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Compartir documentos con confianza

Cuando envíe un borrador de un documento a sus compañeros para que le envíen sus
comentarios, Office Word 2010 ayuda a recopilar y administrar con efectividad sus revisiones y
comentarios. Cuando esté en condiciones de publicar el documento, Office Word 2010 ayuda a
garantizar las revisiones y comentarios sin resolver que aún se encuentren en el documento
publicado.

Comparar rápidamente dos versiones de un mismo documento

ffice Word 2010 facilita la localización de los cambios realizados en los documentos. Al
comparar y combinar documentos, verá ambas versiones del mismo, con el texto eliminado,
insertado y cambiado de ubicación en una tercera versión del documento.

BUSCAR Y ELIMINAR METADATOS OCULTOS E INFORMACIÓN PERSONAL EN DOCUMENTOS

Antes de compartir su documento con otras personas, puede utilizar el Inspector de


documento para comprobar si hay metadatos ocultos, información personal o contenido
almacenado en el document. El Inspector de documento puede buscar y eliminar información
como comentarios, versiones, control de cambios, anotaciones manuscritas, propiedades de
documentos, información del servidor de administración de documentos, texto oculto, datos
XML personalizados e información en encabezados y pies de página. El Inspector de
documento puede ayudarle a asegurarse de que los documentos que comparta con otras
personas no contenga información personal oculta o algún contenido oculto que la
organización no desea distribuir. Además, la organización puede personalizar el Inspector de
documento para agregar comprobaciones para otros tipos de contenido oculto.

AGREGAR UNA FIRMA DIGITAL O UNA LÍNEA DE FIRMA A LOS DOCUMENTOS

Puede ayudar a confirmar la autenticidad, integridad y el origen del documento agregando una
firma digital al mismo. En Office Word 2010 puede agregar una firma digital invisible al
documento o insertar una línea de firma de Microsoft Office para capturar una representación
visible de una firma junto a una firma digital.

La capacidad de capturar firmas digitales mediante líneas de firma en documentos de Office


permite que las organizaciones utilicen procesos de firma sin necesidad de papel para
documentos como contratos u otro tipo de acuerdos. A diferencia de las firmas en papel, las
firmas digitales ofrecen un registro de lo que se ha firmado exactamente y permiten
comprobar la firma en el futuro.

Office Word 2010.- Utiliza un formato de archivo independiente (.docm) para los documentos
que contienen macros, por lo que puede determinar al instante si un archivo puede ejecutar
macros incrustadas.

Impedir cambios en la versión final de un documento

Antes de compartir la versión final de un documento con otras personas, puede utilizar el
comando Marcar como final para hacer que el documento sea de sólo lectura y comunicar a
otras personas que está compartiendo una versión final del documento. Cuando un
documento se marca como final, se deshabilitan la escritura, los comandos de edición y las
marcas de revisión y las personas que ven el documento no pueden cambiarlo por error. El
comando Marcar como final no es una función de seguridad. Cualquier persona puede
modificar un documento que está marcado como final desactivando Marcar como final.

REDUCIR EL TAMAÑO DE LOS ARCHIVOS Y MEJORAR LA RECUPERACIÓN EN CASO DE DAÑOS

El nuevo formato XML de Word es un formato de archivo comprimido y segmentado que


ofrece una drástica reducción del tamaño de los archivos y ayuda a asegurar que los archivos
que resulten dañados se recuperen con facilidad.

Conectar los documentos con información empresarial

En la empresa, se pueden crear documentos para comunicar información empresarial


importante. Se puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores automatizando el proceso
de esta comunicación. Cree documentos dinámicos e inteligentes que se actualicen
automáticamente utilizando nuevos controles de documentos y enlace a datos para conectar
los documentos con los sistemas de procesamiento en servidores.