadero / Falso
Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
Proyectos
CIERRE Excel.
2 Trabajar con
Microsoft Excel 2013
Por lo general, comprar una casa es la mayor inversión financiera que realizan las personas en su vida. Los agentes inmobiliarios
asesoran y ayudan a quienes desean comprar una casa nueva o vender la suya. Algunos agentes también ayudan a encontrar
casas de alquiler a quienes lo desean. Cuando las personas quieren vender sus casas, a menudo contratan a un agente inmobiliario
quien, a cambio de vender la casa, obtiene una comisión o un porcentaje sobre el precio de venta. En Estados Unidos, los
agentes tienen que pasar un examen de su estado para poder ejercer la profesión. Muchos agentes autorizados se convierten
también en Realtors®. Se trata de un nombre registrado que el agente solo puede usar si se une a una asociación local, estatal
o nacional de Realtors®. Fabrikam, Inc., con sede en Columbus, Ohio, es una empresa inmobiliaria propiedad de Richard Carey
y David Ortiz. Fabrikam cuenta con cinco agentes de ventas a tiempo completo y un pasante universitario. El pasante de Fabrikam
usa Excel como ayuda para administrar las ventas y los gastos, y para dar soporte al negocio. En esta lección, seguirá viendo,
agregando y manipulando datos en una hoja de cálculo de Excel 2013 similar a la que usa Fabrikam, Inc.
12
Trabajar con Microsoft Excel 2013 13
Figura 2-1 Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas
Cinta, barra de fórmulas y de opciones asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que además de la
opciones de comando tarea predeterminada, la tarea tiene otras opciones asociadas. Asimismo, algunos de los
grupos tienen asociados selectores de cuadros de diálogo. Si hace clic en ellos, se mostrarán
comandos adicionales que no aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles,
Fuente, Alineación y Número tienen asociados cuadros de diálogo, mientras que Estilos,
Celdas y Edición no.
Crear libros
Hay tres maneras de crear un libro de Microsoft Excel nuevo. Puede abrir un libro nuevo y en
blanco usando la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage o cuando inicia
Excel. Puede abrir un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y
guardar el archivo con otro nombre, creando así un libro nuevo. También puede usar una
plantilla para crear un libro nuevo. Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para
mostrar ciertos tipos de datos, tales como informes de ventas, facturas, etc.
PREPÁRESE. INICIE Excel. Excel le da la oportunidad de elegir entre empezar un libro en blanco, dar un
paseo o usar plantillas (véase la Figura 2-2).
14 Lección 2
Figura 2-2
Opciones disponibles
después de iniciar Excel
1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecerá Libro1 – Excel en la barra de título de
la parte superior de la ventana. Se abrirá un libro en blanco con la celda A1 activa.
2. En la celda A1, escriba Fabrikam Inc.Esta celda constituye el título principal de la hoja de cálculo.
Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la barra de fórmulas
(véase la Figura 2-3). Consulte la definición de barra de fórmulas en la sección "Edición del contenido
de una celda" de la página 37.
Figura 2-3
El texto escrito aparece en
la barra de fórmulas y en la
celda activa.
3. Presione Entrar. El texto se introduce en la celda A1, aunque parece como si fluyera a la celda B1.
4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar.
5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione Entrar.
6. En ocasiones, se necesita un área de trabajo rápido para completar otra tarea mientras se está en
medio de un libro. Puede abrir otro libro como área de borrador. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y,
en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo. Aparecen las distintas plantillas disponibles (véase la Figura
2-2).
7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abrirá otro libro de Excel y aparecerá Libro2 en
la barra de título.
8. En la celda A1, escriba Llamadas y presione Entrar.
9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada a las 16:30 y presione Entrar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE los dos libros de Excel abiertos para el siguiente ejercicio.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 15
guardar libros
Los archivos se pueden guardar en una carpeta del disco duro del equipo, una unidad de red, un
disco, un CD, una unidad USB, OneDrive u otra ubicación de almacenamiento. Sin embargo,
primero debe identificar dónde se guardará el documento. El resto del proceso de guardar es el
mismo, independientemente de la ubicación del dispositivo de almacenamiento.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para abrir la vista Backstage. En el panel de la izquierda, haga clic en
Guardar como para mostrar las opciones de guardar.
2. Haga doble clic en Equipo para abrir el cuadro de diálogo Guardar como (véase la Figura 2-4).
Figura 2-4
Cuadro de diálogo Guardar
como
3. En el panel de navegación izquierdo, en el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Escritorio. El
escritorio se convertirá en el nuevo destino del archivo guardado.
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta. Aparecerá un icono de carpeta
con las palabras Nueva carpeta seleccionadas.
5. Escriba Excel Lección 2 y presione Entrar.
6. Haga clic en el botón Abrir.
7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Address Solution.
8. Haga clic en el botón Guardar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tome nota Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresión, o después de
introducir información.
Guardar en OneDrive
OneDrive es una aplicación basada en la nube que permite almacenar los archivos, de modo
que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si así lo desea.
OneDrive es también un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad de
16 Lección 2
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Guardar como.
2. En la vista Backstage, en Guardar como, haga clic en [Nombre del usuario] OneDrive (véase la Figura
2-5). Es posible que deba iniciar sesión en OneDrive si todavía no lo ha hecho.
Figura 2-5
Información de OneDrive
sobre la vista Backstage
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba Fabrikam Inc. en la celda A1.
1. En la celda A2, escriba 87 East Broad Street y presione Entrar.
2. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43215 y presione Entrar.
3. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic en Guardar como. La vista
Backstage muestra que la carpeta actual (véase la Figura 2-6) corresponde a Excel Lección 2 de
OneDrive, porque es la carpeta que se usó por última vez para guardar un libro.
Figura 2-6
Carpetas actuales y recientes
utilizadas
4. Haga clic en Equipo para volver a la unidad de disco que usó antes.
5. En el panel derecho, haga doble clic en Excel Lección 2.
6. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo, después haga clic detrás de Fabrikam escriba Broad para
que el nombre quede como 02 Solución Dirección Fabrikam Broad.
7. Haga clic en Guardar. Acaba de crear un libro nuevo al guardar un libro ya existente con otro nombre.
8. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic sucesivamente en Guardar como y
en Examinar.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Solución Plantilla dirección Fabrikam.
10. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha desplegable y elija Plantilla de Excel. Haga clic
en el botón Guardar.
Tome nota Las plantillas se guardan automáticamente en otra ubicación, de modo que puedan abrirse con
la opción ARCHIVO, Nuevo.
Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo,
eliminará la posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo después de escribir
datos nuevos. Para usar la plantilla, seleccione ARCHIVO > Nuevo > Personal y seleccione la
plantilla que guardó. Al salir, se le solicitará que guarde el archivo con otro nombre.
(con la extensión de archivo .xlsx) en una versión que sea compatible con Excel 97 a través de
las versiones de Excel 2013 (con la extensión de archivo .xls). El símbolo del programa que
aparece con los nombres de archivo es diferente, pero es una buena idea darle otro nombre al
archivo de la edición anterior. También es una buena idea comprobar qué problemas podrían
perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel.
Figura 2-7
El comprobador de
compatibilidad muestra
que no hay problemas de
compatibilidad
4. Lea la información del cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic sucesivamente en la pestaña ARCHIVO, en Exportar y en Cambiar el tipo de archivo. La vista
Backstage muestra los diferentes tipos de archivo (véase la Figura 2-8).
Figura 2-8
Cambiar las opciones de
tipo de archivo en la vista
Backstage.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 19
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en el botón Exportar.
2. Haga clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. Excel explica los diferentes tipos de archivo (véase la
Figura 2-8).
3. Haga clic en la opción Crear documento PDF/XPS. En la Figura 2-9 se muestra por qué motivo se usa
este formato.
Figura 2-9
Vista previa de Backstage
con información sobre el
formato PDF/XPS
HAGA UNA PAUSA. CIERRE todos los libros abiertos y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente
ejercicio.
Tome nota Adobe PDF (formato portátil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado
conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede cambiar fácilmente. También puede
guardar sus libros en formato de página web para usarlos en sitios web con opciones de Página
web de un solo archivo o página web. Para importar datos a otro formato, también puede probar
los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV (delimitado por comas). Todas estas
opciones están disponibles en el menú desplegable Guardar un tipo o en la pestaña ARCHIVO.
20 Lección 2
Solución de Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las secciones
problemas siguientes, verá cómo editar texto.
4. Escriba Extensión y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la primera celda de la fila
siguiente.
5. Escriba Richard Carey y presione Tab.
6. Escriba 101 y presione Entrar. Parece que Richard Carey está cortado.
7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada completa de Richard Carey aparece en la barra de
fórmulas.
8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione Entrar.
9. Escriba Kim Akers y presione Entrar.
10. Escriba Nicole Caron y presione Entrar.
11. GUARDE el libro en la carpeta Excel Lección 2 del equipo como 02 Fabrikam Employees Solution. El
archivo debe tener un aspecto como el de la Figura 2-10.
Figura 2-10
El libro completo de 02 Em-
pleados de Fabrikam
Tome nota El texto se almacena en una única celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas
adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene
datos, los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza
el texto y no a las celdas adyacentes.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 21
Figura 2-11
Marcadores de columna
Ancho de columna con flecha
para las columnas A y B de dos puntas
2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la columna cambiará a la entrada
más ancha de la columna A. En este caso, las entradas más anchas son Lista de empleados y el nombre
de Richard Carey.
Tome nota Para cambiar el ancho de columna manualmente, señale el marcador de columnas entre las
columnas A y B y arrastre el puntero a la izquierda o a la derecha en vez de hacer doble clic.
3. Arrastre el puntero del mouse con la flecha de dos puntas entre las columnas B y C hasta que aparezca
la información en pantalla Ancho: 20 (145 píxeles) o algo parecido a esta cantidad (véase la Figura
2-12).
Figura 2-12
Arrastrando la flecha de dos
puntas la información en
pantalla muestra el ancho de
la columna
4. GUARDE el archivo 02 Fabrikam Employees Solution. Esto sobrescribirá la versión anterior sin el
cambio de ancho de columna.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Tome nota Cuando escriba texto que sea más largo que el ancho de la celda, parecerá como si el texto se
extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto
desbordado no se mostrará. El texto sigue estando ahí. A menudo es más fácil corregir un
trabajo si los anchos de columna coinciden con el texto más largo. Puede hacer doble clic en
los marcadores de columna para ajustar automáticamente a la entrada más amplia o arrastrar
el marcador de columna para ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.
información de una hoja de cálculo, puede introducir los cambios directamente en la celda o
editar el contenido de una celda en la barra de fórmulas, ubicada entre la cinta y la hoja de
cálculo. Cuando introduce datos en una celda, el texto o los números aparecen en la celda y en
la barra de fórmulas. También puede introducir los datos directamente en la barra de fórmulas.
Sin embargo, antes de introducir los cambios, debe seleccionar la información que va a cambiar.
Seleccionar texto significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una única
celda o parte del texto de la celda en la barra de fórmulas antes de realizar los cambios. También
puede hacer doble clic en una celda para colocar el punto de inserción para la edición.
Figura 2-13
Celda activa y barra de
fórmulas mostrando la mis-
ma información
Barra de fórmulas
Celda activa
3. Haga clic después de Fabrikam en la barra de fórmulas, deje un espacio, escriba Incorporated y
presione la tecla Tab. El punto de inserción se moverá a la celda B1 y no aparecerá nada en la barra de
fórmulas (véase la Figura 2-14).
Figura 2-14
Aunque parece que el texto
está en B1, se trata de texto
extendido desde A1.
No se muestra nada en la
barra de fórmulas.
4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de fórmulas, haga doble clic en Incorporated para seleccionarlo.
Escriba Inc. y presione Entrar.
5. Escriba Ventas y presione Entrar.
6. Haga clic en la celda A2 y después de Ventas en la barra de fórmulas.
7. Presione Inicio. El punto de inserción se moverá al principio de la barra de fórmulas.
Tome nota Mientras está editando en la barra de fórmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin
para ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carácter a la vez. Presione
Suprimir para suprimir los caracteres situados después del punto de inserción. Presione la tecla
Retroceso para suprimir los caracteres anteriores al punto de inserción.
8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora. Presione Entrar.
9. En la celda A3, escriba enero y presione Entrar.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 23
10. Haga clic en la celda A3, escriba febrero y presione Entrar. El texto original de la celda A3 desaparece
y febrero sustituye a enero.
11. Haga clic en la celda A3 y presione Eliminar. Se eliminará la entrada de la celda A3.
12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic en el botón Seleccionar todo. Se seleccionan
todas las celdas de la hoja de cálculo.
13. Presione Eliminar. Se eliminarán todas las entradas.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Tome nota Si edita el contenido de una celda y cambia de opinión antes de presionar Entrar, presione Esc
y se restaurará el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el
cambio, haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o presione
Ctrl + Z. Se restaurará el texto eliminado.
Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la
celda. O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de fórmulas.
Cuando esté en modo de edición:
• El punto de inserción aparece como una barra vertical y la mayoría de los comandos está
inactiva.
• Puede mover el punto de inserción utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.
Use la tecla Inicio del teclado para mover el punto de inserción al principio de la celda y utilice
la tecla Fin para mover el punto de inserción al final de la célula. Puede agregar caracteres
nuevos en la ubicación del punto de inserción.
Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de edición, presione Mayús
mientras presiona las teclas de flecha. También puede usar el mouse para seleccionar caracteres
mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los
caracteres que desea seleccionar.
Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el
texto que introduce en una celda:
• Borrar el contenido de la celda.
Figura 2-15
El menú Borrar
12. Haga clic en Borrar formatos. 225000 se mostrará sin el signo de dólar ni el punto.
Tome nota Borrar muestra una serie de opciones. Para eliminar la entrada y el formato, seleccione Borrar todo.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Introducción de fechas
Las fechas se usan a menudo en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de datos en
un período de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como
encabezados de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas números de serie, lo
que significa que son secuenciales y se pueden agregar, restar y usar en los cálculos. Las fechas
también pueden utilizarse en fórmulas y en la elaboración de gráficos y tablas. La forma en que
se muestra inicialmente una fecha en una celda de una hoja de cálculo depende del formato en
el que escriben los caracteres. En Excel 2013, el formato de fecha predeterminado usa cuatro
dígitos para el año. También de forma predeterminada, las fechas se justifican a la derecha de
las celdas.
Figura 2-16
Si no escribe todas las fechas
igual, los formatos del libro
serán incoherentes.
7. En la celda B9, escriba 1/1/10 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que el formato
sigue siendo el mismo.
8. Haga clic en el botón Deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-16.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Excel interpreta los años de dos dígitos de 00 a 29 como los años 2000 a 2029; los años de dos
dígitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los años comprendidos entre 1930
y 1999. Si especifica 28/01/28, la fecha se mostrará como 28/01/2028 en la celda. Si especifica
28/01/37, la celda mostrará 28/01/1937.
Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrará como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin
especificar el año, Excel interpretará la fecha como perteneciente al año en curso. En la celda
se verá 28-ene y la barra de fórmulas mostrará 28/01 seguido del año en curso. En la próxima
sección, aprenderá a aplicar un formato homogéneo a una serie de fechas.
Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica
automáticamente formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes números que
especifique en la celda se convertirán al formato de la fecha de la entrada original.
Independientemente del formato de fecha mostrado en la celda, la barra de fórmulas muestra
la fecha con el formato mes/día/año de cuatro dígitos porque es el formato requerido para los
cálculos y los análisis.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la Figura 2-16.
1. Seleccione el rango C4:H4. Enero está en la primera celda.
2. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el botón Rellenar. Aparecerá el menú Rellenar
(véase la Figura 2-17).
Figura 2-17
Botón de relleno
Menú desplegable Rellenar
Opciones de relleno
3. En el menú, haga clic en Derecha. Todas las celdas se rellenarán con el contenido de C4 (enero).
4. Haga clic en el botón Deshacer.
5. Seleccione el rango C9:C13 y haga clic en el botón Rellenar. Elija Abajo. El contenido de C9 se copiará
en las cuatro celdas adicionales.
6. Haga clic en el botón Deshacer.
7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior derecha de la celda
(véase la Figura 2-18), arrástrelo a E4 y libérelo. Aparecerá el botón Opciones de autorrelleno y se
mostrará de enero a marzo.
Figura 2-18
El puntero del mouse cambia
a un + negro en la parte
inferior derecha de un rango
seleccionado Controlador de relleno
8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de relleno, arrástrelo a C9 y suelte. Todos los
números se convertirán en 275.000 USD en la columna C. El botón Opciones de autorrelleno
aparecerá en D10 (véase la Figura 2-19).
Figura 2-19
Puede rellenar con números,
formatos u otras opciones.
9. Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno y elija Rellenar formatos solo en la lista que aparece.
Todos los números regresarán a sus valores anteriores y adoptarán el formato anterior.
10. Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9.
11. Haga clic en la celda A9 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno a A15. Se repetirá el
nombre de Ryan Calafato.
12. Haga clic en el botón Deshacer para volver a la hoja de cálculo.
13. GUARDE el libro como 02 Fabrikam Sales Solution.
Tome nota Cuando Excel reconoce una serie, la opción de relleno predeterminada es completar la serie.
Cuando usa el controlador de relleno y no hay una serie, el valor predeterminado es copiar el
contenido de la celda. El botón Opciones de autorrelleno también permite rellenar únicamente
el formato o rellenar sin formato.
Después de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botón Opciones de
autorrelleno para que pueda elegir cómo se rellenará la selección. En Excel, la opción
predeterminada es copiar el contenido y el formato originales. Con el relleno automático,
puede seleccionar cómo aparece el contenido de la celda original en cada celda del rango
rellenado.
Tome nota Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno
hará el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas
consecutivas estén etiquetadas con los días de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda,
puede rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes
para completar la serie.
Excel reconoce Enero como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta
donde lleve el controlador de relleno. Por definición, se entiende que una serie natural es una
serie con formato de texto o números que se extienden en una secuencia normal como meses,
días de la semana, números u horas. Por ejemplo, una serie de números natural podría ser 1, 2,
3, o 100, 200, 300, o una serie natural de texto podría ser lunes, martes, miércoles o enero,
febrero, marzo. Para diferentes series naturales, véase la Tabla 2-1.
Tome nota Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir
algunos de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a ARCHIVO
> Opciones > Avanzadas > Sección General > Cree listas para utilizar con criterios de
ordenación y secuencias de relleno > Editar listas personalizadas.
Las funciones de cortar, copiar y pegar pueden realizarse de varias formas mediante:
• El mouse
• Los comandos de la cinta
• Los comandos de acceso directo, tales como Ctrl + C (copiar), Ctrl + X (cortar) y Ctrl + V
(pegar)
• El panel del portapapeles de Office
Solución de Recuerde que debe mantener presionada la tecla Ctrl en todo momento, mientras arrastra una serie de
problemas datos para copiarla con el mouse; de lo contrario, moverá la serie en vez de copiarla.
4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la
selección a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la información en pantalla desplazable junto a
la selección.
5. Suelte el botón del mouse y, a continuación, deje de presionar Ctrl. Los datos de A12:A22 también
aparecerán en H12:H22.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
4. Suelte el botón del mouse. En la hoja de cálculo, las celdas de destino están vacías; por lo tanto, no
es preciso preocuparse por reemplazar los datos existentes. Los datos que antes se encontraban en
E12:E22 ahora están en I12:I22.
5. Arrastre A1 a H12. Observe que un cuadro de diálogo le advierte acerca de la sustitución del
contenido de las celdas de destino.
6. Haga clic en Cancelar.
7. Arrastre A1 a H11.
8. Arrastre E1 a I11. La hoja de cálculo debe tener un aspecto similar al que se muestra en la Figura 2-20.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 2-20
02 Customer Houses
Tome nota Cuando se intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro
de diálogo de advertencia. "Aquí ya hay datos. ¿Desea reemplazarlos?" es un recordatorio de
que mover los datos a una nueva ubicación reemplaza los datos existentes. Puede hacer clic en
Aceptar o cancelar la operación.
Figura 2-21
Opciones de Pegar
6. En Pegar valores, seleccione la primera opción. Observe que los valores de la columna B ya no tienen
formato.
7. Haga clic en el botón Deshacer.
8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar.
9. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior del libro.
10. GUARDE el libro como 02 Customer Houses Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tome nota Pegar con vista previa dinámica se introdujo en Office 2010. Si señala las opciones de Pegar en
el menú contextual o las opciones del comando Pegar en el grupo Portapapeles, podrá ver los
cambios antes de aplicarlos en realidad.
Figura 2-22
Propiedades del documento
actual
3. En la parte superior del panel derecho, haga clic en el botón Propiedades. El menú desplegable
Propiedades mostrará dos opciones (véase la Figura 2-23). Haga clic en Mostrar el panel de
documentos.
Figura 2-23
Menú desplegable de
propiedades
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿Cuál de las opciones siguientes son detalles que describen o identifican un archivo, incluido al autor?
a. Pegar
b. Propiedades del documento
c. Copiar
d. Rango
2. ¿Qué comando se utiliza para insertar una selección cortada o copiada en una celda o un rango de
celdas?
a. Pegar
b. Propiedades del documento
c. Copiar
d. Rango
3. Si quiere utilizar un libro en otro tipo de documento, indique en qué forma puede guardarlo con la
opción guardar como.
a. Formato de archivo
b. Hoja de cálculo
c. Hoja de archivo
d. Rango de archivo
4. ¿Cuál de los siguientes es el pequeño cuadrado verde de la esquina inferior derecha de una celda o
un rango de celdas seleccionado que puede usar para copiar una celda en celdas adyacentes o para
crear una serie?
a. Puntero de celda
b. Marcador de columna
c. Controlador de relleno
d. Barra de fórmulas
5. ¿Cuál de los siguientes se usa para arrastrar o hacer doble clic para cambiar el ancho de una
columna?
a. Puntero de celda
b. Marcador de columna
c. Controlador de relleno
d. Barra de fórmulas
Verdadero / Falso
Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
Proyectos
PREPÁRESE. Si es necesario, ABRA el libro 02 Focus Group Solution que creó en el proyecto anterior.
1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO.
2. Haga clic en Propiedades y luego en Mostrar el panel de documentos.
3. Haga clic en el campo Autor, escriba [su nombre] y presione Tab.
4. En el campo Título, escriba Solicitudes de grupo focal y presione Tab.
5. En el campo Asunto, escriba Ventas y presione Tab.
6. En el campo Palabras clave, escriba 20-30, opciones, prioridades.
7. Haga clic en el campo Estado y escriba Necesita formato.
8. GUARDE el archivo como 02 Focus Properties Solution.
9. En la parte del panel Información del documento, haga clic en el botón Cerrar (X).
10. CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
3 Uso de Office
Backstage
Contoso, Ltd. cuenta con cientos de empleados. La empresa premia a sus empleados con cenas compartidas mensuales en los
departamentos y entre departamentos. En el pasado, había demasiadas bebidas y postres, mientras que los platos principales
y las ensaladas eran escasos. Contoso ha pedido a la nueva ayudante que establezca algún tipo de organización para que las
comidas sean equilibradas y conserven su talante divertido. En esta lección aprenderá a crear los tipos de libros que Contoso
utiliza para esta tarea. También aprenderá a imprimirlos.
34
Uso de OfficeBackstage 35
Tome nota El comando Salir ya no está disponible en Office 2013, al menos igual que en las versiones
anteriores. En este caso, la pestaña Cerrar de la vista Backstage cierra el libro. El botón
Cerrar (X) de la esquina superior derecha de la ventana de Excel 2013 cierra Excel (véase
la Figura 3-1).
Cerrar la
ventana
Las pestañas
Cerrar libro adicionales
cambian una
tercera parte de la
pantalla
4. Con estas celdas resaltadas, en el menú que aparece, haga clic en la flecha desplegable Área de
impresión y en Establecer área de impresión. Acaba de establecer el área de impresión. Mientras
el área sigue seleccionada, tenga en cuenta que ahora en el cuadro de nombre se indica Área_de_
impresión (véase la Figura 3-3).
Figura 3-3
Área de impresión
seleccionada
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 con el nombre 03 Contoso Potluck
Solution y cierre Excel.
Uso de OfficeBackstage 37
Figura 3-4
No se visualiza la hoja de
cálculo completa porque
se seleccionó el área de
impresión.
Figura 3-5
Se imprimirán dos hojas a
la vez.
La página 2
es la hoja de
Finanzas.
11. Haga clic en el botón Volver al documento para volver al libro sin imprimir.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el próximo ejercicio.
PREPÁRESE. Con Excel abierto desde el ejercicio anterior, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Abrir si no está seleccionado. Como acaba de utilizar el libro
03 Contoso Potluck Depts, este debe estar en la parte superior de la lista de los libros recientes.
2. Haga clic en 03 Contoso Potluck Depts para abrirlo.
3. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir.
4. Observe que no se visualiza la hoja de cálculo completa de Recursos Humanos. Esto se debe a que no
guardó el libro después de borrar el área de impresión. Borre el área de impresión tal como lo hizo en
el paso 5 de la sección anterior y vuelva a la pestaña Imprimir de la vista Backstage.
Uso de OfficeBackstage 39
Figura 3-6
Impresión de un libro
completo
PREPÁRESE. INICIE Excel, ABRA 03 Contoso Potluck HR y asegúrese de que la hoja de cálculo HR-P1 esté
seleccionada.
1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y seleccione Imprimir (véase la Figura 3-7). Observe que la hoja de
cálculo es pequeña y que sería una buena idea tener líneas para que la gente escribiera en una página
impresa.
Figura 3-7
Área de configuración de
impresión
Opciones de
impresión
de hoja de
cálculo
Opciones de
orientación
de la página
Opciones de
tipo de papel
Opciones de
margen
Opciones de
escala
40 Lección 3
• Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de cálculo en una sola página, seleccione Ajustar hoja en
una página.
• Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una página.
• Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una página.
4. En este caso, hace el texto más grande sin cambiar la fuente. Haga clic en Personalizar opciones de
escala. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página.
5. Asegúrese de que la pestaña Página esté seleccionada y seleccione Horizontal para que la página se
imprima horizontalmente.
6. En el área de escala, escriba 200 para el % de tamaño normal.
7. Haga clic en la pestaña Hoja y, en la sección Imprimir, seleccione el cuadro Líneas de división.
8. Haga clic en Aceptar para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la pantalla sigue
indicando 1 de 1, lo que significa que solo se imprimirá una única, y que la vista preliminar muestra
texto más grande con cuadros alrededor de cada celda.
9. Sin imprimir el documento, haga clic en el botón Volver al documento y luego en la hoja de cálculo
HR-P2.
10. Presione Ctrl + P para ir a la pestaña Imprimir de la vista de Backstage y observe que la parte inferior
de la pantalla indica que el documento se imprimirá en dos páginas.
11. Cambie la configuración para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una página
y agregue líneas de división basándose en los pasos anteriores de esta sección. Vista previa de
impresión debe verse como en la Figura 3-8.
Figura 3-8
Vista final de HR-P2 antes de
la impresión
12. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready Solution.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y mantenga Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Uso de OfficeBackstage 41
Tome nota Después de cambiar el entorno de Excel en estos ejercicios, volverá a asignarle los valores
predeterminados en el ejercicio de restablecimiento de la configuración predeterminada, la
cinta y la barra de acceso rápido.
Figura 3-9
Personalización de las Grupo de comandos
opciones de la barra de predeterminado
acceso rápido
Lista de co-
mandos
Botón RESTABLECER la
configuración
predeterminada
4. En la lista de la izquierda, desplácese hacia abajo, haga clic en Copiar formato y en el botón Agregar
del centro de las dos listas para agregar Copiar formato a la barra de herramientas de acceso rápido.
5. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos más que ejecute a menudo a la barra de
herramientas de acceso rápido. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar para aplicar los cambios
(los cambios no surtirán efecto hasta que haga clic en aceptar).
42 Lección 3
6. Ahora, la barra de herramientas de acceso rápido debe incluir botones de comandos adicionales.
Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que agregara a la barra de herramientas. En
cualquier momento, puede restablecer la barra de herramientas en sus valores predeterminados. Vea
el botón Restablecer en la Figura 3-9.
Personalización de la cinta
Tal como indicamos en la lección 1, la cinta es una interfaz visual que permite manipular
objetos en la hoja de cálculo. Puede agregar una pestaña nueva de la cinta, agregar un grupo en
cualquier pestaña de la cinta y agregar comandos dentro de un grupo. Los grupos de comandos
de las pestañas de la cinta predeterminadas se relacionan por las funciones. Por ejemplo, en la
pestaña INICIO, el grupo Fuente permite cambiar la fuente, el tamaño de la fuente, agregar
negrita, cursiva o subrayado, o cambiar el color de la celda o fuente. El cuadro de diálogo
Opciones de Excel también ofrece selecciones para personalizar la cinta. Puede agregar y
quitar comandos, y puede cambiar la ubicación de los comandos de la cinta para facilitar el
acceso a los comandos que ejecuta con más frecuencia. En este ejercicio, usará los comandos
del cuadro de diálogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaña y un grupo de comandos
para que contenga los comandos que ejecuta con frecuencia.
Figura 3-10
Personalización de la cinta Opciones de personalizar la cinta
Botón Eliminar
activo Botón Cambiar nombre
Botón Nueva pestaña
7. Haga clic a la derecha de Nueva pestaña (personalizado) para seleccionarlo y luego en el botón
Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre que aparece, escriba Mi pestaña nueva y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
Uso de OfficeBackstage 43
8. En la nueva pestaña, haga clic en Nuevo grupo (personalizado) para seleccionarlo. Vuelva a hacer clic
en el botón Cambiar nombre. Esta vez, el cuadro de diálogo Cambiar nombre le permitirá seleccionar
un símbolo (véase la Figura 3-11). Seleccione el símbolo de mano. En el cuadro Nombre para mostrar,
escriba Mi nuevo grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se cambiará el nombre de Nuevo
grupo.
Figura 3-11
Cuadro de diálogo Cambiar
nombre de grupo
Símbolo de
mano
Escriba un nombre
de grupo
9. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en Mi nuevo grupo. En la lista de comandos
de la izquierda, haga clic en el comando que elija y luego en el botón Agregar. El comando aparecerá
en la pestaña nueva de la cinta. En la lista Comandos disponibles en, elija Todos los comandos y, a
continuación, agregue otro comando de la lista. En la lista Comandos disponibles en, elija Pestaña
Archivo y, a continuación, agregue otro comando. La pantalla deberá parecerse a la figura 3-12.
Figura 3-12
Comandos agregados Pestaña Archivo
Opción
Personalizar Pestaña recién agregada
cinta de opciones
resaltada Grupo
y comandos
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando salga, verá su
pestaña llamada Mi pestaña nueva en la cinta.
11. Haga clic en la pestaña Mi pestaña nueva. Los comandos se mostrarán en Mi nuevo grupo de la
pestaña.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardarlo y mantenga Excel abierto para el siguiente ejercicio.
Figura 3-13
Plantillas disponibles en la
ventana Nuevo
El cuadro de búsqueda permite
buscar plantillas adicionales.
Las búsquedas
sugeridas muestran las
plantillas adicionales
que no se encuentran Use la barra de
en la pantalla original. desplazamiento
para ver plantillas
Libro en blanco adicionales.
PERSONAL permite
crear y usar sus
propias plantillas.
El botón
DESTACADO
muestra más de
20 plantillas de
negocios.
Solución de En algunos casos necesitará buscar una plantilla si no aparece de forma predeterminada. Si no puede
problemas encontrar la plantilla de seguimiento de proyecto, escríbala en el cuadro de búsqueda.
3. Haga clic en el botón Crear. Es posible que Excel tarde un momento en descargar el libro.
4. Observe que hay dos hojas de cálculo en este libro: el Seguimiento de proyectos con los datos de
ejemplo que puede cambiar y Configuración que le permite introducir una lista de categorías y
empleados. Cuando haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en ARCHIVO y en Cerrar. Si se le
solicita, no guarde los cambios.
5. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo.
6. Busque la plantilla Calendario cualquier año y haga clic en el botón Crear.
7. Haga clic en el año y utilice la flecha arriba o abajo para cambiar al año en curso si es necesario.
8. Imprima la hoja de cálculo y cuélguela en una pared, si así lo desea.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 como 03 My Calendar Solution.
10. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo. Observe que la plantilla Calendario cualquier año
aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas porque se usó recientemente.
Tome nota Puede modificar este nuevo libro con su nombre, nombre de empresa y fotos favoritas para
personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los demás.
Uso de OfficeBackstage 45
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿En cuál de los elementos siguientes se puede guardar, seleccionar una plantilla, cambiar las
propiedades de un documento y cerrar o salir de Excel?
a. Backstage
b. Imprimir
c. Editar
d. Ventanas
2. ¿Cuál de las siguientes opciones de la pestaña ARCHIVO se usa para cambiar la configuración de la
impresora, el diseño o los márgenes?
a. Información
b. Opciones
c. Imprimir
d. Abrir
3. ¿Cuál de las siguientes opciones se puede personalizar para obtener un acceso más rápido a los
comandos más utilizados?
a. Vista previa de impresión
b. Barra de herramientas de acceso rápido
c. Configuración de la impresora
d. Libro
4. ¿Cuál de las siguientes opciones se crea al modificar la cinta?
a. comando
b. pestaña
c. botón
d. hoja de cálculo
5. ¿Qué archivo con diseño previo ya tiene una cantidad importante de formato, texto y otras
características?
a. Libro en blanco
b. Archivo preestablecido
c. Archivo de texto
d. Plantilla
Verdadero/Falso
Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. Para tener acceso a una plantilla de Excel, puede hacer clic en la pestaña ARCHIVO y hacer clic
en Nuevo.
V F 2. Si tiene demasiadas columnas en una página, la única opción para verlas todas en una página
impresa consiste en disminuir el ancho de la columna.
V F 3. Puede tener acceso a la vista Backstage presionando Ctrl + B.
V F 4. En Excel, puede agregar los comandos que más usa a la barra de herramientas de acceso
rápido.
V F 5. En esa cinta puede crear una pestaña de cinta completamente nueva además de grupos.
46 Lección 3
Proyectos
CIERRE Excel.
Uso de fórmulas básicas
4
Matriz de conocimientos de la lección
Conocimientos Objetivo del examen Número de objetivo
Comprender y visualizar fórmulas Mostrar fórmulas 1.4.10
Comprender el orden de las operaciones Definir el orden de las operaciones 4.1.2
Usar referencias de celdas en fórmulas Demostrar cómo utilizar las referencias 4.1.1
(relativas, mixtas, absolutas)
Usar rangos de celdas en las fórmulas Crear rangos con nombre 2.3.4
Referencia a rangos de celdas en las 4.1.3
fórmulas
Al mudarse a una nueva casa de alquiler, tal vez necesite realizar algunas compras por adelantado para la nueva vivienda,
como cortinas, contenedores de almacenamiento o algunos muebles. Por otra parte, tendrá que pagar un alquiler mensual
que, por lo general, no variará (un gasto periódico). Otros gastos mensuales, como la electricidad, el agua y servicios similares,
cambiarán en función de las variaciones de uso y de temporada. Puede utilizar Excel para realizar el seguimiento de todos estos
gastos y elaborar un presupuesto. En esta lección aprenderá los fundamentos de las fórmulas y el orden de las operaciones.
A continuación, trabajará con una sencilla hoja de cálculo de gastos del hogar. Para ello, utilizará fórmulas para resumir la
información de los datos que figuran en la hoja de cálculo. Al realizar los ejercicios, aprenderá a dar flexibilidad a las hojas de
cálculo mediante el uso de referencias de celdas en fórmulas y la denominación de rangos de fórmulas.
Orientación de software
Excel le permite crear un gran número de fórmulas simplemente escribiendo en una celda
o usando el puntero del mouse para seleccionar las celdas que se incluirán en una fórmula.
Por ejemplo, puede crear fórmulas básicas de adición, sustracción, multiplicación y división
utilizando estos métodos. Sin embargo, como ya descubrió en lecciones anteriores, la
interfaz de usuario dispone de herramientas que le facilitan el trabajo con datos. En esta
lección, utilizará unos cuantos grupos de comandos de la pestaña FÓRMULAS para
mostrar fórmulas y rangos de nombre para usarlos en fórmulas.
Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiariza
con algunos de los grupos de comandos de la pestaña FÓRMULAS y los usa para trabajar
con fórmulas. Aprenderá más acerca de los comandos de la pestaña FÓRMULAS en la
siguiente lección, que aborda las funciones.
47
48 Lesson 4
Figura 4-1
La pestaña FÓRMULAS en Excel 2013
PREPÁRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRA un libro en blanco
nuevo.
1. Haga clic en la celda A1.
2. Escriba =7+8*3/2-4 y presione Entrar. Acaba de introducir una fórmula.
Tome nota Las fórmulas deben escribirse sin espacios, aunque si introduce alguno, Excel los eliminará
cuando presione Entrar.
3. Haga clic en la celda A1. Observe que el resultado de la fórmula se muestra en la celda, pero que la
fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas (véase la Figura 4-2).
Figura 4-2
Visualización de una fórmula
en la barra de fórmulas
La fórmula se muestra en la
barra de fórmulas.
Resultados de la visualización
de fórmula en la celda.
4. Haga doble clic en la celda A1. La fórmula aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas.
Puede editar la fórmula de este modo.
5. Presione Entrar.
6. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar fórmulas. Se
mostrará la fórmula de la celda A1.
Tome nota Mientras visualiza las fórmulas, no verá los resultados de estas.
Uso de fórmulas básicas 49
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Se entiende por fórmula una ecuación que realiza cálculos como sumas, restas, multiplicaciones
y divisiones, con valores de una hoja de cálculo. En Excel, un valor puede ser un número, una
dirección de celda, una fecha, texto o datos booleanos, aunque por lo general es un número
o una dirección de celda en términos de fórmulas. Una fórmula consiste en dos elementos:
operandos y operadores de cálculo. Los operandos identifican los valores que se usarán en
el cálculo. Un operando puede ser un valor constante o una variable como una referencia de
celda, un rango de celdas u otra fórmula. Una constante es un valor de texto o un número
que se introduce directamente en una fórmula. Una variable es un símbolo o un nombre que
representa otra cosa, ya sea una dirección de celda, un rango de celdas y así sucesivamente.
Los operadores de cálculo especifican los cálculos que se realizarán. Para que Excel pueda
distinguir entre las fórmulas y los datos, todas las fórmulas empiezan por un signo igual (=).
Tome nota Puede empezar una fórmula con un signo más (+) o un signo menos (−) como operador de
inicio de cálculo, pero Excel lo cambiará a un signo igual cuando presione Entrar. Excel no
reconoce una fórmula del tipo 3+4= como fórmula legítima. La tratará como una cadena de
caracteres normal.
Negación –5
Cuando crea una fórmula, aparece en la barra de fórmulas y en la misma celda. Cuando
complete la fórmula y presione Entrar, el valor se mostrará en la celda y la fórmula en la
barra de fórmulas si selecciona la celda. Puede editar una fórmula en la celda o en la barra de
fórmulas igual que puede editar cualquier entrada de datos.
Figura 4-3
Paréntesis agregados a la
fórmula
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Excel aplicará las reglas de las matemáticas para determinar cómo se calculan las fórmulas. A
continuación, se muestra el orden en el que se aplicarán los operadores aritméticos:
• Porcentaje (%)
• Exponenciación (ˆ)
7 + 8 * 3 / 2 − 4 = 15
Puede utilizar los paréntesis de una fórmula para reemplazar el orden estándar de operaciones.
Excel realiza primero los cálculos de las fórmulas que están entre paréntesis. Los paréntesis
que están dentro de paréntesis se denominan paréntesis anidados. Los cálculos se realizan
primero en las fórmulas que están en el conjunto de paréntesis más profundo, y de izquierda
a derecha si los paréntesis anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado
de la siguiente ecuación con paréntesis será diferente del anterior:
Solución de Al modificar una fórmula compleja, si decide revertir a la fórmula original y volver a empezar, solo tiene
problemas que presionar Esc. Si ya presionó Entrar, solo tendrá que hacer clic en el botón Deshacer de la barra de
herramientas de acceso rápido.
Uso de fórmulas básicas 51
PREPÁRESE. ABRA el archivo de datos 04 Budget Cell References para esta lección.
1. Haga clic en la celda B18.
2. Haga clic en la barra de fórmulas y reemplace 1200 con la celda B3. Observe que la celda B3 se resalta
y está rodeada por un borde azul mientras que modifica la fórmula (véase la Figura 4-4).
Figura 4-4
Introducción de una referen-
cia de celda relativa Introducción de una
referencia de celda relativa
Tome nota Puede utilizar mayúsculas o minúsculas cuando escribe una referencia de celda en una fórmula.
Por ejemplo, no importa si escribe B4 o b4 en la fórmula que introduce.
3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de la celda B18 utiliza una referencia de celda relativa a la celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado cambia a 400.
5. Observe en la barra de fórmulas que la fórmula de la celda B21 es =B6+500-100, pero la fórmula que
copió es =B3+500-100. Eso es porque la referencia de celda original de la celda B3 cambió a la celda
B6 cuando copió la fórmula tres celdas más abajo y la celda B6 está en blanco. La referencia de celda
se ajusta con respecto a su posición en la hoja de cálculo.
6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda consiste en hacer clic en la celda a la que se
hace referencia mientras se crea o se modifica una fórmula. Con la celda B21 activa, haga clic en la
barra de fórmulas y seleccione B6.
7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda rodeada por un borde azul discontinuo,
mientras que la celda B3 aparece en la barra de fórmulas en lugar de celda B6 (véase la Figura 4-5).
Presione Entrar.
52 Lesson 4
Figura 4-5
Uso del mouse para introdu-
cir una referencia de celda Introducción de una
relativa referencia de celda relativa
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que la referencia se ajuste automáticamente
al copiar o rellenar la fórmula en filas o en columnas de rangos de celdas. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas de Excel utilizan referencias relativas.
En este ejercicio, aprenderá dos métodos para crear fórmulas utilizando referencias relativas:
• Escribiendo la fórmula directamente en la celda
• Haciendo clic en una celda para incluir en la fórmula en lugar de escribir la referencia de
celda
El segundo método es generalmente más rápido y elimina la posibilidad de escribir un
identificador de celda incorrecto, en especial si necesita crear una fórmula con muchas referencias
de celda. Por ejemplo, es más fácil cometer un error escribiendo =D2+D7+D9+D12+D14 que
haciendo clic en cada celda para agregarla a la fórmula.
También puede hacer referencia a un rango de celdas de una fórmula, punto que aprenderá más
adelante en esta lección.
La referencia de celdas plantea otro punto importante acerca de Excel. Cuando realiza
operaciones matemáticas en una serie de números sobre papel, estos están generalmente uno
justo al lado del otro en una columna o una fila. En una hoja de cálculo, no es preciso que los
números sean adyacentes: puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas de cualquier
lugar de la hoja de cálculo.
Tome nota Al crear una hoja de cálculo, considere la posibilidad de usar referencias de celda relativas
a menos que sepa que habrá motivos para no ajustar el identificador de la celda al insertar o
eliminar filas y columnas.
5. Copie la celda B21 en la celda C21. El resultado visualizado sigue siendo 1600.
6. Observe que en la barra de fórmulas, las fórmulas de las celdas B21 y C21 son ambas =$B$3+500-100.
La Figura 4-6 muestra la fórmula para la celda C21. Independientemente de dónde copie la fórmula de
la hoja de cálculo, la fórmula sigue haciendo referencia a la celda B3.
7. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda o un rango de celdas específico, con
independencia de dónde se encuentra la fórmula de la hoja de cálculo. Las referencias de celda
absolutas incluyen dos signos de dólar en la fórmula, delante de la letra de la columna y del
número de la fila. Así, la referencia de celda absoluta $B$3 se refiere a la columna (B) y a la
fila (3). Cuando copie la fórmula en cualquier celda de la hoja de cálculo, la referencia absoluta
no se ajustará a las celdas de destino.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y guarde Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que usa una referencia de fila o de
columna absoluta, pero no ambas.
En el ejercicio, la porción de columna de la referencia de celda es absoluta y no cambia en la
fórmula independientemente de dónde se copie la fórmula. La parte de la fila de la fórmula
es relativa (no tiene signo de dólar delante del número de fila de 3), por lo que parte de la
referencia de celda cambia cuando se copia la celda.
Si copia una fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajustará automáticamente,
mientras que la referencia absoluta no se ajustará. Por ejemplo, cuando copió la fórmula que
contiene la referencia mixta $B3 en otra celda de la columna C, la referencia de la celda de
destino cambió a $B4. La referencia de columna se mantuvo igual porque esa parte de la
fórmula es absoluta. La referencia de fila se ajustó porque es relativa.
Figura 4-8
Uso del cuadro de nombres
para dar nombre a un rango
El nombre del rango
aparece en el cuadro de
nombres.
Las celdas
resaltadas que
forman parte del
rango.
5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar el cuadro de diálogo Nombre nuevo.
Seleccione B16:M16.
6. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. Aparecerá el
cuadro de diálogo Nombre nuevo (véase la Figura 4-9).
Figura 4-9
Uso del cuadro de diálogo
Nombre nuevo para dar
nombre a un rango
7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre de rango que se muestra en el cuadro de
texto Nombre. Puede cambiar el nombre si así lo desea. Para este ejercicio, dejará el nombre
predeterminado.
8. Abra la lista desplegable Ámbito. Sus opciones son Libro, Detalles de gastos y Resumen. Las dos
últimas entradas corresponden a hojas individuales del libro. Cierre la lista desplegable y deje Libro
seleccionado.
9. Introduzca comentarios en el cuadro de texto Comentarios, si así lo desea.
10. Deje la dirección de la celda que aparece en el cuadro de texto Se refiere a. Este es el rango
seleccionado. Observe que el nombre de la hoja también se incluye automáticamente.
11. Haga clic en Aceptar. Se guarda el nombre Subtotales_Utilidades para el rango B16:M16.
12. Otra forma de dar un nombre a un rango consiste en usar el cuadro de diálogo Crear nombres a partir
de la selección. Seleccione B3:D14. Esta selección incluye la etiqueta del encabezado de columna.
13. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Crear desde selección.
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
14. Excel determina que desea utilizar la etiqueta de encabezado de columna como nombre de rango.
Haga clic en Aceptar. El rango se guarda con el nombre Total.
15. Abra la lista desplegable del cuadro de nombres. Puede seleccionar entre tres rangos con nombre.
16. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Budget Ranges Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tal como aprendió en la lección 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que se seleccionan
para llevar a cabo operaciones en todas las celdas seleccionadas. Se hace referencia a un rango
de celdas separando la primera y la última celda del rango con dos puntos como, por ejemplo,
B1:B9 y D4:G9. Los totales y subtotales de 04 Rangos de presupuesto utilizan rangos de celdas
en sus fórmulas.
56 Lesson 4
Un rango con nombre es un grupo de celda y en ocasiones una sola celdas, con un nombre
designado. El motivo más habitual para dar un nombre a un rango es referirse a él en fórmulas
y funciones. Nombrar rangos o una celda individual según los datos que contienen es una
técnica de ahorro de tiempo, aunque no lo parezca cuando se trabaja con archivos de datos
limitados en ejercicios de práctica. Sin embargo, dar nombre a un rango de una hoja de cálculo
grande o compleja permite trasladarse rápidamente a la ubicación, como si fuera un favorito.
Después de seleccionar un rango de celdas, puede dar nombre al rango con tres métodos
diferentes:
• Escribiendo un nombre en el cuadro de nombres ubicado junto a la barra de fórmulas
• Utilizando el cuadro de diálogo Nombre nuevo
• Utilizando el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección
Las reglas y pautas para dar nombre a rangos son las siguientes:
• Los nombres de rangos pueden tener hasta 255 caracteres.
• Los nombres de rango puede empezar por una letra, el carácter de subrayado (_) o una barra
diagonal inversa (\). El resto del nombre puede incluir letras, números, puntos y caracteres de
subrayado, pero no una barra diagonal inversa.
• Los nombres de rangos no pueden consistir exclusivamente de las letras "C", "c", "R" o "r",
que se utilizan como accesos directos para seleccionar filas y columnas.
• Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda que se use el carácter
de subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto.
Personal.
• Los nombres de rangos no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o
$B$3.
Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo específica o el libro entero.
El ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin
cualificación. Excel requiere que un nombre sea único dentro de su ámbito, pero puede utilizar
el mismo nombre en diferentes ámbitos. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, si selecciona
un nombre de hoja de cálculo en la lista Ámbito, el ámbito será el nivel de hoja de cálculo local.
Si se selecciona Libro, el alcance será a escala global del libro.
Si definió un rango con nombre después de introducir una referencia de celda en una fórmula,
tal vez desee actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una
celda vacía, haga clic en la flecha junto a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el
cuadro de diálogo Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y en Aceptar.
Tome nota Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes de otras hojas de cálculo dentro de
un libro. Ponga el nombre de la hoja de cálculo entre paréntesis antes del nombre de rango para
identificar a qué hoja de cálculo se refiere.
Después de crear los rangos con nombre, puede seleccionar un nombre en la lista nombre del
cuadro de nombres para seleccionar el rango con nombre en la hoja de cálculo.
paso a paso Crear una fórmula que funciona en un rango con nombre
Figura 4-10
Uso de un rango con nombre
Selección de GastosTR1
en una fórmula en la lista desplegable
de uso en las fórmulas
CIERRE Excel.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
Verdadero / Falso
Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. Para que Excel pueda distinguir entre las fórmulas y los datos, todas las fórmulas empiezan
por un signo igual (=).
V F 2. Con respecto a un rango con nombre, el ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la
cual Excel reconoce el nombre sin cualificación.
V F 3. Puede crear un nuevo rango al seleccionar las celdas y escribir un nombre en el cuadro
Nombre junto a la barra de fórmulas.
V F 4. El orden de operaciones determina las partes de una fórmula que se calculan antes que otras
partes de la fórmula.
V F 5. La fórmula = 6 * 2 / 3 produce el mismo resultado que =6 * (2 / 3).
Proyectos
PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, ABRA Excel y el libro 04 Project Operations Practice.
1. Seleccione C3 y modifique la fórmula insertando paréntesis en torno a 5+2. Presione Entrar. La nueva
fórmula debería ser =(5+2)*8. El valor de C3 cambia de 21 a 56.
2. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y ponga entre paréntesis 65–29. Presione Entrar. La
nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+97/5. El valor de D2 cambia de -147,6 a 307,4.
3. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y ponga entre paréntesis 97/5. Presione Entrar. La
nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+(97/5). El valor de D2 sigue siendo el mismo en 307,4.
4. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y cambie los paréntesis para que la fórmula sea =(65–
(29*8)+97)/5. Presione Entrar. El valor de D2 cambia a -14.
5. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Project Operations Solution y CIÉRRELO .
9. Sume las cuatro categorías de gastos en la hoja de gastos igual que hizo en la hoja de ventas. Tenga
cuidado y seleccione el nombre de rango de hoja de cálculo en vez del nombre de rango de libro en
cada caso. Volverá a usar este libro de nuevo en la lección 5 y creará fórmulas con funciones en la hoja
de análisis.
10. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Income Analysis Solution y CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
5 Uso de las funciones
60 Lección 5 5
Para crear y mantener un presupuesto personal no solo se necesita estimar y realizar un seguimiento de los gastos. A menudo
es preciso ver, por ejemplo, los subtotales de determinados datos, para determinar cuánto se va a gastar trimestralmente. En
ocasiones, querrá saber cuál es su pago promedio por gastos que varían a lo largo del año. Los presupuestos son también
documentos de trabajo; cambian con el tiempo y puede que sea preciso realizar modificaciones en su estructura. La creación de
fórmulas adecuadas aumenta la flexibilidad en las hojas de cálculo. Excel proporciona una amplia variedad de funciones
predefinidas útiles para introducir fórmulas de forma rápida y precisa. En esta lección, aprenderá a utilizar funciones básicas de
Excel trabajando con un presupuesto anual de gastos del hogar.
Pestaña FÓRMULAS
La pestaña FÓRMULAS de Excel 2013, mostrada en la Figura 5-1, proporciona acceso
a una biblioteca de funciones y fórmulas. En esta pestaña, puede utilizar los comandos
para insertar funciones y totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de
una fórmula rápidamente.
Figura 5-1
La pestaña
Botón de la función Insertar junto a
FÓRMULAS en la barra de fórmulas
Excel 2013
En esta lección, aprenderá a usar una variedad de funciones básicas para realizar cálculos
en una hoja de cálculo de presupuesto.
60
Uso de las funciones 61
Las funciones permiten realizar fácilmente trabajo matemático en un rango de celdas, de forma
rápida y cómoda. En esa sección se muestra cómo utilizar algunas de las funciones básicas de
Excel: SUMA, CONTAR, CONTARA, PROMEDIO, MIN y MAX.
3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaña FÓRMULAS y luego en la parte superior del botón
Autosuma. La función SUMA aparecerá con los argumentos introducidos, pero solo se incluye C6.
Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (véase la Figura 5-2). Presione Entrar. El resultado,
1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.
Figura 5-2
Uso de la función SUMA
La alternativa a la función SUMA consiste en crear una fórmula de suma utilizando las
referencias de celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuación:
=B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7
La manera más fácil de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA o
Autosuma. La Autosuma es una característica incorporada de Excel que reconoce las celdas
adyacentes en filas y columnas como la selección lógica para realizar la Autosuma.
Figura 5-3
Resultado de la función
CONTAR
4. GUARDE el libro.
En este ejercicio, podría haber incluido el encabezado de fila, Subtotales sin servicios, en el
rango de fórmulas junto con los datos de las celdas B6 a M6. La función CONTAR omite A6
porque no contiene un número y la función no tiene en cuenta las celdas en blanco. Verá este
efecto utilizando CONTARA en el próximo ejercicio.
Figura 5-4
Los resultados de la función
PROMEDIO
Resultados de la función
PROMEDIO
4. GUARDE el libro.
Figura 5-5
Rango erróneo seleccionado
para la función MIN.
64 Lección 5
4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en la celda M9. El rango
B9:M9 aparecerá en la función, que ahora se ve de la siguiente forma= MIN(B9:M9). Véase la Figura
5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado, 150, que es la factura de electricidad más baja prevista
para el año.
Figura 5-6
Modificación de la
función MIN
5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mínima prevista para el año.
6. GUARDE el libro.
Figura 5-7
Los resultados de la función
MAX
Resultados de la
función MAX
CIERRE Excel.
Uso de las funciones 65
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿Cuál de los siguientes enunciados calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no
numérica de forma predeterminada, utilizando la función SUMA en su fórmula?
a. PROMEDIO
b. AutoSuma
c. CONTAR
d. MAX
2. Quiere sumar un rango de celdas y luego dividir el total por el número de entradas de la celda para
determinar el promedio de todos los valores en el rango. ¿Qué función usará?
a. MIN
b. PROMEDIO
c. CONTAR
d. MAX
3. Debe calcular la cantidad de celdas que no están en blanco en la hoja de cálculo. ¿Qué función usará?
a. SUM
b. CONTAR
c. MIN
d. MAX
4. ¿Cuál de los siguientes enunciados describe con precisión la selección predeterminada para
AutoSuma?
a. Debe realizar la selección antes de hacer clic en AutoSuma.
b. De forma predeterminada, Autosuma suma todas las entradas ubicadas encima de la celda en
la que se encuentra la fórmula, incluso si las celdas contienen una combinación de contenido
numérico y no numérico.
c. De forma predeterminada, Autosuma calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera
celda no numérica.
d. Autosuma no tiene una selección predeterminada.
5. ¿De qué categoría de funciones son ejemplos las funciones CONTAR y MIN?
a. texto
b. estadística
c. financiera
d. lógica
Verdadero / Falso
Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. La función PROMEDIO devuelve el número de celdas del rango seleccionado que contienen
texto o valores, pero no celdas en blanco.
Proyectos
CIERRE Excel.
6 Aplicar formatos a rangos y celdas
Cuatro médicos y un asistente médico (PA) generan los ingresos de Contoso, Ltd. En colaboración con los médicos, el PA atiende
a pacientes que necesitan una cita cuando los horarios de todos los médicos están completos. Muchos enfermos crónicos cuyo
estado requiere una monitorización frecuente tienen una cita programada con el PA. Dado que a menudo la programación y las
horas extras de la empresa están completas, en administración se está sopesando la posibilidad de agregar una enfermera
practicante (NP) para equilibrar la carga de pacientes. Una NP es una enfermera con capacidad para ofrecer servicios que en
parte coinciden con los de un médico. Por ejemplo, en la mayoría de los Estados Unidos una NP puede recetar medicamentos.
En esta lección, utilizará Excel para administrar los datos pertinentes asociados a los médicos de Contoso y sus asistentes para
determinar si debe agregarse una NP al personal.
68
Aplicar formatos a rangos y celdas 69
Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de
cálculo. En el mundo de los negocios, las hojas de cálculo generalmente se imprimen y
se comparten con otros. Por lo tanto, es conveniente que las hojas de cálculo sean tan
atractivas y comprensibles como sea posible.
Figura 6-2
Cuadro de diálogo Insertar
70 Lección 6
8. Observe que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una celda a la
derecha. La hoja de cálculo debe ser parecida a la de la Figura 6-3.
Figura 6-3
Hoja de cálculo después de
insertar celdas
Comando
Insertar
Rango de
celdas
insertado
480
502
446
577
302
302
11. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Insert Delete Solution.
Agregar y cambiar son actividades habituales en los libros de Microsoft Office Excel 2013.
Después de crear y guardar un libro de Excel para realizar el seguimiento de los pacientes
tratados mensualmente, el ayudante administrativo de Contoso descubrió que era preciso
efectuar correcciones y agregar datos adicionales. En el ejercicio anterior, se hicieron las
correcciones y adiciones. En esta lección, utilizará la misma hoja de cálculo más adelante para
determinar si es necesario contratar a una enfermera practicante en el número promedio de
horas trabajadas por los empleados.
Cuando hace clic en la flecha del comando Insertar en el grupo Celdas de la pestaña INICIO,
el menú indica que puede insertar fácilmente celdas, filas y columnas de la hoja de cálculo o
incluso una nueva hoja de cálculo en un libro.
Si hace clic en el botón Insertar del grupo Celdas, se insertará una celda en blanco y, de
forma predeterminada, las celdas existentes se desplazarán hacia abajo en la columna. Si,
sin embargo, hace clic en la flecha del botón Insertar y selecciona Insertar celdas, se abrirá el
cuadro de diálogo Insertar que se muestra en la Figura 6-2 y podrá elegir desplazar las celdas
hacia la derecha o hacia abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de cálculo.
Figura 6-4
Hoja de cálculo después de
eliminar celdas
Cuando hace clic en la flecha de debajo del comando Eliminar del grupo Celdas de la pestaña
INICIO, observe que puede eliminar una celda o una fila de la hoja de cálculo o una hoja de
cálculo completa.
En la lección 2 "Trabajar con Microsoft Excel 2013", aprendió que eliminar una celda no
es lo mismo que borrar el contenido de esta. Una hoja de cálculo de Excel es como varias
pilas de cajas. Las cajas están alineadas unas junto a otras y encima de otras para formar una
cuadrícula. El lado abierto de cada caja mira en dirección del usuario. Puede sacar el contenido
de la caja y, por consiguiente, vaciarlo, pero la caja seguirá estando en la pila. Esto equivale
a borrar el contenido de una celda. El mismo principio se aplica cuando se presiona la tecla
Supr del teclado, simplemente está eliminando el contenido de la celda. Sin embargo, cuando
saca una caja de la pila, la caja entera sale. Esto equivale a eliminar una celda ejecutando el
comando Eliminar celdas.
Solución de El formato manual se aplica únicamente a las celdas seleccionadas. Por lo tanto, debe seleccionar la celda o
problemas un rango de celdas antes de aplicar el formato.
3. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar, tal como se muestra en la
Figura 6-5. Ahora, las etiquetas de columna están centradas horizontalmente.
Alineación superior
Figura 6-5 Alinear en la parte inferior
Botones de alineación Centrar
La alineación vertical afecta verticalmente la ubicación del contenido de una celda. Las
opciones en el grupo Alineación de la pestaña INICIO son Alinear en la parte superior, Alinear
en el medio y Alinear en la parte inferior. También puede seleccionar Justificar o Distribuido,
que están disponibles en el cuadro de diálogo Formato de celdas, que se muestra en la Figura
6-6. Para obtener acceso al cuadro de diálogo, haga clic en el selector de cuadros de diálogo en
la esquina inferior derecha del grupo Alineación de la pestaña INICIO.
Figura 6-6
Cuadro de diálogo Formato
de celdas
Aplicar formatos a rangos y celdas 73
• Superior (o Alineación superior): la línea superior del texto aparece en la parte superior de
la celda.
• Centrar (o Alinear en el medio): el texto está centrado a medio camino entre la parte
superior e inferior de la celda.
• Inferior (o Alinear en la parte inferior): el texto aparece en la parte inferior de la celda.
Esta es la alineación vertical por defecto.
• Justificar: el texto se extiende de forma uniforme por toda la celda. Excel ajustará el texto,
además de ajustar automáticamente la altura de la fila, si es necesario.
• Distribuido: el texto se extenderá uniformemente entre la parte superior de la celda y la
parte inferior, con un espacio en blanco como separación.
Figura 6-7
Menú Fuente
3. Mantenga seleccionada la celda A1 y abra el menú Tamaño de fuente que se indica en la Figura 6-8.
Seleccione 18. El tamaño de fuente del texto cambiará a 18 puntos.
Figura 6-8
Disminuir tamaño de fuente
Opciones relacionadas con la
Aumentar tamaño de fuente
fuente en el grupo Fuente
Excel proporciona muchas fuentes como Arial, Calibri y Times New Roman en el menú Fuente.
Para mejorar el diseño general de una hoja de cálculo, por lo general se amplía el tamaño de
fuente de los títulos y las etiquetas.
El tamaño de la fuente se mide en puntos. Cada vez que haga clic en Disminuir tamaño de fuente
o Aumentar tamaño de fuente, el tamaño cambiará en función de una cantidad establecida que
coincida con las opciones de tamaño de la lista Tamaño de fuente. Los puntos se refieren a la
medición de la altura de los caracteres de una celda. Un punto equivale a 1/72 pulgadas.
En el cuadro de diálogo Opciones de Excel (seleccione Archivo > Opciones), en la página
General, puede cambiar la fuente predeterminada que se usa en todos los libros nuevos.
Solución de Si elige otra fuente o tamaño de fuente predeterminado, dicha fuente se usará únicamente en los libros
problemas que cree después de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán
afectados.
Cuando seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la
minibarra de herramientas que se muestra en la Figura 6-9, para aplicar las funciones de
formato que seleccione. Dicha minibarra de herramientas es una herramienta de formato que
aparece por encima o por debajo del menú contextual cuando hace clic con el botón derecho en
una celda. Esta barra de herramientas única proporciona los comandos de formato utilizados
con más frecuencia. A diferencia de la barra de acceso rápido, que se puede personalizar, esta
minibarra de herramientas no se puede personalizar.
Figura 6-9
Minibarra de herramientas
PREPÁRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells2 de esta lección.
1. Seleccione A3:O3.
2. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botón Color de relleno, tal como se muestra en la Figura
6-10. Aparecerán las paletas Colores del tema y Colores estándar.
Figura 6-10
Botón Color de relleno en el
grupo Fuente
Color de relleno
3. Seleccione el cuadro de colores Azul, Énfasis 1, Claro 80%, tal como se muestra en la Figura 6-11. Se
aplicará un fondo azul claro a la fila del encabezado de la columna.
Aplicar formatos a rangos y celdas 75
Figura 6-11
El cuadro de colores Azul,
Énfasis 1, Claro 80% en la
herramienta Color de relleno
4. GUARDE el libro como 06 Patient Visits Format Cells Solution2 y CIERRE el archivo.
Sin color (nada) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utilizó para
aplicar el color de la fuente también se utiliza para el color de fondo.
Al igual que pasa cuando selecciona un color de fuente, después de seleccionar un color y
aplicarlo al fondo de una celda, el botón Color de relleno adopta dicho color. Para aplicar el
color que se muestra en el botón Color de relleno, solo tiene que seleccionar y hacer clic en el
botón. Para aplicar otro color de relleno, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno
y aplique un color del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores para
abrir el cuadro de diálogo Colores y personalizar una mezcla de colores.
Puede aplicar a las celdas tanto un efecto de trama como un color de fondo. Para ello, primero
tiene que seleccionar el rango de celdas al que quiere aplicar un color de fondo con efectos de
trama y, a continuación, hacer clic en el selector de cuadros de diálogo del grupo Fuente. Se
abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en Relleno. Tal como se muestra en
la Figura 6-12, realice una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al
color de fondo.
Figura 6-12
Agregar una trama al color
de fondo de una celda
Figura 6-13
El menú Formato de número
5. Seleccione Moneda. Los números ahora reciben el formato de dólares, con dos espacios decimales
que representan los centavos.
6. Mantenga seleccionado el rango B4:D8 y seleccione Contabilidad en el menú Formato de número.
Este formato permite alinear a la izquierda el signo de dólar en cada celda.
7. En el grupo Número, haga clic dos veces en el botón Disminuir decimales para mostrar espacios no
decimales. Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales se muestran en la Figura 6-14.
Ahora los números están redondeados a dólares completos.
Figura 6-14
Botones del grupo Número
Disminuir decimales
Aumentar decimales
Estilo millares
Formato de Estilo porcentual
número de
contabilidad
La pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas muestra 12 categorías de formatos
de número entre las que puede elegir. La mayoría también están disponibles en el menú Formato
de número. Sin embargo, cuando seleccione una categoría en el cuadro de lista del cuadro de
diálogo Formato de celdas, el lado derecho de la pestaña cambiará para mostrar las opciones.
Por ejemplo, la categoría Número tiene tres opciones que puede controlar:
Observe que el cuadro de lista Números negativos tiene cuatro opciones, dos de las cuales
muestran los valores negativos en rojo. Estas opciones cambian en función del número de
posiciones decimales y si decide separar los miles. Asimismo, observe que en la sección de
ejemplo que está cerca de la parte superior del cuadro de diálogo se obtiene una vista previa de
cómo aparecerá la celda activa con el formato de número seleccionado. Cuando haya acabado
de seleccionar, haga clic en Aceptar para aplicar el formato de número a todas las celdas
seleccionadas.
78 Lección 6
Las categorías de formato de número exclusivas de la pestaña Número del cuadro de diálogo
Formato de celdas están descritas en la Tabla 6-2.
Persona- Permite definir formatos de número personalizados que no están incluidos en ninguna de
lizado las demás categorías.
Texto Cuando se aplican a un valor, Excel trata el valor como texto (aunque parezca un
número). Esta característica es útil para artículos tales como números de pieza.
Figura 6-15
Hoja de cálculo con formato Indica que el contenido de
con ajuste del texto las celdas seleccionadas está
ajustado
Celdas ajustadas
4. GUARDE el libro.
Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o las celdas adecuadas y volviendo a
hacer clic en el botón Ajustar texto.
Solución de Si elige otra fuente o tamaño de fuente predeterminado, dicha fuente se usará únicamente en los libros
problemas que cree después de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán
afectados.
Figura 6-16
Combinadas y
Hoja de cálculo con formato centradas
con las celdas de las dos
primeras filas combinadas y
centradas
Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas adyacentes horizontal o
verticalmente. Cuando combina celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda
grande que se extiende por varias columnas o filas.
Figura 6-17
Puntero de Copiar formato
Copiar formato
Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea aplicar formatos a diversas selecciones.
Figura 6-18
Galería de estilos de celda
5. En la sección Títulos y encabezados, seleccione el estilo Encabezado 1 para aplicarlo a la primera celda
de la hoja de cálculo.
6. Seleccione la celda A2.
7. Abra la galería Estilos de celda y en la sección Estilos de celda de tema, seleccione Énfasis1. Se
aplicará un fondo azul con texto blanco a la celda A2.
8. Seleccione A8:D8.
9. Abra la galería Estilos de celda y, en la sección Títulos y encabezados, seleccione Total. Aparecerá un
borde fino azul sobre A8:D8 y un subrayado doble bajo el rango de celdas. Seleccione una celda en
blanco para ver los resultados. Véase la Figura 6-19.
82 Lección 6
Figura 6-19
Hoja de cálculo con estilos
de celda aplicados
10. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Contoso Cell Styles Solution y, a continuación,
CIERRE el archivo.
Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaños, los formatos de número, y los bordes
y sombreado. Excel tiene varios estilos predefinidos que se pueden aplicar; también puede
modificar o duplicar un estilo de celda para crear un estilo de celda personalizado.
Cuando apunta a los estilos definidos en la galería de estilos de celda, puede ver el formato
que se utilizará cuando aplica cada estilo. Esta característica le permite evaluar el formato sin
tener que aplicarlo realmente.
Experimente y combine estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en
un estilo de celda temático, que se aplicará sombreando la celda. A continuación, puede volver
a hacer clic en Estilos de celda y en Encabezado 1; se aplicará un tamaño de fuente más grande,
negrita y un borde grueso inferior.
Si no le convence un estilo aplicado, puede usar el comando Deshacer inmediatamente después
de aplicar el estilo, quitar el estilo aplicando el estilo Normal o aplicar otro estilo a la celda o
el rango.
Figura 6-20
Hipervínculo insertado en
una hoja de cálculo
Hipervínculo
Figura 6-21
Cuadro de diálogo Mayor
que y celdas que muestran el
formato condicional
6. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Solution
y cierre el archivo.
El formato condicional es una eficaz función de Excel que le permite especificar cómo deben
mostrarse las celdas que cumplen una determinada condición. Por lo tanto, por formato
condicional se entiende que Excel aplica formato automáticamente, basándose en criterios
establecidos.
El formato condicional ayuda a responder este tipo de preguntas resaltando las celdas o los
rangos de celdas pertinentes. Incluso puede establecer varias reglas de formato condicional
para un rango de datos.
PREPÁRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting2 para esta lección.
1. Seleccione D4:O8.
2. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el menú Formato condicional y seleccione
Borrar reglas > Borrar reglas desde las celdas seleccionadas.
3. Vuelva a abrir el menú Formato condicional y seleccione Administrar reglas. Aparecerá el cuadro de
diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
4. Haga clic en el botón Nueva regla. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar
formato únicamente a los valores de rango inferior o superior. El cuadro de diálogo cambiará tal
como se muestra en la Figura 6-22.
Figura 6-22
Cuadro de diálogo Nueva
regla de formato
5. En la sección Editar la descripción de regla, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.
6. Haga clic en el botón Formato. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
7. Haga clic en la pestaña Rellenar si aún no está seleccionada y, a continuación, seleccione el cuadro de
color rojo claro (rosa). Haga clic dos veces en Aceptar.
8. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en el botón
Nueva regla.
9. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato únicamente a los valores
de rango inferior o superior.
10. En la sección Editar la descripción de regla, en la primera lista desplegable de la izquierda, seleccione
Inferior y, a continuación, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.
Aplicar formatos a rangos y celdas 85
Figura 6-23
Hoja de cálculo con el 10 %
superior y el 10 % inferior de
las reglas aplicadas
14. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Revised
Solution y, a continuación, CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
Asimismo, puede visualizar el administrador de reglas para ver cuáles son las reglas en vigor
para la hoja de cálculo y aplicar dichas reglas en el momento adecuado. En el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales, puede agregar nuevas reglas, editar reglas
ya existentes o eliminar una o todas las reglas. Las reglas se aplicarán en el orden en el que
aparecen en el administrador de reglas. Puede aplicar todas las reglas, o puede aplicar reglas
específicas para analizar los datos. Aplicar formato es visible cuando está abierto el cuadro de
diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. Por lo tanto, puede experimentar
con los formatos que desea aplicar y el orden en el que se aplican.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Desea insertar una celda en la hoja de cálculo. ¿Qué comando debe usar?
a. El comando Insertar del grupo Celdas de la pestaña INICIO
b. El comando Formato del grupo Celdas de la pestaña INICIO
c. El comando Copiar formato del grupo Portapapeles de la pestaña INICIO
d. El comando Formato del menú contextual al hacer clic con el botón derecho en una celda
2. Desea dar formato a una celda para que el texto se extienda uniformemente por toda la celda,
se ajuste automáticamente y, si es preciso, se ajuste también la altura de la fila. ¿Qué opción de
alineación debe elegir?
a. Centrar
b. Alinear en el medio
c. Justificar
d. Distribuido
3. ¿Cuál de las siguientes opciones no se puede copiar con Copiar formato?
a. Color de fuente
b. Negrita
c. Tamaño de fuente
d. Contenido de la celda
86 Lección 6
4. No le gusta el estilo de celda que acaba de aplicar. ¿Cuál de las siguientes es la forma menos efectiva
de eliminar o reemplazar el estilo?
a. Aplicar otro estilo a la celda.
b. Usar el comando Deshacer.
c. Eliminar el contenido de la celda.
d. Aplicar el estilo Normal a la celda.
5. ¿Cuál de las siguientes opciones no es útil para cambiar el tamaño de fuente?
a. Lista desplegable de tamaño de fuente
b. Botón Aumentar tamaño de fuente
c. Botón Disminuir tamaño de fuente
d. Orientación, botón
Verdadero / Falso
Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. Cuando elimina celdas de una hoja de cálculo, quita una o varias celdas y obliga a las demás
celdas a moverse hacia abajo o hacia la derecha.
V F 2. Cuando apunta a los estilos definidos en la galería de estilos de celda, puede ver el formato
que se utilizará cuando aplica cada estilo.
V F 3. Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaños, los formatos de número, y los
bordes y sombreado.
V F 4. No puede dividir una única celda de hoja de cálculo que no se haya combinado.
V F 5. Después de seleccionar un color y aplicarlo al fondo de una celda, el botón Color de relleno
adopta ese color.
Proyectos
3. Seleccione B7:E7.
4. Ejecute Autosuma en cada una de las celdas.
5. Haga clic en A1.
6. En el menú Estilos de celda, aplique el estilo Título.
7. Seleccione A2:E2.
8. En el menú Estilos de celda, aplique el estilo Énfasis6.
9. Seleccione A3:A7.
10. Aplique el estilo de celda 40% - Énfasis6.
11. Seleccione B3:E7.
12. Aplique el estilo de celda 20% - Énfasis6.
13. Seleccione A7:E7.
14. Aplique negrita a todas las celdas del rango.
15. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Regional Sales Formatted Solution y CIERRE el
archivo.
CIERRE Excel.
7 Aplicar formato a las
hojas de cálculo
Consolidated Messenger es un servicio de entrega urgente en el mismo día que atiende a más de 500 abogados de Nueva York.
Las entregas de la compañía se realizan a pie, en bicicleta o por medio de vehículo para entregar documentos a los tribunales,
realizar tramitaciones, entregas de documentos y pequeños paquetes, o recuperar registros. Los trabajadores de Consolidated
Messenger utilizan hojas de cálculo de Excel para realizar el seguimiento de las entregas diarias. El departamento de contabilidad
combina las hojas de cálculo de todos los encargados para procesar las facturas y las nóminas, y para presentar informes a la
gerencia. Los informes de gerencia deben tener un aspecto profesional y ser muy fáciles de leer ya sea en pantalla o impresos.
En esta lección, aprenderá a trabajar con las filas y columnas de una hoja de cálculo, aplicar temas, modificar la apariencia en
pantalla y la apariencia impresa de una hoja de cálculo, insertar encabezados y pies de página, y preparar un documento para
imprimirlo.
Figura 7-2
Menú Insertar
90 Lección 7
4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga presionada la tecla
Ctrl y, a continuación, haga clic en los encabezados de las filas 34 y 43. Haga clic con el botón derecho
en cualquiera de las filas seleccionadas y seleccione Insertar en el menú contextual. Las filas en blanco
aparecerán sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de cada mensajero queden separados
por una fila en blanco.
5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta columna
contiene la zona de entrega.
6. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y seleccione Eliminar
columnas de hoja. Desaparecerá la columna de Zona.
7. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la fila 3 y seleccione Insertar en el menú
contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
8. Seleccione A3:I3. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Combinar y
centrar. El texto "Zona 1" se centrará en las columnas de datos.
9. GUARDE el libro como 07 Messenger Row-Column Solution.
Figura 7-3
Haga doble clic en la Selección de la
línea del límite entre las línea de límite
columnas G y H
Aplicar formato a las hojas de cálculo 91
2. Haga clic en cualquier celda de la columna H. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la
flecha del botón Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro de diálogo Ancho de columna,
en el cuadro de texto de ancho de la columna, escriba 16 y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Aparecerá todo el contenido de la columna H.
3. Mantenga presionado el límite de debajo del encabezado de la fila 3. Arrastre la línea hacia arriba
para disminuir la altura de la fila 3 a 18, tal como se muestra en la Figura 7-4. Observe que cuando
arrastra la línea de límite aparece información en pantalla que muestra la altura de la fila en puntos (el
primer número) y píxeles.
Figura 7-4
Disminución de la altura de Información en
una fila arrastrando la línea pantalla que
de límite muestra la altura
de una fila
4. Seleccione la fila 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato
y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, vuelva a hacer clic en botón
desplegable Formato y seleccione Alto de fila. El cuadro de diálogo Alto de fila indica que la fila tiene
18,75 puntos de altura. Haga clic en Aceptar.
5. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
La altura de la fila, o la medición de arriba abajo de una fila, se mide en puntos; un punto
equivale a 1/72 pulgadas. La altura predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede
especificar una altura de fila que abarque entre 0 y 409 puntos. Ancho de columna es la medida
de izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0
a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres (basándose en la
fuente y el tamaño de fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila o la altura
de una columna en 0, la fila o la columna correspondiente se ocultará.
Como aprendió en la lección 2, cuando el texto que introduce supera el ancho de columna,
dicho texto desborda a la siguiente columna, o bien se trunca cuando la siguiente celda contiene
datos. Del mismo modo, si el valor introducido en una columna supera el ancho de columna,
aparece el símbolo ###, que indica que el número es mayor que el ancho de columna.
Tome nota Para autoajustar rápidamente las entradas de todas las filas de una hoja de cálculo, haga clic
en el icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (en la
intersección de los encabezados de columna y fila) y, a continuación, haga doble clic en uno
de los límites de fila.
Según cómo estén alineados los datos en las columnas, es posible que parezca que los datos de
la hoja de cálculo están apelotonados o demasiado separados cuando usa la opción Autoajustar
ancho de columna porque esta opción ajusta el ancho de columna a la anchura exacta de la
entrada más grande de la columna. Por lo tanto, después de usar esta opción, tal vez quiera
utilizar el mouse para arrastrar el límite derecho de columna de todas las columnas que
parezcan estar demasiado llenas o tienen demasiado espacio en blanco. Espacio en blanco es el
área vacía de un documento, en la que no aparece contenido.
Tome nota Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna en otras columnas. Para
ello, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego en
el encabezado de la columna o las columnas en las que desea aplicar el ancho de columna.
92 Lección 7
En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo
o un libro. Para ello, haga clic en Formato y, a continuación, seleccione Ancho predeterminado.
En el cuadro de diálogo Ancho estándar, escriba una medida de columna predeterminada
nueva. Tenga en cuenta que cuando se cambia la altura o el ancho predeterminado de una
columna o una fila, las columnas y las filas que contienen datos o a las que se haya aplicado
formato previamente conservan el formato.
Figura 7-5
Las columnas de fecha y La línea verde indica
contenido oculto. Ya no
hora ya no se ven en la hoja aparecen las columnas
de cálculo. D y E.
3. Haga clic en cualquier celda. La línea verde desaparecerá y el límite entre las columnas C y F será una
línea vertical doble (vea la Figura 7-6), que indica la existencia de columnas ocultas.
Figura 7-6
La línea de límite vertical Línea de límite
vertical doble
doble indica columnas
ocultas.
4. Seleccione la fila 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato,
apunte Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas. Ahora, la fila 3 está oculta.
5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botón derecho en la selección y seleccione Mostrar. La fila 3
es ahora visible.
Solución de Cuando seleccione las filas 2 y 4 para mostrar la fila oculta, debe seleccionarlas de forma que incluya las filas
problemas ocultas. Presione la tecla Mayúsculas al seleccionar la fila 4 o seleccione la fila 2 y arrástrela para incluir la fila
4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y haga clic en la fila 4. Ahora la fila oculta no se hará visible. Asimismo,
si selecciona solo los datos de las filas no liberará la fila oculta.
Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con datos de gran importancia o extraños
que no utiliza o no quiere que puedan verse mientras está trabajando en otras áreas de la hoja
de cálculo. Si ejecuta el comando Ocultar, los ocultará de la vista, pero seguirán existiendo en
la hoja de cálculo.
Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila que está encima y la fila que está debajo
de la fila o las filas ocultas y ejecute el comando Mostrar filas. Para mostrar las columnas
ocultas, seleccione las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para
mostrar las filas ocultas.
Puede utilizar la función Ir a, introducida en la lección 1, para encontrar una fila o una columna
oculta y luego hacerla visible.
Figura 7-7
Cuadro de diálogo
Pegado especial
Opción Transponer
6. Haga clic en Aceptar. Los datos aparecerán con los datos de las filas en columnas y los datos de las
columnas en filas, tal como se muestra en la Figura 7-8.
94 Lección 7
Figura 7-8
Datos transpuestos
Datos originales
Datos transpuestos
Figura 7-9
Galería de temas
Tema Faceta
6. Haga clic en la Hoja2. Observe que la fuente también cambió en esa hoja.
7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. En la pestaña INICIO, en el grupo
Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda para visualizar la galería Estilos. Observe que
las combinaciones de color para los diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que se aplicó un nuevo
tema de documento, y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del
tema.
8. GUARDE el libro como 07 Messenger Theme Solution y, a continuación, CIERRE el archivo.
El tema de documento predeterminado de Excel 2013 se llama Office. Los temas de documento
son coherentes en todos los programas de Microsoft Office 2013.
Si aplica un tema nuevo, cambiarán las fuentes y colores, además del color de las formas,
SmartArt, tablas, gráficos y otros objetos.
Recuerde que los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o rangos específicos
de una hoja de cálculo; los temas del documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos
(colores, fuentes, líneas y efectos de relleno) a un documento completo.
Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con reconocimiento de tema; por lo que
aplicar un tema nuevo determina qué fuentes y colores utilizan los estilos. Por eso notó un
cambio en la galería Estilos después de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo, los
estilos son independientes de los temas en el sentido de que se pueden cambiar los estilos sin
importar el tema aplicado a un documento.
Tome nota Cuando aplica un estilo de celda de encabezado a texto y, a continuación, aumenta el tamaño
de la fuente de esa celda, el tamaño de la fuente no cambiará después de aplicar un nuevo tema
del documento. Si no cambia el tamaño de fuente del texto de encabezado, aplica un estilo
de celda de encabezado y, a continuación, aplica un tema nuevo, el texto de encabezado se
mostrará con el tamaño de fuente predeterminado del nuevo tema.
Paso a paso Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo
Figura 7-10
Casillas de las líneas de
Casillas Ver e Imprimir para
cuadrícula las líneas de cuadrícula
5. Haga clic en el Selector de cuadro de diálogo en el grupo Opciones de la hoja para abrir el cuadro de
diálogo Configuración de página.
6. En la pestaña Hoja, observe que está activada la casilla Líneas de cuadrícula. Haga clic en el botón
Vista previa de impresión. Las líneas de cuadrícula aparecerán en la vista previa, tal como se muestra
en la Figura 7-11.
Figura 7-11
Vista previa de impresión
que muestra líneas de
cuadrícula
Las líneas de
cuadrícula aparecen
en la vista previa.
7. En la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir, haga clic en el botón Atrás para volver a la
hoja de cálculo.
8. GUARDE el libro como 07 Messenger Appearance Solution y, a continuación, CIERRE el archivo.
Puede rellenar los encabezados y pies de página seleccionando uno o varios elementos
predefinidos en Excel, lo que insertará códigos en el encabezado o el pie de página. Cuando
se imprime el libro, Excel sustituye estos códigos por la fecha actual, la hora actual, y así
sucesivamente. Puede ver la apariencia que tendrán los encabezados y los pies de página
mediante la vista previa de impresión en la vista Backstage.
Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos de Excel combinan uno o varios
elementos. En el ejercicio anterior, insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. A
continuación, puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de página en la vista
Diseño de página. Dentro de esta vista, una vez que tenga el encabezado o el pie de página
seleccionado, podrá modificar la apariencia del texto que contiene mediante el grupo Fuente
de la pestaña INICIO. De esta forma, podrá cambiar el tipo o el tamaño de la fuente, agregar
efectos especiales o agregar otras opciones al texto.
Figura 7-13
Hoja de cálculo con una
marca de agua
Aparece la
marca de agua
"CONFIDENCIAL"
6. GUARDE el libro.
La marca de agua de este ejercicio se creó usando un programa gráfico sencillo y se guardó
como un archivo GIF transparente, por lo que solo el texto y no el fondo de la imagen se
muestran como una marca de agua.
Puede cambiar el tamaño o escala de la imagen mediante el botón Formato de imagen de la
pestaña Diseño del grupo Elementos del encabezado y pie de página. Si hace clic en el
botón, se abrirá el cuadro de diálogo Formato de imagen, donde puede seleccionar las opciones
que quiera en la pestaña Tamaño.
Para quitar la marca de agua, vaya al cuadro de texto de encabezado y elimine el código
&[Imagen].
3. Escriba A1:I54 en el cuadro de texto Área de impresión. Este es el rango de todos los datos de la Hoja1
que se imprimirán.
4. En el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior, escriba 1:4, tal como se muestra en la Figura
7-14. De este modo, se repetirán las cuatro primeras filas de la hoja de cálculo, lo que incluye los
encabezados de columnas, en cada página.
Figura 7-14
Cuadro de diálogo Configu- Cuadro de texto del
área de impresión
rar página, pestaña Hoja Filas que se repetirán
en la parte superior
(también llamadas
títulos impresos)
5. Haga clic en Vista previa de impresión. Aparecerá la ventana Vista previa de impresión. Haga clic en
la flecha dirigida a la derecha de la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda página. Las
cuatro primeras filas de la hoja de cálculo aparecerán en la segunda página (vea la Figura 7-15). Haga
clic en la flecha dirigida a la izquierda para volver a la vista previa de la página 1.
Figura 7-15
La vista preliminar muestra
que las primera cuatro filas Las primeras
cuatro filas de la
de la hoja de cálculo apare- hoja de cálculo se
cen en la segunda página. repiten
Flechas de navegación
Paso a paso Escalar una hoja de cálculo para que quepa en una página impresa
Figura 7-16
Visualización de la hoja
de cálculo después de
escalarla para que se ajuste
a una sola página
El contenido se
comprime para caber
en una sola página
CIERRE Excel.
Por lo general, una hoja de cálculo se escala para reducirla, de manera que se pueda imprimir
en una sola página. También puede ampliar la hoja para que los datos parezcan más grandes y
llenen más de una página impresa. Cuando los cuadros de anchura y altura están configurados
en Automático, puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir
el escalado de la salida impresa. Cada vez que hace clic en la flecha, el escalado cambia en un
5 %.
Tome nota La configuración de anchura y altura debe establecerse en Automático si quiere especificar una
escala como el 75 %.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1.
El ___ es la línea entre las filas o columnas.
2. Un __________ es una línea de texto que aparece en la parte superior de cada página de una hoja
de cálculo impresa.
3. __________ es la medida de arriba abajo de una fila, medida en puntos.
4. La letra de identificación de la parte superior de una columna se llama el __________.
5. Por __________ se entiende reducir o aumentar el resultado impreso a un porcentaje del tamaño
real.
6. Por __________ se entiende un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden
aplicar a un libro completo o a elementos específicos de un libro, como gráficos o tablas.
Proyecto
10. Haga clic en Hoja1, seleccione A2:E15 y presione Ctrl + C para copiar el contenido en el portapapeles.
11. Haga clic en Hoja2 y luego en la celda A1.
12. En la pestaña INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botón Pegar y seleccione
Pegado especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial.
13. Active la casilla Transponer y, a continuación, haga clic en Aceptar.
14. En la Hoja2, seleccione todo el contenido.
15. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione
Autoajustar ancho de columna.
16. Haga clic en la Hoja1.
17. GUARDE el libro como 07 Fine Art Solution y CIERRE el archivo.
Cierre Excel.
Administración de
hojas de cálculo 8
Matriz de conocimientos de la lección
Conocimientos Objetivo del examen Número de objetivo
Organizar hojas de cálculo Copiar y mover hojas de cálculo. 1.1.6
Cambiar el orden de la hoja de cálculo. 1.2.3
Cambiar el color de las pestañas de las hojas 1.3.1
de cálculo.
Ocultar las hojas de cálculo. 1.4.1
Agregar hojas de cálculo a libros existentes. 1.1.5
Usar el zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en Demostrar cómo usar el zoom. 1.4.9
pantalla
Inmovilizar paneles. 1.4.11
Buscar y reemplazar datos Buscar datos en un libro. 1.2.1
Buscar y reemplazar datos. 2.1.2
Mostrar cómo se usa Ir a. 1.2.4
Trabaja para un servicio de administración de oficinas que cuenta con un club de atletismo local entre sus clientes. El club
dispone de un balneario, que registra sus reservas por separado del resto del club. La forma en que el balneario organiza sus
registros; es decir, los clientes de cada día se registran en una hoja de cálculo de Excel individual y las transacciones de cada
semana se registran en un archivo de libro. Cada nueva semana comienza con una especie de "plantilla", que contiene un
formulario para los clientes del lunes. Su trabajo consiste en registrar las transacciones de cada cliente en su propia línea de la
hoja de cálculo, para que los totales de esa hoja reflejen los totales finales del día. Para cada nuevo día de la semana, debe
agregar nuevas hojas en el libro utilizando la hoja del lunes como formulario. Por lo tanto, debe saber cómo agregar, mover y
cambiar los componentes de un libro de Excel, así como cambiar la vista de los datos en las hojas de cálculo de ese libro, para
que sean más fáciles de administrar.
103
104 Lección 8
una categoría. Si se factura a los clientes en diferentes ciclos, tal vez necesite un libro
donde se muestre cuándo facturar a cada cliente.
Una buena manera de dividir el libro en hojas consiste en desglosar las transacciones por
subcategorías de días, como los registros de un balneario. Otra opción consiste en que
cada hoja represente un determinado departamento de ventas. Con esto se asume que el
libro se utiliza como libro mayor y que Excel también se puede utilizar para muchos otros
fines además de para realizar un seguimiento de las cuentas empresariales.
En esta lección, se familiarizará con la forma en que un libro contiene hojas de cálculo
y cómo se pueden manipular dichas hojas dentro de un libro, como si reorganizase el
contenido de una carpeta de su escritorio. Sin embargo, a diferencia del viejo cajón de
escritorio, dispone de algunas herramientas que le recordarán que está usando un equipo,
como por ejemplo el comando Buscar que le ayudará a buscar contenidos determinados.
Los comandos de esta lección se encuentran en el grupo Celdas y el grupo Editar, ambos
en la pestaña INICIO (vea la Figura 8-1).
Figura 8-1
Comandos para organizar
hojas de cálculo
Menú
desplegable de
administración
de las hojas de
cálculo
Menú contextual de Ocultar y
administración de mostrar hojas
las hojas de cálculo de cálculo
Mover y
copiar hojas
Eliminar hojas de cálculo
cálculo de un libro
Insertar hojas de
cálculo
Es como si fuera un tipo de libro mayor que se publica para sí mismo, de hoja en hoja. Tal vez
tenga que eliminar de la hoja que acaba de producir algunos o todos los datos copiados, según
la cantidad de datos que ya haya introducido y hasta qué punto se aplican a la nueva hoja de
cálculo. Copiar una hoja de cálculo también implica que se duplique todo, tanto el formato,
como los datos y las fórmulas.
Cuando necesite una hoja de cálculo nueva con los estilos, formato y fórmulas que funcionan
bien en otra hoja de cálculo ya existente, es fácil copiar simplemente esa hoja y ponerla en
la ubicación del libro donde debe ir. Cuando sea preciso, copie la hoja ya existente antes de
agregar datos en ella, aunque esto no sea siempre posible. La hoja de cálculo que copió contiene
un duplicado de los datos que contiene la hoja ya existente, aunque puede eliminar fácilmente
los datos sin quitar el formato que quería copiar primero.
En el ejercicio anterior, utilizó dos métodos para copiar una hoja de cálculo y obtuvo un libro
de tres hojas. Excel asigna un nombre a cada hoja copiada, aunque probablemente solo se trate
de uno temporal, con el nombre de la hoja copiada seguido de un número entre paréntesis
como, por ejemplo, Lunes (3). Si opta por seleccionar el comando Mover o copiar hoja del
menú Formato, la tarea será más explícita, ya que se mostrará un cuadro de diálogo con todas
las opciones.
El segundo método es más bien un atajo en el que mantiene el puntero sobre la pestaña de la
hoja de cálculo mientras presiona Ctrl y mueve la hoja copiada a la nueva ubicación. El puntero
del mouse le ayudará ya que señala simbólicamente que está copiando una hoja de cálculo.
Puede utilizar cualquier método que prefiera.
Regina 210 x
Ángela 44 x x x 1.5
Ariel 191 x x x x 1
Micaela 221 x x x 1
Julie 118 x x
Yolanda 21 x x x x 1
Gwen 306 x x x 1
Elizabeth H. 6 x x x x 1
Administración de hojas de cálculo 107
Figura 8-3
Hoja de cálculo Miércoles
completa
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Barbara C. 15 x x x x 1
Regina 210 x x 1
Ellen 301 x x
Genevieve 213 x x x x 1
9. GUARDE el libro.
Tome nota La hoja de cálculo que ve cuando abre por primera un libro es la hoja que estaba activa cuando
guardó por última vez el libro, independientemente de dónde se encuentra dicha hoja en el
orden de pestañas.
Figura 8-4
Pestañas de la hoja de
cálculo con color
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Administración de hojas de cálculo 109
Tome nota Si copia una hoja de cálculo cuya pestaña ya tiene color, dicho color se copiará en la nueva hoja
de cálculo junto con el contenido y el formato.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Tome nota Cuando un libro contiene hojas de cálculo ocultas, el comando Mostrar hoja está habilitado
en el menú Formato, mientras que el comando Mostrar está habilitado en el menú contextual
cuando se hace clic con el botón derecho en cualquier pestaña.
Para ocultar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl,
haga clic en la pestaña de todas las hojas que desee ocultar, haga clic con el botón derecho
en cualquiera de esas pestañas y, por último, haga clic en Ocultar en el menú contextual.
Asimismo, puede mostrar únicamente una hoja de cálculo a la vez. Haga clic con el botón
derecho en cualquier pestaña visible y haga clic en Mostrar para que aparezca el cuadro de
diálogo Mostrar con la lista Mostrar hoja donde podrá elegir una hoja de cálculo para que sea
visible.
Figura 8-5
Menú Insertar
3. Haga clic en Insertar hoja. Se creará una hoja de cálculo en blanco nueva y su pestaña se insertará
delante de la pestaña de la hoja activa (Miércoles). Excel le asignará un nombre temporal que empieza
por Hoja y va seguido de un número.
4. Mueva la hoja de cálculo nueva hasta el final de la secuencia de pestañas.
5. Cambie el nombre de la hoja de cálculo nueva a Encuesta.
6. Vuelva a hacer clic en la pestaña de la hoja de cálculo Miércoles.
7. Haga clic en el botón + de la derecha de las pestañas de la hoja de cálculo. Se creará otra hoja de
cálculo nueva con un nombre temporal y esta vez la pestaña se insertará después de Miércoles.
8. Cambie el nombre de los totales de esta hoja de cálculo nueva.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Solución de Aunque Excel dispone de una manera segura de deshacer muchas de las cosas que se realizan por error
problemas en los libros (por ejemplo, presionando Ctrl + Z para revisar los errores cometidos), no puede deshacer
la eliminación de una hoja de cálculo de un libro. Para evitar la pérdida de horas de trabajo, guarde con
frecuencia el libro. De esa manera, si elimina por accidente una hoja de cálculo, al menos podrá recuperar
una versión ligeramente más antigua del archivo guardado.
Administración de hojas de cálculo 111
Figura 8-6
Hojas de cálculo con
mosaico vertical
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Supongamos que agrupó varias hojas de cálculo, tal como aprendió previamente. Cuando
intenta copiar o cortar datos de una hoja de cálculo de un grupo, Excel asume que está
intentando extraer dichos datos de todo el grupo. Así que cuando intenta pegar dichos datos
en una hoja de cálculo individual y desagrupada (tal vez en otro libro), no puede. Esto se debe
a que Excel espera que el área en la que pega datos tenga el mismo tamaño que los datos
cortados o copiados, que en este caso provienen de varias hojas. Sin embargo, si intenta pegar
en un grupo de hojas de cálculo que es igual que el punto de donde proviene el área cortada o
copiada, sí podrá realizar esta operación.
Tome nota Cuando hay poco espacio para que aparezcan todas las pestañas de hojas de cálculo en la
barra de pestañas, como es el caso de la Figura 8-6, las flechas de desplazamiento izquierda y
derecha aparecerán una junto a la otra en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice
dichas flechas para deslizar las pestañas a la izquierda o la derecha hasta que encuentre la que
busca.
Figura 8-7
Zoom máximo en
una hoja de cálculo
5. Haga clic en la pestaña VER y, en el grupo Zoom, haga clic en 100 %. La hoja de cálculo retomará la
ampliación estándar. Desplácese hasta la parte superior de la hoja de cálculo para que la fila 1 esté
visible otra vez. De ser necesario, desplácese hacia la izquierda para poder ver la columna A otra vez.
6. En la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Inmovilizar
paneles en el menú que aparece. Las celdas ubicadas encima y a la izquierda de la celda seleccionada
(B8) ahora están inmovilizadas para el desplazamiento.
7. Desplácese hacia abajo para que la fila 33 se acerque a las etiquetas de la fila 7. Observe que las filas 1
a 7 permanecen en su lugar (vea la Figura 8-8).
Figura 8-8
Hoja de cálculo con paneles
inmovilizados
8. Presione Ctrl + Inicio para desplazar la hoja de cálculo hasta la parte superior. En la el grupo Ventana,
haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Liberar paneles. Las líneas delgadas que identifican los
bordes inmovilizados de la hoja de cálculo desaparecen.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
114 Lección 8
Si estás acostumbrado a usar la rueda del mouse para desplazarse hacia arriba y hacia abajo,
puede utilizar la misma rueda mientras mantiene presionada la tecla Ctrl para acercarse (arriba)
o alejarse (abajo) a una hoja de cálculo.
Tome nota El comando Buscar no busca contenido de una hoja de cálculo oculta.
Figura 8-9
Cuadro de diálogo
Buscar y reemplazar
Administración de hojas de cálculo 115
7. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuación, escriba Beth. Haga
clic en Buscar siguiente. Excel resaltará la celda B15, cuyo contenido incluye "beth" en el medio de la
celda y en mayúscula no coincidente.
8. Seleccione la celda B9.
9. En el cuadro de diálogo, haga clic en Coincidir mayúsculas y minúsculas y luego en Buscar siguiente.
Esta vez, Excel informa que el texto no se puede encontrar, ya que busca un nombre que comienza
con una "B" mayúscula. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.
10. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuación, escriba 420. Haga
clic en Buscar todos. El cuadro de diálogo mostrará un informe detallado en el que se enumeran todas
las celdas del libro que contienen el valor 420. En este caso, apunta a todos los lugares donde los
clientes pagaron "el trabajo" por todos los servicios junto.
11. Haga clic en el primer elemento de la lista cuya entrada Hoja esté marcada como Martes. Excel
mostrará la hoja de cálculo Martes y seleccionará la celda M9, que contiene una entrada por USD
$420.00.
12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
13. Cierre las otras dos ventanas de libros que se encuentran abiertas.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Solución de Cuando elige la opción Coincidir con el contenido de toda la celda del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar,
problemas Excel omite las celdas cuyo contenido no coincide con el texto del cuadro Buscar: en su totalidad. Por
ejemplo, en este caso una búsqueda de "Elizabeth" omitiría la celda que contiene "Elizabeth H", si la opción
Coincidir con todo el contenido de la celda está seleccionada.
Figura 8-10
Cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar con la pestaña
Reemplazar elegida
116 Lección 8
7. Haga clic en Reemplazar todos. Excel buscará todas las instancias de Micaela y agregará una "h"
en medio (corrección del error ortográfico del cliente) y, a continuación, le notificará cuando haya
finalizado el trabajo. Excel realizará un reemplazo.
8. Haga clic en Aceptar y luego en Cerrar.
Solución de Use Reemplazar todos solo cuando esté seguro de que necesita reemplazar todas las instancias de un texto
problemas o un elemento de los datos. Habrá ocasiones en las que necesitará reemplazar solamente algunas instancias,
pero no todas, y es imposible explicarle a Excel cómo elegir las que cambian y las que no.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿Cuál de los siguientes procedimientos no es una forma de eliminar una hoja de cálculo de un libro?
a. Hacer clic con el botón derecho en una pestaña de hoja de cálculo y hacer clic en Eliminar.
b. Presionar Ctrl + A para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo y presionar
Suprimir.
c. Hacer clic en la flecha desplegable que está junto a Eliminar en la pestaña del menú Inicio
y hacer clic en Eliminar hoja.
d. Seleccionar un grupo de hojas de cálculo, hacer clic con el botón derecho en el grupo y
haga clic en Suprimir.
2. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre las hojas de cálculo ocultas y visibles es correcta?
a. Las hojas de cálculo visibles no pueden contener fórmulas que hagan referencia a hojas de
cálculo ocultas.
b. Cuando se hace clic en Buscar todas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar mostrará
todo el contenido coincidente tanto de las hojas de cálculo ocultas como de las visibles.
c. No se puede eliminar accidentalmente una hoja de cálculo oculta.
d. Excel crea una ventana minimizada para cada hoja de cálculo oculta.
3. ¿Por qué motivos puede necesitar copiar una hoja de cálculo dentro de un libro?
a. Es la forma más fácil para crear una copia de seguridad antes de realizar cambios.
b. Le permite repetir los formatos y las fórmulas de trabajo en una hoja nueva.
c. Permite que Excel sepa dónde se encuentran sus rangos de datos.
d. Debe tener una hoja de cálculo oculta por si se produce un error.
4. Para representar dos veces la cantidad normal de hojas de cálculo para cualquier área determinada de
la pantalla, ¿a qué cambiaría el Zoom?
a. 200%
b. 120%
c. 75%
d. 50%
5. ¿Cómo se cambia el color de la pestaña de una hoja de cálculo?
a. En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Temas, seleccione Colores.
b. Hacer clic con el botón derecho en la pestaña y seleccionar la pestaña Color.
c. Utilizar la herramienta Color de relleno de la pestaña INICIO.
d. No se puede cambiar el color de la pestaña de una hoja de cálculo.
6. ¿Cuál de los siguientes pasos es necesario para ocultar la ventana de una hoja de cálculo?
a. En la pestaña VER, ver, en el grupo Ventana, hacer clic en Ocultar.
b. Seleccionar el área visible de la hoja de cálculo.
c. Hacer clic con el botón derecho de la hoja de cálculo y luego en Ocultar.
d. Introducir el nombre de la hoja de cálculo en el cuadro de diálogo Ocultar.
Administración de hojas de cálculo 117
7. ¿Cuál de los siguientes pasos no es un método para insertar una hoja de cálculo en un libro?
a. Hacer clic con el botón derecho en la pestaña ubicada a la derecha del punto donde se
desee insertar una hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en Insertar.
b. En la pestaña INICIO, hacer clic en Insertar y luego en Insertar hoja.
c. En la pestaña INSERTAR, hacer clic en Hoja de cálculo.
d. En el cuadro de diálogo Insertar, hacer clic en Cuadro de diálogo y luego en Aceptar.
8. Para poder inmovilizar la primera columna de una hoja de cálculo en un panel inmovilizado:
a. Todo el contenido de la columna debe estar visible.
b. La primera fila de la columna no debe estar en blanco.
c. Las hojas de cálculo duplicadas también deben poder tener sus primeras columnas
inmovilizadas.
d. Puede hacer clic en Inmovilizar primera columna en el menú Inmovilizar paneles.
9. Acaba de crear una copia de una hoja de cálculo denominada Agosto. ¿Qué nombre le da Excel?
a. Septiembre
b. Agosto (2)
c. Hoja2
d. Julio
10. Cuando hace clic en el botón + (Hoja nueva) en la barra de pestañas, ¿dónde se inserta siempre la hoja
de cálculo?
a. Al principio de la secuencia de pestañas
b. Antes de la hoja de cálculo activa
c. Después de la hoja de cálculo activa
d. Al final de la secuencia de pestañas
Proyectos
12. Para los meses del segundo trimestre, introduzca los valores siguientes:
13. Si es preciso, ajuste el ancho de cada columna para que se puedan leer las entradas.
Ordenar datos
Filtrar datos
Delinear y obtener subtotales de datos Crear esquemas. 2.3.5
Contraer grupos de datos en esquemas. 2.3.6
Insertar subtotales. 2.3.7
Configurar datos en un formato de tabla Aplicar estilos a tablas. 3.2.1
Banda de filas y columnas. 3.2.2
Eliminar estilos de las tablas. 3.2.4
Definir títulos. 3.1.3
Insertar filas de totales. 3.2.3
Agregar y eliminar celdas dentro de las 3.1.2
tablas.
Filtrar registros. 3.3.1
Ordenar datos en varias columnas. 3.3.2
Cambiar el criterio de ordenación. 3.3.3
Eliminar duplicados. 3.3.4
Mover entre tablas y rangos. 3.1.1
Guardar el trabajo con macros Asignar teclas de método abreviado. 1.4.12
Grabar macros básicas. 1.4.7
Administrar la seguridad de las macros. 1.4.5
120
Trabajar con datos y macros 121
Ha sido contratado para llevar los libros de una clínica veterinaria local. En lo que se refiere a la contabilidad, la clientela se sale
de lo normal. Aunque los colegas de trabajo deben realizar un seguimiento de las características de los pacientes, no se trata en
realidad de clientes que pagan. Es posible que los responsables de pagar en su nombre tengan a su cargo más de un paciente a
la vez.
Aunque técnicamente Excel no es un programa de administración de bases de datos, en las oficinas se utiliza más que cualquier
otro programa para dicho fin. Los usuarios aprecian la comodidad de poder tener los registros individuales en filas únicas, por
lo que todo lo que se registre sobre un determinado paciente felino o canino, por ejemplo, se registra en una sola fila. De esta
manera, Excel puede ordenar una base de datos completa según el nombre de los pacientes o mostrar únicamente determinados
registros que cumplen los criterios que el usuario especifique (por ejemplo, solo gatos o solo spaniels) sin que ello afecte la
integridad de la propia base de datos ni cambie el libro.
Pestaña Datos
En la mayoría de los ejercicios de esta lección se utiliza la pestaña DATOS. Aunque en
un principio los programas de hoja de cálculo como Excel tenían como objeto servir de
motores de cálculo, a menudo es cómodo tener los registros y el cálculo en un mismo
programa. Aunque piense que introducir datos sea una tarea tan repetitiva y aburrida
como un maratón de reuniones del consejo municipal sobre la televisión de acceso público,
Excel ayuda a importar datos desde orígenes que no sean el mismo usuario, además de
ser útil para ordenar y administrar correctamente los datos, una vez que estos están en el
libro.
Figura 9-1 En la Figura 9-1 se muestra la pestaña DATOS en una ventana maximizada de Excel, con
Pestaña DATOS muchas de las características que se utilizan en esta lección señaladas.
Importar desde
orígenes que no Pestaña Ordenar de A a Z (ordenar Grupos de filas o Insertar filas de
son Excel Datos de menor a mayor) columnas en clústeres subtotales
Importar datos
Cuando trabaja con un libro que requiere un gran volumen de datos, solo puede desear
fervientemente que esos datos ya existan de alguna forma y que no sea preciso introducirlos
manualmente. Si los datos que necesita para un libro se originan fuera de Excel, este programa
necesita poder recibir dichos datos de tal manera que pueda comprender dónde empiezan y
terminan las celdas y dónde comienzan y terminan los registros. Se pueden importar incluso
archivos de texto simples con valores separados (delimitados) por comas, ya que las comas
actúan como delimitadores, y Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales
están formadas por varias tablas y por lo tanto no pueden importarse directamente. Así que el
truco consiste en ser capaz de abrir una conexión con la base de datos (por ejemplo, un canal
de comunicaciones) y transmitir las tablas específicas que necesita a Excel, de manera que
Excel pueda analizarlas fácilmente (interpretarlas carácter por carácter).
Figura 9-2
Asistente para la
importación de texto, paso 1
Trabajar con datos y macros 123
5. La vista previa muestra los encabezados que empiezan en la fila 3. Por lo tanto, para la opción
Importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulador porque la vista previa no indica espacios largos entre
las cifras. Active Coma. Establezca Calificador de texto en “ (comillas). Desplácese hacia abajo por el
panel Vista previa de datos y observe ahora que Excel encontró las separaciones de columnas entre
las cifras. Haga clic en Siguiente.
7. En el paso 3 del asistente podrá establecer el tipo de datos para cada columna descubierta. Haga clic
en la primera columna del panel Vista previa de datos. Haga clic en Finalizar.
8. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece a continuación, deje ¿Dónde desea situar los
datos? configurado en Hoja de cálculo existente. Haga clic en Aceptar.
9. Disminuya el ancho de la columna A a 16.
10. La hoja de cálculo que generó Excel, que se muestra en la Figura 9-3, muestra los cálculos mensuales
de población de los Estados Unidos desde abril de 2010 hasta diciembre de 2012. Excel no pudo
analizar las fechas de la columna A, por lo que dejó el tipo de datos configurado en General para la
mayoría de las celdas. Sin embargo, cometió un error al intentar convertir el año de la celda A25. Para
corregirlo, comience por eliminar las filas 2, 12 y 25.
Figura 9-3
Hoja de cálculo con datos del
censo recién importada
11. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar.
12. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34 y suéltelo. Excel cambiará las
entradas de la columna A por los meses correctos.
13. Elimine las filas 35 a 40.
14. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Monthly Census Data Solution.
Tome nota En este ejercicio, utilizará un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access
instalado en el equipo para continuar.
124 Lección 9
Figura 9-4
Cuadro de diálogo
Seleccionar tabla
5. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Tabla. En ¿Dónde desea situar los datos?, haga clic
en Hoja de cálculo existente y asegúrese de que el cuadro de texto contenga =!$A$1.
6. Haga clic en Aceptar. Excel necesitará un tiempo para consultar la base de datos. Pronto mostrará
una tabla con formato (vea la Figura 9-5) completa con los botones de filtro automático en los
encabezados, sobre los que aprenderá más en esta lección en la sección "Usar los filtros automáticos".
Figura 9-5
Datos XML no coincidentes,
recién importados
Solución de Con el tiempo, las carpetas donde solían residir archivos de datos antiguos pueden dejar de existir. Este
problemas es ciertamente el caso del archivo XML original desde el cual importó datos a la hoja de cálculo. Algunas
versiones del analizador XML de Microsoft verán esto como un "error", mientras que otras no. Diversos
factores pueden contribuir al analizador XML que tenga su equipo. En cualquier caso, no se trata realmente
de un error y no necesita preocuparse por ello.
Figura 9-6
Datos XML no coincidentes,
recién importados
5. Para corregir el problema, comience por mover los nombres del rango de celdas E23:E75 al rango
B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B.
6. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango de celdas A23:A75. Sobrescriba el
contenido de la columna A.
7. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberían estar en la columna E, los códigos
postales de la columna K que deberían estar en la columna F, y los números de teléfono de la columna
I que deberían estar en la columna G.
8. Elimine las columnas H a L.
9. Elimine las filas 21 y 22.
10. Reemplace las 11 instancias de Dell City en la columna D por Del City.
GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Car Owners Solution.xlsx. CIERRE el libro y deje
Excel abierto para el ejercicio siguiente.
126 Lección 9
Figura 9-7
Configurar una advertencia
para cuando se viola la regla
de validación.
Figura 9-8
Hoja de cálculo con regla de
validación aplicada
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Tome nota Las reglas de validación de Excel solo corresponden a los datos nuevos que va introduciendo
en el libro, no a los datos que existían en el libro antes de crear las reglas. No confíe en que las
reglas de validación corrijan los errores que ya existen, sino que capturarán los errores nuevos
que puedan surgir.
paso a paso Permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Tome nota Sigue siendo posible que un valor no válido permanezca en una hoja de cálculo después de
que el sistema haya alertado al usuario de que no es válido. Por ejemplo, si en el paso anterior
hubiera hecho clic en Sí en lugar de No, el valor 61 seguiría en la columna E, incluso aunque
no haya ningún cliente con el número 61 en la columna A de la lista Clientes. Posiblemente,
de esta manera pueda introducir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un
dueño, si desea agregar la información del dueño más adelante.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Ordenar datos
Después de introducir datos en un rango de datos o, como verá más adelante en esta lección,
en una tabla de base de datos formal, el número de la fila en el que aparece cada registro no
importa en absoluto. De hecho, es importante que recuerde que las entradas de datos de Excel
no se indexan según el número de fila, ya que están sujetas a cambios. Ordenar un rango de
datos le permite encontrar con mayor facilidad los datos exactos que usted necesita. En algunos
aspectos, también le puede servir a Excel para buscar ciertos datos que se van a introducir en
las fórmulas (ver lección 5), aunque la clasificación se realiza principalmente para su beneficio.
Tal vez quiera, por ejemplo, mantener a la gente de una tabla ordenada por el apellido en vez
de ordenarla de acuerdo con algún número de cliente arbitrario que no recordará. Así que
cuando introduzca un cliente nuevo cuyo apellido empiece por una letra anterior a "Z", tal
vez le resulte más fácil introducir el nombre en la parte inferior de la lista y después volver a
ordenarla alfabéticamente. De esta forma, no tendrá que introducir manualmente una fila en
blanco en medio de la hoja de cálculo, en la ubicación alfabética adecuada.
3. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la celda A58. Esto seleccionará el rango
completo que desea ordenar.
4. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ordenar de menor a mayor
(con una A sobre una Z y una flecha hacia abajo). Ahora, la lista está ordenada en orden numérico
ascendente (a pesar de la presencia del alfabeto en el botón) por Nº pedido, que fue la primera
columna en la que hizo clic al seleccionar el rango.
5. Haga clic en la celda A6.
6. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la celda E58.
7. Vuelva a hacer clic en el botón Ordenar, cuya información en pantalla es ahora el botón Ordenar de
A a Z (ya que está ordenando texto alfanumérico). Esta vez, la lista está ordenada por Nombre de
paciente, y nuevamente, la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. Murdock el
Rottweiler, que agregó anteriormente a la fila 58 ahora aparece en la fila 45.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Solución de Antes de ordenar un rango, compruebe primero que haya seleccionado el rango completo, incluidas las
problemas columnas que están más a la derecha. Excel deja sin modificar todo el contenido que esté fuera del rango de
orden, lo que deja al usuario con contenido no ordenado si no selecciona el rango completo.
Figura 9-9
Cuadro de diálogo Ordenar
Trabajar con datos y macros 131
12. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados para que Excel no trate la fila de encabezados
como una entrada de datos.
13. Haga clic en Aceptar. La lista de clientes ahora está ordenada alfabéticamente, con las personas que
comparten el mismo apellido ordenadas alfabéticamente por nombre. Aunque los números de cliente
aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la base de datos conserva su plena integridad.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Solución de Cuando se crea una columna nueva a la derecha de la columna que está regida por una regla de validación
problemas de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, incluso aunque se haya creado con otro objetivo. Para
eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, visualice el cuadro de diálogo Validación de datos y haga
clic en Borrar todo según lo demostrado anteriormente.
5. Haga clic en la celda E5 y escriba Esterilizado/Castrado.
6. En la columna E, escriba S para los siguientes números de fila: 7, 22, 23, 26, 35, 38, 47 y 51.
7. En la columna E, escriba N para los siguientes números de fila: 6, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 21,
25, 28, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 42, 43, 44, 46, 48, 49, 50, 53, 55, 56, 57 y 58.
8. Seleccione la columna E.
9. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
10. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En Permitir, elija
Lista.
11. En el cuadro Origen, escriba E,C.
12. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. En el cuadro Mensaje de entrada y escriba E =
Esterilizado, C = Castrado. Haga clic en Aceptar.
13. Seleccione el rango E6:E100. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato
condicional. Haga clic en Nueva regla.
14. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Dar formato solo a celdas que contengan
en la lista Seleccionar un tipo de regla.
15. En el cuadro de lista, en Aplicar formato únicamente a las celdas con, seleccione Sin espacios en
blanco.
16. Haga clic en Formato.
17. En cuadro de diálogo Dar formato a celdas, haga clic en la pestaña Llenar. Elija la sexta muestra de
color de la izquierda en la tercera fila. Haga clic en Aceptar.
18. Haga clic en Aceptar. Ahora los animales esterilizados y castrados deben aparecer sombreados.
19. Seleccione el rango A5:F58. Asigne el nombre Pacientes al rango.
20. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
132 Lección 9
Figura 9-10
Cuadro de diálogo Ordenar
que muestra la opción de
color de formato condicional
24. Haga clic en Aceptar. Ahora, la hoja de cálculo ordenada debe tener el aspecto que se muestra en la
Figura 9-11. Todos los animales “E” y “C” están agrupados juntos en la parte superior, y los dos tipos se
mezclan entre sí. Todos los animales no operados están juntos en la parte inferior.
Figura 9-11
Hoja de cálculo con clasifi-
cación basada en formato
condicional aplicada
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Solución de Las tablas que desea que Excel ordene no deben contener celdas combinadas (consulte la lección 6). Para
problemas que Excel pueda intercambiar uniformemente contenido de las celdas entre posiciones, cada fila debe tener
un número idéntico de celdas. Cada una de las celdas de una columna puede recibir un formato diferente,
aunque sus anchos no pueden variar.
Filtrar datos
Cuando se busca información en Internet, se espera que el motor de búsqueda devuelva los
datos más pertinentes de la búsqueda en la parte superior de la lista. Al igual que ocurre con las
bases de datos, cuando se solicita únicamente los registros que cumplen criterios particulares o
se consultan dichos registros, se espera ver solo los datos pertinentes y que se filtren los datos
irrelevantes o no coincidentes. Con Excel, existe una forma de especificar formalmente los
límites de la tabla de base de datos; es decir, “Esta parte de la hoja de cálculo se debe tratar
como una base de datos” y hacer que Excel filtre solo las filas que no corresponden a lo que
se busca. Esto no modifica la base de datos, ni se elimina ninguna fila con un filtro. Solo las
esconde temporalmente.
Trabajar con datos y macros 133
Figura 9-12
Menú de filtro automático
para una columna numérica
5. Para ordenar la tabla por número de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Esto le permitirá
acceder directamente a ordenar sin tener que pasar por el menú.
134 Lección 9
6. Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable, junto a
Estado. En el menú Autofiltro que aparece, desactive el cuadro (Seleccionar todo) para desactivar
todas las casillas y, a continuación, active OH y haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Cuando un filtro automático está activo; es decir, se ven los resultados filtrados en vez de la
tabla completa, Excel aplica una notación especial a los botones de filtro automático y a los
números de fila. Tal como se muestra en la Figura 9-13, el botón de la columna utilizada en
ordenar ahora contiene una flecha hacia arriba larga, mientras que el botón de la columna
utilizada en el filtro contiene un símbolo de embudo, como el aparato por el que se vierte aceite
en el motor.
Figura 9-13
Símbolos en una tabla
filtrada
Indicadores
de fila enmas-
carados
Asimismo, observe que los números de fila son de color azul y no son consecutivos. Si presta
atención, verá que allí donde están ocultas las filas que no coinciden, Excel pone un límite
doble entre los números de las filas coincidentes, por ejemplo, entre las filas 18 y 21 y entre las
filas 47 y 55.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
136 Lección 9
Tome nota Las filas y las columnas que inscriba en un grupo deben ser aquellas que no quiere ver cuando
contraiga el grupo. Las filas de nombre de campo que identifican las celdas y las filas de totales
que muestran los subtotales no debe incluirse en los grupos.
Figura 9-14
Hoja de cálculo con grupos
Botones de nivel de
aplicados esquema
Símbolo de esquema
11. Repita el proceso de los pasos 9 y 10 para los perros de las filas 31 a 59. Aplique a la celda G60 el
formato Negrita. En la celda H60, escriba Número de perros.
12. Para contraer el grupo de gatos, haga clic en el cuadro menos (vea la Figura 9-14) junto a la fila 30,
que contiene el número de gatos. El control se convertirá en un cuadro más, lo que indica que cuando
hace clic en él se expandirá para mostrar las filas ocultas.
13. Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 60. Ahora, la hoja de cálculo aparecerá
completamente contraída (vea la Figura 9-15).
Figura 9-15
Hoja de cálculo con grupos
contraídos
138 Lección 9
14. Haga clic en el botón Seleccionar todo. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en
Mostrar detalle.
15. Seleccione las columnas B a F.
16. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar. Se creará un nuevo grupo de columnas.
17. Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas. Haga clic en el
cuadro más que ocupa su lugar para expandirlo.
18. Seleccione las columnas B a G.
19. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Desagrupar. Desaparecerá el grupo de columnas.
GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Figura 9-16
Hoja de cálculo con esquema
y grupos contraídos
2. Haga clic en cualquiera de los cuadros más (que reemplazan los cuadros menos) para expandir el
grupo al que están conectados.
3. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el
botón desplegable Desagrupar. En el menú, haga clic en Borrar esquema.
Figura 9-17
Hoja de cálculo con
subtotales calculados
automáticamente con
esquema de tres niveles
Tome nota Cuando elimina un esquema de un rango con subtotales automáticos, permanecen las filas de
subtotales que Excel insertó automáticamente. Así que para devolver a una hoja de cálculo su
estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente.
Tome nota Puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato
de tabla. Solo verá el cuadro de diálogo Dar formato de tabla la primera vez que aplique
formatos a una tabla, lo que cambiará efectivamente un rango estándar en una tabla. Después,
solo tendrá que seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excel a qué tabla desea
volver a aplicar formatos.
5. Ya que las referencias de las celdas en ¿Dónde están los datos para la tabla? están correctas, no
realice cambios y haga clic en Aceptar. Excel convertirá el rango de datos en una tabla formal y
aplicará el estilo que eligió, que incluye filas dispuestas automáticamente con bandas que mantienen
las bandas incluso cuando se ordenan las filas. También se agregan controles de filtro automático a la
fila de nombres de campo.
6. Para aplicar el formato negrita automáticamente en la columna ubicada en el extremo de la derecha
de la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el
grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Última columna.
Tome nota El grupo Opciones de estilo de tabla también contiene una opción para aplicar bandas a columnas
en vez de aplicarlas a filas. Desactive Filas con bandas de este grupo y, a continuación, active
Columnas con bandas.
a la tabla, de modo que sea posible referirse a ella y a las columnas que la constituyen por el
nombre en vez de tener que indicar el lugar de referencia. Esto lo cambia todo cuando escribe
fórmulas que hacen referencia a partes de la tabla, porque ahora ya no tiene que saber dónde
están ubicadas, sino cómo se llaman.
Una vez se asigna un título a una tabla, pueden usarse todos los nombres de las columnas
en lugar de las referencias de celda de una fórmula. El resultado no solo es una fórmula que
es más fácil de concebir, sino también de leer e incluso de escribir. Así que en vez de una
referencia de celda absoluta como $B$2:$B$55 (que evidentemente empieza en la segunda fila,
ya que los encabezados están siempre en la primera fila), puede utilizar una referencia como
Inventario[Precio de venta]. Excel ya sabe que no debe tratar la primera fila como valores, y
cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la fórmula se ajustan sin la fórmula
incluso cuando se cambia la apariencia.
NombreTabla[NombreCampo]
Componente Significado
Nota: Excel reconoce cuatro constantes que se refieren a la misma área general de una tabla,
que puede usar aquí cuando sea aplicable para reemplazar el nombre del campo:
#Datos Conjunto de todas las celdas que contienen datos, excluida la fila
de encabezado de la parte superior y las filas de totales o subto-
tales que puedan aparecer en la parte inferior
#Totales Conjunto de todas las celdas donde aparecen los totales, general-
mente la columna de la derecha de la tabla donde se emplea una
función SUMA
Cuando escribe una referencia de estilo de tabla dentro de una fórmula, Excel le da un acceso
directo. Después de escribir el segundo carácter del nombre de la tabla, Excel muestra una lista
de nombres que puede agregar a la fórmula (incluidos los rangos con nombre). La Figura 9-18
muestra su apariencia. En vez de escribir el resto del nombre, puede usar las teclas de dirección
del teclado para navegar por este menú hasta que se resalte el nombre que quiere (nombre de la
tabla) y luego presione la tecla Tab. Se introducirá el nombre completo en la fórmula, lo que le
ahorrará unos cuantos segundos de tiempo.
Trabajar con datos y macros 143
Figura 9-18
Menú IntelliSense para el
nombre de tabla El menú aparece aquí
Con el nombre de tabla introducido, cuando sea necesario referirse a un nombre de campo de
la tabla, puede empezar por el corchete izquierdo ( [ ). Excel mostrará una lista de todos los
nombres de campo que la tabla contiene. Use las teclas de dirección para resaltar el nombre de
campo que está buscando y, a continuación, presione la tecla Tab. A continuación, escriba el
corchete derecho ( ] ) para completar la referencia.
Del mismo modo, cada vez que desee utilizar una de las cuatro constantes (#Todo, #Datos,
#Encabezados o #Totales), empiece por el signo de la libra #. Excel mostrará la lista y, a
continuación, deberá resaltar la constante que desee y presionar la tecla Tab. Microsoft
comercializa esta característica como IntelliSense y en el sistema de ayuda verá que se
denomina de esta misma forma.
Solución de Cuando resalte la entrada que desee en el menú de IntelliSense, asegúrese de presionar la tecla Tab y no
problemas Entrar. La tecla Entrar indica a Excel que la fórmula está completa y, en este punto, a menudo este no es el
caso.
Tome nota Al referirse a un campo de nombre por el nombre en una fórmula que se utiliza dentro de
la misma tabla que el nombre del campo, se puede omitir el nombre de tabla. Por ejemplo,
la referencia Clientes[Apellido] se puede reemplazar simplemente por el apellido cuando la
referencia está dentro de la tabla Clientes.
Figura 9-19
Agregar fórmulas a la fila de
totales
5. Repita el proceso para buscar el número máximo de artículos vendidos en un pedido, eligiendo la
función Max para la columna N.º vendido.
3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Insertar. En el menú, haga
clic en Insertar filas de tabla arriba.
4. Escriba los siguientes valores en las celdas A88:F88:
Soloxina Hipertiroidismo Perro o gato 7 20 2
5. Observe que el valor en la columna Existencias de artículos se actualiza automáticamente, ya que
Excel copió la fórmula en la fila nueva.
6. Seleccione la celda H88 (en la columna Artículos restantes) y escriba el valor 41. Se actualizará la celda
I88.
7. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artículo) y escriba el valor 25,95. Se actualizará la
celda K88.
8. Seleccione cualquier celda de la fila 32.
9. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar. En el menú, haga
clic en Eliminar filas de tabla. La fila 32 se eliminará y la tabla se reducirá para ajustarse.
10. Seleccione cualquier celda de la columna I (N.º vendido).
11. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar y luego en
Eliminar columnas de tabla. La Columna I se elimina y, en adelante, los errores #REF! se generan a lo
largo de la columna Ventas totales, que contiene fórmulas que hacían referencia a N.° vendido.
12. Mantenga seleccionada una celda de la columna I , haga clic en la flecha desplegable junto a Insertar
en el grupo Celdas y, en el menú, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda.
13. Cambie el encabezado de la celda I6 a N.º vendido.
14. Haga clic en la celda I7 y escriba la fórmula =[Existencias de artículos]-[Artículos restantes]. Use los
menús de “IntelliSense” cuando escriba cada corchete izquierdo [ para agilizar la entrada. Observe
que cuando presiona Entrar, Excel copia automáticamente la fórmula por el resto de la columna.
Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una tabla.
15. Haga clic en la celda K7 y escriba la fórmula =[N.º. vendido]*[Precio de artículo]. Esta vez, al presionar
Entrar, Excel no introducirá la fórmula en el resto de la columna, porque no llenará automáticamente
las celdas que no estén en blanco.
16. Llene la nueva fórmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurándose de detenerse antes de la fila de
totales. La fórmula para el total general en la celda K94 ahora está fija.
17. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla.
18. Escriba la fórmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que esta vez no aparecen
los menús “IntelliSense”, ya que la celda activa no está dentro de la tabla. Después de presionar
Entrar, Excel no solo crea la fórmula, sino que amplía la tabla una columna hacia la derecha y copia
la fórmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel le da a la nueva columna el nombre
temporal Columna1 (vea la Figura 9-20).
Figura 9-20
Columna anexada
a una tabla
Tome nota Excel no aplica su función de IntelliSense de autorrelleno para nombres de campo de tabla
mientras introduce datos fuera de la tabla.
19. Cambie el nombre de la nueva columna por % de prom.
20. Seleccione el rango de celdas L7:L93 y aplíquele el estilo de porcentaje. Excel no copia
automáticamente estilos de celda personalizados a lo largo de una columna, por lo que primero
deberá seleccionar el rango manualmente. Observe cómo Excel ha pasado el formato negrita de la
última columna de Ventas totales a % de prom.
21. Haga clic en cualquier celda en % de prom. y luego en la flecha desplegable, junto a Eliminar. Haga clic
en Eliminar columnas de tabla. Al desaparecer la columna anexada, la negrita se vuelve a aplicar a
Ventas totales.
Tome nota El filtro 10 elementos superiores siempre muestra 10 artículos (a menos que la tabla tenga
menos de 10 registros). En comparación, el filtro de 10 % principal muestra todos los registros
que componen el 10 % principal de los valores de la columna filtrada.
La fila de totales de una tabla filtrada ajusta su contenido de modo que las fórmulas reflejen
solo las celdas visibles (filtradas). La fórmula promedio de la celda J94 se ajusta para mostrar
el precio promedio por artículo solo entre los 10 principales. Sin embargo, mire más abajo en
la sección de análisis. Las fórmulas para Ventas totales, Ventas de productos solo para perros
y así sucesivamente, siguen refiriéndose a la tabla completa, y no solo a la porción filtrada.
Así que cualquier análisis que desee realizar mediante filtrado debe introducirse en una fila de
totales, que está incluida dentro del área de filtrado.
Solución de Las excepciones a la regla sobre las referencias a una tabla fuera de una tabla filtrada son las constantes
problemas #. Si la fórmula de la celda D98 del ejemplo es =SUMA(VentasMedicamentos[#Totales]) en vez de
=SUMA(VentasMedicamentos[Ventas totales]), la fórmula se autorregula para contar solo los registros
visibles, filtrados.
PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Car Owners Solution que usó anteriormente en esta lección.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Car Owners Solution 2.
2. Seleccione el rango A1:G73.
3. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. En el menú, haga clic en
Estilo de tabla medio 14.
4. En el cuadro de diálogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar.
5. Ya que este rango contiene datos agregados de un origen exterior (consulte la sección "Agregar datos
a una hoja de cálculo" anteriormente en esta sección), los datos de consulta relacionados a ese origen
externo todavía están agregados al rango. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo para que Excel
elimine estas conexiones.
6. Haga clic en el cuadro Nombre y cambie el nombre de la tabla por Propietarios.
7. Cambie el tamaño de las columnas B, E y F para que se ajusten de forma más adecuada al contenido.
8. Cambie la fuente de toda la tabla a Cambria, 11 puntos.
9. Justifique la columna G a la izquierda.
10. Con la tabla Propietarios seleccionada, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
11. En el cuadro de lista Ordenar por, elija Apellido.
12. Haga clic en Agregar nivel.
13. En el cuadro de lista Luego por que aparece en Columna, elija Nombre. Haga clic en Aceptar.
paso a paso Usar una segmentación de datos para ver los datos de una tabla
PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Pet Pharma Sales August Solution 4 para esta lección.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 5.
2. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. Haga clic en cualquier celda
dentro de la tabla.
3. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Insertar segmentación de
datos.
4. El cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos contiene casillas vacías para cada uno de los
campos para los que puede crear botones. Haga clic en Para su uso en y Para tratar.
5. Haga clic en Aceptar. Cuando desaparezca el cuadro de diálogo, las dos herramientas de
segmentación aparecerán como objetos gráficos en el centro de la hoja de cálculo. En realidad no
están dentro de la tabla.
6. Reubique la herramienta de segmentación Para su uso en arrastrando la barra de título hacia la parte
superior derecha de la hoja de cálculo. A medida que la arrastre hacia el borde de la ventana, la hoja
de cálculo se desplazará automáticamente para revelar espacio donde pueda dejar la segmentación
de datos. Suelte la segmentación de datos cuando esté a la derecha de la tabla, justo debajo de la fila
de encabezados.
7. Repita el proceso con la herramienta de segmentación Para tratar, arrastrándola bajo la herramienta
de segmentación Para su uso en. La hoja de cálculo debe ser parecida a la de la Figura 9-21.
Trabajar con datos y macros 149
Figura 9-21
Hoja de cálculo con filtros de
segmentación agregados
8. Para ver solo los tratamientos que se aplican a perros, haga clic en Perro en el filtro de segmentación
Para tratar. Observe que el botón de filtro automático de la columna Para tratar muestra que se aplicó
un filtro.
9. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en Endocrino en el
filtro de segmentación Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambas segmentaciones de
datos se aplican simultáneamente, de modo que debería ver solo los tratamientos para el sistema
endocrino para perros. La segmentación de datos resalta solo los criterios en uso para el filtro actual.
10. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentación, haga clic en el botón Borrar filtro en la
esquina superior derecha de cada filtro de segmentación.
Solución de Cuandose usa un botón de filtro automático para una columna para filtrar una tabla y existe un filtro de
problemas segmentación para la misma columna, dicha segmentación mostrará los criterios que se usan actualmente
para ese filtro. Sin embargo, el botón Borrar filtro para la segmentación de datos está desactivado. Para
eliminar el filtro, debe usar el botón de filtro automático.
PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 2005 Customers Solution para esta lección.
1. Cerca de la parte superior de la ventana Excel, responda a la advertencia de seguridad haciendo clic
en Habilitar contenido.
2. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 2005 Customers Solution 2.
3. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
4. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
5. Excel abrirá un cuadro de diálogo para comprobar que esta conversión sea la que desea. Haga clic
en Aceptar. Los botones de filtro automático se eliminarán de la fila encabezado y las entradas se
dejarán ordenadas tal como estaban. Las filas de subtotales y totales permanecerán (si es aplicable) y
el formato se deja tal como estaba. Ya no se mostrará la pestaña DISEÑO.
Solución de Excel graba solo aquellos pasos que tienen una repercusión directa sobre el contenido de la hoja de cálculo.
problemas Para ser precisos, graba la repercusión de dichos pasos y no los comandos que han llevado a la repercusión.
Por ejemplo, si selecciona varias filas y columnas, Excel graba el hecho de que se agrupen las filas y las
columnas. Pero si amplía o contrae ese grupo, no lo graba porque esto no tiene ninguna repercusión sobre
la hoja de cálculo en sí. Sin embargo, existen excepciones como el filtro y clasificación de rangos y tablas,
que Excel sí graba.
Solución de Si comete un error en un paso durante la grabación de la macro, no se preocupe. Haga clic en Detener
problemas grabación, en el grupo Código de la pestaña Desarrollador. Luego comience de nuevo desde el paso 6.
Utilice el mismo nombre y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la macro existente con el mismo
nombre, responda Sí.
Figura 9-22
Subtotales personalizados
generados con macro
Subtotales personalizados
generados con macro
GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Solution.xlsm y déjelo abierto para el siguiente ejercicio.
Por motivos de seguridad, Excel ya no guarda las macros en sus archivos .XLS y .XLSX
habituales. Esto se debe a la frecuencia con que muchos usuarios utilizaron la función de
macros malintencionadamente, enviando libros de Excel a otros usuarios mediante archivos
adjuntos de correo electrónico. Ahora, solo se puede guardar un libro habilitado para macros
asignándole el tipo de archivo .XLSM especial. De esta forma, las empresas que deseen evitar
cualquier posibilidad de propagación de malware pueden hacer cumplir políticas que eviten
que se adjunten archivos .XLSM o se reciban mediante correo electrónico.
Figura 9-23
Centro de confianza con
configuración de protección
de macros
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿Cuál de los siguientes procedimientos no es una forma de ordenar una tabla por el contenido de una
columna?
a. Haga clic en el botón Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.
b. Hacer clic en un botón de filtro automático en la fila de totales.
c. Hacer clic en un botón de filtro automático en la fila de nombres de campo.
d. Hacer clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.
2. ¿Cuál es una razón válida para convertir una tabla en un rango?
a. Borrar los criterios de ordenación y volver a empezar.
b. Prepararse para eliminar una columna.
c. Prepararse para importar nuevos datos desde un archivo que no sea de Excel.
d. Prepararse para cambiar el formato condicional.
3. ¿Cuál de los siguientes enunciado indica una diferencia entre una hoja de cálculo con esquema
automático y una hoja de cálculo con múltiples grupos?
a. Ninguno.
b. Solo una hoja con esquema automático puede contener filas de totales.
Trabajar con datos y macros 153
c. Una hoja de cálculo con esquema automático contiene solo un botón para contraer y
expandir.
d. Solo una hoja de cálculo de agrupación múltiple puede agrupar filas y columnas.
4. ¿Cuál de los enunciados siguientes es una referencia correcta a la celda en la columna Venta total en
el extremo derecho de una tabla llamada Artículos de remate?
a. Tabla[Artículos de remate(Venta total)]
b. Artículos de remate(Venta total)
c. Artículos de remate[#Totales]
d. #Totales[Venta total]
5. ¿Cuál de los siguientes procedimientos no es una forma de filtrar una tabla por el contenido de una
columna?
a. Hacer clic en el botón de criterio en el filtro de segmentación.
b. Hacer clic con el botón derecho en la celda cuyo contenido desea para el criterio y hacer
clic en Filtro en el menú.
c. Hacer clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.
d. Hacer clic en el botón Autofiltro en la fila de totales en la parte inferior.
6. ¿Cuál de los siguientes atributos no es un posible criterio para un ordenamiento de filtro automático?
a. Color de fuente
b. Estilo de fuente
c. Color de celda
d. Icono de celda
7. ¿Cuál es la diferencia entre un rango de registros de filtro automático en una lista y una tabla?
a. Ninguno.
b. Una tabla mantiene el criterio de ordenación después de cerrarla y volver a abrirla.
c. Una tabla con un título permite que sus campos de nombre se utilicen en fórmulas en
lugar de referencias de celdas.
d. Una tabla permite funciones especiales de subtotales para las filas de totales.
8. ¿Qué caracteres no se pueden usar para comenzar un nombre de campo en una tabla?
a. = @ -
b. $ = (
c. % { [
d. $ % @
9. ¿Qué motivo tendría para querer grabar una macro con referencias absolutas en vez de relativas?
a. Desea conservar la integridad de las celdas a las que hacen referencia las fórmulas de la
macro.
b. Desea que los valores de todas las celdas copiadas a la macro sean exactos.
c. Desea que los resultados de todas las fórmulas producidas por la macro sean exactos.
d. Desea que la macro reproduzca sus resultados en el mismo lugar todas las veces.
10. ¿Desde cuál de las siguientes opciones Excel no puede importar datos?
a. Una base de datos activa
b. Una página Web
c. Una búsqueda web
d. Un archivo XML
Proyectos
GUARDE y CIERRE este libro. Deje Excel abierto para el próximo proyecto.
CIERRE Excel.
Uso de fórmulas avanzadas
10
Matriz de conocimientos de la lección
Conocimientos Objetivo del examen Número de objetivo
Uso de fórmulas para resumir datos Demostrar cómo aplicar la función SUMAR.SI. 4.3.1
condicionalmente
Demostrar cómo aplicar la función CONTAR.SI. 4.3.3
Demostrar cómo aplicar la función PROMEDIO.SI. 4.3.2
Usar fórmulas para buscar datos en un
libro
Fabrikam, Inc. utiliza varios herramientas de análisis de Excel para revisar los datos de ventas en las reuniones de planificación
estratégica. Los propietarios de Fabrikam crearon un programa de bonificaciones como parte de los esfuerzos de la empresa para
conservar los empleados y alentar a los agentes de ventas individuales y a todos los empleados a prestar su apoyo para conseguir
los objetivos de ventas totales. La bonificación se basa en los años de servicio y en cuándo un agente logra el objetivo de ventas
para el año. Fabrikam se da cuenta de que todos los empleados de la oficina prestan su apoyo a los agentes de ventas, por lo que
da una bonificación a todo el personal si se cumple el objetivo de ventas total. Para determinar qué agentes y empleados van a
recibir la bonificación por rendimiento, los contables de Fabrikam deben crear fórmulas para analizar los datos de ventas de la
empresa. Las fórmulas integradas de Excel son la solución perfecta para calcular y mostrar todos los cálculos que los contables
necesitan. En los ejercicios de esta lección aprenderá a aplicar estas fórmulas.
155
156 Lección 10
La pestaña FÓRMULAS
En esta lección, utilizará comandos de la pestaña FÓRMULAS para crear fórmulas para
resumir datos condicionalmente, buscar datos, aplicar lógica condicional y modificar un
texto. La pestaña FÓRMULAS se muestra en la Figura 10-1.
Se usa para aplicar la lógica Se usa para Se usa para crear fórmulas Crear y utilizar rangos con
condicional (SI, Y, O...) modificar texto. BUSCARV y BUSCARH. nombre en las fórmulas.
La pestaña FÓRMULAS contiene los grupos de comandos que se usan para crear y aplicar
fórmulas avanzadas de Excel. Utilice esta ilustración como referencia en toda la lección.
En la Tabla 10-1 se resumen las funciones que se abordan en esta lección y se indica dónde
se encuentran las funciones en la pestaña FÓRMULAS.
PROMEDIO.SI Más funciones > PROMEDIO.SI(Rango, Criterios, Devuelve la media aritmética de las celdas
Estadística [Rango_promedio]) de Rango o Rango_promedio que cumplen
los Criterios.
PROMEDIO. Más funciones > PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_ Devuelve la media de las celdas de Rango_
SI.CONJUNTO Estadística promedio, Rango_criterios1, promedio que cumplen varios Criterios.
Criterios1, [Rango_criterios2,
Criterios2], …)
BUSCARV Búsqueda y BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_ Busca un valor en la primera columna de
referencia buscar_en,Indicador_columnas Matriz_buscar_en y devuelve un valor en la
[Ordenado]) misma fila de Indicador_columnas.
Uso de fórmulas avanzadas 157
Las fórmulas condicionales agregan otra dimensión al análisis de datos resumiendo datos que
cumplen uno o varios criterios. Los criterios pueden ser un número, texto o expresión que
prueban qué celdas deben sumarse, contarse o cuyo promedio debe obtenerse. Una fórmula
condicional es una fórmula en la que el resultado se determina mediante la presencia o la
ausencia de una condición determinada. Entre las fórmulas condicionales usadas en Excel
figuran las funciones SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI que comprueban un criterio,
o sus contrapartidas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.
SI.CONJUNTO que comprueban varios criterios.
158 Lección 10
Uso de SUMAR.SI
La función SUMAR.SI solo calcula el total de aquellas celdas que cumplen un determinado
criterio o condición. La sintaxis de la función SUMAR.SI es SUMAR.SI(Rango, Criterios,
Rango_suma). Los valores que utiliza una función para realizar operaciones o cálculos en una
fórmula se denominan argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la función SUMAR.SI son
Rango, Criterios y Rango_suma que, cuando se utilizan juntos, crean una fórmula condicional
en la que se suman solo aquellas celdas que cumplen un criterio establecido. Las celdas de un
rango que no cumplen el criterio no se incluyen en el total. Si utiliza los números del rango
de la suma, el argumento Rango_suma no es necesario. Sin embargo, si utiliza los criterios
para poner a prueba los valores que se sumarán de otra columna, el rango se convertirá en
los valores probados y el Rango_suma determinará qué números se sumarán en las mismas
filas que los criterios coincidentes. En este capítulo, los argumentos opcionales se indican en
cursiva.
Rango_suma Celdas que se sumarán si las celdas de la fila correspondiente en Rango coinciden
con los criterios. Si se deja en blanco, use Rango tanto para las celdas que se su-
marán como para las celdas contra las que evaluará los criterios.
Figura 10-2
El cuadro de diálogo
Argumentos de función le
guiará en la creación de
fórmulas SUMAR.SI.
Atenuado = argu-
mento opcional
Tome nota En el libro, las celdas de la columna C no están resaltadas, mientras que el texto y el importe
de las celdas C19, E19 y E20 están en blanco. Se ha modificado la Figura 10-2 para mostrar qué
celdas del rango C5:C16 cumplen los criterios >200000 (275.000+209.000+258.000+359.500+
250.000+305.600) y que el total es la suma de estas celdas individuales o 1.657.100. Si quiere
resaltar condicionalmente un rango, consulte la lección 6.
Solución de No es necesario que introduzca el signo de dólar o comas cuando escriba cantidades de dólares en el cuadro
problemas de diálogo Argumentos de función. Si los escribe, Excel los quitará de la fórmula y devolverá un valor preciso.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cierre el cuadro de diálogo. Verá que $1.657.100 de
los ingresos de diciembre de Fabrikam provienen de propiedades valoradas por encima de $200.000.
6. Si, por algún motivo, necesita editar la fórmula, seleccione la celda que contiene la función y haga clic
en la pestaña FÓRMULAS, o en la barra de fórmulas, haga clic en el botón Insertar función para volver
al cuadro de diálogo Argumentos de función (vea la Figura 10-3).
160 Lección 10
Figura 10-3
Los botones de la función
Insertar permiten regresar
al cuadro de diálogo
Argumentos de función.
Botones Insertar
función
Excel agrega comillas cuando Vista previa de los Vista previa del resultado
reconoce texto o ecuaciones argumentos si todos los cuadros están
completos
Tome nota El resultado de la fórmula SUMAR.SI en C20 no incluye el valor de la propiedad de C15
porque la fórmula especifica valores superiores a $200.000. Para incluir este valor, el criterio
debe ser >= (mayor o igual que).
7. Haga clic en Aceptar o presione Esc si no hay cambios.
8. Seleccione la celda C21 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Utilizado recientemente y
en SUMAR.SI para volver a abrir el cuadro de diálogo Argumentos de función. El punto de inserción
debe estar en el cuadro Rango.
Tome nota Cuando haga clic en Utilizado recientemente, la última función que utilizó aparecerá en la
parte superior de la lista. Del mismo modo, cuando haga clic en Insertar función, se abrirá el
cuadro de diálogo Insertar función con la última función usada resaltada.
9. En el campo Rango, seleccione las celdas E5:E16. El rango seleccionado se introducirá
automáticamente en el cuadro de texto. Presione la tecla Tab.
Tome nota No necesita contraer el cuadro de diálogo tal como lo hizo en el paso 3. Puede resaltar
directamente el rango si el cuadro de diálogo no está visualizado. También puede optar por
mover el cuadro de diálogo arrastrando la barra de título.
10. En el cuadro Criterios, escriba <3% y presione Tab. Introduzca los criterios que deben buscarse en la
columna E y busque los valores inferiores al 3 %.
11. En el campo Rango_suma, seleccione las celdas C5:C16. La fórmula de C21 es diferente de la fórmula
de C20. En C21, el rango de criterios es diferente del rango de suma. En C20, el rango de criterios y
el rango de suma son los mismos. En C21, SUMAR.SI comprueba los valores de columna E que son
inferiores al 3 % (E8 es el primero), busca el valor en la misma fila y columna C (C8 en este caso) y lo
agrega al total. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. Excel
devuelve un valor de $1.134.200.
12. GUARDE el libro.
Uso de SUMAR.SI.CONJUNTO
La función SUMAR.SI.CONJUNTO suma celdas de un rango que cumplen varios criterios.
Es importante señalar que el orden de los argumentos de esta función no sigue el mismo
orden que en SUMAR.SI. En una fórmula SUMAR.SI, el argumento Rango_suma es el tercer
argumento, mientras que en SUMAR.SI.CONJUNTO es el primer argumento. En este ejercicio,
creará y utilizará dos fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, cada una de las cuales analiza los
datos basándose en dos criterios. La primera fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma el precio
de venta de las propiedades que Fabrikam vendió por más de $200.000 y que estuvieron en el
mercado durante 60 días o menos. La segunda fórmula suma las propiedades que se vendieron
con una diferencia inferior al 3 % del precio indicado en un plazo de 60 días.
Solución de Es recomendable presionar Tab después de la última entrada y obtener una vista previa de la función para
problemas asegurarse de que introdujo correctamente todos los argumentos.
12. Haga clic en Aceptar. Después de aplicar esta fórmula, Excel devuelve un valor de $433.000.
13. GUARDE el libro.
Las fórmulas que utiliza en este ejercicio analizan los datos basándose en dos criterios. Puede
continuar agregando hasta 127 criterios para evaluar datos.
Uso de CONTAR.SI
En una fórmula condicional, la función CONTAR.SI cuenta el número de celdas de un
rango dado que cumplen una condición específica. La sintaxis de la función CONTAR.SI es
CONTAR.SI(Rango, Criterios). El Rango es el rango de celdas que la fórmula contará y los
162 Lección 10
Criterios son las condiciones que deben cumplirse para que se puedan contar las celdas. La
condición puede ser una entrada de número, expresión o texto. En este ejercicio, practicará el
uso de la función CONTAR.SI dos veces para calcular los valores de las casas vendidas con un
valor >=200.000. Los rangos que especifique en estas fórmulas CONTAR.SI son los precios
de las viviendas. El criterio selecciona solo aquellas casas con un valor de $200.000 o superior.
Uso de CONTAR.SI.CONJUNTO
La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta el número de celdas de un rango que cumplen
varios criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1, Criterios1,
Rango_criterios2, Criterios2 y así sucesivamente). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En
este ejercicio, realizará cálculos basándose en criterios múltiples para la fórmula CONTAR.
SI.CONJUNTO.
Figura 10-4
Argumentos y resultados
para la fórmula CONTAR.
SI.CONJUNTO
6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Ha seleccionado el segundo rango del
cálculo.
7. En el cuadro Criterios2, escriba >=5% y presione Tab para obtener una vista previa. Haga clic en
Aceptar. Excel devuelve un valor de 2.
8. GUARDE el libro.
Una celda del rango que identifique en el cuadro de diálogo Argumentos de función se cuenta
solo si todos los criterios correspondientes que especificó son VERDADERO para dicha celda.
Si un criterio hace referencia a una celda vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la tratará como un
valor 0.
Tome nota Cuando crea fórmulas, puede utilizar los caracteres comodín, signos de interrogación (?)
y asteriscos (*) en los criterios. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter
individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si quiere buscar un
signo de interrogación o un asterisco real, escriba un acento grave (') delante del carácter.
Aplicará esta técnica más tarde en la lección.
Uso de PROMEDIO.SI
La fórmula PROMEDIO.SI devuelve la media aritmética de todas las celdas de un rango que
cumplen un determinado criterio. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO.
SI(Rango, Criterios, y Rango_ promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el
conjunto de celdas cuyo promedio quiere obtener. Por ejemplo, en este ejercicio, utiliza la
función PROMEDIO.SI para calcular el promedio de días que las propiedades valoradas
en $200.000 o más estuvieron en el mercado antes de que se vendieran. El rango de esta
fórmula es B5:B16 (celdas que contienen el valor de las casas que se vendieron). El criterio es
la condición por la que quiere que se evalúen las celdas; es decir, >=200000. Rango_promedio
es el conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular; es decir, el número de días que
164 Lección 10
cada casa estuvo en el mercado antes de venderse. Al igual que con la fórmula SUMAR.SI, el
último argumento, Rango_promedio, es opcional si el rango contiene las celdas que coinciden
con los criterios y se utilizan para el promedio. En este ejercicio, primero obtendrá el promedio
de todas las celdas de un rango y después el promedio condicional.
Uso de PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Una fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmética) de todas
las celdas que cumplen varios criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_
promedio, Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2 y así sucesivamente). En
el siguiente ejercicio, aprenderá a aplicar la fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO para calcular
el promedio de un conjunto de números en los que se cumplen dos criterios.
En los siguientes enunciados se resume cómo se tratan los valores cuando se introduce una
fórmula PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO:
• Si se omite Rango_promedio de los argumentos de función, se utilizará el rango.
• Si una celda de Rango_promedio está vacía, PROMEDIO.SI no la tendrá en cuenta.
• Si todo el rango está en blanco o si contiene valores de texto, PROMEDIO.SI devuelve el
valor de error #DIV0!.
• Si ninguna celda del rango cumple los criterios, PROMEDIO.SI devolverá el valor #DIV/0!.
Uso de BUSCARV
La "V" de BUSCARV significa vertical. Esta fórmula se usa cuando el valor de comparación
está en la primera columna de una tabla. Excel revisa la primera columna hasta encontrar una
coincidencia y, a continuación, busca en una de las columnas de la derecha para encontrar el
valor en la misma fila. La sintaxis de la función BUSCARV es BUSCARV(Valor_buscado,
Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenado). Vea la Figura 10-5 para obtener una
explicación gráfica de la función.
Figura 10-5
Búsqueda vertical 1) BUSCARV baja en vertical por la
(BUSCARV) primera columna hasta que encuentra BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas)
una coincidencia con valor_buscado BUSCARV(5, Comisión, 3) = 1,50 %
Matriz_buscar_en es una tabla de texto, números o valores que se usa para la fórmula. Puede ser
un rango de celdas (A1:D5) o un nombre de rango (Comisión). Los datos de una matriz de tabla
deben estar dispuestos en filas y columnas. En el próximo ejercicio, aplicará esta fórmula para
166 Lección 10
calcular las bonificaciones para los empleados. Cuando trabaja con argumentos y funciones
BUSCARV, debe tener en cuenta varios puntos clave:
• Los valores de Matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos El texto en
mayúsculas o minúsculas es equivalente.
Tome nota Los nombres de rangos o referencias de celda utilizados en BUSCARV o BUSCARH no
distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que puede escribir en mayúsculas, minúsculas,
o en cualquier combinación de caracteres en mayúsculas y minúsculas. Además, los nombres
de función BUSCARV y BUSCARH no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Figura 10-6
Cuadro de diálogo
Argumentos de función
BUSCARV
Búsqueda en
Matriz_buscar_en
denominada
Bonificación
9. Utilice el controlador de relleno de celda E5 para copiar la fórmula en el rango E6:E11. Esto calcula las
tasas de bonificación de los demás agentes de ventas. Aparecerá el mensaje de error #N/D en la celda
E11, ya que no se dispone de un valor para los agentes que estuvieron empleados durante menos de
un año. (Los agentes pueden optar a una bonificación solo después de un año de servicio completo).
En otro ejercicio, cambiará este mensaje de error.
10. Haga clic en la celda F5 y escriba =BUSCARV(B5,Bonificación,3). Observe que la información en
pantalla le proporciona información y le ayuda mientras avanza. Esta fórmula buscará valores en la
tercera columna del rango Bonificación. Presione Entrar.
11. Copie la fórmula de F5 en el rango F6:F11.
12. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Bonus Solution.
Tome nota Si introduce Verdadero en el cuadro Ordenado obtendrá el valor más cercano. Falso devolverá
solamente un valor exacto. Si deja vacío el cuadro Ordenado tal como está en el paso 10 en el
ejercicio anterior, Excel introducirá Verdadero cuando haga clic en Aceptar.
Uso de BUSCARH
La "H" de BUSCARH significa horizontal. BUSCARH busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz horizontalmente y luego devuelve un valor en la misma columna desde una
fila especificada en la tabla o matriz. Utilice BUSCARH cuando los valores de comparación
se ubican en una fila en la parte superior de una tabla de datos y quiere buscar en una fila
especificada (vea la Figura 10-7). En el ejercicio siguiente, utilizará una fórmula BUSCARH
para buscar normas para una casa.
168 Lección 10
Figura 10-7
Búsqueda horizontal
(BUSCARH) BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas)
BUSCARH(“Pie”,Propiedades,3) = 1000
Figura 10-8
BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)
Comparación de
BUSCARV y BUSCARH
Valor (5)
Rango (A5:C11) Número VERDADERO u omitir: encontrar el valor más cercano
Texto (“Pie”)
Nombre del rango (comisión) Celda con número FALSO: tiene que ser una coincidencia exacta
Referencia celda (A5)
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Utilice una referencia a un rango o a un nombre de
rango. Los valores de la primera columna de Matriz_buscar_en son los valores que
Valor_buscado busca en BUSCARV. Los valores de la primera fila son valores que
Valor_buscado busca en BUSCARH.
Ordenado Valor lógico que especifica si está listo para que BUSCARV o BUSCARH busque una
coincidencia aproximada. Si la función debe devolver el valor más cercano, incluso
cuando no hay ninguna coincidencia, este valor debe establecerse en Verdadero;
si se requiere una coincidencia exacta, este valor debe establecerse en Falso; si no
se incluye este argumento, la función presupone que el valor es Verdadero.
Uso de fórmulas avanzadas 169
Tal vez sea difícil recordar la sintaxis de una función BUSCARH o BUSCARV. Siempre puede
utilizar el cuadro de diálogo Argumentos de función como ayuda para recordar el orden de
los argumentos de cualquier fórmula. Cuando haga clic en cada campo, revise las sugerencias
que aparecen a la derecha de cada cuadro, así como la explicación de debajo de los cuadros de
argumento que indican el objetivo de cada uno de los argumentos de la fórmula.
Uso de SI
El resultado de una fórmula condicional se determina mediante el estado de una condición
específica o la respuesta a una pregunta lógica. Una función SI configura una instrucción
condicional para probar datos. Dicha fórmula devuelve un valor si la condición especificada
es verdadera y otro valor si es falsa. La función SI requiere la siguiente sintaxis: SI(Prueba_
lógica, Valor_si_verdadero, Valor_si_falso). En este ejercicio, utilizará una función SI para
determinar quién logró su objetivo y puede optar a una bonificación por rendimiento.
170 Lección 10
Tome nota Dentro de este objetivo se evalúa toda la compañía y se asignan bonificaciones al personal de
oficina si la empresa cumple su objetivo. El resultado de G12 se utiliza para las fórmulas de la
columna I. Cuando copia, se incluye el formato.
7. Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno en la esquina inferior derecha del rango y elija
Rellenar sin formato.
8. En la celda H5, escriba =SI(G5=”Sí”,E5*D5,0. Antes de completar la fórmula, observe la información
en pantalla, los colores y las celdas seleccionadas. Mueva el puntero del mouse a cada uno de los
argumentos y se convertirán en un hipervínculo. E5 es la tasa de bonificación individual y D5 muestra
las ventas reales. La bonificación es la tasa multiplicada por las ventas.
9. Presione Entrar para finalizar la fórmula.
Tome nota En algunos casos, Excel completa la fórmula. En el paso 8, el paréntesis de cierre no fue
agregado y Excel fue capaz de completar la fórmula.
10. Utilice el controlador de relleno de H5 para copiar la fórmula a H6:H11.
11. En I5, escriba =SI($G$12=”Sí”,F5*D5,0 y, a continuación, presione Entrar.
12. Utilice el controlador de relleno de I5 para copiar la fórmula en I6:I11. Observe que Richard Carey, el
socio principal, no recibió una bonificación de agente y no había ninguna bonificación para la oficina
de apoyo.
13. Se obtuvo la venta pendiente final de $700.000 del año. En D5, escriba $3.900.000. Observe que H5 y
las cantidades de la columna I van de 0 a bonificaciones (vea la Figura 10-9).
Uso de fórmulas avanzadas 171
Figura 10-9
Las bonificaciones cambian
agregando ventas a D5.
Uso de I
La función Y devuelve Verdadero si todos sus argumentos son verdaderos y Falso si uno o varios
argumentos son falsos. La sintaxis es Y(ValorLógico1, ValorLógico2 y así sucesivamente). En
este ejercicio, utilizará la función Y para determinar si las ventas anuales totales de Fabrikam
cumplen su objetivo estratégico y si el objetivo de ventas superó las ventas del año anterior en
un 5 por ciento.
Una vez más, la función Y devuelve un resultado Verdadero solo cuando se cumplen las dos
condiciones de la fórmula. Por ejemplo, considere los resultados obtenidos en el ejercicio
anterior. Las ventas del segundo año superaron las ventas del año anterior; por lo tanto, la
primera condición se cumple. Las ventas del 2 año también superaron las ventas del primer
año en un 5 por ciento. Como ambas condiciones se cumplen, la fórmula devuelve un resultado
Verdadero.
Ahora considere los argumentos para las pruebas lógicas del año 3 (la fórmula de D6). Las
ventas no superaron el objetivo de ventas; por lo tanto, el primer argumento devuelve el valor
172 Lección 10
Falso. Sin embargo, las ventas sí superaron las ventas del año anterior en un 5 por ciento.
Cuando solo se cumple una condición, la fórmula devuelve Falso.
Uso de O
Aunque todos los argumentos de una función Y deben ser Verdadero para que la función
devuelva un valor Verdadero, solo uno de los argumentos de la función O debe ser Verdadero
para que la función devuelva un valor Verdadero. La sintaxis de una fórmula O es similar a la
de una fórmula Y. Con esta fórmula, los argumentos deben evaluar en valores lógicos como
Verdadero o Falso o referencias que contienen valores lógicos. En este ejercicio, se crea una
fórmula que evalúa si los agentes de ventas pueden optar a la bonificación de oficina de apoyo
cuando son nuevos o cuando no consiguieron la bonificación de ventas (menos de 4 años en la
empresa o no consiguió la bonificación de agente). La fórmula O devuelve Verdad si alguna de
las condiciones es Verdad.
Figura 10-10
Argumentos de la función O ValorLógico1 (B7<4) se evalúa
como Falso.
ValorLógico2 (G7="No") se evalúa
como Verdad.
Así que la función completa se evalúa
como Verdad.
Tome nota A medida que agrega argumentos, los campos ValorLógico del cuadro de diálogo Argumentos
de función se amplían para permitirle introducir varios argumentos.
Es posible que esté familiarizado con el comando Convertir texto de Microsoft Word que le
permite cambiar las mayúsculas o minúsculas del texto. Del mismo modo, en Excel puede
utilizar fórmulas SUPERIOR e INFERIOR para convertir todos los caracteres de una cadena de
texto a mayúsculas o minúsculas. Esta sección le presenta un archivo de texto de una empresa
de alarmas. El archivo contiene mucha información útil, pero está codificado para el sistema de
alarma en lugar de para usarlo en una hoja de cálculo. El presidente de la empresa le ha pedido
que conserve en secreto el archivo porque contiene los códigos de cada empleado, aunque
también le ha pedido que utilice sus conocimientos de Excel para convertir la información a
un formato utilizable.
Figura 10-11
Archivo original de 10 códi-
gos de alarma Fabrikam
La coma convertirá el
texto en columnas
2. Seleccione las celdas A2:A8. Haga clic en la pestaña DATOS y, en el grupo Herramientas de datos, haga
clic en Texto en columnas.
3. Se abrirá el asistente para convertir texto en columnas con Delimitado seleccionado como valor
predeterminado, ya que Excel reconoce que los datos del rango seleccionado están separados por
comas. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente.
4. Seleccione Coma como delimitador. Si hay otros delimitadores activados, anule su selección.
174 Lección 10
USO DE IZQUIERDA
La función IZQUIERDA evalúa una cadena y toma cualquier número de caracteres del lado
izquierdo de la cadena. El formato de la función es IZQUIERDA(texto, Núm_de_caracteres).
La primera cadena del libro de datos de alarmas contiene la extensión telefónica del empleado
y el número de planta, que se obtiene mediante la función IZQUIERDA.
USO DE DERECHA
La función DERECHA es prácticamente idéntica a la función IZQUIERDA, salvo que la
función devuelve el número de caracteres del lado derecho de la cadena de texto. En el archivo
de códigos de alarma, la primera columna convertida contiene el ID de empleado de cinco
dígitos al final, mientras que el código de alarma de la columna E contiene mes de nacimiento
del empleado.
Uso de fórmulas avanzadas 175
Uso de EXTRAE
Mientras que IZQUIERDA y DERECHA devuelven el número de caracteres que hay a ambos
lados de una cadena de texto, MED devuelve los caracteres del medio. Por este motivo, los
argumentos deben incluir la cadena Texto y, a continuación, un punto de partida (Núm_inicial)
y el número de caracteres (Núm_de_caracteres). En la primera columna del archivo Alarma,
hay códigos que indican dos categorías diferentes de empleados.
Uso de ESPACIOS
A veces hay espacios adicionales en una celda, ya sea al final o al principio de la cadena,
especialmente después de convertir un archivo de texto como el archivo de alarma (vea las
columnas SPFirst y SPLast). La función ESPACIOS elimina caracteres a ambos extremos
de la cadena. Solo hay un argumento: Texto. Por lo tanto, la sintaxis de la función es
ESPACIOS(Texto).
176 Lección 10
Uso de SUPERIOR
Uso de INFERIOR
La función INFERIOR convierte todas las letras mayúsculas de una cadena de texto en
minúsculas. INFERIOR no cambia caracteres a texto que no sean letras. Usará la fórmula
INFERIOR en el siguiente ejercicio para aplicar texto en minúsculas para distinguir más
fácilmente una O (letra O) de un 0 (cero).
5. Haga clic en Aceptar y copie la fórmula de F12 de la celda F12 a G18 (las dos columnas oCode1 y
oCode2).
6. GUARDE el libro.
Usar de CONCATENAR
En algunos casos, es preciso combinar cadenas de texto. Use CONCATENAR para este
propósito. La sintaxis de la función es CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3... hasta
Texto30). En este caso, combinará el nombre y los apellidos en dos formatos diferentes para
futuras combinaciones de correspondencia. En el primer formato, utilizará una coma para
separar el apellido y el nombre, pero como el carácter puede cambiar a un punto y coma o
a otro carácter, escriba la coma en una celda y utilice la referencia de celda en la fórmula
CONCATENAR.
Figura 10-13
Copiar la fórmula para el últi-
mo y el primero no funcionó.
7. Presione Entrar y copie la fórmula de la celda H12 desde la celda H13 a la celda H18 otra vez. Esta vez
la fórmula se copiará correctamente.
8. Escriba un signo de ; (punto y coma seguido de un espacio) en H11 y observe que ahora todos los
valores de la columna tienen un punto y coma en vez de comas.
9. Seleccione la celda I12 y escriba =CONCATENAR(A12,” “,B12). Observe que el segundo argumento es
una comilla, un espacio y una comilla. Esto separa el nombre y los apellidos.
10. Presione Entrar y copie la fórmula de la celda I12 desde la celda I13 a la celda I18.
11. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Alarm Codes Solution2.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿Qué función cuenta automáticamente las celdas que cumplen varias condiciones?
a.
CONTAR.SI
b.
CONTAR
c.
CONTAR.SI.CONJUNTO
d.
SUMAR.SI.CONJUNTO
2. ¿Qué función cuenta automáticamente las celdas que cumplen una condición específica?
a. CONTAR.SI
b. CONTAR
c. CONTAR.SI.CONJUNTO
d. SUMAR.SI.CONJUNTO
3. En la fórmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(C5:C16, F5:F16, “<=60”, B5:B16, “>200000”), ¿cuál es el rango de
las celdas que se agregará?
a. = C5:C16
b. = F5:F16
c. = B5:B16
d. = C5:F16
4. En la fórmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(C5:C16, F5:F16,”<=60”, B5:B16, “>200000”) ¿qué significa <=60?
a. Si el valor de C5:C16 es mayor o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluirá en el total.
b. Si el valor de F5:F16 es mayor o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluirá en el total.
c. Si el valor de B5:BF16 es inferior o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluirá en el total.
d. Si el valor de F5:F16 es inferior o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluirá en el total.
5. ¿A qué se refiere el rango de criterios de una fórmula?
a. Los datos de la hoja de cálculo que se incluirán en los resultados de la fórmula
b. El rango contiene una condición que debe cumplirse para que se incluyan los datos en el resultado
c. El tipo de fórmula que se utiliza para el cálculo
d. El tipo de datos contenidos en las celdas que se incluirán en la fórmula
6. ¿Qué función devuelve un valor si una condición es verdad y otro valor cuando la condición no es
verdad?
a. AND
b. O
c. SÍ
d. SUMAR
7. ¿Qué función devuelve un valor si se cumplen todas las condiciones?
a. AND
b. O
c. SÍ
d. SUMAR
Uso de fórmulas avanzadas 179
Proyectos
CIERRE Excel.
11 Asegurar los libros
180 Lección 11
En Contoso, Ltd se pasa consulta a un gran número de pacientes al día. La clínica mantiene registros confidenciales sobre las
visitas de pacientes, los medicamentos y los problemas médicos. Asimismo, en el caso de los empleados, se almacena información
sobre salarios, números de identificación nacional (números de seguridad social en los Estados Unidos, números de seguridad
social en Canadá o números de aseguradoras nacionales en el Reino Unido) y evaluaciones del rendimiento. El personal de
oficina debe ser capaz de compartir información, pero es fundamental que una gran parte de la información se mantenga
confidencial. En esta lección, estudiará las herramientas de Excel de protección de documentos, seguimiento de cambios y
adición de comentarios.
La pestaña REVISAR
Microsoft Excel le proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten
controlar quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos. Los comandos de
la pestaña REVISAR (Figura 11 - 1) le permiten proteger un archivo de libro completo, de
modo que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos (el mayor nivel
de protección). También puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del
libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminen datos importantes de forma
accidental o deliberada. La protección de datos es especialmente importante cuando múltiples
usuarios comparten y editan archivos.
180 Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de la lección, a medida que aprende a
compartir y editar archivos usando las opciones de seguridad y protección de Excel.
Asegurar los libros 181
ASEGURAR EL TRABAJO
Se entiende por contraseña el texto que el usuario debe introducir para poder tener acceso
a un libro, una hoja de cálculo o elementos de una hoja de cálculo. Puede asegurar un libro
entero restringiendo quién puede abrir o utilizar los datos del libro y exigiendo una contraseña
para ver o guardar los cambios en el libro. Asimismo, puede proporcionar protección adicional
a determinados elementos de las hojas de cálculo o los libros aplicando o sin aplicar una
contraseña.
Figura 11-2
Generación de un número
aleatorio de cinco dígitos
5. Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda G4 para copiar el rango en G5:G33. Se ha
asignado a todos los empleados un número de Id de cinco dígitos aleatorio.
6. Seleccione el rango G4:G33 y, en la pestaña INICIO, haga clic en Copiar. Haga clic en la flecha Pegar y
luego en Pegar valores.
Solución de La fórmula ALEATORIO.ENTRE generará un número aleatorio nuevo cada vez que se abra o modifique un
problemas libro. Para conservar los números de identificación de empleado creados por la fórmula, debe reemplazar
la fórmula con los valores.
182 Lección 11
7. Con G4:G33 seleccionado, en la pestaña INICIO, haga clic en Formato y luego seleccione Formato de
celdas. Haga clic en la pestaña Protección y compruebe que Bloqueado esté activado. De esta forma,
evitará que los números de identificación de los empleados se cambien cuando se proteja la hoja de
cálculo. Haga clic en Aceptar.
8. En la pestaña INICIO, haga clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccione Ordenar de menor a mayor.
En el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar, seleccione Continuar con la selección actual y
haga clic en Ordenar.
9. Seleccione las celdas C4:D33. En la pestaña INICIO, haga clic en Formato. Observe que el comando
Bloquear celda aparece seleccionado, lo que significa que de forma predeterminada las celdas están
bloqueadas. Haga clic en Bloquear celda para desactivar la protección de dichas celdas y permitir que
cambien.
10. Haga clic en la pestaña REVISAR y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
11. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba L11!e01. La contraseña no se mostrará en el
cuadro Contraseña para desproteger la hoja. En cambio, se verán asteriscos (*), tal como se muestra
en la Figura 11-3. Haga clic en Aceptar.
Figura 11-3
El cuadro de diálogo Prote-
ger hoja muestra asteriscos
(*) a medida que escribe
para proteger la contraseña.
12. Se le solicitará que confirme la contraseña. Vuelva a escribir L11!e01 y haga clic en Aceptar. Acaba de
crear y confirmar la contraseña que bloqueará la hoja de cálculo. Las contraseñas deben ser seguras.
Esto significa que todas las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por lo tanto, debe
escribir exactamente lo que se asignó como contraseña; es decir, mayúsculas, minúsculas, números y
símbolos.
13. GUARDE el libro como 11 Contoso Employees. CIERRE el libro.
Tome nota La protección de elementos de la hoja de cálculo y del libro no debe confundirse con la
seguridad de contraseñas de nivel de libro. La protección de elementos no puede proteger un
libro contra usuarios malintencionados.
Proteger un libro
Asignar una contraseña es una manera eficaz de evitar que cualquier usuario que no sepa la
contraseña pueda abrir el libro. Para proteger un libro entero, puede exigir una contraseña
para abrir y ver el libro. También puede exigir una contraseña para abrir y leer el libro y otra
contraseña para modificar los datos del libro. Las contraseñas que se aplican a un libro entero
ofrecen una seguridad óptima para los datos.
Ahora, cualquiera que tenga acceso al sistema informático puede ver el libro 11 Solución Datos
nómina que guardó en el ejercicio anterior. Restringió la modificación del archivo, pero no
restringió el acceso a los datos. En este ejercicio, limitará el acceso al libro requiriendo una
contraseña para abrir el documento.
Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Las
contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que debe escribir correctamente
las mayúsculas y las minúsculas. Si es posible, seleccione una contraseña segura que pueda
recordar y no tenga que escribirla. Se entiende por contraseña segura, una contraseña que
combina letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos; por ejemplo, la contraseña de
Asegurar los libros 183
ejemplo L11!e01 que usó en el ejercicio anterior. Sin embargo, se considera que una contraseña
de 14 o más caracteres es más segura. Las contraseñas que utilizan fechas de nacimiento,
números de la dirección del hogar, nombres de mascotas y así sucesivamente ofrecen poca
protección para quien pueda buscar dicha información en las redes sociales o en Internet.
Tome nota Es de importancia vital que recuerde las contraseñas asignadas a los libros o las hojas de
cálculo. Si se olvida de la contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es preciso, escriba las
contraseñas y guárdelas en un lugar seguro, lejos de la información que desea proteger.
Cuando proteja una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no quiera que se vea
en la barra de fórmulas. Seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. A
continuación, en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la
casilla Oculto.
PREPÁRESE. ABRA el libro 11 Payroll Data Solution que guardó y cerró en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda G11 e intente escribir un valor nuevo en la celda. Un cuadro de diálogo le
informará de que no puede modificar la celda ya que la hoja de cálculo está protegida. Haga clic en
Aceptar para continuar.
2. Haga clic en la celda D4 y cambie el número a 1. Puede introducir cambios en las celdas de las
columnas C y D porque desbloqueó las celdas antes de proteger la hoja de cálculo. Haga clic en
Deshacer para invertir el cambio.
3. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Rendimiento y seleccione la celda D4.
4. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Eliminar y en Eliminar filas de hoja.
Se extraerán los datos del Dr. Bourne de la hoja de cálculo, ya que esta hoja de cálculo quedó
desprotegida.
5. Haga clic en Deshacer para devolver los datos del Dr. Bourne.
6. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo SSN. Haga clic en la pestaña REVISAR y, en el grupo
Cambios, haga clic en Desproteger hoja.
7. Escriba L11!e01 (la contraseña que creó en el ejercicio anterior) y haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en la celda D11. Escriba 8, presione la tecla Tab tres veces y , a continuación, escriba 17000.
Presione la tecla Tab.
9. En la pestaña REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. En los dos cuadros de diálogo,
escriba la contraseña original de la hoja L11!e01 para volver a proteger la hoja de cálculo SSN.
10. En la pestaña REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro. Se abrirá el cuadro de diálogo
Proteger estructura y ventanas. Seleccione Proteger libro en la casilla Estructura del cuadro de
diálogo, si no está ya seleccionada.
11. En el cuadro Contraseña, escriba L11&E02 y haga clic en Aceptar. Confirme la contraseña volviéndola
a escribir y haga clic en Aceptar.
Tome nota La contraseña del libro es opcional, pero si no suministra una contraseña, cualquier usuario
puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la hoja de cálculo, haga clic con el botón
derecho en la pestaña Rendimiento y observe los comandos atenuados.
13. Presione Esc y haga clic en la pestaña ARCHIVO. Seleccione Guardar como y, a continuación, haga clic
en el botón Examinar.
14. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas. Se abrirá el menú
contextual (vea la Figura 11-4).
184 Lección 11
Figura 11-4
Utilice las opciones de
herramientas del cuadro de
diálogo Guardar como para
restringir el acceso al libro.
15. Seleccione Opciones generales. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones generales. En el cuadro
de diálogo Opciones generales, en el cuadro Contraseña de apertura, escriba L11&E02. Aparecen
asteriscos en el cuadro de texto a medida que escribe. Haga clic en Aceptar.
16. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba nuevamente la contraseña y, a continuación,
haga clic en Aceptar. Debe escribir la contraseña exactamente igual cada vez.
17. Haga clic en Guardar y luego en Sí para reemplazar el documento. Como ahora el documento está
guardado, todos los que tengan la contraseña pueden abrir el libro y modificar los datos contenidos
en la hoja de cálculo Rendimiento, ya que dicha hoja de cálculo no está protegida. Sin embargo, para
modificar la hoja de cálculo SSN, el usuario también debe conocer la contraseña que utilizó para
proteger la hoja de cálculo en el primer ejercicio.
Solución de Cuando confirme la contraseña para evitar visualizaciones no autorizadas de un documento, el sistema le
problemas recordará que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Si la contraseña que introduce en
el cuadro de diálogo Confirmar contraseña no es idéntica a la que introdujo en el cuadro de diálogo anterior,
recibirá un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y escriba nuevamente la
contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña.
Cuando guardó el libro Solución Datos nómina en el primer ejercicio de esta sección, todos
los que tuvieran acceso a la red o al sistema del equipo podían verlo. Tal como vio al abrir el
archivo en este ejercicio, se podía ver el libro, pero no se podía modificar la hoja de cálculo SSN,
con excepción de las celdas que estaban desbloqueadas. Si guardó el archivo con otro nombre,
dicho archivo también estaría protegido y no podría modificar los datos sin la contraseña que
protege dicha hoja de cálculo.
Si protege la estructura de un libro, evitará que los usuarios vean hojas de cálculo que ha
ocultado; inserten hojas de cálculo nuevas; muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres
de las hojas de cálculo. Si selecciona la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger
estructura y ventanas impedirá que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas
cuando se abra el libro.
Asegurar los libros 185
En un libro de Excel, se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal.
Es posible que esta información no se vea inmediatamente cuando visualice el documento,
pero puede ser posible que otros la vean o recuperen la información. Esta información incluye
lo siguiente:
• Comentarios y anotaciones: esta información permite a otras personas ver los nombres de
los usuarios que trabajaron en el libro, sus comentarios y los cambios introducidos en el libro.
• Propiedades del documento e información personal: las propiedades del documento están
constituidas por el autor, el tema y el título, así como por el nombre de la última persona que
guardó el libro y la fecha de creación del libro.
• Encabezados y pies de página: los encabezados y los pies de página pueden incluir el
nombre del autor, la fecha de creación del archivo, etc.
• Hojas de cálculo, filas y columnas ocultas: las columnas pueden ocultarse para proteger los
datos relativos al salario y la seguridad social (Estados Unidos), la seguridad social (Canadá)
o el seguro nacional (Reino Unido). Antes de quitar columnas o filas ocultas, asegúrese de
que su eliminación no cambiará los cálculos en la hoja de cálculo.
Solución de Es buena idea realizar una inspección en una copia del libro, ya que tal vez no pueda restaurar el contenido
problemas oculto que eliminó en el proceso de inspección. Si intenta inspeccionar un documento que tiene cambios sin
guardar, se le pedirá que guarde el documento antes de completar la inspección.
2. Haga clic en la pestaña ARCHIVO. A continuación, con Información seleccionado, haga clic en el botón
Comprobar si hay problemas en el panel central de la vista Backstage. A continuación, haga clic
en Inspeccionar documento. Se abrirá el cuadro de diálogo Inspector de documentos, tal como se
muestra en la Figura 11-5.
186 Lección 11
Figura 11-5
Cuadro de diálogo Inspector
de documentos
3. Haga clic en Inspeccionar. El inspector de documentos cambiará para incluir algunos botones Quitar
todo.
4. Haga clic en Quitar todo en Comentarios y anotaciones.
Tome nota Debe quitar individualmente todos los tipos de datos ocultos. Puede volver a inspeccionar el
documento después de quitar los elementos.
5. Haga clic tres veces en Eliminar todos para Propiedades del documento e información personal, Filas
y columnas ocultas y Hojas de cálculo ocultas. Los encabezados y los pies de página deben los únicos
elementos ocultos restantes (vea la Figura 11-6).
Figura 11-6
Botón Quitar todo para en-
cabezados y pies de página
Botón Quitar
todo
6. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Inspector de documentos.
7. GUARDE el libro.
Cuando abrió el archivo en este ejercicio, contenía columnas ocultas, así como otra información
que no quería compartir con otros usuarios. Primero creó una copia del libro original ya que
no siempre es posible restaurar los datos que el inspector de documentos elimina. Por este
motivo, eliminó información importante de la copia; los datos completos se conservan en el
libro original. Si el libro original estaba protegido, la copia también lo estaría y algunos de los
elementos del libro no podrían cambiarse usando el inspector de documentos. En ese caso, es
preciso desproteger primero el libro para ejecutar el inspector de documentos.
Asegurar los libros 187
Figura 11-7
Marcar como final
3. Se abrirá un cuadro de mensaje de Excel, indicando que el libro se marcará como final y se guardará.
Haga clic en Aceptar.
4. Otro cuadro de mensaje de Excel explica que el documento se ha marcado como final. Esto también
significa que el archivo se ha convertido en archivo de solo lectura, lo que significa que no se puede
editar a menos que haga clic en el botón Editar de todos modos. Haga clic en Aceptar. Observe un
icono Marcado como final en la barra de estado (vea la Figura 11-8).
188 Lección 11
Figura 11-8
Icono Marcado como final en
la barra de estado
El comando Marcar como final no es una característica de seguridad. Todo el que abra un libro
que haya sido marcado como final puede editar el documento eliminando el estado Marcar
como final del documento haciendo clic en el botón Editar de todos modos.
Puede desactivar el control de cambios haciendo clic en el botón Desproteger libro compartido,
que fue nombrado Proteger libro compartido antes de acabar el ejercicio anterior.
Tome nota Desactivar el control de cambios eliminará el historial de cambios, así como el estado
compartido del libro, pero los cambios que ya se muestran en el documento se mantendrán
hasta que los acepte o los rechace.
Figura 11-9
Pestaña Opciones avanzadas
de libro compartido
190 Lección 11
3. En el cuadro Guardar historial de cambios durante, haga clic en la flecha de desplazamiento para
mostrar 35.
4. Haga clic en el botón de opción Automáticamente cada para que el archivo se guarde
automáticamente cada 15 minutos (valor predeterminado).
5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración predeterminada para el resto de las opciones.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
• Incluir en vista personal permite a cada usuario que edita el libro ver una vista personal de
este.
Figura 11-10
Insertar cambios realizados
Cuadro de diálogo
Resaltar cambios
Opciones de
control de
cambios
Asegurar los libros 191
3. La opción Resaltar cambios en pantalla ya está seleccionada. Haga clic en Aceptar. Si aparece un
cuadro de advertencia, haga clic en Aceptar para aceptar.
4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de
Excel.
5. En la categoría General, en Personalizar la copia de Microsoft Office, en el cuadro Nombre de usuario,
escriba Luca Dellamore. Haga clic en Aceptar. Ha cambiado el nombre de usuario del documento que
se mostrará en el Control de cambios.
Tome nota Tome nota del nombre que quita. Restaurará el nombre de usuario original al final de esta
lección.
6. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente información en cada una de las columnas:
Dellamore Luca Administrativo de archivos Rehacer buzones
7. A medida que introduzca estos cambios, aparecerán un triángulo de color y un cuadro de comentarios
por cada entrada. De esta forma, será más fácil ver los cambios más tarde.
8. En la barra de acceso rápido, haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados bajo el nombre
de usuario Luca Dellamore.
9. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y seleccione Opciones.
10. En el cuadro Nombre de usuario, escriba Billie Jo Murray. Haga clic en Aceptar. Una vez más está
cambiando el nombre de usuario y aplicándolo al documento.
11. Haga clic en la celda A15 y escriba la siguiente información en cada una de las columnas:
Murray Billie Jo Recepcionista Retirar todos los viejos contactos
12. Mueva el puntero del mouse a la celda D15. El nombre de la persona que realizó el cambio, la fecha
del cambio y el cambio en sí mismo aparecerá en una información en pantalla, tal como se muestra en
la Figura 11-11.
Figura 11-11
Cambios realizados en una
hoja de cálculo
13. Mire las informaciones en pantalla para las demás celdas de las filas 14 y 15.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
En una red, no puede ver los cambios realizados por otros usuarios hasta que todos hayan
guardado los cambios. Para guardar los cambios en un libro compartido y ver los cambios que
otros usuarios han guardado desde que guardó por última vez, haga clic en Guardar en la barra
de herramientas de acceso rápido o elija otras opciones para guardar como Ctrl + S. Tenga
en cuenta que cuando trabaja en un entorno de red, puede hacer clic en Compartir libro en el
grupo Cambios y ver una lista de otros usuarios que tienen el libro abierto.
En ocasiones se producen conflictos cuando dos usuarios editan un libro compartido e intentan
guardar cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario intenta guardar el
libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. Según las opciones que se
establecieron cuando se creó y se compartió el libro, puede mantener el cambio o aceptar el
cambio realizado por otro usuario.
192 Lección 11
También puede mostrar una lista que muestra cómo se solucionaron los conflictos en el pasado.
Esto se puede ver en otra hoja de cálculo que muestra el nombre de la persona que realizó
el cambio, cuándo y dónde fue hecho, qué datos se eliminaron o reemplazaron y cómo se
resolvieron los conflictos.
Tome nota Deshacer está inactivo en un libro compartido. Si por error reemplaza sus datos o los datos de
otro usuario, deberá rechazar el cambio para restaurar los datos que reemplazó.
5. En la pestaña REVISAR, haga clic en Control de cambios y luego en el menú desplegable que aparece,
haga clic en Aceptar o rechazar cambios. Excel mostrará un cuadro de mensaje que confirma que
quiere guardar el libro. Haga clic en Aceptar. Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para
aceptar o rechazar.
6. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga clic en la flecha desplegable
Quién, seleccione Erin Hagens y haga clic en Aceptar. Acaba de pedir a Excel que devuelva solo los
cambios realizados por Erin Hagens. Excel resaltará la fila 16 con guiones verde allí donde está escrita
la información de Hagens.
Tome nota El orden de aceptación o rechazo de los cambios puede mostrarse de forma diferente. Acepte
el cambio de D13, pero rechace a todos los demás cambios.
7. Haga clic en Rechazar. Se eliminarán las cuatro entradas.
8. Cuando la celda D13 esté seleccionada para corregir la ortografía de pasillos, haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Si reemplaza los datos de otro usuario y quiere restaurar los datos originales, debe rechazar el
cambio. Si en su lugar elimina el texto que introdujo como reemplazo de otro texto, dejará la
celda o el rango en blanco. Rechazar el cambio restaura la entrada que reemplazó.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
También puede hacer clic en Contraer diálogo en el cuadro Quién del cuadro de diálogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar y seleccionar las celdas que contienen cambios. A
continuación, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio, algunos
cambios se resaltaron por celda y otros se resaltaron por fila, y puede aceptar o rechazar
cambios en la celda o el rango seleccionado.
Cuando trabaje en un libro compartido que se guarda en una red, probablemente se producirán
conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta a la misma celda que los cambios
de otro usuario. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, puede leer la información
sobre cada cambio y los cambios conflictivos realizados por otro usuario. Las opciones
establecidas en la pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Compartir libro determinan cómo
se solucionarán los conflictos.
Cuando se elimina el estado compartido de un libro, los cambios pueden realizarse como en
cualquier libro. Por supuesto, puede volver a activar el control de cambios, lo que compartirá
automáticamente el libro.
Inserción de un comentario
Los comentarios constituyen una técnica útil para llamar la atención sobre datos importantes o
significativos y para proporcionar una visión del usuario que explica más acerca de los datos.
Por ejemplo, supongamos que se evalúa a los empleados de Contoso en función de tres medidas
de rendimiento. El director utilizará los comentarios para apuntar los incidentes relacionados
con dichas medidas. En este ejercicio, aprenderá a insertar comentarios.
2. Escriba Con frecuencia llega tarde al trabajo tal como se muestra en la Figura 11-12.
Figura 11-12
Cuadro de texto Nuevo
comentario Cuadro de texto
Comentario
Marcador de
comentario
3. Haga clic en la celda D8. Presione Mayús + F2 y escriba Actualmente cursando un programa de
máster para obtener un certificado adicional. Haga clic fuera del cuadro de comentarios. El cuadro
desaparecerá y quedará un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda donde se
introdujo el comentario.
4. Haga clic en la celda E4. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Horas ajustadas para emergencia
familiar.
5. Haga clic en la celda F10. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Considerar aumento de sueldo.
6. GUARDE el archivo como 11 Evaluations Solution.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Como se mencionó anteriormente, Contoso, Ltd. lleva a cabo una revisión anual del rendimiento
de sus empleados. En este libro, el director utilizará los comentarios para apuntar los eventos
o acciones que quiere recordar cuando realice las revisiones anuales de los empleados. Cuando
agrega comentarios, Excel muestra automáticamente el nombre que aparece en el cuadro
Nombre de la configuración general de Office en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Si
no quiere usar un nombre, puede seleccionarlo en el comentario y presionar Eliminar.
Visualización de un comentario
Cuando pone el puntero sobre el triángulo rojo que indica que una celda tiene un comentario
anexado, se muestra el comentario. Puede mantener visibles los comentarios seleccionados
mientras trabaja, o bien puede mostrar todos los comentarios mediante los comandos del grupo
Comentarios de la pestaña REVISAR. Los comandos Mostrar u ocultar comentario y Mostrar
todos los comentarios le permitirán mostrar u ocultar comentarios según sea necesario. Los
comandos Anterior y Siguiente le permitirán pasar de un comentario a otro sin seleccionar las
celdas.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
196 Lección 11
Edición de un comentario
Los comentarios pueden editarse y formatearse según sea necesario. Puede formatear un
comentario usando la mayoría de las opciones de formato de la pestaña INICIO, en el grupo
Fuente. Sin embargo, los botones de Color de relleno y Color de fuente de la pestaña INICIO
no están disponibles para el texto del comentario. Para editar un comentario, seleccione la
celda que contiene el comentario y haga clic en Modificar comentario.
Figura 11-13
Botón Modificar comentario
e información en pantalla
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Eliminación de un comentario
Por supuesto, puede eliminar comentarios de un libro cuando ya no sean necesarios. A menos
que el libro esté protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios, por lo que si tiene un
libro con información confidencial o sensible, piense en protegerlo. En este ejercicio, aprenderá
a eliminar un comentario.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Indique qué pestaña de la cinta tiene los comandos que se ejecutan para agregar, eliminar, mover y
ver comentarios.
a. COMENTARIOS
b. REVISAR
c. FILE
d. VIEW
2. Indique en qué pestaña de la cinta se encuentra el botón Proteger libro.
a. COMENTARIOS
b. REVISAR
c. FILE
d. VIEW
3. Indique cuál de los enunciados siguientes NO es una opción del grupo Comentarios.
a. Nuevo comentario
b. Eliminar
c. Mostrar tinta
d. Modificar comentario
4. Puede activar el control de cambios con todos los siguientes SALVO:
a. Botón Control de cambios
b. Botón Compartir libro
c. Botón Proteger hoja
d. Botón Proteger y compartir libro
5. Indique cuál de los siguientes no se encuentra en la pestaña REVISAR.
a. Botón Control de cambios
b. Botón Compartir libro
c. Botón Proteger celdas
d. Botón Proteger y compartir libro
6. Indique cuál de las siguientes es la contraseña más segura.
a. 02Feb2011 (la fecha de cumpleaños de su perro)
b. DenVer (la ciudad donde nació, con una capitalización extraña)
c. 679KrDj! (los tres últimos dígitos de su número de la seguridad social o seguro social y los nombres
de cada uno de sus hermanos con un signo de exclamación)
d. BruinsO6 (la mascota del instituto y el año en que se graduó utilizando la letra O como cero)
7. En Excel puede requerir una contraseña para todas las tareas siguientes, salvo una de ellas. Indique
cuál.
a. Abrir un archivo
b. Formatear celdas, columnas y filas en una hoja de cálculo
c. Agregar una hoja de cálculo nueva, eliminar una hoja de cálculo
d. Eliminar un archivo
8. Indique cuál de las funciones siguientes le permite hacer que Excel ponga de forma aleatoria cualquier
número comprendido entre 10000 y 99999.
a. ALEATORIO()
b. ALEATORIO.ENTRE(10000,99999)
c. PORCASUALIDAD(10000,99999)
d. ALEATORIO(10000,99999)
198 Lección 11
Proyectos
Figura 11-14
Creación del libro de tarjetas
de crédito.
3. GUARDE el archivo como 11 Credit Cards Solution para usarlo en los demás ejercicios.
4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO e información se seleccionará automáticamente; haga clic en
Proteger libro y elija Cifrar con contraseña.
5. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, escriba 11P1!s5 y vuelva a introducir la misma contraseña
en el cuadro Confirmar contraseña.
6. GUARDE y CIERRE el libro.
5. En la celda B12, escriba un nuevo comentario Yossi se irá al final del trimestre – acordarse de
cancelar la tarjeta.
6. Edite el comentario de D9 para que ponga Tarjeta perdida y encontrada [fecha de hoy].
7. Asegúrese de que todos los comentarios estén ocultos.
8. IMPRIMA la hoja de cálculo con los comentarios visualizados al final de la hoja.
9. GUARDE y CIERRE el libro.
CIERRE Excel.
12 Creación de gráficos
200 Lección 12
Fourth Coffee posee cafés en los 15 principales mercados. La mayoría de sus ingresos provienen de la venta de café recién
hecho, de marca registrada, y de bebidas expreso. En los cafés también se venden una variedad de pastas y pasteles, cafés y tés
envasados, y bocadillos, así como accesorios relacionados con el café y artículos de regalo. Para preparar una próxima reunión
donde se abordará el presupuesto, el gerente corporativo quiere crear gráficos para mostrar las tendencias en cada una de las
cinco categorías de ingresos para un período de cinco años, así como prever dichas tendencias en las ventas futuras. Dado que
Excel le permite controlar grandes cantidades de datos y trabajar con ellos, en ocasiones es difícil obtener una imagen general
a partir de los detalles de la hoja de cálculo. Con las capacidades de creación de gráficos de Excel, puede resumir y resaltar datos,
revelar tendencias y establecer comparaciones que pueden no ser evidentes al mirar los datos en bruto. Para presentar los
datos de Fourth Coffee utilizará gráficos, herramientas de análisis rápido, tablas dinámicas y gráficos dinámicos.
200
Creación de gráficos 201
La pestaña INSERTAR
La pestaña INSERTAR contiene los grupos de comandos que utilizará para crear gráficos
en Excel (vea la Figura 12 - 1). Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar
y aplicar formatos más adelante, empiece por introducir los datos del gráfico en una hoja
de cálculo. A continuación, seleccione los datos y elija un tipo de gráfico para mostrar
gráficamente los datos. Simplemente eligiendo un tipo de gráfico, un diseño y un estilo de
gráfico (todos ellos accesibles fácilmente en las pestañas INSERTAR y HERRAMIENTAS
DE GRÁFICOS) obtendrá resultados de calidad profesional al instante, cada vez que cree
un gráfico.
Figura 12-1
Pestaña INSERTAR Gráficos recomen- Tipos de gráficos del Grupo Minigráficos
dados grupo Gráficos
Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección, a medida que se
familiariza con las capacidades de creación de gráficos de Excel y las utiliza para crear
atractivas ilustraciones que comunican un análisis de datos.
CREACIÓN DE GRÁFICOS
Se entiende por gráfico una representación gráfica de datos numéricos de una hoja de cálculo.
Los valores de datos se representan mediante gráficos con combinaciones de líneas, rectángulos
verticales u horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando desee crear un
gráfico o cambiar un gráfico ya existente, puede elegir entre 11 tipos de gráfico con numerosos
subtipos y gráficos combinados. En la Tabla 12-1 se ofrece una breve descripción de cada tipo
de gráfico de Excel.
Gráfico de Útil para mostrar la relación de Las categorías son los colores
anillos las partes con un todo. Puede de las bandas circulares y
contener más de una serie de el tamaño de las bandas
datos. Los valores se representan constituyen los valores de cada
como secciones de una banda banda.
circular.
Gráfico de Útil para encontrar combinaciones Tanto las categorías como los
superficie óptimas entre dos conjuntos de valores son numéricos.
datos. El trazado obtenido es
similar a un mapa topográfico o un
trozo de tela tendido sobre puntos.
Creación de gráficos 203
Tome nota Cuando crea una hoja de cálculo para un gráfico, normalmente el período de tiempo aparece
en la primera fila y las categorías en la primera columna. Hay un botón Cambiar fila/columna
en la pestaña DISEÑO que permite cambiar la orientación de los datos tal como aparecen
en el gráfico. La cuarta columna de la Tabla 12-1 asume la configuración predeterminada
de los datos en un gráfico. Debe saber cuáles son los estándares de su organización, ya que
los gráficos han sido pensados para explicar rápidamente una historia y si diseñan de forma
diferente a los estándares, los gráficos pueden perder su objetivo y confundir en vez de aclarar
a su audiencia.
Existen dos enfoques para identificar los datos de una tabla. Si diseña eficientemente la hoja de
cálculo, puede seleccionar varios rangos a la vez que se convertirán en los diversos elementos
del gráfico. La segunda manera consiste en identificar el tipo de gráfico y después seleccionar
los datos de cada elemento del gráfico. Si crea muchos gráficos y acaba identificando cuáles
son sus propios tipos de gráfico, tal vez pueda serle útil el primer método. Si sus gráficos son
más complejos, le será útil usar el último método. En la primera parte de esta lección se aborda
la selección de rangos, mientras que en la segunda parte se estudia cómo agregar y eliminar
ciertos elementos del gráfico.
Figura 12-2
Gráfico circular creado con
datos incorrectos
Estilos de
gráfico
2010 debe ser una etique-
ta y no un segmento del
gráfico circular
Rango
de datos
seleccionado
1575 es un
total y no
debe ser un
segmento.
5. Apunte al segundo segmento más grande y verá que el valor es de 1575, que es la cantidad total. Ni
la etiqueta de la columna (2010) ni la cantidad total de ventas deben incluirse como segmentos del
gráfico circular.
6. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione Eliminar. Ahora se eliminará el gráfico y
desaparecerá la pestaña HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS.
Solución de Para eliminar un gráfico, haga clic en el espacio en blanco y, a continuación, presione la tecla Suprimir del
problemas teclado. Si hace clic en el gráfico o en otro elemento del gráfico y presiona Suprimir, solo se eliminará el
elemento seleccionado.
7. Seleccione B3:B7, haga clic en la pestaña INSERTAR, en el grupo Gráficos, haga clic en Circular y luego
en el primer gráfico 2D. Se mostrarán los datos correctos, pero es difícil interpretar el gráfico ya que
las diversas partes solo están identificadas con números.
Solución de Cuando inserte un gráfico en la hoja de cálculo, las pestañas HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS (DISEÑO y
problemas FORMATO) se visualizan en la cinta de Excel. De forma predeterminada, la pestaña DISEÑO está activa. Debe
seleccionar la pestaña INSERTAR en la cinta cada vez que desee insertar un gráfico.
Figura 12-3
Gráfico circular con formato
10. Mueva el puntero del mouse a un punto en blanco del gráfico y arrástrelo para moverlo debajo de los
datos.
Solución de Al igual que ocurre con la eliminación de un elemento, si arrastra un elemento del gráfico, el mouse moverá
problemas dicho elemento dentro del gráfico.
11. Haga clic fuera del gráfico, luego en ARCHIVO y luego en Imprimir. Observe que los datos de ventas
anuales aparecen con el gráfico en la página.
12. Presione Esc, haga clic en Gráfico y elija ARCHIVO, Imprimir. Ahora observe que el gráfico aparece por
sí mismo.
Tome nota Si quiere imprimir solo un gráfico insertado en un libro, seleccione el gráfico antes de
seleccionar ARCHIVO, Imprimir.
13. CREE una carpeta para la lección 12 y GUARDE el libro como 12 Charts Solution.
En este ejercicio se ilustra que la selección de datos del gráfico debe contener información
suficiente para interpretar los datos con solo echar un vistazo. Excel no distinguía entre la
etiqueta de la columna B y los datos que esta contenía, cuando seleccionó únicamente los datos
de la columna B. Aunque la etiqueta tiene formato de texto, como la etiqueta de la columna era
numérica, Excel lo interpretó como datos que debían incluirse en el gráfico. Cuando amplió la
selección para incluir las etiquetas de fila, Excel reconoció correctamente 2010 como etiqueta
y la mostró como título del gráfico circular.
Cuando selecciona datos y crea un gráfico circular, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo.
Esto se conoce como un gráfico insertado, lo que significa que se coloca en la hoja de cálculo
en lugar de colocarse en una hoja de gráfico diferente, una hoja que contiene solo un gráfico.
Mover un gráfico
Cuando inserta un gráfico, de forma predeterminada se inserta en la hoja de cálculo. Puede
hacer clic en una esquina de un gráfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamaño (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados).
Puede utilizar los controladores de tamaño para cambiar el tamaño de un gráfico. Para mover
un gráfico, haga clic y arrastre el puntero del mouse negro de cuatro puntas en el espacio en
blanco. Tal vez quiera que se revise un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo o tal vez
quiera que el gráfico sobresalga. En este ejercicio, moverá un gráfico a una nueva hoja del libro.
206 Lección 12
Si desea devolver el gráfico a la hoja Datos, puede ir a la pestaña 2010Circular, volver a hacer
clic en el botón Mover gráfico y en el cuadro Objeto, seleccione Datos (el nombre de la hoja).
Solución de Asegúrese de que no incluir la fila 8 de ventas totales. De lo contrario, la última columna de cada año será
problemas enorme y las demás columnas parecerán minúsculas a su lado. Es habitual no incluir los totales en los
gráficos de columnas y de barras. En algunos casos puede ser útil agregar una línea con los totales como un
eje separado a la derecha.
2. Haga clic en la pestaña INSERTAR y, en el grupo Gráficos, haga clic en Columna. En la lista desplegable
Columnas, mueva a cada una de las opciones. Al pausar una opción, Excel muestra una vista previa
del gráfico en la hoja de cálculo y una descripción y consejos para el tipo de gráfico seleccionado. En
Columna 3D, mueva a la primera opción. Tal como se muestra en la Figura 12-4, la información en
pantalla muestra que el tipo de gráfico es un gráfico de columnas agrupadas 3D y se sugiere comparar
valores cuando el orden de las categorías no es importante.
Creación de gráficos 207
Figura 12-4
Información en pantalla y Botón de gráfico de columnas
vista previa del gráfico Tipos de gráficos de
columnas
3. En la lista desplegable, haga clic en Columnas agrupadas 3D. El gráfico de columnas mostrará las
ventas de cada una de las categorías de ingresos para un período de cinco años. Aparecerá la pestaña
HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS con la pestaña DISEÑO activa.
4. En cualquier punto del área en blanco, haga clic en el gráfico, arrástrelo debajo de los datos de la hoja
de cálculo y colóquelo en el extremo izquierdo.
5. Haga clic fuera del gráfico de columnas para anular la selección. Observe que la pestaña
HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS desaparece.
6. Seleccione A2:F7, haga clic en la pestaña INSERTAR y, en el grupo Gráficos, haga clic en Líneas. En
el grupo Líneas 2D, haga clic en la opción Línea con marcadores (primer gráfico de la segunda fila).
Ponga el gráfico de líneas junto al gráfico de columnas. Observe que la pestaña HERRAMIENTAS DE
GRÁFICOS está en la cinta con la pestaña DISEÑO activa. Consulte la Figura 12-5.
Figura 12-5
Gráfico de columnas y gráfi-
co de líneas
Las herramientas de la
pestaña DISEÑO cambian
las opciones para el tipo
de gráfico de líneas
Rango de datos
seleccionado
Gráfico de
líneas activo La línea centra la vis-
ta en las tendencias
208 Lección 12
Tome nota Tómese un tiempo para estudiar los dos gráficos. En el gráfico de columnas, Café y bebidas
calientes son en gran medida las mayores fuentes de ingresos, aunque Accesorios para café
los está alcanzando. En el gráfico de líneas, observe que Café y bebidas calientes aumentan
con el tiempo, pero que Accesorios para café aumenta aún más rápidamente. Por su parte, los
artículos de panadería están disminuyendo y las ventas de bocadillos sube y baja.
7. Haga clic en el gráfico de columnas y en la pestaña DISEÑO.
8. Haga clic en el botón Mover gráfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba Columna y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Datos, seleccione el gráfico de líneas, haga clic en el
botón Mover gráfico y en el cuadro Hoja nueva, escriba Líneas y haga clic en Aceptar.
10. GUARDE el libro.
Los gráficos de columnas y líneas proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos,
ilustrando que el tipo de gráfico que elige depende del análisis que desea que el gráfico
retrate. El gráfico circular, que muestra los valores como parte de un todo, visualiza la
distribución de las ventas durante un año. Los gráficos de columnas también facilitan las
comparaciones entre elementos, aunque también durante períodos de tiempo. El punto
fuerte de los gráficos de líneas consiste en que muestran las tendencias con el tiempo.
El gráfico de líneas que creó en este ejercicio incluye marcadores de datos para indicar las
ventas de cada año. Se entiende por marcador de datos una barra, área, punto, segmento u
otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o un valor que tiene su
origen en una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un
gráfico constituyen una series de datos.
Figura 12-6
Gráficos recomendados para
dos filas de datos (etiquetas
y valores)
Excel pone
etiquetas en
Los valores de B3:F3 el eje x.
se convierten en la
altura de la línea.
Descripción
del tipo de
gráfico.
3. Haga clic en los otros tres tipos de gráfico y lea cada descripción. Haga clic en el gráfico de líneas y en
Aceptar.
4. Haga clic en el botón Mover gráfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba LíneasCafé y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Datos, seleccione las celdas A2:B7 para incluir las
etiquetas y los datos para el año 2010 y luego, en la pestaña INSERTAR, haga clic en el botón Gráficos
recomendados. Observe los tres tipos de gráficos recomendados esta vez (vea la Figura 12-7).
Figura 12-7
Gráficos recomendados para
texto en una columna y va-
lores en la columna siguiente
2010 se convierte en el
título del gráfico.
Tome nota Observe que esta vez se recomiendan tres gráficos en comparación con otros casos en los que
se recomiendan cuatro gráficos. Como 2010-2014 está en la primera fila en el ejemplo anterior,
se incluyen gráficos que muestran tendencias (líneas y columnas). Dado que esta vez la primera
columna está seleccionada, se seleccionan los gráficos que comparan elementos (de barras,
circular y de columnas). Existe cierta superposición en los tipos de gráficos recomendado; en
ambos casos se sugieren gráficos de columnas.
6. Haga clic en Cancelar. Seleccione A2:F7 y haga clic en el botón Gráficos recomendados. Observe cada
una de las opciones sugeridas y examine la descripción. Haga clic en Cancelar.
7. Seleccione A8:F8 y haga clic en el botón Gráficos recomendados. Observe que las opciones son
incluso diferentes de las opciones de la Figura 12-6. Haga clic en Cancelar.
8. Seleccione A2:F2, mantenga presionado Ctrl y seleccione A8:F8. No tiene que elegir rangos
adyacentes para los datos.
9. Haga clic en el botón Gráficos recomendados. Observe que las opciones recomendadas en la Figura
12-8 son las mismas que en la Figura 12-6, ya que la primera fila incluye los años y la segunda fila los
valores. Haga clic en Aceptar.
Figura 12-8
Rangos no adyacentes usa-
dos antes de elegir Gráficos
recomendados
10. Haga clic en el botón Mover gráfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba TotalLíneas y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
11. GUARDE el libro.
Tome nota Una información en pantalla muestra el nombre del tipo de gráfico cuando pasa el puntero del
mouse en el botón u opción de subtipo.
3. Haga clic en el subtipo Barras agrupadas 3D. Los datos se muestran en un gráfico de barras agrupadas
y la pestaña DISEÑO está activa en la pestaña HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS.
4. Arrastre el gráfico de barras agrupadas a la izquierda, debajo de los datos de la hoja de cálculo.
5. Seleccione A2:F7. En la pestaña INSERTAR, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Barras.
6. Haga clic en el subtipo Barras apiladas 3D.
7. Coloque el gráfico de barras apiladas al lado del gráfico de barras 3D. La hoja de cálculo debería verse
como en la Figura 12-9.
Figura 12-9
Barra agrupada y barra
apilada que usan los mismos
datos que los gráficos de
columnas y de líneas vistos
anteriormente en la lección
(vea la Figura 12-5).
Cada parte de la
barra se suma para
mostrar el total en la
barra apilada.
8. Haga clic en el botón Mover gráfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba BarrasApiladas y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaña Datos de la hoja de cálculo y en el gráfico de barras agrupado y, en el botón
Mover gráfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba BarrasAgrupadas y haga clic en Aceptar.
10. GUARDE el libro.
El grupo Gráficos de la pestaña INSERTAR contiene ocho botones que conducen a varios
tipos de gráficos (incluido un tipo de gráfico combinado). Para crear uno de estos gráficos,
seleccione los datos de la hoja de cálculo, haga clic en el botón y elija una de las opciones
de tipo de gráfico. Puede seleccionar cualquier tipo de gráfico haciendo clic en el selector
de cuadros de diálogo Gráficos (vea la Figura 12-8) para abrir el cuadro de diálogo Insertar
gráfico. Se visualizará Gráficos recomendados en la primera pestaña. Haga clic en la pestaña
Todos los gráficos del cuadro de diálogo tal como se muestra en la Figura 12-10 para ver
muestras de todos los tipos y subtipos de gráficos.
212 Lección 12
Figura 12-10
Pestaña Todos los gráficos
Subtipo para cada tipo
del cuadro de diálogo de gráfico
Insertar gráfico
Cambiar la orientación
de los datos
Cambiar el
tipo
Cuando hace clic en un tipo de gráfico en el panel izquierdo del cuadro de diálogo, el primer
gráfico de ese tipo se selecciona en el panel derecho. También puede desplazarse por el panel
de la derecha y seleccionar cualquier subtipo de gráfico. Se muestran diferentes ejemplos para
determinar si desea que los datos se interpreten en filas y columnas en vez de en columnas y
filas.
Pestaña HERRAMIENTAS
Pestaña DISEÑO DE GRÁFICOS Pestaña FORMATO
Figura 12-11
La pestaña HERRAMIENTAS
DE GRÁFICOS se activa cuan-
do se inserta un gráfico.
Botón Diseño Botón Cambiar Botones de estilos de gráfico
rápido colores
2. Uno de los estilos de gráfico ya está seleccionado. Haga clic en cada uno de los estilos hasta que
encuentre el estilo que se muestra en la Figura 12-12 con las etiquetas y los porcentajes mostrados al
lado de cada segmento del círculo. Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar
más estilos.
Figura 12-12
Gráfico circular con
etiquetas al lado de cada
segmento
Estilo actual
seleccionado
3. Los colores del gráfico se determinan mediante el tema de la hoja de cálculo. Haga clic en el botón
Cambiar colores y mueva el puntero del mouse sobre cada una de las distintas filas para ver la vista
previa del cambio del gráfico circular.
4. Haga clic en Color 3 para introducir el cambio.
5. GUARDE el libro.
Figura 12-13
Opciones de Diseño rápido
Diseño 5 seleccionado y
mostrado en el gráfico
3. Haga clic en Diseño 5. La tabla de datos aparecerá bajo el gráfico. Los años (2010 – 2014) actúan como
etiquetas del eje x y los encabezados de columnas de la tabla de datos.
4. GUARDE el libro.
También puede utilizar los botones de diseño de la derecha de un gráfico seleccionado para
cambiar el estilo y el color, y qué elementos aparecen en el gráfico. Haga clic en el gráfico y
en el primer botón para seleccionar los elementos que aparecerán en el gráfico, tal como se
muestra en la Figura 12-14.
Figura 12-14
Botón Elementos de gráfico
En la siguiente lista se definen algunos de los elementos del gráfico cuyo formato puede
modificar manualmente en Excel. Estos elementos se ilustran en la Figura 12-15:
• Eje: línea que rodea el área de trazado gráfico utilizada como marco de referencia para la
medición.
• Series de datos: fila o columna de datos representada mediante una línea, conjunto de
columnas, barras u otro tipo de gráfico
• Leyenda: cuadro que identifica los patrones o colores asignados a las series de datos o
categorías de un gráfico.
Figura 12-15
Elementos de gráfico
Seleccione el elemen-
to del gráfico
Título del
gráfico
Eje horizontal
(categoría)
Leyenda
Tome nota Para conocer los elementos de un gráfico, haga clic en la lista desplegable Elementos de gráfico
y seleccione cada uno de los elementos en los gráficos de muestra del libro.
Figura 12-16
Menú de efectos de formas
8. Haga clic en la primera opción de Bisel (círculo). Repita esta opción para cada una de las series de
datos.
9. Además de los botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas, también puede
cambiar los elementos con el selector de cuadro de diálogo Estilos de la forma. En la pestaña
FORMATO, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el selector de cuadros de diálogo Estilos de
forma. El panel Formato de serie de datos se abre con el botón Opciones de serie seleccionado.
10. Haga clic en cada uno de los tres botones de la etiqueta Opciones de serie y observe las opciones.
Haga clic en una de las columnas Accesorios para café.
11. Haga clic en el botón Relleno y línea, elija RELLENO y seleccione Relleno con imagen o textura entre
las opciones.
12. Haga clic en la flecha desplegable Textura y elija la opción Mármol marrón.
13. GUARDE el libro.
Cuando use el mouse para apuntar un elemento del gráfico, el nombre de dicho elemento
aparecerá en una información en pantalla. Puede seleccionar el elemento cuyo formato desee
modificar al hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico en el grupo
Selección actual en la pestaña FORMATO. Esta lista es específica para gráficos. Cuando hace
clic en la flecha, la lista incluirá todos los elementos que ha incluido en el gráfico visualizado.
Figura 12-17
Cambio del color de la
leyenda del texto
Botón
Color de
relleno
El color del texto
cambió a rojo para
coincidir con la
línea
MODIFICAR UN GRÁFICO
A veces, el gráfico que agrega desde la pestaña INSERTAR y que modifica mediante el diseño
rápido y los estilos de gráfico no es exactamente lo que desea. Además de usar las características
de creación y diseño que se mencionaron anteriormente, puede modificar un gráfico al agregar
o eliminar elementos individuales o al mover o cambiar el tamaño del gráfico. También puede
cambiar el tipo de gráfico sin tener que borrar el gráfico existente y crear uno nuevo o cambiar
la forma en que Excel selecciona datos como elementos de datos cambiando filas por columnas.
3. Haga clic en el botón ELEMENTOS DE GRÁFICO. Aparecerá un menú mostrando qué elementos se
encuentran actualmente en el gráfico (cuadros marcados) y cuáles no (cuadros sin marcar). Véase la
Figura 12-18.
Figura 12-18
Elementos actuales
del gráfico
Botón ELE-
MENTOS DE
GRÁFICO
Haga clic
en la casilla
activa para
quitar un
elemento
Haga clic en
la casilla sin
marcar para
agregar un
elemento
4. Haga clic en el cuadro Títulos de los ejes para marcar el cuadro y agregar un marcador de posición de
los ejes vertical y horizontal.
5. El título del eje en la parte inferior de la pantalla tiene indicadores de selección para indicar que está
seleccionada. Escriba Miles y presione Entrar.
6. Haga clic en la pestaña del gráfico TotalLíneas y en el botón ELEMENTOS DE GRÁFICO, y seleccione la
opción Títulos de los ejes. Esta vez se selecciona el título del eje vertical. Puede hacer clic en cualquier
marcador de posición de etiqueta para seleccionarlo si ya está en un gráfico. Escriba Miles para el
título vertical.
7. Repita el paso anterior para agregar un eje vertical de miles para el gráfico CoffeeLine y el título del
eje horizontal para el gráfico BarrasAgrupadas.
8. Haga clic en la pestaña del gráfico BarrasApiladas y en el botón ELEMENTOS DE GRÁFICO, y
seleccione la opción Rótulos de datos. Aparecerán etiquetas para cada una de las barras del gráfico.
9. GUARDE el libro.
Figura 12-19
Desactive la serie que
no desee que aparezca
en el gráfico.
Botón
Filtros de
gráficos
Botón
Aplicar
9. Repita el paso 8 para Café/té empaquetado y Bocadillos, y haga clic en el botón Aplicar.
10. Después de examinar el gráfico, tal vez decida que es mejor mantener todas las series de datos. Repita
los pasos 8 y 9 para revisar las series Panadería, Café/té empaquetado y Bocadillos.
11. GUARDE el libro.
Tome nota Es importante recordar que, sin importar si el gráfico está insertado en la hoja de cálculo o
ubicado en una hoja de gráfico, el gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo.
Cualquier cambio en los datos de la hoja de cálculo se refleja en el gráfico. Asimismo, si se
eliminan datos de la hoja de cálculo, también se eliminará el gráfico.
Figura 12-20
Ventas anuales editadas con
nuevas categorías
4. Haga clic con el botón derecho en un área vacía del gráfico y elija Seleccionar datos. Se abrirá el
cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
5. Haga clic en el botón Agregar y en el cuadro de nombres Series, haga clic en la celda A4. En el cuadro
de valores Series, elimine la entrada y arrastre sobre la hoja de cálculo para seleccionar las celdas
B4:F4.
6. Haga clic en Aceptar y en el botón Subir varias veces para subir la etiqueta Cafés Expreso/Premium
debajo de Café.
7. Repita los pasos 5 y 6 con Té empaquetado en A8 y los datos de B8:F8 para que la etiqueta quede
debajo de Café empaquetado. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y volver a la hoja.
8. GUARDE el libro.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja DataExp debe seleccionarse.
1. Mueva el mouse por el espacio en blanco a la izquierda del título del gráfico. El mouse es una flecha de
cuatro puntas negra. Arrastre para mover el gráfico hasta el borde izquierdo de la hoja y por debajo
de la fila 11.
2. Mueva el mouse a la esquina inferior derecha del gráfico. El puntero del mouse es una flecha diagonal
de dos cabezas en el controlador de tamaño. Arrastre el mouse para que esté en la esquina inferior
derecha de la pantalla. El gráfico se ampliará para tomar más pantalla y podrá ver las columnas y la
leyenda más fácilmente.
3. Haga clic en el Título del gráfico y escriba Ventas anuales detalladas. Vuelva a hacer clic en el gráfico
para seleccionarlo y moverlo hacia el controlador de tamaño del centro a la derecha. La pantalla
deberá parecerse a la figura 12-21.
Figura 12-21
Gráfico con el tamaño
cambiado
Controlador
de tamaño
para cambiar
la altura
Controlador
de tamaño
para cambiar
el ancho
El puntero del
mouse toma
la forma de
una flecha de
dos puntas
Cambia el ancho y la
altura
4. GUARDE el libro.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja de DataExp debe ser visible y el gráfico debe estar
seleccionado.
1. Haga clic en la pestaña DISEÑO y seleccione el botón Cambiar tipo de gráfico. Se abrirá el cuadro de
diálogo Cambiar tipo de gráfico.
2. Haga clic en cada uno de los tipos de gráfico de la izquierda y verá un conjunto de iconos diferentes
que representan los subtipos de cada uno de los tipos de gráfico. Haga clic en el botón Columna. Haga
clic en el subtipo Columna apilada (segundo icono del panel derecho, en la parte superior del cuadro
de diálogo).
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en el botón Mover gráfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba DetSales y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
5. COPIE la hoja del gráfico DetSales antes de la hoja DataExp y asigne el nombre DetSalesEs a la
pestaña.
6. En la pestaña DISEÑO, con el botón Cambiar tipo de gráfico, cambie el tipo de gráfico de nuevo a
Columna agrupada.
7. Haga clic solo en una de las columnas de Cafés Expreso/Premium.
8. En la pestaña DISEÑO, haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.
9. El cuadro Cambiar tipo de gráfico se abrirá en el tipo de gráfico combinado. En el cuadro de tipo de
gráfico Cafés Expreso/Premium, seleccione Líneas (vea la Figura 12-22).
Figura 12-22
Cambiar tipo de gráfico con
el tipo de gráfico combinado
Opción de línea
Tipo de gráfico
combinado
10. Haga clic en Aceptar y edite el título del gráfico para que ponga ¡MAGNÍFICO! Estas son las ventas de
café espreso/premium.
11. Haga clic en la pestaña FORMATO y, en el grupo Insertar formas, haga clic en el botón Flecha y
arrastre la flecha del título desde el título del gráfico hasta la línea de Expreso. Use el botón Contorno
de forma para cambiar la flecha a Rojo y el Grosor a 6 pt.
12. GUARDE el libro.
Figura 12-23
Filas y columnas cambiadas
(categorías y leyenda cam-
biadas)
Botón
Cambiar
fila/
columna
4. GUARDE el libro.
Figura 12-24
Botón Análisis rápido e infor- Botón Análisis
mación en pantalla rápido
La información en
pantalla describe
el botón
2. Haga clic en el botón Análisis rápido. Se abrirá una pequeña ventana denominada Galería de análisis
rápido (vea la Figura 12-25).
Figura 12-25
Galería de análisis rápido
3. Haga clic en la pestaña GRÁFICOS de la galería. Las opciones cambiarán en la parte inferior de la
galería. Mueva el puntero del mouse a cada una de los gráficos y aparecerá una vista previa en la
pantalla por encima de la galería de análisis rápido. Por ejemplo, mueva el puntero del mouse a la
opción Área apilada y verá una vista previa donde se muestra este tipo de gráfico (vea la Figura 12-26).
Figura 12-26
Vista previa de gráfico de
áreas apiladas
Pestaña GRÁFICOS
Más gráficos
muestra los gráficos
recomendados y
todos los gráficos
4. Ahora, no agregaremos ningún gráfico del menú GRÁFICOS. Haga clic en la pestaña MINIGRÁFICOS.
Mueva el puntero del mouse para obtener una vista previa de la opción Columna. Se mostrará un
conjunto de pequeñas columnas en la columna G.
5. Haga clic en la opción Líneas. Aparecerán una serie de líneas en la hoja de cálculo de la columna G.
Creación de gráficos 227
6. La fila 2 (años) no debe tener un minigráfico. Haga clic en la celda G2 y, en la pestaña DISEÑO, haga clic
en el botón Eliminar. Se eliminará el minigráfico de la celda. En la celda G2, escriba Minigráfico.
7. Haga clic en la celda G9. Utilice el controlador de relleno para arrastrar a la celda G10. Aparecerá un
minigráfico para el total.
8. Seleccione G3:G10 y haga clic en la pestaña DISEÑO. Puede optar por varias opciones con los
minigráficos.
9. En el grupo Mostrar, haga clic en Punto alto y Punto bajo y, en la galería de estilo, seleccione Estilo de
minigráfico Oscuro nº 3 (vea la Figura 12-27).
Figura 12-27
Minigráficos en la columna G
Punto alto
Punto bajo
Tome nota La pestaña DISEÑO cambiará a HERRAMIENTAS PARA MINIGRÁFICO cuando tenga
minigráficos seleccionados. Tómese el tiempo para explorar las opciones de la cinta que se
muestran en la Figura 12-27.
10. GUARDE el libro.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior y haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Datos.
1. Seleccione A3:F7. Haga clic en el botón Análisis rápido y seleccione la pestaña TOTALES.
2. Vaya al primer icono, Suma (con la fila azul resaltada en el icono). Verá una vista previa en la hoja de
cálculo de Suma que sobrescribe la fila Ventas totales que ya estaba allí.
3. Vaya al siguiente icono y verá una vista previa de la fila 8 con promedios para cada columna. Mueva a
los iconos Contar, % total y Total acumulado y observe la vista previa del cambio de hoja de cálculo.
4. Vaya al segundo icono Suma (con la columna naranja resaltada). Observe que la vista previa de la hoja
de cálculo cambia para mostrar los totales de la columna G.
5. Haga clic en la flecha de la derecha para mostrar más opciones. Obtenga una vista previa de las
opciones y vuelva a % total.
6. Haga clic en la opción % total. Haga clic en la celda G3 y observe que la fórmula =SUMA(B3:F3)/
SUMA($B$3:$F$7) aparece en la barra de fórmulas.
7. En la celda G2, escriba Promedio.
8. GUARDE el libro.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe de seguir en la pestaña de la hoja de cálculo Datos.
1. Seleccione A3:F7. Haga clic en el icono Análisis rápido. Se seleccionará la pestaña Formato.
2. Vaya al primer icono, Barras de datos. Puede ver una vista previa de pequeñas barras en cada celda de
la hoja de cálculo, lo que indica la existencia de un valor relativo en las celdas. El valor más grande se
encuentra en F3 y la barra muestra el ancho más grande (vea la Figura 12-28).
Figura 12-28
Vista previa de las
barras de datos Valor más alto
3. Haga clic en la opción Escala de colores para elegir. Haga clic en una celda fuera del rango para que
el formato sea más claro. La hoja de cálculo tiene un formato en verde para los valores más altos y en
verde oscuro para el valor más alto. Los valores más bajos están en rojo.
4. Si el valor está cerca del valor más alto o del valor más bajo, el color o la celda tiene un tono menos
fuerte. A medida que los valores se alejan del valor, el color se vuelve más claro.
5. GUARDE y CIERRE el libro.
Los informes de tabla dinámica y los gráficos dinámicos están especialmente diseñados para:
• Obtener subtotales y reunir datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y
crear fórmulas y cálculos personalizados.
• Ampliar y contraer niveles de datos para filtrar los resultados, y explorar en profundidad los
puntos más importantes de los datos resumidos para las áreas de importancia.
• Mover filas a columnas o columnas a filas dinámicas para examinar diferentes resúmenes de
los datos.
Creación de gráficos 229
PREPÁRESE. ABRA 12 School Test Data de los archivos de datos de los estudiantes.
1. Haga clic en la celda A1. Presione Final y luego la flecha abajo. Observe que hay 139.129 filas de datos.
2. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior de la hoja de cálculo.
3. En la pestaña INSERTAR, haga clic en el botón Tablas dinámicas recomendadas.
4. Desplácese hasta abajo y haga clic en Contar la calificación de escala por nivel de aptitud (vea la
Figura 12-29).
Figura 12-29
Cuadro de diálogo Tablas
dinámicas recomendadas Botón
Gráfico
dinámico
Botón Tabla
dinámica Cuadro de
diálogo Tablas
dinámicas
recomendadas
Botón Tablas
dinámicas
recomendadas
Seleccionar
la última
opción
5. Haga clic en Aceptar y ASIGNE EL NOMBRE Contar a la nueva hoja. Se abrirá el panel Campos de
tabla dinámica a la derecha de la pantalla y los datos aparecerán en la hoja de cálculo. Observe
que los datos de Sin puntuación están en blanco. Eso se debe a que el número de filas se basa en la
puntuación de la escala, que está vacía para las puntuaciones no disponibles. Probablemente desee
cambiar el campo para contar en un campo que tenga datos. Si revisa la pestaña Datos, todas las filas
están rellenadas con un nivel, para que pueda usar esta columna y se cuenten todas las filas.
230 Lección 12
6. Vuelva a la hoja Recuentos y arrastre el campo Nivel del panel Campos de tabla dinámica hasta la
sección VALORES.
7. Arrastre el Recuento de calificación de escala desde la sección VALORES a la hoja de cálculo para
quitarlo. Observe que la fila Sin puntuación ahora cuenta cada puntuación omitida.
8. Arrastre el campo Nivel al área COLUMNAS. Aparecerá un resumen con todos los niveles.
9. Arrastre el campo Prueba al área FILTROS.
10. Ahora, la celda B1 muestra (todos). Haga clic en la flecha desplegable del filtro, elija Matemáticas y
haga clic en Aceptar.
11. En el botón Filtro, haga clic en la celda B1 y elija Lectura. Haga clic en Aceptar. Los datos deberán
parecerse a los de la Figura 12-30.
Figura 12-30
Resultados de la tabla
dinámica
Botón Filtro
El filtro actual
muestra Lectura
Se filtra por
Prueba
Tome nota Cuando hace clic en cualquier celda vacía de la tabla dinámica, desaparece la lista de campos.
Para que vuelva a aparecer, solo tiene que hacer clic en cualquier celda activa que muestre
datos.
12. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 12 como 12 Test PivotTable Solutions.
Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo el origen de datos, organizando
los campos en la lista de campos de la tabla dinámica, y eligiendo un diseño inicial, puede
realizar tareas adicionales a medida que trabaja con el informe de tabla dinámica y lo mejora.
Dichas tareas pueden ser:
• Explorar los datos: una vez que los haya creado, puede ampliarlos y contraerlos, y mostrar
los hechos esenciales que pertenecen a los datos. Puede ordenar, filtrar y agrupar campos
y elementos de datos. Puede editar funciones de resumen y crear fórmulas y cálculos
personalizados.
• Cambiar el diseño de columnas, filas y subtotales: Excel le permite activar o desactivar los
encabezados de los campos de columna o de fila, mostrar u ocultar filas en blanco, mostrar
los subtotales por encima o por debajo de filas y ajustar los anchos de columna al actualizar.
Creación de gráficos 231
También puede mover un campo de columna al área de filas o un campo de fila al área de
columnas, y combinar o anular la combinación de celdas para elementos exteriores a las filas
y columnas.
• Cambiar la visualización de los espacios en blanco y los errores: puede cambiar cómo
se muestran los errores y las celdas vacías, cambiar cómo se muestran los elementos y las
etiquetas sin datos y mostrar u ocultar las líneas en blanco.
Tómese tiempo para explorar por su cuenta estas opciones para las tablas dinámicas.
Figura 12-31
Arrastre Insatisfactorio hasta
la ubicación entre Sin puntu-
ación y Parcialmente apto.
Arrastre el borde de
Insatisfactorio
14. Repita el paso 13 y mueva la columna Avanzada hasta una posición entre Apto y Total general.
15. Cambie el tamaño del gráfico dinámico para que vaya a la columna L.
16. GUARDE el libro como 12 Test PivotChart Solution. La hoja final debe verse tal como se muestra en la
Figura 12-32.
Figura 12-32
Gráfico dinámico
completado
Columnas Avanzado
e Insatisfactorio
reorganizadas
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Creación de gráficos 233
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
c. Debe eliminar un gráfico existente para poder mostrar los datos en un tipo de gráfico
diferente.
d. Cuando se crea una hoja de cálculo, ya no aparece en la hoja de cálculo que contiene la
serie de datos.
Proyectos
Figura 12-33
Datos para el gráfico circular
2. Seleccione A3:B8.
3. Haga clic en la pestaña INSERTAR. Haga clic en Circular y en Circular 3D.
4. En la pestaña DISEÑO, haga clic en Diseño rápido y elija Diseño 4.
5. Haga clic en el botón Mover gráfico.
6. En el cuadro Hoja nueva, escriba CircularTiempo y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en el botón ELEMENTOS DE GRÁFICO y active Título del gráfico.
8. Para el título de gráfico seleccionado, escriba Análisis mensual de tiempo.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 12 como 12 My Time Solution.
10. CIERRE el libro.
Figura 12-34
Datos para el gráfico de
columnas
2. Seleccione A3:B10.
3. Haga clic en la pestaña INSERTAR. Haga clic en Columna y en Columna agrupada.
4. Edite el título del gráfico para que indique Salarios de nivel de entrada.
5. Haga clic con el botón derecho en un área vacía del gráfico, elija Mover gráfico y, en el cuadro Hoja
nueva, escriba Salarios. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic con el botón derecho en el eje Vertical (valor) y seleccione Formato de ejes.
7. En el panel Formato de ejes, seleccione NÚMERO y, en el cuadro desplegable Categoría, seleccione
Moneda.
8. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 12 como 12 Salaries Solution y luego CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
13 Agregar imágenes y formas
a una hoja de cálculo
Tailspin Toys crea juguetes y juegos únicos destinados a la educación infantil. La compañía también está muy comprometida en
actividades de caridad y recaudación de fondos para organizaciones comunitarias, en especial para apoyar la despensa de comida
local. Tailspin Toys trabaja con la despensa para ejecutar diversas actividades de recaudación de fondos durante todo el año, así
como para brindar oportunidades educativas para capacitar a voluntarios y a la opinión pública para ayudar a alimentar a los
hambrientos y acabar con el hambre en la comunidad. También recogen alimentos donados para su distribución a los necesitados.
A lo largo de esta lección, agregará gráficos a una hoja de cálculo que informa sobre las actividades de recaudación de fondos.
Aprenderá a manipular dichos gráficos usando las múltiples herramientas de Excel para colocar, cambiar el tamaño, cambiar color
y cambiar el formato de fotos, imágenes prediseñadas, formas, SmartArt y WordArt.
236
Agregar imágenes y formas a una hoja de cálculo 237
La mayoría de los elementos gráficos que se pueden agregar a una hoja de cálculo de Excel
se generan desde la pestaña INSERTAR, mostrada en la Figura 13-1, en las ilustraciones
y grupos de texto. Todo, desde imágenes, imágenes prediseñadas, SmartArt, formas,
cuadros de texto y WordArt se encuentra en estos dos grupos de botones. Una vez que haya
insertado el elemento gráfico que necesita, se visualizarán herramientas para permitirle
aplicar formatos, cambiar el tamaño y colocar para satisfacer sus necesidades.
Figura 13-1
Grupos Ilustraciones y Texto
de la pestaña INSERTAR
Insertar imágenes
Como dice el refrán, "más vale una imagen que mil palabras" y, en el caso de Excel, las
imágenes pueden valer varios miles de celdas llenas de texto y números. Agregar de todo,
desde fotos hasta imágenes prediseñadas es fácil en Excel, lo que lo ayudará a convertir una
hoja de cálculo abrumadora, llena de números y texto, en algo interesante de ver, de lectura
atractiva y fácil de explorar.
PREPÁRESE. INICIE Excel y abra un libro en blanco nuevo. Descargue los archivos de imagen de esta
lección y GUÁRDELOS en la carpeta Mis imágenes. O bien, puede crear una subcarpeta en la carpeta de
datos de estudiante llamada Imágenes de la lección 13 y guardar las imágenes en dicha subcarpeta.
1. En la pestaña INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón Imágenes. Se abrirá el cuadro
de diálogo Insertar imagen.
2. Vaya hasta la carpeta que contiene los archivos de imagen de esta lección. Haga doble clic en la
imagen 13 Happy Kids o haga clic en la imagen una vez y después haga clic en el botón Insertar. La
imagen se insertará en la hoja de cálculo.
Solución de Si no puede ver el archivo de imagen en el cuadro de diálogo Insertar imagen después de ir a la carpeta
problemas donde esta se guarda, haga clic en la lista desplegable Todas las imágenes a la derecha del cuadro Nombre
de archivo. Excel mostrará todas las imágenes que admite, como BMP, JPG, PNG, TIFF y muchas más.
Cuando inserta un gráfico en Excel, la esquina superior izquierda del gráfico se alinea con la
celda activa. Sin embargo, el gráfico aparece encima de la cuadrícula de la hoja de cálculo.
Aunque es posible que el gráfico cubra contenido de la cuadrícula, esto no afecta el contenido
y en realidad el gráfico no se inserta en ninguna celda de la hoja de cálculo. Puede mover el
gráfico en la hoja de cálculo sin que esto afecte a ningún dato existente ni a los demás gráficos
insertados.
Si decide utilizar otra foto, seleccione la imagen actual y, en la pestaña FORMATO, en el grupo
Ajustar, haga clic en el botón Cambiar imagen. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes, elija
una imagen alternativa para reemplazar la imagen seleccionada en la hoja de cálculo.
Después de buscar una imagen, si ninguna de las imágenes devueltas por Office.com cumple
con sus expectativas, escriba los nuevos criterios de búsqueda en el cuadro de búsqueda y
presione la tecla Entrar para iniciar una nueva búsqueda.
Por metadatos se entiende la información almacenada sobre imágenes, como palabras clave
que describen el contenido de la imagen, el nombre del fotógrafo, el tipo de imagen, la fecha
en la que la imagen fue tomada o la última vez que se editó, y así sucesivamente. Cualquier
búsqueda de imagen, ya sea a través de Office.com o de una función de búsqueda de imagen
de un explorador web, se basa en los metadatos almacenados sobre cada imagen para devolver
resultados cuando un usuario busca una imagen que satisfaga sus expectativas.
paso a paso Insertar una imagen mediante una búsqueda de imágenes de Bing
3. Escriba una palabra clave o una frase, tales como niños comiendo para buscar en Internet a través del
explorador web de Bing, imágenes que contienen dichas palabras clave en los metadatos.
4. Haga clic en el icono de la lupa en el extremo derecho del cuadro de búsqueda o presione Entrar para
empezar la búsqueda.
5. El cuadro de diálogo muestra las imágenes que cumplen los criterios de búsqueda. Para insertar una
de las imágenes, haga clic en ella y en el botón Insertar del cuadro de diálogo. También puede hacer
doble clic en la imagen deseada. Una vez está insertada la imagen, el cuadro de diálogo se cierra
automáticamente. Observe que la imagen se insertó en la parte superior de la imagen prediseñada.
6. Haga clic en la imagen que acaba de insertar para seleccionarla y presione la tecla Suprimir del
teclado.
Tome nota La mayoría de las imágenes que encontrará en Internet tienen derechos de autor, incluso aunque
no vea el símbolo de copyright o el texto de propiedad intelectual asociado a la imagen. Si desea
utilizar una imagen que encontró en Internet, debe ponerse en contacto con el propietario de
la imagen y pedirle permiso. Como alternativa, puede buscar "imágenes de dominio público"
para encontrar imágenes que no estén restringidas por derechos de autor, o adquirir imágenes
en cualquier sitio web que almacene imágenes.
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe tener una cuenta en OneDrive.com. La configuración
y el uso de las cuentas son gratuitos. OneDrive es la solución de la nube de Microsoft para compartir y
colaborar. Si instaló Office 2013 en el ordenador, probablemente se convirtió en suscriptor de Office 365,
lo que le dio espacio dentro de la nube de OneDrive. Puede utilizar este espacio para almacenar archivos
de todo tipo, incluidas imágenes.
1. Conéctese a la cuenta de OneDrive, vaya a la carpeta Imágenes y cargue las imágenes de la lección 13.
Si no existe una carpeta Imágenes, cree una y suba a ella las imágenes.
2. Haga clic en la celda Q1.
3. En la pestaña INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón Imágenes en línea. Aparecerá
el cuadro de diálogo Insertar imágenes.
4. Haga clic en el vínculo Examinar a la derecha de la opción OneDrive. Aparecerán las carpetas de
OneDrive, incluida una carpeta pública.
5. Haga doble clic en la carpeta Imágenes o cualquier carpeta que contenga la imagen que desee
insertar. Se abrirá la carpeta, mostrando las imágenes que contiene.
6. Desplácese por las imágenes, seleccione la imagen 13 Canned Veges (vegetales enlatados) y haga clic
en el botón Insertar. También puede hacer doble clic en la imagen deseada.
7. Una vez está insertada la imagen, el cuadro de diálogo se cierra automáticamente.
8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Agregar formas
Excel, al igual que Word y PowerPoint, ofrece la capacidad de insertar y modificar las formas de
las hojas de cálculo. La función Formas ofrece ocho categorías de formas diferentes, junto con
un grupo titulado Formas usadas recientemente, de modo que pueda dibujar una y otra vez las
mismas formas. Las categorías, es decir, Líneas, Rectángulos, Formas básicas, Flechas de bloque,
Formas de ecuación, Diagrama de flujo, Cintas y estrellas, y Llamadas proporcionan la capacidad
de dibujar prácticamente cualquier forma.
Figura 13-2
Lista de formas
Icono de
flecha
arriba
3. En la sección Flechas de bloque, haga clic en la forma Flecha arriba. La forma Flecha arriba se
encuentra probablemente en la primera línea de la sección Flechas de bloque, la tercera a partir de la
izquierda.
4. Mueva el puntero del mouse sobre la hoja de cálculo, justo debajo de la columna FONDOS
RECAUDADOS. El puntero del mouse cambiará a selección con precisión. Dibuje la figura haciendo clic
y arrastrando hacia abajo y un poco hacia la derecha. La forma aparecerá a medida que arrastra.
5. Cuando la forma tenga el tamaño deseado (tanto el tamaño como las proporciones pueden cambiarse
más tarde, por lo que no se preocupe por lograr la perfección), suelte el botón del mouse. La flecha de
bloque debe asemejarse a la de la Figura 13-3.
Figura 13-3
Flecha de bloque dibujada
en una hoja de cálculo
Agregar imágenes y formas a una hoja de cálculo 241
Cuando inserte una forma, la dirección que arrastre desde el punto de partida controlará el
tamaño de la forma y sus proporciones. Controlando el ángulo, puede crear un cuadrado casi
perfecto o una elipse muy redonda, casi circular. Pero no es necesario hacer la forma a ojo. En
su lugar, mantenga presionada la tecla Mayúscula mientras arrastra, y dibujará una forma que
es igual en ancho y en altura. Esto es aplicable a cualquier forma, aunque es fundamental en
el caso de los cuadrados y los círculos. El truco para usar con éxito esta técnica consiste en
liberar el botón del mouse y luego la tecla Mayúscula.
Cuando se dibuja una forma, tiene controladores blancos en el perímetro. Para los gráficos, un
controlador es un cuadro blanco en el lateral o en la esquina del gráfico en el que se hace clic
y se arrastra para aumentar o disminuir el tamaño del gráfico. También puede hacer clic dentro
de un gráfico y arrastrarlo para moverlo, así como cambiar el color del relleno o del esquema,
asumiendo que el valor azul predeterminado no es el valor que necesita. Aprenderá los detalles
de estos cambios de formato más adelante en esta lección.
Dibujo de líneas
Las líneas se pueden utilizar para señalar algo o para crear una conexión visual entre dos
formas o dos áreas de la hoja de cálculo. Puede dibujarlas en cualquier ángulo, a cualquier
longitud y, una vez dibujadas, aplicar formatos su apariencia.
Figura 13-4
Línea de flecha en la
hoja de cálculo
Línea de
flecha
5. GUARDE el libro.
Utilice los métodos siguientes, según el tipo de línea que elija para dibujar:
• Para dibujar una línea recta, angular o curva, haga clic con el mouse y arrastre en la dirección
que quiera que la línea siga.
242 Lección 13
• Para dibujar una línea de forma libre, mantenga presionado el botón del mouse, de modo que
dibuje la línea siguiendo la ruta del mouse.
• Para dibujar una forma libre, continúe arrastrando y dibujando la línea igual que lo haría para
una línea de forma libre, pero regrese al punto de partida de la línea para cerrar la forma (la
forma se llenará entonces con el valor predeterminado azul).
• Para dibujar una línea con una punta de flecha en un extremo, arrastre hacia el lugar al que
debe señalar la línea.
Figura 13-5
Forma Explosión 1 de la lista
de formas
Icono de
explosión 1
3. Haga clic y arrastre el puntero del mouse bajo la columna FONDOS NECESARIOS, de modo que la
forma sea similar a la de la Figura 13-6.
Figura 13-6
Dibujo de la forma
Explosión 1
Agregar imágenes y formas a una hoja de cálculo 243
4. Mantenga seleccionada la forma y escriba Objetivo superado. El texto empieza en la esquina superior
izquierda de la forma y se ajusta a la forma, si el ancho es demasiado pequeño para mostrar todo el
texto en una línea. No presione Entrar a menos que desee forzar el texto en una nueva línea para
crear un nuevo párrafo o poner palabras o frases en líneas diferentes.
5. Para aplicar formatos el texto de la forma, seleccione el texto haciendo clic a la izquierda de la "O" de
Objetivo y arrastrando a través de todo el texto. Tenga en cuenta que cuando esté dentro de la forma
que contiene texto, el puntero del mouse se convierte en un cursor en I.
6. Con el texto seleccionado, utilice las herramientas de formato de la minibarra de herramientas o de la
pestaña INICIO, para aplicar negrita y centrar el texto, así como para cambiar el tamaño de la fuente a
14. Seleccione un controlador de tamaño a ambos lados de la forma y tire a la izquierda, la derecha, o
hacia abajo un poco hasta que aparezca todo el texto, tal como se muestra en la Figura 13-7.
7. GUARDE el libro.
Cuando selecciona texto dentro de una forma, puede utilizar las herramientas de formato de la
minibarra de herramientas o de la pestaña INICIO para cambiar la fuente, el tamaño de fuente,
el color del texto y la alineación del texto.
Puede aplicar efectos especiales a una forma haciendo clic con el botón secundario en la forma
y eligiendo Formato de forma en el menú contextual. El panel Formato de forma aparecerá
en el lado derecho del espacio de trabajo. Haga clic en la pestaña Opciones de texto y utilice
los iconos Contorno y relleno de texto, Efectos de texto y Cuadro de texto que se muestran en
la Figura 13-7 para aplicar varios efectos especiales, utilizando los comandos que aparecen
debajo de los iconos cuando selecciona cada uno.
Figura 13-8
Introducir texto en un
cuadro de texto
5. Haga clic en la celda A1 para desactivar el cuadro de texto y prepararse para el próximo ejercicio.
6. GUARDE el libro.
Uso de WordArt
¿Quiere agregar texto a la hoja de cálculo y llamar la atención de todo el mundo? WordArt,
una característica de Microsoft Office que combina palabras y efectos artísticos, puede ser
justo lo que necesita. Utilizando una amplia serie de rellenos coloreados preestablecidos,
sombras paralelas, contornos y apariencias 3D, WordArt facilita la creación de un objeto de
texto especializado rápidamente. Los puede utilizar para agregar frases como "¡Buen trabajo!"
junto a cifras de ventas altas o para incluir personal o nombres de productos, así como títulos
cortos a la hoja de cálculo, con el apoyo, además, de las herramientas de formato limitadas
disponibles en el grupo Fuente de la pestaña INICIO.
Figura 13-9
Galería de estilos de
WordArt Botón Insertar
WordArt
Galería de estilos de
WordArt
Figura 13-10
WordArt en una hoja de
cálculo
WordArt
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Puede cambiar el estilo de WordArt con solo seleccionar el objeto de WordArt en la hoja de
cálculo y luego mostrarlo en la galería de estilos de WordArt en la pestaña FORMATO. Elija
otro estilo y el texto que escribió aparecerá en ese estilo nuevo. Si quiere borrar el estilo por
completo y utilizar únicamente texto sin formato, elija Borrar WordArt en la galería de estilos
de WordArt de la pestaña FORMATO.
Si necesita corregir un error de escritura, o agregar o quitar texto, puede editar el texto en
cualquier momento seleccionando todo el texto o parte del mismo y escribiendo la corrección.
También puede mover el gráfico y cambiarle el tamaño en cualquier momento, por lo que la
colocación y el tamaño solo dependen del usuario. Aprenderá más acerca de cómo mover
gráficos de cualquier tipo y cambiarles el tamaño más adelante en esta lección.
Formatear gráficos
Figura 13-11
Galería de estilos de forma
Figura 13-12
Cambio del color de relleno
de la forma
Además del color de relleno de una forma, también puede cambiar el contorno y los efectos
de la forma. Para cambiar el contorno de una forma, haga clic en el botón Contorno de forma
en el grupo Estilos de forma y, a continuación, seleccione un color de forma en la paleta
que aparece. Para que el contorno sea más grueso o para aplicar un contorno discontinuo no
sólido, utilice los comandos Grosor y guiones del menú Contorno de forma y seleccione en sus
respectivos submenús.
Para aplicar un efecto de forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Efectos de
formas y seleccione un efecto en la galería que aparece. Sombra, Reflexión y Resplandor son
algunos de los efectos disponibles.
2. Apunte al controlador de la esquina inferior izquierda. Cuando el puntero del mouse se convierta en
una flecha con dos puntas, arrástrela hacia adentro para reducir el tamaño del gráfico. Mantenga
seleccionado el controlador y arrástrelo hacia afuera para aumentar el tamaño del gráfico. Al
presionar la tecla Mayús mientras usa el controlador de la izquierda, mantiene la proporción de ancho
y alto al cambiar el tamaño del gráfico.
3. Para cambiar la altura de la forma, arrastre un controlador superior o inferior. Esto le permite estirar
la forma verticalmente.
4. Para cambiar el ancho de la forma, arrastre un controlador lateral hacia afuera para ensanchar la
forma y hacia adentro para reducirla. Ajuste la forma de explosión para que se asemeje a la Figura
13-13.
Figura 13-13
La forma de explosión
después de cambiarle el
tamaño
5. GUARDE el libro.
Para cambiar la longitud de una línea que ha dibujado, seleccione la línea y apunte a uno de los
controladores. Cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre
hacia fuera para alargar la línea, o hacia el centro de la línea para acortarla. Para mantener la
línea en un ángulo de 90° o 45°, mantenga presionada la tecla Mayúsculas mientras arrastra y
suelta el botón del mouse antes de soltar la tecla Mayúsculas.
Algunos polígonos, como las estrellas, las flechas de bloque o los triángulos, tienen más que los
controladores estándar blancos en sus esquinas y laterales cuando se seleccionan. Estas formas
también tienen otros controladores, que son cuadros amarillos que se usan para cambiar la
profundidad de los lados. Utilice estos cuadros amarillos para que la flecha de bloque sea
más puntiaguda o para profundizar los laterales de las estrellas, arrastrando hacia adentro los
ángulos más agudos, o hacia fuera los ángulos más obtusos o menos profundos.
Girar un gráfico
Puede cambiar el giro de cualquier forma con el mouse, utilizando el controlador de giro que
aparece justo fuera de la forma, por encima del controlador lateral superior.
Figura 13-14
La forma de explosión
después de girarla
5. GUARDE el libro.
Figura 13-15
Pila de objetos
©toddtaulman /iStockphoto
Figura 13-16
Ahora el gráfico WordArt
está en la parte superior de
la pila.
©toddtaulman /iStockphoto
5. Mantenga seleccionado el gráfico de WordArt y haga clic en el botón Enviar atrás para moverlo un
nivel hacia atrás. La forma Campaña de alimentos ahora se encuentra en la parte superior.
6. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
¿Qué pasa si no puede ver la forma que está por debajo de otro gráfico de la hoja de cálculo?
Aquí es donde entra en juego el panel Selección. Para visualizarlo, seleccione cualquier gráfico
y, en la pestaña FORMATO, en el grupo Organizar, haga clic en el botón Panel de selección.
Aparecerá el panel en el lado derecho del espacio de trabajo. Verá que contiene una lista de
los gráficos que están en la hoja de cálculo activa. Para volver a apilar las formas usando este
panel, arrástrelas por el nombre (como "Rectángulo 1") hacia arriba o hacia abajo en la lista,
con el mouse.
Si los gráficos no se superponen o se superponen solo ligeramente, tal vez desee organizarlos en
una fila o columna bien ordenada, o bien asegurarse de que estén distribuidos uniformemente
en un grupo. Para ello, use el botón Alinear del grupo Organizar después de haber seleccionado
todos los gráficos que desee alinear. Selecciónelos primero (Mayúsculas + clic en los gráficos
que desee incluir en la alineación) y después haga clic en el botón Alinear para elegir entre
alinearlos por los laterales, las partes superiores, las inferiores o las centrales. Las opciones
de distribución también se encuentran en el menú desplegable Alinear. Si quiere mantenerlos
juntos al copiarlos o moverlos, seleccione Grupo en las herramientas Organizar, justo debajo
del botón Alinear.
Figura 13-17
El menú Correcciones
proporciona comandos para
introducir cambios rápidos
para mejorar la foto.
Botón
Correcciones
©Zurijeta /iStockphoto
4. Usando las miniaturas de la foto seleccionada en la sección de correcciones Ajustar nitidez, elija una
opción que represente el ajuste que desea, ya sea más nitidez para una imagen borrosa o tal vez
la suavización de una imagen que es demasiado nítida o que se expuso demasiado. En el extremo
derecho de la sección Ajustar nitidez, seleccione Enfocar: 50%. En la Figura 13-18 se muestran dos
imágenes yuxtapuestas; la imagen de la izquierda representa el estado antes de aplicar un 50% de
nitidez, mientras que la de la derecha muestra el resultado.
Figura 13-18
Dé más nitidez a una foto
borrosa con solo un clic.
©Zurijeta /iStockphoto
Tome nota Excel le permite colocar el puntero del mouse sobre las miniaturas que representan varias
correcciones y ver el efecto en la imagen seleccionada, antes de efectuar el cambio. Apunte
a cualquier imagen en miniatura en el menú Correcciones, espere un segundo y observe el
cambio en la imagen. Si le gusta el efecto, haga clic en la miniatura. De lo contrario, siga a la
siguiente vista previa.
5. Para ajustar una foto que es demasiado oscura o demasiado clara, utilice la configuración Brillo y
contraste, también representada por miniaturas que muestran la foto seleccionada en diferentes
etapas de corrección. Mantenga el mouse sobre cada una de las configuraciones para ver su efecto en
la foto, pero no seleccione ninguna configuración.
6. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 13 como 13 Enhancements Solution.
El panel Formato de imagen, que se muestra en la Figura 13-19, le permite realizar ajustes
más precisos a una imagen. Para tener acceso al panel Formato de imagen, en la parte inferior
del menú Correcciones, haga clic en el comando Opciones de correcciones de imágenes.
Se selecciona el icono ubicado más a la derecha de la parte superior del panel, que muestra
controles más detallados controles para ajustar el brillo y el contraste.
Agregar imágenes y formas a una hoja de cálculo 251
Figura 13-19
Panel de correcciones
de la imagen
©Zurijeta /iStockphoto
Los valores predeterminados son los mismos que lo que vio en el menú Correcciones para
cada tipo de corrección. Puede arrastrar los controles deslizantes debajo de las opciones de
Preestablecidos para realizar ajustes precisos como aumentar la nitidez o suavizar la imagen
por pequeños incrementos, o agregar o quitar brillo o contraste en cantidades igualmente
pequeñas, justo por la cantidad correcta de corrección.
El panel Formato de imagen también incluye una configuración Recortar. Haga clic en esta
opción e introduzca valores para el ancho y la altura deseados y el desplazamiento (cantidad
y ubicación del recorte), o use la herramienta Recortar, que se encuentra en el grupo Tamaño
de la pestaña FORMATO. Con la herramienta Recortar, utilice los controles de recorte, que se
muestran en la Figura 13-20, para recortar las partes no deseadas de la foto.
Figura 13-20
Controles de recorte
Puede aplicar también correcciones a las imágenes prediseñadas, pero las correcciones están
diseñadas para usarlas en fotos donde el brillo, el contraste y la nitidez puedan necesitar ajustes.
Figura 13-21
El menú Color brinda una
serie de ajustes de color.
Botón Color
©zest_marina /iStockphoto
3. Sitúe el mouse sobre cada miniatura de la foto para ver su efecto. Las opciones incluyen:
• Saturación de color: Este conjunto de opciones agrega o quita la profundidad de color. Puede usarlo
para atenuar los colores de una imagen o para crear una imagen con un color más intenso. El nivel
de saturación más bajo hace que el color de una foto parezca blanco y negro o una escala de grises.
• Tono de color: ajusta la temperatura, que esencialmente agrega más azul para una imagen más
fresca, de menor temperatura o más rojo para una imagen más vibrante, de más temperatura.
• Volver a colorear: este conjunto de opciones proporciona varios cambios de color preestablecidos,
que van desde una escala de grises o un blanco y negro verdadero (que parece una fotocopia mala)
a una variedad de duotonos, lo que significa que la imagen se compone de dos colores, negro y otro
color.
• Más variaciones: se trata de una ampliación de las opciones de duotono presentadas por algunas de
las configuraciones preestablecidos de Cambiar color.
• Definir color transparente: use esta opción si quiere eliminar un color determinado de la imagen.
Útil cuando las fotos tienen un fondo blanco, como las imágenes de producto. Permite eliminar ese
fondo y que todo, menos el producto, sea transparente (haciendo que la hoja de cálculo subyacente
sea visible).
• Opciones de color de imagen: esta opción muestra el panel Formato de imagen y abre un conjunto
de controles deslizantes para la saturación, el tono y cambiar color, que permiten realizar ajustes
precisos de dichas configuraciones, en vez de tener que basarse en las miniaturas con cantidades
establecidas de color agregadas o eliminadas.
4. En la sección Volver a colorear del menú Color, en la primera línea de la galería, seleccione Sepia. La
imagen adquiere tonos marrones.
5. En la pestaña FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botón
Color y, a continuación, seleccione Opciones de color de imagen en la parte inferior del menú.
6. En el panel Formato de imagen a la derecha, mueva el control deslizante Nitidez hacia la derecha
hasta que llegue al valor 33%.
7. Cierre el panel Formato de imagen.
8. GUARDE el libro.
Figura 13-22
Elija entre más de 20 efectos Botón Efectos
artísticos diferentes. artísticos
Efecto de dibujo de
línea
©mangostock /iStockphoto
3. Sitúe el puntero del mouse sobre cada efecto para ver su vista previa en la foto. Seleccione el efecto
Dibujo de línea.
4. Puede personalizar el efecto aplicado mediante el panel Formato de imagen. Para mostrar el panel,
abra el menú Efectos artísticos y seleccione Opciones de efectos artísticos. En el panel Formato
de imagen que aparece a la derecha, mueva el control deslizante Tamaño de lápiz a la derecha para
observar su efecto en la foto y deténgase en el valor 28. A continuación, mueva el control deslizante
Transparencia hacia la derecha y deténgase en el valor 51 %.
5. Cierre el panel Formato de imagen.
6. GUARDE el libro.
Figura 13-23
Galería de estilos de imagen
©mangostock /iStockphoto
Puede cambiar el color del borde de una imagen, hacer que este sea más grueso o más delgado,
y convertirlo de una línea sólida a una línea discontinua.
Para cambiar los efectos de una imagen, haga clic en la flecha del botón Efectos de imagen y
elija un efecto en la paleta que aparece.
Para aplicar un diseño de imagen, haga clic en el botón Diseño de la imagen y selecciónelo en
la paleta de 30 diseños de imágenes, leyendas, conectores y así sucesivamente.
Figura 13-24
Opciones de
Restablecer imagen
Opciones del menú
Restablecer imagen
©marekuliasz /iStockphoto
3. Seleccione Restablecer imagen y tamaño para eliminar todos los cambios realizados desde la
inserción.
4. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
256 Lección 13
Figura 13-25
Se obtiene una vista previa
de cada diagrama y se expli-
can para ayudarle a tomar
una decisión.
Flujo alternativo
Figura 13-26
El gráfico de flujo alternativo
combina formas, listas con
viñetas y arcos que mues- Si hace clic en el
tran las relaciones entre los control de flecha
pasos del proceso. se abrirá el panel
Texto.
Panel de texto
Cada diagrama SmartArt empieza por un número predeterminado de objetos. Puede agregar
más objetos rápidamente haciendo clic en el botón Agregar forma del grupo Crear gráfico de la
pestaña DISEÑO (en HERRAMIENTAS DE SMARTART). Si el diagrama también requiere
texto además de la etiqueta que aparecerá en la forma que está agregando, también dispone del
botón Agregar viñeta.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
2. ¿Qué controlador de cambio de tamaño de objeto usa para cambiar el tamaño de una forma o una
imagen proporcionalmente?
a. Central superior
b. Lateral izquierdo o derecho
c. Esquina
d. Girar
3. ¿En qué botón hace clic para aplicar una sombra a una forma o una línea?
a. Efectos de formas
b. Efectos de imagen
c. Efectos artísticos
d. Efectos 3D
4. Cuando escribe texto en una forma, ¿qué alineación de párrafo se aplica de manera predeterminada?
a. Central
b. Justificación completa
c. Derecha
d. Izquierda
5. ¿Qué botón le da acceso a la colección de imágenes prediseñadas de Office.com?
a. Imágenes en línea
b. Imágenes
c. Imágenes prediseñadas en línea
d. Imágenes prediseñadas
6. Si quiere mover una forma un nivel hacia arriba en la pila de gráficos superpuestos, ¿en qué botón
hace clic?
a. Reapilar
b. Traer al frente
c. Reorganizar
d. Traer adelante
7. ¿Cuál de los siguientes elementos no se encuentra en el grupo Ilustraciones de la pestaña INSERTAR?
a. WordArt
b. Formas
c. Imágenes en línea
d. Captura de pantalla
8. ¿Dónde aparece de forma predeterminada el panel Formato de imagen?
a. Como panel flotante
b. En el lado derecho del área de trabajo
c. En el lado izquierdo del área de trabajo
d. Centrado en la parte inferior del área de trabajo
9. ¿En qué pestaña de la cinta se encuentra la herramienta Recortar?
a. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO
b. INSERTAR
c. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN
d. INICIO
10. Al dibujar líneas, ¿cómo cambia el grosor?
a. Haciendo clic con el botón secundario y eligiendo Grosor.
b. En el menú Contorno de forma, seleccionando Grosor.
c. Estableciendo el grosor antes de dibujar la línea.
d. En el menú Formas, seleccionando la opción Línea más gruesa.
Proyectos
CIERRE Excel.
14 Cobertura adicional para el
examen de expertos en Excel 77-428
Accesibilidad e internacionalización
Si necesita compartir un libro con un compañero de trabajo, cliente o proveedor que tiene una
discapacidad, o si quiere que su libro distribuido ampliamente funcione bien con tecnologías
de asistencia, puede utilizar el comprobador de accesibilidad de Excel. Esta función de Excel
genera una lista de problemas que podrían mejorarse para que funcione mejor el libro con la
mayoría de las herramientas tecnológicas de asistencia. Los problemas que el comprobador
marcará con más frecuencia afectan a la accesibilidad de las personas con discapacidad visual.
A continuación, mostramos una breve lista de los problemas que hay que evitar con mayor
frecuencia:
• Evitar las celdas combinadas (aparte del problema de accesibilidad que se plantea, evitar las
celdas combinadas es, de todos modos, una buena práctica).
• Evitar los nombres predeterminados para las hojas de cálculo y las columnas de tabla.
• Asegurarse de que todos los objetos de la hoja de cálculo tienen texto alternativo si es posible.
Esto se aplica a formas, imágenes, gráficos e hipervínculos.
• Si el libro usara un objeto de vídeo insertado, trate de usar versiones con subtítulos grandes.
Accesibilidad
Antes de continuar, es posible que le interese estudiar la Figura 14-1 para familiarizarse con las
herramientas que usaremos en este ejercicio.
Figura 14-1
Abordar los problemas de
accesibilidad
4. Primero arreglaremos el elemento más fácil. Haga doble clic en la pestaña de la hoja de cálculo y
cambie el nombre de Hoja1 a Ejercicio de accesibilidad.
5. A continuación, haga clic en la celda C2. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en la
flecha del botón Combinar y centrar y seleccione Separar celdas.
6. Seleccione las celdas C2:I2. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el Selector de
cuadro de diálogo para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con la pestaña Alineación visible.
7. Haga clic en el botón desplegable Horizontal seleccione Centrar en la selección y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
8. Haga clic con el botón derecho en la celda F13 y seleccione Modificar hipervínculo en el menú
contextual. En la parte superior del cuadro de diálogo Editar hipervínculo, cambie el valor del texto
para mostrar la Guía de estudio de Wiley Publishing para el examen MOS 77-420. Haga clic en
Aceptar.
Tenga en cuenta que también estamos recibiendo un error "El texto del hipervínculo es confuso"
en la celda F16. Cuando este hipervínculo se creó originalmente, el campo del texto alternativo del
hipervínculo no capturó el texto de la celda. [Nota: al editar hipervínculos, el "texto a mostrar" es lo
que se convierte en el "valor de texto alternativo" que cumplirá el requisito de accesibilidad.] Aquí
podemos corregir el error de texto alternativo ausente abriendo simplemente el cuadro de diálogo
Editar hipervínculo y aceptando el comportamiento predeterminado.
9. Haga clic en la celda F16 y presione Ctrl + K para abrir el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo.
Haga clic en Aceptar.
10. Mire el panel Comprobador de accesibilidad. Todo lo que nos queda son los elementos que no tienen
texto alternativo.
11. Haga clic en el gráfico. A continuación, haga clic en la pestaña FORMATO DE HERRAMIENTAS DE
GRÁFICO. En el grupo Selección actual, si el área del gráfico no es la selección actual, haga clic en la
flecha del botón Elementos de gráfico y seleccione Área del gráfico. A continuación, haga clic en el
botón Dar formato a la selección.
12. En el panel Formato del área del gráfico, haga clic en el botón Opciones de gráfico y luego en el
botón Tamaño y propiedades. Si no ve los controles de TEXTO ALTERNATIVO, contraiga las secciones
TAMAÑO y PROPIEDADES. Amplíe la sección TEXTO ALTERNATIVO, si es necesario.
13. Para el gráfico, cambie el título por Gráfico de unidades vendidas y la descripción por Un gráfico de
columnas 3D de unidades vendidas desglosado por producto.
14. Haga clic en la forma del rectángulo azul en la hoja de cálculo. En el panel Formato de forma, haga clic
en el botón Tamaño y propiedades.
15. Asigne al rectángulo azul el título de texto alternativo Rectángulo azul y la descripción Un rectángulo
azul normal con esquinas redondeadas.
262 Lección 14
16. Haga clic en la forma de rectángulo naranja en la hoja de cálculo y dele el título alternativo Naranja y
la descripción Rectángulo naranja.
17. Haga clic con el botón derecho en la forma de rectángulo amarillo y seleccione Editar texto en el
menú contextual. Escriba Limonada en el rectángulo amarillo. Agregue el texto Zumo de lima a la
forma de rectángulo verde.
Tome nota Tenga en cuenta que si una forma tiene texto, la forma no requiere un valor de texto alternativo.
Ahora ni el rectángulo amarillo ni el verde aparecerán en la lista de errores de accesibilidad.
Solo falta solucionar la tabla.
Para una tabla, intente seleccionar la tabla completa y utilizar el mismo panel que usó para
agregar texto alternativo a los rectángulos y al gráfico. Si lo intenta, verá que los controles de
título de texto alternativo y de descripción permanecen atenuados.
18. Haga clic con el botón derecho en la tabla, luego señale Tabla y seleccione Texto alternativo en el
menú contextual. Introduzca el título Tabla de ventas y la descripción Pequeña tabla de datos de
ventas para el ejercicio de accesibilidad. Haga clic en Aceptar.
Observe la marca de verificación verde en el panel Comprobador de accesibilidad junto con un
mensaje indicando que no se detectaron problemas de accesibilidad. Queda una última cuestión por
abordar, el orden de tabulación de las formas del rectángulo.
19. (Opcional) Si la pantalla está un poco desordenada puede cerrar los paneles Formato de forma y
Comprobador de accesibilidad. Ya ha acabado con ellos.
20. Haga clic en el rectángulo azul y, a continuación, presione Tab cinco veces. Observe cómo el enfoque
va desde el rectángulo azul al amarillo, luego al rectángulo naranja, a continuación a la tabla y, por
último, al rectángulo verde.
21. Observe cómo el enfoque va desde el rectángulo azul al amarillo, luego al rectángulo naranja, a
continuación a la tabla y, por último, al rectángulo verde Panel de selección.
22. Haga clic en los botones arriba y abajo o arrastre los nombres de forma para organizar las formas de
modo que estén enumeradas en este orden:
Gráfico de unidades vendidas
Rectángulo verde
Rectángulo amarillo
Rectángulo naranja
Rectángulo azul
23. CIERRE el panel de selección.
24. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
4. Vuelva a hacer clic en el botón Fuentes y seleccione el tema Oficina (Calibri Light y Calibri). La hoja de
cálculo ya no tendrá tan mal aspecto.
5. Haga clic en la celda C2 y presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. En la
pestaña Fuente, en la lista Fuente, seleccione Broadway. Haga clic en Aceptar.
6. Seleccione E4:E9 y, en la pestaña INICIO, haga clic en la lista desplegable Fuente y seleccione Brush
Script MT u otra fuente que sea difícil de leer.
7. En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, haga clic en la flecha del botón Fuentes y, a continuación, vuelva
a apuntar las diversas opciones. Seleccione la opción que le convenga. Observe que las fuentes de la
cabecera de la hoja de cálculo y de la columna Producto no respondieron al cambio de las fuentes de
Tema, ya que codificamos de forma rígida la fuente de dichas celdas en los pasos 5 y 6.
8. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Codificar de forma rígida las fuentes también anulará las fuentes de cualquier estilo que haya
aplicado. Sin embargo si vuelve a aplicar el estilo, la fuente se restablecerá (suponiendo que la
definición de estilo incluya la configuración de la fuente). Codificar de forma rígida las fuentes
a escala de celda o de rango, en vez de hacerlo a escala de tema o estilo implica que un usuario
con discapacidad visual deberá buscar y reemplazar manualmente los estilos de fuente que
quiera cambiar, en vez de usar medios más eficaces.
Internacionalización
En la economía global de hoy en día, incluso las pequeñas empresas pueden verse en la
situación de intercambiar libros con clientes o proveedores radicados en el extranjero. Los
usuarios de Excel de las grandes empresas pueden intercambiar con frecuencia libros con
filiales en el extranjero. Echaremos un vistazo a las tres partes de Excel que pueden entrar en
juego cuando se comparten libros fuera del país.
Si necesita introducir texto y realizar una revisión ortográfica en una lengua extranjera, vaya a
la zona de Backstage (haga clic en la pestaña ARCHIVO), haga clic en Opciones y, a
continuación, seleccione Idioma en el panel izquierdo. Aquí, puede agregar diccionarios de
idiomas adicionales para comprobar la ortografía y corregir. Si se encuentra en Estados Unidos
además del diccionario de inglés Office 2013 tendrá también diccionarios de español y francés
listos para utilizarse. Si vive en otra parte del mundo, el paquete de diccionarios preinstalados
corresponderá a su región. Haga clic en el menú desplegable para agregar un diccionario de
corrección. Si ese diccionario no está preinstalado en la zona del mundo donde vive, verá que
el estado de corrección es de "No instalado". Haga clic en el estado (es un hipervínculo) y luego
ubique y descargue el diccionario que busca. En la sección Idioma del cuadro de diálogo
Opciones de Excel puede modificar el idioma en el que se muestra Excel, el idioma de la
información de ayuda y el idioma para la información en pantalla.
7. En la esquina superior derecha del cuadro de diálogo, asegúrese de que el subconjunto seleccionado
sea Latín básico.
NOTA: el control de subconjunto lo traslada al primer carácter de un subconjunto; no es un filtro. Hay
un salto de subconjunto para Símbolos de moneda. Si lo usa se acercará al símbolo del Euro (€). Sin
embargo, si necesita la Libra esterlina (£) o el Yen japonés (¥), están mucho más arriba en la tabla. Vea
la Figura 14-2.
Figura 14-2
El cuadro de diálogo
Insertar símbolos y números
formateados con moneda
extranjera en el fondo
8. Encuentre el carácter ã y haga clic en él. A continuación, haga clic en el botón Insertar y luego en
Cerrar. Presione Entrar para completar la edición. El texto de la celda C7 cambió de “Sao Paulo” a
“São Paulo”.
9. Utilice el botón Símbolos de la pestaña INSERTAR para realizar las siguientes modificaciones en las
celdas especificadas:
a. C8: Brasilia Brasília
b. C9: Belem Belém
c. C10: Goiania Goiânia
d. C11: Nova Iguacu Nova Iguaçu
e. C21: Kobe Kōbe
f. C24: Tipo de cambio ($ / L) Tipo de cambio ($ / £)
g. C25: Tipo de cambio (Y / $) Tipo de cambio(¥ / $)
10. Seleccione las celdas D12:K16. En la pestaña INICIO, en el grupo Número, haga clic en la lista
desplegable junto al botón $ y seleccione £ Inglés (Reino Unido). Haga clic dos veces en el botón
Disminuir decimales para que los números no muestren decimales.
11. Seleccione las celdas D17:K21. Presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Haga clic en la pestaña Número, si es necesario.
12. En la lista Categoría, seleccione Contabilidad. Cambie los espacios decimales a 0. En la lista
desplegable Símbolo, seleccione ¥ japonés (desgraciadamente, la lista Símbolo no está ordenada
alfabéticamente, de modo que tendrá que desplazarse hasta encontrarlo). Haga clic en Aceptar.
13. Seleccione D7:K11 vuelva a presionar Ctrl + 1 .
14. Establezca el formato de número en Contabilidad con 0 espacios decimales. Deje el Símbolo como un
signo de dólar.
15. En la lista Categoría, cambie la categoría a Personalizada y edite el formato de número, colocando una
barra invertida y una R delante de cada símbolo $, para que muestre:
_(\R$* #,##0_);_(\R$* (#,##0);_(\R$* "-"_);_(@_)
16. Haga clic en Aceptar.
17. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 265
Adam
Bárbara
Charles
Diane
Edgar
O bien, tal vez tenga algo un poco más complejo, como una tabla de datos como esta:
Normalmente, la solución más sencilla consiste simplemente en copiar las celdas y luego usar
la herramienta Pegado especial con la opción Transponer para hacerlo. Sin embargo, si necesita
que estas celdas se actualicen al instante (en otras palabras, necesita que las celdas contengan
fórmulas o vínculos, y no valores codificados de forma rígida), esta solución no funcionará. En
este tipo de situaciones, necesita usar la función TRANSPONER.
Figura 14-3
Función TRANSPONER
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Solución de El error que se produce más a menudo cuando se trabaja con la función TRANSPONER es olvidar confirmar la
problemas fórmula con Ctrl + Mayús + Entrar. Si eso ocurre, solo tiene que presionar F2 y volver a confirmar la fórmula,
esta vez presionando las teclas Ctrl y Mayús al presionar Entrar.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 267
El segundo error que se produce más a menudo es no seleccionar el área de tamaño correcto la primera
vez. Si eso ocurre, verá que no puede presionar la tecla SUPR para eliminar una fórmula de matriz de una
sola celda. Si lo intenta, Excel mostrará un cuadro de diálogo que indica "No se puede cambiar parte de una
matriz." Primero debe seleccionar todas las celdas que contienen la misma fórmula de matriz. Puede hacerlo
seleccionando manualmente el rango, aunque la forma más fácil consiste en presionar Ctrl + / (la barra
diagonal. Está en la misma tecla que el signo de interrogación).
• No puede especificar una coincidencia exacta con BUSCAR. BUSCAR asume que los datos
de la matriz de búsqueda están ordenados. Si no lo están, obtendrá resultados erróneos.
• También puede especificar búsquedas de varias filas y varias columnas, así como matrices de
retorno. Sin embargo, esta práctica es algo peligrosa, ya que BUSCAR asumirá que el lado
más largo es el lado que el usuario quiere utilizar como vector. En otras palabras, si especifica
más filas que columnas, BUSCAR asumirá que desea buscar en la primera columna y devolver
desde la última columna.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
En los pasos 1 a 4 se mostrarán las funciones para extraer partes de los valores de fecha, como el
año, el mes o el día y partes de la hora como las horas, los minutos o los segundos.
En los pasos 5 a 8 calcularemos el número de días entre dos fechas y luego usaremos las funciones
para calcular el número de días laborables entre dos fechas (no contaremos los fines de semana). A
continuación, usaremos una función alternativa que nos permite contar los días laborales si no
tenemos fines de semana estándar. Por ejemplo, nuestros "fines de semana" son los martes y
miércoles, en lugar de los sábados y domingos. Y, por último, volveremos a calcular los días
laborables netos, aunque esta vez sacaremos las vacaciones.
A partir del paso 9, mostraremos cómo proyectar fechas hacia delante o hacia atrás, si tenemos la
fecha de principio o final y el número de días. Haremos una proyección sencilla y luego
proyectaremos 100 días laborables hacia delante y hacia atrás, seguida de 100 días laborables con
una lista de vacaciones.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
11. En la parte inferior del panel, seleccione los cuadros de Presentar ecuación en el gráfico y Mostrar
el valor de R al cuadrado en el gráfico. Reubique el cuadro de texto con la ecuación y el valor R2 para
que sea fácil de leer. Observe el valor R2 de 0,7201.
12. Vuelva a seleccionar la línea de tendencia Panadería .
13. Cambie el tipo de Lineal a Exponencial. Observe que el valor R2 mejora a 0,9126. (El valor R2 y la
ecuación se encuentran en el gráfico del cuadro que apareció cuando activó las casillas del paso 11).
14. Cambie el tipo de Exponencial a Potencia. Observe que el valor R2 mejora a 0,9887.
15. Aumente el ancho de la línea de tendencia de Panadería a 3 puntos.
16. Haga clic con el botón derecho en la línea de Bocadillos (línea azul).
17. Seleccione Agregar línea de tendencia. Aumente el ancho de la línea de tendencia Bocadillos a 3
puntos.
18. Cambie el tipo de Lineal a Media móvil y aumente el número de períodos a 3. En la Figura 14-4 se
muestran los resultados actuales.
Figura 14-4
Líneas de tedencia de
gráficos
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPÁRESE. INICIE Excel 2013 si aún no está abierto. Nota: para obtener los mejores resultados, debe
completar el ejercicio de línea de tendencia antes de completar el ejercicio de gráfico de doble eje.
1. Abra el libro 14 Advanced Charts and Tables - Completed.xlsx del ejercicio anterior, si lo cerró.
2. Seleccione la pestaña de la hoja de cálculo con la etiqueta Gráficos – Ventas y ubicaciones.
3. Haga clic en cualquier punto de las celdas que contienen los datos de las ventas y las ubicaciones.
Presione la tecla F11.
4. Si no ve un gráfico de líneas, en la pestaña DISEÑO, haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico y
cambie el gráfico a un gráfico de Líneas.
5. Haga clic con el botón derecho en la serie # de ubicaciones y seleccione Formato de serie de datos
en el menú contextual. En el panel Formato de serie de datos, haga clic en el botón Opciones de serie
(tres columnas de gráfico pequeñas), si es necesario.
6. Haga clic en el botón de opción de Eje secundario.
7. Vuelva a la hoja de cálculo Gráficos – Ventas y ubicaciones.
8. Haga clic en cualquier lugar dentro del bloque de datos.
9. En la pestaña INSERTAR, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Insertar gráfico combinado y
seleccione Crear gráfico combinado personalizado.
10. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, para la serie # de ubicaciones haga clic en la casilla Eje
secundario. Haga clic en Aceptar. (Vea la Figura 14-5).
Figura 14-5
Trazado de una serie en el
eje secundario
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
272 Lección 14
Figura 14-6
Cuadro de diálogo Insertar
gráfico mostrando plantillas
personalizadas.
Un campo de filtro — o una segmentación de datos — filtra toda la tabla dinámica, restringiendo
las sumas, las cuentas, los promedios y así sucesivamente, para quedarse solo con los campos
seleccionados en la segmentación de datos o el campo de filtro.
En el siguiente ejercicio irá aprendiendo paso a paso a agregar una o varias segmentaciones de datos
a una tabla dinámica ya existente.
Figura 14-7
Tabla dinámica con dos
segmentaciones de datos
agregadas
14. Haga clic en los iconos de embudo pequeño con los símbolos de "X" roja en la esquina superior
derecha de cada segmentación de datos para borrar los filtros.
15. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 14-8
Tabla dinámica con
agrupaciones de filas y
columnas
276 Lección 14
18. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las celdas de encabezado de fila en la columna A (las
que contienen un año o un mes).
19. Apunte a Expandir/Contraer y seleccione la opción Contraer todo el campo desde el menú
desplegable.
20. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PowerPivot
PowerPivot está integrado en la misma estructura de la aplicación en Excel 2013. Sin embargo,
se sigue tratando como un complemento que debe activarse antes de que la pestaña
POWERPIVOT aparezca en la cinta de Excel. En esta guía de estudio se presupone que el
instructor ya configuró la máquina que utiliza para tener el complemento PowerPivot habilitado.
Asimismo, además de procesar grandes conjuntos de datos de forma mucho más eficaz,
PowerPivot ofrece a los usuarios de Excel otra ventaja muy significativa: un modelo de datos
que incluye relaciones entre tablas. Si ya está acostumbrado a realizar análisis en Excel con
tablas dinámicas estándar, sabrá que todos los datos deben estar en una tabla o un rango de
celdas. Si necesita obtener datos relacionados de otra tabla u otra lista, normalmente deberá
utilizar BUSCARV para agregar otra columna al conjunto de datos de origen de la tabla
dinámica. (Para mejorar el rendimiento, la mayoría de los usuarios copian y pegan valores para
las celdas que contienen las fórmulas BUSCARV).
Antes de empezar a crear una tabla dinámica con PowerPivot, exploremos cuál es la diferencia
que representa tener un modelo de datos en la organización de datos de nuestro libro.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 277
PREPÁRESE. INICIE Excel 2013 si aún no está abierto. No debe haber libros abiertos.
1. ABRA el archivo de libro original de un ejercicio anterior de esta lección: 14 Sample Data - Standard
Pivot Tables.xlsx
2. ABRA el archivo de libro de este ejercicio: 14 Sample Data – PowerPivot.xlsx
3. Guarde el libro de este ejercicio como:
14 Sample Data - PowerPivot - Completed.xlsx
4. Si tiene dos monitores, visualice cada libro en su propio monitor. Si utiliza un monitor, en la pestaña
VISTA, en el grupo Ventana, haga clic en el botón Organizar todo, seleccione Horizontaly haga clic en
Aceptar. Si la cinta ocupa demasiado espacio, haga clic en cada ventana y presione Ctrl + F1.
5. Observe que en el conjunto de datos que utilizamos en los ejercicios de tabla dinámica normales,
tenemos columnas para Región (columna D), Representante de ventas (columna E) y Estado (columna
B). En el conjunto de datos que usaremos para los ejercicios de PowerPivot, nuestro conjunto de datos
principal no incluye ninguna de estas columnas.
6. Haga clic en el resto de las hojas del libro e inspeccione las tablas restantes de representante de
ventas por estado, región de ventas por estado y nombres completos y abreviaturas de los estados.
Dado que cada una de estas tablas de apoyo tiene el mismo Índice principal (abreviatura del estado),
podemos consolidarlas en una tabla de soporte. Sin embargo, a efectos de nuestro ejercicio, las
hemos dejado como tres tablas de apoyo independientes.
7. CIERRE el libro 14 Sample Data - Standard Pivot Tables.xlsx.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro 14 Data Sample – PowerPivot – Completed.xlsx abierto para usarlo en el
próximo ejercicio.
Para que el modelo de datos PowerPivot funcione correctamente con datos de un libro de
Excel, los datos deben estar formateados como una tabla. Por lo tanto, debemos preparar los
datos del libro antes de ponernos manos a la obra y crear una tabla dinámica en PowerPivot.
Recuerde que en Excel, una tabla es una referencia a una estructura específica (objeto) que se
crea usando Ctrl + T, Ctrl + L o presionando el botón Dar formato de tabla en la pestaña
INICIO.
PREPÁRESE. El libro 14 Data Sample – PowerPivot – Completed.xlsx debe estar abierto en Excel 2013.
1. Seleccione la hoja de cálculo Datos de ventas.
2. Seleccione cualquier celda del rango de datos A1:G100001.
3. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el botón desplegable Dar formato como tabla y
seleccione Estilo de tabla medio 6. En el cuadro de diálogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar.
4. En la pestaña DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE TABLA, en el grupo Propiedades, utilice el cuadro de
texto Nombre de tabla para cambiar el nombre de Tabla1 a tblDatosVenta.
5. Repita los pasos 3 y 4 para las hojas de cálculo restantes. Observe que para las tablas restantes, Excel
no detectará que la fila superior contiene encabezados, así que tendrá que seleccionar la casilla La
tabla tiene encabezados en el cuadro de diálogo Dar formato como tabla para cada una de estas
tablas.
a. Hoja de cálculo Representante por estado
i. Formatee usando el Estilo de tabla claro 7
ii. Cambie el nombre de la tabla tblRepPorEstado
b. Hoja de cálculo Región por estado
i. Formatee usando el Estilo de tabla claro 3
ii. Cambie el nombre de la tabla tblRegiónPorEstado
278 Lección 14
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPÁRESE. El libro 14 Data Sample – PowerPivot – Completed.xls debe estar abierto en Excel 2013.
Todos los bloques de datos ahora deben estar definidos como tablas y los nombres predeterminados
deben haberse cambiado por nombres nuevos tras el ejercicio anterior.
1. Seleccione la hoja de cálculo Datos de venta. Seleccione una celda en cualquier lugar de la tabla
tblDatosVenta.
2. Haga clic en la pestaña POWERPIVOT. En el grupo Tablas, haga clic en el botón Agregar a modelo de
datos. Según la velocidad de la máquina, es posible que Excel tarde un poco en responder; es posible
que vea un mensaje indicado "Cargando modelo de datos" en el lado derecho de la barra de estado de
Excel.
3. Una vez que la tabla esté cargada en el modelo de datos PowerPivot, se abrirá la ventana de
PowerPivot. Si ajusta los anchos de las columnas Ciudad, Producto y Fecha la ventana debería verse
tal como se ve en la Figura 14-9.
Figura 14-9
Ventana de PowerPivot con
la tabla tblDatosVenta carga-
da y la ventana principal de
Excel en el fondo
4. En la ventana de PowerPivot, en la pestaña INICIO, haga clic en el botón Tabla dinámica, deje Nueva
hoja de cálculo seleccionada en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica y haga clic en Aceptar.
Deberá ver un marco de tabla dinámica vacío en la celda B3. En el lado derecho de la ventana de
Excel, debería ver el panel Campos de tabla dinámica. Bajo el encabezado del panel Campos de tabla
dinámica, debe verse ACTIVO | TODO. Si TODO está seleccionado, deberían verse todas las tablas del
libro enumeradas y tblDatosVenta debe aparecer en negrita.
5. Haga clic en el pequeño triángulo vacío a la izquierda de tblDatosVenta para ampliarlo y ver la lista
de campos de la tabla tblDatosVenta. Seleccione las casillas del campo Total de ventas y el campo
Unidades vendidas. Debe de ver 654965187.3 en la celda B4 y 25311934 en la celda C4.
6. Haga clic con el botón derecho en B4 y seleccione Formato de número en el menú contextual.
Seleccione el formato Contabilidad, configure los espacios decimales en 0 y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic con el botón derecho en la celda C4 y seleccione Formato de número. Seleccione el formato
Número, configure los espacios decimales en 0 y la casilla para Usar separador de miles (,) y haga clic
en Aceptar.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 279
8. En el panel Campos de tabla dinámica, seleccione la casilla que está junto al campo Abreviación de
estado para agregarlo a la tabla dinámica como campo FILA.
9. Arrastre el campo Producto desde la lista de campos al área de COLUMNAS y colóquelo encima del
campo ∑ Valores. Observe que, después de cada tipo de producto, tenemos una columna para la
Suma de la cantidad de ventas y otra columna para la Suma de unidades vendidas.
10. Arrastre el campo ∑ Valores encima del campo Producto. Observe el cambio en el diseño de la tabla
dinámica. Ahora todas las columnas de la Suma de cantidad de ventas son adyacentes, seguidas por
toda la Suma de columnas de unidades vendidas. La tabla dinámica debe ser muy parecida a la de la
Figura 14-10.
Figura 14-10
Tabla dinámica creada usan-
do PowerPivot
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Recuerde que antes de crear la tabla dinámica de PowerPivot, observamos los datos del libro y
convertimos los conjuntos de datos en tablas. Ahora vamos a agregar estas tablas al modelo y
definir las relaciones entre las tablas.
Si no está familiarizado con bases de datos relacionales, por relación se entiende el término
que describe cuándo dos tablas tienen una conexión entre dos campos. En nuestro modelo de
datos, nuestros datos de ventas principales tienen la columna Abreviación de estado Todas
las tablas de apoyo cuentan además con una columna Abreviación de estado Esto significa
que podemos utilizar la abreviatura "NV" de la primera fila de la tabla de datos de ventas
para buscar quién es el representante de ventas para Nevada. También podemos buscar en qué
región de ventas se encuentra Nevada, así como buscar el nombre completo del Estado que
tiene la abreviatura "NV".
Si estamos extrayendo datos de Access, PowerPivot probablemente importará todas las relaciones
entre todas las tablas que se definieron en la base de datos de Access. Pero cuando se utilizan las
tablas que residen en hojas de cálculo de Excel o se importan datos desde un "archivo plano" como
TXT o CSV, debemos definir manualmente estas relaciones.
280 Lección 14
PREPÁRESE. El libro 14 Data Sample – PowerPivot – Completed.xlsx debe estar abierto en Excel 2013.
Ahora, todos los bloques de datos deben estar definidos como tablas y los nombres predeterminados
deben haberse cambiado por nuevos nombres en el ejercicio anterior.
1. Seleccione la hoja de cálculo Representante por estado en la ventana principal de la aplicación de
Excel. Seleccione cualquier celda de la tabla tblRepPorEstado.
2. Haga clic en la pestaña POWERPIVOT. En el grupo Tablas, haga clic en el botón Agregar a modelo de
datos.
3. Haga clic en la ventana principal de la aplicación Excel y repita los pasos 1 y 2 para la hoja de cálculo
Región por estado y la tabla tblRegiónPorEstado.
4. Haga clic en la ventana principal de la aplicación Excel y repita los pasos 1 y 2 para la hoja de cálculo
Nombres de Estados y la tabla tblNombresEstado.
5. Después del paso 4, en la ventana de PowerPivot, en la parte inferior de la ventana deben de verse
cuatro pestañas, cada una con un pequeño icono de eslabón: tblDatosVenta, tblRepPorEstado,
tblRegiónPorEstado y tblNombresEstado. Haga clic en la pestaña de tblDatosVenta para que la tabla
de datos principal sea visible. A continuación, haga clic en cualquier celda de la columna Abreviación
de estado .
6. En la parte superior de la ventana de PowerPivot, en la cinta de PowerPivot, haga clic en la pestaña
Diseño. En el grupo Relaciones, haga clic en el botón Crear relación .
7. En el cuadro de diálogo Crear relación, el primer campo, Tabla, debe aparecer ya rellenado con
los datos de tblDatosVenta y el segundo campo, Columna, debe estar ya lleno con los datos de
Abreviación de estados. Si no lo están, use los botones desplegables para seleccionar tblDatosVenta
para la tabla y Abreviación de estado para la columna.
8. Use el menú desplegable para configurar la tabla de búsqueda relacionada en tblRepPorEstado. Si la
columna Búsqueda relacionada no cambió a Abreviación de estado, utilice el menú desplegable para
configurarla en Abreviación de estado. Haga clic en Crear.
9. Repita los pasos 6 al 8 dos veces más para crear relaciones entre la tabla tblDatosVenta y la tabla
tblRegiónPorEstado basada en los campos Abreviación de estado , y entre la tabla tblDatosVenta y la
tabla tblNombresEstado basada en los campos Abreviación de estado en cada tabla.
10. Revise el trabajo: en la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en
el botón Vista Diagrama Deberá ver un mapa similar al que se muestra en la Figura 14-11 (tal vez
tenga que mover la tabla un poco para verlo todo bien). Coloque el mouse sobre cada una de las
flechas entre las tablas para asegurarse de que la relación esté definida correctamente. Por ejemplo,
el campo Abreviación de estado debe estar resaltado en ambas tablas conectadas por cada flecha.
Y debe haber tres flechas, una entre tblDatosVenta y cada una de las otras tres tablas del modelo
de datos. Si este no es el caso, puede utilizar el botón Administrar relaciones en la pestaña Diseño
de la ventana de PowerPivot para crear una relación adicional o para editar o eliminar relaciones ya
existentes.
Figura 14-11
Vista de diagrama de la ven-
tana de PowerPivot y cuadro
de diálogo Crear relación
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 281
11. Una vez que todas las relaciones sean correctas, haga clic en la ventana de la aplicación de Excel y
GUARDE el libro.
12. Vuelva a la ventana de PowerPivot. (Si cerró la ventana de PowerPivot, para volver a abrirla, haga clic en
el botón Administrar en la pestaña POWERPIVOT de Excel).
13. En la pestaña Inicio de la ventana de PowerPivot, haga clic en el botón Tabla dinámica para agregar una
nueva tabla dinámica a una hoja de cálculo nueva. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, haga clic
en Aceptar.
14. Haga clic en la casilla de Cantidad de ventas en la tabla tblDatosVenta. Cuando la tabla dinámica se
llene, haga clic con el botón derecho en la celda B4, seleccione Formato de número establezca el
formato de número en Contabilidad con 0 espacios decimales. Haga clic en Aceptar.
15. Agregue Producto a la tabla dinámica como un campo COLUMNAS.
16. Si solo ve listas de tblDatosVenta, haga clic en el botón TODO debajo del título del panel Campos de
tabla dinámica.
17. En el panel Campos de tabla dinámica, amplíe la lista de campos para la tabla tblRegiónPorEstado y
agregue el campo Región como un campo FILAS .
18. Ajuste la altura de la fila 1 a 100 puntos.
19. Haga clic en cualquier celda de la tabla dinámica. En la pestaña ANALIZAR HERRAMIENTAS DE TABLA
DINÁMICA, haga clic en el botón Insertar segmentación de datos.
20. El cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos tendrá dos pestañas. Haga clic en la pestaña
ARCHIVO. Si el elemento tblRepPorEstado está contraído, amplíelo y seleccione la casilla Representante
de ventas. Haga clic en Aceptar.
21. Cambie el tamaño de la segmentación de datos Representante de ventas para que abarque B1:F1.
22. Con la segmentación de datos seleccionada, en la pestaña OPCIONES DE LAS HERRAMIENTAS DE
SEGMENTACIÓN DE DATOS, use el control Columnas para aumentar la cantidad de columnas a tres.
23. Use la segmentación de datos para filtrar la tabla a Amelia Earhart y a John Wayne.
24. Haga clic en el botón de filtro desplegable en la celda C3 , apunte a Filtros de etiqueta y seleccione
Termina Con para filtrar la tabla solo a aquellos productos que terminan por ets. Haga clic en Aceptar.
25. Compare los resultados obtenidos con los resultados de la Figura 14-12.
Figura 14-12
Tabla dinámica completada
con el modelo de datos de
PowerPivot para administrar
relaciones
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
En el ejercicio completado, podemos ver cómo el modelo de datos de PowerPivot permite crear
una tabla dinámica con campos de sumatorio y de columna de una tabla, campos de fila de otra
tabla y una segmentación de datos de una tercera tabla, conectando las tres tablas mediante el
campo Abreviación de estado en las relaciones que definimos.
282 Lección 14
Entre Excel 2010 y Excel 2013, Microsoft se dedicó a ampliar las capacidades de PowerPivot
en el área de visualización de datos. La pasarela para este nueva herramienta de inteligencia
empresarial/tablón se llama Power View. Se parece mucho a una hoja de gráfico de un libro
pero dispone de herramientas adicionales que permiten crear gráficos mucho más interactivos.
Si en Excel 2010 o en versiones anteriores deseaba proporcionar a los usuarios un nivel similar
de interactividad, era preciso poseer conocimientos avanzados de VBA, el lenguaje de
programación de Excel.
Las nuevas hojas de Power View disponen de una serie de herramientas muy interesantes.
Vamos a centrarnos en una de las capacidades más complejas de Power View: la creación de
gráficos animados.
Por lo general, cuando se desea presentar datos en una región de tiempo, la dimensión de
tiempo tiende a convertirse en el eje X (horizontal) y utilizamos un gráfico de líneas para
representar los datos. Podríamos optar por utilizar un gráfico de columnas o un gráfico de
áreas, pero independientemente del tipo de gráfico, nuestra dimensión de fecha seguirá
mostrándose como el eje de categoría Y normalmente esto es suficiente para visualizar una
tendencia en el tiempo. Pero ¿qué pasa si tenemos dos o incluso tres valores numéricos que nos
gustaría ver en el tiempo? En un gráfico estático, la única opción consiste en agregar más y
más series; más líneas o más columnas. No hacen falta muchas series para que los gráficos se
desordenen rápidamente. Entre la herramienta de animación de gráficos, específicamente un
gráfico de dispersión o gráficos de burbujas (Power View no animará gráficos de líneas o de
columnas).
Sin embargo, antes de ponernos manos a la obra y crear un gráfico animado, debemos abordar
una limitación de PowerPivot. No hay ninguna funcionalidad de agrupación integrada como
las que tenemos en una tabla dinámica estándar. Vuelva atrás al libro del ejercicio anterior y
haga clic con el botón derecho en cualquier fila o encabezado de columna. La opción Grupo
del menú contextual está desactivada. Asimismo, si se fija en la pestaña ANALIZAR
HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA, verá que el botón Selección de grupo está
desactivado.
PREPÁRESE. El libro 14 Data Sample – PowerPivot – Completed.xlsx debe estar abierto en Excel 2013.
1. Cambie a la ventana de PowerPivot, si es necesario. Si la ventana de PowerPivot no está abierta, haga
clic en el botón Administrar en la pestaña POWERPIVOT.
2. Si la ventana de PowerPivot está en Vista diagrama, haga clic en el botón Vista de datos en la pestaña
Inicio de la ventana de PowerPivot.
3. Si no se muestra la tabla tblDatosVenta, haga clic en la pestaña tblDatosVenta en la parte inferior de
la ventana de PowerPivot.
4. En el extremo derecho de la tabla tblDatosVenta, verá una columna vacía con el encabezado Agregar
columnas. Haga clic en cualquier lugar de la columna Agregar columna. Observará que cuando hace
clic en esta columna, una barra de fórmulas se habilita por encima de la tabla.
5. Comience por escribir, en la barra fórmulas:
= AÑO(tbls
6. PowerPivot comenzará a aurellenar el campo. Seleccione el campo tblDatosVenta[Fecha] presione
Tab y luego escriba
) * 100 + Mes(tbls
7. Vuelva a seleccionar el campo tblDatosVenta[Fecha], presione Tab y escriba un paréntesis de cierre ).
Presione Entrar.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 283
8. La parte superior de la nueva columna debe haber generado automáticamente un nuevo nombre de
campo ColumnaCalculada1. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de columna y seleccione
Cambiar nombre de columna en el menú contextual y luego cambie el nombre a AñoMes.
9. Asegúrese de que la ventana de PowerPivot coincide con lo que se muestra en la Figura 14-13. A
continuación, como medida de precaución, debe GUARDAR el libro.
Figura 14-13
Tabla tblDatosVenta con una
nueva columna calculada
agregada
Figura 14-14
Gráfico de burbujas
animadas en ventana de
Power View
23. Después de que haya visto la animación reproducirse una o dos veces, haga clic en el control
deslizante debajo del gráfico y muévalo manualmente a la izquierda y la derecha, y observe los
cambios del gráfico.
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
5. ¿Qué combinación de teclas se utiliza para confirmar una fórmula de matriz como la función
TRANSPONER?
a. Ctrl + Entrar
b. Alt + Mayúsculas + Entrar
c. Ctrl + Mayúsculas + Entrar
d. Alt + Entrar
6. Desea editar una fórmula TRANSPONER, pero cuando lo intenta, aparece un cuadro de diálogo que
dice "No puede cambiar parte de una matriz". ¿Qué debe hacer?
a. Copiar la fórmula en una hoja nueva y luego editar la fórmula.
b. Presionar Ctrl + / para seleccionar la matriz actual y luego editar la fórmula.
c. Utilizar la herramienta Buscar y reemplazar para hacer los cambios deseados.
d. Presionar Ctrl + A y luego editar la fórmula.
7. Para agregar una línea de tendencia a un gráfico, ¿cuál de las siguientes acciones debe realizar?
a. Seleccionar el estilo de líneas de tendencia en la galería de estilos de tabla en la pestaña
DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE TABLA.
b. Cambiar el tipo de gráfico a Línea con línea de tendencia.
c. Usar la herramienta Insertar formas en la pestaña FORMATO DE HERRAMIENTAS DE GRÁFICO para
trazar una línea de tendencia en el gráfico.
d. Seleccionar una serie de datos y luego, en la pestaña DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE TABLA, hacer
clic en Agregar elemento de gráfico y seleccionar Líneas de tendencia.
8. Para crear una plantilla de gráfico:
a. Hacer clic en la pestaña ARCHIVO, seleccione Guardar como y seleccione Plantilla de
gráfico como tipo de archivo.
b. Hacer clic con el botón derecho en el área del gráfico y seleccione Guardar como plantilla
en el menú contextual.
c. Usar el cuadro de diálogo Selección de formato para cambiar la propiedad de Plantilla del área de
gráfico.
d. No puede crear una plantilla de gráfico personalizada; solo puede crear una plantilla de libro.
9. ¿Cuál de los siguientes elementos no es una opción Agrupar por integrada al agrupar fechas en tablas
dinámicas?
a. Semanas
b. Segundos
c. Trimestres
d. Años
10. ¿Cuál de las siguientes opciones es un beneficio que el modelo de datos PowerPivot ofrece a los
usuarios de Excel, en comparación con las tablas dinámicas normales de las versiones anteriores de
Excel?
a. Podemos contar la cantidad de filas de datos en nuestros datos de origen.
b. Permite agregar segmentacionese de datos a una tabla dinámica.
c. Permite crear gráficos de superficie 3D de tramas de alambres con nuestros datos.
d. emos definir las relaciones entre las tablas de datos.
Proyectos
Proyecto 14-1: Agregar un gráfico combinado de doble eje con una línea de tendencia
En este proyecto de revisión, crearemos un gráfico de combinación con una serie de datos
mostrada como columnas y la otra serie como una línea. Dado que nuestro gráfico incluye
datos con diferentes unidades de medida en una escala significativamente diferente vamos a
cambiar una serie para trazar utilizando el eje de valores secundario. A continuación,
agregaremos un gráfico de línea de tendencia de previsión a los datos del gráfico de columnas.
4. Presione Alt + F1 para insertar un gráfico en la hoja de cálculo. Cambie el tamaño del gráfico para que
cubra A7:G30.
5. Use el botón Cambiar tipo de gráfico en la pestaña DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE GRÁFICO para
cambiar el gráfico a un gráfico combinado. Convierta la serie Ventas en un gráfico de líneas.
Convierta la serie de número de ubicaciones en un gráfico de columnas agrupadas. Seleccione la
casilla de # de ubicaciones para trazar en el eje secundario Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en una de las columnas de la serie # de ubicaciones (Haga clic una sola vez, porque quiere
seleccionar toda la serie. Si hace clic dos veces, solamente se seleccionará una columna).
7. En la pestaña DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE GRÁFICO, haga clic en el botón desplegable Agregar
elemento de gráfico, apunte a Línea de tendencia y seleccione Extrapolar lineal en el menú
desplegable.
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente proyecto.
Administrar libros
Cuando use Excel, a menudo deberá mover o copiar hojas de cálculo enteras. En ocasiones
deseará moverlas o copiarlas dentro del mismo libro. Otras veces, necesitará moverlas o
copiarlas a otro libro o por sí mismas para crear un nuevo libro.
4. Ahora, haga clic en la pestaña nueva, Uno (2) y arrástrela a la izquierda de la pestaña Uno.
5. Haga clic con el botón derecho del mouse en la pestaña de la hoja de cálculo Dos y seleccione Mover
o copiar en el menú contextual.
6. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, seleccione la casilla Crear una copia, configure Antes de la
hoja en (mover al final)y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic con el botón derecho del mouse en la pestaña de la hoja de cálculo Dos (2) y seleccione
Mover o Copiar.
8. Esta vez deje la casilla Crear una copia sin activar y seleccione Uno (2) en la lista Antes de hoja y haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Uno. Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en
la pestaña de la hoja de cálculo Dos. Comience a arrastrar las hojas a la izquierda de la hoja de cálculo
Dos (2), pero antes de soltar el botón del mouse, mantenga presionada la tecla Ctrl y suelte el botón
del mouse para copiar ambas hojas en la parte frontal del libro. Ahora, el libro debe tener seis hojas
de cálculo.
10. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Uno (3). Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic
en la pestaña de la hoja de cálculo Uno (2).
11. Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquiera de las pestañas de las cuatro hojas de cálculo
seleccionadas y seleccione Mover o copiar.
12. Cambie la hoja Antes a (mover al final) y haga clic en Aceptar.
13. Haga clic con el botón derecho del mouse en la pestaña de la hoja de cálculo Uno (3) y seleccione
Mover o copiar.
14. Haga clic en el botón desplegable En libro y cambie el libro de destino a 15 Managing and Sharing –
Metropolitan – Completed.xlsx. Cambie la hoja Antes a (mover al final) y haga clic en Aceptar.
La hoja de cálculo Uno (3) se moverá al libro Metropolitan. Observe que las celdas y formas que
habían sido naranjas ahora son verdes. Las grises se cambiaron a marrones y las amarillas a azules.
Esto se debe a que el libro Metropolitan no utiliza el tema de color predeterminado. Los colores y
fuentes de énfasis cambiaron para coincidir con los del tema del libro de destino.
15. En la pestaña VISTA, en el grupo Ventana, haga clic en el botón Organizar todo. Seleccione Vertical en
el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar. La pantalla deberá parecerse a la de la Figura 15-1.
Figura 15-1
Mover y copiar hojas de
cálculo
16. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Dos (3) en el libro 15 – Managing and Sharing – Default –
Completed.xlsx.
17. Arrastre la pestaña Dos (3) desde el libro …Default… al libro …Metropolitan… y suéltelo a la derecha
de la pestaña Uno (3). Observe que los colores de las celdas y las formas cambiaron nuevamente para
coincidir con el tema del libro de destino.
18. GUARDE ambos libros.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 289
19. En el libro …Metropolitan… , haga clic con el botón derecho del mouse en la pestaña Uno y
seleccione Mover o copiar. Haga clic en el botón desplegable En libro y seleccione (libro nuevo), la
primera opción. Seleccione la casilla Crear una copia y haga clic en Aceptar. ¿Notó que los colores se
revirtieron? Cuando movió la hoja a un libro nuevo, Excel utilizó el tema predeterminado de Office
2013 para formatear el libro de trabajo. Cierre este libro nuevo sin guardarlo.
Administrar estilos
Además de transferir hojas de cálculo de un libro a otro, tal vez también necesite transferir
estilos entre libros. Tal vez configuró varios estilos para un informe específico y desea utilizar
dichos estilos en un informe nuevo, sin tener que copiar el libro y después "limpiarlo". Excel
facilita la importación de estos estilos de un libro a otro.
Figura 15-2
Menú contextual para una
operación de hacer clic con
el botón derecho del mouse
y arrastrar
290 Lección 15
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Copiar macros
Dentro de la administración de libros, también existe la posibilidad de transferir las macros de
un libro a otro. Tal vez disponga de un libro que contiene varias macros útiles y desea utilizar
estas herramientas en su propio libro. En este ejercicio, estudiaremos cómo copiar macros de
VBA de un libro a otro.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 291
12. En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, haga clic en el botón Macros. En el cuadro
de diálogo Macro, cambie el valor de las macros a Este libro. A continuación, en el cuadro de lista,
seleccione la macro HolaMundo y haga clic en el botón Ejecutar (vea la Figura 15-3). Haga clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje obtenido.
13. Repita el paso 12 para ejecutar la macro HolaCeldas. ¿Cambió algo en el rango H3:L12?
14. Ejecute la macro AdiósCeldas para borrar los cambios realizados en el paso anterior.
Acaba de transferir tres macros de un libro a otro.
15. GUARDE el libro …Completed.xlsm y CIÉRRELO. A continuación, CIERRE el libro ...Macros.xlsm sin
guardar los cambios.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Figura 15-3
Copiar macros de un libro
a otro
Si Excel 2013 es la primera versión de Excel que usa y necesita abrir un archivo de área de trabajo
ya existente, busque el nombre del área de trabajo que busca; el archivo tendrá una extensión de
.xlw. Ábralo como si se tratara de un archivo de libro normal.
Administrar cálculos
Cuando trabaja con Excel, es posible que de vez en cuando deba trabajar con un libro muy
grande, con tiempos de actualización cada vez más problemáticos. O tal vez se encuentre
en una situación donde la solución al problema requiera ejecutar cálculos iterativos (más
comúnmente denominados referencias circulares). En este ejercicio, repasaremos las diversas
opciones para controlar los cálculos en Excel. No se preocupe si Excel muestra mensajes de
advertencia indicando que el libro contiene referencias circulares.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 293
Tome nota La configuración de los cálculos puede ser una fuente de confusión y frustración. Entra en
vigor en toda la aplicación. Esto significa que lo que configura para un libro, lo configura para
todos. Y cualquier configuración que esté en vigor en el momento de guardar, se guardará con
el libro. Sin embargo, es posible que esa configuración no sea la que obtiene cuando vuelve a
abrir el libro. Esto se debe a que Excel se basa en el primer libro abierto en la sesión para
configurar el cálculo deseado. Esto significa que si el libro A se configura en cálculo automático
y el libro B está configurado en manual, y el lunes abre primero A y después B, la configuración
de cálculo de ambos libros será automática. Sin embargo (suponiendo que no guarda ningún
cambio en B), el martes abre primero B y luego A, la configuración de cálculo de ambos será
manual. ¿Qué pasa si abre A, luego B y después cierra A? B seguirá siendo automático, aunque
se guarde como manual. Tendría que cerrar B y volver a abrirlo (suponiendo que ningún otro
libro esté abierto) para que la configuración de B se aplique como "el primer libro de la sesión".
¿Sigue confundido? Una de las grandes desventajas de este método es que otra persona puede
cambiar la configuración del cálculo si trabaja en el archivo y lo guarda. (De hecho debería
probablemente contarse a sí mismo, ya que podría cambiar accidentalmente la configuración
de cálculo de vez en cuando). Si es de suma importancia que la configuración del cálculo esté
siempre configurada de una cierta manera para que el modelo funcione correctamente, deberá
dedicar tiempo a aprender VBA suficiente como para asegurarse de que el libro tenga un
control estricto sobre la configuración de cálculo.
PREPÁRESE. INICIE Excel 2013 si aún no está abierto. Es importante asegurarse de que no haya ningún libro
abierto.
1. ABRA el archivo de libro 15 Calculation.xlsx para este ejercicio. Haga clic en Aceptar para cerrar la
advertencia sobre una referencia circular.
2. Si la hoja de cálculo Cálculo manual no está activa, selecciónela.
3. Trate de cambiar cualquiera de los números de las casillas naranjas. Observe que las celdas de
resultados no están cambiando. Esto se debe a que Cálculo se configuró en Manual.
4. En la pestaña FORMULAS, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones de cálculo y cambie la
configuración de Manual a Automática. Si se muestra un cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar.
5. Ahora vuelva a intentar cambiar los valores de las celdas naranjas. Debería ver que los valores se
actualizan.
6. Seleccione la hoja de cálculo Referencias circulares.
7. Cambie el valor de la celda C30 a 500,000%. Cambie el valor de la celda C31 a 454,545%.
8. Revise la configuración de las opciones de cálculo. ¿La cambió a Automático en el paso 4? Las celdas
no se vuelven a calcular en esta hoja de cálculo porque tiene una referencia circular. Observe que
Excel muestra una advertencia en la barra de estado, indicando que la celda C32 contiene una
referencia circular.
9. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y, a continuación, en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de
Excel, seleccione Fórmulas a la izquierda. A continuación, active la casilla Habilitar cálculo iterativo.
El número de Iteraciones máximas debe configurarse en 100 y Cambio máximo debe configurarse en
0,001 (vea la Figura 15-4). Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.
Observe que se actualizaron las celdas C32 y C33.
294 Lección 15
Figura 15-4
Configuración de cálculo
en el cuadro de diálogo
Opciones de Excel
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Al principio del curso, aprendió a usar los controles de formato predeterminados que están en la
cinta para cambiar rápidamente los formatos de número de las celdas a los formatos utilizados con
más frecuencia. Ahora vamos a estudiar los formatos de número personalizados. Lo primero que
debe comprender a la hora de definir formatos de número personalizados es que Excel permite
cuatro formatos de número en todas las celdas y que dichos formatos se separan con el signo de
punto y coma. La estructura básica es:
Código Descripción
0 (cero) Marcador de posición de dígitos. Esto significa que el número SIEMPRE se muestra, aunque no sea
significativo. Un formato de 000,00 mostraría el número 3,3 como 003,30
# Marcador de posición de dígitos que no muestra los ceros que no tienen significado. El símbolo # entra en
juego principalmente cuando se colocan los separadores de miles. Si se aplicara el formato #.##0,##, el
número 3,3 se mostraría como 3,3
? El signo de interrogación es también un marcador de posición de dígitos. Sigue las mismas reglas que el
símbolo # de arriba; si hay un número diferente de cero, mostrará el número, pero no mostrará ningún
cero. Sin embargo, a diferencia del símbolo #, para un cero el signo ? mostrará un espacio, y no nada. Esto
significa que si usa un formato como 0,0?? Excel alinearía los decimales de los números verticalmente,
a tres espacios de dígitos a la derecha. El signo de interrogación también se usa mucho al formatear
fracciones.
. El signo decimal
, El separador de miles. El único momento en el que el . y la , se ponen "interesantes" se produce cuando
trabaja con libros internacionales y ha modificado las opciones avanzadas desactivando la casilla Usar
separadores del sistema. Si ejecuta esta operación, Excel actualizará cualquier formato personalizado
para utilizar cualquier separador que haya indicado en las opciones avanzadas.
% Muestra el número como un porcentaje: multiplica el número por 100 y coloca un símbolo % después
de él. Observe que el valor no cambia; 99 % todavía tiene un valor de 0,99. Cuando se escriben números
manualmente, Excel interpreta todo lo que está entre 1 y 100 como un porcentaje abreviado. En otras
palabras, aunque 99 fuese realmente 9900 %, si una celda está formateada como 0,00 % y escribe 99,
obtendrá 99 %, que es 0,99. Si escribe 0,99, también obtendrá 99 %, que es 0,99. Si necesita un 99
verdadero, deberá escribir 9900. Si necesita 0,99 %, deberá escribir 0,0099.
/ El indicador de fracción. Úsalo junto con el carácter ?. El signo ? limitará el número de dígitos que Excel
utiliza en el numerador o el denominador.
E+ o E− Notación científica. Si pone un "+1" después de la E, siempre verá una señal para el exponente. Si pone
un "−", solo verá un signo para los exponentes negativos. Observe que aunque puede escribir un número
en notación científica usando una "e" minúscula, no puede usar una "e" minúscula en la especificación de
formato de número. Excel siempre muestra la notación científica con una "E" mayúscula.
$ € ¥ £ + − ( ) espacio / Estos junto con: ^ ’ { }, < >= ! ~ pueden especificarse en un formato de número sin poner el carácter entre
comillas dobles.
\ La barra diagonal inversa es el carácter de demarcación literal. Esto significa que se mostrará todo lo que
vaya directamente detrás de la barra diagonal inversa. Lo usamos en el ejercicio donde formateamos
Reales brasileños (paso 15 del ejercicio de internacionalización de la lección 14).
_ Subrayado. Carácter de formato especial ya que, al igual que la barra diagonal inversa, ordena a Excel
que haga algo especial basándose en cualquier carácter que vaya después. En el caso del subrayado,
significa "insertar espacio igual al ancho de este carácter". El uso más común es _) al final de un formato
de número positivo, donde los números negativos están entre paréntesis. Al agregar el ancho de los
paréntesis de cierre, todos los signos decimales de la columna permanecen alineados.
* El asterisco significa "repetir después de mí". Excel aplicará todo el formato y si queda espacio en la
celda, utilizará cualquier carácter que siga al asterisco para rellenar el resto de la celda. Vemos el signo
* utilizado más frecuentemente junto con un espacio en los formatos de número de contabilidad. Los
formatos de contabilidad empiezan por un $ seguido de "*" (sin las comillas dobles) lo que indica a Excel
que rellene cualquier ancho no usado con espacios después del $.
“” Utilice las comillas dobles para agregar cualquier tipo de literal de texto.
@ El símbolo @ es el marcador de posición de texto.
d o dd Días como dígitos. Si utiliza una d, obtendrá 0 – 31. Si utiliza dos d, obtendrá 00 – 31.
ddd o dddd Días en el sentido de día la semana. Si usa tres letras d, obtendrá Dom - Sáb. Si utiliza cuatro d, obtendrá
'Domingo – Sábado. Ningún formato de número de celda mostrará el día de la semana como un número;
por ejemplo, un 1 no significará domingo. Para esto, debe utilizar la función DIASEM.
m o mm Meses como dígitos. Si utiliza una m, obtendrá 0 – 12. Si utiliza dos m’, obtendrá’ 00 – 12.
(continuación)
296 Lección 15
(continuación)
mmm o mmmm Nombre del mes. Con tres m se visualizará Ene -Dic. Cuatro letras m mostrarán Enero - Diciembre.
mmmmm Este es ilógico. Dado que el formato de m única da un dígito, para obtener un mes de una letra deben
usarse cinco letras m, así que obtiene E – D. Este formato de número es útil en los gráficos donde puede
que deba usar un formato de número de mmmmm para mostrar E F M A M J . . en el eje x de un gráfico.
aa / aaaa Año como 00 – 99 o 1900 – 9999.
h o hh Horas como 0 – 24 o 00 – 24.
m o mm Minutos como 0 – 60 o 00-60.
s o ss Segundos como 0 – 60 o 00-60.
s.0 / s.00 / ss.0 / ss.00 Segundos como 0 – 60 o 00-60 pero con uno o dos decimales de precisión.
am/pm o a/p Indicadores de mañana o tarde como una letra o dos.
[h] o [m] Tiempo transcurrido: horas mostrará por encima de 24, y minutos mostrará por encima de 60.
[Rojo] Puede utilizar los corchetes para especificar un color para una sección de la especificación de formato de
número. El argumento de color debe ir en primer lugar. Rojo para los números negativos es el más popular
entre los colores usados para el argumento. Los demás colores disponibles son el negro, el azul, el cian, el
verde, el magenta, el blanco y el amarillo.
[>500] Puede insertar las condiciones en formatos de número. Sin embargo sigue teniendo el límite de cuatro
formatos de número en general, lo que significa que puede especificar dos condiciones antes de que deba
definir un formato "adicional" y luego un formato de texto. El formato condicional es una forma más solida
y poderosa de manejar este tipo de formato.
General Este es el formato de número predeterminado. Los números se muestran como números sin separador de
miles y tantos decimales como la precisión lo permita; el texto se muestra como texto.
4. Haga clic en Aceptar. Utilice la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas para definir
los formatos de número en los rangos indicados a continuación, de acuerdo con la especificación
indicada. En todos los casos puede seleccionar directamente la categoría Personalizado y escribir el
formato de número. Sin embargo, a menudo puede comenzar el proceso rápidamente, al usar primero
un número de formato predefinido y luego cambiando a la categoría Personalizado para realizar la
edición final. Si está disponible, bajo el formato de número deseado se muestra un acceso directo que
apunta de forma predeterminada al formato de número deseado, o lo acerca a él. Después de probar
cada acceso directo, seleccione la categoría Personalizado para asegurarse de tener el formato
deseado y realizar las ediciones necesarias ahí.
(continuación)
298 Lección 15
(continuación)
D28 #,##0.0,,
D29 #,##0.0,,,
D30 \B$ #,##0.00,,,
D31 $ #,##0.0,, "MM"
C35 m/d/aaaa
Acceso directo: En la pestaña INICIO, en el grupo Número, haga clic en el
menú desplegable y seleccione Fecha corta en la lista.
C36 dddd, mmmm dd, aaaa
Acceso directo: En la pestaña INICIO, en el grupo Número, haga clic en el
menú desplegable y seleccione Fecha larga en la lista.
C37 d-mmm-aa
Acceso directo: Presione Ctrl + Mayúsculas + #
C38 dd-mmm-aa;@
Acceso directo: categoría = "Fecha", seleccione la octava opción en el
cuadro de lista Tipo
C39 mmmmm-aa
C43 h:mm a.m./p.m.
Acceso directo: Presione Ctrl + Mayúsculas + @
C44 h:mm:ss;@
Acceso directo: categoría = "Hora", seleccione la cuarta opción en el cuadro
de lista Tipo
C45 h:mm:ss a.m./p.m.;@
Acceso directo: categoría = "Tiempo", seleccione la primera opción en
el cuadro de lista Tipo o seleccione Hora en el menú desplegable de la
pestaña INICIO.
C46 mm:ss.0;@
C47 h:mm:ss a/p
C49:C54 h:mm:ss;@
C58 000-00-0000
Acceso directo: categoría = "Especial", seleccione la opción Número del
seguro social en el cuadro de lista Tipo. Si no ve la opción Número de segu-
ridad social, asegúrese de que la configuración regional esté establecida en
inglés (Estados Unidos).
C59 00000
Acceso directo: categoría = "Especial", seleccione la opción Código postal en
el cuadro de lista Tipo.
C60 00000-0000
Acceso directo: categoría = "Especial", seleccione la opción Código postal +
4 en el cuadro de lista Tipo.
C61 [<=9999999]###-####;(###) ###-####
Acceso directo: categoría = "Especial", seleccione la opción Número de
teléfono en el cuadro de lista Tipo.
C62 0000 0000 0000 0000
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 299
5. Vaya a la celda C54 y presione Alt + = para insertar una AutoSuma. Excel mostrará una suma solo de
7:07:30, pero claramente tenemos más de 50 horas en nuestra columna. Aquí es donde los formatos
de hora pueden resultar frustrantes. Necesitamos el formato de horas transcurridas. En otras
palabras, necesitamos poner la h entre corchetes en el formato.
6. Edite el formato del número de la celda C54 para que sea:
[h]:mm:ss;@
7. Si en un formato de hora, pone la "h" o la "m" entre corchetes, esa parte de la especificación horaria
podrá superar su límite de acumulación normal. Así que si está sumando minutos y necesita mostrar
más de sesenta minutos, utilice [m] o [mm]. Si necesita mostrar más de 24 horas, use [h] o [hh].
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Usar el autorrelleno
Si ya está familiarizado con el uso de Excel, la opción de autorrelleno se habrá convertido casi
en un amigo y, después de este ejercicio, se convertirá en mucho más. Aprender a usar sus
numerosas características, le permitirá ahorrar mucho tiempo.
9. Seleccione I4 y haga doble clic en el controlador de relleno. Use el botón Opciones de Autorelleno
para seleccionar Rellenar formatos solo.
10. Seleccione J4 y haga doble clic en el controlador de relleno. Observe que el relleno predeterminado
para un valor de tiempo es de hora.
11. Seleccione K4:K5 y haga doble clic en el controlador de relleno. Si necesita rellenar horas siguiendo
otro tipo de incremento, deberá comenzar con dos horas.
12. Seleccione L4:L27 y, en la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el menú desplegable
Relleno y seleccione Serie. Cambie el valor Paso a 2.5 y haga clic en Aceptar.
13. Seleccione M4:M27 y, en la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el menú desplegable
Relleno y seleccione Serie. Cambie Tipo por Crecimiento y el valor Paso por 2 y haga clic en Aceptar.
14. Seleccione N4:N27 y, en la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el menú desplegable
Relleno y seleccione Serie. Deje Tipo en Lineal y active la casilla de Tendencia y haga clic en Aceptar.
15. Seleccione O4:O27 y, en la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el menú desplegable
Relleno y seleccione Serie. Cambie Tipo a Crecimiento y active la casilla para Tendencia y haga clic
en Aceptar. Observe que, al cambiar Tipo por Crecimiento, Excel puede averiguar correctamente la
ecuación de crecimiento correcta; los números de la columna de O coinciden con los de la columna M.
Tome nota En una lección anterior, se introdujo la nueva función de relleno rápido de Excel 2013. La
mayoría de los ejemplos de relleno rápido tienden a ser bastante simples, pero los algoritmos
que usa pueden hacer unas suposiciones bastante buenas. Sin embargo, estos algoritmos no son
absolutamente infalibles.
16. Para nuestro primer uso del relleno rápido, queremos sacar solo el texto entre las comillas dobles del
rango P4:P11, de modo que en la celda Q4 introduzcamos el texto que queríamos extraer de la celda
P4. Seleccione Q4 y haga doble clic en el controlador de relleno. A continuación, haga clic en el botón
Opciones de autorrelleno y seleccione Relleno rápido. ¡Buen trabajo!
17. Esta vez, utilizando los datos de P13:P21, queremos extraer desde el primer guión hasta justo antes
del segundo guión. Seleccione Q13, haga doble clic en el controlador de relleno y siga seleccionando
Relleno rápido. De nuevo, Excel lo clava.
18. Ahora, queremos extraer datos desde el primer guión hasta dos caracteres después del segundo
(usando P13:P21). Seleccione R13, haga doble clic en el controlador de relleno y, a continuación,
use Relleno rápido. Esta vez, Excel no pudo comprender lo que queríamos. En cambio, supuso que
nuestra regla era "primer guión, luego cinco caracteres más".
19. Seleccione la celda R15 y edítela para que sea -112-KN. (Utilice la tecla F2 y agregue una "N" al valor
existente en R15. De lo contrario, Excel pensará que está introduciendo una fórmula).
20. Seleccione las celdas R16:R21 y presione la tecla Eliminar para borrar las celdas restantes que se
rellenaron incorrectamente la primera vez con Relleno rápido.
21. Ahora seleccione R13:R15, haga doble clic en el controlador de relleno y, a continuación, use Relleno
rápido. Esta vez Excel podrá entender correctamente nuestra regla.
22. Seleccione S4:S7. Arrastre el controlador de relleno hasta la columna V. Autorrelleno podrá llenar
correctamente varias filas al mismo tiempo.
23. Seleccione S10 y arrastre el controlador de relleno hasta la fila row 27 (el relleno automático se
detendrá en 17 de febrero). A continuación, desde el botón Opciones de autorrelleno, seleccione
Rellenar meses. Observe que Autorrelleno ha supuesto que quería el último día de cada mes.
24. Seleccione la celda T11 y arrastre el controlador de relleno hasta T27. Desde el botón Opciones
deautorrelleno, seleccione Días de la semana. Observe que nuestro rango no contiene sábados ni
domingos.
25. Seleccione V11:V36. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, haga clic en Opciones, seleccione Avanzadas
y desplácese casi a la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en el botón Editar listas
personalizadas.
26. La lista de importación desde el control de celdas ya debe mostrar el rango $V$11:$V$36. Haga clic
en el botón Importar. En el cuadro Listas personalizadas, debe aparecer una lista que empieza por
"Negro, Azul, Marrón, Verde pálido". Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar en el cuadro de
diálogo Opciones de Excel.
27. En la celda W11, escriba Verde y haga doble clic en el controlador de relleno.
28. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 301
Puede crear una plantilla de Excel completamente desde cero. Sin embargo, en este ejercicio,
vamos a empezar con una plantilla preinstalada muy parecida a lo que queremos, le haremos
un par de ajustes y luego la guardaremos como nuestra propia plantilla personalizada.
3. Seleccione la celda B2 en la hoja de cálculo PANEL y edite el valor para que se lea: Presupuesto para
seminario de aprendizaje en [Ciudad, Estado]
4. Haga clic en el gráfico circular de Real. En la pestaña DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE GRÁFICO, use la
galería de estilos de gráfico para cambiar el estilo del gráfico circular a Estilo 1.
5. Cambie el estilo del gráfico de columnas a Estilo 10.
6. Seleccione la hoja de cálculo INGRESOS. Elimine las filas 13:26.
7. Corrija las fórmulas en las celdas F5 y G5.
8. Vuelva a seleccionar la hoja de cálculo PANEL. Haga clic en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA. Haga clic
en el botón Temas. Seleccione algún otro tema. El libro del instructor usa el tema Dividendo pero no
dude en elegir cualquier tema que le llame la atención.
9. En la pestaña ARCHIVO, haga clic en Guardar como y elija cualquier ubicación para guardar (no
importa qué ubicación elija aquí) y, a continuación, en el cuadro de lista Guardar como tipo, haga clic
en el menú desplegable y cambie el tipo de archivo a Plantilla de Excel (*.xltx).
302 Lección 15
Observe que tan pronto como cambie el tipo de archivo a Plantilla de Excel (*.xltx), el cuadro de
diálogo Guardar como cambiará automáticamente la carpeta de destino a la carpeta de plantillas
personalizadas de Excel 2013 predeterminada. (Puede cambiar esta ruta de carpeta utilizando las
opciones de Guardar en el cuadro de diálogo Opciones de Excel).
10. GUARDE el archivo como 15 MOAC Seminar Training Budget.xltx.
11. CIERRE la versión .xltx del libro.
12. Haga clic en la pestaña FILE, seleccione Nuevo y, si mira la parte superior de la ventana, verá los
vínculos DESTACADOS y PERSONAL. Haga clic en PERSONAL y debería ver la plantilla. Haga clic en la
plantilla.
Se abrirá una nueva versión en blanco del libro Presupuesto de seminario, con el nuevo título
principal, los nuevos estilos de gráfico y el nuevo tema aplicados.
13. CIERRE el libro recién abierto sin guardar los cambios.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Insertar controles
Si está preparando un libro que van a utilizar otros usuarios, ya sea para introducir datos o para
ver un informe, puede resultarles útil que agregue al libro controles para limitar las opciones o
para que las opciones disponibles sean más fáciles de seleccionar
Excel ofrece dos familias de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Los
controles de formulario son nativos de Excel y son compatibles con versiones anteriores hasta
Excel 95. Los controles ActiveX se utilizan en una serie de aplicaciones además de Excel y
pueden controlarse mediante VBA. Puede agregar VBA al libro para responder a eventos. Los
controles ActiveX también tienen más opciones o propiedades que puede controlar.
Puede poner controles de formulario en una hoja de gráfico, pero no puede hacerlo con controles
ActiveX. Los controles ActiveX contienen un botón que permite insertar otros controles
ActiveX que no se encuentran en el menú principal. La lista de control de formularios no
incluye esta biblioteca adicional.
Por norma general, es buena idea intentar usar primero un control de formulario. Si ve que
necesita una propiedad que el control de formulario no puede ofrecer, pruebe la versión de
ActiveX. Observe que muchos de los controles ActiveX que ve en el menú Insertar de la
pestaña DESARROLLADOR provienen de la biblioteca de formularios de MS. Esta biblioteca
es externa a Excel y debe cargarse. Esta es una de las diferencias fundamentales entre los
controles de formulario, que están integrados en Excel y cualquier controle ActiveX.
Ambos tipos de controles ofrecen la capacidad de vincular la entrada (rellenar una lista) y la
salida (ver qué se seleccionó) entre el control y la celda de una hoja de cálculo.
Observe que los controles de formulario y los controles ActiveX flotan en el lienzo de dibujo.
Esto significa que al igual que en el caso de las formas, puede indicar a Excel si desea mover o
cambiar el tamaño de los controles a medida que inserta, elimina o cambia el tamaño de filas
y columnas.
Casilla VERDADERO/FALSO
Cuadro combinado Utilizado para seleccionar una opción de una lista, utiliza un botón
de lista desplegable para ocultar la lista hasta que se hace clic en el
botón. Observe que con un cuadro combinado de ActiveX, puede
elegir en la lista o escribir cualquier valor que quiera. Con un control
de formulario, solo puede elegir en la lista.
Botón de opción Se utiliza para escoger entre opciones que se excluyen mutuamente.
Si elige la opción A, se anulará la selección de las opciones B y C
(cambiadas a FALSO).
Cuadro de texto Escriba cualquier valor. No está disponible como control de formula-
rio.
7. Junto al botón Modo Diseño se encuentra el botón Propiedades. Haga clic en el botón Propiedades.
8. Para la propiedad Celda vinculada, en la segunda columna, escriba G4.
9. Para la propiedad RangoRellenoLista, escriba B3:B21.
10. Cambie la propiedad FilasLista a 12.
11. Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. A continuación, haga clic en el botón de alternancia
Modo Diseño para desactivar dicho modo. Haga clic en el menú desplegable de E4 y seleccione
diversos valores. El valor de G4 debe coincidir con la selección.
12. Intente escribir Topo en el control y, a continuación, presione Entrar. Excel deberá aceptar la entrada
y mostrar Topo en la celda G4.
13. Seleccione las celdas B3:B21. En el Cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas,
escriba el nombre lst.Colores y presione Entrar.
14. Siga el proceso indicado en el paso 13 para asignar los siguientes nombres a las celdas indicadas a
continuación (observe que el primer carácter de cada nombre es una "L" minúscula y no el número 1):
K6 lnk.Casilla.F
G6 lnk.Casilla.X
K4 lnk.CuadroCombina-
do.F
K8 lnk.CuadroLista.F
G11 lnk.CuadroLista.X
G23 lnk.Opción1.X
G25 lnk.Opción2.X
G27 lnk.Opción3.X
K20 lnk.Opción.F
G8 lnk.CuadroTexto.X
23. Haga clic con el botón derecho del mouse en el control de cuadro combinado y seleccione Formato
de control en el menú contextual. Seleccione la pestaña Control.
24. Establezca el rango Entrada lst.Colors y el vínculo de celda en lnk.CuadroCombinado.F y haga clic en
Aceptar.
25. Haga clic en cualquier celda normal. Si el puntero se convierte en un dedo que apunta cuando pasa el
mouse sobre el control en la celda I4, puede usarlo.
26. Intente escribir Taupe en el cuadro combinado Formularios de la celda I4. A diferencia del cuadro
combinado ActiveX, no puede escribir en un cuadro combinado de formularios.
27. Ponga una casilla de control de formularios in I6.
28. Haga clic con el botón derecho del mouse en la casilla y seleccione Formato de control….
29. En la pestaña Control, configure el vínculo de celda en Ink.Casilla.F.
30. Haga clic en la pestaña Texto alternativo y cambie el texto alternativo a ¿Acabado mate? Haga clic en
Aceptar.
31. Haga clic en la celda H6 y, a continuación, presione la tecla de flecha hacia la derecha una vez. A
continuación, presione Eliminar. Esto borrará el texto en I6 para que pueda leer mejor la casilla.
32. Observe que si cambia el texto alternativo no cambiará el título de la casilla. Haga clic con el botón
derecho del mouse en el control de casilla y seleccione Editar texto para cambiar el título por
¿Acabado mate?.
33. Coloque un cuadro de lista de control de forma a lo largo de las celdas I8:I18. (Recuerde, si presiona
la tecla ALT antes de empezar a arrastrar, el control se moverá a los bordes de la celda).
34. Haga clic con el botón derecho del mouse en el cuadro de lista y seleccione Control de formato… en
el menú contextual.
a. Rango de entrada = lst.Colors
b. Vínculo de celda = lnk.CuadroLista.F
35. Haga clic en el botón Aceptar y, a continuación, seleccione cualquier celda de la hoja de cálculo.
Pruebe el control de cuadro de lista de formas.
36. Elimine el texto de las celdas I21, I23 y I25.
37. Ponga un botón de opción de control de formulario en la celda I21 y edite el texto para que se lea
como Acabado mate.
38. Ponga un botón de opción de control de forma en la celda I23 y edite el texto para que se lea
Acabado satinado.
39. Ponga un botón de opción de control de formulario en la celda I25 y edite el texto para que se lea Sin
acabado.
40. Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquiera de los controles de botón de opción y
seleccione Formato de control. Haga clic en la pestaña Control, configure el Vínculo de celda en Ink.
Opción.F y haga clic en Aceptar. Ahora, la hoja de cálculo debe asemejarse a la de la Figura 15-6.
41. Juegue un poco con los controles y observe que los controles del cuadro combinado ActiveX y
del cuadro de lista devuelven el texto que selecciona. Compare esto con el cuadro combinado de
formulario y el cuadro de lista. Ambos devuelven el índice (posición) de su elección en la lista de
opciones.
42. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
Tome nota Si por error hace doble clic en uno de los controles ActiveX en el proceso de insertarlos, según
el tipo de control, Excel insertará automáticamente un procedimiento de _Controlador de
evento de clic _stub o un procedimiento de _Controlador de evento de cambio_stub en el
módulo de código (clase) de la hoja de cálculo. Puede que haya acabado de cerrar VBE o haya
cambiado a Excel sin darse cuenta realmente de que esto sucedió. Si hizo esto, recibirá un
mensaje de Excel indicándole que un proyecto VB no se puede guardar en un libro sin macros.
Simplemente haga clic en Sí para seguir adelante, y guarde el libro. El procedimiento de
controlador de evento generado automáticamente se descartará.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Observe que en el caso de controles de botón de opción, los tres botones de opción de control
de formulario tienen la misma celda vinculada y esta celda vinculada contiene el índice de
cualquier botón de opción que esté seleccionado. Compare esto con los botones de opción
ActiveX donde cada botón de opción tiene su propia celda vinculada y cada celda vinculada
alterna entre VERDADERO y FALSO.
306 Lección 15
Figura 15-6
Insertar controles de
formulario y controles
ActiveX
Anidación de funciones
En el ejercicio siguiente, echaremos un vistazo a otro uso habitual de funciones anidadas; un
caso donde anidamos un par de funciones para extraer y transformar nombres de una lista de
nombres y apellidos. Aunque usaremos cuatro funciones, nuestro nivel de anidamiento es de
tres.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Ventana Inspección
Cuando se trabaja con hojas de cálculo grandes y complejas en ocasiones nos gustaría ser
capaces de ver lo que está pasando en diferentes celdas en diferentes partes del libro. Intentar
colocar en mosaico diversas ventanas de Excel empieza a ser difícil cuando se tienen más de
cuatro ventanas de Excel por pantalla. Existe una herramienta integrada que convierte la
supervisión de diversos valores de celda en una tarea más simple: la ventana Inspección.
Figura 15-7
Ventana Inspección
308 Lección 15
12. Haga clic en la celda B2, intente introducir varios valores y observe los cambios que se producen en
los valores de la ventana Inspección.
13. GUARDE el libro. A continuación, CIERRE Excel.
14. INICIE Excel 2013.
15. Vuelva a abrir el libro 15 Watch Window.xlsx original.
16. Vuelva a abrir la ventana Inspección, si actualmente no se muestra. No deben haber inspecciones
listadas.
17. Vuelva a abrir el libro 15 Watch Window - Completed.xlsx . as inspecciones deben estar en una lista;
se guardan con el libro de trabajo para que no tenga que restablecerlas cada vez.
18. CIERRE los dos libros …Watch Window… .
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Consolidar datos
Muchas veces es posible que tenga varias hojas de cálculo donde desea reunir los números en
una hoja de cálculo de resumen. Excel ofrece una herramienta integrada que le ayudará a
hacerlo de forma muy rápida y fácil: Consolidar datos.
Excel ofrece dos métodos básicos de realizar la consolidación. Uno de ellos se basa en la
posición; por ejemplo, la celda B4 de todas las hojas de cálculo que especifique se suma y el
total se pone en la celda B4 de la hoja de cálculo de resumen. Esto está bien si está seguro al
100 % de que la celda B4 contiene los mismos datos exactos en todas las hojas de cálculo.
Pero no podemos estar seguros de que las celdas de todas las hojas de cálculo se alineen así En
efecto, con frecuencia estamos seguros de que no se alinean así. Por lo tanto, en el siguiente
ejercicio estudiaremos cómo realizar una consolidación utilizando el segundo método que
Excel ofrece y que está basado en etiquetas. Excel intentará emparejar las etiquetas de fila o
columna y, a continuación, sumar basándose en las etiquetas que coinciden en diversas hojas
de cálculo.
Se ha tenido en cuenta una cuestión clave para preparar el libro para este ejercicio: se ha
asignado un nombre al rango de celdas que va a consolidarse y el nombre de todas las hojas es
el mismo; es decir, los nombres se extienden a la hoja de cálculo. Esto facilita la consolidación,
ya que no es preciso seleccionar manualmente todos los rangos de consolidación mientras
creamos la consolidación. Asimismo, esto facilita la solución de problemas.
Figura 15-8
Cuadro de diálogo
Consolidar
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Herramientas de hipótesis
En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, Excel tiene un botón desplegable
llamado Análisis de hipótesis. En esta sección siguiente, vamos a explorar dos de las
herramientas de hipótesis del menú: Buscar objetivo y Administrador de escenarios.
Buscar objetivo es una herramienta sencilla que nos permite llevar una celda hacia un valor
específico basándonos en las entradas de otra celda. En otras palabras, acaba con el juego del
tipo "¿cuántos aparatos tengo que vender para ganar 1.000.000 de dólares?" Puede imaginarse
una cifra demasiado baja, por lo que da una cifra más alta y esta resulta ser demasiado alta,
hasta que al final acaba adivinando el número mágico de aparatos que necesita vender.
30. En la pestaña DATOS, haga clic en el botón Análisis de hipótesis y, a continuación, haga clic en
Administrador de escenarios. En el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, haga clic en el
botón Resumen y, a continuación, haga clic en Aceptar.
31. Tenga en cuenta que en este nuevo informe, el nombre que le dimos a la celda que G22 se muestra en
la celda C9, de modo que nuestros resultados sean mucho más fáciles de leer.
32. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.
Puntos clave:
Asegúrese de que el tipo de interés y el número de plazos tienen la misma unidad de tiempo.
En otras palabras, si está calculando un pago basado en un número X de meses, el tipo de
interés deberá ser mensual y no anual.
Generalmente un flujo de entrada es positivo y un flujo de salida es negativo. Esto significa que
si calcula un pago y muestra el importe del préstamo como positivo, Excel considerará que el
préstamo es un flujo de entrada y, por lo tanto, devolverá un pago negativo, ya que se supone
que el pago es un flujo de salida. Si quiere considerar el pago como un flujo de entrada, pase el
importe del préstamo a negativo. O bien, puede poner un signo "-" frente a la función que usa
para invertir el signo.
Para la mayoría de las demás funciones financieras, los argumentos son bastante autoexplicativos
y se puede adivinar su significado a partir de su nombre. Sin embargo, a continuación
presentamos unos cuantos que podrían beneficiarse de algunos comentarios adicionales.
312 Lección 15
Término Descripción
factor Utilizado por DDB y VDB; se supone que es 2 (= doble disminución de saldo). Si fuera a
utilizar 3, estaría triplicando la depreciación con amortización lineal.
sin_cambios Utilizado solamente por VDB. Si es FALSO o se omite, cuando la depreciación con
amortización lineal se vuelve favorable, Excel cambiará a una base de cálculo lineal. Si
es VERDADERO, el método DDB se usará en todo.
mes Utilizado por BD. Dado que la función BD también tiene un argumento para plazo, es
posible que se pregunte cuál es el argumento para mes. Se trata de un argumento
opcional que le permite especificar el número de meses en el primer año. Si se omite
mes, se presupone que es 12.
base Número de días de un año para el cálculo de valores. A medida que escribe la fórmu-
la, Excel muestra las opciones disponibles.
frecuencia Utilizado por algunas de las funciones de análisis de seguridad, se trata del número de
pagos de cupón por año, pero no como un número per se, sino como una opción. En
otras palabras, "4" es la opción para pagos trimestrales, pero no puede introducir una
frecuencia de "12", ya que no es un estándar del sector reconocido para frecuen-
cia de pago de cupones. Solo anual (1), semestral (2) y trimestral (4) son los valores
aceptables para este argumento.
Figura 15-9
Insertar la función financiera
DURACIÓN
17. Siga el mismo proceso de hacer clic en el botón Financiero para insertar la siguiente fórmula en la
celda I26:
=RENDTO(I6,I7,I8,I21,I22,I10,I11)
18. Utilice el mismo método para introducir la siguiente fórmula en la celda I36:
=PRECIO(I6,I7,I8,I32,I22,I10,I11)
Evaluación de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. ¿Cuál de los siguientes métodos NO es un método para copiar una hoja de cálculo?:
a. Presione Ctrl + Ctrl + A para seleccionar todas las celdas. Haga clic en el botón Copiar de la pestaña
INICIO y, a continuación, utilice Pegado especial y seleccione la opción Como nueva hoja de cálculo.
b. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra la pestaña de hoja de cálculo a una
nueva posición de la franja de pestañas en la parte inferior del libro o la franja de pestañas de otro
libro.
c. Haga clic con el botón derecho del mouse en la pestaña de la hoja de cálculo y seleccione
Mover o copiar en el menú contextual y, a continuación, use el cuadro de diálogo resultante para
crear una copia de la hoja de cálculo.
d. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en el botón desplegable Formato y seleccione
Mover o copiar hoja en el menú. Utilice el cuadro de diálogo resultante para copiar la hoja de
cálculo.
2. Copió una hoja de cálculo y una hoja de gráfico del libro de presupuesto de marketing del año pasado
en el libro de presupuesto de marketing de este año. Pero todos los estilos de sombreado y de fuente
de las celdas son distintos a como estaban en el libro antiguo. Asimismo, los colores de las columnas
del gráfico son muy distintos. ¿Por qué sucedió esto?
a. Olvidó mantener presionada la tecla Mayús al copiar la hoja de cálculo.
b. Se olvidó de seleccionar la casilla Copiar colores en el cuadro de diálogo Mover o copiar.
c. El libro antiguo se creó en una versión anterior de Excel y olvidó seleccionar la casilla No convertir
colores.
d. No se olvidó de nada. El libro antiguo se creó usando un tema diferente al que se utilizó en el libro
nuevo. La hoja de cálculo se actualizó automáticamente al tema del libro nuevo.
3. Para combinar estilos de celda de un libro a otro, ¿cuál de las siguientes opciones debe realizar?
314 Lección 15
a. Hacer clic con el botón derecho del mouse en la galería de estilos de celda, seleccionar Duplicado y
usar el cuadro de diálogo que aparece para copiar el estilo en un libro nuevo.
b. Abrir la galería de estilos de celda de la pestaña INICIO y seleccionar la opción Combinar
estilos en la parte inferior de la galería.
c. Usar el botón Importar estilos de la pestaña DISEÑO DE PÁGINA de la cinta.
d. Hacer clic en la pestaña ARCHIVO y usar la herramienta Exportar estilos para exportar los estilos
como un archivo .styl. A continuación, haga clic en la pestaña ARCHIVO y use la herramienta
Importar estilos para importar el archivo .styl al nuevo libro.
4. Para copiar macros de un libro a otro, ¿cuál de las siguientes acciones debe realizar?
a. Arrastrar el módulo de un proyecto a otro en la ventana Explorador de proyectos del Editor de
Visual Basic.
b. Usar el botón Grabar Macro de la pestaña DESARROLLADOR.
c. Usar el botón Complementos de la pestaña DESARROLLADOR.
d. Abrir el Editor de Visual Basic y escribir EJECUTAR COPYMACROS en la ventana Inmediato.
5. Su compañero de trabajo le envió un libro de trabajo para actualizarlo. Introdujo nuevos números en
la hoja de cálculo, pero los totales no se actualizan. ¿Qué necesita hacer para remediar el problema?
a. Hacer clic en el botón Compartir libro de la pestaña REVISAR.
b. Ir a las celdas con los totales que no se actualizan, presionar la tecla F2 y, a continuación,
presionar Entrar para volver a introducir las fórmulas.
c. Hacer clic en el botón Opciones de cálculo de la pestaña FÓRMULAS y cambiar la
configuración de cálculo de Manual a Automática.
d. Devolver el libro a su compañero de trabajo para que él lo arregle.
6. Desea mostrar los dos números 1.540.257,14 y 2.250.444,18 como 1,54 M y 2,25 M, respectivamente.
¿Qué formato de número necesita aplicar a los dos primeros números?
a. 0.000,00 “M”
b. #,##0.00,, “M”
c. #,##0.* “M”
d. [millones] #,##0.00 “M”
7. Está sumando el total de las horas de trabajo de Gabriel de las últimas dos semanas. Agregó las horas
manualmente para revisar, y está seguro de que Gabriel trabajó ochenta y una horas y media. Sin
embargo en la celda Horas totales, solo aparecen 9:30 trabajadas. ¿Qué formato de número necesita
aplicar a la celda Horas totales para que muestre las horas trabajadas correctamente?
a. [h]:mm
b. [h]:[mm]
c. [h:mm]
d. hhh:mm
8. Desea escribir fórmulas en cinco celdas diferentes, ubicadas a muchas columnas de distancia en tres
hojas de cálculo diferentes y desea ver cómo cambian los valores de estas celdas mientras trabaja en
varias partes del libro de trabajo. ¿Qué herramienta puede usar para hacer esto?
a. Usar el botón Dividir de la pestaña VISTA para crear múltiples paneles.
b. Hacer clic en el botón Ventana Inspección de la pestaña FÓRMULAS y agregar las celdas
como Inspecciones.
c. Hacer clic en el botón Evaluar fórmula en la pestaña FÓRMULAS para abrir un cuadro de
diálogo que muestre todas las fórmulas activas.
d. Hacer clic en el botón Evaluar fórmula en la pestaña FÓRMULAS.
9. Para crear una plantilla personalizada propia, ¿cuál de los siguientes métodos debe usar?
a. Hacer clic en la pestaña ARCHIVO, seleccionar Guardar como y cambiar el tipo de archivo a
.xltx.
b. Hacer clic en la pestaña ARCHIVO, seleccionar Guardar como y cambiar el tipo de archivo a
.xlsm.
c. Hacer clic en la pestaña ARCHIVO, seleccionar Guardar como y cambiar el tipo de archivo a
.xlam.
d. Hacer clic en la pestaña ARCHIVO, seleccionar Opciones, hacer clic en Guardar, activar la
casilla Guardar como plantilla y guardar el archivo normalmente.
10. Desea crear una hoja de cálculo donde el usuario pueda ver siete opciones de una lista a la vez.
Cuando el usuario hace una selección en la lista, otra celda de la hoja de cálculo mostrará el número
(posición) del elemento seleccionado (no el texto mismo de la selección del elemento). ¿Qué control
necesita insertar en la hoja de cálculo?
a. Un control de cuadro de lista de ActiveX
b. Un control de cuadro combinado de formulario
c. Un control de botón de opción ActiveX
d. Un control de cuadro de lista de formulario
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 315
Proyectos
15. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de control. Haga clic en la celda C5 e
introduzca la fórmula:
=H6/10000
16. Trate de usar el botón de número para cambiar el tipo de interés hacia arriba o hacia abajo.
17. Haga clic con el botón derecho del mouse en el control de cuadro de lista y seleccione Formato de
control. En la pestaña Control, especifique esta configuración:
a. Rango de entrada = $J$7:$J$11
b. Vincular con la celda = $H$8
18. Haga clic en Aceptar. Elija un elemento en el cuadro de lista. Debería ver el número de índice del
elemento seleccionado aparecer en la celda H8. Haga clic en la celda C6 e introduzca la fórmula:
=H8 * 12
19. Utilice los controles para configurar el importe del préstamo en 10.000 dólares, el tipo de interés en
2% y el número de plazos en 60 meses (5 años). El pago resultante en la celda C9 debe ser de 175,28
dólares y verde. Cambie gradualmente los valores para que aumente el pago.
20. Tal vez quiera examinar el formato condicional en C9 si quiere ver cómo la celda pasa de verde a rojo a
medida que aumenta el pago.
21. CRÉDITO ADICIONAL: haga que el libro pase el comprobador de accesibilidad.
22. OPCIONAL: antes de cerrar el libro, puede utilizar la lista desplegable Colores de la pestaña DISEÑO DE
PÁGINA para cambiar del esquema de color gris monótono a algo un poco más interesante.
23. GUARDE el libro y CIÉRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.
Figura 15-10
Cuadro de diálogo
Administrador de nombres
10. Copie y pegue A1:J7 de la hoja de cálculo Ene a la hoja de cálculo Consolidado. Después de pegar,
haga clic en el botón Opciones de pegado y seleccione Mantener ancho de columnas de origen.
11. Edite la celda B4 para que se lea Ene – Jun.
12. Seleccione la celda A8.
13. GUARDE el libro.
14. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en el botón Consolidar.
15. En el cuadro de diálogo Consolidar, en el campo Referencia, haga clic en el control Contraer diálogo
(botón con la flecha roja) y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo Ene.
16. Presione la tecla F3, seleccione DataToConsolidate y haga clic en Aceptar. A continuación, haga clic en
el botón Ampliar diálogo.
17. Haga clic en el botón Agregar en el cuadro de diálogo Consolidar.
18. Haga clic en el cuadro Referencia y presione F2. A continuación, presione la tecla Inicio, presione la
tecla Eliminar tres veces, escriba Feb y haga clic en el botón Agregar.
19. Repita el paso 18 para las hojas de cálculo Mar, Abr, May y Jun.
20. Active las casillas de for Fila superior y Columna izquierda.
21. Haga clic en Aceptar.
La hoja de cálculo debería verse como en la Figura 15-11.
Figura 15-11
Informe consolidado de
ventas
Apéndice A Habilidades del Especialista en
Microsoft Office (MOS) para Excel 2013
318
Apéndice A 319