CLÍNICA “EL BATÁN”

Características generales:
Fue fundada el 16 de Noviembre de 1987 por el Doctor César del Pozo Herdoiza e inició su funcionamiento el 10 de enero
Representante Legal: Doctor Fernando del Pozo Guarderas
Gerente General: Economista César del Pozo Guarderas.

Inventarios

1.-Entrega de medicamentos a los médicos

El doctor solicita los medicamentos que requiere en el momento de la atención al paciente en donde detalla el nombre y e
para lo cual debe llenar un formulario que será entregado a la enfermera,quien a su vez entregará este formulario al depa
una vez el departamento farmaceutico recibe el formulario del médico solicitante,verifica si la medicina existe en farmacia
a bodega que revise si existe el medicamento solicitado en el formulario,de ser así se le entregará el medicamento a la enf
firmar el formulario y entregar los medicamentos al médico solicitante.
Al final el departamento de farmacia se queda con el formulario firmado por el doctor y la enfermera

2.- Control de medicamentos

Al ingresar los medicamentos al area de inventarios de medicamentos se realiza una clasificación de los mismos para deter
y cual es su fecha de caducidad,para darles prioridad a los medicamentos que tienen su fecha de caducidad muy próxima.
Además la clínica realiza un control exhaustivo para que los medicamentos que no sean expuestos a altas temperaturas p
de los pacientes al no darle el trato adecuado a cada medicamento,ya que como existen medicamentos que no pueden se
mantenerse otros que necesitan tener una cadena de frío para conservarse

3.- Conteo físicos de medicamentos respecto al kardex

La Clinica "El Batán" realiza controles trimestrales de sus medicamentos,el jefe de bodega realiza el conteo de cada uno m
en presencia del personal de bodega encargado del ingreso y salida de la medicina
El jefe de bodega realiza el conteo con el Kardex en mano,realizando un conteo fisico de cada uno de los medicamentos qu
condiciones de refrigeracion, como a temperatura ambiente .
uncionamiento el 10 de enero de 1989.

en donde detalla el nombre y el número de medicamentos

regará este formulario al departamento farmaceutico
la medicina existe en farmacia y de no ser el caso,solicitara
regará el medicamento a la enfermera quien deberá

nfermera

ación de los mismos para determinar en que área deben ser preservados
ha de caducidad muy próxima.
puestos a altas temperaturas porque podrían comprometer la salud
edicamentos que no pueden ser expuestos a altas temperaturas,hay

ealiza el conteo de cada uno medicamentos almacenados en bodega

da uno de los medicamentos que se encuentran tanto en

Proceso: Inventarios de medicamentos
Subproceso: Control de inventarios
Etapa:

Objetivos
1. Entregar de forma oportuna y con la inmediatez del caso los medicamentos que son solicitados por l
2. Asegurar que los medicamentos no hayan excedido el tiempo de uso
3. Verificar que la cantidad registrada en los kardex concuerden con el inventaro físico de los medicam

Mediciones o pruebas sustantivas para determinar las probabilidades de los riesgos

1. Determinar la deficiencia con la que el área de inventarios entrega los medicamentos a los médicos
2. Medir la pérdida que se produce por el mal manejo de los medicamentos cada trimestre (medicamen
3. Determinar medicamentos faltantes de acuerdo al Kardex

Resultados de las pruebas sustantivas:

1. Porcentaje de horas deficientes con la que el área de inventarios entrega los medicamentos a los mé

Demoras Acumuladas
Horas Atendidas del Médico General

2.Porcentaje de la pérdida que se produce por el mal manejo de los medicamentos cada trimestre (me

Perdida por medicamentos caducados

Total de medicamentso comprados

3. Porcentaje de medicamentos faltantes de acuerdo al Kardex

N° de medicamentos de acuerdo al conteo fisico

N° de medicamentos de acuerdo al kardex

Evaluación de los Controles

1 Revisión del tiempo de entrega de medicamentos a los medicos por parte del departame
Periodicidad Permanente
Oportunidad Detectivo 4
Automatización Semi automatizado

2 Revisión del manejo de medicamentos cada trimestre

Periodicidad Periódico
4
Oportunidad Preventivo
Automatización Semi automatizado

3 Revisión de medicamentos faltantes de acuerdo al Kardex

Periodicidad Periódico
3
Oportunidad Detectivo
Automatización Manual
os que son solicitados por los médicos

ntaro físico de los medicamentos

de los riesgos
edicamentos a los médicos para ser suministrados a los pacientes
cada trimestre (medicamentos caducados)

los medicamentos a los médicos para ser suministrados a los pacientes 7.81%

150 7.81%
1920

mentos cada trimestre (medicamentos caducados) 8.38%

ntos caducados 595 8.38%

comprados 7100

e acuerdo al conteo fisico 8.57% 8.57%

e acuerdo al kardex

cos por parte del departamento farmaceútico

4 Bueno

Bueno
4

3
Mas que regular
Proceso: Inventarios
Subproceso: Control de inventarios
Etapa:

Riesgos Identificados
Objetivos Probabilidad
Descripcion del riesgo
Clasificacion Valor

1. Entregar de forma El área de inventarios no

oportuna y con la entrega de forma oportuna
inmediatez del caso los los medicamentos a los
Muy improbable 1
medicamentos que son médicos para ser
solicitados por los suministrados a los
médicos pacientes.

El departamento
2. Asegurar que los
farmaceútico no tiene un
medicamentos no
control en cuanto a la Muy improbable 1
hayan excedido el
entrega de medicamentos
tiempo de uso
caducados se refiere

3. Verificar que la La cantidad registrada de

cantidad registrada en medicamentos no
los kardex concuerden concuerda con el conteo Muy improbable 1
con el inventaro físico físico hecho por el jefe de
de los medicamentos bodega
 MATRIZ DE RIESGO "CLÍNICA EL BATÁN"

Riesgos Identificados Evaluacion de con

Impacto Severidad del Nivel de eficiencia del control
Valor
Clasificación Valor riesgo Clasificación

Moderadas 3 Bajo 3 Bueno

Catastróficas 5 Alto 5 Bueno

Mayores 4 Alto 4 Más que regular

 Evaluacion de controles
ficiencia del control Exposicion del riesgo
Valor Clasificación Valor

4 Menor 0.75

4 Menor 1.25

3 Menor 1.33
 CLÍNICA "EL BATÁN"
HALLAZGOS
AUDITORÍA OPERATIVA

Control de Medicamentos en el Área de Inventarios

TITULO

DESCRIPCIÓN: El control de los inventarios no es óptimo en un cien por ciento,debi

informes presentados,se determinó que existe una gran cantidad de
área de inventarios de medicamentos.

CONDICIÓN: Se pudo evidenciar que el proceso de control en el área de inventari

falencias,además el personal no tiene el conocimiento adecuado de
que estan a punto de caducar y de los medicamentos que requieren

CRITERIO: El área de inventario de medicamentos no tiene una adecuada políti

tener alineadas las compras con las ventas de los medicamentos,lo q
pérdidas por medicamentos caducados

CAUSA: Al tener personal nuevo en bodega no existe un correcto manejo de

medicina requiere de un trato diferenciado en cuanto a la preservac
tiene un control de los medicamentos más próximos a vencerse.

EFECTO: Al no llevar un control adecuado de las fechas de vencimiento de los

poniendo en peligro la seguridad del paciente,y a su vez la farmacia
medicamentos caducados.

CONCLUSIÓN Es de suma importancia que exista un adecuado manejo de los med

bodega, ya que la rentabilidad e imagen de la clínica podrían estar e
tener un estricto control de los fármacos se podría dar el caso de qu
suministrado un medicamento caducado lo cuál podría con llevar a g
la clínica.

RECOMENDACIÓN:
La bodega de la clínica debería implemetar una semaforización de lo
de su fecha de vencimiento,de tal forma que los empleados hagan u
se evite pérdidas por medicamentos caducados.
 CLÍNICA "EL BATÁN"
HALLAZGOS
AUDITORÍA OPERATIVA N°1

Área de Inventarios

es óptimo en un cien por ciento,debido a que en los últimos

minó que existe una gran cantidad de medicamentos caducados en el
mentos.

eso de control en el área de inventarios de medicamentos,presenta

tiene el conocimiento adecuado del manejo de los medicamentos
de los medicamentos que requieren de un trato diferenciado.

mentos no tiene una adecuada política de inventarios que permita

n las ventas de los medicamentos,lo que permitiría minimizar la
ducados

ega no existe un correcto manejo de cada medicamento ya que cada

iferenciado en cuanto a la preservación se refiere y además no se
mentos más próximos a vencerse.

o de las fechas de vencimiento de los medicamentos,se está

d del paciente,y a su vez la farmacia tiene pérdidas por

sta un adecuado manejo de los medicamentos que se tienen en

e imagen de la clínica podrían estar en grave riesgo,debido que al no
fármacos se podría dar el caso de que algún paciente le sea
caducado lo cuál podría con llevar a grandes problemas legales para

mplemetar una semaforización de los medicamentos de acuerdo con la proximidad

tal forma que los empleados hagan uso oportuno de los medicamentos y a su vez
entos caducados.
 CLÍNICA "EL BATÁN"
HALLAZGOS
AUDITORÍA OPERATIVA

TITULO Conteo físico de medicamentos respecto al kardex

DESCRIPCIÓN: El control de los inventarios de medicamentos es deficiente debido

del presente año han existido faltantes cuando el jefe de bodega rea
comparó con el kardex.

CONDICIÓN: Se pudo determinar que el control de inventarios no tiene un estrict

ingreso de los lotes de medicamentos,ya que los medicamentos que
minusiosamente con la factura de compra.

CRITERIO: El área de inventario de medicamentos no tiene una adecuada políti

tener un óptimo control de los medicamentos que ingresan a la bod

CAUSA:
Al momento del ingreso de lotes de medicina a bodega,el jefe de bo
presente,debido a que se le delegaron otras responsabilidades justa
llegan las medicinas y a su vez el personal al ser nuevo no está al tan
deben realizar cuando los medicamentos ingresan bodega,ya que so
hace un conteo del contenido de las mismas.

EFECTO:
Al no tener un óptimo control en la recepción de los medicamentos,
faltantes en sus inventarios de medicamentos,además la falta de co
reciban medicamentos en mal estado por no comprobar la fecha de
rotos por la mala transportación y preservación de los farmacos dur

CONCLUSIÓN Los faltantes de inventarios podrían llegar a representar pérdidas sig

los correctivos del caso,además se logró determinar que los medicam
dañados y no se da la respectiva baja , al realizar la toma física con
buen estado se reflejan faltantes.

La clínica debería tener controles rigurosos y determinar la causa pa

RECOMENDACIÓN: inmediatez del caso,además no debería recibir los lotes de medicam
completos y no se apeguen a la factura de compra y a las especificac
cuanto a la preservación y transportación de los farmacos se refiere
 CLÍNICA "EL BATÁN"
HALLAZGOS
AUDITORÍA OPERATIVA N°2

respecto al kardex

medicamentos es deficiente debido a que en los últimos 4 trimestres

altantes cuando el jefe de bodega realizó el conteo físico y lo

rol de inventarios no tiene un estricto control al momento del

mentos,ya que los medicamentos que ingresan no se verificán
de compra.

mentos no tiene una adecuada política de inventarios que permita

medicamentos que ingresan a la bodega

s de medicina a bodega,el jefe de bodega casi nunca esta

egaron otras responsabilidades justamente en el horario en el que
l personal al ser nuevo no está al tanto de los controles que se
camentos ingresan bodega,ya que solo cuentan la cajas pero no se
e las mismas.

n la recepción de los medicamentos,la clínica presenta perdidas por

medicamentos,además la falta de control podría conllevar a que se
estado por no comprobar la fecha de caducidad o medicamentos
n y preservación de los farmacos durante el viaje.

rían llegar a representar pérdidas significativas si la clínica no aplica

se logró determinar que los medicamentos que llegan rotos o estan
a baja , al realizar la toma física con los medicamentos que estan en
s.

es rigurosos y determinar la causa para que sea corregida con la

debería recibir los lotes de medicamentos en tanto estos no esten
factura de compra y a las especificaciones dadas por la clínica en
portación de los farmacos se refiere.
 CLÍNICA "EL BATÁN"
HALLAZGOS
AUDITORÍA OPERATIV

TITULO: Calidad de los medicamentos entregados por los prov

La Clínica ha tenido el mismo proveedor por 4 años co

DESCRIPCIÓN: para ver nuevos proveedores,además se ha cambiado
desempeñaba la función de buscar nuevos proveedor
motivo la clínica no logra encontrar a un Gerente de v
funciones

CONDICIÓN: Mediante la calificación del cuestionario de control in

departamento de farmacia de la clínica no cuenta con
de la calidad de los medicamentos

CRITERIO: La clínica no cuenta con políticas relacionadas al cont

por proveedores

CAUSA: El Consejo Directivo no le ha dado la importancia del

que ofrezcan productos de calidad,por lo que este tem
General de Directores.

EFECTO:
Los medicamentos que proporciona el departamento
pacientes no son 100% de calidad por lo que podría te
pacientes

CONCLUSIÓN: Se determinó que la Clínica ha mantenido el mismo p

entrega constantemente medicamentos apegados a u
Junta Directiva no le ha dado la importancia del caso,
de Ventas este encontrara un proveedor que entregu

RECOMENDACIÓN: El Consejo Directivo de la clínica debe buscar la soluci

nuevo proveedor con la inmediatez del caso sin esper
encuentre un proveedor que les proporcione medicam
 CLÍNICA "EL BATÁN"
HALLAZGOS
AUDITORÍA OPERATIVA N°3

edicamentos entregados por los proveedores

do el mismo proveedor por 4 años consecutivos y nunca se ha realizado concursos

proveedores,además se ha cambiado 3 veces al Gerente de Ventas quien
función de buscar nuevos proveedores de medicamentos para la clínica,por tal
no logra encontrar a un Gerente de ventas que cumpla a cabalidad con sus

cación del cuestionario de control interno se pudo determinar que el

e farmacia de la clínica no cuenta con los protocolos respetivos para la verificación
os medicamentos

nta con políticas relacionadas al control de calidad de lo medicamentos entregados

vo no le ha dado la importancia del caso a la constante innovación de proveedores

ductos de calidad,por lo que este tema no ha sido objeto de discusión en la Junta
tores.

os que proporciona el departamento de farmacia para ser suministrados a los

100% de calidad por lo que podría tener graves repercusiones en la salud de los

e la Clínica ha mantenido el mismo proveedor por varios años,el mismo que no

emente medicamentos apegados a un alto estandar de calidad, y pese a esto la
o le ha dado la importancia del caso,confiando que al contratar un nuevo Gerente
ncontrara un proveedor que entregue farmacos de calidad

vo de la clínica debe buscar la solución inmediata,por lo tanto se deberá buscar un

con la inmediatez del caso sin esperar a contratar un Gerente de Ventas para que
veedor que les proporcione medicamentos con altos estandares de calidad.