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GUÍA BÁSICA DE LOGÍSTICA

ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Principios básicos sobre logística

2. Supply Chain

3. Distribución física

4. Servicio al cliente

5. Optimización logística

6. Aprovisionamiento

7. Stocks

8. Picking

9. Gestión de almacenes

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GUÍA BÁSICA DE LOGÍSTICA

INTRODUCCIÓN

La logística es una actividad esencial en el establecimiento


de redes comerciales, relaciones empresariales y servicio
público de interés general.
Un logístico, cuando realiza su trabajo, adquiere un
compromiso de excelencia con el cliente que va más allá
de la mera acción, con su trabajo está generando valor
económico a un país y valor comercial al tejido empresarial
y con la llegada del ecommerce, valor de servicio e
innovación al cliente final: el consumidor.

Esta guía básica de logística trata de acercar al lector a los


principios básicos que rigen la actividad logística.

Desde los fundamentos generales, pasando por áreas


específicas y atendiendo siempre a la comunicación de los
contenidos de manera sencilla y técnicamente eficaz.

Estimado lector, le invito a la lectura y a la reflexión


logística.

El autor:
Jose Carlos Gisbert

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GUÍA BÁSICA DE LOGÍSTICA

1 PRINCIPIOS BÁSICOS SOBRE


LOGÍSTICA
La logística es la última oportunidad que tienen las organizaciones de
hoy para competir, ya que los ingenieros de producción han
optimizado los procesos de transformación en la planta y los
profesionales del mercadeo han maximizado el ingreso neto para el
negocio a través de las ventas."

Peter Drucker

El sábado por la mañana, estábamos discutiendo en casa,


a cerca de la compra semanal. Decidíamos sobre el menú
diario y los complementos como: detergentes, jabón para
la ropa, pañales del peque, un juego de sartenes
antiadherentes y unas cuantas cosas más. Este episodio
cotidiano me vino a la cabeza cuando empecé a redactar
este post y tal y como lo recordé lo he escrito.

La logística está en todas partes.

Cuando redactaba con mi familia la lista de la compra,


estábamos llevando a cabo una planificación y toma de
decisiones que bien podría compararse con una reunión
estratégica de cualquier empresa, que está planificando
su actividad logística y si no, reflexiona:

• Repasar lo que queda en la despensa o nevera, y


hacer lista de la compra: Control y gestión de stocks,
aprovisionamiento, pedidos, manutención.

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• Planificar menú semanal: Previsión de la demanda,


compras, gestión de stocks, planificación de la
producción, servicio al cliente, marketing.
• Cómo vamos al Súper, en coche, con el carro…:
Transporte y distribución, gestión de cargas,
proveedores, planificación de rutas, costes de
transporte.
• Cuanto nos vamos a gastar: Compras, gestión
financiera, costes, negociación.

Así es, todos hacemos logística. Aunque no seamos


conscientes de ello, muchas de nuestras actividades
cotidianas, que tienen que ver con las compras,
aprovisionamientos, transporte, etc. Son de alguna
manera operaciones de logística, esto debe llevar a que
pensemos sobre lo importante que es la logística para
sostener el nivel de vida y la estructura de la sociedad en
la que vivimos.
Tanto si eres un operario o un directivo; si estás
empezando o llevas toda la vida en esto; si eres un
autónomo o el líder de una multinacional estratosférica,
tienes que ser consciente de la responsabilidad social que
conlleva formar parte de la cadena que lo mueve todo.

Pero ¿Qué es la logística?

Vamos a ponernos académicos. La palabra logística en de


origen griego "logistikos" y significa: razonamiento y
cálculo. El uso de esta palabra viene de del ámbito militar
y está relacionado con el abastecimiento a las tropas y
ejércitos en tiempos de guerra o maniobras.

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En la empresa actual, la logística reúne una serie de


actividades y procesos que tienen que ver con el flujo de
materiales, de información y de control. Si retomamos el
caso de la lista de la compra y nos vamos al momento en
el que hemos vaciado las bolsas en la nevera y despensa,
este es el punto final del proceso, en el ámbito
empresarial bien podría ser la entrega de un paquete al
cliente final; pues bien, todo lo que ha pasado para que
finalmente el cliente tenga su paquete o tu hayas llenado
la nevera, todos los pasos que se han seguido, eso es la
logística.

Estos pasos o procesos se llevan a cabo mediante una


serie de actividades, la mayoría las hemos visto cuando
hablábamos de la lista de la compra:

• Almacenaje: Con todo lo relacionado con la


intralogística.
• Transporte: Planificación de cargas, rutas,
contratación, etc.
• Gestión de stocks, demanda, previsiones.
• Manutención: Relacionada con la manipulación de
las mercancías y los procesos de trabajo.
• Calidad y cliente: Con todo lo relacionado con lograr
la excelencia y el servicio al cliente.

Por lo tanto, la logística, es la planificación, organización y


control de estas actividades con el fin de optimizar el flujo
de mercancías, información y servicio, de la demanda
propia de las actividades empresariales y particulares.

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Ahora vamos a introducirnos en el escenario empresarial.


Ya has visto que la logística está en todas partes, hasta en
la lista de la compra; ya sabes que es la logística y quiero
que recuerdes lo importante que es para la sociedad en
general. Si la logística falla, la cadena que permite el
abastecimiento de empresas y particulares se pone en
peligro, trabajar en este sector estratégico es formar
parte del corazón que mueve un país, su economía,
empresas, comercios y personas, ahí es nada; siéntete
orgulloso de formar parte de esto.

El objetivo de la logística, y también el de las empresas,


es generar la máxima satisfacción al cliente por medio de
la flexibilidad de respuesta. Para ello la empresa tiene
que conocer exactamente cuál es su capacidad de
generar esa flexibilidad, por medio de sus recursos y su
capacidad para controlarlos. Tu empresa tiene que ser
capaz de generar la satisfacción del cliente y para ello
debe saber, si puede asumir el reto y poner a punto la
cadena logística.

La cadena logística

Si te paras a pensar en todos los procesos que requiere la


entrega final de un producto. Cualquier cosa que se
fabrica tiene por detrás y por delante un proceso
logístico. Jaime es fabricante de palas para jardín, su
producto terminado consiste en una bonita pala con
mango de madera de roble y pala de acero; antes de
fabricar la pala, Jaime, necesita comprar y recibir en su
fábrica la madera y el metal en bruto, esto requiere de

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una planificación logística del lado de las empresas


proveedoras de madera y metal, para servir a Jaime lo
que pide y en el plazo acordado. Una vez nuestro
fabricante tiene la materia prima se pone a fabricar, esto
requiere de: cálculos de previsión de la demanda
(recuerdas la lista de la compra) y atender a los pedidos
de sus clientes: Logística de producción.

Cuando finalmente, la pala sale de la última máquina


pulidora tenemos un producto terminado, que se ha de
embalar, almacenar, preparar para expedición,
transportar y entregar al cliente sin novedad y a tiempo:

Logística de distribución.

Como habrás imaginado, la cadena logística engloba,


organiza y racionaliza los procesos que hacen posibles los
dos tipos de logística. Para que te hagas una idea, la
cadena logística se compone de tres partes y que ya
hemos visto en la definición de logística, estas incluyen
una serie de procesos que se ponen en marcha cada vez
Jaime recibe un pedido, estos procesos u operaciones

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también se activan en las empresas que están alrededor


de la fábrica de palas de Jaime y que deben asumir la
parte que les corresponde: transporte, almacenaje,
distribución, embalaje, etc.

Veámoslas:

1 OPERACIONES DE GESTIÓN
• Gestión de stocks.

• Organizar cargas y rutas.

• Aduanas.

• Negociación.

2 OPERACIONES FÍSICAS
• Almacenaje.

• Manutención y manipulación.

• Transporte Nac. /internac. Distribución.

3 INFORMACIÓN
• Documentación y facturación.

• Tracking de pedidos.

• CMR.

• Tratamiento de datos.

Sabes qué nombre recibe el tiempo que tarda en


completarse todo este proceso, es decir, desde que se
produce la activación hasta que el cliente recibe su
pedido:

Lead-time
Dependiendo de donde se produzca esta activación
estaremos ante: Lead-time aprovisionamiento (Jaime
pide materias primas para fabricar palas). Lead-time

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producción (cuánto tarda Jaime en fabricar las palas).


Lead-time almacenamiento (Jaime acumula las palas
fabricadas en su almacén). Lead-time distribución (este te
lo dejo a ti…).
Bien, esto es todo por ahora, tomate un café y en la
próxima entrega veremos eso de la distribución física y la
SCM…Continuaremos con esta guía básica de logística.

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2 SUPPLY CHAIN
"Gestión es hacer las cosas bien, liderazgo es hacer lo correcto."
Peter Drucker

Supply Chain: Seguimos profundizando en el mundo de


la logística, en sus fortalezas y en sus innovaciones.

Recuerdas en el capitulo anterior, la lista de la compra y


el viaje al supermercado, eran un claro ejemplo de que la
logística está en todas partes, la gestionamos a diario y
nos valemos de su política para hacer más sencillo
nuestro día a día.

Hablamos de los procesos que rodean a la logística y que


la definen, de su objetivo y de sus componentes.
Estarás de acuerdo conmigo en que cualquier proceso,
está creado, dirigido y controlado por los usuarios del
mismo, y de estos es de los que vamos a hablar.
El pasado jueves, nos citamos a almorzar, en un bar muy
recomendable para dar buena cuenta de unos bocadillos
de tortilla de patatas con pimientos, y conocer lo que se
contaban los amigos. German, es el mayor de todos y
tiene un pequeño comercio de productos artesanales.

- El problema que tengo siempre, es que trabajo con


muchas microempresas artesanales, tienen sus
propios sistemas de producción y casi todas están en
pueblos pequeños, lo que dificulta que los pedidos
lleguen con regularidad. A veces llamo y no tienen

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existencias, otras veces si tienen pero el


transportista solo pasa tres veces a la semana. Todo
esto hace que, en ocasiones tarde en recibir un
pedido semanas. –
(Sin duda, como verás, se trata de un problema logístico
de organización)

- Sería estupendo que todos se pusieran de acuerdo


para hacer una cadena más o menos organizada, que
permitiese ahorrar tiempos y procesos, de esta
manera nosotros mejoraríamos el servicio al cliente.
Pero por desgracia, aquí cada uno mira por su propio
interés y beneficio. –

Seguro que te suena. Cuando los diferentes actores que


intervienen en toda la cadena de suministro, gestionan su
parte como si los problemas fueran de los demás e
interesándose por solucionar solo sus propios procesos,
se producen cortes y espacios en toda la cadena que al
final siempre acaba pagando el cliente.
Ya nos podemos romper la cabeza buscando
explicaciones, cambiando de proveedores o haciendo
experimentos, que si no existe una mínima organización
en la sucesión de etapas dentro de la cadena en la que
estamos incluidos, nunca llegaremos a niveles de servicio
que justifiquen que el cliente final nos de su OK.

Supply Chain

Por los años 90, se empezó a hacer famoso un término


que David Blanchard definió como: La secuencia de

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eventos que cubren el ciclo de vida entero de un producto


o servicio desde que es concebido hasta que es
consumido. Este término lo conocemos como Supply
Chain o cadena de suministro.

Es precisamente este concepto logístico el que echa de


menos mi amigo German, el proceso de procesos que
está diseñado para solucionar los problemas de
organización entre los diferentes actores de la Supply
Chain.
Básicamente se trata de reunir a los fabricantes,
almacenistas, transportistas, y clientes, para unificar
criterios de servicio.
Cada uno tiene que poner de su parte, es decir, adecuar
sus procesos de manera que sean compatibles con el
siguiente eslabón de la cadena. De esta manera
conseguimos una fluidez que acelera, optimiza y mejora
el ciclo de vida de un producto y finalmente la
satisfacción del cliente o consumidor.

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¿Tienes un coche Ford?


En 2015 se lio una buena en Valencia.
Tres importantes empresas del sector
servicios unieron sus fuerzas para
crear una cadena de suministro para
Ford, en la que intervenían: una empresa líder en RRHH,
un operador logístico de renombre y una empresa
especializada en software logístico.
Diseñaron un servicio de JIT (Just In Time) para surtir de
stocks a la cadena de montaje de la factoría.
Unieron criterios y unificaron procesos para lograr ofrecer
a Ford un sistema de suministro eficaz y adaptado a las
necesidades del cliente, en este caso Ford.
De eso se trata, de lograr que fluyan las mercancías con
el objetivo de satisfacer al cliente y a la vez desarrollar un
buen trabajo de producción, transporte o lo que sea y
que este dentro de la Supply Chain.

Supply Chain y sus enfoques

Tienes que tener claro el enfoque dirigido a obtener un


servicio al cliente excelente, pero esto no es lo único que
se adapta a la Supply Chain.
Los diferentes procesos, característicos de cada eslabón
(fabricante, proveedor, transportista…), también cambian
para mejorar y adaptarse al flujo de mercancías e
información propio del funcionamiento de la cadena, de
este modo se consigue un esfuerzo de mejora continua.

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Supply Chain y sus retos

Si quieres lograr una cadena eficiente, tienes que


optimizar cinco aspectos claves de la administración de la
misma:
1. Procesos básicos. Se trata de dominar los procesos
básicos como: interacción con cliente y proveedor,
tecnología, sistemas de datos, etiquetajes, etc.
2. Servicio al cliente final y resultado final, porque ese
es el objetivo. No podemos caer en el error de
pensar que solo nuestro cliente es el que nos
contrata, si no el consumidor final.
3. Colaboración entre los socios de la cadena, esto es
de cajón, pero aun así a veces cuesta.
4. Crear estrategias integrales, win-win, económicas,
tecnológicas, etc.
5. Integrar y aprovechar las tecnologías de gestión y
comunicación. Recuerdas la cadena de Ford, en ella
se trabaja JIT, ello requiere de sistemas muy
avanzados de intercambio de información.
En definitiva, se trata de aunar
esfuerzos para prestar un
mejor servicio. Esto también
tiene su recompensa en forma
de desarrollo empresarial, apertura de nuevos horizontes
y el salto a la eficiencia del futuro.
Si nuestro amigo German fuera un cliente final de una de
estas Supply Chain, no tendría que preocuparse por
recibir de manera eficiente sus pedidos, ya que los
talleres fabricantes ajustarían su producción a la
demanda externa, tendrían contratos de servicio con

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distribuidores y transportistas que garantizarían un


servicio diario y urgente y el, como cliente, sería parte de
la cadena ofreciendo un retorno de información para que
fabricantes y distribuidores conocieran el mercado y
actuasen en consecuencia.
Pero si somos realistas, en el caso de German, las
cadenas de suministro a esa escala no suelen funcionar,
ya que este tipo de empresas no tiene ni los medios ni la
tecnología suficientes para abordar un reto de este tipo.
Son los grandes, los que cierran alianzas en este sentido y
a escalas realmente grandes.

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3 DISTRIBUCIÓN FÍSICA
Los grandes vienen pisando fuerte en la distribución
física.

No hace mucho tiempo, comenta con un grupo de


alumnos:
– Todos conocemos como funciona la cadena logística,
pero… ¿conocemos como evoluciona? –
La mayoría de ellos coincidía en que la logística estaba
sufriendo un importante proceso de cambio.
– La logística está siendo empujada por el ecommerce –
comentaba uno de ellos – empresas como Amazon o ¡el
mismo Corte Ingles, con su entrega en dos horas, están
haciendo que los encargados de la distribución cambien
su manera de trabajar y la enfoquen hacia el público
particular. –
– Las nuevas tecnologías también están cambiando las
cosas – decía otro – ahora el acceso a la información y a
la gestión de todo lo que pasa es más directo, así que las
empresas de logística se tienen que modernizar, para
hacer todos los procesos más eficaces. –
Todos tenían parte de razón.
La tecnología y las empresas líderes imponen su avance,
no solo en la logística, también en la fabricación y
comercialización, pero esto no es suficiente para justificar
que la cadena de suministro este cambiando.

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La distribución física

En las anteriores entregas


de esta guía, has visto lo
que es la logística y hemos
entrado de lleno en la
Supply Chain. Como
comentaba con los
alumnos, todo está en
constante evolución
merece la pena hacer un
alto en el camino para que
entiendas el cómo y
porqué de estos procesos.

Y qué tiene que ver en todo esto la distribución física.


Imagina que construimos una cadena para anclar un
barco al muelle, el barco es el cliente final y el muelle es
el fabricante; ahora vamos a empezar a seleccionar los
eslabones que formarán esa cadena.
Si los compramos todos de acero y los unimos, la cadena
no tendrá apenas flexibilidad, será rígida, y si se tira
mucho de ella se romperá.
Si compramos todos los eslabones de goma y los
montamos, puede ocurrir que sea excesivamente flexible
y no haga su trabajo de anclar el barco al muelle.
Cuál es la alternativa, (...) así es, por ahí van los tiros;
trataremos de montar una cadena que sea resistente
pero flexible a la vez.

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Si viene un temporal con rayos y truenos, por donde se


romperá la cadena… por el eslabón más débil y este es…
el que sufre mayores tensiones: la distribución física.

Vamos primero a ver en que consiste esto de la


distribución física.

El conjunto de acciones de planificación, control,


optimización y puesta en marcha del flujo de mercancías
desde el punto de origen hasta el cliente final, componen
la distribución física y en ella intervienen, en líneas
generales: recogida, almacenamiento y reparto, por parte
de transporte, distribución y manipulación de
transportistas, OPL, agentes, agencias, intermediarios,
distribuidoras, etc.
Y ahora qué sabes lo que es, vamos a ver como
evoluciona.

El entorno competitivo de la distribución física

Tal y como debatíamos con los alumnos, las grandes


empresas, la tecnología y el cambio de costumbres del
cliente final, son parte del puzle, pero no son los únicos
acontecimientos que provocan la evolución de la
distribución, si te parece me gustaría hacerte reflexionar
sobre algunos cambios:

• Producción y consumo: Antes el fabricante,


fabricaba y volcaba su producción al mercado, ahora
es el mercado quien dice lo que se tiene que
fabricar.

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• Costes de producción: Los nuevos modelos de


producción exigen trabajar con un suministro
permanente, en tiempo y cantidad.
• Stocks Out: Reducción del nivel de stock para
aumentar rentabilidad.
• Outsourcing: Subcontratar aquellas áreas que no son
el negocio básico de la empresa.
• Información: quien maneja la información adecuada
y depurada se hace con el mercado.

Son cinco poderosas razones para que la distribución


física se tenga que adecuar al mercado, si a esto le
unimos la fuerte competitividad del sector y las nuevas
tecnologías que no permiten excusarse en que "esto no
se puede hacer", si se puede y además tengo un software
que hace eso y 10 cosas más.
Por último y si por si acaso eres un proveedor o
distribuidor, o lo quieres ser y estás leyendo esto.

Te voy a dar la lista de los factores que más valora un


fabricante a la hora de relacionarse contigo:

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4 SERVICIO AL CLIENTE
“Hagas lo que hagas, hazlo tan bien para que vuelvan y además
traigan a sus amigos” Walt Disney

Servicio al cliente y cadena de suministro

Jaime, tiene un restaurante en una zona industrial, cerca


de Murcia.
Lo primero que ves cuando entras a su negocio es un
cuadro con una frase que dice: Lo mejor de esta casa, el
cliente, junto a otro curioso que dice: hoy no se fía
mañana tampoco.

Si algo tiene claro Jaime, es que el éxito de su negocio


pasa por tener clientes contentos.
En definitiva ese es el objetivo de cualquier empresa, sus
clientes. Independientemente del tipo de sector, siempre
hay clientes a los que hay que servir.

Cuando hablamos de logística, tenemos un doble objetivo


o mejor dicho, tenemos dos clientes a los que contentar:

1. El cliente empresa que contrata nuestros servicios.


2. El cliente final, que aunque sea de la empresa que
nos contrata, su percepción del servicio recibido nos
afecta a todos.

La empresa que es competitiva, presta una especial


atención a observar y medir la satisfacción de su cliente y
esto significa que debe haber una doble vía de servicio,
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por un lado tenemos que analizar el servicio que nuestra


empresa da al cliente, y su satisfacción, y por otro lado
debemos asegurarnos de que el cliente reciba la
información necesaria y el producto deseado en calidad,
precio, momento y lugar, con unos plazos fiables, una
garantía y servicio postventa adecuados.

Análisis del servicio al cliente

Vamos a analizar el servicio al cliente, desde un punto de


vista logístico.

Al realizar un análisis del servicio que nuestra empresa


presta al cliente, podemos incluir una gran lista de
factores o controles que pueden ser demostrativos de
esta calidad, pero no todos son válidos para analizar
nuestras relaciones comerciales desde el punto de vista
operativo y logístico.
Indicadores relacionados con áreas de marketing,
comercial, ventas, están relacionados pero no son
indicadores logísticos, en un análisis posterior se tendría
en cuenta para complementar y llegar a conclusiones que
adoptan decisiones.

Vamos a centrarnos en cuatro indicadores que son los


más significativos:
1. Grado de disponibilidad de stocks.
2. Plazos de entrega.
3. fiabilidad en plazos de entrega.
4. Calidad de suministro.
¡ Manos a la obra !

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Grado de servicio: disponibilidad de stock.

Estamos hablando de la posibilidad de que un producto


pedido, pueda ser servido al cliente con el stock
disponible, es importante, recuerda que estamos
hablando de stock disponible, no de stock existente.
Puede darse la circunstancia en la que tengamos
existencias en almacén, pero estén comprometidas en
otros pedidos, así que realmente no tenemos el stock que
podríamos pensar en un principio. Después está la
circunstancia de que el pedido pueda ser aprobado o no,
en su totalidad o solo parte del mismo, por el tipo de
cliente o sus necesidades.

Plazos de entrega o ciclo de suministro.

Es el plazo de tiempo que transcurre desde que el cliente


hace el pedido, hasta que llega a sus manos. Este ciclo
está formado por una serie de pasos que completan todo
el ciclo: Tramitación administrativa del pedido,
tramitación en almacén, manipulación y preparación para
expedición, recogida y transporte, y finalmente entrega al
cliente.
Te acuerdas del Lead-Time, pues uno por cada tramo del
ciclo y a mejorar.

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Fiabilidad de la entrega.

¿Vamos a entregar el pedido en la fecha prometida?


El grado de fiabilidad de la entrega representa la
posibilidad de entregar un producto de manera
garantizada , dentro de un plazo de entrega determinado.
Podemos decirle al cliente que el plazo de entrega del
pedido es de 10 días, sabiendo que la fiabilidad de la
entrega será de 4 días.
Por un lado el cliente recibirá el pedido antes de los 10
días, pero por otro , si hay mucha diferencia entre el
plazo de entrega y la fiabilidad (como en este caso), el
cliente puede tomar el plazo de entrega como muy alto y
perjudicar la venta.

Calidad del suministro.

Esto tiene que ver directamente con el producto.


Si tenemos unas cifras de entrega y fiabilidad en el
servicio correctas, pero nos devuelven muchos productos,
entonces tenemos un problema.
Tendríamos que entrar a valorar con el cliente el
producto adquirido, para averiguar a qué se debe ese alto
índice de devoluciones y si podemos estar sacrificando
calidad en producto por entrega rápida, es decir, si
estamos sirviendo rápido pero sin controlar el producto,
lo que llevaría a cometer fallos de control de calidad en
expedición.

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5 OPTIMIZACIÓN LOGÍSTICA
En busca del Trade-off

Gestión logística y optimización

Empezamos el área de la optimización, que es una parte


imprescindible a conocer en esta andadura formativa, con
un término inglés que viene a nombrar a todo aquel
esfuerzo y compromiso que adoptan las distintas partes
que forman la gestión logística, para optimizar la cadena
logística en favor de un trabajo en equipo, por encima de
un trabajo individual de cada departamento por
separado.
Habitualmente dentro de la empresa, cada departamento
tiene sus propios objetivos, dejando de lado los intereses
globales de la empresa, cuando esto ocurre se dice que se
está sub-optimizando la gestión.
Esto se debe a la generación de distintas tensiones entre
los departamentos, cada uno busca que las operaciones
se realicen bajo su criterio: administración aprieta
exigiendo bajos stocks, bajada de inversiones;
producción, por ejemplo, prefiere planificar y fabricar
stocks para no ir de cabeza y por parte de distribución se
busca regular tiempos para entrar en las ventanas de los
operadores y buscar la carga completa.

En definitiva, esto es un barco y cada departamento tiene


en sus manos un remo, si cada cual rema a la velocidad
que le interesa y en el sentido que prefiere, coincidirás
que el barco no se moverá.
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Buscaremos el Trade-off o el plan que integre a todos los


departamentos y que les lleva a remar a la misma
velocidad y en el mismo sentido.

Te acuerdas que en los primeros capítulos hablamos de la


cadena de suministro y de su funcionamiento global.

¿Cómo engrasar la máquina logística?

Entremos a optimizar.

Si ya tenemos un Trade-off con todos lo departamentos,


ahora toca llevar a cabo acciones concretas que mejoren
la gestión logística, entre las muchas cosas que se pueden
mejorar vamos a ver una muestra de ellas; son puntos
estratégicos de la gestión logística y pertenecen a la
dinámica de diferentes departamentos, recuerda: visión
global.

• Pronóstico y la demanda. Fabricación necesita


anticipar un mínimo guion de trabajo, sobre el cual
planificar su actividad coordinándose con el resto de
departamentos.
• Compras. Comprar es necesario, al igual que tener
un plan de compras, presupuestos y unas
prioridades.
• Selección y certificación de proveedores. Estos
tendrían que estar alineados con nuestra estrategia
y ofrecernos unos estándares de calidad.
• Gestión de inventarios. Saber lo que tenemos,
dónde en qué cantidad y condiciones, es básico.

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• Cálculo de áreas de almacenamiento e indicadores


almacenamiento y distribución. Los indicadores
necesarios que nos ayuden a comprobar la marcha
del almacén y el uso que se hace del mismo.
• Costos integrales de logística. Unificar criterios no
solo sirve para remar en la misma dirección, también
sirve para racionalizar los costes.
• Tarifas de almacenamiento. Cuánto nos cuesta
almacenar o nos costaría si lo hicieran otros.
• Selección de transportistas. Estar vigilantes con la
subcontratación del transporte y la cesión de marca
que implica.
• Tarifas de operación logística. Qué nos cuesta lo que
estamos haciendo y cómo se pueden mejorar los
procesos para generar ahorro y eficacia.
• Costos de importaciones. Si compras fuera, conoce
exactamente los costes que se derivan de la
actividad.

Hemos visto que el coste de no hacer piña en lo que a


gestión logística se refiere, es mucho mayor que el
intento de ponerse de acuerdo todos los departamentos
implicados y remar en la misma dirección, parece que
esto sea algo de sentido común, pero créeme que es más
habitual de lo que pensamos, me refiero a que muchas
empresas se preguntan por qué no avanzan, cuando
deberían preguntarse, estamos todos en esto.

Y como a una buena organización le sigue, una buena


evaluación de costes y procesos, hemos repasado
brevemente los más significativos.

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Con esto te puedes hacer una idea de cómo debe


funcionar la gestión logística y lo que implica.
No me cansaré de repetirlo, la logística es algo tan
importante para una empresa y un país que todo lo que
se pueda mejorar será poco.

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6 APROVISIONAMIENTO
Aprovisionamiento no es lo mismo que compras.

Este gran titular es muy orientativo de lo que vamos a ver


a continuación.

Volvamos sobre la lista de la compra, con la que trataba


de describir la logística y su presencia en todas las
actividades, sean empresariales o no.

Durante la semana e incluso en el transcurso del mes, vas


apuntando en la libreta de notas de la nevera, las
cosas que necesitarás comprar.
Ya sea porque se van acabando y hay que reponerlas o
porque planeas tener visitas en casa y esto requiere de
hacer una compra especial.
También puede ser que estés planificando los menús de
la semana o preveas un periodo de vacaciones.
Toda esta actividad que planificas y escribes en la lista de
la compra es aprovisionamiento, es decir, buscar todos
los productos, servicios o necesidades externos para
hacer funcionar la empresa, es logística de
aprovisionamiento, para ello :

• Necesitas prever las necesidades de la empresa.


• Planificarlas con un orden cronológico.
• Describir estas necesidades con precisión.
• Realizar una búsqueda de la oferta en el mercado.
• Comprar.
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• Controlar su recepción.
• Efectuar el pago o no.

Cuando coges la lista de la compra y te vas al


supermercado y compras, estás comprando.

Son dos conceptos distintos, no es lo mismo aprovisionar


que comprar, pero son dos actividades que están unidas y
forman parte del mismo proceso.

Todo este proceso se debe realizar bajo unas condiciones


concretas que garanticen el abastecimiento de lo
requerido en tiempo y forma, acorde con lo pactado y
con la necesidad concreta.
Sin olvidar la calidad y el coste de lo adquirido, la relación
calidad-precio.
En definitiva, el objetivo de la logística de
aprovisionamiento pasa por asegurar el abastecimiento
que alimenta el funcionamiento de la empresa, optimizar
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los costes y la calidad, relacionarse con el mercado y los


proveedores, y llevar a cabo las operaciones de gestión
de este flujo de mercancías o servicios.

¿Cómo creamos una estrategia de logística de


aprovisionamiento ?

Es algo más complicado que hacer la lista de la compra.


Para llevar a cabo un plan de aprovisionamiento,
debemos seguir un proceso que nos llevará desde el
conocimiento de las necesidades de la empresa, hasta la
consecución de los objetivos que nos hayamos propuesto
y teniendo en cuenta que estos siempre serán variables y
que tendrán que adaptarse a las necesidades cambiantes
de la empresa, que están muy relacionadas con la marcha
del mercado.

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GUÍA BÁSICA DE LOGÍSTICA

¡Vamos a ello!

1. ¿Qué necesita la empresa? Conocer las necesidades


de la empresa, en relación a su producción,
momentos concretos, previsiones de demanda,
planes de fabricación, necesidades puntuales, etc.
2. ¿Cómo soluciono esas necesidades? Que voy a hacer
para satisfacer las necesidades, que ya me he
enterado de cuales son.
3. ¿A quién me dirijo? A qué mercado me dirijo y tomo
referencias, investigo y busco datos, cuales pueden
ser los mejores proveedores, cuales selecciono y que
les voy a plantear.
4. ¿qué quiero de los proveedores? Realizo un análisis y
comparo ofertas, servicios, presupuestos. Negocio
con ellos y finalmente selecciono el adecuado/os.
5. ¿Cómo lo están haciendo? Están cumpliendo con los
plazos, la calidad del producto o servicio es la
pactada, hay que reclamar o devolver pedidos.
6. Finalmente gestiono la entrada de los productos a mi
stock y las operaciones que de esto se derivan:
almacenaje, comprobación, logística inversa,
reciclaje.

Es complicado, sobre todo en mercados cambiantes


donde, por un lado está la demanda de los clientes y por
otro la marcha real del mercado.
Hacer un ejercicio de equilibrio, es quizás, la mejor
manera de optimizar la logística de aprovisionamiento y
las compras.

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El sentido común, como dicen, el menos común de los


sentidos, junto con una buena formación, son dos buenos
ingredientes para comprar tanto en el terreno
empresarial como en casa.

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7 STOCKS
Cómo se lleva a cabo el aprovisionamiento de stocks

El aprovisionamiento de stocks, es una de las partes


fundamentales dentro de la gestión de un almacén.
Partiendo de la base de que un almacén es un espacio
destinado a depositar mercancías, y que estas, estarían
destinadas al servicio al cliente, en teoría, los stocks
deberían de estar en movimiento, el cliente compra la
mercancía que nosotros tenemos almacenada para servir
de manera rápida; así que en realidad lo que hacemos es
acumular mercancía en el almacén, por si los clientes nos
hacen pedidos.

¿Pero, cuánta mercancía debemos almacenar?

Esta es la pregunta del millón, la respuesta que todos


buscan y que yo no te puedo dar. Pero si te puedo ayudar
a entender las bases del aprovisionamiento.

Jaime y César, fundaron en 2006 Papelhotel s.a, una


empresa dedicada a la fabricación de servilletas de papel
y demás, para la hostelería.
En un principio, empezaron a comercializar sus productos
en bares y restaurantes, les fue bien y comenzaron a
trabajar con hoteles y cadenas hoteleras; esto supuso un
nuevo reto, el aumento de volumen de fabricación y con
ello el espacio de almacenaje.
Pronto alquilaron la nave vecina y comenzaron a utilizarla
como almacén y pronto se dieron cuenta de los
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problemas que suponía controlar el flujo entre


fabricación y stockaje, en un mercado con muchos
altibajos y sin casi clientes fijos, era complicado acertar
con la cantidad de mercancía a fabricar ya que esta,
después, se tenía que dejar almacenada, sin garantías de
que pudiera ser comprada en un plazo regular.

Partiendo de que Jaime y César ya tenían definida su


infraestructura logística, debían dar respuesta a dos
preguntas clave:

¿Cuándo debe solicitarse un pedido para reponer el


stock?

¿Cuál debe ser el tamaño o cantidad de pedido a emitir?

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Para responder a estas preguntas, debemos conocer


primero cómo funciona la gestión del aprovisionamiento
de stocks entre fábrica y almacén.
En este caso vamos a trabajar con dos sistemas:

Sistema clásico: PUSH

El fabricante empuja (push) el producto al mercado.


En este sistema, es la empresa quien decide cuánto y qué
se va a fabricar.
En este caso, nuestros amigos fabrican x lotes de
servilletas, rollos de papel, etc. y los ofrecen al mercado o
más bien, sus comerciales tienen que salir a venderlos.
El fabricante asume que hay mercado para vender lo que
ha fabricado o fabricará, pero corre el riesgo de que las
ventas no alcancen el nivel deseado y se quede con
medio almacén lleno de servilletas sin vender.
En estos casos, la viabilidad de la fabricación depende de
que se este fabricando producto de manera continua,
muchas empresas tienen sistemas de fabricación que les
obligan a estar produciendo debido a la falta de
flexibilidad y adaptación al mercado y a las circunstancias.

Sistema: PULL

La demanda tira (pull) de la producción.


Este sistema produce la mercancía que necesita el
mercado en cada momento, reduciendo así, el stock de
producto.
Si nuestros amigos, son capaces de fabricar servilletas de
un modo óptimo, cuando el cliente les haga un pedido

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podrán servir en el plazo estimado las servilletas casi


recién salidas de la máquina, con lo que a reducción de
gastos de almacenaje supone.
Se trata, básicamente, de optimizar el proceso de
producción, planificar la demanda y el aprovisionamiento
y contar con medios y personal adecuados para este tipo
de producción.
Las dos preguntas anteriores se responden solas: si
trabajas en Push, fábrica te llenará el almacén de
mercancía y en las cantidades que sus planes de ventas y
producción estimen.
Si por el contrario trabajas en Pull, recibirás de fábrica la
mercancía justa para expedirla al cliente.
En ambos casos deberás tener en cuenta controles vitales
como: stocks de seguridad, obsoletos, etc.

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8 PICKING
¿Qué es y cómo se hace picking?

El picking o preparación de pedidos, una actividad


estratégica y que hay que cuidar y mejorar, vamos a
conocerla.

En un almacén se realizan una serie de actividades que


forman parte del proceso de almacenaje y que
dependiendo de su coste (económico o en forma de
esfuerzo) requieren de una serie de medios materiales y
humanos.
Hoy vamos a hacer un recorrido básico sobre uno de los
procesos más costosos, en cuanto a tiempo (recuerda que
la logística es tiempo), esfuerzo, medios y personal: la
preparación de pedidos o Picking.

Javier Mata, entró a trabajar en nuestro almacén la


semana pasada.
Venía de conducir un camión de reparto y por
circunstancias de la vida acabo pidiendo un puesto en la
empresa, finalmente aceptamos su solicitud y se puso
manos a la obra. Tras unos días de aprendizaje de la
mano de nuestro encargado, se le asignó una nueva
tarea: colaborar en la preparación de pedidos.
–Muy bien Javier – dijo el encargado – hoy vamos a
preparar tres pedidos que nos han pasado desde la
oficina, mira, está es la bandeja de los pedidos y la otra
de los terminados; cuando viene un pedido Lola lo pone
en esta bandeja y nosotros tenemos que prepararlo.
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Primero comprobamos que esté todo correcto, si nos


surge alguna duda se la preguntamos a Lola.
Todas las mañanas has visto que preparamos esa zona de
allí, es la zona de preparación de pedidos, allí están las
cajas, embalajes, precinto, palets, la retractiladora, la
máquina de las etiquetas, etc.
– ¿Cómo recogemos la mercancía, cómo sabemos que
hay en el almacén?– preguntó Javier– Mira, cuando
tenemos la orden de trabajo, esta ha sido emitida por el
programa de gestión de almacenes que tenemos, este ha
revisado el inventario y nos ha dado una orden sin faltas y
además, si te fijas, al lado de la referencia está la
ubicación del artículo, así que ya vamos a ir recogiendo
artículos conforme nos indica la orden. ¡Coge ese carro y
vente!
Vamos a por el primero... Pasillo 1, estantería A, pila 2,
1er piso... mira, ese contenedor rojo es ¿cuántos pone?
25 piezas, nos aseguramos de que sea todo correcto y de
que las piezas estén perfectas.

–¿Tenemos qué ir paseando por todo el almacén?–


preguntó Javier–Así es, hasta que completemos el
pedido, una vez en la mesa, iremos embalando y
montándolo en cajas, que luego harán un palet, que será
lo que enviemos al cliente, lo etiquetaremos y dejaremos
preparado para el camión que viene esta tarde.
Es muy importante comprobar la cantidad y la referencia,
así como el color y el calibre, antes de consolidar el
pedido, también acuérdate de mirar si los artículos están
bien, si no tienen alguna rotura o estás rayados, el cliente
no puede ser afectado por nuestros fallos, recuérdalo.

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Esta podría ser perfectamente una conversación habitual


en cualquier almacén, porque el picking es una actividad
común independientemente del sector, tipología o
negocio de la empresa.

¿Qué es y qué representa el picking en una empresa?

Podríamos definir el picking o la preparación de pedidos,


como el conjunto de tareas dirigidas a consolidar en una
sola unidad de transporte una cantidad determinada de
artículos pertenecientes a un pedido realizado por un
cliente determinado.

Estas tareas incluyen las siguientes operaciones:


• Recopilación de datos y pedidos.

• Gestión de los mismos y sistema de preparación.

• Documentación de trabajo.

• Picking o extracción de los artículos.

• Rutas y traslados de recogida y descarga en la zona

de preparación.
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• Verificación de referencias, estado del producto,


medios disponibles, etc.
• Embalaje y etiquetado.
• Consolidación adecuada, en palet, caja, etc.
• Traslado a expedición.

Este conjunto de operaciones puede variar dependiendo


del tipo de mercancía (piezas sueltas, cajas o palets),
almacén (convencional o automático) o tecnología
empleada, así como el sistema particular que la empresa
haya adoptado para esta actividad.

El picking es una actividad que produce costes a la


empresa y además costes importantes, alrededor de un
60% de los costes de las operaciones de un almacén
provienen de esta actividad, de ahí la importancia de
optimizar al máximo todos y cada uno de los procesos
que hemos visto.

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Métodos o sistemas de Picking

Cuando hablamos de hacer picking podemos distinguir


entre dos tipos de recogida del pedido:
1. Picking de producto a operario: en almacenes
automatizados, el producto acude a las manos del
operario.
2. Picking de operario a producto: este es el caso de
nuestro amigo Javier. Almacenes convencionales
donde se realiza un desplazamiento en busca de la
mercancía.
En el último caso, picking de operario a producto (el más
común), podemos organizar el sistema de trabajo
atendiendo a varios factores, veámoslos:
• Un pedido, una persona, recogida por pedido.

• Un pedido, más personas, reparto por sectores de la

recogida.
• Varios pedidos, una persona, recoge por pedidos

múltiples.
• Varios pedidos, más personas, reparto de pedidos.

Como has visto, el picking es una actividad estratégica y


compleja, quédate con el hecho de que los recursos
necesarios para llevarla a cabo, son numerosos y
costosos, por lo tanto es necesario llevar a cabo mejoras
en los tiempos de preparación, rutas, ubicaciones,
controles de calidad de la información y recogida, etc.

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9 GESTIÓN DEL ALMACÉN


Gestión del almacén en la empresa general

Vamos a por el almacén, eso que todas las empresas


tienen pero no valoran.

¿Qué es un almacén?

Podemos definir un almacén, como un espacio físico o


virtual, por qué también se puede almacenar
información, donde se acumulan de manera ordenada
productos y mercancías, en espera de ser seleccionadas
para su envío o utilización y que necesita una gestión del
almacén estructurada.

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Un almacén es un espacio necesario que cumple una


función de localización y acumulación de mercancías en
favor de poder servirlas a los clientes o a fábrica, evitando
esperas gracias a la disposición de stocks, en los mismos.
Cumplen una función de aprovisionamiento, que ya
hemos visto, proporcionando seguridad gracias a la
rápida disposición de stock.

Los almacenes tienen su parte positiva, que acabo de


describirte, pero también su parte negativa y esta es la
relacionada con los costes que generan.
La mercancía almacenada no genera valor ninguno, por el
contrario genera gastos de almacenaje y perdidas por
daños, caducidad u obsolescencia y gestión de medios,
personal e instalaciones.

¿Qué sentido tiene un almacén?

El echo de que no es posible definir exactamente la


demanda del mercado o de la cadena de producción, ni
tampoco librarse de los efectos colaterales del sector en
el que trabajemos, obliga a mantener una determinada
cantidad de mercancía almacenada para evitar fallos de
suministro.
En muchas ocasiones, el aprovisionamiento de materia
prima u otros tipos de mercancía suele hacerse
aprovechando las ventajas de comprar volúmenes
grandes, lo que obliga a almacenar en grandes
cantidades.

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En definitiva, el almacén y el almacenaje son necesarios


pero a la vez no deseables, lo ideal es fabricar y vender
sin tener que almacenar, pero eso es otro cantar.

Qué tipos de almacenes podemos encontrar

Los almacenes son tan variados como variada es la


mercancía a almacenar.
Pero entre los más numerosos podemos encontrar:

• Materias primas: En los primeros eslabones de la


cadena de producción, madera, fundición, arenas,
etc.
• Materias semielaboradas: el paso intermedio,
bobinas de acero, sacos de plástico, etc.
• Producto terminado: los más conocidos y
numerosos.
• Almacenes logísticos, reguladores, del transporte, de
distribución.
• De diseño convencional: con estanterías y muelles.
• Automáticos: con la gestión de las mercancías
automatizada.
• Y muchos más... (te toca a ti buscarlos).

Stocks

En los almacenes se trabaja con Stocks.


Los stocks, representan las cantidades de mercancía que
tenemos disponible en cada momento. Imagina que
Pascual, jefe de almacén de Sartenes s.a. tiene un
almacén donde va posicionando las cajas de sartenes que

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le llegan de fábrica, además tiene almacenado un


cargamento de mangos para sartenes que su jefe compró
muy barato, un cargamento de tornillos y otro
cargamento de planchas de acero en bruto para hacer
sartenes (estamos viendo lo que se explica al principio del
post ¿qué sentido tiene almacenar?).

En el caso de Pascual, ¿cuál será su stock?

Como puedes ver en el gráfico, el stock es la cantidad de


mercancía de cada clase, referencia o tipo que tenemos
disponible, tanto en el almacén como fuera de el, puede
ser que en fábrica también haya stock disponible.
Tal y como hace Pascual, antes de enfadarse y hacer que
el teléfono eche chispas, comprueba que hay existencias
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de manera fehaciente y además tiene en cuenta lo que no


está en el almacén.

¿Cómo se realiza la gestión del almacén?

Hay una serie de cosas que es imprescindible que


conozcas antes de ponernos con la gestión del almacén:

1. Siempre hay que dar de alta un producto, cuando


llega al almacén.
2. Siempre hay que dar de baja un producto, cuando
sale del almacén, si no, nunca sabremos lo que
tenemos.
3. Siempre hay que advertir o introducir en el sistema,
cualquier cambio de ubicación o incidencia con la
mercancía.
4. Las estanterías están para almacenar y el suelo para
andar y no al revés, lo que se deja en el suelo
depositado se olvida, rompe y pierde.
5. La mercancía siempre bien embalada y mejor
etiquetada, si a un golpe de vista puedes saber qué
es y cuánto hay, todo será más fácil.
6. Los inventarios están bien, pero mejor está advertir
cuando se está acabando un producto.
7. Todas las empresas tienen un sistema de
almacenamiento, es necesario conocerlo y seguir sus
instrucciones.
8. La comunicación con el resto de departamentos es la
base de la coordinación, sin coordinación el almacén
se convierte en el depósito de todos.

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9. Un almacén limpio y ordenado es una almacén, lo


demás no son almacenes son acumuladores de
trastos.
10. Un almacén se respeta, no se ignora o se deja
como la última instalación que no merece nada. Una
empresa que cuida el almacén es una empresa
coherente.

Ahora que ya sabemos que hacer y como tratar la gestión


del almacén y su mercancía, vamos a gestionar.
La gestión de stocks tiene como objetivo controlar,
contabilizar y optimizar el movimiento de mercancías de
un almacén.

Pascual, hace algunos años, le restaba importancia al


tema de contabilizar las entradas y salidas de mercancía,
muchas veces llegaban a sus instalaciones el producto
terminado de fábrica y se limitaba a colocarlo donde
tenia sitio, también se le olvidaba apuntar cuantas cajas
entraban de cada referencia y conforme le llegaban los
pedidos iba preparándolos hasta que se daba cuenta de
que ya no le quedaban más cajas.
Eran tiempos de crisis y había poca faena, así que Pascual
capeaba el temporal, hasta que los pedidos regresaron y
entonces nuestro amigo entro en pánico, cuando se dio
cuenta de que no tenía ni idea de cuanta mercancía tenía,
mientras producción, sus clientes, la dirección y los
comerciales le apretaban por todos lados, pobre Pascual,
si hubiera contabilizado las entradas y salidas, si hubiera
posicionado de manera ordenada y atendiendo a unos
criterios la mercancía, si hubiese llevado un control diario

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y mediante un Excel de su actividad, ahora no tendría que


quedarse durante una semana hasta las 12 de la noche
haciendo inventario. Se entiende verdad...

Ahora que ya sabemos lo que es la gestión de stocks y


para que sirve, ¿Cómo se hace?

Pascual hizo un curso de Excel aplicado a la gestión de


stocks y gestión del almacén y se ha convertido en un
verdadero fiera de la gestión.
Ciertamente esta es una herramienta muy común que
requiere un cierto entrenamiento, pero que funciona de
maravilla.
Sus posibilidades de adaptación y configuración
dependen de las manos que lo gestionen, así que la
formación en Excel y el el paquete Office en general es la
que marca la diferencia, ya sabes lo próximo que tienes
que estudiar.

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Por otro lado encontramos el apoyo informático,


programas específicos como los SGA, ERP, SAP, etc. son
herramientas que pueden integrar la función de gestión
de stocks y la gestión del almacén, entre otras muchas,
son sistemas imprescindibles en empresas donde se
manejen miles de referencias o empresas con esta
concepción informatizada de la gestión.

Como ves el almacén y la gestión del almacén van de la


mano.
Si tenemos un almacén, hay que gestionarlo, tanto a
nivel gestión de stocks, como a nivel de gestión de las
actividades, personas y recursos adscritos al mismos, es
una tarea complicada pero necesaria, si quieres hacer
mejoras es imprescindible que contemples todo este
conjunto de factores, ya que están todos relacionados, al
igual que la cadena logística, como vimos y la relación
entre los departamentos de las empresas, explicada.

Ahora te toca a ti.

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la sociedad y en la empresa.
Estos cambios pueden ser una oportunidad decisiva para
crecer y adaptarse.
Pero a la empresa, en muchas ocasiones, le es difícil
poner recursos para afrontar estos cambios y es en ese
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Autor
Jose Carlos Gisbert

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