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Tema
“DISEÑO DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y SU INCIDENCIA EN LA EFICIENCIA Y
EFICACIA DE PROCESOS PARA EL ÁREA DE SECRETARÍA
DEL COLEGIO TÉCNICO FISCAL PROVINCIA DEL AZUAY
DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.”
Autora
Srta. María Auxiliadora Sánchez Olaya
Directora:
Priscila Paredes Floril Ing. Com., MSC
EQUIVALENTE A: ………………………………………………..
Asignado: ………………………………………………..
3
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD
DEDICATORIA
En mi inteligencia y capacidad.
AGRADECIMIENTO
Esta tesis de auditoría, si bien ha requerido de esfuerzo y mucha dedicación por parte
de la autora y su director de tesis, no hubiese sido posible su finalización sin la
cooperación desinteresada de todas y cada una de las personas que a continuación
citaré y muchas de las cuales han sido un soporte muy fuerte en momentos de
angustia y desesperación.
Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar conmigo en cada paso que
doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino
aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de
estudio.
A mi dulce amor Franklin que se comportó como un amigo, por su apoyo, ánimo,
cariño, por compartir conmigo muchos momentos tanto alegres como tristes, por
tener siempre tendida su mano amiga, por escucharme, en fin, por darme cariño,
amor y amistad desde el día en que me conoció.
En general quisiera agradecer a todas y cada una de las personas que han vivido
conmigo la realización de esta tesis, con sus altos y bajos y que no necesito nombrar
porque tanto ellas como yo sabemos que desde los más profundo de mi corazón les
agradezco el haberme brindado todo el apoyo, colaboración, ánimo y sobre todo
cariño y amistad.
6
ÍNDICE GENERAL
Portada I
Página de Jurado II
Página de declaratoria de responsabilidad III
Página de dedicatoria IV
Página de agradecimientos V
Índice General VI
Índice de Tablas X
Índice de Gráficos XI
Índice de Imágenes XII
Resumen XIII
Summary XIV
Introducción 1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Manual – definición 8
Tipos de manuales 9
Objetivo del manual 16
Importancia del manual 16
Utilidad del manual 17
Políticas - definición 18
7
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Modalidad de la investigación 37
Modalidad cualitativa 37
Modalidad cuantitativa 37
Análisis documental 38
8
Observación directa 38
Observación indirecta 38
Encuesta 38
Unidades de observación 39
Población 39
Muestra 42
Operacionalización de las variables 44
Variables dependientes 44
Variable independiente 44
CAPÍTULO IV
ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS
Resultados del análisis documental 45
Proyecto educativo institucional (P.E.I.)
Breve historia del Colegio Técnico Fiscal Provincia del 45
Azuay
Infraestructura y materiales con que cuenta el Colegio 47
Técnico Fiscal Provincia del Azuay
Organigrama del Colegio Técnico Fiscal Provincia del 51
Azuay
Resultados de observación directa 52
Resultados de observación indirecta 56
Conocimiento del Sistema Informático Visual School 56
Descripción de los módulos que contiene 57
Registro 58
Transacción 60
Proceso 63
Informe 64
Áreas que lo manejan 66
Resultados de encuestas realizada a maestros 69
Encuesta realizada a estudiantes 79
9
CAPÍTULO V
PROPUESTA
Introducción 87
Objetivo 87
Alcance 87
Políticas 88
Funciones específicas 89
Mapa de proceso 90
Gestión para elaboración de un manual de políticas y
procedimientos. 91
PROCEDIMIENTO 1
GENERACIÓN DE INFORMACIÓN SOLICITADA
Objetivo 97
Políticas 97
Desarrollo del procedimiento 98
Flujograma 101
PROCEDIMIENTO 2
GESTIÓN PARA LA ELABORACIÓN DE
BOLETINES DE CALIFICACIONES
Objetivo 103
Políticas 103
Desarrollo del procedimiento 104
Flujograma 109
PROCEDIMIENTO 3
GESTIÓN PARA LA ELABORACIÓN Y ENTREGA
DE ACTAS DE GRADO
Objetivo 111
10
Políticas 111
Desarrollo del procedimiento 112
Flujo grama 116
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones 117
Recomendaciones 118
Bibliografías 119
Anexos 121
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1
Delimitación del proyecto 7
TABLA 2
Infraestructura del Colegio Técnico Fiscal Provincia Del 47
Azuay
TABLA 3
Materiales del Colegio Técnico Fiscal Provincia Del Azuay 48
TABLA 4
Autoridades del plantel 49
TABLA 5
Personal docente del plantel 49
11
TABLA 6
Personal administrativo 50
TABLA 7
Análisis F.O.D.A. 54
12
ÍNDICE DE GRÁFICOS
#1
#2
#3
#4
#5
#6
#7
#8
13
#9
# 10
Pregunta # 1
Pregunta # 2
Pregunta # 3
Pregunta # 4
Pregunta # 5
Pregunta # 6
Pregunta # 7
14
ÍNDICE DE IMÁGENES
IMAGEN 1
VISUALIZACIÓN DE SISTEMA VISUAL SCHOOL 56
IMAGEN 2
VISUALIZACIÓN DE MÓDULO DE SECRETARÍA 57
IMAGEN 3
CONTENIDO DE SUB-MÓDULO REGISTRO 58
IMAGEN 4 61
SUBMÓDULO TRANSACCION
IMAGEN 5
SUBMÓDULOPROCESO 63
IMAGEN 6
SUBMÓDULO INFORME 64
IMAGEN 7
VISUALIZACIÓN DEL CONTROL DE ACCESO DEL 66
MÓDULO DE SECRETARÍA
IMAGEN 8
VISUALIZACIÓN GENERAL DE MÓDULOS DEL 67
SISTEMA VISUAL SCHOOL
IMAGEN 9
VISUALIZACIÓN DE ACCESOS DEL MÓDULO DE 68
COLECTURIA
15
AUTORA:
María Auxiliadora Sánchez Olaya – princesita22@hotmail.com
TUTOR:
Ing. Priscila Paredes Floril – pparedes@ups.edu.ec
RESUMEN
El presente trabajo se desarrolla para brindar una educación integral con el desarrollo
de la personalidad, hábitos intelectuales, técnicas de trabajo, conocimientos técnicos,
y capacidades creativas, analizando los procesos actuales del departamento de
secretaria, con el objetivo de estandarizar las actividades que desempeñan los
docentes con normas claras de desempeño, asumidas por todas las autoridades
competentes de la institución, para que propicien un modelo de comunicación basado
en el respeto, con un grupo humano comprometido en su labor institucional. El
desarrollo de un diseñode manual de políticas y procedimientos administrativos
busca agilizar las actividades operativas y los procesos de revisión y supervisión por
parte de la administración lo que dará un alto crecimiento en el establecimiento, es
por ello que el Colegio Técnico Provincia del Azuay, consideró la importancia de
contar con un manual de procedimientos que normen sus principales actividades de
manera que al incrementar el número de alumnos sea más ágil y mejorar el desarrollo
global de la institución. La metodología empleada comprende la investigación
descriptiva, documentaria, explicativa, la observación directa y entrevistas realizadas
a docentes y estudiantes del plantel.
16
TOPIC: "Design manual administrative policies and procedures and their impact on
the efficiency and effectiveness of processes for secretarial area Technical College
Del Azuay Province city of Guayaquil"
AUTHOR:
María Auxiliadora Sánchez Olaya - princesita22@hotmail.com
TUTOR:
Ing. Priscila Paredes Floril - pparedes@ups.edu.ec
ABSTRACT
The present work is developed to provide a comprehensive education in personality
development, intellectual habits, work skills, expertise, and creative abilities,
analyzing current processes secretary department, in order to standardize the
activities performed by the teachers with clear performance standards, assumed by
all competent authorities of the institution, to encourage a model of communication
based on respect, with a group of people engaged in institutional work. The design
development of a policies and procedures manual seeks to streamline administrative
and operational activities for the review and oversight by the administration which
will give a high growth in the establishment, which is why Technical College Azuay
Province, considered the importance of a manual of procedures that regulate its main
activities so that increasing the number of students is more agile and improve the
overall development of the institution. The research methodology includes
descriptive, documentary, explanatory, direct observation and interviews with
teachers and students on campus.
17
INTRODUCCIÓN
Generalmente, los problemas administrativos surgen cuando hay que definir las
actividades a realizarse, designar a las personas idóneas para desarrollarlas, así como
la disponibilidad de recursos para ejecutar los procesos que se derivan del plan
establecido inicialmente.
CAPÍTULO I
TEMA:
“Diseño del manual de políticas y procedimientos administrativos y su
incidencia en la eficiencia y eficacia de procesos para el área de secretaría del
colegio técnico provincia del Azuay de la ciudad de Guayaquil”
PROBLEMA:
Esto sucede debido a que no se cuenta con un documento formal que le indique las
actividades políticas y sus procedimientos a seguir para el mejoramiento de
eficiencia y eficacia de los procesos.
Además el Colegio Fiscal Técnico Provincia del Azuay cuenta con un sistema
informático denominado VISUAL SCHOOL y está compuesto por 2 módulos, uno
de ellos destinado al departamento de Colecturía, el mismo que no es utilizado al
100%.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Objetivos Específicos:
HIPÓTESIS
JUSTIFICACIÓN
Al analizar las necesidades que tiene el Colegio Técnico Fiscal Provincia del Azuay,
propongo realizar un “Diseño del manual de políticas y procedimientos
Administrativos y su incidencia en la eficiencia y eficacia de procesos para el
área de Secretaría, con la finalidad de poder cumplir con los objetivos propuesto y
mejorar la atención a la comunidad estudiantil.
DELIMITACION
DELIMITACIÓN
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
MANUAL
Hamilton, A. (2006):
Los Manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir
conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada
hasta ese momento sobre un tema.
TIPOS DE MANUALES
Hamilton, A. (2006) :
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance
Por su contenido
De organización.
De políticas.
De procedimientos.
De personal.
De ventas.
De producción o ingeniería.
De finanzas.
Otras funciones.
Manuales de organización
Los manuales de organización se usa donde se desea una descripción detallada de las
relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la
organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos
inscritos en el cuadro.
Manuales de política
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que
estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen los 10 (ó
10,000) mandamientos de la compañía. Los manuales muchas veces incluyen una
declaración de objetivos de la empresa y otros “slogans” que expresan una política.
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber
manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o
uno sobre políticas generales.
Manuales de procedimientos
Además se cataloga como el libro de los “comos”. “Como resolver una reclamación
de un cliente”.
29
Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos
mencionados no resulten siempre bien definidos. Alguno de los manuales de oficina
parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.
Manuales de técnicas
Manuales de puestos
También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores,
los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de
puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben
ejecutarse, es un manual de organización y procedimientos al mismo tiempo, es
decir, es un manual de contenido múltiple.
Manuales de personal
Manuales de finanzas
Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones
numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los
bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los
niveles de la administración.
Manuales generales
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
MANUAL DE POLÍTICAS
El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los
ejecutivos en la toma de decisiones.
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los
empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con
la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se
refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación
y programación de carrera de empleados, derechos, obligaciones, etc.
Los manuales son de gran utilidad ya que cuenta con varias ventajas que se menciona
a continuación:
POLÍTICAS
DEFINICION DE POLÍTICAS
Otras definiciones:
c) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un
mismo tipo.
Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus
cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas
circunstancias.
Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente
los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.
Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar
libremente.
Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los
niveles.
El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para
ubicar en su puesto nuevos empleados.
Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas
disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece
cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.
Las políticas ayudan a evitar lentitud, defectos y sobre todo pérdida de tiempo en las
principales actividades y procesos de la organización. Las políticas son como
linternas en la oscuridad, porque permiten visualizar un camino claro, preciso y
seguro para las actividades cotidianas, sobre todo, en los puntos críticos donde se
requiere una decisión.
Al estar relacionadas directamente con personas, las políticas surgen en todas las
actividades en que las personas se desenvuelven dentro de la organización:
Planes.- En planes para controlar y reducir costos, para eliminar desperdicios, para
desarrollar proveedores, para mejorar la comunicación, para impartir capacitación,
etc.
PROCEDIMIENTOS
DEFINICIÓN
Para la informática, un procedimiento efectivo está formado por pasos que se repiten
y que tienen la capacidad de ser determinantes. Esto supone que los mismos valores
de salida producirán siempre (o sea, determinarán) los mismos valores de entrada.
que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora
de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como
son:
Tratamiento de No Conformidades
Auditoría Interna
Sistema de Mejora
Control de la documentación.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función
del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de
Información Turística, Convención Bureau, etc., ya que existe una norma específica
para cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la norma ISO que es igual
para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.
Las políticas dicen “que hacer” y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso
“Como hacerlo”.
Tanto las políticas, como los procedimientos deben tener un propósito bien definido.
Por lo cual al momento de desarrollarlas es muy importante no perder de vista el
propósito correspondiente.
DIAGRAMAS DE FLUJO
DEFINICIÒN
Los diagramas de flujos son medios gráficos que sirven principalmente para:
Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de procedimientos,
debido a que por su sencillez graficas permiten ahorran muchas explicaciones. De
derecho, en la práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente
herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento.
Revisa la
INICIO documentación
Recibe la orden
Tiene NO
de compra Solicita a
orden de
compra compras la
aprobad aprobación
a
Entrega el
pedido
SI
Entrega la
demás
documentación Paga al proveedor
a contabilidad el día que le
corresponde
FIN
Fuente: Hamilton A. Manual de Políticas y Procedimientos
Facilitan la comunicación
LOS FORMATOS
DEFINICIÒN
Los formatos son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente
para realizar información y evidencia relacionadas con el sistema de trabajo de la
organización.
Forman parte de la normalización de la organización.
Los formatos tienen que ver con: clientes, proveedores, procesos, colaboradores,
gerencias, direcciones, sindicatos, gobierno, comunidad, etc.
10. Depurar toda la papelería para evitar contaminación de confusión con los
nuevos formatos y por lo cual, es conveniente destruir todo lo que sea
obsoleto.
11. Definir el tiempo que se debe guardar los formatos llenos (registros y
evidencias). Este tiempo debe estar claramente estipulado en alguna política y
debe estar en función del tipo particular de registro, de acuerdo al
requerimiento legales, fiscales, contractuales o directivos.
52
Los formatos forman parte de los manuales, por lo que es importante que en una
sección claramente definida se anexen, presentando un formato lleno como ejemplo
y cuando se considere conveniente, también su instructivo de llenado. En algunas
ocasiones, los formatos son anexados diariamente junto con alguna política o
procedimiento.
Es importante que también los formatos, por políticas también sean revisados con
alguna frecuencia. Una frecuencia razonable es hacerlo cuando menos una vez al
año. Además, es conveniente conocer a simple vista el nivel de revisión que tienen
los documentos agregándole algún código especial.
Porque es una de las mejores herramientas para administrar una organización. Sirve
para transmitir completamente y efectivamente la cultura organizacional a todo el
personal de nuevo ingreso y documentan la experiencia acumulada por la
organización a través de los años en beneficio de sí mismo.
53
Manual de Calidad
Manual de Políticas y Procedimientos
Manual de Organización
Manual de métodos y otros manuales dependiendo del negocio
54
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Modalidad Cualitativa
Modalidad Cuantitativa
Para el estudio del proyecto en gestión se elaboró dos encuestas, una a los
profesores para analizar la factibilidad de la elaboración de un manual de políticas
y procedimientos aplicado al departamento de secretaría, y otra a los alumnos para
analizar el comportamiento del personal de secretaría hacia estudiantes.
UNIDADES DE OBSERVACION
POBLACIÓN
1210 estudiantes y
67 Personal Administrativo
Alumnos
El Colegio se encuentra ubicado en una zona urbana marginal y cuenta con una
población de 1.210 estudiantes distribuidos de la siguiente manera:
57
# # # Total de
Curso Especialización estudiantes estudiantes estudiantes
varones mujeres
8vo. “A” 27 27 54
8vo. “B” 29 22 51
8vo. “C” 21 30 51
8vo. “D” 28 25 53
8vo. “E” 41 14 55
8vo. “A” Nocturna 12 10 22
9no. “A” 26 24 50
9no. “B” 27 23 50
9no. “C” 20 33 53
9no. “D” 24 23 47
9no. “A” Nocturna 14 08 22
10mo. “A” 24 25 49
10mo. “B” 27 23 50
10mo. “C” 23 26 49
10mo. “A” Nocturna 20 03 23
1er. Diversificado Común “A” 23 23 46
1er. Diversificado Común “B” 22 23 45
1er. Diversificado Común “C” 24 25 49
1er. Diversificado Común “D” 16 32 48
1er. Diversificado Común “E” 24 21 45
2do. Diversificado Contabilidad 14 25 39
2do. Diversificado Aplicaciones Informáticas 34 26 60
2do. Diversificado Comercialización y Ventas “A” 12 19 31
2do. Diversificado Comercialización y Ventas “B” 7 23 30
3ero. Diversificado Contabilidad 25 27 52
3ero. Diversificado Aplicaciones Informáticas 30 18 48
3ero. Diversificado Comercialización y Ventas “A” 8 30 38
TOTAL 602 608 1210
58
Jornada Vespertina, Se encuentra el Ciclo Básico y está compuesto por 8vo., 9no. y
10mo. Curso. Con 612 estudiantes.
Personal Administrativo
La población del personal administrativo del Colegio Provincia del Azuay está
compuesto por: Personal Docente, Limpieza, Seguridad y Administrativo el mismo
que está distribuido de la siguiente manera:
Personal docente: 52 maestros
1 Vicerrector
2 Inspectores
1 Laboratorista de Computación
1 Psicopedagoga
1 Enfermera
59
MUESTRA
Alumnos
Como análisis de los datos antes proporcionados se obtiene las siguientes
proporciones:
La muestra a utilizar en este estudio son los alumnos que se encuentran en 3er. Año
Diversificado que representa un 11,40% de la población total del alumnado. Se
escogió a este grupo de alumnos por cuanto en su gran mayoría oxilan de entre los 16
a 18 años de edad y tienen más capacidad de detectar los problemas y conocen los
cambios que necesita la institución.
60
Profesores
Como análisis de los datos antes proporcionados se obtiene las siguientes
proporciones:
Personal docente
75%
Personal de
Limpieza
3%
Personal
de Personal
segurida Administrativo
d 2%
3%
Colector/Auxiliar de
Colecturía
Inspectores 3%
Enfermera 3%
1% Vicerrector
Orientadores 2%
Psicopedagoga Vocacionales/ 1 por Secretaria/Auxili
1% jornada ar de Secretaria
Laboratorista de 3%
Computación 3%
1%
Variables Dependientes.
cómo hacerlo.
Variable Independiente.
secretaría.
CAPÍTULO IV
El Colegio Técnico Fiscal Provincia del Azuay, fue fundado el 26 de Mayo de 1.975,
mediante decreto ejecutivo 441-B, se inició en la ciudadela La Chala con 19
profesores y 300 alumnos aproximadamente, solo con ciclo básico en la sección
vespertina, con el Lcdo. José Olaya Román como Rector Titular.
A partir del año lectivo 1976-1977, se legaliza el Ciclo Básico completo según
acuerdo # 2791 de fecha 19 de Octubre de 1982, desde entonces el citado Colegio se
ha desarrollado normalmente solo con Ciclo Básico, pero por la demanda que existía
de matrículas para el Ciclo Diversificado, a partir del año 1983en las
especializaciones de secretariado español y contabilidad, según acuerdo # 1540 de
fecha 7 de septiembre de 1986.
en el año lectivo 1985-1986 se crea el funcionamiento del segundo curso del ciclo
diversificado de bachillerato técnico en comercio y administración especialización
contabilidad y secretariado español, con acuerdo # 201 de fecha 20 de febrero de
1985.
a partir del año lectivo 1986-1987, según acuerdo # 571 de fecha 17 de marzo de
1986 se crea el tercer curso del ciclo diversificado, bachillerato técnico en comercio
y administración especializaciones contabilidad y secretariado Español. De igual
forma según acuerdo # 010 de fecha 7 de Septiembre de 1998 autorizan para que en
periodo comprendido entre 1998-1999 hasta el 2000-2001 se creó Informática y
Computación como asignatura en el Ciclo Básico y Diversificado respectivamente.
Además con acuerdo # 01168 de fecha 20 de Octubre del 2000, autorizan que el
Colegio Provincia del Azuay el funcionamiento de nuevos cursos del Ciclo
Diversificado Bachillerato en Comercio y Administración especialización
Comercialización en las jornadas matutina y nocturna.
64
El Colegio Fiscal Técnico Provincia del Azuay, cuenta con una extensión de 36.000
metros cuadrados de terreno, de los cuales se ha construido varios bloques, que son
aulas de clase que corresponden a un 20% aproximadamente, también existen dos
canchas de indo – futbol construidas totalmente y por ultimo un gran espacio físico
corresponde al coliseo del plantel del cual no está culminada totalmente su
construcción, en el resto del espacio existen áreas verde para recreación del
alumnado, a continuación describo una tabla con la cantidad de m2 de cada pabellón
distribuido de la siguiente manera:
Además el Colegio Técnico Fiscal Provincia del Azuay cuenta con equipos,
herramientas, materiales, etc. a utilizar que están el servicio de los estudiantes,
docentes y personal administrativo en general: (VER ANEXO # 1)
El Colegio Técnico Fiscal Provincia del Azuay para llevar a cabo la labor educativa a
la comunidad es necesario contar con un excelente grupo de trabajo que está
compuesto de la siguiente manera:
66
AUTORIDADES
TABLA # 4 AUTORIDADES DEL PLANTEL
Prof. Gustavo Guerra Guerrero Rector
PERSONAL DOCENTE
TABLA # 5 PERSONAL DOCENTE DEL PLANTEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO
TABLA # 6 PERSONAL ADMINISTRATIVO
El Colegio Técnico Fiscal Provincia del Azuay cuenta con un equipo de trabajo en la
cual todos y cada uno de ellos aporta con sus enseñanzas y forma parte de esta gran
responsabilidad social como es el servicio a la educación, es por ello que existen
diferentes actividades en la que todo el personal forma parte como se muestra en el
siguiente cuadro:
68
JUNTA GENERAL DE
DIRECTIVOS Y VICERECTORADO COMISIÓN
PROFESORES ADQUISICIONES FINANCIERA SECRETARÍA
INSPECCIÓN GENERAL
OFICINA COMISIÓN COLECTURÍA
PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
SUBINSPECCIÓN GENERAL
C INSPECTORES SERVICIOS
FUNCIÓN FUNCIÓN DE CURSO GENERALES
O FUNCIÓN
TÉCNICA
GESTIÓN PEDAGÓGICA
M
I DIRECTORES DE
S DISCIPLINA
ÁREAS
I COMISIÓN
PEDAGÓGICA CENTRO DE
CULTURA
O ESPECIALIZACIÓN RECURSOS DEL
N CONTABILIDAD UNIDADES APRENDIZAJE
JUNTA DE
DEPORTIVA EDUCATIVAS DE
E DIRECTORES
PRODUCCIÓN
S DE ÁREAS ESPECIALIZACIÓN
ASUNTOS INFORMÁTICA
ESTUDIANTILES C.O.B.E.
P
ESPECIALIZACIÓN
E COMERCIALIZACIÓN
LEGAL D.O.B.E
R . Y VENTAS
M
MÉDICO
A NUTRICIÓN
MATUTINA ESPECIALIZACIÓN
N VESPERTINA SECRETARÍADO BIBLIOTECA LABORATORIOS
E ASEO ORNATO
N ENFERMERÍA
T PRODUCCIÓN Y
E RELACIONES ORIENTACIÓN
S CONERCIALES
ALUMNOS – ALUMNAS
TRABAJO SOCIAL
DEPARTAMENTO
DE PASANTÍAS
ALUMNOS
FUNCIONES
institución.
FORTALEZAS DEBILIDADES
Personal profesional en áreas Falta de un manual para
específicas. funciones específicas del
Predisposición al trabajo personal administrativo.
(servir a la comunidad). No cuenta con suficiente
espacio físico adecuado.
Predisposición al cambio para Incremento excesivo de
mejoramiento de procesos. estudiantes.
Predisposición a capacitación Personal insuficiente para
de profesores para atender requerimientos de
mejoramientos. maestros y estudiantes.
Disposición a resolver Falta de mantenimiento de
problemas administrativos. equipos
Estabilidad Institucional y Pintura de colegio deteriorada.
funcional.
Se cuenta con el 50% de
infraestructura.
LXXIII
OBSERVACIÓN REALIZADA AL
SISTEMA INFORMÁTICO VISUAL SCHOOL
El sistema Visual School cuenta con dos grandes módulos que son:
REGISTRO
También bajo este módulo podemos ingresar las notas de manera personalizada, es
decir ingresando el apellido del alumno, curso y trimestre a ingresar y de manera
inmediata se observan todas las notas que faltan por ingresar.
TRANSACCIÓN
Apto para Grado.-Aquí se obtienen certificados aptos para grado, por lo general
este certificado lo solicitan los alumnos de 6to curso para separar cupo en la
universidad.
Trabajo Practico.-Este sub-módulo muy poco se lo utiliza pero sirve para emitir un
certificado si tiene o no trabajo practico previo a la graduación.
Acta de Grado.-Aquí se emiten las actas de grado del estudiantado de todos los
sextos cursos de las diferentes especializaciones, siempre que haya aprobado con
todos los requisitos previos a la incorporación.
PROCESO
IMAGEN # 5 SUBMÓDULOPROCESO
INFORME
IMAGEN # 6 SUBMÓDULOINFORME
Notas por Materias.-En este módulo se obtiene n listas con calificaciones de manera
trimestral o de forma general con los tres trimestres, estas listas sirven para el archivo
físico de calificaciones anual que se elaboran año a año, también estas listas son de
LXXXII
mucha utilidad para darnos cuenta de cuantos alumnos están con promedios menores
a 40 puntos
Notas por Curso.-Aquí se generan listas de forma general, es decir obtenemos listas
por curso en donde se observan todas las materias del curso y notas de forma general
con la suma de calificación de los tres trimestres, esta herramientas nos ayuda a saber
con cuanto promedio el estudiante se presenta para el examen supletorio.
Estas listas también indica el estado del estudiante es decir si está aprobado,
supletorio, notas incompletas etc. Pues esto es de gran importancia al momento de
elaborar los cuadros estadísticos que año a año nos exige el ministerio de educación
para sus estadísticas anuales provinciales.
Abanderados.-Con este ítems se podrá obtener la lista de los mejores alumnos del
plantel de acuerdo al grado de calificaciones que cada uno de ellos obtenga durante
su vida estudiantil.
Existen dos módulos que cuenta el Sistema Informático Visual School, el cual es
utilizado en un 99% el Módulo de Secretaría, ya que el Módulo de Colecturía no es
utilizado en ningún porcentaje por falta de conocimiento del personal del área y a su
vez por falta de recursos económicos para su capacitación y desarrollo del mismo.
Las personas que manejan el módulo de Secretaría es por lo general la Srta. Dolores
Velarde Toscano, Secretaría Titular del Plantel, y su auxiliar cuando lo requiera,
como se observa en la siguiente imagen.
Como se aprecia en esta imagen # 7,la Srta. Velarde es la única persona que tiene el
control de acceso a todo el módulo de Secretaría, es decir solo ella es la única
persona que puede tener acceso a ingresar datos como calificaciones y notas en
general y a su vez corregirlos si hubiere alguna modificación, esto hace un poco que
sus actividades principales como la atención al público sean un poco lenta por la gran
cantidad de trabajo que se maneja la Srta. Velarde.
Además del módulo de Secretaría, el Sistema Informático Visual cuenta con varios
accesos que facilitaría las actividades de varios departamentos tales como inspección
general, orientación vocacional, biblioteca, etc. (VER IMAGEN # 8).
Como se observa en la siguiente imagen existen varios sub-módulos que podrían ser
utilizados en el departamento de colecturía y así agilizar las actividades del
mencionado departamento.
de las pasantías, empresa donde realiza las pasantías el estudiante, etc. (VER IMAGEN
# 9)
RESULTADOS DE ENCUESTAS
ENCUESTA REALIZADA A MAESTROS
GRÁFICO # 4
SI
NO 40%
60%
GRÁFICO # 5
SI
100%
Como se puede apreciar en el cuadro estadístico anterior vemos que el 100% de los
maestros encuestados están de acuerdo con la elaboración de un manual de políticas
y procedimientos porque agilitarían los procesos del departamento de secretaría.
LXXXVIII
GRÁFICO # 6
NO
SI
7%
93%
GRÁFICO # 7
NO
33%
SI 67%
Según estos datos el 67% de los maestros encuestados han realizado actividades que
no corresponden a su cargo, según ellos explican que se refieren a que no realizan
enseñanzas de acuerdo a sus títulos universitarios y realizan enseñanzas de diversas
cátedras. Mientras que el 33% de los maestros consideran que exclusivamente se
decidan a realizar actividades acode a su enseñanza.
XC
GRÁFICO # 8
NO
37%
SI
63%
GRÁFICO # 9
NO
10%
SI
90%
El 90% de los encuestados consideran que es factible que los maestros ingresen notas
directamente al Sistema Visual School porque así les facilitaría el cálculo de notas
trimestral de cada alumno y a su vez evitarían los errores de cálculo, en contraparte
el10% de los usuarios considera que no es fácil por la falta de conocimiento y
manejo del programa antes mencionado.
XCII
GRÁFICO # 10
SI
30%
NO
70%
GRÁFICO # 11
SI
10%
NO
90%
Del 100% de los maestros encuestados el90% opinan que la relación que existe entre
compañeros es más funcional porque intercambian ideas, disuelven problemas,
consultan información sobre diferentes temas de competencia de la entidad, Mientras
que el 10% dicen que las relaciones son más jerárquicas porque realizan actividades
relacionadas con la entidad, es decir acuden a la institución para hacer seguimiento a
trámites ya radicados.
XCIV
GRÁFICO # 12
NO
33%
SI
67%
GRÁFICO # 13
SI
37%
NO
63%
Del total de los docentes el 63%, respondió que no han puesto tareas de otros
maestros porque consideran que esas son sus tareas enseñar, sin embargo el 37%
respondió que si existe sobrecarga laboral debido a que dictan cátedras que no les
corresponden y hasta laboran más de 40 horas semanales como lo indica ley por
cubrir el déficit de maestros.
XCVI
GRÁFICO # 14
NO
18%
SI
82%
GRÁFICO # 15
NO
26%
SI
74%
GRAFICO # 16
Muy Bien
18%
Bien
48%
Para medir la calidad del servicio para atención al público del departamento de
secretaría se evaluaron las siguientes parámetros tales como: bien, muy bien,
excelente, correcto, mal y muy mal. De los estudiantes encuestados opinaron lo
siguiente:
El servicio fue calificado con un 48% de los estudiantes como un buen servicio, un
45% lo califico entre correcto, muy bueno y excelente, situación que permite
evidenciar la satisfacción de los usuarios con el servicio que ofrecen la secretaría del
plantel.
GRAFICO # 17
NO
12%
SI
88%
Del total de los estudiantes encuestados el 88%, respondió que la secretaría del
plantel desarrolla sus funciones con eficiencia y eficacia, contra un 12% que expreso
que sus funciones no las desarrolla con eficiencia debido a la gran cantidad de
alumnos por atender siendo una solo personal en el departamento
C
GRAFICO # 18
NO
23%
SI
77%
GRAFICO # 19
NO
16%
SI
84%
GRAFICO # 20
SI
97%
La gran mayoría de los encuestados es decir un 97% testifican que si entregan los
reportes de calificaciones de acuerdo al cronograma de actividades a desarrollarse
trimestralmente, mientras que una minoría expresan que no es si esto es un 3% de los
encuestados.
CIII
PREGUNTA # 8
Dentro del proceso constante de mejora de la calidad, los estudiantes del Colegio
Fiscal Provincia del Azuay mencionan las siguientes recomendaciones:
Que haya un excelente servicio de parte del área de secretaría, con un alto grado de
calidad profesional de parte de sus funcionarios.
Procurar una mayor coordinación entre los profesores y el área de secretaría, para
evitar información errónea.
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
Tema:
Objetivo
Alcance
POLÍTICAS
Los cambios que se efectúen en los formatos que no afecten las actividades
de los procesos, deberán ser autorizados por la Titular de la Secretaría del
Plantel y sustituidos en el presente documento para su difusión.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Las demás que señalen otros ordenamientos legales y las que le encomiende
el Rector de la Institución.
CVII
MAPA DE PROCESO
DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA
MACROPROCESO
Gestión para Elaboración de
un Manual de Políticas y
procedimientos
PROCESO
Oorganización de actividades del
Departamento de Secretaria dirigida a:
Personal Administrativo, Docentes,
Alumnado, padres de Familia y Comunidad
en General.
Procedimiento No.3
Gestión para la
Elaboración y entrega de
Actas de grado
CVIII
DIRIGIDO A:
• DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA
FECHA DE ELABORACIÓN
ELABORADO POR: APROBADO POR: Agosto del 2013
Srta. Sánchez Olaya Ing. Priscila Paredes
VERSIÓN:
María Auxiliadora Floril
Primera
CX
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA PAG. 2
INSTITUCIÓN: COLEGIO TÉCNICO PROVINCIA DEL
AZUAY
ÍNDICE GENERAL
Introducción Pag. 3
Objetivos General Y Alcance Pag. 4
Pag. 5
Procedimiento # 1
GENERACIÓN DE INFORMACIÓN SOLICITADA
Objetivos y Políticas Pag. 6
Procedimientos Pag. 7
Flujograma Pag. 10
Pag. 11
Procedimiento # 2
GESTIÓN PARA LAELABORACIÓN DE BOLETINES
DE CALIFICACIONES
Objetivos y Políticas Pag. 12
Procedimientos Pag. 13
Flujograma Pag. 18
Pag. 19
Procedimiento # 3
GESTIÓN PARA LAELABORACIÓN Y ENTREGA DE
ACTAS DE GRADO
Objetivos y Políticas Pag. 20
Procedimientos Pag. 21
Flujograma Pag. 25
CXI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA PAG. 3
I. Introducción
CXII
INTRODUCCIÓN
Este documento deberá ser revisado periódicamente y realizar las modificaciones que
se requieran en las estructuras organizacional y funcional, a fin de que norme
adecuadamente la operación real del Colegio Técnico Fiscal Provincia del Azuayy de
esta manera mantener lo actualizado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA PAG. 4
II. Objetivo y Alcance
CXIII
OBJETIVO GENERAL
ALCANCE
El presente manual será puesto en práctica de manera diaria para los docentes que
participan en los ingresos de calificaciones de los estudiantes, tanto el personal de
ciclo básico, como ciclo diversificado. Además las actividades relacionadas al área
de secretaría también estarán controladas por el manual.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO # 1
CXIV
GENERACIÓN DE INFORMACIÓN
SOLICITADA
.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Proporcionar información oportuna y confiable a estudiantes, padres de familia e
institución es para la toma de decisiones.
POLÍTICAS
Toda información relacionada con este procedimiento deberá ser
solicitada por escrito.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PAG. 8
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA
CXVII
PROCEDIMIENTO # 1: GENERACIÓN DE
INFORMACIÓN SOLICITADA
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO # 1: GENERACIÓN DE
INFORMACIÓN SOLICITADA
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PAG. 10
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA
CXIX
FLUJOGRAMA
SECRETARÍA GENERAL /
PARTICULAR RECTOR
SUBALTERNO
2 3
Recepción de Traslado de
INICIO solicitud de solicitud de
Información información
1
Elaboración de 3
solicitud de Traslado de
Información solicitud de
información
4
5 Asignación
Clasificación de para trabajar
información solicitud
solicitada
6
Recopilación de
Información
Solicitada
7
Análisis de la
Información
Recopilada
8
Elaboración del
informe solicitado
No
9
Entrega del
informe
si
¿Tod
o
10 esta
Revisión y bien?
si 11
validación del Validación del
informe informe
FIN 12
Copia para Entrega del
recibido Informe al
Usuario
CXX
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO # 2
GESTIÓN PARA LA
ELABORACIÓN DE BOLETINES DE
CALIFICACIONES
CXXI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Gestionar con eficiencia y eficacia la elaboración de boletines de calificaciones de
cada curso por medio de la integración de información ingresada por cada docente
del plantel.
POLÍTICAS
a) Tres notas parciales que pueden ser obtenidas por diferentes actividades tales
como: trabajos en clases, evaluaciones semanales, aportes, deberes,
elecciones orales y/o escritas, tareas escritas, presentación de cuaderno etc.
CXXII
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Creación de la información:
La información de calificaciones se genera al
Estudiantes
momento que los alumnos presentan sus tareas,
realizan sus pruebas respectivas y rinden sus
exámenes trimestrales. Con esta información se
aliméntala base y el banco de datos
respectivamente.
2 Alimentación y actualización de la base de datos:
La base de datos se actualiza trimestralmente por
medio del ingreso de calificaciones al sistema
visual school mediante la página web de la Docente
institución. El sistema contiene formatos
específicos para generar el acta de calificaciones
final.
3 Ingreso de información a los boletines:
La presente etapa constituye una guía para los
docentes, quienes hacen uso de esta herramienta
informática para el registro de notas de los
estudiantes:
- El docente abrirá el navegador de la página Docente
web de la institución www.cntpa@edu.ec,
el cual aparecerá una ventana, en el cual
cada profesor tendrá un usuario y una
contraseña que le permitirá ingresar la
información al sistema visual school.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
CXXIV
4 Integración de la información
El sistema Visual School comprueba la validez de
los datos ingresados, realizando automáticamente
Docente
los cálculos matemáticos para obtener los
promedios de cada estudiante y los almacena en la
base de datos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
CXXV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
8 Reproducción y aprobación de boletines
La secretaría realiza la impresión de los boletines
de calificaciones, y los traslada al rector del plantel
quien recibe y verifica que se haya cumplido con la
Secretaría/rector
información requerida, si está todo bien da su
aprobación sumillando los boletines y los traslada
al departamento de secretaría para su distribución,
caso contrario regresa al paso # 4
9 Distribución de boletines
La secretaría entrega los boletines de calificaciones
revisados y aprobados a los dirigentes de cada
Secretaría
curso quienes son los encargados de la distribución
delos boletines informativos al representante legal
de cada estudiante.
10 Verificación y reclamo de correcciones
El estudiante luego de recibir y verificar la
información que se encuentra en el boletín
calificaciones, y no está de acuerdo con sus notas,
Estudiantes
el representante legal del estudiante deberá solicitar
por escrito las correcciones necesarias al docente
responsable. Este reclamo deberá realizarlo en un
tiempo no mayor a 48 horas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
CXXVII
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESTUDIANTES/
DEPARTAMENTO
REPRESENTANTE DOCENTE RECTOR
DE SECRETARÍA
LEGAL
2
7
INICI Alimentación y
Entrega de
actualización de
O la base de datos Información
1
Creación de la
información 3
8-A
Ingreso de 8 Aprobaci
información a los Reproducción de ón de
boletines Boletines Boletines
4
Integración de la
información
5
Impresión de la
información
6
Validación y
Aprobación de la
Información
12
10 11 Autorizaci
Verificación y Solicitud de ón de
Reclamo de Corrección Correcci
Correcciones ón
9
Distribución de
Boletines
FIN
13
Corrección de
Información
14
Impresión de
Boletín
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO # 3
CXXIX
GESTIÓN PARA LA
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE
ACTAS DE GRADO
.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PAG. 20
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA
CXXX
OBJETIVO
Las actividades de la secretaría general del Colegio Fiscal Técnico Provincia Del
Azuay, están orientadas hacia la certificación de los actos administrativos de la
institución, contribuyendo al desarrollo y cumplimiento de los componentes del
proyecto educativo institucional, dirigidos al otorgamiento de títulos profesionales de
las diferentes especializaciones académicas del ciclo diversificado, como también a
la expedición de certificados, elaboración de actas, verificación de títulos, reportes de
nómina de graduados para el ministerio de educación y cultura, etc.
POLÍTICAS
Todas las calificaciones de los exámenes de grado escrito deberán ser
ingresada directamente al sistema visual school por el docente de cada
materia.
PROCEDIMIENTOS
ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Socializar fechas de grados
Elaborar y socializar la programación de fechas de
grados de los estudiantes, tanto en el sistema visual Secretaría
school como documentalmente para conocimiento
de los estudiantes.
2 Exámenes escritos de grado
Los alumnos rinden los exámenes escritos de grado
Estudiantes
que es uno de los requisitos indispensable para la
obtención del título de bachillerato.
3 Ingreso de notas de exámenes escritos de grado
Los docentes luego de calificar los exámenes
escritos de grado, deberán ingresar las notas al Docente
sistema visual school para el cálculo automático de
las notas de grado.
4 Impresión de la información
Una vez ingresada todas las calificaciones al
sistema visual school, se procede a generar el acta
Docente
de calificaciones de grados escritos, un documento
esencial para los archivos de apoyo que integran el
libro mayor de calificaciones.
5 Actas de calificaciones de exámenes escritos
La secretaría recíbelas actas de calificaciones
escritas de grados debidamente legalizadas,
Secretaría
remitidas por los docentes dentro de los plazos
establecidos por secretaría general
PROCEDIMIENTOS
ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
6 Chequeo de la historia académica
La secretaría revisa cada una de las historias
académicas de acuerdo a la lista de chequeo, que
cumplan con los requisitos académicos para grado Secretaría
estos son: las cuatro notas esenciales para la
obtención del título de grado, copia de cedula de
identidad, etc.
7 Atender a egresados
-Informar verbalmente al graduando las
inconsistencias presentadas en la documentación.
-Informar al graduando el lugar, fecha y hora del
ensayo y ceremonia de grado. Secretaría
-Elaborar y entregar invitaciones (graduandos e
invitados), recomendaciones, formato para
diligenciamiento de la información para la toga y el
birrete.
8 Elaborar actas de grado original y copia
Verificar si las actas de grado se encuentran con su
respectiva numeración de acuerdo al listado de
graduados, observar si se encuentran con sus
Secretaría
respectivas notas de grados, números de cedula,
etc. Hacer una segunda verificación, realizar las
correcciones necesarias e imprimir actas originales
de grados con sus debidas copias ara archivo.
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
-Organizar y asignar el puesto correspondiente del
graduando para la ubicación en el salón de
ceremonia.
-controlar la asistencia de los miembros a la mesa
directiva
-imposición del escudo de la institución a los
graduandos
12 Entrega final de actas de grado
Finalmente luego de coordinar toda la ceremonia,
la secretaría del plantel es la encargada de ser el
maestro de ceremonia quien anunciara al Directivos
graduando y entregará las actas a los miembros de
la mesa directiva para la entrega final del acta al
estudiante.
CXXXV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO RECTOR Y
ESTUDIANTES DOCENTE
DE SECRETARÍA DIRECTIVOS
1
INICI Socializar fechas
de grados
O
2
Exámenes
Escritos de Grado
3 5
Ingreso de Notas Actas de
de Exámenes Calificaciones de
Escritos de Grado Exámenes Escritos
6
4
Chequeo de la
Impresión de la
Historia
información
Académica
7
Atender a
Egresados
9
8 Legalización de
Elaborar Actas de Actas de Grado
grado original y
copia
10
Elaboración
Nomina Oficial
de Graduados
11
Coordinar la
ceremonia de
grado
12
Entrega Final de
Actas de Grado
FIN
CXXXVI
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
2. Recomiendo además que para obtener una mejor entrega de calificaciones los
docentes deberán seguir los pasos rigorosamente tal como lo expresa el
presente proyecto.
4. Recomiendo además que para obtener una entrega de acta de grado eficiente,
los estudiantes deberán respectar las fechas indicadas en el cronograma, para
rendir los exámenes de grado y entregar a tiempo la información solicitada
por el departamento de secretaría tales como cedula de identidad, papeleta de
votación, etc.
CXXXVIII
BIBLIOGRAFIAS
WEBGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml/"
http://es.wikipedia.org/wiki/Procedimiento
http://definicion.de/procedimiento
http://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos
http://www.definicion.org/manual
CXL
ANEXOS
CXLI
ANEXO 1
Sala de computación
CXLII
SÍ NO
2.- ¿Cree Ud. que un manual de funciones para el área de secretaría agilitaría
los procesos?
SÍ NO
SÍ NO
SÍ NO ¿POR QUÉ?:………………
SÍ NO
CXLIII
6.- ¿Está de acuerdo con que el docente pueda ingresar directamente notas al
Sistema Visual School?
SÍ NO
SÍ NO
---------------------------------------------------
SÍ NO
10.- ¿Cree Ud. que le han correspondido tareas de otros maestros (sobrecarga
laboral), llevándolo al incumplimiento de sus funciones?
SÍ NO
¿POR QUÉ?:………………………………
CXLIV
Encuesta de Estudiantes
De antemano se agradece por brindar la información solicitada a su vez se pide
disculpas por las molestias ocasionadas. Como se conoce el Departamento de
Secretaria del Colegio Provincia del Azuay, se encuentra en un proceso de mejora
continua en la calidad del servicio prestado, para lo cual se requiere de la importante
colaboración de todos nuestros estudiantes, es por esto que se solicita nos informe
acerca de la percepción de la calidad del servicio recibido
4.- ¿La secretaria del plantel desarrolla las funciones con eficiencia y eficacia?
SÍ NO ¿POR QUÉ?:………
CXLV
SÍ NO ¿POR QUÉ?:……………..
------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------
CXLVI
Nombres: C.I.
DATOS DEL
Profesión: Cargo:
EVALUADOR
Fecha: Firma:
Observaciones:
CXLVII
Nombres: C.I.
DATOS DEL Profesión: Cargo:
EVALUADOR Fecha: Firma:
Observaciones
CXLVIII
Sala de computación
CL
SÍ NO
2.- ¿Cree Ud. que un manual de funciones para el área de secretaría agilitaría
los procesos?
SÍ NO
SÍ NO
SÍ NO ¿POR QUÉ?:………………
SÍ NO
CLI
6.- ¿Está de acuerdo con que el docente pueda ingresar directamente notas al
Sistema Visual School?
SÍ NO
SÍ NO
---------------------------------------------------
SÍ NO
SÍ NO ¿POR QUÉ?:………..…………
CLII
Encuesta de Estudiantes
De antemano se agradece por brindar la información solicitada a su vez se pide
disculpas por las molestias ocasionadas. Como se conoce el Departamento de
Secretaria del Colegio Provincia del Azuay, se encuentra en un proceso de mejora
continua en la calidad del servicio prestado, para lo cual se requiere de la importante
colaboración de todos nuestros estudiantes, es por esto que se solicita nos informe
acerca de la percepción de la calidad del servicio recibido
4.- ¿La secretaria del plantel desarrolla las funciones con eficiencia y eficacia?
SÍ NO ¿POR QUÉ?:………
CLIII
SÍ NO ¿POR QUÉ?:……………..
------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------
CLIV
Nombres: C.I.
DATOS DEL
Profesión: Cargo:
EVALUADOR
Fecha: Firma:
Observaciones:
CLV
Nombres: C.I.
DATOS DEL Profesión: Cargo:
EVALUADOR Fecha: Firma:
Observaciones:
CLVI
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
Comentarios:……………………………………………..
CLVII
Fecha:
Nombre:……………………………………………….
C.I.:
ANEXO 1
CLVIII
ANEXO 2
CLIX
ANEXO 3
CLX
ANEXO 4
CLXI
ANEXO 5
CLXII
ANEXO 6
CLXIII
ANEXO 7
CLXIV
ANEXO 8
CLXV
ANEXO 9
CLXVI
Ingeniera
Priscila Paredes Floril
Docente
Universidad Politécnica Salesiana
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Atte.
Ingeniero
Ángel Gonzalez Vásquez
Docente
Universidad Politécnica Salesiana
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Atte.
CLXVIII
Licenciado
Jacinta Vega Arcentales
Docente
Universidad Politécnica Salesiana
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Atte.
Sres.
Universidad Politécnica Salesiana
Sede Guayaquil
Ciudad.-
Estimados señores:
Por medio de la presente autorizó a la Srta. Maria Auxiliadora Sanchez Olaya, a usar
información de la institución a mi cargo, Colegio Técnica Fiscal Provincia del
Azuay, para la elaboración de su trabajo de tesis, previa a la obtención del título de
Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.
Saludos cordiales,
--------------------------------------------------
CLXX