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BÚSQUEDAS 1 Diagrama de Bloques PEPSU
Diagrama de bloques Pepsu
2 Mapa General de Procesos (PEPSU) El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del diagnóstico y del
Modelo Pepsu análisis de la unidad administrativa, en donde se identi ca con claridad, el producto nal de trabajo, el proceso
respectivo como punto de partida para la integración del procedimiento correspondiente. Es una imagen sencilla de
cómo opera el proceso de relación con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y usuarios (U).
3 Componentes Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como: materiales, información y otros insumos.
Pueden ser uno o varios proveedores en un proceso, ya sean internos o externos. Entradas. Son los materiales, información y otros insumos
necesarios para operar los procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la nalidad de establecer si satisfacen los
requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas. Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, máquinas,
personas, ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se convierten las entradas en salidas. Salidas. Son
los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser medibles a n de identi car si satisfacen las necesidades de los usuarios.
Hay procesos que tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una salida que está orientada a varios usuarios. Usuarios. Son las
personas o entidades que se bene cian con las salidas
4 Entidades Personas -Materiales. -Información. -Otros insumos necesarios para operar los procesos. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan Una salida es el producto resultado de un proceso. Los productos pueden ser bienes o servicios. Los requisitos de
las salidas deben estar de nidos (necesidades de los usuarios, estándares de nidos por la institución, normatividad vigente, etc.) Organizaciones o
personas que reciben un producto. El usuario (o cliente), puede ser interno o externo a la organización.
5 Consideraciones Recomendaciones El análisis del proceso considera la revisión del mismo en sentido inverso a la presentación del diagrama
PEPSU. Enlistar a los usuarios actuales y veri car si son los que reciben el trabajo o servicio. Checar si no hay usuarios que no han sido
considerados. Análisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se formulen para cada aspecto.
6 Se conocen realmente las necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son
satisfechas? Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se
estabiliza o mejora) Sabe realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cuál es el impacto por
el incumplimiento de las características del servicio?
7 Se conocen realmente las necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son
satisfechas? Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se
estabiliza o mejora) Sabe realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cuál es el impacto por
el incumplimiento de las características del servicio?
8 Existen salidas que no tienen razón de ser? Existen especi caciones o salidas para los requerimientos? Está usted conforme con la calidad de la
salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?
9 Existen salidas que no tienen razón de ser? Existen especi caciones o salidas para los requerimientos? Está usted conforme con la calidad de la
salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?
10 Cómo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los demás de la misma
manera o de diferente manera? Puede ser simpli cado? Sabe si está realizando un buen trabajo? Qué es capaz de aportar en el proceso?
Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son su cientes y adecuados?
11 Cómo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los demás de la misma
manera o de diferente manera? Puede ser simpli cado? Sabe si está realizando un buen trabajo? Qué es capaz de aportar en el proceso?
Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son su cientes y adecuados?
12 La Gestión por procesos es la generalización de la gestión de un proceso y se aplica a una organización en su conjunto. Se marcan objetivos,
logros y actividades. Los objetivos deben ser cuanti cables (mejora de indicadores) Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados Una
organización se visualiza como un conjunto de ujos de producto y/o servicio Los ujos están constituidos por todas las secuencias de actividades
que se producen en la organización
13 Gestionar una organización supone Gestionar Los clientes y sus expectativas. Las salidas. Las actividades internas que aportan valor. Las
entradas
14 La dirección gestiona su organización: 1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organización (Misión, Visión y Valores). 2.- De niendo su
red de procesos en general y más en concreto sus procesos clave y prioritarios. 3.- Estableciendo mecanismos de medición (Sistemas de
indicadores) 4.- Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo
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15 Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en:
Incremento de su efectividad y e ciencia,. Eliminación de errores. Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo
del proceso). Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. Mayor exibilidad a n de que sean adaptables
a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología,
personas, dinero), métodos y controles (mediciones).
16 Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en:
Incremento de su efectividad y e ciencia. Eliminación de errores. Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo
del proceso). Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. Mayor exibilidad a n de que sean adaptables
a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología,
personas, dinero), métodos y controles (mediciones).
17 Elementos que permiten describir un proceso: Salida y ujo de salida del proceso Tornillos, 10, 000 año. Destinatarios del ujo de salida Los
intervinientes del proceso Secuencia de actividades del proceso Recursos Indicadores E cacia % de tornillos fuera de tolerancia E ciencia Toneladas
de acero/ toneladas de tornillos
18 Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento? MAPA GENERAL DE PROCESOS Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades
en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor éstas de ciencias? Existen
insumos que no tienen razón de ser? Las especi caciones o medidas de los requerimientos están bien de nidas y actualizadas? Existen
requerimientos que no han sido atendidos? Está conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?
19 Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento? MAPA GENERAL DE PROCESOS Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades
en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor éstas de ciencias? Existen
insumos que no tienen razón de ser? Las especi caciones o medidas de los requerimientos están bien de nidas y actualizadas? Existen
requerimientos que no han sido atendidos? Está conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?
20 Identi que y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de
los externos. Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para
llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran
cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.
21 Identi que y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de
los externos. Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para
llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran
cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.
22 Identi que y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de
los externos y Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para
llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran
cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza. Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a
calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor éstas de ciencias? Existen insumos que
no tienen razón de ser? Las especi caciones o medidas de los requerimientos están bien de nidas y actualizadas? Existen requerimientos que no
han sido atendidos? Está conforme con la calidad de los insumos? Cómo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra
forma de hacer el trabajo? Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simpli cado? Sabe si está realizando un buen
trabajo? Qué es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son
su cientes y adecuados? Existen salidas que no tienen razón de ser? Existen especi caciones o salidas para los requerimientos? Está usted
conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida? Se conocen realmente las
necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son satisfechas? Ha preguntado al
usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) Sabe
realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cuál es el impacto por el incumplimiento de las
características del servicio? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?
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23 Preguntas para llenar el PEPSU Quién recibe las entradas? Qué es lo primero que se hace con la entrada? Qué se produce o realiza con las
entradas? Qué sucede después? Cuáles son las salidas resultantes de lo que se produce?
24 Preguntas para llenar el PEPSU Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso entradas que actualmente no se muestran? Están
mostrándose todos los ujos de trabajo en los procesos de entradas y salidas? Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de las etapas
o subprocesos? Cuáles son las expectativas de los clientes? Cuentan con estándares de servicio?
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