EXCEL 2010

Introducción a Excel 2010

¿Qué es Excel 2010 y para qué es

útil?
Excel 2010 es un programa que te sirve para trabajar con números y
operaciones de una forma fácil y rápida. Es útil para hacer tareas de la
vida cotidiana como el presupuesto mensual de tus gastos; también, para
actividades laborales como manejar las calificaciones de tus estudiantes.
Todo lo que imagines que se puede hacer con operaciones matemáticas
podrás hacerlo con Excel 2010. ¡Las posibilidades son infinitas!

Descargar e instalar el programa

Para empezar, debes descargar e instalar el paquete de programas de
Microsoft Office 2010 en tu computador porque Excel 2010 está
incluido allí. Verás los pasos que debes seguir para ello en el siguiente
video.

Abrir Excel 2010

Todos los programas del paquete de Microsoft Office 2010 comparten
ciertos elementos en el espacio de trabajo. Para abrir Excel 2010, tienes
que realizar el procedimiento tradicional. Si no sabes cómo hacerlo,
sigue las instrucciones que te muestra el siguiente video:

¿Necesitas ayuda?
Puedes profundizar cómo abrir y cerrar programas en nuestra
lección: Abrir programas de Office 2010.
¿Cómo usar la interfaz de
Microsoft Office 2010?
A continuación, verás un video que te muestra cómo usar la interfaz de
los programas de Office 2010 y, más abajo, verás las características que
son propias del espacio de trabajo de Excel.

¿A qué corresponde cada sección remarcada de la parte superior de la

interfaz de Excel 2010?

Página 3: Reconoce el espacio de trabajo de

Excel 2010

Reconoce el espacio de
trabajo de Excel 2010
A continuación, podrás realizar un recorrido por la interfaz o espacio de
trabajo de Excel 2010 para que aprendas conceptos básicos antes de dar
el siguiente paso. Ubica los números y lee su descripción en la parte
inferior.

Características propias de la
interfaz de Excel 2010
1. Columnas:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia
abajo. Se identifican por letras.

2. Filas:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia
la derecha. Se identifican por números.

3. Celda:
Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.

4. Nombre de la celda:
Esta casilla te indica el nombre de la celda sobre la que estás trabajando.

5. Barra de fórmulas:
Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda
específica.
6. Hojas de cálculo:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas
(también conocidas como hojas de cálculo).

7. Barra de scroll horizontal:

Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la
vez, haz clic sobre la barra de desplazamiento horizontal, manténla
presionada y arrástrala de izquierda a derecha para desplazarte por todas
las hojas de trabajo existentes. 

8. Modos de visualización:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:

 Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un

número ilimitado de celdas y columnas. Es el modo de
visualización que ves en la imagen.
 Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el
número de páginas que contenga.
 Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la
hoja de cálculo. Es útil cuando estás agregando saltos de
página.

Página 4: ¿Cómo crear y guardar un

archivo?

¿Cómo crear y guardar un

archivo?
El primer paso que debes seguir para hacer tu presupuesto en Excel 2010
es crear un nuevo libro.
Crear un libro o
archivo nuevo
Paso 1:
Una vez tengas abierto Excel 2010, haz clic en la pestaña Archivo. La
reconocerás fácilmente porque es la única cuyo color es verde.  

Paso 2:
Verás que aparece una lista de botones debajo de la pestaña Archivo.
Allí, haz clic en Nuevo.

Paso 3:
Ahora, pulsa el botón Libro en blanco ubicado dentro de las plantillas
disponibles para crear un archivo nuevo.

Paso 4:
Para terminar, haz clic en el botón Crear, ubicado en la parte inferior
derecha. 

Paso 5:
Lo primero que verás al crear un libro en blanco será una hoja de
cálculo.
Guardar un archivo o libro 
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo. La identificarás porque es la única
verde.

Paso 2:
Ahora, ubica y haz clic en el comando Guardar.

Paso 3:
Verás un cuadro de diálogo. Allí, busca el lugar de tu computador en
donde quedará guardado tu archivo.

Paso 4:
En la casilla Nombre de archivo, escribe el título que lo identificará.
Paso 5:
Para terminar, haz clic en el botón Guardar.

Página 5: ¿Cómo abrir y cerrar un libro de

cálculo?

¿Cómo abrir y cerrar un libro

de cálculo?
Encontrarás los comandos Guardar, Cerrar y Abrir en la lista de
botones que aparecen en la pestaña Archivo. A continuación, te
mostraremos cómo utilizarlos.

Abrir un libro de cálculo

Paso 1:
Una vez tengas abierto Excel 2010, haz clic en la pestaña Archivo.
Paso 2: 
Aquí, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el
comando Abrir y el botón  Reciente. Fíjate cómo funcionan cada una de
estas opciones:

Comando Abrir
Al hacer clic aquí, verás un cuadro de diálogo que contiene los archivos
que tienes guardados en tu computador. Allí, debes buscar y hacer clic
en el libro de cálculo que vas a retomar y pulsar el botón Abrir.
Botón Reciente
Verás la lista de los últimos libros de cálculo en los que has trabajado.
Allí, debes ubicar y hacer clic sobre el archivo que quieres abrir.

Cerrar un libro de cálculo

Paso 1:
Una vez hayas guardado tu libro de cálculo, haz clic en la
pestaña Archivo.

Paso 2:
Ahora, lo único que debes hacer es ubicar y hacer clic en el
comando Cerrar.

Aprende a usar las celdas, filas y columnas

¿Cómo usar las celdas en

Excel 2010?
A continuación, vamos a escribir en una hoja de cálculo la información
que necesitas para hacer tu presupuesto mensual de gastos. Aprenderás
fácilmente a insertar datos en las celdas con este ejercicio. También a
identificar filas, columnas y celdas en una hoja de cálculo; a establecer
formatos y cambiar el color de una fuente o el relleno de una celda.

Pasos para ingresar datos en

las celdas
Paso 1: 
Crea un libro nuevo y asegúrate de estar en la hoja de cálculo en la que
vas a trabajar. 

Revisa el tema Crear y guardar un archivo en Excel 2010 si necesitas

más información al respecto.

Paso 2:
Una vez te encuentres en la hoja de cálculo, selecciona la celda B2. Para
ello, haz clic en el rectángulo donde se unen la columna B y la fila 2.
Notarás que la celda seleccionada tiene el borde más grueso y que su
nombre aparece en la esquina superior izquierda. Además, la letra de la
columna y el número de la fila que se unen se resaltan.

Paso 3:
Escribe la palabra Concepto en la celda B2. Para ello, puedes hacer dos
cosas:

 Opción 1: Seleccionar la celda y escribir la palabra allí

mismo. Verás que en la Barra de fórmulas aparecerá lo que
vas escribiendo.
 Opción 2: Seleccionar la celda y escribir la palabra en la
Barra de fórmulas. Verás que en la celda que tienes
seleccionada irá apareciendo lo que escribes.

Ten en cuenta que...

Eso es todo lo que debes hacer para ingresar datos en las celdas. Prueba
con las dos opciones, cualquiera de ellas es válida.

Una vez ingreses datos en una hoja de cálculo, puedes cambiar su

formato. Por ejemplo, puedes cambiar el color de las letras, ponerle
cifras decimales a los números o elegir la apariencia de la fecha.
 Página 7: ¿Cómo cambiar el formato de las
celdas?

¿Cómo cambiar el formato

de las celdas?
Puedes ingresar letras, números y fechas en cualquier celda de tu libro de
cálculo. También, modificar la forma como luce este contenido.

Haz clic aquí para descargar el archivo guía de esta lección, ábrelo y

sigue las instrucciones que verás a continuación.

Cambia el formato de letras:

Para ello, selecciona las celdas B2, C2 y D2. Luego, fíjate en la parte
superior, donde dice Fuente y Alineación. Haz clic en los botones
resaltados en la imagen para dar negrilla, color rojo, fondo gris y
alineación central a las palabras Concepto, Valor y Fecha pagos.
Ten en cuenta que...
Para seleccionar varias celdas, haz clic sobre una celda y manteniendo
presionado el botón del mouse arrástralo hacia otro lado.

Cambia el formato de
números: 
Paso 1:
Para ello, haz clic con el botón derecho del mouse sobre la celda C4. 

Paso 2:
Luego, selecciona la opción Formato de celdas del menú desplegable.
Se abrirá un cuadro de diálogo.

Paso 3:
Allí, pulsa el botón Moneda. 

Paso 4:
Escribe el número cero (0) en la casilla ubicada al lado de Posiciones
decimales y haz clic en Aceptar.
Cambia el formato de fechas:
Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse. 

Paso 2:
Se abrirá una ventana. Allí selecciona la opción Formato de celdas en el
menú desplegable. 

Paso 3:
Pulsa el botón Fecha. 

Paso 4:
Explora las opciones que aparecen en el ítem Tipo. Haz clic sobre
alguna de ellas y pulsa el botón Aceptar.
 Página 8: ¿Cómo hacer una suma en Excel
2010?

¿Cómo hacer una suma en

Excel 2010?
En Excel 2010 vas a usar algo llamado fórmulas. Éstas sirven para hacer
operaciones matemáticas con los números que ingresas en las celdas. A
continuación, vamos a sumar los gastos que tuviste este mes para que
aprendas cómo hacerlo fácil y rápidamente.

Pasos para hacer una suma

Para empezar, escribe los datos que ves en la imagen de abajo en tu
propio libro de cálculo. Si no tienes uno, crea uno y asegúrate de tener
los datos listos.

Si no sabes crear un libro, visita el tema ¿Cómo crear y guardar un

nuevo libro? para conocer el paso a paso detalladamente.

Paso 1: 
Selecciona las celdas que contienen los valores que vas a sumar. Deja en
blanco una celda por debajo de ellas porque allí es donde aparecerá el
resultado.
Paso 2:
Una vez las celdas estén resaltadas, haz clic en el
botón Autosuma ubicado en la parte superior derecha. 

Paso 3:
Verás que automáticamente, la celda que estaba vacía te muestra el
resultado de la suma de los valores que aparecían en las otras celdas.
Ahora, haz clic sobre la celda que contene y mira el cálculo que se
utilizó para hacer la suma en la barra de fórmulas.

Página 9: Borrar y eliminar una celda

Borrar y eliminar una celda

Puedes borrar el contenido de una celda en cualquier momento. Solo
debes tener en cuenta que borrar el contenido de una celda es diferente a
eliminarla. A continuación aprenderás cuál es la diferencia y cómo hacer
en los dos casos.
Borrar el contenido de una
celda
Supongamos que vamos a borrar el contenido de la celda C7 porque lo
que gastaste en transporte supera esa cifra. Para ello:  

Paso 1:
Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso,
la C7.

Paso 2:
Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al
lado derecho.

Paso 3:
Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en la
opción Borrar contenido.

Si necesitas más información sobre tu espacio de trabajo, visita nuestro

tema Interfaz de Excel 2010.
También puedes utilizar la tecla Backspace para borrar el contenido de
una sola celda o la tecla Delete para borrar el contenido de varias celdas.

Pasos para eliminar una

celda
Paso 1:
Selecciona las celdas que quieres eliminar. En este caso la B7, C7 y D7.

Paso 2:
Ubica y haz clic en el botón Eliminar. Lo verás en la cinta de opciones
al lado derecho. Notarás que la celda C8 se desplaza hacia arriba.

Página 10: Copiar y pegar el contenido de

una celda

Copiar y pegar el contenido

de una celda
Los comandos Copiar y Pegar te serán útiles para duplicar el contenido
de una celda conservando su formato. A continuación, te mostraremos
cómo hacerlo.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas copiar. En este caso, B2, C2 y D2.

Paso 2:
Haz clic en el comando Copiar. Lo verás al lado izquierdo de la Cinta
de opciones. Notarás que el borde las celdas seleccionadas cambia de
apariencia.

Paso 3:
Selecciona la celda o celdas donde quieres pegar el contenido.

Paso 4:
Haz clic en el comando Pegar, que estará al lado izquierdo del
comando Copiar.
Cortar y pegar celdas
Cuando usas el comando Cortar, eliminas el contenido de una celda
para ingresarlo en otra.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas cortar.

Paso 2:
Haz clic en el comando Cortar ubicado en la Cinta de opciones. El
borde de las celdas seleccionadas cambiará la apariencia.

Paso 3:
Selecciona las celdas donde vas pegar el contenido. En este
caso, B2, C2 y D2. 
Paso 4:
Para terminar, haz clic en el comando Pegar.

Página 11: ¿Cómo arrastrar y soltar celdas?

¿Cómo arrastrar y soltar

celdas?
Si quieres reorganizar los datos que tienes en una hoja de cálculo, debes
aprender a arrastrar y soltar las celdas. 

Reorganiza tus datos

mediante el arrastre
Paso 1:
Selecciona las celdas que quieres mover de lugar y ubica el cursor sobre
los bordes. Verás que su forma cambia de ser una cruz blanca a una cruz
de color negro con 4 flechas.

Paso 2:
Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y, con el botón del mouse
presionado, arrastra las celdas a su nuevo lugar de ubicación.

Paso 3:
Suelta el botón cuando hayas encontrado un nuevo lugar para las celdas.
El controlador de relleno
El controlador de relleno es una herramienta que está muy relacionada
con el arrastre de celdas. Aprenderla a usar te ahorrará tiempo y
esfuerzo.

Supongamos que vas a llevar el control de lo que gastas día a día. Para
ello, necesitas escribir en la columna A los 30 días del mes y en la B, tus
gastos por día. Te mostraré cómo puedes rellenar la columna A sin
escribir uno a uno todos los números. 

Paso 1:
Selecciona las celdas A2, A3 y A4.

Paso 2:
Ubica el cursor sobre el controlador de relleno para que la cruz blanca se
convierte en una cruz de color negro. Lo identificarás porque es el
cuadro pequeño ubicado justo en la esquina inferior derecha de las
celdas seleccionadas.

Paso 3:
Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y con el botón del mouse
presionado arrastra el controlador de relleno hasta la celda A15. 
Paso 4:
Para terminar, suelta el ratón y las celdas se llenarán automáticamente.

Página 12: Modificar el ancho de las celdas

Modificar el ancho de las

celdas
Puedes cambiar el ancho de las columnas y  el alto de las filas. También,
insertarlas o eliminarlas si lo consideras necesario.
Modificar el ancho de una columna

Paso 1:
Ubica el mouse sobre las líneas laterales que separan el encabezado de
las columnas. Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha
doble.  

Paso 2:
Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botón del mouse
presionado, arrastra la columna hacia la derecha para aumentar su ancho
o hacia la izquierda para disminuirlo. 

Paso 3:
Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botón del
ratón. Notarás que el ancho de la columna ha cambiado.
Modificar el ancho de una
columna con una medida
exacta:
Si quieres ser más exacto con la medida del ancho que llevará la
columna, puedes cambiarlo mediante el comando Ancho de columna. 

Paso 1:
Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el
comando Formato de pestaña Inicio.

Paso 2:
Ahora, selecciona la opción Ancho de columna del menú desplegable.

Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un
número específico y termina pulsando el botón Aceptar.

Otra forma de ajustar columnas es:

Seleccionar la opción Autoajustar ancho de columna del mismo menú
desplegable. De esta forma, la columna seleccionada quedará 
automáticamente ajustada al texto que se encuentra en ella.

Página 13: Modificar el alto de las celdas

Modificar el alto de las

celdas
Si quieres modificar el alto de las filas, debes realizar un procedimiento
muy sencillo. Veamos cuáles son los pasos que tendrás que seguir:

¿Cómo modificar el alto de

fila?
Paso 1:
Ubica el cursor sobre las líneas que separan los encabezados de las filas.
Verás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.

Paso 2:
Haz clic y, con  el botón del mouse presionado, arrastra la fila hacia
abajo o  arriba para aumentar o disminuir su altura.

Paso 3:
Suelta el ratón cuando alcances la altura deseada. Verás que el ancho de
la columna se ha modificado.
Modificar el alto de una fila
con una medición exacta:
Puedes utilizar el comando Alto de fila para ser más exacto con la
medida que del alto de una fila.

Paso 1:
Selecciona las filas cuya altura deseas modificar y haz clic en el
comando Formato de la pestaña Inicio.

Paso 2:
Ahora, selecciona la opción Alto de fila del menú desplegable.

Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Alto de fila. Allí, ingresa un número
específico y haz clic en el botón Aceptar.
Otra forma de Ajustar filas es:
Seleccionar la opción Autoajustar alto de fila del mismo menú
desplegable. Automáticamente cada fila seleccionada quedará ajustada al
texto que hay en ella.

Página 14: Insertar filas y columnas

Insertar filas y columnas

Insertar filas y columnas en una hoja de cálculo es muy sencillo. Podrás
hacerlo fácil y rápidamente.

¿Cómo insertar  una fila?

Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual.
Para ello, vas a insertar una fila entre Arriendo y Comida.

Paso 1:
Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la que
vas a insertar. 

Paso 2:
Haz clic en el botón Insertar que pertenece a a la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás la nueva fila insertada justo en el lugar que habías seleccionado.
Pasos para insertar columnas
Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para
ello, insertarás una columna entre los ítems Valor y Fecha pago así:     

Paso 1:
Selecciona la letra de la columna que quedará a la derecha de la que vas
a insertar. Por ejemplo, si deseas insertar una columna entre C y D,
selecciona la columna D.

Paso 2:
Haz clic en el comando Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás la nueva columna insertada justo a la izquierda de la que habías
seleccionado.

Debes asegurarte de... 

Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic en los números o letras
del encabezado. Si seleccionas  una celda,  sólo se agregará una nueva
celda.

Utiliza las opciones de

inserción
Al insertar nuevas filas o columnas, verás el botón Opciones de
inserción. Este te permite definir el formato de las celdas que insertaste,
así:

Paso 1:
Pulsa el botón Opciones de inserción que aparece cuando insertas una
fila, columna o celda. 

Paso 2:
Luego, haz clic en alguna de las opciones del menú desplegable.
 Página 15: Eliminar, ajustar texto y
combinar

Eliminar, ajustar texto y

combinar
Sigue estos pasos para eliminar filas o columnas en Excel 2010.

Paso 1:
Selecciona la fila o columna que deseas eliminar. Para ello, pulsa la letra
o número de encabezado.  

Paso 2:
Haz clic en el comando Eliminar ubicado en la pestaña Inicio.

¿Qué significa ajustar texto y cómo hacerlo?

Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la celda para que todo su
contenido sea visible dentro de ella, y lo muestre en varias líneas.

Paso 1:
Selecciona la celdas que deseas ajustar.
Paso 2:
Haz clic en el comando Ajustar texto ubicado en la pestaña Inicio. 

Si cambias de opinión, vuelve a hacer clic en el comando Ajustar texto.

Combinar celdas
Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más
tamaño. Generalmente se usa para crear títulos que abarcan varias
columnas.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas combinar.

Paso 2:
Haz clic en el comando Combinar y centrar ubicado en la ficha Inicio.
Opciones de combinación
Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y
centrar. Se desplegará un menú que contiene las opciones de
combinación.

Aprende a trabajar en un libro de cálculo de

Excel 2010

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es esa pantalla que ves al abrir un libro o archivo.
Tiene celdas que se organizan en filas y columnas. Aprende cómo usarla
en el siguiente video.

¿Cómo son las hojas de

cálculo?
Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber
que al abrir un nuevo libro de Excel, aparecen tres hojas de cálculo de
forma predeterminada. Verás sus nombres en las fichas o pestañas
ubicadas en la parte inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Puedes navegar
entre diferentes hojas de cálculo haciendo clic sobre las pestañas.
Opciones generales de Excel
Puedes cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo que
aparecen al abrir un libro de Excel. Para acceder a esta configuración,
sigue estos pasos:

Paso 1:
Haz clic en la pestaña  Archivo. Recuerda que  es la única de color
verde.

Paso 2:
En el menú que se desplegará, pulsa el botón Opciones que se encuentra
en la parte de abajo. 
Paso 3:
Ahora, en la casilla ubicada junto al ítem Incluir este número de hojas,
escribe una cantidad de hojas de cálculo que deseas que aparezcan.

Página 17: Insertar, cambiar el nombre y

eliminar hojas

Insertar, cambiar el nombre y

eliminar hojas
Para insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2010,
debes realizar procedimientos muy sencillos. A continuación te
mostraremos lo que debes hacer.
Haz clic aquí para descargar el archivo que te servirá como guía en los
siguientes ejercicios.

¿Cómo insertar una hoja de cálculo?

Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de
las pestañas de las hojas actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

¿Cómo cambiar el nombre de las hojas de

cálculo?
Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del
libro en el que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los
meses del año. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las pestañas que se
encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Paso 2:
Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro
negro.
Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que
el nombre ha cambiado.

Eliminar hojas de cálculo

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de
trabajo que quieres eliminar.

Paso 2:
Selecciona la opción Eliminar del menú desplegable.  
 Página 18: Copiar y mover una hoja de
cálculo

Copiar y mover una hoja de

cálculo
Para replicar la información que tienes en una hoja de cálculo, debes
usar el comando que te permite copiarla (Copiar).

En este ejemplo, vas a tomar la información de la hoja de

cálculo Noviembre  para copiarla en Diciembre. Para ello, sigue estas
instrucciones: 

Paso 1: 
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que
vas a copiar.

Paso 2:
Selecciona la opción Mover o Copiar del menú desplegable.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Allí, haz clic en la
casilla de selección Crear una copia y finaliza presionando el
botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

¿Quieres saber más?  

Posteriormente puedes cambiar el nombre de la hoja de cálculo. Si no
sabes cómo hacerlo, revisa el tema ¿Cómo cambiar el nombre de una
hoja de cálculo?.

¿Cómo mover una hoja?

Paso 1:
Haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que quieres mover y presióna
hasta que aparezca un icono de hoja pequeña.
Paso 2:
Arrastra el mouse de izquierda a derecha. Verás que aparece una flecha
negra pequeña en los sitios a los que puedes mover la hoja de cálculo.   

Paso 3:
Suelta el ratón cuando encuentres la ubicación deseada y la hoja
cambiará a esa posición.

Página 19: Cambiar el color y agrupar hojas

de cálculo

Cambiar el color y agrupar

hojas de cálculo
En Excel 2010, puedes trabajar con hojas de cálculo agrupadas. Así,
cualquier cambio que realices en una hoja se replicará en todas las del
grupo.
Cambiar el color de pestaña

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una ficha o pestaña.

Paso 2:
Selecciona la opción Color de etiqueta del menú desplegable. Verás
que al lado derecho se abre un menú de colores.

Paso 3:
Selecciona el color que deseas poner a la pestaña y luego haz clic en otra
ficha para ver el cambio que hiciste.
¿Cómo agrupar hojas de cálculo?

Paso 1:
Presiona la tecla Shift de tu teclado y manténla presionada mientras
haces clic en las pestañas de las hojas que agruparás.

Paso 2:
Cuando hayas terminado tu selección, suelta la tecla Shift. Verás que las
fichas que agrupaste son de color blanco.

Paso 3:
Ahora, haz clic en la fila 2 de la hoja de cálculo en la que estás y
selecciona el color rojo.

Paso 4:
Finalmente, selecciona alguna de las hojas que hayas agrupado. Verás
que el cambio se ha replicado en las hojas de cálculo que agrupaste.
¿Cómo desagrupar las hojas?

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse en alguna de las hojas de
cálculo que tengas agrupadas. Verás un menú desplegable.

Paso 2:
Selecciona la opción Desagrupar hojas del menú desplegable. Las hojas
de cálculo se separarán. 
 Página 20: Inmovilizar y movilizar filas o
columnas

Inmovilizar y movilizar filas

o columnas
Congelar o inmovilizar filas
Supongamos que tienes una base de datos muy grande con los números
telefónicos de la casa, trabajo y celular de tus clientes. Para que no te
confundas al buscar algún teléfono, vas a congelar la fila 1. Así,
permanecerá en la parte superior de la hoja de cálculo, incluso mientras
te desplazas. Fíjate cómo hacerlo y qué sucede.

Haz clic aquí para descargar el archivo que te servirá de guía en el

siguiente ejercicio.

Paso 1:
Selecciona la fila que está debajo de la que quieres congelar. En este
caso, la 2.  

Paso 2:
Haz clic en la pestaña Vista.  

Paso 3:
Haz clic en el comando Inmovilizar. Posteriormente, selecciona la
opción Inmovilizar paneles del menú desplegable.
Paso 4:
Verás que una línea negra aparece debajo de la fila que congelaste.
Desplázate con el scroll o con las flechas del teclado de arriba hacia
abajo en la hoja de cálculo. Verás que la fila 1 ha quedado congelada.

Ten en cuenta que...

Para inmovilizar una columna, debes seleccionar aquella que está debajo
de la que quieres congelar y luego pulsar el comando Inmovilizar
paneles.

Movilizar los paneles congelados

Paso 1:
Haz clic en la pestaña Vista y luego en el comando  Inmovilizar
paneles.

Paso 2:
Posteriormente, selecciona la opción Movilizar paneles del menú
desplegable. Los paneles serán descongelados y la línea negra
desaparecerá.
Aprende a crear fórmulas en Excel 2010

¿Qué es y cómo crear una

fórmula simple?
Una fórmula simple sirve para hacer sumas, restas, multiplicaciones y
divisiones en Excel utilizando operadores estándar como los
signos +, -, *, / y ^ para exponentes.

Haz clic aquí para descargar el archivo guía de los siguientes ejercicios,

ábrelo y sigue las instrucciones.

Supongamos que eres profesor de una escuela y vas sacar la nota final
que obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Para ello, vas a
sumar sus notas parciales y luego, dividir ese resultado por 2. 
Paso 1:
Haz clic en la celda donde aparecerá la nota final de uno de los
estudiantes. En ese caso, la celda D3.  

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas o en la celda que
seleccionaste. 

Paso 3:
Escribe la operación matemática que vas a calcular. Como vamos a
sumar las notas obtenidas por Carlos Arango, digita 3,5+3,8

Paso 4:
Pulsa la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el valor se
muestra en la celda.

Ten en cuenta que...

Para obtener el resultado de la columna Final, debes hacer clic en la
celda E3, escribir el signo = en la barra de fórmulas y la operación 7,3/2.
Para terminar, presionar la tecla Enter.
 Página 22: Fórmulas con referencias de
celda

Fórmulas con referencias de

celda
Revisa el video para aprender a crear fórmulas con referencia de celda y
así hacer operaciones de forma fácil y rápida.

Supongamos que eres profesor de una escuela y vas a sumar las notas
parciales que obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Vas a
utilizar una fórmula con referencia de celda para ello.

Paso 1:
Selecciona la celda en donde verás la suma de las notas parciales del
estudiante Juan Felipe Bello, es decir, la D4.  
Paso 2:
Ahora, escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. Posteriormente,
digita el nombre de la celda que contiene el primer número de la
operación, en este caso B4. Luego, introduce el operador que necesitas
para tu fórmula, es decir +. Al final, escribe el nombre de la celda que
contiene el segundo número de la operación, aquí C4.  

Paso 3:
Por último, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se
calcula y su resultado se muestra en la celda D4.

Página 23: Crear fórmulas haciendo clic en

las celdas

Crear fórmulas haciendo clic

en las celdas
¿Cómo crear fórmulas haciendo clic en las
celdas?

Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá la nota final del estudiante Daniela
Casas, es decir D5.

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. 

Paso 3:
Ahora, haz clic en la celda que contiene el primer dato a ser incluido en
la fórmula (B5). Luego, escribe el operador que necesitas para tu
fórmula, aquí el signo +. Seguidamente, haz clic en la siguiente celda de
tu fórmula (C5).

Paso 4:
Para terminar, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se
calcula y el valor se muestra en la celda D5.

Así puedes obtener el resultado de las notas parciales de todos los

estudiantes siguiendo los mismos pasos.
 Página 24: Modificar fórmulas simples

Modificar fórmulas simples

Puedes modificar fórmulas simples editándolas desde la barra de
fórmulas o directamente en las celdas.

Paso 1:
Haz clic en la celda que quieras editar.

Paso 2:
Pon el cursor en la barra de fórmulas y modifica la fórmula. 

También puedes hacer doble clic en la celda para ver y editar su fórmula
directamente desde allí.

Paso 3:
Cuando termines, presiona la tecla Enter. Verás que el nuevo valor se
muestra en la celda del resultado.  
Ten en cuenta que…
En este ejercicio, la fórmula simple 3,5 + 3,8 se volvió fórmula compleja
al sumar 0,5 puntos ya que se agregó una operación matemática. Para
evitar resultados erróneos, es necesario entender el orden que utiliza
Excel para calcular éstas fórmulas.

Página 25: ¿Cómo calcular una fórmula

compleja?

¿Cómo calcular una fórmula

compleja?
Las fórmulas simples tienen solo una operación matemática, tal como
5+5. Sin embargo, cuando hay más de una operación en una fórmula, tal
como 5+5-2, es necesario entender el orden que utiliza Excel para
resolver este tipo de las operaciones.

Orden de las operaciones

Excel calcula fórmulas basandose en el siguiente orden de operaciones:
 1. Las operaciones entre paréntesis 
2. Cálculos exponenciales (a la potencia de)
3. La multiplicación y la división, lo que ocurra primero
 
4. La suma y la resta, lo que ocurra primero

Pasos para crear una fórmula compleja

Paso 1:
Haz clic en la celda donde estará el resultado de la fórmula.

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. También, abre y cierra
un paréntesis ().

Paso 3:
Ahora, vamos a hacer la primera fórmula que corresponde a la suma de
todo lo vendido. Para ello, haz clic en medio del signo de paréntesis y
selecciona la celda D3. Seguidamente, digita el signo + y haz clic en la
celda D4. Nuevamente, escribe el signo + y selecciona la celda D5.
Paso 4:
A continuación, haz clic fuera del paréntesis para hacer la segunda
operación. Para ello, digita el operador * y escribe 0,3, porque vamos a
multiplicar el resultado de la primera operación por esa cifra para
calcular el 30% del total vendido.

Paso 5:
Para terminar, haz clic en el botón Aceptar para calcular la fórmula.
Verás el resultado en la celda correspondiente. Si quieres cambiar la
fórmula, haz clic en el botón Cancelar.
 Página 26: Crear fórmulas con referencias
relativas

Crear fórmulas con

referencias relativas
Para hacer fórmulas con referencias de celda, lo único que tienes que
hacer es copiar la celda que contiene la fórmula y pegarla en aquellas
donde quieras repetir el mismo cálculo.

En el siguiente ejemplo vamos a calcular la suma de las facturas de luz y

agua de cada mes (B4 = B2 + B3). Dado que durante los próximos meses
vamos a realizar la misma operación, copiaremos la fórmula de la
celda B4 en el resto de la fila 4 para que Excel calcule el valor de las
facturas de los meses con referencias relativas y no tener que repetir una
y otra vez la fórmula.

Paso 1:
Selecciona la celda donde estará el resultado de la primera fórmula.

Paso 2:
Escribe la fórmula que necesitas para calcular el valor que quieres.

Paso 3:
Pulsa la tecla Enter. Verás el resultado del cálculo en la celda
correspondiente.  
Paso 4:
Ahora, haz clic en la celda que contiene la fórmula que vas a copiar.
Luego, selecciona el comando Copiar ubicado en la Cinta de
opciones de la pestaña Inicio. 

Paso 5:
Selecciona las celdas en las que vas a pegar la fórmula y haz clic en el
comando Pegar de la pestaña Inicio. Verás que la fórmula se copia en
las celdas seleccionadas como una referencia relativa y los valores son
calculados.
También  puedes arrastrar el controlador de relleno para copiar la
fórmula en todas las celdas.

Página 27: Crear fórmulas con referencias

absolutas

Crear fórmulas con

referencias absolutas
Paso 1:
Selecciona la celda en la que estará el primer resultado de la fórmula. En
este caso, C4.

Paso 2:
Haz clic en la celda que contiene el primer valor que deseas en la
fórmula. Por ejemplo, B4.
Paso 3:
Escribe el operador de la primera operación matemática. Por ejemplo, el
signo de multiplicación (*).  

Paso 4:
Escribe el signo de dólar ($) y, seguidamente, la letra de la columna de la
celda que está haciendo una referencia absoluta, por ejemplo, B.

Paso 5:
Digita el signo dólar ($) y escribe el número de fila de la misma celda a
la cual estás haciendo una referencia absoluta. En este caso, 1.

Paso 6:
Para terminar, oprime la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el
resultado aparece en la celda correspondiente.  
Paso 7:
Ahora, selecciona la celda que desea copiar (por ejemplo, C4) y haz clic
en el comando Copiar de la pestaña Inicio.

Paso 8:
Haz clic en las celdas en las que desees pegar la fórmula y selecciona el
comando Pegar de la pestaña Inicio.

Paso 9:
La fórmula se copiará en las celdas seleccionadas usando la referencia
absoluta y los valores se calculan automáticamente.
Explora las funciones básicas de Excel
2010

¿Qué es una función en

Excel?
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos
utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las
principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que
las escribas tú mismo.

Las partes de una función

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse
para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una
fórmula con una función es:

 Insertar un signo igual (=).

 Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre
de la función para la adición).
 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos
que se usarán para hacer el cálculo.
Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas cuáles
son  las partes de una función  y cómo crear argumentos para calcular
valores y referencias de celdas.

Trabajar con argumentos básicos

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o
referencias de celdas, separados, ya sea por dos puntos o comas. Fíjate
cómo debes hacerlo en cada caso:  

Dos puntos
Crean una referencia a un rango de celdas. El siguiente ejemplo calcula
el promedio del rango de celdas E19 a E23.  

 = PROMEDIO (E19: E23) 

Comas
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas
en los paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar cada
argumento por una coma. 

 = COUNT (C6: C14, C19: C23, C28) 

En este ejemplo se cuenta todas las celdas en los tres argumentos

incluidos entre paréntesis.

Página 29: Crear una función básica

Crear una función básica

Una función básica nos permite sumar valores específicos. A
continuación, crearemos una función básica para obtener el dinero total
donado a una fundación.
¿Cómo crear una función básica? 

Paso 1:
Selecciona la celda donde quieres que esté la respuesta. En este
caso, B10.

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) y luego, digita el nombre de la función. Aquí
usaremos la función SUMA. 

Paso 3:
Ahora, abre y cierra el signo de paréntesis (). Luego, haz clic en medio
del paréntesis e introduce allí los argumentos de la función. Notarás que
un borde azul resalta las celdas que fueron incluidas en la función.

Paso 4:
Pulsa la tecla Enter y el resultado aparecerá.
Comando Autosuma:
El comando Autosuma te permite obtener de manera automática el
resultado de funciones comunes, como SUMA y PROMEDIO de un
rango de celdas.

A continuación, utilizaremos el comando Autosuma para obtener el

dinero total donado a una fundación. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. En este ejemplo, B10. 

Paso 2:
Haz clic en la ficha Inicio y ubica el comando Autosuma. Lo verás en el
grupo Modificar. Allí, pulsa la flecha desplegable y selecciona la
función que desees. En este caso, Suma.
Paso 3:
La fórmula aparecerá en la celda seleccionada y, si su ubicación es
lógica, la Autosuma seleccionará las celdas por tí. Notarás que las
celdas involucradas quedan resaltadas. De lo contrario, tendrás que hacer
clic sobre las celdas y así elegir los argumento que deseas.

Paso 4:
Pulsa la tecla Enter y el resultado aparecerá.
 Página 30: Biblioteca de funciones

Biblioteca de funciones
Hay cientos de funciones en Excel 2010. Sin embargo, sólo algunas te
serán útiles para el tipo de datos con que estás trabajando. No hay
necesidad de aprenderlas todas pero es posible que quieras explorarlas
para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de cálculo.

La biblioteca de funciones está ubicada en la pestaña Fórmulas. Aquí

puedes buscar y seleccionar las funciones de Excel 2010 basado en
categorías como Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y hora, y mucho
más. A continuación, verás la descripción de cada una de las categorías
para que que puedas ubicarte fácil y rápidamente.

1. Insertar función:
Te permite buscar fácilmente una función ingresando la descripción de
lo que estás buscando.

2. Autosuma:
Con este comando puedes obtener automáticamente el resultado de
funciones comunes.
3. Recientes:
Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado
recientemente.

4. Financieras:
Esta categoría contiene funciones para cálculos financieros como
determinar un pago (PAGO) o la tasa de interés de un préstamo (RATE)

5. Lógicas:
Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o
condición. Por ejemplo, si una orden es superior a $50 se cobra $4.99
por envío. Pero si es superior a   $100, no se cobra.

6. Texto:
Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto.
Por ejemplo, convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.

6. Fecha y Hora:
Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes resultados
como la fecha y hora actual.

7. Búsqueda y referencia:
Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y referencia.
Por ejemplo, puedes agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor
de la intersección de una fila y columna.
8. Matemáticas y trigonométricas:
Incluye funciones para argumentos numéricos. Por ejemplo, puedes
redondear valores (REDONDEAR), encontrar el valor de Pi (PI),
multiplicar (PRODUCTO), subtotal (SUBTOTALES) y mucho más.

9. Más funciones:
Contiene funciones adicionales dentro de las categorías
de Estadística, Ingeniería, Cubo, Información y Compatibilidad.

Página 31: Utiliza la Biblioteca de funciones

Utiliza la Biblioteca de
funciones
En este ejemplo, vamos a suponer que eres un vendedor y necesitas una
función para contar los días que hay entre la fecha de pedido y recibido
de los productos que requieren tus clientes. Para ello, creaste la siguiente
hoja de cálculo:

¿Cómo usar la Biblioteca?

Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. E3, por ejemplo.  
Paso 2:
Haz clic en la pestaña Fórmulas. En el grupo Biblioteca de funciones,
ubica y selecciona la categoría de la función que necesitas. En este
ejemplo, seleccionaremos el comando Fecha y hora.  

Paso 4: 
Selecciona alguna función del menú desplegable. Aquí, vamos a
elegir DIAS.LAB. Esta contará los días entre la fecha en que se hace un
pedido hasta el día en que se recibe.

Paso 5: 
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Ubica el
cursor en el primer campo (Fecha_inicial) y escribe o selecciona la o las
casillas que desees (C3, por ejemplo). Luego, ubica el cursor en el
siguiente campo (Fecha_final) y repite el mismo procedimiento.

Paso 6:
Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda o
celdas que elegiste.
 Página 32: Comando Insertar Función

Comando Insertar Función

El comando Insertar Función es conveniente porque te permite buscar
una función escribiendo su descripción o seleccionando una categoría
para examinarla detenidamente.

En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número

total de productos en una lista. La función básica COUNT sólo cuenta
las celdas con números, pero necesitamos una que cuente aquellas que
tienen texto. Veamos cómo hacerlo.

¿Cómo utilizar el comando Insertar

Función? 

Paso 1: 
Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. C3, en este caso.  

Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Fórmulas y selecciona el comando Insertar
función.
Paso 3: 
Verás el cuadro de diálogo Insertar Función. Allí, escribe una
descripción de la función que estás buscando y haz clic en el botón Ir.
Para nuestro ejemplo, vamos a escribir: Contar celdas con texto.
También puedes buscar seleccionando una categoría.  

Paso 4: 
Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la
descripción que aparece en la parte inferior. Cuando encuentres la que
deseas, pulsa el botón Aceptar.
Paso 5: 
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el
cursor en el primer campo y escribe o selecciona la o las casillas que
desees (A6: A23). Si necesitas añadir argumentos adicionales, haz clic
en el siguiente campo y repite el mismo procedimiento.  

Paso 6: 
Para terminar, haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá.

Clasificar los datos en Excel 2010

Clasificación alfabética de
los datos
Con más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja de cálculo, Excel
2010 te ofrece la posibilidad de trabajar con una enorme cantidad de
datos. Organizarlos en orden alfabético, del más pequeño al más grande
o por otros criterios, puede ayudarte a encontrar la información que
buscas más rápidamente.

La clasificación es una tarea común que te permite cambiar o

personalizar el orden de los datos en una hoja de cálculo. Aprende cómo
hacerlo en el video.

¿Cómo organizar los datos en orden

alfabético?
Por ejemplo, podrías organizar la lista de cumpleaños de los funcionarios
de tu oficina por empleado, fecha de nacimiento o departamento.
Veamos todo lo que puedes hacer.

Paso 1:  
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. En este ejemplo,
vamos a ordenar por el nombre. 
Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

Paso 3: 
Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o
descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos en la hoja de
cálculo se organizan alfabéticamente.

Las opciones que te servirán para ordenar los datos en tu hoja de cálculo
también las puedes encontrar en la pestaña Inicio, condensadas en el
comando Ordenar.

Página 34: Ordenar los datos por número,

hora o fecha

Ordenar los datos por

número, hora o fecha
¿Cómo ordenar los datos numéricamente?

Paso 1:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar numéricamente.

Paso 2:  
Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

Paso 3:  
Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o
descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos en la hoja de
cálculo se organizan numéricamente.
¿Cómo ordenar los datos por hora o fecha?

Paso 1:   
Haz clic en una celda de la columna que deseas organizar por orden de
fecha.

Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. 

Paso 3:  
Finalmente, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o
descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos se organizarán
automáticamente como tú elegiste.

Puedes organizar cualquier tipo de datos mediante el comando Ordenar

y filtrar. Solo haz clic en una  celda y elige el criterio de ordenación.

Página 35: Ordenar los datos por criterios

personalizados

Ordenar los datos por

criterios personalizados
Con la ordenación personalizada puedes organizar datos según el criterio
de tu elección. Por ejemplo, identificando los días de la semana o los
tamaños de menor a mayor de unas camisetas (Small, Medium, Large y
X-Large).
¿Cómo ordenar los datos según tu elección?

Paso 1: 
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

Paso 2:  
Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el
comando Ordenar.

Paso 3:   
Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar. Haz clic en la flecha hacia
abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que quieres
ordenar. En este ejemplo, elegiremos Talla. 

Paso 4: 
Asegúrate de que el campo Ordenar según muestre el ítem Valores.
Paso 5:  
Haz clic en la flecha desplegable del campo Orden y selecciona Lista
personalizada.

Paso 6:  
Selecciona la opción NUEVA LISTA y escribe cómo deseas ordenar los
datos en el cuadro Entradas de lista. En este ejemplo ordenaremos las
camiseta por tallas, de menor a mayor.
Paso 7:  
Haz clic en Agregar para guardar la lista y finaliza haciendo clic en
el Aceptar. Verás que la hoja de cálculo se ordenará  por tallas así:
Small, Medium, Large y X-Large.

Página 36: Ordenar por color de celda,

fuente o ícono

Ordenar por color de celda,

fuente o ícono
A continuación, verás un ejemplo para que aprendas los pasos que debes
seguir para organizar tus datos por color de celda. 

Supongamos que eres vendedor de camisetas y necesitas organizar tu

lista de pedidos según el color de las camiseta solicitada. Fíjate en lo
fácil y rápido que es hacerlo.
Ordenar datos por color de fuente:

Paso 1:   
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. 

Paso 2:  
En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el
cuadro de diálogo. 

Paso 3:  
En el cuadro de diálogo, haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el
campo Columna e identifica aquella que vas a ordenar.

Paso 4:  
Ahora, en el campo Ordenar según, haz clic en la flecha hacia abajo y
selecciona alguna de las opciones del menú desplegable. En este
ejemplo, elegiremos Color de fuente.
Paso 5:  
En el campo Criterio de ordenación, haz clic en las flechas para abrir
los menús desplegables y así, seleccionar un color y la parte en que
quieres que se vea el mismo. 

Paso 6:  
Haz clic en el botón Aceptar. Verás que los datos quedan ordenados por
su atributo de color.

Página 37: Ordenar datos por categoría

Ordenar datos por categoría

Otra de las características de la ordenación personalizada es la selección
de múltiples niveles que te permite organizar varias columnas a la vez
con diferentes criterios. Así tienes más control sobre la organización de
los datos. Solo sigue estos pasos:

Paso 1:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

Paso 2: 
En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el
cuadro de diálogo.

Paso 3: 
Identifica el primer elemento que deseas ordenar. En este ejemplo,
vamos a ordenar la columna Apellido por orden alfabético.

Paso 4: 
Ahora, haz clic en la opción Agregar Nivel para añadir otro elemento.

Paso 5: 
Identifica el siguiente elemento que quieres ordenar. Aquí, vamos a
ordenar la columna Edad de menor a mayor.
Paso 6: 
Para terminar, haz clic en Aceptar. Verás que la lista de funcionarios
queda organizada alfabéticamente y por su edad.

Página 38: Agrupar los datos de una hoja de

cálculo

Agrupar los datos de una

hoja de cálculo
Agrupar los datos que tienes en una hoja de cálculo es útil para
organizarlos. De esta manera podrás hacer análisis rápidos utilizando el
comando Subtotal y además, decidir si quieres ocultar o mostrar
información. Veamos de qué se trata.

El comando Subtotal se puede utilizar para organizar la hoja de cálculo

de muchas maneras. Utiliza funciones comunes
como SUM, COUNT, AVG y más, para resumir los datos y colocarlos
en un grupo.

Para obtener más información acerca de las funciones, visita nuestra

lección Explora las funciones básicas de Excel 2010.
Agrupar datos con Subtotal
Vamos a suponer que vendes camisetas y necesitas saber cuántas debes
entregar por talla. Sigue estos pasos:

Paso 1:
Ordena los datos de acuerdo a lo que quieras contar. En este ejemplo,
vamos a organizar la hoja de trabajo por talla de camiseta. 

Revisa la página Ordenar los datos por criterios personalizados para

ampliar información.

Paso 2: 
Selecciona una celda vacía que esté justo sobre los datos que vas a
contar. Luego, haz clic en la ficha Datos y ubica el grupo Esquema.
Paso 3:
Haz clic en el comando Subtotal. Verás una ventana pequeña con una
advertencia. Allí, pulsa el botón Aceptar. A continuación, se desplegará
el cuadro de diálogo Subtotales.

Paso 4: 
En el campo Para cada cambio en, haz clic en la columna que contiene
los datos que vas a contar. En este caso, elegiremos la columna Talla.

Paso 5:  
En el campo Usar función, selecciona una de las opciones disponibles
en la lista. Aquí, vamos a utilizar la función CONTAR para obtener el
total de camisetas por talla.

Paso 6: 
Ahora, en el campo Agregar subtotal a, selecciona la columna en la que
aparecerá el conteo. En este caso, vamos a elegir la columna Talla.

Paso 7:
Para terminar, haz clic en Aceptar.

Importante...
Verás que cada talla de camiseta es colocada en su propio grupo y el
subtotal cuenta se muestra debajo de cada uno.
 Página 39: Mostrar u ocultar datos

Mostrar u ocultar datos

Ocultar grupos es una buena idea cuando tienes mucha información y
necesitas ver solo lo necesario. Veamos cómo hacerlo.

Paso 1: 
Haz clic en el signo menos, también conocido como el símbolo Ocultar
detalle, para contraer el grupo.
Paso 2:
Haz clic en el signo más, también conocido como el símbolo Mostrar
detalle, para ampliar el grupo de nuevo.

Ten en cuenta que…

Para realizar este procedimiento también puedes utilizar los comandos
de la pestaña Datos ubicados en el grupo Esquema.
 Página 40: Grupos por niveles

Grupos por niveles

Los grupos, en función de su jerarquía, se colocan en diferentes niveles.
De esta manera, puedes ver tanta información como quieras haciendo
clic en los símbolos de nivel ubicados a la izquierda de la hoja de
cálculo.

Vamos a ver los niveles en orden descendente. Comenzaremos viendo la

hoja de cálculo completa y al final, únicamente el total general. Aunque
este ejemplo contiene sólo 3 niveles, Excel 2010 puede alojar hasta 8
niveles.

Paso 1: 
Haz clic en el nivel más alto (en este ejemplo, nivel 3) para ver y
expandir todos los grupos. Cuando visualizas los grupos por su nivel
más alto, obtienes la totalidad de los datos que se encuentran en la hoja
de cálculo.
Paso 2:
Haz clic en el siguiente nivel (en este ejemplo, nivel 2) para ocultar el
detalle del nivel anterior. En este ejemplo, el nivel 2 contiene cada
subtotal.

Paso 3:
Haz clic en el nivel más bajo (nivel 1) para visualizar el nivel más bajo
de detalle. En este ejemplo, el nivel 1 sólo contiene el total general.  

Página 41: Desagrupar datos y eliminar

subtotales

Desagrupar datos y eliminar

subtotales
Desagrupar la información que tienes en una hoja de trabajo y eliminar
el cálculo de subtotales es muy fácil. Veamos cómo hacerlo.
¿Cómo desagrupar datos?

Paso 1: 
Selecciona las filas o columnas que quieres desagrupar. En este ejemplo
seleccionaremos el grupo Small.

Paso 2: 
En la ficha Datos, haz clic en el comando Desagrupar. El rango de
celdas se desagruparán.

Para desagrupar todos los datos que tengas agrupados, abre el menú
desplegable bajo del comando Desagrupar y elige Borrar esquema.

¿Cómo remover el cálculo de subtotales?

Los comandos Desagrupar y Borrar esquema no eliminarán los
subtotales calculados en tu hoja de trabajo. Estos se quedarán en su lugar
y seguirán funcionando hasta que los elimines, así:

Paso 1:
En la ficha Datos, haz clic en el comando Subtotal. Verás que aparece
el cuadro de diálogo Subtotales.
Paso 2: 
Haz clic en la opción Quitar todo. Verás que todos los datos se
desagrupan y los subtotales quedan eliminados.

Página 42: Creación y control de tus propios

grupos

Creación y control de tus

propios grupos
El comando Agrupar es útil porque te permite mostrar u ocultar partes
de tu hoja de cálculo para facilitarte la visualización de la información
que necesitas.

Vamos a preparar una lista de los colores y tallas de camiseta que

necesitan ser distribuidas en una oficina. Algunos de los datos en la hoja
de cálculo no son relevantes. Sin embargo, en lugar de eliminarlos,
vamos a agruparlos y a ocultarlos de la vista temporalmente. Para ello,
sigue estos pasos:
Paso 1: 
Selecciona el rango de celdas que vas a agrupar. En este
ejemplo, Nombre, Área y Cumpleaños.

Paso 2: 
En la ficha Datos, haz clic en el comando Agrupar. Verás que Excel
agrupa las columnas o filas que seleccionaste.

Paso 3:
Haz clic en el signo menos (-) para ocultar el grupo. Posteriormente,
pulsa el signo más (+) para verlo de nuevo.

Filtrar datos en Excel 2010

Los filtros en Excel 2010

Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las
hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como
agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite
calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.

Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de

tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores
que están disponibles.

Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo que en cada columna tenga un
nombre. Allí, haz clic en el encabezado de la columna que filtrarás.

Paso 2:
Selecciona la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.
Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas
desplegables en el encabezado de cada columna.
Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En
este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.  

Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a
los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto
a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.  

Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este
ejemplo, Laptop y Proyector.

Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan
temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.

Ten en cuenta que…

Las opciones de filtrado también se puede encontrar en la pestaña Inicio,
condensadas en el comando Ordenar y Filtrar.
 Página 44: Agregar más de un filtro a tu
hoja de cálculo

Agregar más de un filtro a tu

hoja de cálculo
Los filtros son aditivos, lo que significa que puedes usar tantos como sea
necesario para reducir la cantidad de resultados.

En este ejemplo, vamos a trabajar con una hoja de cálculo que ya ha sido
filtrada para mostrar sólo los ordenadores, portátiles y proyectores.
Ahora, vamos a mostrar sólo los ordenadores, portátiles y proyectores
que han sido ingresados durante el mes de agosto. Para ello, sigue estos
pasos: 

Paso 1:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna en la que quieres añadir
un filtro. En este ejemplo, Entrada.  

Paso 2:
Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca
aquellas que sí. En este ejemplo, vamos a marcar la casilla junto a
agosto.  

Paso 3:
Haz clic en Aceptar. Además del filtro original, el nuevo filtro se
aplicará. La hoja de trabajo se reducirá aún más.
 Página 45: Filtrar usando búsqueda

Filtrar usando búsqueda

Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por
ejemplo, buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple
fragmento.

Paso 1: 
Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro. 

Paso 2:
Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres
filtrar. En este ejemplo, Detalles del equipo.  
Paso 3:
Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Aquí,
vamos a introducir la palabra Saris para encontrar todos los equipos esa
marca. Los resultados de la búsqueda aparecerán de forma automática.

Paso 4:
Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar. En este ejemplo,
vamos a mostrar toda la información que incluye el nombre de la
marca Saris. 

Paso 5:
Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de
acuerdo con los términos de búsqueda.

Página 46: Filtros avanzados de texto

Filtros avanzados de texto

Los filtros avanzados de texto son útiles para mostrar información más
específica, como las celdas que contienen un número determinado de
caracteres o datos que no contengan una palabra específica.

En este ejemplo, vamos a utilizar filtros avanzados de texto para ocultar

cualquier equipo que esté relacionado con cámaras, incluyendo cámaras
digitales, videocámaras y mucho más. Para ello, sigue estas
instrucciones:  

Paso 1:
Selecciona la pestaña Datos y  haz clic en el comando Filtro.

Paso 2:
Ahora, haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de texto que vas a
filtrar. En este ejemplo, Detalles del equipo. 

Paso 3:
Selecciona la opción Filtros de texto para abrir el menú de opciones
avanzadas de filtrado. 

Paso 4:
Elige un filtro. En este ejemplo, elegiremos No contiene.
Paso 5:
Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Allí,
introduce el texto a la derecha de tu filtro. En este ejemplo, vamos a
ingresar la palabra "cam" para ver los datos que no contienen esas letras.
Eso excluye cualquier equipo relacionado con cámaras, tales como
cámaras digitales, cámaras de video, bolsas de cámara y la impresora
cámara digital.  

Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Los datos se filtran según el argumento elegido y el
texto que has especificado.
 Página 47: Utilizar filtros avanzados por
fecha

Utilizar filtros avanzados por

fecha
Los filtros avanzados por fecha son útiles para ver información de un
determinado período de tiempo. Excel 2010  está configurado con la
fecha y hora actuales, haciendo que esta herramienta sea útil y fácil de
usar.

¿Cómo utilizar filtros avanzados por fecha?

En este ejemplo, vamos a utilizar un filtro avanzado por fecha para ver
sólo los equipos que se han salido en la última semana. Para ello, sigue
estos pasos: 

Paso 1:
Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro.  
Paso 2:
Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de fechas que quieres
filtrar. En este ejemplo, Salida.  

Paso 3:
Elige la opción Filtros de fecha para abrir el menú de opciones
avanzadas de filtrado.  

Paso 4:
Selecciona un filtro y elige Todas las fechas del periodo de diciembre.
Verás que en tu hoja de cálculo se filtrarán los datos según lo que hayas
elegido.
 Página 48: Utilizar filtros avanzados por
número

Utilizar filtros avanzados por

número
Los filtros avanzados por número te permiten manipular los datos
numéricos de muchas maneras. Veamos de qué se trata.

¿Cómo utilizar filtros avanzados por

número?
En este ejemplo, vamos a mostrar sólo ciertos tipos de equipo basados en
su código de registro. Para eso, sigue estas instrucciones:  

Paso 1:
Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Filtro.  

Paso 2:
Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de números que desea
filtrar. En este ejemplo, Código.  

Paso 3:
Elige Filtros de número para abrir el menú de opciones avanzadas de
filtrado.  
Paso 4:
Selecciona un filtro. En este ejemplo, vamos a elegir Entre para ver los
códigos que existen entre los números que especifique.

Paso 5:
Verás que se abre  el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.

Paso 6:
Introduce un número a la derecha de cada filtro. En este ejemplo, vamos
a ver los códigos que sean mayores o iguales a 3000, pero menores o
igual a 4000. Esto debe mostrar los códigos ubicados en el rango de
3000-4000.    
Paso 7:
Para finalizar pulsa el botón Aceptar. Los datos se filtran según el
argumento y los números que hayas especificado.

Página 49: Borrar un filtro

Borrar un filtro
Borrar los filtros que has puesto en una hoja de cálculo es muy fácil de
hacer. Fíjate cómo.

Paso 1:
Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna que contiene el filtro que
quieres eliminar.
Paso 2:
Selecciona la opción Borrar filtro de… El filtro se borrará de la
columna y los datos que fueron escondidos previamente, se exhibirán
una vez más.

Ten en cuenta que...

Para borrar todos los filtros que tengas en tu hoja de cálculo con una sola
acción, haz clic en el comando Filtro ubicado en la pestaña Datos.

Configurar tablas en Excel 2010

Configurar tablas
Organizar la información en tablas es una buena idea para mejorar la
apariencia de tu hoja de cálculo y facilitar su lectura. A continuación,
fíjate en los pasos que debes seguir para lograrlo.

Pasos para organizar la información en

tablas

Paso 1: 
Selecciona las celdas que quieres organizar como tabla. En este ejemplo,
una factura, vamos a dar formato a las celdas que contienen los
encabezados de las columnas y los detalles del pedido.
Paso 2: 
Ahora, haz clic en el comando Dar formato como tabla ubicado en el
grupo Estilos de la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás una lista de estilos de tabla predefinidos. Allí, haz clic en un estilo
de tabla para seleccionarla.
Paso 4:
El cuadro de diálogo Crear tabla aparecerá para confirmar el rango de
celdas que has seleccionado para hacer tu tabla.

Paso 5:
Si es necesario, puedes cambiar el rango seleccionando nuevamente las
celdas que llevará la tabla en tu hoja de cálculo.

Paso 6:
Si la tabla tiene encabezados, marca la casilla que aparece junto a Mi
tabla tiene encabezados.

Paso 7: 
Haz clic en Aceptar. Los datos serán organizados como una tabla y con
el  estilo que elegiste.

Las tablas incluyen el filtrado por defecto. Puedes filtrar los datos en
cualquier momento usando las flechas desplegables en la cabecera. Para
obtener más información, consulta nuestra lección Filtrar datos en
Excel 2010.

Para convertir una tabla de nuevo en celdas “normales”, debes

seleccionarla y hacer clic en el comando Convertir en rango ubicado
dentro del grupo Herramientas de tabla de la pestaña Diseño. Verás
que los filtros y el diseño desaparecen pero las celdas conservan sus
datos y formato.

Página 51: Modificar tablas: Agregar filas y

columnas

Modificar tablas: Agregar

filas y columnas
Tú puedes agregar cuantas filas o columnas quieras a una tabla siguiendo
unos pasos muy sencillos que verás a continuación.

Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. Verás que la ficha o
pestaña Diseño aparecerá en la cinta de opciones.

Paso 2:
En la pestaña Diseño, haz clic en el comando Cambiar tamaño de la
tabla.

Paso 3:
Directamente en la hoja de cálculo, selecciona el nuevo rango de celdas
que quieres cubrir con la tabla. Debes seleccionar tus celdas originales
también. Todos esto se verá reflejado en el cuadro de diálogo Ajustar el
tamaño de la tabla.

Paso 4:
Haz clic en Aceptar. Las nuevas filas y / o columnas se añadirán a la
tabla.

Página 52: Cambiar el estilo y opciones de

tabla

Cambiar el estilo y opciones

de tabla
Una vez has elegido un estilo para tu tabla, puedes cambiarlo cuantas
veces quieras sin afectar la información. A continuación, verás cómo
hacerlo.

Cambiar el estilo de la tabla

Paso 1: 
Selecciona cualquier celda de la tabla que tienes en tu hoja de cálculo.
La pestaña Diseño aparecerá en la Cinta de opciones.

Paso 2: 
Busca el grupo Estilos de tabla. Luego, haz clic en la flecha
desplegable Más para ver todos los estilos de tabla.

Paso 3: 
Pasa el ratón sobre los estilos para acceder a su vista previa.

Paso 4: 
Selecciona el estilo deseado. Verás que tu hoja de cálculo tiene una
nueva apariencia.
Cambiar las opciones del estilo de tabla
Cuando utilizas una tabla de Excel 2010, puedes activar o desactivar
varias opciones para cambiar su apariencia.

Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Diseño aparecerá.

Paso 2:
En la pestaña Diseño, marca o desmarca las casillas deseadas en el
grupo Opciones de estilo de tabla.

Trabajar con gráficos en Excel 2010

Gráficos en Excel
Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que a
menudo son difíciles de interpretar. Por ejemplo, ¿dónde están los
valores máximos y mínimos? ¿Están aumentando los números o
disminuyendo? Las respuestas a preguntas como éstas son más claras
cuando los datos se representan con un gráfico.

Tipos de gráficos:
Excel te ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias
ventajas. Estos son:

Columna:

Los gráficos de columnas son simples, pero versátiles. Pueden ser

utilizados para mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas
variaciones, tales como 3-D, Stacked, pirámide y otras. El ejemplo
mostrado es un gráfico de columnas agrupadas.

Línea:

Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos
están conectados con líneas por lo que es fácil ver que los números están
aumentando o disminuyendo.
Torta:

Los gráficos circulares te permiten ver las proporciones de un vistazo.

Cada valor se muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver
cuál valor representan el porcentaje más grande y más pequeño.

Barras:

Los gráficos de barras funcionan igual que los gráficos de columnas,

pero en lugar de columnas verticales, utilizan barras horizontales.
Área:

Los gráficos de área son muy similares a los de línea, excepto que la
zona bajos las líneas tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los
datos aunque en algunos casos el relleno puede tapar información.  

Superficie

Los gráficos de superficie muestran los datos en un tipo de paisaje 3D.

Funcionan mejor con grandes conjuntos de datos, lo que le permite ver
exactamente donde los valores son más altos y más bajos.

Página 54: Identifica las partes de un gráfico

Identifica las partes de un

gráfico
Es importante que sepas cuáles son las partes de las que consta un
gráfico. Así, podrás dar el siguiente paso: hacer tus propios diagramas en
Excel 2010.

1. Título:
El título debe describir claramente lo que el gráfico ilustra.

2. Las series de datos:

Son los datos relacionados en un gráfico. Si hay varias series de datos en
la tabla, cada una tendrá un color o estilo diferente. Los gráficos
circulares sólo puede tener una serie de datos.

En este ejemplo, las columnas verdes representa la serie de

datos Romance.

3. Eje Vertical:
El eje vertical, también conocido como el eje Y, es la parte vertical de la
gráfica.
En este ejemplo (un gráfico de columnas), el eje vertical mide la altura, o
el valor de las columnas, por lo que también se llama el eje de valores.
Sin embargo, en un gráfico de barras, el eje horizontal sería el eje de
valores.

4. Eje horizontal:
El eje horizontal, también conocido como el eje X, es la parte horizontal
de la gráfica.

En este ejemplo, el eje horizontal identifica las categorías en la tabla, por

lo que también se llama el eje de categorías. Sin embargo, en un gráfico
de barras, el eje vertical sería el eje de categorías.

5. Leyenda:
Identifica el color que representa a cada serie de datos. Para muchos
gráficos es crucial pero para otros, puede que no sea necesario y se
puede eliminar.

En este ejemplo, la leyenda permite al espectador identificar los tipos de

libros que hay en el gráfico.

Página 55: Crea tus propios gráficos

Crea tus propios gráficos

A continuación verás detalladamente los pasos que debes seguir para
crear tus propios gráficos. Es un procedimiento fácil y rápido.
Pasos para crear tus propios gráficos: 

Paso 1: 
Selecciona las celdas que vas a graficar, incluyendo los títulos de las
columnas y las etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen
del gráfico.

Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Insertar. Luego, ubica el grupo Gráficos y
selecciona la categoría de gráfico deseado. Por ejemplo, Columna.

Paso 3: 
Posteriormente, selecciona el tipo de gráfico que desees en el menú
desplegable, como Columna agrupada, por ejemplo.
Paso 4: 
El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.

Página 56: Herramientas de los gráficos

Herramientas de los gráficos

Al insertar un diagrama, aparece el grupo Herramientas de gráficos en
la Cinta de opciones. Allí verás tres pestañas que podrás utilizar para
modificar el gráfico.

Cómo cambiar el tipo de gráfico:

Paso 1: 
En la ficha Diseño, haz clic en el comando Cambiar tipo de gráfico.
Aparecerá un cuadro de diálogo.
Paso 2: 
Selecciona el tipo de gráfico que quieras y haz clic en Aceptar.

Página 57: Cambiar el orden de los datos y el

diseño

Cambiar el orden de los

datos y el diseño de un
gráfico
A veces, cuando se crea un gráfico, los datos pueden no quedar
agrupados de la forma como quieres. Sin embargo, puedes cambiar el
orden de los datos en el momento que quieras. Fíjate cómo hacerlo.
Pasos para cambiar los datos de las filas y
columnas

Paso 1:
Selecciona el gráfico al que deseas cambiarle los datos. Ubica la
ficha Diseño y selecciona el comando Cambiar entre filas y columnas.

Paso 2: 
Si observas nuevamente el gráfico verás que los datos que modificaste
aparecerán en el gráfico.

Pasos para cambiar el diseño del gráfico

Puedes cambiar el diseño del gráfico en cualquier momento. Veamos
cómo hacerlo fácil y rápidamente.

Paso 1: 
Selecciona la pestaña Diseño y haz clic en la flecha desplegable del
grupo Diseños de gráfico para ver todos los que están disponibles.

Paso 2: 
Selecciona el diseño que deseas aplicar a tu gráfico.
Toma nota… 
Algunos diseños incluyen títulos de gráfico, ejes o etiquetas de leyenda.
Para cambiarlos, sólo tienes que colocar el punto de inserción en el texto
y comenzar a escribir.

Página 58: Cambiar el estilo del gráfico

Cambiar el estilo del gráfico

Otra opción que tienes para modificar la apariencia de tus gráficos es
cambiar su estilo. Veamos lo fácil que es hacerlo.

Pasos para cambiar el estilo de un gráfico:

Paso 1: 
Selecciona la pestaña Diseño y haz clic en la flecha desplegable del
grupo Estilos de diseño para ver todos los que están disponibles.

Paso 2: 
Selecciona el estilo que deseas para tu gráfico.
¿Cómo mover el gráfico?
En algunas ocasiones te encontrarás con la necesidad de cambiar tus
gráficos a una hoja de cálculo diferente. Este procedimiento es muy
sencillo. Presta mucha atención.

Paso 1: 
Selecciona la pestaña Diseño y haz clic sobre  el gráfico que deseas
cambiar de lugar. A  continuación, haz clic en el comando Mover
gráfico.

Paso 2: 
Selecciona la ubicación deseada para la tabla. Es decir, elige una hoja de
cálculo existente, seleccionando la opción Objeto en, o una nueva
seleccionado la opción Hoja nueva.

Paso 3: 
Para terminar, haz clic en Aceptar. La tabla aparecerá en la hoja de
cálculo que seleccionaste en el cuadro de diálogo.
Agregar reglas condicionales a los datos

¿Qué es un formato
condicional?
El formato condicional es una herramienta útil para identificar patrones o
tendencias en una hoja de cálculo. Por ejemplo, una regla podría ser: si
el valor es mayor que 5.000, que la celda sea amarilla. Así, podrás ver de
un vistazo las celdas cuyo valor es superior a 5.000.

Crear reglas condicionales:

Paso 1:
Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.  

Paso 2:
En la pestaña Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Un
menú desplegable aparecerá.
Paso 3:
Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores.
Aquí, vamos a elegir la primera opción. Verás un menú con varias
reglas.   

Paso 4:
Selecciona la regla que quieras usar. Por ejemplo, Mayor que.

Paso 5:
En el cuadro de diálogo, introduce un valor en el espacio
correspondiente. En este ejemplo, queremos dar formato a las celdas
cuyo valor es superior a $3.500.000, así que vamos ingresar ese número. 

Si quieres, puedes hacer clic en una celda en lugar de digitar un número.

Paso 6:
Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste
se aplica a las celdas que seleccionaste.   

Página 60: Formatos condicionales

predeterminados

Formatos condicionales
predeterminados
Excel tiene una serie de formatos predeterminados que se pueden utilizar
para aplicar formatos condicionales a las celdas. Se agrupan en tres
categorías: Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos.
A continuación, fíjate en qué consiste cada uno.

Categorías de formatos condicionales

predeterminados
Barras de datos:
Las barras de datos son barras horizontales a que aparecen de izquierda a
derecha en cada celda, como un gráfico de barras.

Escalas de color:

Cambian el color de cada celda en función de su valor. Cada escala de

color utiliza un gradiente de dos colores o tres.

Conjuntos de Iconos:

Añaden un icono específico para cada celda en función de su valor.

Utiliza los formatos condicionales

predeterminados:

Paso 1:
Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.  
Paso 2:
En la pestaña Inicio, haz clic en el comando Formato condicional.
Verás un menú desplegable.  

Paso 3:
Selecciona Barras de datos, Escalas de color o Conjuntos de iconos.
A continuación, selecciona el formato predeterminado que quieras.
 Página 61: Quitar las reglas de formato
condicional

Quitar las reglas de formato

condicional
Quitar las reglas de formato condicional es igual o mucho más sencillo
que ponerlas. Veamos cuáles son los pasos que debes seguir para
hacerlo.

Paso 1:
Selecciona las celdas que tienen formato condicional.   

Paso 2:
En la pestaña Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. 

Paso 3:
Selecciona la opción Borrar reglas del menú desplegable.    

Paso 4:
Aparecerá un menú que te muestra varias opciones. En este ejemplo,
vamos a elegir la opción Borrar reglas de toda la hoja.
Trabajar con tablas y gráficos dinámicos

¿Qué es y cómo crear una

tabla dinámica?
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de
cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente
para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una
herramienta muy poderosa.

¿Cómo crear una tabla dinámica?

Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas
para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la
pregunta: ¿cuánto es el total de ventas por cada vendedor? 

Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en
varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la
función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.   
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones
matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es
fácil de leer, sino también de manipular.

Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos
pasos:  

Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas, incluyendo los encabezados de columna,
que contienen los datos que vas a utilizar.  

Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de
que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.  

Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de
campos, al derecho.
 Página 63: Agregar campos a una tabla
dinámica

Agregar campos a una tabla

dinámica
Tendrás que decidir qué campos vas a añadir a la tabla dinámica una vez
la has creado. Cada campo es simplemente una cabecera de columna de
los datos de origen.
Pasos para agregar campos a la tabla
dinámica:    

Paso 1:
En la lista de campos, coloca una marca de verificación al lado de cada
campo que desees agregar.  

Paso 2:
Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas por
debajo de la Lista de campos. Si un campo no está en la zona deseada,
puedes arrastrarlo a uno diferente. 

Paso 3:
La tabla dinámica ahora muestra la cantidad vendida por cada vendedor.
Al igual que con los datos de hojas de cálculo normales, puedes ordenar
los datos en una tabla dinámica utilizando el comando Ordenar y
filtrar en la pestaña Inicio.
También puedes aplicar cualquier tipo de formato que quieras. Por
ejemplo, es posible que quieras cambiar el formato de número de
moneda. Sin embargo, ten en cuenta que algunos tipos de formato
pueden desaparecer cuando se modifica la tabla dinámica.

Página 64: Datos cambiantes en las tablas

dinámicas

Datos cambiantes en las

tablas dinámicas
Una de las mejores cosas acerca de las tablas dinámicas es que te
permiten cambiar los datos para responder a múltiples preguntas e
incluso experimentar con los datos.

En nuestro ejemplo, hemos utilizado la tabla dinámica para responder a

la pregunta: ¿cuál es el total vendido por cada vendedor? Sin embargo,
ahora nos gustaría responder a una nueva pregunta, por ejemplo, ¿cuál es
el total vendido en cada mes? Podemos hacer esto con sólo cambiar las
etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos:

Paso 1:
Arrastra los campos existentes fuera del área Etiquetas de fila, y
desaparecerán.

Paso 2:
Arrastra un campo nuevo de la Lista de campos al área Etiquetas de
fila. En este ejemplo, estamos usando el campo Mes.    

Paso 3:
La tabla dinámica se ajusta para mostrar los nuevos datos. En este
ejemplo, ahora nos muestra la venta total en cada mes.
 Página 65: Añadir etiquetas de columna a
una tabla

Añadir etiquetas de columna

a una tabla
Añadir etiquetas de columna:

Paso 1: 
Arrastra un campo desde la Lista de campos al área Etiquetas de
columna. En este ejemplo, estamos usando el campo Región.    

Paso 2:
La tabla dinámica ahora tendrá varias columnas. En este ejemplo, existe
una columna para cada región.
Agregar un filtro al informe:
¿Es posible concentrarse sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo
demás?

Puedes concentrarte sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo

demás. A continuación, te mostraré cómo concentrarse solo en ciertos
vendedores para ver el impacto en las ventas totales.
Paso 1:
Arrastra un campo desde la lista de campos al área de Filtro de
informe. En este ejemplo, estamos usando el campo Vendedor.

Paso 2:
El filtro del informe aparece encima de la tabla dinámica. Haz clic en la
flecha hacia abajo en el lado derecho del filtro para ver la lista de
elementos.

Paso 3:
Selecciona el elemento que quieres ver. Si deseas seleccionar más de un
elemento, coloca una marca de verificación al lado de seleccionar
varios elementos. 

En el siguiente ejemplo, estamos seleccionando dos vendedores.

Paso 4:
Haz clic en Aceptar. La tabla dinámica se ajustará para reflejar los
cambios.

Página 66: ¿Qué es la segmentación de

datos?

¿Qué es la segmentación de
datos?
Excel 2010 tiene una herramienta llamada Segmentación de datos para
hacer el filtrado más fácil e interactivo. Con ella puedes seleccionar los
elementos y ver inmediatamente los resultado. Si colocas muchos filtros
a las tablas dinámicas, es posible que prefieras utilizar la segmentación
de datos.
Pasos para insertar segmentación de datos: 

Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en
la Cinta de opciones. 

Paso 2:
En la pestaña Opciones, haz clic en el comando Insertar segmentación
de datos. Un cuadro de diálogo aparecerá.

Paso 3:
Selecciona el campo deseado. En este ejemplo,
seleccionaremos Vendedor. A continuación, haz clic en Aceptar.

Paso 4:
La cortadora aparecerá al lado de la tabla dinámica. Cada elemento
seleccionado se resaltará en azul. En el siguiente ejemplo, la máquina de
cortar contiene una lista de todos los vendedores diferentes y cuatro de
ellos son seleccionados actualmente.
 Página 67: ¿Cómo usar la segmentación de
datos?

¿Cómo usar la segmentación

de datos?
Al igual que con los filtros de informe, sólo los elementos seleccionados
se utilizan en la tabla dinámica. Al seleccionar o deseleccionar
elementos, la tabla dinámica al instante reflejará los cambios realizados.

Puedes practicar la segmentación de datos siguiendo estos pasos: 

 Para seleccionar un solo elemento, basta con hacer clic en

él.  
 Para seleccionar varios elementos, mantén presionada la
tecla Control (Ctrl) en tu teclado y haz clic en cada
elemento que quieras.  
 También puedes seleccionar varios elementos haciendo clic
y arrastrando el ratón. Esto es útil si los artículos deseados
son adyacentes entre sí o si deseas seleccionar todos los
elementos.  
 Para anular la selección de un elemento, mantén presionada
la tecla Control (Ctrl) en tu teclado y haz clic en el
elemento.
 Página 68: ¿Qué son y cómo crear gráficos
dinámicos?

¿Qué son y cómo crear

gráficos dinámicos?
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que
muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico
normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, diseño y estilo para
representar mejor los datos.

Pasos para crear gráficos dinámicos:

En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos
visualizar las tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos
pasos:  

Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en
la Cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comando Gráfico dinámico.
Paso 2:
En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic
en Aceptar. 

Paso 3:
El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede
moverlo haciendo clic y arrastrándolo.

El análisis de hipótesis en Excel 2010

¿Para qué sirve el análisis de
hipótesis?
El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar los valores de
las celdas para ver cómo afectan éstos al resultado de las fórmulas en tu
hoja de cálculo. En Excel 2010 hay tres herramientas de análisis de
hipótesis. Sin embargo, aquí nos concentraremos en una
llamada Búsqueda de objetivo.

Búsqueda de objetivo
La búsqueda de objetivo toma un resultado y determina los valores de
entrada posibles que producen ese resultado. Por ejemplo, supongamos
que necesitas un préstamo de $20’0000.000 para comprar un coche
nuevo. Sabes que lo pagarás en un plazo de 60 meses y que puedes
aportar máximo $400.000 mensuales. Sin embargo, no estás seguro de
cuál va a ser la tasa de interés.

En la imagen que verás a continuación, puedes ver que la tasa de interés

se deja en blanco y el pago es $333,33. Eso es porque el pago se calcula
mediante una función especializada llamada PAGO. $333,33 sería el
pago mensual, si no existiera el interés ($20.000 dividido en 60
mensualidades).

Es necesario que entiendas primero cómo trabajan las funciones antes de

utilizar análisis de hipótesis.  Si no sabes como en qué consisten usan las
funciones, revisa nuestra lección Explora las funciones básicas de
Excel 2010.

Cómo insertar la función de pago: 

Paso 1:
Selecciona la celda en la que verás el resultado de la función. En este
caso, B5.

Paso 2:
Haz clic en la pestaña Fórmulas y selecciona el comando Financieras.

Paso 3:
Un menú desplegable aparecerá mostrando todas la funciones
relacionadas con las finanzas. Desplázate hacia abajo y selecciona la
función de PAGO.
Paso 4:
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, introduce
los valores deseados y/o referencias de celdas en los diferentes campos.
En este ejemplo, sólo estamos utilizando la tasa Nper (el número de
pagos) y Va (monto del préstamo).

Paso 5:
Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda
seleccionada. Ten en cuenta que este no es nuestro resultado final, ya
que aún no se sabe cuál será la tasa de interés del préstamo.
 Página 70: Herramienta de análisis Buscar
objetivo

Herramienta de análisis
Buscar objetivo
La herramienta de análisis Buscar objetivo te ayudará a encontrar la
tasa de interés más alta que deberás pagar por tu préstamo. 

Pasos para encontrar la tasa de interés con la

herramienta Buscar Objetivo:

Paso 1:
Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Análisis y si.
Verás que se muestra una lista desplegable. Allí, selecciona la
opción Buscar objetivo.

Paso 2:
Aparecerá un cuadro de diálogo que contiene 3 campos:

 Definir la celda: Esta es la celda que contendrá el resultado

deseado que en este caso, será el pago mensual. En el
ejemplo que estamos trabajando, vamos a utilizar la celda
 B5. No importa si se trata de una referencia absoluta o
relativa.
 Con el valor: Este es el resultado deseado. En este ejemplo,
vamos a ponerlo en -400. Ya que estamos haciendo un pago
que restará del prestamo, se tiene que ingresar como
número negativo.
 Para cambiar celda: Se trata de la celda donde se ubicará
la respuesta de la búsqueda de objetivos. En este caso, la
tasa de interés. En el ejemplo, se usará la celda B4.

Paso 3:
Cuando hayas finalizado, haz clic en el botón Aceptar. El cuadro de
diálogo te dirá si Buscar objetivo fue capaz de encontrar una solución.
En este ejemplo la solución  es 1.64% y se ha ubicado en la celda B4.
Esto nos dice que la tasa de interés 1.64% nos dará un pago de $400.000 
al mes por un préstamo de $20.000.000 que se paga en 60 meses.
 Página 71: Herramienta de análisis
Admistrador de escenarios

Herramienta de análisis
Administrador de escenarios
Para proyectos más avanzados, es posible que quieras utilizar los
escenarios. Esta opción te permite probar varios valores y ver cómo
cambia el resultado.

Los escenarios permiten sustituir los valores de varias celdas (hasta 32)
al mismo tiempo. Es especialmente adecuado para mostrar el mejor y el
peor de los casos. Puedes crear tantos escenarios como quieras y, a
continuación, compararlos sin tener que cambiar manualmente todos los
valores.

Pasos para usar el administrador de

escenarios:
En el siguiente ejemplo, cada escenario contiene un plazo y una tasa de
interés. Al seleccionar cada escenario, se reemplazarán los valores de la
hoja de cálculo con sus propios valores y el resultado será recalculado.

Paso 1:
Ubica la pestaña Datos y haz clic en el comando Análisis y si. Luego,
selecciona la opción Administrador de escenarios.
Paso 2:
Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí,
debes hacer clic en el botón Agregar.

Paso 3:
Verás que aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario. Allí, debes
escribir un nombre para tu escenario en el espacio en blanco
correspondiente.

Paso 4:
A continuación, haz clic en las celdas cuyos datos vayas a cambiar.
Luego, haz clic en el botón Aceptar ubicado en la parte inferior del
cuadro de diálogo.
Paso 5:
Aparecerá el cuadro de diálogo Valores del escenario. Allí, escribe los
nuevos valores para las celdas que seleccionaste y haz clic en el
botón Aceptar.

Paso 6:
Una vez has creado el escenario, volverás al cuadro de
diálogo Administrador de escenarios. Allí, haz clic en Mostrar para
probar los nuevos valores y ver cómo se modifica el resultado de los
valores que tenías anteriormente.