AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PERFIL DEL AUDITOR

Las características de un auditor constituyen uno de los temas de mayor importancia en el
proceso de decisión de aplicar una auditoría administrativa, en virtud de que es en quien
recae la responsabilidad de conceptualizarla, ejecutarla y lograr los resultados necesarios
para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso.
La calidad y el nivel de ejecución de la auditoría dependen en gran medida del
profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que
debe revisar, elementos que implican la conjunción de los conocimientos, habilidades,
destrezas y experiencia necesarios para realizar un trabajo esmerado y competente.
FORMACION ACADEMICA.
Para realizar una auditoría administrativa se requieren estudios de nivel técnico,
licenciatura o posgrado en Administración, Informática, Comunicación, Ciencias políticas,
Administración pública, Relaciones industriales, Ingeniería industrial, Psicología,
Pedagogía, Ingeniería en sistemas, Contabilidad, Derecho, Relaciones internacionales o
Diseño gráfico.
Otras especialidades como Actuaría, Matemáticas, Ingeniería, Arquitectura, etc. pueden
considerarse siempre que quienes las ejerzan hayan recibido, de manera previa, una
preparación que les permita intervenir en la auditoría, así como una capacitación
específica en el desarrollo de proyectos de intercambio académico/profesional con
instituciones de educación superior en el país o en el extranjero.
Es conveniente señalar que todas las profesiones, sin importar su especialidad,
desempeñan un papel relevante en la auditoría administrativa, toda vez que pueden
aportar elementos de juicio por su conocimiento de ciertas áreas específicas de la
organización.
FORMACION COMPLEMETARIA.
El ejercicio de la auditoría implica un elevado grado de instrucción en la materia, logrado a
lo largo de una vida profesional mediante la participación activa en eventos de formación,
capacitación, desarrollo y actualización, como seminarios, congresos, paneles,
encuentros, cursos, talleres, foros o conferencias.
HABILIDADES Y DESTREZAS.
En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el auditor debe
contar con otro tipo de cualidades determinantes en su actividad, referidas a recursos
personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos de su carácter. La
expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de
cada caso en particular, pero es conveniente que quien asuma la tarea de cumplir con la
función de auditor, posea las siguientes características: • Actitud positiva.
• Capacidad de análisis.
• Capacidad de negociación.
• Capacidad de observación.
• Claridad en la comunicación oral y escrita.
• Comportamiento ético.
• Concentración.
• Conciencia de los valores propios y de su entorno.
• Creatividad.
• Discreción.
• Estabilidad emocional.
• Facilidad para trabajar en equipo.
• Imaginación.
• Iniciativa.
• Objetividad.
• Respeto a las ideas de los demás.
• Sentido institucional.
• Saber escuchar.
RESPONSABILIDAD PROFESIONAL.
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para
determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en la auditoría
administrativa, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.
Para este efecto, debe poner especial cuidado en:
• Preservar su independencia mental.
• Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional.
• Cumplir con las normas o criterios que se le señalen.
• Capacitarse en forma continua.
También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a
sus juicios, porque en todo momento debe preservar su autonomía e imparcialidad. Esta
actitud de independencia otorgará el valor y consistencia necesarios a su participación. Es
conveniente señalar que los impedimentos a los que se puede enfrentar son de dos tipos:
personales y externos. Los primeros son circunstancias que recaen específicamente en el
auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño. Entre éstas se destacan
las siguientes:
• Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se
debe auditar.
• Interés económico personal en la auditoría.
• Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas.
• Relación con instituciones que interactúan con la organización.
• Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o no ética.
Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor para llevar a cabo su
función de manera puntual y objetiva, a saber:
• Injerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la
ejecución de la auditoría.
• Interferencia con los órganos internos de control.
• Recursos limitados que pueden desvirtuar el alcance de la auditoría.
• Presión injustificada para propiciar errores.
En estos casos, el auditor tiene el deber de informar a la organización su situación para
que se tomen las providencias necesarias. Por último, el auditor no debe olvidar que la
credibilidad de su función y proyección personal están sujetas a la medida en que afronte
su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales, tales como:
Objetividad Mantener una visión independiente de los hechos, lo cual significa evitar la
formulación de juicios sin sólidos fundamentos o caer en omisiones que alteren de alguna
manera los resultados de su trabajo.
• Responsabilidad Observar una conducta profesional, es decir, cumplir con sus tareas de
manera oportuna y eficiente.
• Integridad Preservar sus valores por encima de las presiones.
• Confidencialidad Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o
de intereses ajenos.
• Compromiso Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización
para la que presta servicios.
• Equilibrio No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
• Honestidad Aceptar su condición y aportar su mejor esfuerzo con sus propios recursos,
evitando compromisos o tratos de cualquier tipo.
• Institucionalidad No olvidar que la ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la
organización a la que pertenece.
• Criterio Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. • Iniciativa Asumir
una actitud y capacidad de respuesta ágil y eficaz.
• Imparcialidad No involucrarse en forma personal en los hechos, esto es, conservar la
objetividad al margen de preferencias personales.
• Creatividad Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.
ÉTICA.
Uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, que a veces se
considera de manera multidimensional, es el relativo a la ética, quizá porque se considera
intrínseco al comportamiento y a las relaciones de trabajo. Sin embargo, es determinante
para el individuo y su medio, ya que de ella dependen la claridad y la transparencia de las
acciones que de una u otra manera se traducen en hechos.
La ética, entendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los
valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad,
lealtad, franqueza, integridad, respeto por los demás y sentido de responsabilidad,
constituye uno de los pilares de las normas de actuación de cualquier organización, sin
importar su actividad y entorno.
Desde un punto un punto de vista organizacional, la ética puede definirse como el
conjunto de principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de
los negocios.
Estos principios y normas forman parte de los códigos de ética o conducta que los
colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el
periodo de formación académica y, posteriormente, en el transcurso de la vida
profesional.
METODOLOGÍA
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de
actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en
forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con
que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la
información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones,
situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y
seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se la ha dividido en etapas, en
cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para
que las iniciativas guarden correspondencia con los planes. De conformidad con lo que se
ha explicado hasta aquí, las etapas que integran la metodología son:
• Planeación
• Instrumentación
• Examen
• Informe
• Seguimiento
PLANEACIÓN
La planeación se refi
ere los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría
administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de
información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sea
suficiente, pertinente y relevante.
OBJETIVO
En esta etapa, el propósito de la auditoría administrativa es establecer las acciones que
se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada,
tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y
forma los objetivos establecidos.
FACTORES A REVISAR
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes: el proceso
administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. En el
primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los
componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un análisis lógico de la
organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y
congruente.
Este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la
esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la
organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos,
proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visión de conjunto de
la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relación con su objeto o
atribución sustantiva.
En el segundo caso se incluye una relación de los elementos específicos que
complementan el proceso administrativo. Tales elementos específicos se asocian con
atributos fundamentales que enmarcan su fi n y función, lo que permite determinar su
contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.
PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA
Planeación
• Visión • Misión • Objetivos • Metas • Estrategias/tácticas • Procesos • Políticas •
Procedimientos • Programas • Enfoques • Niveles • Horizonte
PROPÓSITO ESTRATÉGICO: Definir el marco de actuación de la organización
1.- ETAPA Organización: PROPÓSITO ESTRATÉGICO (Diseñar e instrumentar la
infraestructura para el funcionamiento de la organización)
• Estructura organizacional • División y distribución de funciones • Cultura organizacional •
Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos
técnicos de apoyo
2.- ETAPA Dirección: PROPÓSITO ESTRATÉGICO (Tomar las decisiones pertinentes
para regular la gestión de la organización)
• Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos y equipos de trabajo • Manejo del
estrés, el conflicto y la crisis • Tecnología de la información • Toma de decisiones •
Creatividad e innovación
3.- ETAPA Control: PROPÓSITO ESTRATÉGICO (Medición del progreso de las acciones
en función del desempeño)
• Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso • Áreas de aplicación • Herramientas • Calidad
FUENTES DE INFORMACIÓN
Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la
información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
a. Internas
• Órganos de gobierno
• Órganos de control interno
• Socios
• Niveles de la organización
• Unidades estratégicas de negocio
• Órganos colegiados y equipos de trabajo •
Sistemas de información
b. Externas
• Órganos normativos (oficiales y privados)
• Competidores actuales y potenciales
• Proveedores actuales y potenciales
• Clientes o usuarios actuales y potenciales
• Grupos de interés
• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro
• Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias
y de calidad
• Redes de información en el mercado global
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Una vez que se ha definido la dirección y los factores que se auditarán, la secuencia
lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para
determinar la situación administrativa de la organización.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.
Este procedimiento puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias,
acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los
problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva.
Este acercamiento inicial demanda mucha precisión, ya que la información tiene que
analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión cuando se interprete
su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta
los siguientes criterios:
• Determinar las necesidades específicas.
• Identificar los factores que requieren de atención.
• Definir estrategias de acción.
• Jerarquizar prioridades en función del fi n que se persigue.
• Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
• Especificar el perfil del auditor.
• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.