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Gerencia de proyectos 1.

Estructuración de una nueva unidad de negocio para la producción de un portafolio a

base de material plástico de reciclaje en la empresa Ecoacacías en Acacias, Meta.

Leonel Alberto hormaza Betancourt código 1521981304.

Luis Miguel Clavijo Suárez código 1922010361.

Marlon Brandon Ruiz Gutiérrez código 1922010416.

Katherine Johana Luna Sánchez código 1421980387.

Wilderman Vergara Vanegas código 1521020036.

Tutor del programa.

Jair Galvis.

Institución Universitaria Politécnico Gran Colombiano.

Facultad de Negocios, Gestión y Sostenibilidad, Programa Especialización en

Gerencia de Proyectos en inteligencia de negocios.

Posgrados Virtuales.

Bogotá, abril 2020.


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Contenido
Acta de constitución del proyecto. 5
Propósito y justificación del proyecto. .............................................................................. 5
Descripción del proyecto y entregables. .......................................................................... 6
Descripción del proyecto. ............................................................................................... 6
Entregables. ..................................................................................................................... 6
Requerimientos de alto nivel del proyecto y del producto. ........................................... 7
Del proyecto. .................................................................................................................... 7
Del producto. .................................................................................................................... 8
Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado
(alcance/tiempo/costo). ........................................................................................................... 8
Supuestos y restricciones. ................................................................................................. 8
Supuestos. ........................................................................................................................ 8
Restricciones. ................................................................................................................... 9
Riesgos iniciales de alto nivel del proyecto..................................................................... 9
Cronograma de hitos principales. ................................................................................... 10
Presupuesto estimado. ..................................................................................................... 10
Lista de interesados en el proyecto (Stakeholders). Roles y responsabilidades. ... 10
Requisitos de aprobación del proyecto. ......................................................................... 11
Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad. ......................................... 12
Personal y recursos preasignados. ................................................................................ 13
Personal preasignado. .................................................................................................. 13
Recursos preasignados. ............................................................................................... 13
Aprobaciones. .................................................................................................................... 13
Plan integrado de cambios. 14
Ciclo de vida del proyecto. ............................................................................................... 14
Fase 1. Análisis de viabilidad. ..................................................................................... 14
Fase 2 – Diseño............................................................................................................. 14
Fase 3 – Requerimiento de adquisiciones. ............................................................... 14
Fase 4 – Finalización del proyecto. ............................................................................ 15
Grupo de procesos para cada fase del ciclo de vida del proyecto. ........................... 15
Fase 1 - Análisis de viabilidad. .................................................................................... 15
Fase 2 - Diseño. ............................................................................................................ 15
Fase 3 - Requerimiento de Adquisiciones................................................................. 16
Fase 4 - Finalización del Proyecto. ............................................................................ 16
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Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios. ................ 16


Emitir solicitud del cambio (A cargo del cliente). ...................................................... 16
Análisis de solicitud de cambio (Equipo del proyecto). ........................................... 16
Análisis técnico (A cargo del comité de control de cambios). ................................ 17
Cuantificación del cambio (A cargo del equipo del proyecto). ............................... 17
Aprobación del cambio (Comité-cliente). ................................................................... 17
Modificación de planificación (A cargo del equipo del proyecto). .......................... 17
Plantilla base para realizar solicitudes de cambio. ...................................................... 17
Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con
énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad.) ......................................................... 18
Formato de cambios aprobados del proyecto. ............................................................. 19
Plan de gestión del alcance. 19
Enunciado detallado del alcance. ................................................................................... 19
La declaración de alcance debe constar de la siguiente información. ................. 20
Entregables. ....................................................................................................................... 21
Exclusiones del proyecto. (Aspectos que no hacen parte del proyecto). ................. 22
Restricciones. ..................................................................................................................... 22
Internas. .......................................................................................................................... 22
Externas. ......................................................................................................................... 23
Supuestos. ...................................................................................................................... 23
WBS del proyecto. ............................................................................................................. 23
Diccionario de la WBS. ..................................................................................................... 24
Proceso para validar y controlar el alcance. ................................................................. 26
Validar el alcance. ......................................................................................................... 26
Validar entrada plan de dirección del proyecto. ....................................................... 26
Control de entrada plan de dirección del proyecto. ................................................. 26
Validar entrada documentación de requisitos........................................................... 27
Control de entrada documentación de requisitos..................................................... 27
Plan de gestión del cronograma. 28
Definición de actividades. ................................................................................................ 28
Secuenciación de las actividades. .................................................................................. 29
Cronograma detallado de los paquetes de trabajo. ................................................. 31
Estimación de los recursos para las actividades. ........................................................ 31
Cronograma del proyecto................................................................................................. 32
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Línea base del cronograma. ............................................................................................ 33


Esquema gráfico de la línea base del cronograma. ................................................ 34
Proceso para controlar el cronograma........................................................................... 34
Indicadores y métricas para medir la ejecución del cronograma. ......................... 35
Frecuencia de medición. .............................................................................................. 36
Rangos de tolerancia. ................................................................................................... 36
Plan de gestión del cronograma. 37
Estimación de costos de las actividades y costo total del proyecto. ......................... 37
Línea base del costo. ........................................................................................................ 37
Diagrama de la línea base del costo. ......................................................................... 38
Presupuesto de proyecto. ................................................................................................ 38
Componentes detallados del presupuesto del proyecto. ........................................ 39
Procesos para controlar los costos. ............................................................................... 40
Indicadores y métricas. ................................................................................................. 41
Frecuencia de medición. .............................................................................................. 42
Rangos de tolerancia. ................................................................................................... 42
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Acta de constitución del proyecto.


Proyecto N°: 012020 Fecha: 10 de Marzo del año 2020
Nombre del Proyecto: Estructuración de una nueva unidad de negocio para la
producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje en la empresa
Ecoacacías en Acacias, Meta.

Propósito y justificación del proyecto.


Partiendo de la necesidad de afrontar problemas globales como lo es la contaminación
ambiental, surgen propuestas para mejorar el aspecto del medio ambiente del
Municipio de Acacias y de reducir la congestión del relleno sanitario; implementando y
fomentando la cultura del reciclaje, reconociendo la importancia que tiene el cuidado
de la naturaleza y el sentido de pertenencia con la preservación del entorno.
Con este proyecto se busca promover prácticas que permitan mitigar la propagación
de la contaminación y el impacto ambiental negativo que ha tenido el Municipio de
Acacias en la actualidad; adicional a esto generar una contribución social que cree
nuevos empleos y alternativas a las personas que trabajan en el gremio del reciclaje,
implementar campañas de prevención en pro del reciclaje, una mejor sostenibilidad
ambiental y una rentabilidad o beneficio tangible para los stakeholders interesados.
Para dar solución a estas problemáticas, se decidió estructurar un proyecto donde se
pretende crear un portafolio de productos los cuales tendrán como materia prima los
materiales plásticos reutilizables para que así tengan una funcionalidad y
aprovechamiento diferente, por lo anterior es indispensable contar con una planta de
aprovechamiento de residuos sólidos y si da lugar, poder incluir material
biodegradable.
Hoy día en Acacías – Meta, existe una asociación de recicladores de oficio acorde al
decreto 596 de 2016 (Esquema de la actividad de aprovechamiento del servicio público
de aseo y el régimen transitorio para la formalización de los recicladores de oficio)
llamada Ecoacacías. Esta asociación busca el fortalecimiento del gremio de
recicladores y la prestación del servicio público de aseo complementario. En búsqueda
de alternativas que permitan hacer crecer la asociación y sea auto sostenible en el
tiempo, se realizará un proyecto que permita la estructuración de un portafolio a base
de plásticos de reciclaje, que no solo consolide a esta asociación como pionera en el
municipio, sino que permita el mejoramiento de calidad de vida y dignificación de sus
asociados y del medio ambiente.
Este proyecto beneficia a la comunidad Acacireña en general y será dirigido al actual
Alcalde, el señor Eduardo Cortes Trujillo; quien administra los recursos públicos del
Municipio y es quien aprueba los proyectos sociales que benefician a la comunidad.
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Descripción del proyecto y entregables.


Descripción del proyecto.
Se estructurará un proyecto que permita la creación de un portafolio de productos a
base de material plástico reutilizable, que permita diversificar los ingresos de la
asociación Ecoacacías y genere beneficios no solo para el medio ambiente sino para
las personas que trabajan alrededor del reciclaje; permitiéndoles dignificar su trabajo
y mejorar su calidad de vida a través de programas educativos, culturales y sociales.
Adicional, lograr obtener la mayor cantidad de producto reutilizable que permita que el
proyecto sea sostenible en el tiempo, a través de campañas dirigidas a todos los
habitantes de Acacías, generando conciencia del cuidado del medio ambiente y de la
importancia de reciclar en la fuente.

Entregables.
Fases del proyecto. Principales entregables.
Levantamiento y consolidación de
información interna.
- Entrega del informe de sondeo
acerca del conocimiento de la
población en cuanto a la necesidad
de un desarrollo económico
sostenible y su implementación.

Levantamiento y consolidación de
información externa.
- Entrega del informe de evaluación
legislativo y legal del proyecto.
- Informe de stakeholders del
proyecto.

Fase I- Análisis de viabilidad. Seguimiento y control del alcance,


tiempo y costo.
- Informe de seguimiento y
control del proceso de
levantamiento y consolidación de
información.
Identificación de costo económico del
proyecto.
- Informe de costos incurridos en el
proyecto.
Identificación de plazos de tiempos del
proyecto.
- Informe de tiempos incurridos en el
proyecto.
Elaboración del acta de constitución
del proyecto.
- Acta de constitución del proyecto.
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Diseño de moldes.
- Informe de especificaciones
técnicas del portafolio de
FASE II – Diseño. producción.
Diseño de flujo de trabajo.
- Entregable del portafolio y piezas a
producir.
- Acta de aprobación de calidad.

Adquisición de materias primas


- Informe de adquisición de materias
primas del proyecto.
- Acta de aprobación de materias
primas.
FASE III – Requerimiento de Adquisición de equipos industriales y
Adquisiciones. servicios.
- Informe de adquisición de equipos
industriales y servicios.
- Acta de aprobación de bienes y
servicios.
Informes de pruebas de calidad y
aceptación.
 Informe de seguimiento y pruebas
de calidad por parte del director del
FASE IV – Finalización del Proyecto. proyecto.
Aceptación de los entregables.
 Entregable acta de cierre del
proyecto.

Requerimientos de alto nivel del proyecto y del producto.


Del proyecto.
- Se conformará un comité de BI.
- Se asignará un gerente del proyecto.
- Aprobación del estudio de mercados del portafolio.
- Aprobación de la inversión por parte del Municipio.
- Aprobación por parte de calidad.
- Cumplimiento del cronograma de actividades por cada área en las fechas
establecidas.
- La gestión del proyecto se debe realizar bajo el marco de referencia del PMBOK
del PMI.
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Del producto.
- Definir claramente los requerimientos y procesos iniciales de acuerdo con las
necesidades del cliente/negocio.
- Obtener el diseño de la nueva línea de productos a base de plástico reciclado.
- Cumplir con los planes de trabajo según la aplicación y funcionalidad en el
proyecto.
- La fase de monitoreo y control cada semana por parte de calidad.

Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado


(alcance/tiempo/costo).

Supuestos y restricciones.
Supuestos.
- Contar con el personal idóneo que hará parte de la estructuración del proyecto.
- Cantidad suficiente de material reciclable para la producción de materiales
plásticos.
- Participación en la clasificación de los materiales reciclables.
- Que la legislación y normatividad vigente, permita la estructuración,
implementación y ejecución del proyecto.
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Restricciones.
- Pago inoportuno.
- Inconformidad de algún sector económico en la localidad (chatarrerías).
- Cambio en la normatividad establecida.
- Incumplimiento de la normatividad ambiental en el Municipio.

Riesgos iniciales de alto nivel del proyecto.


Los posibles riesgos que se pueden presentar en el transcurso del proyecto son los
siguientes:
- Períodos extensos y fuertes de precipitación (Lluvias).
- Poca participación de la comunidad.
- Retrasos en las compras.
- Retrasos en el montaje de las instalaciones.
- Incidentes incapacitantes de los empleados.
- Incidentes por diferentes tipos de energías (eléctrica, mecánica, hidráulica,
cinética).
- Demora en el proceso de compra de maquinaria e infraestructura en los plazos
establecidos y con las características requeridas.
- Que la comunidad Acacireña se oponga o no realice la separación en la fuente.
- La cantidad de materias primas de material reciclado sea insuficiente para lotes
grandes.
- No se cumplan las especificaciones requeridas por los clientes.
- Se incumplan los tiempos y recursos económicos propuestos en el proyecto.
- Baja demanda en este tipo de productos.
- Bajo conocimiento en el sector económico.
- Cambios políticos, laborales y tributarios en Colombia.
- Poco financiamiento por parte de entidades bancarias.
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Cronograma de hitos principales.


Duración
EDT Nombre de la tarea. Hitos-Entregables. Comienzo. Final.
(Días).
Estructuración de una nueva unidad de negocio para la
producción de un portafolio a base de material plástico de
reciclaje en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta. Inicio del proyecto. 13/07/2020 183 12/01/2021

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1.1 Fase I. Análisis de viabilidad.
Entrega del informe de sondeo acerca del conocimiento de la
población en cuanto a la necesidad de un desarrollo económico 3/09/2020 0 3/09/2020
sostenible y su implementación.
Entrega del informe de evaluación legislativo y legal del
28/08/2020 0 28/08/2020
proyecto.
Informe de Stakeholders del proyecto. 24/08/2020 0 24/08/2020
Informe de seguimiento y control del proceso de
4/09/2020 0 4/09/2020
levantamiento y consolidación de información.
Informe de costos incurridos en el proyecto. 9/09/2020 0 9/09/2020
Informe de tiempos incurridos en el proyecto. 4/09/2020 0 4/09/2020
Acta de constitución del proyecto. 11/09/2020 0 11/09/2020
1.2 Fase II. Diseño.
Informe de especificaciones técnicas del portafolio de
producción. 16/10/2020 0 16/10/2020

Entregable del portafolio y piezas a producir. 9/11/2020 0 9/11/2020


Acta de aprobación de calidad. 5/11/2020 0 5/11/2020
1.3 Fase III. Requerimiento de adquisiciones.
Informe de adquisición de materias primas del proyecto.
13/11/2020 0 13/11/2020

Acta de aprobación de materias primas. 28/10/2020 0 28/10/2020


Informe de adquisición de equipos industriales y servicios. 5/11/2020 0 5/11/2020
Acta de aprobación de adquisiciones de bienes y servicios. 5/11/2020 0 5/11/2020
1.4 Fase IV. Cierre.
Informe de seguimiento y pruebas de calidad por parte del
6/01/2021 0 6/01/2021
director del proyecto.
Entregable acta de cierre del proyecto. 12/01/2021 0 12/01/2021

Presupuesto estimado.

Lista de interesados en el proyecto (Stakeholders). Roles y responsabilidades.

NOMBRE EXPRECTATIVAS PRINCIPALES


Gerente El Exito del proyecto
Administrador Mayor rentabilidad entre costo - beneficio
Patrocinadores El Éxito rentable del proyecto
Comunidad Contratacion , buena remuneracion
Habitantes Mejor calidad de vida, mejor entorno ambiental
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- Eduardo Cortes Trujillo-Alcalde de Acacias.


- Habitantes del Municipio de Acacias.
- Gremio de recicladores de oficio del Municipio de Acacías.
- Lina Mariana Díaz Rivera- Gerente Asociación Ecoacacías.
- Empresa de servicios públicos ESPA.
- La alta dirección.
- Luis Miguel Clavijo Suárez. -Director del proyecto.
- Equipo del proyecto.

Requisitos de aprobación del proyecto.


- El ciclo de vida del proyecto dependerá de cada fase por la que atraviese el
proyecto y el tiempo que dure en cada etapa.
- De ser necesario se deberá repetir procesos de prueba para dar un entregable
adecuado del progreso de una fase a otra, dando buena estructura para tener
mayor factibilidad de aprobación.
Acta de cierre
Fase. Proceso. Evaluador.
del proyecto.
* Personal
encargado del
área de calidad
capacitado para
dirigir y Marlon Brandon
supervisar la Ruiz Gutiérrez -
fabricación. Supervisor de
* Encargado de calidad
la proyección de
costos y plazos
de entrega de
cada proceso. Luis Miguel
Fase I.
* La gestión del Clavijo
Análisis de viabilidad
proyecto se Suárez-
debe realizar Director del
bajo el marco de proyecto.
referencia del
PMBOK del PMI Luis Miguel
* Levantamiento Clavijo Suárez –
y consolidación Jefe de proyecto
de información
interna y
externa de cada
uno de los
procesos.
Diseño del Wilderman
Fase II. Diseño producto acorde Vergara Vanegas
a los - Jefe de logística.
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requerimientos
de la parte
interesada.
* Montaje de
moldes para su
respectiva
fabricación,
acorde a los
requerimientos Leonel Alberto
de la parte hormaza
interesada. Betancourt - Jefe
* Diseño de flujo de división de
de trabajo producción
orientado a la
solicitud de los
clientes (Previo
estudio de
mercado)
* Equipos
adquiridos y Katherine
servicios Johana Luna
solicitados Sánchez - Jefe de
*Proceso y adquisiciones
adquisición de
Fase III. Requerimiento de
equipamiento y
adquisiciones
servicios dentro
de los plazos
establecidos y
las
características
requeridas.
Seguimiento y
revisión por Luis Miguel
Fase IV. Cierre
parte del jefe de Clavijo Suárez –
proyecto. jefe de proyecto

Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad.


El director asignado para estructurar el proyecto es Luis Miguel Clavijo Suárez y las
asignaciones autorizadas son las siguientes:
- Gestionar y controlar la planificación del proyecto para el cumplimiento del
alcance, tiempo y costo.
- Seleccionar al grupo de trabajo que hará parte del equipo del proyecto.
- Encargado de aprobar el acta del cierre del proyecto.
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Personal y recursos preasignados.


Personal preasignado.
Jefe logística: Wilderman Vergara Vanegas.
Jefe de adquisiciones: Katherine Johanna Luna Sáenz.
Jefe división de producción: Leonel Alberto Hormaza Betancourt.
Supervisor de calidad: Marlon Brandon Ruiz Gutiérrez.
Gerente del proyecto: Luis Miguel Clavijo Suárez.
Jefe administrativo: Vacante.
Recursos preasignados.
Infraestructura de oficinas. Facilidades de transportes.
Infraestructura tecnológica. Asignación presupuestal.
Personal administrativo y operativo de
apoyo.

Aprobaciones.

Firma del Gerente de Proyecto. Firma del Patrocinador o Solicitante.

Alcaldía de Acacías.
Nombre del Gerente de Proyecto. Nombre del Patrocinador o Solicitante.

10 de marzo de 2020.
Fecha. Fecha.
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Plan integrado de cambios.


Ciclo de vida del proyecto.
El ciclo de vida de este proyecto está compuesto por 4 fases; análisis de viabilidad,
diseño, requerimientos de adquisición y finalización del proyecto. De igual manera cada
fase tiene procesos que las complementan y dan la orientación de los pasos a seguir en
cada una de ellas.

ANÁLISIS DE
VIABILIDAD.

CICLO DE
FINALIZACIÓN
DEL VIDA DEL DISEÑO.
PROYECTO. PROYECTO.

REQUERIMIEN
TO DE
ADQUISICIONE
S.

A continuación se relacionan y se da una descripción de cada una de las fases y, en


donde cada una de ellas está focalizada en un trabajo concreto, su principal objetivo es
disponer de un entregable el cual debe estar disponible al finalizar la fase.

Fase 1. Análisis de viabilidad.


En esta fase, se pretende en primera instancia hacer un levantamiento de información
interna y externa, que permita obtener la mayor documentación sustentada, dirigida a
analizar la viabilidad del proyecto. Además definir formatos que permitan al proyecto
tener un control de sus procesos, orientado al seguimiento y control del alcance y
objetivos.
Fase 2 – Diseño.
En esta segunda fase, el objetivo es comenzar la estructuración del diseño de los
entregables del portafolio solicitado por el cliente y, a la vez, diseñar el flujo de trabajo
que nos permitirá tener claro los procesos de producción de este portafolio de productos.

Fase 3 – Requerimiento de adquisiciones.


El plan de requerimientos de adquisiciones que presentamos describe una gran parte
de gestión de los procesos necesarios para la elaboración del proyecto, su importancia
es factible para llevar a cabo el estudio, la implementación y documentación necesaria
para poder licitar este tipo de servicios y/o equipos necesarios para desarrollar y
administrar el proyecto. Para ello es importante que incluya términos y condiciones; y se
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hace necesario que quede expuesto a incorporar otros aspectos con el fin de satisfacer
las necesidades específicas del proyecto.

Fase 4 – Finalización del proyecto.


Es la última fase del ciclo de vida, este se considera completo cuando se haya
verificado que se ha cumplido con el alcance y todos los objetivos y el patrocinador haya
aceptado todos los entregables. Al finalizar el proyecto buscamos de manera práctica y
formal que este oficialice la finalización de todos los compromisos tanto con el equipo del
proyecto como con las personas externas al mismo, certificando que se ha cumplido con
el alcance del proyecto.

Grupo de procesos para cada fase del ciclo de vida del proyecto.
Fase 1 - Análisis de viabilidad.
Elaboración del acta de constitución del proyecto.
Levantamiento y consolidación de información interna.
- Levantamiento de información.
- Consolidación de la información.
- Identificación de procesos internos.
- Identificación de formatos internos.
Levantamiento y consolidación de información externa.
- Levantamiento de información.
- Consolidación de la información.
- Evaluación del marco legislativo y legal.
- Identificación y selección del personal de apoyo del proyecto.
Proceso de seguimiento y control.
- Identificación de costo económico del proyecto.
- Identificación de plazos de tiempos del proyecto.

Fase 2 - Diseño.
Diseño de moldes.
- Levantamiento de solicitud del cliente.
- Realización de molde en tabla.
Diseño de flujo de trabajo.
- Realizar Lista de actividades y OT.
- Diseñar pieza.
- Aprobación interesados.
- Realizar plantilla.
- Preparación de mezcla.
- Secado curado de pieza.
- Extracción pieza de molde.
- Control de calidad.
- Pintura pieza.
- Limpieza molde.
- Empaque pieza.
- Aprobación final calidad.
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Fase 3 - Requerimiento de Adquisiciones.


Equipos adquiridos.
- Caldera industrial (mezcla interna).
- Materias primas (Plásticos reciclados).
- Boquilla de inyección.
Servicios Adquiridos.
- Transporte.
- Contaduría.
- Seguridad física.
- Seguro de proyecto.
- Infraestructura.

Fase 4 - Finalización del Proyecto.


- Informes de pruebas de calidad y entregables aceptados.

Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios.


El proceso de control integrado de cambios para este proyecto, se ha definido bajo el
siguiente esquema:

Emitir
solicitud
de cambio.
(Cliente).
NO NO Cierre de la
solicitud y/o
Aplicación del
cambio e
Análisis
informar.
cuantitativ
o del
Análisis de cambio. Modificaci
solicitud de (Equipo del ón de la
cambio. proyecto).
(Equipo del planificaci
proyecto). ón.
SI
SI

Aprobación Aprobación
técnica. (Comité del cambio.
de control (Comité-
cambios). cliente).

Emitir solicitud del cambio (A cargo del cliente).


Se debe definir el cambio solicitado y la motivación de este. La solicitud deberá
emitirse al director del proyecto, quien será el encargado de dar inicio al proceso de
aprobación de cambios.
Análisis de solicitud de cambio (Equipo del proyecto).
El equipo del proyecto deberá analizar de manera consistente la petición de cambio,
un reto para los integrantes del equipo buscando el equilibrio entre la necesidad de
controlar los cambios en el proyecto y evitar la burocracia indebida.
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Análisis técnico (A cargo del comité de control de cambios).


Si el cambio afecta el contenido técnico y económico, este será analizado y
previamente aprobado por el responsable técnico, si el cambio no logra hacer viable
quedará descartado inmediatamente.
Cuantificación del cambio (A cargo del equipo del proyecto).
Para proceder a las respectivas aprobaciones será necesario cuantificar el efecto que
este tendrá sobre las limitaciones del mismo (costos, plazos, recursos, entre otros).De
ser aceptado, el análisis debe ser llevado para aprobación por el director del proyecto,
pero realizado por todo el equipo.
Aprobación del cambio (Comité-cliente).
Antes de este ser aceptado y aplicado al proyecto, debe estar aprobado por el comité
de dirección del proyecto y la junta fiscal de la alcaldía ya que estos son los
patrocinadores del proyecto.
Modificación de planificación (A cargo del equipo del proyecto).
Una vez aceptado el cambio, este debe aplicarse a la planificación del proyecto, para
ello deben modificarse las líneas base del proyecto en base al análisis cuantitativo
realizado, volviendo a emitir los documentos que hayan sido alterados.
Es importante informar sobre el resultado a las personas implicadas en la solicitud, si
el cambio ha sido aprobado o rechazado, en caso de no aprobación el director del
proyecto se encargará de informar a la persona que emitió la solicitud y los motivos de
la no aceptación.
Una vez el cambio sea oficialmente aprobado y aplicado en la planificación, el equipo
del proyecto debe estar informado de los cambios y de los efectos que ha tenido sobre
el proyecto.

Plantilla base para realizar solicitudes de cambio.


Se ha diseñado la siguiente plantilla en caso que se requiera hacer una solicitud de
cambio al alcance del proyecto.
Plantilla base para realizar solicitudes de cambio.
Fecha DD MM AA
Solicitud de cambio número.

Descripción del cambio


solicitado.

Restricciones impactadas. Alcance T iempo Costo

Justificación del cambio.

Análisis del cambio.

Riesgo/Oportunidades
asociadas al cambio.

Firma Sponsor. Firma cliente. Firma gerente de proyecto.


Nombre: Nombre: Nombre.
Este registro es la evidencia de la reunión del comité de control de cambios, quienes toman la decisión aquí
consignada y que f irman en señal de haber participado y apoyado la decisión.
18

Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con
énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad.)
Una vez el cliente o sponsor ha solicitado uno o varios cambios en el alcance del
proyecto y que afecta el ciclo de vida del proyecto y sus fases, se deben evaluar los
impactos que la solicitud de cambios tenga en el alcance, cronograma costos y calidad
del proyecto.
De igual manera se podrán utilizar varias herramientas que permitan una evaluación
objetiva del cambio solicitado. Entre las herramientas y técnicas que se podrán utilizar
están:
- Juicio de expertos.
- Reuniones de socialización.
- Consultorías internas y/o externas.
- Búsqueda de información en asociaciones o agremiaciones.
A continuación presentamos los aspectos que se deben evaluar y que harán parte de
las entradas para evaluar, aceptar o rechazar el cambio solicitado.

Alcance. Cronograma. Costos. Calidad.


Objetivos del Crear nueva Crear un Identificar las
proyecto. lista de listado de necesidades.
actividades. acciones y
tareas.
Definición de Incluir los Realizar la Definir los
las metas. recursos. estimación requisitos.
económica que
implican los
cambios.
Fases y Estimar los Calcular los Establecer el
procesos del plazos de las costes alcance del
proyecto. actividades. internos. plan.
Asignación de Conocer las Calcular los Preparación del
tareas. necesidades costes plan.
de los externos.
recursos.
Asignación de Riesgos del Investigar los Revisión e
Recursos. proyecto. materiales implementación.
para el
proyecto.
Asignación de Realizar Establecer un Mejora
presupuesto. secuencia de amortiguador continua.
las actividades. financiero.
Cronograma Tener el Monitorizar el Gestión
de hitos. control del consumo del responsable.
cronograma. presupuesto.
Acta de Plan de Alcance del Factores
constitución gestión del proyecto. ambientales.
del proyecto. proyecto.
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Formato de cambios aprobados del proyecto.


Una vez el cambio solicitado sea aprobado, de igual manera se debe firmar el formato
de aprobación de cambios, en donde quede registrada tanto la solicitud, como su
aprobación.
Formato de cambios aprobados.
Fecha DD MM AA
Solicitud de ca mbio núme ro.
Aproba ción de ca mbio núme ro.

Descripción del cambio


solicitado.

Restricciones impactadas. Alcance T iempo Costo

Justificación del cambio.

Análisis del cambio.

Riesgo/Oportunidades
asociadas al cambio.

Cambios aprobados.

Firma Sponsor. Firma cliente. Firma gerente de proyecto.


Nombre: Nombre: Nombre.
Este registro es la evidencia de la reunión del comité de control de cambios, quienes toman la decisión aquí
consignada y que f irman en señal de haber participado y apoyado la decisión he identif ica de igual manera el cambio
que f ue aprobado.

Plan de gestión del alcance.


Enunciado detallado del alcance.
Para el proyecto “Estructuración de una nueva unidad de negocio para la producción
de un portafolio a base de material plástico de reciclaje en la empresa Ecoacacías en
Acacias, Meta” se utilizarán herramientas funcionales de proyectos con el fin de visualizar
de manera integral las actividades, recursos, costos, tiempos y alcances del proyecto
solucionando el problema de disposición final (residuos sanitarios) y reduciendo la
contaminación en el ambiente.
La estructuración de la nueva unidad de negocio para la empresa Ecoacacias se
realizará con base a los desperdicios de material plástico reciclado para transformarlos
en una nueva línea de negocio con la cual se benefician los recicladores asociados; se
desarrolla como la propuesta más adecuada de solución a una problemática ya
determinada con la cual se busca dar tratamiento al 60% de los residuos sólidos
desechados en el municipio.
Este proyecto contará con el apoyo económico de los interesados mencionados
anteriormente, garantizará la venta de material plástico reutilizable producido (tuberías,
mangueras, madera plástica, etc...); así como permitirá el cumplimiento de las
expectativas financieras de los gestores del proyecto (Ecoacacias) y los inversionistas
(Alcaldía de Acacias); esta alternativa de negocio se llevará a cabo en la ciudad de
20

Acacias, Meta, y se tiene provisto como lugar de instalación la planta de tratamiento de


residuos sólidos que es propiedad del Municipio, ubicado en las afueras de la ciudad.
Para llevar a cabo la estructuración del proyecto es necesario cumplir con los
respectivos entregables para dar paso a la recuperación y producción de la nueva línea
de productos deseados.
Por lo anterior, el gerente del proyecto y el supervisor de calidad, junto con el apoyo
de los demás miembros del equipo e involucrados requeridos (Logística, producción y
adquisiciones), elaborarán y actualizarán la Declaración de Alcance a partir de los ciclos
de vida del proyecto, listado de entregables, la matriz de requerimientos, los supuestos,
las restricciones y el trabajo asociado, atendiendo el avance del proyecto cuando sea
necesario para llegar a la fase 2 y 3.

La declaración de alcance debe constar de la siguiente información.


Datos Generales de la fase 1.
- Nombre del proyecto: Estructuración de una nueva unidad de negocio para la
producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje en la
empresa Ecoacacias en Acacias, Meta.
- Fase: Análisis de viabilidad.
- Responsable: Marlon Ruiz Gutiérrez.
- Actividad actual: Levantamiento y consolidación de la información y
seguimiento y control (Alcance, tiempo y costo).
Alcance Funcional.
- Objetivos del proyecto.
- Definición de fases.
- Definición de procesos y metas del proyecto.
Datos generales de la fase 2.
- Nombre del proyecto: Estructuración de una nueva unidad de negocio para la
producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje en la
empresa Ecoacacias en Acacias, Meta.
- Fase: Diseño
- Responsable: Wilderman Vergara Vanegas y Leonel Alberto Hormaza
Betancourt
- Actividad actual: Diseño de moldes de acuerdo a las especificaciones técnicas
y diseño de flujos de trabajo en la producción.
Alcance técnico.
- Asignación de tareas
Datos generales de la fase 3.
- Nombre del proyecto: Estructuración de una nueva unidad de negocio para la
producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje en la
empresa Ecoacacias en Acacias, Meta.
- Fase: Requerimientos de adquisiciones.
- Responsable: Katherine Luna Sánchez.
- Actividad actual: Adquisición de materias primas, equipos industriales y
servicios necesarios.
Alcance Físico.
- Asignación de recursos.
21

- Presupuesto.
- Cronograma de hitos
Datos generales de la fase 4.
- Nombre del proyecto: Estructuración de una nueva unidad de negocio para la
producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje en la
empresa Ecoacacias en Acacias, Meta.
- Fase: Cierre
- Responsable: Luis Miguel Clavijo Suarez
- Actividad actual: Informes de prueba de calidad y aprobación de los
entregables de cada fase.
Aprobación.
- Requerimientos operativos.
- Acta de cierre del proyecto.

Por último, este formato debe ser presentado al gerente del proyecto y al supervisor
de calidad para su validación y aprobación

Entregables.
Fase I (Análisis de viabilidad).
- Levantamiento y consolidación de información: Proceso mediante el cual el
equipo del proyecto recopila datos e información con el fin de poder identificar
problemas y oportunidades de mejora.
- Seguimiento y control de alcance: Este procedimiento establece el conjunto de
acciones que se van a realizar, para comprobar la correcta ejecución de las
actividades.
Fase II (Diseño).
- Diseño de moldes: Ampliar o iniciar conocimientos referentes a diseño e
ingeniería de la estructuración de una nueva unidad de negocios.
- Diseños de flujo de trabajo: secuencia de procesos por los que atraviesa una
parte del proyecto, utilizando métodos para lograr definir y terminar las
actividades.
Fase III (Requerimientos de adquisiciones).
- Adquisiciones de materias primas: Disponer de una lista de materiales
necesarios para la estructuración de una nueva unidad de negocio.
- Adquisiciones de equipos industriales y servicios: Incluye los procesos para
comprar o adquirir equipos, servicios o realizar contratos para la estructuración de
una nueva unidad de negocio.
Fase IV (Finalización del proyecto).
- Informes de pruebas de calidad y aceptación: Este paso se realiza después de
la planificación, diseño, reuniones, revisiones de control y las pruebas internas
con el fin de que el patrocinador tome la decisión final y dar por terminado el cierre
del proyecto.
22

Criterios de aceptación de los entregables.


Fase I (Análisis de viabilidad):
- Se espera que estas actividades, tengan el detalle suficiente para convertirse en
la herramienta de seguimiento para el proyecto.
- Las personas serán evaluadas para validar que si conocen la metodología del
proyecto.
- Incluye lecciones aprendidas y acciones de mejora a implementar.
- La aceptación de las partes debe superar el 87% para proceder su ejecución.
Fase II (Diseño):
- Los contratos deben estar firmados por las partes.
- Aprobación de peticiones a los cambios según convenga con el sponsor del
proyecto.
- Los diseños deben estar soportados mediante estudios de mercadeo.
Fase III (Requerimientos de adquisiciones):
- El proponente describe el alcance de las sesiones del proyecto.
- Las maquinarias deben funcionar al 100%
- Las materias primas serán adquiridas únicamente mediante el servicio público
complementario de aseo (aprovechamiento).
- Los requerimientos de materias primas e insumos para la producción deben
cumplir con las condiciones técnicas requeridas.
- La maquinaria industrial debe estar 100% en funcionamiento.
Fase IIII (Finalización del proyecto):
- Actas firmadas por asistentes, la consultoría, comités entre otros.
- Se deberá cumplir con los resultados de aceptación ya antes mencionados.
- La finalización del proyecto debe programarse los últimos dos meses antes de
finalizar el proyecto.
- Los entregables deben estar 100% diligenciados con la información solicitada en
el acta de inicio.

Exclusiones del proyecto. (Aspectos que no hacen parte del proyecto).


- No incluye un plan de ventas ni de mercadeo.
- No incluye la fabricación de productos plásticos de primer consumo.
- El proyecto no es responsable directo del reciclaje, utilización y disposición de
desperdicios para su reutilización.
- No se tiene contemplado en las fases I, II y III el recurso humano dispuesto para
la puesta en marcha del proyecto.

Restricciones.
Internas.
- El presupuesto no debe exceder al estimado inicialmente.
- Que el alcance logre exactamente el resultado esperado.
- Que el coste no exceda sus límites de presupuesto de $1’000.000.000
- El tiempo que se estableció para entregar el proyecto sea real.
- El riesgo; se evalúa lo que pueda salir mal y el cómo actuaremos al respeto.
- La calidad; que tan cerca está el resultado de las expectativas.
23

- Los recursos; es indispensable contar con el personal calificado para desarrollar


el proyecto.
- Se debe cumplir la legislación laboral vigente.
Externas.
- Disponibilidad del material para poner en marcha el proyecto.
- Contar con los requisitos gubernamentales.
- Cambios climáticos.
- El cambio que pueda existir en la legislación nacional.

Supuestos.
- El personal estará disponible 8 horas diarias laborales.
- El personal tiene los conocimientos y habilidades para llevar a cabo el trabajo.
- El proyecto se realizará únicamente en acacias.
- La disponibilidad del Director del Proyecto.

WBS del proyecto.


La WBS (Estructura de desglose del trabajo) del proyecto se evidencian en los
paquetes de trabajo en tercer nivel donde se detallan cada una de las actividades a
realizar en el transcurso del proyecto definiendo el alcance del tiempo.
24

Diccionario de la WBS.
El diccionario de la WBS (Estructura de desglose de trabajo), permite tener el detalle
de los entregables, actividades, procesos, hitos, entregables, supuestos y restricciones
de cada una de las fases; Adicionalmente está compuesto por el nombre del paquete
de trabajo, días de duración y costos por actividades.

DICCIONARIO DE LA WBS
Codigo: DC-DW-01
Supuestos y restricciones: La
Fecha: 20 Jul 2020
administración cuenta con el
Descripción de la fase: Versión: 01
personal requerido que hará Codigo WBS: 1.1
Análisis de viabilidad Página: 1 de __
parte de la estructuración del
prooyecto

Estructuración de una nueva unidad de negocio para la


Titulo del proyecto producción de un portafolio a base de material plástico de Nombre del paquete de trabajo
reciclaje en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta Análisis de viabilidad
Director del Evaluador de la fase
proyecto Luis Miguel Clavijo Suarez Marlon Ruiz Gutierrez
Entregables Inicio del proyecto-Acta de constitución del proyecto Fecha de inicio 13-jul-20

ID Actividad Hitos Tiempo

* Levantamiento de información en cuanto a la protección del 10 dias


1.1.1.1 medio ambiente.
* Consolidación de información en cuanto a la protección del 8 dias
1.1.1.2
medio ambiente.
* Identificación de soluciones del problema y sensibilización 8 dias
1.1.1.3 a la comunidad sobre las problemáticas ambientales.
* Elaboración de formatos internos para presentar cifras y Entrega del informe de sondeo acerca del conocimiento de la 8 dias
1.1.1.4 estadísticas recolectadas. población en cuanto a la necesidad de un desarrollo económico
sostenible y su implementación.
* Levantamiento de información en cuanto al marco 8 dias
1.1.1.5 legislativo y legal.
* Consolidación de información en cuanto al marco Entrega del informe de evaluación legislativo y legal del proyecto. 8 dias
1.1.1.6 legislativo y legal.
1.1.1.7 *Identificación y selección de stakeholders del proyecto. Informe de Stakeholders del proyecto. 8 dias
* Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en Informe de seguimiento y control del proceso de levantamiento y 11 dias
1.1.2.1 la ejecución del proyecto. consolidación de información.
* Segmentación para detección de pros y contras en el * Informe de tiempo y costos incurridos en el proyecto. 11 dias
1.1.2.2 comienzo de la primera fase. * Acta de constitución del proyecto.

Totales 80 dias
25

DICCIONARIO DE LA WBS
Codigo: DC-DW-01
Supuestos y restricciones:
Fecha: 20 Jul 2020
Cantidad suficiente de material
Descripción de la fase: Versión: 01
reciclable para la producción e Codigo WBS: 1.2
Diseño Página: 1 de __
inconformidad del sector
económico enla localidad

Estructuración de una nueva unidad de negocio para la


Titulo del proyecto producción de un portafolio a base de material plástico de Nombre del paquete de trabajo
reciclaje en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta Diseño
Director del Evaluador de la fase Wilderman Vergara Vanegas
proyecto Luis Miguel Clavijo Suarez Leonel Alberto Hormaza Betancourt
Entregables Diseño de moldes y flujo de trabajo Fecha de inicio 14-sep-20

ID Actividad Hitos Tiempo

*Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo Informe de especificaciones técnicas del portafolio de 3 dias
1.2.1.1 portafolio de productos a base de material plástico reciclado. producción.

*Realización de moldes de acuerdo a especificaciones 10 dias


1.2.1.2 técnicas de los clientes.
* Identificación de beneficios sociales y ambientales del 2 dias
1.2.1.3
proyecto en marcha.
*Realización de planes de contingencias ante posibles quejas 7 dias
1.2.1.4
de clientes y proveedores.
* Seguimiento y revisión periodica del estado de los flujos de 7 dias
1.2.2.1
trabajo del proyecto.
*Definición e implementación de estrategias para el proyecto. 26 dias
1.2.2.2
* Realización del diagrama de Grantt para estimar tiempos y 3 dias
1.2.2.3
costos en la línea del tiempo.
* Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo y Entregable del portafolio y piezas a producir. 7 dias
1.2.2.4 costos del proyecto.
1.2.2.5 * Analisis de caminos críticos del proyecto. 2 dias
* Supervisión de la parte lógistica, coordinación y condiciones 7 dias
1.2.2.6 de entrega sobre el avance de las etapas del proyecto.

* Planificación los recursos necesarios para la ejecución del Acta de aprobación de calidad. 5 dias
1.2.2.7 proyecto.

Totales 79 dias

DICCIONARIO DE LA WBS
Supuestos y restricciones: Codigo: DC-DW-01
Participación en la clasificación Fecha: 20 Jul 2020
Descripción de la fase: de los materiales reciclables y Versión: 01
Requerimiento de los requerimientos minimos que Codigo WBS: 1.3 Página: 1 de __
adquisiciones se piden en la ejecución del
proyecto-Pago inoportuno de las
actividades en cada fase

Estructuración de una nueva unidad de negocio para la


Titulo del proyecto producción de un portafolio a base de material plástico de Nombre del paquete de trabajo
reciclaje en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta Requerimiento de adquisiciones
Director del Evaluador de la fase
proyecto Luis Miguel Clavijo Suarez Katherine Luna Sánchez
Entregables Inicio del proyecto Fecha de inicio 27-oct-20

ID Actividad Hitos Tiempo

* Adquisición de materiales necesarios para la producción Informe de adquisición de materias primas del proyecto. 14 dias
1.3.1.1
del portafolio a base de material plástico reciclado.
* Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que Acta de aprobación de materias primas. 4 dias
1.3.1.2 tengan alguna restricción para dar avance al proyecto.
* Elaboración de planos de infraestructura del proyecto. Informe de adquisición de equipos industriales y servicios. 3 dias
1.3.2.1

* Adquisición de bienes y servicios necesarios para la Acta de aprobación de adquisiciones de bienes y 10 dias
1.3.2.2 ejecución del proyecto. servicios.
* Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de 3 dias
1.3.2.3
producción.

34 dias
Totales
26

DICCIONARIO DE LA WBS
Codigo: DC-DW-01
Supuestos y restricciones: La Fecha: 20 Jul 2020
legislación y normatividad Versión: 01
vigente permitan la Página: 1 de __
Descripción de la fase: Cierre Codigo WBS: 1.4
estructuración, implementación y
ejecución del proyecto y tiempo
estipulado sea el cumplido

Estructuración de una nueva unidad de negocio para la


Titulo del proyecto producción de un portafolio a base de material plástico de Nombre del paquete de trabajo
reciclaje en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta Cierre
Director del Evaluador de la fase
proyecto Luis Miguel Clavijo Suarez Luis Miguel Clavijo Suarez
Entregables Informe de prueba de calidad y entregables con su aceptación Fecha de inicio 16-nov-20

ID Actividad Hitos Tiempo

* Verificación de los informes contables, administrativos, legales y Informe de seguimiento y pruebas de calidad por parte del 32 dias
1.4.1.1 de ejecución del proyecto. director del proyecto.
* Elaboración del acta de cierre junto con la verificación de cada Entregable acta de cierre del proyecto. 4 dias
1.4.2.1 uno de los entregables del proyecto por parte del Director y el
equipo de trabajo involucrado.
* Revisión final de toda la gestión de principio a fin de la gestión 10 dias
1.4.2.2
por fases.

Totales 46 dias

Proceso para validar y controlar el alcance.

HERRAMIENTA SALIDAS
ENTRADAS S *Entregables aceptados
*Plan de dirección del *Solicitudes de cambio
*Inspecciones y control.
proyecto. *Actualizaciones a los
*Toma de decisiones.
*Documentación de documentos.
*Auditorias.
requisitos.
*Análisis de variación.
*Datos sobre el
desempeño del proyecto.

Validar el alcance.
Esto consiste en revisar los entregables del proyecto con el patrocinador, verificando que
se han completado satisfactoriamente y de esta manera obtener la aceptación formal.
Este proceso hace parte de seguimiento y control. Este proceso se lleva a cabo
anticipando e incrementado las posibilidades de éxito en la aceptación final del resultado,
producto o servicios del proyecto.

Validar entrada plan de dirección del proyecto.


Plan de dirección del proyecto: se formula de acuerdo con el plan del alcance, donde
se describieron todos los procedimientos para conseguir la aceptación formal del
proyecto. En el se indica cómo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto.
Control de entrada plan de dirección del proyecto.
- El sistema de control de cambios: se evaluarán las herramientas, formularios,
procedimientos, etc. En el se puede incluir el sistema de control de cambios.
- Cuando se obtenga el plan de gestión estos pasan a la revisión y aprobación del
patrocinador.
- Reunión de inicio: esta se realizará una vez concluido el plan de gestión del
proyecto; es una junta donde se darán a conocer los detalles del proyecto.
27

Validar entrada documentación de requisitos.


Está conformada por todos los requisitos a cumplir del proyecto, en el se incluyen los
criterios de aceptación de todos los entregables. Esta podría incluir los siguientes
documentos.
Control de entrada documentación de requisitos.
- Objetivos del proyecto. - Requisitos funcionales que describa el proceso del
proyecto.
- Requisitos de calidad. - Propósito y justificación del proyecto. - Criterios de
aceptación.
- Supuestos y restricciones. - Requerimientos de alto nivel del proyecto.
Validar entrada datos sobre el desempeño del proyecto.
Estará incluido por el grado de cumplimiento con los requisitos o el número de ciclos
de validación realizados en cierto tiempo previsto.
Control de entrada datos sobre el desempeño del proyecto.
- Grado de cumplimiento del proyecto.
- Requisitos de aprobaciones.
- Especificaciones previstas en la planificación del proyecto.
Validar y controlar el alcance: Herramientas y técnicas.
Inspecciones: En esta etapa se contemplan tareas de medir, examinar y
comprobar, para determinar si el producto cumple con todos los requisitos y criterios
para su aceptación.
Toma de decisiones: Se utiliza para obtener conclusiones por unanimidad del
equipo del proyecto.
Auditorías: Con el propósito de validar que se esté llevado a cabo lo descrito en el
proyecto, como el cumplimiento de las obligaciones y el desarrollo del proyecto en
completa normalidad.

Validar y controlar el alcance: Salidas.


Entregables aceptados: En el se hace la validación del alcance; verificando que se
han cumplido con los criterios de aceptación que estos estén firmados y aprobados por
el patrocinador.
Solicitudes de cambio: En el proceso de validación pueden hacerse solicitudes de
cambio, como reparación de defectos, modificación de alcances o modificación
presupuestal.
Actualización de documentos: Revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente.
28

Plan de gestión del cronograma.


Definición de actividades.
A continuación se definen cada una de las actividades partiendo de los paquetes de trabajo de
la WBS.
Paquetes de trabajo Actividad Definicion
* Levantamiento de información en cuanto a la protección Fomentar la investigacion medioambiental, haciendo uso de nuevas tecnologias para que las
del medio ambiente. desiciones se apoyen en una base de conocimientos cientificos.
* Consolidación de información en cuanto a la protección del Este procedimiento reune lo que antes eran varias investigaciones en un unico informe con el
medio ambiente. fin tener la informacion mucho mas clara.
* Identificación de soluciones del problema y sensibilización Es de suma importancia analizar el problema, diagnosticar e identificar requerimientos y
a la comunidad sobre las problemáticas ambientales. necesidades para asi determinar una solucion satisfactoria
Levantamiento y
*Elaboración de formatos internos para presentar cifras y Se requiere formar un conjunto de caracteristicas tecnicas y de presentacion de diversa
consolidación de la
estadísticas recolectadas. informacion, con el fin de obtener datos concretos
información 1.1.1
* Levantamiento de información en cuanto al marco Porporsiona las bases sobre las cuales el proyecto construye y determina el alcanece y
legislativo y legal. naturaleza del mismo
* Consolidación de información en cuanto al marco Con el objetivo de regular los requisitos de validez y eficacia de los actos administrativos
legislativo y legal. gubernamentales
*Identificación y selección de stakeholders del proyecto. Es el proceso necesario para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden
afectar o ser afectados por el proyecto
* Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en El seguimiento continuo garantiza que cualquier irregularidad se detecte y se corrija a tiempo
Seguimiento y control la ejecución del proyecto. permitiendo reducir al minimo los efectos perjudiciales del proyecto
del alcance, tiempo y
* Segmentación para detección de pros y contras en el El entorno engloba los analisis que se deben realizar con la finalidad de detectar ventajas y
costo. 1.1.2
comienzo de la primera fase. desventajas dentro del proyecto
*Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo Es el esquema que sirve como hoja de ruta para tener en un unico lugar todas las metas,
portafolio de productos a base de material plástico procesos y tareas de deben realizarce en el proyecto
reciclado.
*Realización de moldes de acuerdo a especificaciones Por ello es importante conocer todos los aspectos y caracteristicas tecnicas de la estructuracion
Diseño de moldes. 1.2.1 técnicas de los clientes. del nuevo portafolio a base de material reciclable
* Identificación de beneficios sociales y ambientales del Realizar un diagnostico social y ambiental en la realizacion del nuevo portafolio; determinando
proyecto en marcha. los puntos criticos y mejorando el proceso de implementacion del proyecto
*Realización de planes de contingencias ante posibles Dicho plan contiene las medidas tecnicas, humanas y organizativas necesrias para garantizar la
quejas de clientes y proveedores. continuidad del proyecto
* Seguimiento y revisión periódica del estado de los flujos su importancia consiste en cordinar el flujo de trabajo y garantizar una implementacion correcta
de trabajo del proyecto. de las actividades del proyecto
*Definición e implementación de estrategias para el Deben ser establecidas de manera clara, definiendo como el proyecto transitara del estado
proyecto. actual al estado deseado
* Realización del diagrama de Grantt para estimar tiempos y Este permite ver de manera correcta el cronograma de actividades que forman parte del
costos en la línea del tiempo. proyecto, su duracion y secuencia, identificando las etapas que lo componen
* Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo Este proceso nos ayuda a identificar los paquetes de trabajo, los responsables, el presupuesto y
Diseño de flujos de
y costos del proyecto los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecucion de cualquier proyecto
trabajo. 1.2.2
* Análisis de caminos críticos del proyecto. Se basa en un conjunto de actividades y sus prioridades para finalizar el proyecto, calculando el
orden y los plazos del mismo
* Supervisión de la parte logística, coordinación y Su principal objetivo es supervisar las actuaciones e implementar las acciones de mejora
condiciones de entrega sobre el avance de las etapas del necesarias y de manera cordinada con el fin de cumplir el objetivo final del proyecto
proyecto.
* Planificación los recursos necesarios para la ejecución del En esta actividad se definen las caracteristicas de cada recurso que sera necesario para ejecutar
proyecto. el proyecto
* Adquisición de materiales necesarios para la producción Esta actividad define los fundamentos en criterios de calidad y cantidad de materiales
Adquisición de del portafolio a base de material plástico reciclador. requeridos para la constitucion del proyecto
materias primas. 1.3.1 * Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que Las normas son componentes obligatorios que deben aplicarse al proyecto ya que establecen
tengan alguna restricción para dar avance al proyecto. requisitos especificos sobre lo que es o no es legal
* Elaboración de planos de infraestructura del proyecto. Debe expresar claramente la variedad de informacion que fundamenta el desarrollo del
proyecto, debe estar cordinado con los demas componentes y aspectos del mismo
Adquisición de equipos
* Adquisición de bienes y servicios necesarios para la El objetivo es ayudar a identificar, desarrollar, evaluar y determinar el mejor proveedor, precio
industriales y servicios.
ejecución del proyecto. y entrega de estos productos
1.3.2
* Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de Las pruebas y revisiones aseguran la mejora de la calidad de los equipos, asi como la calidad del
producción. proceso de desarrrollo en si
* Verificación de los informes contables, administrativos, Su principal funcion busca establecer los parametros, lineamientos y directrices para revisar y
legales y de ejecución del proyecto. aprobar los informes del avance tecnico e informes tecnicos finales del proyecto
Informes de pruebas de *Elaboracion del acta de cierre junto con la verificacion de Implementar las mejores practicas en el proyecto; en caso tal que el proyecto o alguno de sus
calidad y aceptación. cada uno de los entregables del proyecto por parte del entregables sea cancelado antes de su culminacion
1.4.1 director y el equipo de trabajo
*Revision final de toda la gestion de principio a fin de la Es el paso final, el cual ofrece una oportunidad de formular sus impresiones finales e incorporar
gestion por fase los conocimientos adquiridos
29

Secuenciación de las actividades.


Para desarrollar la secuenciación de estas actividades se tienen en cuenta las
mismas actividades descritas en la WBS, y se desarrolla utilizando el método de
diagramación por precedencia PDM.
30

Para la elaboración del diagrama por precedencia (PDM) del proyecto se utilizó el
software de gestión del trabajo WRIKE, lo que nos permitió visualizar las actividades de
manera detallada y en las fechas establecidas en el cronograma de actividades.
Title Start Date Duration End Date Depends On Title Start Date Duration End Date Depends On

/Levantamiento y consolidación de la información/ /Diseño de flujos de trabajo/


Inicio del proyecto Acta de aprobación de calidad

13/07/2020 5/11/2020 20SF


Informe de Stakeholders del proyecto Entregable del portafolio y piezas a producir

24/08/2020 45FF 9/11/2020 17FF


Entrega del informe de evaluación legislativo y legal del proyecto Planificación los recursos necesarios para la ejecución del proyecto

28/08/2020 39FF 9/11/2020 5 days 13/11/2020 20FS


Entrega del informe de sondeo acerca del conocimiento de la población en cuanto a la necesidad Supervisión de la parte lógistica, coordinación y condiciones de entrega sobre el avance de las
de un desarrollo económico sostenible y su implementación etapas del proyecto
3/09/2020 40FF 29/10/2020 7 days 6/11/2020 25FS
Identificación y selección de stakeholders del proyecto Analisis de caminos críticos del proyecto

4/08/2020 8 days 13/08/2020 43FS 14/09/2020 2 days 15/09/2020


Consolidación de información en cuanto al marco legislativo y legal Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo y costos del proyecto

23/07/2020 8 days 3/08/2020 44FS 20/10/2020 7 days 28/10/2020 24FS


Levantamiento de información en cuanto al marco legislativo y legal Realización del diagrama de Grantt para estimar tiempos y costos en la línea del tiempo

13/07/2020 8 days 22/07/2020 38FS 20/10/2020 3 days 22/10/2020 24FS


Elaboración de formatos internos para presentar cifras y estadísticas recolectadas Definición e implementación de estrategias para el proyecto

14/08/2020 8 days 25/08/2020 42FS 14/09/2020 26 days 19/10/2020 21FS


Identificación de soluciones del problema y sensibilización a la comunidad sobre las problemáticas Seguimiento y revisión periodica del estado de los flujos de trabajo del proyecto
ambientales
4/08/2020 8 days 13/08/2020 43FS 20/10/2020 7 days 28/10/2020 22SS
Consolidación de información en cuanto a la protección del medio ambiente

23/07/2020 8 days 3/08/2020 48FS /Adquisición de equipos industriales y servicios/


Levantamiento de información en cuanto a la protección del medio ambiente Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de producción

13/07/2020 10 days 22/07/2020 38FS 2/11/2020 3 days 4/11/2020


Acta de aprobación de adquisiciones de bienes y servicios

/Seguimiento y control del alcance tiempo y costo/ 5/11/2020 9FF


Acta de constitución del proyecto Informe de adquisición de equipos industriales y servicios

11/09/2020 52FF 5/11/2020 9FF


Informe de tiempos incurridos en el proyecto Adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto

4/09/2020 54SF 23/10/2020 10 days 5/11/2020 10FS


Informe de costos incurridos en el proyecto Elaboración de planos de infraestructura del proyecto

9/09/2020 51FF 20/10/2020 3 days 22/10/2020 25SS


Informe de seguimiento y control del proceso de levantamiento y consolidación de información

4/09/2020 54SF /Adquisición de materias primas/


Segmentación para detección de pros y contras en el comienzo de la primera fase

26/08/2020 11 days 9/09/2020 45FS Acta de aprobación de materias primas 28/10/2020 14SF
Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en la ejecución del proyecto

26/08/2020 11 days 9/09/2020 45FS Informe de adquisición de materias primas del proyecto 13/11/2020 12FF
Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que tengan alguna restricción para dar
avance al proyecto
/Diseño de moldes/ 27/10/2020 4 days 30/10/2020 15SS
Identificación de beneficios sociales y ambientales del proyecto en marcha Adquisición de materiales necesarios para la producción del portafolio a base de material plástico
reciclado
7/10/2020 6 days 14/10/2020 30FS 27/10/2020 14 days 13/11/2020
Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo portafolio de productos a base de
material plástico reciclado
7/10/2020 6 days 14/10/2020 30FS /Informes de pruebas de calidad y aceptación/
Informe de especificaciones técnicas del portafolio de producción Informe de seguimiento y pruebas de calidad por parte del director del proyecto

16/10/2020 6/01/2021 36FF


Realización de planes de contingencias ante posibles quejas de clientes y proveedores Verificación de los informes contables, administrativos, legales y de ejecución del proyecto

28/09/2020 7 days 6/10/2020 31FS 16/11/2020 32 days 29/12/2020 13FS


Realización de moldes de acuerdo a especificaciones técnicas de los clientes

14/09/2020 10 days 25/09/2020 54FS, 21SS /Aceptación de los entregables/


Identificación de beneficios sociales y ambientales del proyecto en marcha Entregable acta de cierre del proyecto

14/09/2020 7 days 22/09/2020 12/01/2021 3FF


Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo portafolio de productos a base de Revisión final de toda la gestión de principio a fin de la gestión por fases
material plástico reciclado
14/09/2020 7 days 22/09/2020 30/12/2020 10 days 12/01/2021 36FS
31

Cronograma detallado de los paquetes de trabajo.

Estimación de los recursos para las actividades.


A continuación se presentan detallados cada uno de los recursos y tiempos
necesarios para ejecutar el proyecto.
Paquetes de Duracion de las
ID Actividad Recursos
trabajo actividades
* Levantamiento de información en cuanto a la protección del medio ° Gerente - Equipo del proyecto - Equipos informaticos.
10 Dias
1.1.1.1 ambiente.
* Consolidación de información en cuanto a la protección del medio ambiente. ° Gerente - Equipo del proyecto - Equipos informaticos -
Programas de consolidacion 8 Dias
1.1.1.2
* Identificación de soluciones del problema y sensibilización a la comunidad ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
Levantamiento y 8 Dias
1.1.1.3 sobre las problemáticas ambientales. informaticos - Pagina Web - Salon comunal - Publicidad
consolidación de
*Elaboración de formatos internos para presentar cifras y estadísticas ° Gerente - Equipo del proyecto - Equipos informaticos -
la información. 8 Dias
programas estadisticos
1.1.1 1.1.1.4 recolectadas.
* Levantamiento de información en cuanto al marco legislativo y legal. ° Gerente - Equipo del proyecto - Equipos informaticos -
8 Dias
1.1.1.5 Accesoria externa.
* Consolidación de información en cuanto al marco legislativo y legal. ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos - Accesoria externa 8 Dias
1.1.1.6
1.1.1.7 *Identificación y selección de stakeholders del proyecto. ° Gerente - Equipo del proyecto. 8 Dias
Seguimiento y * Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en la ejecución del ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos. 11 Dias
control del 1.1.2.1 proyecto.
alcance, tiempo y * Segmentación para detección de pros y contras en el comienzo de la primera ° Gerente - Equipo del proyecto.
11 Dias
costo. 1.1.2 1.1.2.2 fase.
*Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo portafolio de ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos - stakeholders externos - Consultor empresaria 3 Dias
1.2.1.1 productos a base de material plástico reciclado.
*Realización de moldes de acuerdo a especificaciones técnicas de los clientes. ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
Diseño de moldes. informaticos - Consultor empresarial
10 Dias
1.2.1.2
1.2.1 * Identificación de beneficios sociales y ambientales del proyecto en marcha. ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos - stakeholders externos
2 Dias
1.2.1.3
*Realización de planes de contingencias ante posibles quejas de clientes y ° Gerente - Equipo del proyecto - Juicio de expertos
7 Dias
1.2.1.4 proveedores.
* Seguimiento y revisión periódica del estado de los flujos de trabajo del ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos. 7 Dias
1.2.2.1 proyecto.
*Definición e implementación de estrategias para el proyecto. ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
1.2.2.2 26 Dias
informaticos.
* Realización del diagrama de Gantt para estimar tiempos y costos en la línea ° Gerente - Equipo del proyecto.
3 Dias
1.2.2.3 del tiempo.
Diseño de flujos ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
* Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo y costos del
de trabajo. 1.2.2 informaticos. 7 Dias
1.2.2.4 proyecto
1.2.2.5 * Análisis de caminos críticos del proyecto. ° Gerente - Equipo del proyecto. 2 Dias
* Supervisión de la parte logística, coordinación y condiciones de entrega sobre ° Gerente - Equipo del proyecto.
7 Dias
1.2.2.6 el avance de las etapas del proyecto.
* Planificación los recursos necesarios para la ejecución del proyecto. ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
1.2.2.7 5 Dias
informaticos.
* Adquisición de materiales necesarios para la producción del portafolio a base ° Gerente - Equipo del proyecto.
Adquisición de 14 Dias
1.3.1.1 de material plástico reciclador.
materias primas.
* Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que tengan alguna ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
1.3.1 informaticos. 4 Dias
1.3.1.2 restricción para dar avance al proyecto.
Adquisición de 1.3.2.1 * Elaboración de planos de infraestructura del proyecto. ° Gerente - Equipo del proyecto - Ingeniero de soporte 3 Dias
equipos 1.3.2.2 * Adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto. ° Gerente - Equipo del proyecto. 10 Dias
industriales y * Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de producción. ° Gerente - Equipo del proyecto - stakeholders externos
3 Dias
servicios. 1.3.2.3
* Verificación de los informes contables, administrativos, legales y de ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos - Auditoria 32 Dias
Informes de 1.4.1.1 ejecución del proyecto.
pruebas de calidad *Elaboracion del acta de cierre junto con la verificacion de cada uno de los ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos. 4 Dias
y aceptación. 1.4.2.1 entregables del proyecto por parte del director y el equipo de trabajo
1.4.1 *Revision final de toda la gestion de principio a fin de la gestion por fase ° Director - Gerente - Equipo del proyecto - Equipos
informaticos. 10 Dias
1.4.2.2
32

Cronograma del proyecto.


A continuación se refleja el cronograma del proyecto en días, se evidencia el tercer
nivel del diseño del modelo de gerencia de proyectos para el proyecto, detallando las
actividades, hitos, ruta crítica y holguras en el periodo establecido.
33

La duración total del proyecto son 183 días divididas en cada una de las actividades,
el punto de partida es el 12 de julio de 2020 y finaliza el 12 de enero del 2021.

Línea base del cronograma.


A continuación se detallan las fechas de inicio y finalización de cada una de los
paquetes de trabajo, actividades e hitos del proyecto.
Duración
EDT Nombre de la tarea Actividades Hitos-Entregables Comienzo Final
(Días)
Estructuración de una nueva unidad de negocio para la Inicio del proyecto.
producción de un portafolio a base de material plástico de
reciclaje en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta. 13/07/2020 183 12/01/2021

1
1.1 Fase I. Análisis de viabilidad *
Levantamiento y consolidación de la información.
13/07/2020 58 3/09/2020
1.1.1 *
Levantamiento y consolidación de la Información interna
* Levantamiento de información en cuanto a la protección
del medio ambiente. 13/07/2020 10 22/07/2020
1.1.1.1
* Consolidación de información en cuanto a la protección del
medio ambiente. 23/07/2020 8 3/08/2020
1.1.1.2
* Identificación de soluciones del problema y sensibilización
a la comunidad sobre las problemáticas ambientales. 4/08/2020 8 13/08/2020
1.1.1.3
* Elaboración de formatos internos para presentar cifras y
estadísticas recolectadas. 14/08/2020 8 25/08/2020
1.1.1.4
Entrega del informe de sondeo acerca del conocimiento de la
población en cuanto a la necesidad de un desarrollo económico 3/09/2020 0 3/09/2020
sostenible y su implementación.
Levantamiento y consolidación de la Información externa

* Levantamiento de información en cuanto al marco


legislativo y legal. 13/07/2020 8 22/07/2020
1.1.1.5
* Consolidación de información en cuanto al marco
legislativo y legal. 23/07/2020 8 3/08/2020
1.1.1.6
*Identificación y selección de stakeholders del proyecto. 4/08/2020 8 25/08/2020
1.1.1.7
Entrega del informe de evaluación legislativo y legal del
28/08/2020 0 28/08/2020
proyecto.
Informe de Stakeholders del proyecto. 24/08/2020 0 24/08/2020
Seguimiento y control del alcance, tiempo y costo.
26/08/2020 22 11/09/2020
1.1.2 *
* Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en
la ejecución del proyecto. 26/08/2020 11 9/09/2020
1.1.2.1
* Segmentación para detección de pros y contras en el
26/08/2020 11 9/09/2020
1.1.2.2 comienzo de la primera fase.
Informe de seguimiento y control del proceso de
4/09/2020 0 4/09/2020
levantamiento y consolidación de información.
Informe de costos incurridos en el proyecto. 9/09/2020 0 9/09/2020
Informe de tiempos incurridos en el proyecto. 4/09/2020 0 4/09/2020
Acta de constitución del proyecto. 11/09/2020 0 11/09/2020
1.2 Fase II. Diseño *
1.2.1 Diseño de moldes. * 14/09/2020 22 16/10/2020
*Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo
portafolio de productos a base de material plástico 8/10/2020 3 12/10/2020
reciclado.
1.2.1.1
*Realización de moldes de acuerdo a especificaciones
técnicas de los clientes. 15/09/2020 10 28/09/2020
1.2.1.2
* Identificación de beneficios sociales y ambientales del
8/10/2020 2 9/10/2020
1.2.1.3 proyecto en marcha.
*Realización de planes de contingencias ante posibles
28/09/2020 7 6/10/2020
1.2.1.4 quejas de clientes y proveedores.
Informe de especificaciones técnicas del portafolio de
producción. 16/10/2020 0 16/10/2020

1.2.2 Diseño de flujos de trabajo. * 15/09/2020 57 9/11/2020


* Seguimiento y revisión periodica del estado de los flujos
de trabajo del proyecto. 22/10/2020 7 30/10/2020
1.2.2.1
*Definición e implementación de estrategias para el
15/09/2020 26 20/10/2020
1.2.2.2 proyecto.
* Realización del diagrama de Grantt para estimar tiempos y
costos en la línea del tiempo. 12/10/2020 3 14/10/2020
1.2.2.3
* Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo
y costos del proyecto. 12/10/2020 7 20/10/2020
1.2.2.4
* Analisis de caminos críticos del proyecto. 15/09/2020 2 16/09/2020
1.2.2.5
* Supervisión de la parte lógistica, coordinación y
condiciones de entrega sobre el avance de las etapas del 22/10/2020 7 30/10/2020
1.2.2.6 proyecto.
* Planificación los recursos necesarios para la ejecución del
proyecto. 26/10/2020 5 30/10/2020
1.2.2.7
Entregable del portafolio y piezas a producir. 9/11/2020 0 9/11/2020
Acta de aprobación de calidad. 5/11/2020 0 5/11/2020
1.3 Fase III. Requerimiento de adquisiciones *
1.3.1 Adquisición de materias primas. * 27/10/2020 18 13/11/2020
* Adquisición de materiales necesarios para la producción
del portafolio a base de material plástico reciclado. 27/10/2020 14 13/11/2020
1.3.1.1
* Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que
tengan alguna restricción para dar avance al proyecto. 27/10/2020 4 30/10/2020
1.3.1.2
Informe de adquisición de materias primas del proyecto.
13/11/2020 0 13/11/2020

Acta de aprobación de materias primas. 28/10/2020 0 28/10/2020


1.3.2 Adquisición de equipos industriales y servicios. * 22/10/2020 16 5/11/2020
1.3.2.1 * Elaboración de planos de infraestructura del proyecto. 22/10/2020 3 26/10/2020
* Adquisición de bienes y servicios necesarios para la
ejecución del proyecto. 22/10/2020 10 4/11/2020
1.3.2.2
* Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de
2/11/2020 3 4/11/2020
1.3.2.3 producción.
Informe de adquisición de equipos industriales y servicios. 5/11/2020 0 5/11/2020
Acta de aprobación de adquisiciones de bienes y servicios. 5/11/2020 0 5/11/2020
1.4 Fase IV. Cierre *
1.4.1 Informes de pruebas de calidad y aceptación. * 16/11/2020 32 6/01/2021
* Verificación de los informes contables, administrativos,
16/11/2020 32 29/12/2020
1.4.1.1 legales y de ejecución del proyecto.
Informe de seguimiento y pruebas de calidad por parte del
6/01/2021 0 6/01/2021
director del proyecto.
1.4.2 Aceptación de los entregables. * 29/12/2020 14 12/01/2021
* Elaboración del acta de cierre junto con la verificación de
cada uno de los entregables del proyecto por parte del 29/12/2020 4 1/01/2021
Director y el equipo de trabajo involucrado.
1.4.2.1
* Revisión final de toda la gestión de principio a fin de la
gestión por fases. 29/12/2020 10 11/01/2021
1.4.2.2
Entregable acta de cierre del proyecto. 12/01/2021 0 12/01/2021
34

Esquema gráfico de la línea base del cronograma.

Proceso para controlar el cronograma.


Este proceso está orientado a revisar y monitorear el desempeño y medición del
cumplimiento de la programación de las actividades definidas en el cronograma, hacer
comparaciones de la línea base y conocer si hay desviaciones existentes y analizar los
porcentajes de trabajos completados y/o ejecutados. También está orientado a detectar
desviaciones con respecto al plan y así poder establecer acciones correctivas y
preventivas que ayuden a mitigar y minimizar los riesgos.
Cualquier cambio que se desee realizar a la línea base del cronograma deberá ser
revisado por la dirección y equipo del proyecto para luego ser aprobado sólo a través
del proceso de control integrado de cambios definido en el proyecto.
Este proceso para controlar el cronograma se ocupará de:
- Determinar el estado actual del cronograma del proyecto,
- Influir en los factores que generan cambios en el cronograma,
- Determinar si el cronograma del proyecto ha cambiado.
- Gestionar los cambios reales conforme se producen.
- Determinar el estado actual del cronograma del proyecto mediante la
comparación de la cantidad total de trabajo entregado y aceptado con respecto a
las estimaciones de trabajo completado para el ciclo de tiempo transcurrido.
- Llevar a cabo revisiones retrospectivas (revisiones programadas para registrar
las lecciones aprendidas) de cara a corregir y mejorar procesos si fuera
necesario,
- Priorizar trabajos pendientes.
- Determinar el ritmo en que se generan, validan y aceptan los entregables
(velocidad) en tiempo por iteración (duración acordada del ciclo de trabajo).
- Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado.
- Gestionar los cambios reales conforme se producen.
35

Indicadores y métricas para medir la ejecución del cronograma.


Para la revisión de desempeño de este proyecto se utilizarán herramientas-
técnicas que permiten medir, comparar y analizar el desempeño del cronograma, en
aspectos como las fechas reales de inicio y finalización, el porcentaje completado y la
duración restante para completar el trabajo en ejecución.
Análisis de tendencias. Este análisis de tendencias analiza el desempeño del
proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el desempeño está mejorando o se
está deteriorando. Esta técnica acompañada de análisis gráficos son valiosas pues
permiten comprender el desempeño a la fecha y compararlo con las metas de
desempeño futuras, en términos de fechas de finalización.
Método de la ruta crítica. Esta métrica se realiza mediante la comparación del
avance a lo largo de la ruta crítica y puede ayudar a determinar el estado del
cronograma. La variación en la ruta crítica tendrá un impacto directo en la fecha de
finalización del proyecto. La evaluación del avance en las actividades de rutas cercanas
a la crítica podría identificar riesgos del cronograma y podrá marcar la ruta bien sea
para solicitar cambios a través del proceso del control integrado de cambios, o para
tomar las acciones correctivas que ayude a impulsar el cumplimiento de la línea base
del cronograma.
Gestión de valor ganado: Otras herramientas de desempeño aplicables para
llevar un control del cronograma es a través de la gestión del valor ganado. Esta
técnica se utiliza para hacer un análisis integrado del alcance, tiempo y costo al
momento de hacer las mediciones y se está basado en el uso de las cuentas de
control.
Este análisis se realiza a través de una curva S en donde se tienen en cuenta y se
analiza la acumulación de la ejecución del costo del proyecto con relación al tiempo
(Cronograma).
Nombre del indicador SV: Variación del cronograma.
SV=EV-PV
Variables:
EV: Valor ganado.
PV: Valor planeado.

Nombre del indicador: SPI: Índice de desempeño de cronograma.


SPI: EV/PV
Variables:
EV:Valor ganado.
PV: Valor planeado.
Métrica: Si SV es menor a 0 o si SPI es menor a 1, indicará que el
proyecto está atrasado de acuerdo al cronograma establecido.

Nombre del indicador: %SV: Porcentaje de variación del cronograma.


%SV: SV/PV
Variables:
SV: Variación del cronograma.
PV: Valor planeado.
36

Métrica: Su porcentaje negativo indicará el porcentaje de retraso del


cronograma.

Nombre del indicador: % Completitud.


% Completitud= EV/BAC
Variables:
EV: Valor ganado.
BAC: Presupuesto estimado.

Métrica: Indica el porcentaje de trabajo realizado del trabajo planeado


para la totalidad del proyecto.

Frecuencia de medición.
La frecuencia de medición con la cual se realizará la revisión y seguimiento al
desempeño y cumplimiento de la línea base del cronograma será así:
Primera medición: Al segundo mes de haber iniciado el proyecto.
Segunda medición: Al cuarto mes de haber iniciado el proyecto.
Tercera medición: Al quinto mes de haber iniciado el proyecto.

Rangos de tolerancia.
En casos de desvío en el cumplimiento de la línea base del cronograma, para este
proyecto se ha definido unos rangos de tolerancia no mayor 10% con respecto al 100%
del cumplimiento esperado para cada etapa y frecuencia de cumplimiento.
Los porcentajes que indiquen un acercamiento mayor al 10% de tolerancia, marcarán
una ruta y plan para impactar y tomar las acciones correctivas e impulsar el
cumplimiento de la línea base del cronograma. De igual manera cada caso de no
cumplimiento se analizará por el equipo de proyectos a fin de determinar las causas del
incumplimiento y analizar su causa raíz, lo que permitirá determinar si el incumplimiento
se está generando por temas relacionados con gestión del personal responsable, por
falta de claridad en las labores a ejecutar, falta de recursos o cualquier otro causa que
lo pueda generar.
37

Plan de gestión del cronograma.


Estimación de costos de las actividades y costo total del proyecto.
Estimacion de costos de las actividades y costo total del proyecto
Paquetes de trabajo Actividad Subtotal Total X Fases
* Levantamiento de información en cuanto a la protección del medio ambiente. $ 3.000.000
* Consolidación de información en cuanto a la protección del medio ambiente. $ 2.900.000
* Identificación de soluciones del problema y sensibilización a la comunidad sobre las
$ 2.800.000
Levantamiento y consolidación de la problemáticas ambientales.
información 1.1.1 $20.000.000 *Elaboración de formatos internos para presentar cifras y estadísticas recolectadas. $ 2.800.000
* Levantamiento de información en cuanto al marco legislativo y legal. Fase (I) $26.000.000
$ 3.000.000
* Consolidación de información en cuanto al marco legislativo y legal. $ 2.900.000
*Identificación y selección de stakeholders del proyecto. $ 2.600.000
Seguimiento y control del alcance, * Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en la ejecución del proyecto. $ 2.750.000
tiempo y costo 1.1.2 $6.000.000 * Segmentación para detección de pros y contras en el comienzo de la primera fase. $ 3.250.000
*Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo portafolio de productos a
$ 14.000.000
base de material plástico reciclado.
Diseño de moldes 1.2.1 $64.000.000 *Realización de moldes de acuerdo a especificaciones técnicas de los clientes. $ 35.000.000
* Identificación de beneficios sociales y ambientales del proyecto en marcha. $ 10.000.000
*Realización de planes de contingencias ante posibles quejas de clientes y proveedores. $ 5.000.000
* Seguimiento y revisión periódica del estado de los flujos de trabajo del proyecto. $ 9.000.000
*Definición e implementación de estrategias para el proyecto. Fase (II)
$ 4.800.000
$101.000.000
* Realización del diagrama de Grantt para estimar tiempos y costos en la línea del tiempo. $ 2.200.000
Diseño de flujos de trabajo 1.2.2 * Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo y costos del proyecto $ 4.000.000
$37.000.000 * Análisis de caminos críticos del proyecto. $ 3.000.000
* Supervisión de la parte logística, coordinación y condiciones de entrega sobre el avance
$ 8.000.000
de las etapas del proyecto.
* Planificación los recursos necesarios para la ejecución del proyecto. $ 6.000.000
* Adquisición de materiales necesarios para la producción del portafolio a base de
$ 225.000.000
Adquisición de materias primas 1.3.1 material plástico reciclador.
$229.000.000 * Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que tengan alguna restricción para
$ 4.000.000 Fase (III)
dar avance al proyecto.
* Elaboración de planos de infraestructura del proyecto. $ 12.000.000 $679.800.000
Adquisición de equipos industriales y
* Adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto. $ 440.800.000
servicios 1.3.2 $468.000.000
* Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de producción. $ 16.000.000
Informes de pruebas de calidad y * Verificación de los informes contables, administrativos, legales y de ejecución del Fase (IV)
$ 12.000.000
aceptación 1.4.1 $12.000.000 proyecto. $12.000.000
$ 836.000.000 $ 836.800.000 $ 836.800.000

Costo total del proyecto: $836.800.000

Línea base del costo.


La línea base del costo muestra la versión aprobada del costo de las cuentas de control
del proyecto, las cuales se componen por los paquetes de trabajo a tercer nivel así.

Cuenta de
Nombre de la cuenta de control Valor ($ Col)
control
Estructuración de una nueva unidad de negocio para la producción de un
1 portafolio a base de material plástico de reciclaje en la empresa Ecoacacias en $ 836.800.000
Acacias, Meta.

1.1 Fase I. Analisis de viabilidad $ 26.000.000

1.1.1 Levantamiento y consolidación de la información.


$ 20.000.000
1.1.2 Seguimiento y control del alcance, tiempo y costo.
$ 6.000.000
1.2 Fase II. Diseño $ 101.000.000
1.2.1 Diseño de moldes. $ 64.000.000
1.2.2 Diseño de flujos de trabajo. $ 37.000.000
1.3 Fase III. Requerimiento de adquisiciones $ 697.800.000
1.3.1 Adquisición de materias primas $ 229.000.000
1.3.2 Adquisición de equipos industriales y servicios $ 468.800.000
1.4 Fase IV. Cierre $ 12.000.000
1.4.1 Informes de pruebas de calidad y aceptación $ 6.000.000
1.4.2 Aceptación de los entregables $ 6.000.000
38

Diagrama de la línea base del costo.


Presupuesto aprobado del proyecto
Aceptación de los entregables

Fase IV. Cierre

Adquisición de materias primas

Diseño de flujos de trabajo.

Fase II. Diseño

Levantamiento y consolidación de la información.

Estructuración de una nueva unidad de negocio para…


$- $400.000.000 $800.000.000

Presupuesto de proyecto.
A la hora de estimar el presupuesto del proyecto se establece la cuenta de control a
cuarto nivel, el cual muestra el costo de cada uno de los paquetes de trabajo y
actividades necesarias para realizar el proyecto.
39

Componentes detallados del presupuesto del proyecto.


Cuenta de
Nombre de la actividad Valor ($ Col)
control
Estructuración de una nueva unidad de negocio para la producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje
1 en la empresa Ecoacacias en Acacias, Meta. $ 1.000.000.000

1.1 Fase I. Analisis de viabilidad $ 26.000.000

1.1.1 Levantamiento y consolidación de la información.


$ 20.000.000
* Levantamiento de información en cuanto a la protección del medio ambiente.
1.1.1.1
$ 3.000.000
1.1.1.2 * Consolidación de información en cuanto a la protección del medio ambiente.
$ 2.900.000
1.1.1.3 * Identificación de soluciones del problema y sensibilización a la comunidad sobre las problemáticas ambientales.
$ 2.800.000
1.1.1.4 * Elaboración de formatos internos para presentar cifras y estadísticas recolectadas.
$ 2.800.000
1.1.1.5 * Levantamiento de información en cuanto al marco legislativo y legal.
$ 3.000.000
1.1.1.6 * Consolidación de información en cuanto al marco legislativo y legal.
$ 2.900.000
1.1.1.7 *Identificación y selección de stakeholders del proyecto.
$ 2.600.000
1.1.2 Seguimiento y control del alcance, tiempo y costo.
$ 6.000.000
1.1.2.1 * Evaluación de los criterios y seguimientos planificados en la ejecución del proyecto.
$ 2.750.000
1.1.2.2 * Segmentación para detección de pros y contras en el comienzo de la primera fase.
$ 3.250.000
1.2 Fase II. Diseño $ 101.000.000
1.2.1 Diseño de moldes. $ 64.000.000
*Elaboración de planes de trabajo para el diseño del nuevo portafolio de productos a base de material plástico reciclado.
1.2.1.1
$ 14.000.000
1.2.1.2 *Realización de moldes de acuerdo a especificaciones técnicas de los clientes. $ 35.000.000
1.2.1.3 * Identificación de beneficios sociales y ambientales del proyecto en marcha.
$ 10.000.000
1.2.1.4 *Realización de planes de contingencias ante posibles quejas de clientes y proveedores.
$ 5.000.000
1.2.2 Diseño de flujos de trabajo. $ 37.000.000
1.2.2.1 * Seguimiento y revisión periodica del estado de los flujos de trabajo del proyecto. $ 9.000.000
1.2.2.2 *Definición e implementación de estrategias para el proyecto.
$ 4.800.000
1.2.2.3 * Realización del diagrama de Grantt para estimar tiempos y costos en la línea del tiempo. $ 2.200.000
1.2.2.4 * Elaboración de los informes y entregables, alcance tiempo y costos del proyecto.
$ 4.000.000
1.2.2.5 * Analisis de caminos críticos del proyecto.
$ 3.000.000
* Supervisión de la parte lógistica, coordinación y condiciones de entrega sobre el avance de las etapas del proyecto.
1.2.2.6
$ 8.000.000
1.2.2.7 * Planificación los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
$ 6.000.000
1.3 Fase III. Requerimiento de adquisiciones $ 697.800.000
1.3.1 Adquisición de materias primas $ 229.000.000
1.3.1.1 * Adquisición de materiales necesarios para la producción del portafolio a base de material plástico reciclado.
$ 225.000.000
1.3.1.2 * Cumplimiento de las leyes y normas que se aplican y que tengan alguna restricción para dar avance al proyecto.
$ 4.000.000
1.3.2 Adquisición de equipos industriales y servicios $ 468.800.000
1.3.2.1 * Elaboración de planos de infraestructura del proyecto.
$ 12.000.000
1.3.2.2 * Adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto.
$ 440.800.000
1.3.2.3 * Elaboración de prueba y ajustes de maquinaria de producción.
$ 16.000.000
1.4 Fase IV. Cierre $ 12.000.000
1.4.1 Informes de pruebas de calidad y aceptación $ 6.000.000
1.4.1.1 * Verificación de los informes contables, administrativos, legales y de ejecución del proyecto.
$ 6.000.000
1.4.2 Informes de pruebas de calidad y aceptación $ 6.000.000
* Elaboración del acta de cierre junto con la verificación de cada uno de los entregables del proyecto por parte del
1.4.2.1 Director y el equipo de trabajo involucrado. $ 3.000.000
1.4.2.2 * Revisión final de toda la gestión de principio a fin de la gestión por fases.
$ 3.000.000
2. Reservas. $ 163.200.000
2.1 Reservas para contingencias. $ 100.000.000
2.2 Reservas de gestión. $ 20.360.000
2.3 Reservas para las contingencias de las actividades. $ 42.840.000
40

Procesos para controlar los costos.


Este proceso ayudará a monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y
gestionar cambios de la línea base de costos en caso que sea requerido. El principal
beneficio de este proceso es ayudar a proporcionar los medios para detectar
desviaciones con respecto al plan con el objetivo de tomar acciones correctivas y
minimizar los posibles riesgos.
Para tener actualizado el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los
que se ha incurrido hasta la fecha que se va a realizar el proceso de control. Cualquier
cambio que se desee realizar a la línea base del costo, deberá ser revisado por la
dirección y equipo del proyecto para luego ser aprobado sólo a través del proceso de
control integrado de cambios definido en el proyecto.
Monitorear el gasto de los fondos aprobados sin tener en cuenta el valor del trabajo
que se está realizando y que corresponde a ese gasto, tiene poco valor para el
proyecto, más allá de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro de los
márgenes de los fondos de gastos autorizados. Esto se menciona ya que gran parte del
esfuerzo de control de costos se dedica a analizar la relación entre los fondos del
proyecto consumidos y el trabajo real efectuado correspondiente a dichos gastos. La
clave para un control de costos eficaz es la gestión de la línea base de costos
aprobada y la de los cambios a esa línea base. Es por eso que el proceso de control de
costos del proyecto debe incluir:
- Influir sobre los factores que podrían producir cambios a la línea base de costos
autorizada.
- Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera
oportuna y a través del proceso de control de cambios.
- Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
- Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por
componente de la EDT/ WBS, por actividad y para el proyecto en su totalidad.
- Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones
con respecto a la línea base de costos aprobada.
- Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos en los que se ha
incurrido.
- Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización
de costos o de recursos.
- Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y
costos asociados.
- Realizar las acciones necesarias para mantener los excesos de costos previstos
dentro de límites aceptables.

Para tener una buena gestión sobre el control de los costos, toma gran importancia la
línea base de costos, puesto que los costos de esta línea se compararán con los
resultados reales y así poder determinar si es necesario implementar cambios ya sean
correctivos sobre la ejecución del cronograma o bien sea sobre la ejecución de la línea
base de costos. Por esa razón es igual de importante hacer seguimientos al
desempeño de los trabajos incluyendo información sobre el avance del proyecto, tal
como las actividades que se han comenzado, sus avances y entregables que se han
41

completado. Incluyendo también los costos autorizados y los costos en los que se ha
incurrido.
Indicadores y métricas.
Para la revisión de desempeño de este proyecto se utilizarán herramientas y técnicas
que permiten controlar, medir, comparar y analizar el desempeño del costo a través
de indicadores de revisión frente a rangos de variación o tolerancia.
Gestión del valor ganado: Una de las múltiples herramientas de desempeño
aplicables para llevar un control del costo es a través de la gestión del valor ganado.
Esta técnica se utiliza para hacer un análisis integrado del alcance, tiempo y costo al
momento de hacer las mediciones y está basado en el uso de las cuentas de control.
Este análisis se realiza a través de una curva S en donde se tienen en cuenta y se
analiza la acumulación de la ejecución del costo del proyecto con relación al tiempo, a
través de variables como: Costo objetivo, presupuesto acumulado, presupuesto total,
valor planeado, costo actual-real y valor ganado.

Nombre del indicador CV: Variación del costo.


CV=EV-AC
Variables:
EV: Valor ganado.
AC: Costo actual-real.

Nombre del indicador: CPI: Índice de desempeño del costo.


CPI: EV/AV
Variables:
EV: Valor ganado.
AC: Costo actual-real.

Métrica: Si CV es menor a 0 o si CPI es menor a 1, indicará que la


ejecución del proyecto está excediendo presupuesto.

Nombre del indicador: %CV: Porcentaje de variación del costo


%CV= CV/EV
Variables:
CV: Variación del costo.
EV: Valor ganado.

Métrica: Si su resultado es negativo indicará en qué porcentaje se está


excediendo el presupuesto.

Nombre del indicador: % del gasto.


% Spent= AC/BAC
Variables:
AC: Costo actual.
BAC: Presupuesto estimado.
42

Métrica: Indica el porcentaje del presupuesto gastado al día que se está


realizando la medición.

Frecuencia de medición.
La frecuencia de medición con la cual se realizará la revisión y seguimiento al
desempeño y cumplimiento de la línea base del costo será así:
Primera medición: Al segundo mes de haber iniciado el proyecto.
Segunda medición: Al cuarto mes de haber iniciado el proyecto.
Tercera medición: Al quinto mes de haber iniciado el proyecto.

Rangos de tolerancia.
En casos de desvío en el cumplimiento de la línea base del costo, para este proyecto
se ha definido unos rangos de tolerancia no mayor 10% con respecto al 100% del
cumplimiento esperado para cada etapa y frecuencia de cumplimiento.
Los porcentajes que indiquen un acercamiento mayor al 10% de tolerancia,
marcarán una ruta y plan para impactar y tomar las acciones correctivas e impulsar el
cumplimiento de la línea base del cronograma. De igual manera cada caso de no
cumplimiento se analizará por el equipo de proyectos a fin de determinar las causas del
incumplimiento y analizar su causa raíz, lo que permitirá determinar si el incumplimiento
se está generando por temas relacionados con gestión del personal responsable, por
falta de claridad en las labores a ejecutar, falta de recursos o cualquier otro causa que
lo pueda generar.

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