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esde la década de los ´80, la llamada esta evolución en documento publicado y pretende manifestar algunas posiciones en
Gestión de Información, Gerencia referenciado en el 2008. torno a estas miradas.
de Información o Information
Management (en inglés) ha ganado un espacio Es bueno recordar que un modelo es una
importante en la vida de las instituciones en representación de algo, que nos permite
general y en particular en aquellas que tienen estudiarlo, conocerlo, ubicarlo. Generalmente
como misión el desarrollo de servicios y trabajamos con muchísimos modelos sin que
productos de información. los denominemos así. Ejemplo de ellos, Si bien esta autora no ha planteado una
son los mapas de todo tipo, los diagramas, representación gráfica de su visión original
Lamentablemente en estos años han surgido los planos, los organigramas y otras acerca de la Gestión de Información, su basto
determinadas confusiones en torno a este representaciones en diferentes sectores. Es estudio del tema obliga a una referencia a
concepto, debido fundamentalmente a su el propósito de este documento exponer su obra. Ella plantea que la Gestión de
asociación con la acción operativa de gestionar algunos modelos reflejados en la literatura Información incluye el planeamiento de la
algo, en este caso información, y no como sobre la Gestión de Información para facilitar política informativa de toda la organización,
una función o actividad estratégica dentro el estudio de este aspecto por parte de los el desarrollo y mantenimiento de sistemas y
de las instituciones. La autora se refirió a estudiosos del mismo. A la vez también se servicios integrados, la optimización de los
flujos de información y el fortalecimiento
de las tecnologías para satisfacer los
requerimientos funcionales de los usuarios
finales, sin considerar su status o rol en la
organización de origen. (Rowley, 1988).

En 1998, Butcher y Rowley plantean un


modelo al que llaman «ciclo de la Gestión de
Información, que caracterizan por siete
componentes que en inglés comienzan con
la letra «R» (y que se exponen en español en
la representación de la siguiente figura 1).

Los autores explican este modelo a partir del


proceso de «Lectura» de la siguiente forma:

1. Una persona lee una colección de


conocimiento relevante registrado tanto en
formato electrónico como en formato impreso.
También pueden absorber otras entradas del
ambiente externo o datos de la realidad,
empleando diferentes metodologías para la
recopilación de datos.

2. Cuando se leen, este conocimiento


relevante se convierte en información que
es absorbida por el contexto cognitivo del
individuo. Este planteamiento implica una
definición de información como conocimiento
subjetivo. El proceso de reconocimiento tiene
que ver con el vínculo que se establece entre
los conceptos que maneje el usuario en su Figura 1. Modelo Ciclo de la Gestión de Información (según Butcher y Rowley, 1998).
contexto cognitivo y aquellos que fije el
documento leído. El reconocimiento tiene
que ver con la conversión de información en está ampliamente disponible dentro de la 8. El conocimiento relevante, una vez
conocimiento subjetivo. comunidad, la organización o que el recuperado, debe ser leído antes que el
mercado considere que tiene valor. Cuando conocimiento registrado en documentos de
3. La reinterpretación tiene que ver con la el conocimiento validado ha sido emitido, diverso tipo puedan ser convertidos en
conversión de conocimiento en una forma ingresa en el dominio del conocimiento donde información y el ciclo pueda recomenzar.
que puede ser fácilmente comunicada, tal como los individuos, organizaciones y comunidades
en un documento. Aunque los documentos pueden actuar. La emisión de los documentos Butler y Rowley terminan su explicación
son de interés primordial para los gerentes casi siempre es en forma de publicación, pero planteando que el ciclo muestra las etapas
de información, es importante recordar que pueden hacerse otros anuncios, por la via en un orden en que con frecuencia se
también pueden presentarse en forma gráfica de la televisión u otro medio informativo. encuentran pero el proceso puede ocurrir
u oralmente. Los autores describen este en otras formas alternativas.
conocimiento como Conocimiento Público. 6. Las organizaciones interactuarán con este
dominio del conocimiento, seleccionarán
4. La revisión o evaluación tiene que ver con aspectos y recopilarán otros o proveerán
la conversión del conocimiento público en caminos de acceso a un aspecto del dominio
conocimiento validado. Este proceso se de conocimiento que a su juicio pueda ser de
conduce por la via de varios canales que filtran interés para sus objetivos. Para Páez Urdaneta (1992), la gestión de
las comunicaciones de los individuos, en algún información abarca un conjunto de elementos
momento en este proceso para la entrada de 7. Esta recolección accesible de conocimiento y procesos vitales dentro de la gestión en
conocimiento validado. Algunas actividades será utilizada por los individuos como recurso diferentes dimensiones como lo refleja el
típicas que tienen que ver con la validación, del cual puedan recuperar conocimiento modelo que aparece en la figura 2.
incluyen la revisión, el arbitraje, y otros procesos relevante. Los usuarios se acercarán a estas
para evaluar conocimiento público. colecciones con objetivos individuales e Considera una dimensión referida a las
intentarán establecer diferencias entre funciones gerenciales: planificación,
5. La emisión o distribución tiene que ver conocimiento relevante y desperdicio, organización, control, dirección, adicionando
con el hacer el conocimiento público que según definan sus objetivos específicos. una última a la que denomina reciclaje. Estas
funciones están respaldadas por el aprendizaje que tienen que ver con la infraestructura, los estos aspectos se asocian y vinculan con la
organizacional y por el comportamiento recursos humanos, la tecnología y el suministro Gestión de Información, no son los únicos
organizacional. de materiales (logística). y puede confundirse su relación al aparecer
gráficamente en dicho modelo.
En otra dimensión considera a los flujos de El núcleo del modelo refleja tres modalidades
información, con diferentes facetas: o dimensiones de la gestión de información:
necesidades, suministro, manejo y uso de la la gestión de recursos de información, la gestión
información que se desarrollan en este flujo. de información estratégica, y la gestión de
información holística, donde se tiene en
Varias dimensiones se reflejan en el extremo cuenta el ciclo de vida de la información y el
derecho del modelo, con la logística, los procesamiento de transacciones. Cada una de Para Choo, una organización aprende si por
servicios, la actividad de línea, el ambiente estas modalidades de gestión de información la vía del procesamiento de información, cambia
social (cultura) de las organizaciones así como aparece con un conjunto de principios/ el comportamiento de sus patrones potenciales
la calidad del trabajo. actividades que forman parte de las mismas. (Huber, 1991). Por tanto la meta básica de la
gestión de información, para este autor, es
La representación de los activos de Si bien esta autora, coincide con Páez Urdaneta potenciar sus recursos de información y las
información aparece como fuentes, servicios y en la conceptualización que se representa, potencialidades a fin de que la organización
sistemas asociados a su uso, capitalización hubiese preferido no incluir en el mismo los aprenda y se adapte a su ambiente cambiante
y depreciación. elementos que aparecen en la parte inferior, (Auster & Choo, 1995).
o sea al aprendizaje organizacional, el
Siguiendo el postulado de Porter, hace comportamiento organizacional y las Para este autor, el modelo de gestión de
referencia a los procesos de apoyo como los funciones gerenciales pues si bien todos información orientado a procesos muestra

Figura 2. Modelo de gestión de información de Páez Urdaneta (1992).


la gestión de información como un ciclo
continúo de seis actividades estrechamente
relacionadas: identificación de las necesidades
de información, adquisición de información,
organización y almacenamiento de información,
desarrollo de productos y servicios de
información, distribución de información y
uso de la información. El proceso comienza
en el extremo derecho del ciclo cuando se
Figura 3. Modelo de Gestión de Información de Choo (1992).
crea información mediante las acciones
organizativas (comportamiento adaptativo).
Estas acciones interactúan con aquellas de y servicios que demandan un conocimiento apoyar la interacción multinivel del discurso
otras organizaciones y sistemas para modificar profundo de las mismas, su evolución y su social. El uso de la información incorpora la
el ambiente, generando nuevos mensajes e perfil general. Las fuentes existentes deben selección de alternativas, el suministro de
informaciones. En la figura 3 se inserta el ser evaluadas permanentemente, las nuevas información y contenido para respaldar el
modelo de Choo. deben ser valoradas y el vínculo entre fuentes proceso decisorio.
y necesidades también debe ser reexaminado
La conceptualización de la gestión de en forma constante. Para la autora, el modelo de Choo hace énfasis
información como un ciclo de actividades en el ciclo de vida de la información pero su
informativas interrelacionadas objeto de Organización y almacenamiento: el objetivo representación gráfica puede generar
planificación, diseño y coordinación proveen es crear una memoria organizacional que confusiones acerca de si estamos ante un ciclo
según Davenport, una perspectiva a partir de sea el repositorio activo de gran parte del completo operacional del tratamiento de la
procesos que complementa otras propuestas conocimiento y expertise de la organización. información o si nos posicionamos ante el
que consideran a la gestión de información El volumen de datos que se produce y las enfoque estratégico que nos hace manejar
como la gestión de la tecnología de información necesidades recopiladas deben ser este recurso.
o la gestión de recursos de información. Este estructurados en forma tal que reflejen los
modelo procesual, según el propio Davenport, intereses y los modos de uso de la
debe fortalecer la cadena de valor de la organización y sus miembros. La tecnología
información, al comenzar con la identificación de la información puede asegurar cierta
de necesidades de información, recorriendo confiabilidad y eficiencia de las actividades
la adquisición, organización, almacenamiento operacionales de la organización. Las políticas La Gestión de Información es un proceso
de información, los productos y servicios, integradas de gestión de información aseguran estratégico que tiene lugar en una organización
distribución y cerrando el ciclo con el uso que la información significativa, tanto del de cualquier tipo (incluidas las comunidades
de información (Davenport, 1993). Una pasado como del presente, sean preservadas y otras entidades de carácter social). Es un
distinción particular es que no siempre se y estén a disposición del aprendizaje proceso que abarca todos los procesos y
consideran los dos extremos de esta cadena organizacional. actividades de esa organización y sus
(identificación de necesidades y uso de la componentes por lo que tiene una estrecha
información) dentro de los contextos de gestión Estas informaciones se empaquetan en relación con el sistema que lo rige y participan
de información. Algunos elementos acerca de productos y servicios de diferente nivel en él diferentes componentes.
los componentes de este modelo, explicados orientados hacia grupos de usuarios y
por su propio autor (Choo, 2002) son: necesidades específicas. Esto no debe ser un Como se aprecia, en este modelo (figura 4),
reempaquetamiento pasivo sino un proceso se tienen en cuenta diferentes componentes
Identificación de necesidades informativas: de agregación de valor, aumentando la y procesos que ocurren en un ambiente o
los miembros de la organización reconocen calidad de la información y mejorando la contexto y donde bajo el manto rector del
la volatilidad del ambiente y buscan correspondencia entre la información y las proceso estratégico, se contemplan políticas
información acerca de estos aspectos a fin necesidades de los usuarios. de información que constituyen el marco
de darle sentido a sus percepciones, para tener regulatorio donde se mueve el sistema de
la información necesaria para tomar decisiones Distribución de información: su meta es información y donde los contenidos constituyen
y solucionar problemas. Las necesidades de aumentar todos los procesos de compartir la base fundamental objeto de gestión.
información se definen por temas y por información. Cuando se comparte información
contingencias, es decir por determinados se cataliza el aprendizaje organizacional. En este modelo los recursos humanos, y las
contextos situacionales pues algunos También provoca nuevas miradas y tecnologías están permanentemente influidas
problemas se manejan mejor con la ayuda conocimiento acerca de dificultades, problemas por un proceso de cambio y como producto
de determinados tipos de información. o situaciones. Los usuarios finales merecen de la actividad que tiene lugar en el sistema,
recibir la mejor información disponible y la los procesos, teniendo en cuenta el ciclo de
Adquisición de información: es un proceso información debe ser suministrada por vida de la información intentan sostener ofertas
que es conducido por las necesidades de los mejores canales que se ajusten a las de servicios o productos de información para
información. La planificación para la características de los diferentes usuarios. cumplir con la actividad principal del sistema:
adquisición de información se ha convertido satisfacer las necesidades y expectativas de
en una función compleja, pues al crecer la Uso de la información: tiene que ver con la los usuarios. Asimismo el sistema se nutre de
especialización han proliferado las fuentes construcción social de la realidad, y debe nueva información que se genera en el ambiente
aquella en donde estemos desarrollando estas
actividades, por cuanto el tipo de organización
determinará determinadas consideraciones
y prioridades a tener en cuenta. Provee el
marco para la gestión de información y
permite:

• Mantener, manejar y emplear los recursos


de información organizacionales.
• Apoyar su base de conocimientos y todo
lo que contribuya con ella, con la inteligencia
estratégica, para alcanzar sus objetivos
fundamentales.

Sistemas: la teoría de sistemas es básica para


el manejo de información en la organización
pues resulta clave delimitar las fronteras del
trabajo organizacional, las relaciones con
otros subsistemas, los sistemas de los cuales
depende la organización y los que tiene
subordinados así como los componentes
Figura 4. Modelo de Gestión de Información de Ponjuan (modificado de la versión original del 2000). fundamentales de dichos sistemas. La
gestión de información debe atender las
y dentro del propio sistema. Un componente conversión del conocimiento que se ha ido particularidades de estos componentes e
vital constituye la interacción entre los recursos produciendo a partir del consumo de intentar optimizar los mismos. Optimizando
humanos del sistema y los usuarios, mediante información por parte de los usuarios así como el funcionamiento del sistema se logrará una
acciones que eleven las competencias mejor operación, una mayor eficiencia y
la concreción de las expectativas en acciones
informacionales y la cultura de los mismos a eficacia y la elevación de la calidad y la
específicas dentro de la organización o en
partir de programas de alfabetización productividad de dicho sistema. El manejo
su contexto.
informacional. La cultura organizacional e del sistema en su totalidad depende de que
informacional presente en el sistema, juega se desarrollen funciones de gestión, entre las
Políticas de información: según Orna (2000),
un papel vital en el comportamiento del trabajo que se debe destacar la presencia de un
en una organización responde a los objetivos
informacional. sistema de indicadores que permitan conocer
generales de la misma, así como a sus
y monitorear el comportamiento del sistema.
prioridades y precisan:
Algunos elementos acerca de los componentes
• los objetivos y prioridades relativos al uso Información en sí (o los contenidos): En esta
de este modelo son:
de la información en la organización organización se trabajará intensamente con
información. La información será un
Necesidades y expectativas de los usuarios: • el significado que la organización le da al componente de los procesos, de todos los
Los usuarios constituyen el centro de concepto «información» recursos utilizados, de las relaciones con el
cualquier sistema de información, por tanto
• los principios que aplicará al manejo de ambiente, de las potencialidades del mismo,
dentro de los objetivos estratégicos que deben
información de las características de los componentes del
regir su actividad, debe considerarse como
sistema. Si se habla de gestión de información
eje central la razón de ser de estos sistemas • los principios que rigen el uso de recursos evidentemente la información en si es
que es el satisfacer las necesidades y humanos para la gestión de información imprescindible. Esta información en sí, debe
expectativas de sus usuarios. Para ello debe tener calidad, ser relevante, actual, novedosa…
tenerse en cuenta lo que se entiende por usuario, • los principios relativos al uso de la tecnología
en apoyo a la GI en fin, debe poseer un conjunto de condiciones
es decir tener claridad y transparencia dentro imprescindibles para que pueda tributar
del sistema de quienes son los que se benefician • los principios que se aplican al costo-eficacia al sistema.
con la actividad principal del sistema. Por tanto en lo relativo a la información y al conocimiento.
la obtención de información acerca de estos Ciclo de vida de la información: uno de los
usuarios y sus necesidades constituye un Proceso estratégico: se rige por las elementos fundamentales de la información
eslabón básico en el funcionamiento del sistema políticas de información y es básico para la es su ciclo de vida, por tanto para la gestión
y guía los procesos principales que tienen supervivencia de cualquier organización, de información no se trata de utilizar
lugar en el mismo. donde metas, objetivos, políticas, proyectos cualquier información, sino aquella que esté
se hacen realidad a partir de caminos vigente, que tenga valor para el consumidor
Generación de nueva información: ocurre conducentes a la acción donde se demuestra y que pueda sufrir los procesos establecidos
dentro y fuera del sistema pero que tiene que la coherencia imprescindible para hilvanar con suficiente validez para ser almacenada
ver con el contexto de interés para el mismo, acciones. En estos procesos estratégicos y recuperada posteriormente cuando el usuario
alimenta sustancialmente al sistema y constituye deben considerarse las características de la pueda necesitarla. Los diferentes procesos
un elemento que facilita la valoración de la organización objeto de trabajo, es decir, en a los que se someterá la información le irán
dando determinada condición. De ser fuente Recursos humanos: Llámenseles recursos trazar pautas, acciones que permitan superar
para el sistema, llegará a ser un recurso para humanos o personas, según el autor, este determinadas etapas o situaciones que sea
convertirse en un producto o servicio (oferta) componente es tal vez el que decide todo. necesario mejorar.
para un consumidor que la demande. Son las personas las que organizan, realizan
el trabajo, ponen no solo fuerza de trabajo Alfabetización informacional y desarrollo
Productos o servicios (ofertas): Todo sistema como en la Sociedad Industrial, sino ponen de competencias: Desde que Zurkowski en
de información existe para entregar una salida conocimiento, habilidades, innovación, la década del 70 mencionó la necesidad de
deseada. Es decir, se diseña para obtener un creatividad… Por tanto en cualquier una alfabetización informacional, se han venido
determinado resultado. Los resultados de los organización el componente humano es vital desarrollando programas tendientes a lograr
sistemas de información predominantes son para el logro de resultados. Son los que tienen el desarrollo de habilidades en el manejo y
productos, servicios o nueva información que la responsabilidad de responder ante el usuario, procesamiento de información. Esta gran tarea,
se le oferta al usuario en función de satisfacer ante las autoridades, ante todos por lo de la Sociedad de la Información, en manos
sus expectativas y sus necesidades. La gestión hecho y lo por hacer. Son los que están de diferentes sectores, entre ellos el nuestro,
de información debe prestar especial atención permanentemente ideando nuevas vías, plantea la necesidad de transferir estos
a la información acerca de los productos, de nuevos caminos, cambios a lo existente que conocimientos y habilidades al consumidor
su calidad, de su aceptabilidad en el mercado, permita emplear los nuevos adelantos, los de información, o lo que equivale decir, a toda
de la optimización de los costos, del nuevos avances en pos de un sistema la sociedad que genera, emplea y procesa
comportamiento y condiciones de los que perfeccionado. Obtener y mantener información para cualquier actividad laboral
intervienen en la concepción, preparación información acerca de las personas, de su o social que realiza. De ahí la importancia de
y realización de los servicios, en su ética, en rendimiento, de su productividad, permite este componente dentro de este modelo. La
su comportamiento en general, en los niveles emplear mejor este recurso y permite aportar gestión de información debe promover
de aceptación que tienen los usuarios acerca elementos para gestionar sus competencias. actividades que favorezcan esto, para dejarle
de estos, en particularidades de los mismos. al profesional de información más tiempo para
Gestión del cambio: El cambio es permanente emplearlo en los procesos, y en el desarrollo
Procesos: Los procesos son los que aseguran en toda actividad humana, por suerte no de productos y servicios. Por eso también debe
la actividad de la institución, realizando la estamos paralizados en el tiempo y cada instante controlarse información acerca de las acciones
agregación de valor a las entradas del mismo: modificamos algo. Esto nos hace renovar, nos de alfabetización realizadas y sus resultados,
sin procesos todo se paraliza. Por eso para hace perfeccionar, nos hace innovar. En el intentando promover acciones cada vez mas
la institución la optimización de los sistemas modelo el cambio aparece próximo a la complejas en la medida que los usuarios vayan
es vital. Intentar que los recorridos esperados tecnología y a los recursos humanos. No se adquiriendo habilidades básicas.
y las transformaciones previstas se desarrollen trata que el resto de los componentes del
según lo previsto, en el menor tiempo posible modelo no sean objeto de cambio, sino que
y con la calidad óptima. realmente las tecnologías y las personas
son las que introducen los cambios más - Si bien en esta comunicación se ha pretendido
Para estudiar los procesos y perfeccionarlos, significativamente en el resto de los presentar algunos modelos existentes en la
se requiere de información. De ahí que la componentes. De ahí su localización gráfica literatura de las Ciencias de la Información,
gestión de información deba considerarlo en el modelo, pero con la conciencia de que es justo precisar que el tema no cuenta con
como uno de sus elementos vitales para el la gestión de información defiende el cambio mucho respaldo bibliográfico, o sea, que la
trabajo informacional en la institución u permanente, la innovación y la creatividad literatura disponible se refiere principalmente
organización. Dentro de los procesos se en pos de perfeccionar el funcionamiento a estudios de casos o aplicaciones ocurridas
considera la presencia de los flujos de del sistema de información. en organizaciones particulares y no a estudios
información que representan el tránsito que conceptuales acerca de su modelación.
sigue la información por los mejores caminos. Cultura organizacional e informacional:
Este componente marca las diferencias y el - La autora insiste en la necesidad de considerar
Tecnología: La tecnología interviene en todo grado de dificultad que puede tener un sistema a la Gestión de Información como una actividad
el proceso, apoya también la elaboración de de información para una operación exitosa. o función estratégica en una organización
productos y la realización de servicios. De Cuando la cultura organizacional e encargada de concretar las políticas de
ahí que estos medios que se emplean para informacional favorece estas actividades, se información trazadas por dichas instituciones,
comunicarse con los usuarios y para realizar hace mucho más flexible, más rápido el proceso en correspondencia con los principios
determinados procesos deban contribuir a de cambio. A veces éste se presenta como un señalados por Orna (2000) y Butcher-
mejorar los plazos de realización de los mismos, cambio natural, existe mayor aprovechamiento, Rowley (1998).
así como asegurar un mayor nivel de calidad mayor productividad, mayor calidad, porque - Llama la atención a la comunidad profesional
en los mismos. Las comunicaciones deben se trabaja con personas cultas, capaces de en torno al uso indebido del concepto de
ser optimizadas para asegurar que estos contribuir, de comprender determinadas Gestión de Información cuando se pretende
canales puedan fluir con la rapidez y con la situaciones, determinados principios, abordar todo lo referido al acceso y uso de
efectividad que se espera de los mismos. Por determinados enfoques. De todas formas todo la información o a su tratamiento, procesamiento
tanto, la obtención de información acerca es perfeccionable y la cultura también, por y organización.
del empleo de la tecnología y de su eficacia lo que la gestión de información debe intentar
es vital para elevar los beneficios y minimizar recopilar información acerca de esta cultura, En cualquier caso, los componentes reflejados
los costos en el trabajo informacional. tanto organizacional como informacional y en los modelos presentados tienen una gran
importancia para el manejo de la información
como recurso dentro de las instituciones y
comunidades. Debe continuar trabajándose
en todo lo referido a la elevación de la cultura
informacional lo que asegurará una mayor
comprensión del trabajo informacional por
parte de directivos y cuadros intermedios.
- El propio profesional de la información debe
continuar estudiando estos aspectos con
enfoques adecuados y contribuir a que se
comprenda que se está ante una función
estratégica institucional y no ante procesos
operativos que aseguran el tratamiento de la
información y la prestación de servicios. Si
bien estos siguen constituyendo la base de
nuestras actividades funcionales, es vital contar
con una instancia a nivel estratégico que
permita estudiar el sistema con sus diversos
componentes, y asegurar los recursos de
todo tipo que se necesitan para desarrollar
decorosamente estas actividades.
- Seguirán presentándose nuevas miradas a
este tema, como resultado de la continuidad
de investigaciones acerca del alcance de este
Recibido: 23 de abril de 2011.
concepto, y su aplicación en determinadas Aprobado en su forma definitiva:
instituciones y comunidades. 22 de junio de 2011

Dra.C. Gloria Ponjuán Dante


Facultad de Comunicación.
Universidad de La Habana
País: Cuba
Correo electrónico: <gponjuan@infomed.sld.cu>

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