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PROCEDIMIENTO DE GESTION HUMANA

1. OBJETIVOS
Asegurar la competencia del personal que ingresa a la organización según el perfil
del cargo y determinar sus necesidades de desarrollo atreves de las actividades
de selección de contratación e inducción.

2. ALCANCE
Este Procedimiento inicia desde la recepción de hojas de vidas o convocatoria
interna y culmina en el retiro del personal contratado. Aplica para todos los
aspirantes a vincularse laboralmente a la organización TECNOVENTANAS SAS

3. RESPONSABLES Y FUNCIONES
Jefe de división de gestión humana: Lidera el reclutamiento de hojas de vidas y
la convocatoria interna. Realiza la entrevista y las pruebas psicotécnicas a su vez
coordina la ejecución de las pruebas de conocimiento, contratación del personal y
entrega de dotación.
Gestor de formación y desarrollo (División de gestión humana): Coordina la
inducción y su respectiva evaluación, ingresa los resultados de la entrevista y
pruebas técnicas y psicotécnicas aplicadas según el cargo al aplicativo.

4. DEFINICIONES
Reclutamiento: Es un conjunto de actividades orientado a traer candidatos
potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa. El
proceso de reclutamiento se inicia con búsqueda y termina cuando se reciben las
hojas de viadas.
Competencias: Demostrar conocimientos y aptitudes dentro de los siguientes
aspectos: formación, educación, habilidades y experiencia, relacionados en el
Manual de Funciones y Descripción del Cargo establecido para todos los cargos
de la Corporación
Perfil: Características que debe tener una persona para asumir responsabilidades
propias de un cargo. Estas características se encuentran documentadas y define
los requisitos de cada cargo que incide en el sistema de Gestión de Calidad en
cuanto a la educación, formación, habilidades y experiencia.
Entrevista por competencias: Es un diálogo estructurado a través del cual se
propone identificar los comportamientos asociados a las competencias requeridas
en el perfil del cargo vacante.
Hoja de Vida: Relación de títulos, cargos, trabajos realizados, datos biográficos
que califican a una persona.
Manual de Funciones: Documento en el que se establecen los lineamientos de
identificación, perfil (educación, formación, habilidades, experiencia),
responsabilidades, autoridad pertinente para cada cargo dentro del organigrama
de las empresas.
Retiro: Conjunto de actividades legales y propias de una organización que le
permiten a una persona desvincularse laboralmente de una empresa.
Concurso: Conjunto de actividades orientadas para seleccionar un candidato que
cumpla el perfil requerido en el Manual de Funciones y descripción del Cargo
para cubrir un puesto de trabajo, mediante la realización de ciertas pruebas o
exámenes.
Convocatoria: Es la invitación a participar en igualdad de condiciones o de
oportunidades en un concurso abierto de méritos para ingreso de personal, para
acceder a cargos ofertados de acuerdo con los parámetros y procedimientos
establecidos a que han de someterse quienes aspiren a ocupar el empleo. La
convocatoria interna se utiliza cuando la vacante a cubrir corresponde a un cargo
de vinculación indefinida con beneficios convencionales de acuerdo a la
convención colectiva vigente y una convocatoria externa se utiliza cuando
cumplido el plazo determinado en la convención colectiva para concluir la
convocatoria interna no se han postulado candidatos o los postulados no reúnen
los requisitos. En este último caso el candidato aspira recibir los beneficios de la
convención.
5. ACTIVIDADES
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO
El líder de proceso interesado presenta el formato de
requisición de personal a la división de gestión humana Gestión Humana
1 Realizar Requerimiento de justificando la necesidad de cubrir una vacante o crear un Ajustadas a
personal cargo en el caso de ser requerida la creación de un cargo, el necesidad
director administrativo evalúa y aprueba el requerimiento.
La Gestión estratégica revisa la viabilidad y aprueba cubrir
la vacante, lo envía a la División de Gestión Humana para
Estudiar requerimiento y iniciar el proceso de selección, contratación e inducción del Gestión Humana Ajustadas a
2 viabilidad de cubrir el cargo personal requerido. necesidad
El Gestor de Formación y Desarrollo crea el Manual de
funciones del nuevo cargo con base en la información
registrada en el requerimiento.
Cuando la vacante a cubrir corresponda a un cargo de
vinculación indefinida con beneficios convencionales de
acuerdo a la convención colectiva vigente, se realiza Gestión Humana
convocatoria interna, informando los requisitos del perfil
para aplicar a la vacante. Si cumplido el plazo determinado Ajustadas a
Realizar Concurso en la convención colectiva para concluir la convocatoria
3 necesidad
interna no se han postulado candidatos o los postulados no
reúnen los requisitos, se inicia convocatoria externa.
Se diseña la convocatoria teniendo en cuenta las siguientes
variables: Cargo, salario, funciones, requisitos mínimos,
4 Diseñar y publicar la porcentajes de calificación para cada una de las pruebas, Ajustadas a
convocatoria plazo para las entrevistas y evaluaciones. La convocatoria Gestión Humana necesidad
interna y externa se realiza con la publicación.
El auxiliar de formación y desarrollo publica la vacante en la
página de la Agencia de Empleo con las condiciones del
perfil requerido y las condiciones laborales
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO
La secretaria recibe las hojas de vida de los aspirantes
beneficiarios de la convención que deseen concursar de
5 Diseñar y publicar la acuerdo a los requisitos definidos en las convocatorias. Gestión Humana
convocatoria Se inicia con el reclutamiento de hojas de vida, anunciando el Ajustadas a
perfil requerido para el cargo y utilizando como principal necesidad
alternativa la
Referenciarían
El aspirante al remitido por la agencia de empleo debería
diligenciar la
Aplicación laboral. Las hojas de vida se preseleccionan
6 Efectuar preselección de las basándose en el perfil establecido para el cargo según lo Ajustadas a
hojas de vida. descrito en el Manual de Funciones. Las hojas de vida de los Gestión Humana necesidad
trabajadores beneficiarios de la convención se revisan y
preseleccionan de acuerdo al cumplimiento de los requisitos
exigidos de acuerdo a la convocatoria y se citan a entrevista
mediante publicación en carteleras de las instalaciones de
la organización.
Los postulados presentan entrevista psicológica y por
competencias, en donde se determinará el cumplimiento del
perfil requerido en el Manual de Funciones.
La entrevista debe ser acompañada de una prueba de
7 Realizar la presentación de personalidad como mínimo y se aplicarán pruebas de Gestión Humana Ajustadas a
entrevistas y pruebas conocimiento según sea la naturaleza del cargo y sus necesidad
requerimientos. Cuando se requiera una valoración experta
se remitirá el candidato al Jefe inmediato del cargo vacante o
a un trabajador experto en el tema. Las necesidades de
desarrollo identificadas deben ser relacionadas en el
Formato Selección de personal.
Si como resultado de la entrevista el candidato se considera
8 Realizar la confirmación de calificado para el cargo, se procede a realizar la confirmación Gestión Humana Ajustadas a
referencias de referencias laborales y personales. Este registro se necesidad
adjuntará en la hoja de vida como evidencia de la selección.
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO
La preselección de los candidatos concluye cuando se
Realizar la aprobación del presenta a la Dirección Administrativa la relación de los
9 proceso de selección preseleccionados cuyos resultados se ajustan al perfil del Gestión Humana
cargo. La Dirección Administrativa selecciona al candidato, Ajustadas a
aprueba la contratación. necesidad
El Jefe de la División de Gestión Humana autoriza la
realización de los exámenes ocupacionales de ingreso del
10 Autorizar exámenes trabajador para dar inicio a la vinculación, igualmente se le
ocupacionales comunica al encargado de seguridad y salud en el trabajo Ajustadas a
previo a la desvinculación del trabajador para autorizar los Gestión Humana necesidad
exámenes médicos de egreso.
Para el caso de los Concursos, los resultados serán
publicados en las diferentes carteleras de la organización.
La auxiliar de oficina cita al candidato para informar las
Realizar la citación al condiciones contractuales y se le entrega el formato de Gestión Humana Ajustadas a
11 candidato para su Requisitos de contratación donde están consignados los necesidad
contratación documentos exigido para la elaboración del contrato.
seleccionado. Se realiza las diferentes afiliaciones a salud,
pensión, y cesantías, ARL, y cajas de compensación.
Se le entregara una copia de las responsabilidades del cargo,
copia del contrato, afiliación a la seguridad social y copia de la
12 Efectuar la inducción al carta de nombramiento. El encargado de Formación y Gestión Humana Ajustadas a
trabajador Desarrollo se encarga de coordinar la inducción corporativa necesidad
y gestionar su evaluación dejando registro en el formato Plan
de inducción.
Durante el año se debe entregar tres dotaciones a los Ajustadas a
13 Realizar entrega de dotación trabajadores y los beneficiarios de la convención reciben las Gestión Humana necesidad
dotaciones establecidas en la misma.
Una vez se presente el retiro de un trabajador, Gestión
14 Efectuar retiro de personal Humana realizará las respectivas desafiliaciones, debe Gestión Humana Ajustadas a
entregar la autorización del examen médico de egreso y el necesidad
asistente de nómina hace la liquidación del contrato.

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