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Plan - 13771 - Manual de Organizacion y Funciones (Parte2) - 2009 PDF
Plan - 13771 - Manual de Organizacion y Funciones (Parte2) - 2009 PDF
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
(M.O.F.)
GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Gerencia de Administración y Finanzas
Área de Contabilidad
Área de Recursos Financieros
Área de Recursos Humanos
Área de Logística y Servicios Generales
Emprendiendo el Cambio
INDICE
1. INTRODUCCION:
1.1. Objetivos.
1.2. Alcances.
1.3. Referencias.
1.4. Base Legal.
1.5. Aprobación, Divulgación, Implementación Actualización.
2. RELATIVO A LA EMPRESA:
2.1. Naturaleza.
2.2. Base Legal.
2.3. Objetivos
2.4. Servicios Específicos.
2.5. Funciones y Atribuciones.
2.6. Estructura Orgánica.
2.7. Organigrama.
2.8. Niveles de Organización y Responsabilidades.
3. FUNCIONES:
3.1. Gerencia de Administración y Finanzas.
INTRODUCCION
El presente MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de la EMPRESA
MUNICIPAL DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE SAN
MARTÍN SOCIEDAD ANONIMA, EMAPA SAN MARTIN S.A., se encuentra dentro
del marco del ESTATUTO DE LA EMPRESA cuya Junta General de Accionistas
esta conformada por los representantes de las Municipalidades Provinciales de San
Martín, Lamas, Huallaga, El Dorado y Bellavista; estando su Sede Central en la
ciudad de Tarapoto, Provincia de San Martín.
1.1 OBJETIVOS
Fortalecer la Empresa mediante una adecuada Estructura Orgánica que le
permita cumplir con sus objetivos.
1.2 ALCANCE
Se encuentra dentro del marco de las actividades y relaciones internas y
externas de los diferentes órganos de la empresa por lo que su conocimiento
y cumplimiento es obligatorio.
1.3 REFERENCIAS
Política de organización de la empresa.
Políticas institucionales de la empresa.
Principios universales de organización.
1.5.1. APROBACION
De acuerdo con el Estatuto de la Empresa es atribución del Directorio
aprobar el Manual de Organización y Funciones que rige las actividades
de la Empresa.
1.5.2. DIVULGACION
La divulgación está a cargo de la Oficina de Desarrollo Empresarial en
coordinación con la Oficina de Imagen Institucional.
1.5.2. IMPLEMENTACION
El órgano encargado de la Implementación es la Oficina de Desarrollo
Empresarial.
A nivel de Comités de Gerencia deberán evaluarse los resultados que
vayan lográndose con su implementación a fin de orientar la
optimización de su diseño en función de los objetivos de la Empresa.
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Emprendiendo el Cambio
1.5.3. ACTUALIZACION
El Manual de Organización y Funciones como instrumento de gestión
será actualizado y perfeccionado continuamente por la Oficina de
Desarrollo Empresarial a través de la sección de Organización y
Método, en coordinación con los diferentes órganos de la empresa,
según como se efectúen los cambios en la Estructura Orgánica y/o en
las funciones de las diferentes unidades orgánicas. La actualización
también podrá ser realizada por la Gerencia General y/o diferentes
áreas de la empresa, con la opinión técnico - legal de la Oficina de
Desarrollo Empresarial y de la Oficina de Asesoría Jurídica.
2. RELATIVO A LA EMPRESA
2.1. NATURALEZA
La Empresa denominada EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS DE AGUA
POTABLE Y ALCANTARILLADO DE SAN MARTIN SOCIEDAD ANONIMA,
cuya forma abreviada es “EMAPA SAN MARTIN S.A.”, es una Empresa
Municipal de derecho privado.
GERENCIA COMERCIAL
Área de Comercialización.
Área de Catastro y Medición
Área de Facturación y Cobranzas.
2.7. ORGANIGRAMA
JUNTA GENERAL
DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
ORGANO DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
GERENCIA
GENERAL
OFICINA DE
GERENCIA DE DESARROLLO
ADMINISTRACIÓN Y EMPRESARIAL
FINANZAS
OFICINA DE
ASESORÍA
JURÍDICA
GERENCIA DE GERENCIA
OPERACIONES COMERCIAL
ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
GERENCIA DE
GERENCIA DEY
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
FINANZAS Y
FINANZAS
SECRETARIA
SEGURIDAD
CONTROL SERVICIOS INDUSTRIAL
PATRIMONIAL GENERALES
BIENESTAR SOC. Y
CONTROL DE ASISTENTE CAPACITACION
COSTOS COTIZADOS
ASISTENTE
ALMACEN
2. ORGANIZACION
Tiene a su cargo las siguientes áreas:
3. OBJETIVOS
Administrar en forma eficiente los recursos del sistema Económico - Financiero,
Contabilidad, Logística, Recursos Financieros y Recursos Humanos a fin de
conseguir que las acciones se desarrollen en condiciones normales y óptimas para
fortalecer la dinámica operativa de la Empresa.
4. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior
Especialidad Lic. Administración, Economista o
Contador Publico Colegiado Certificado, de
4. FUNCION GENERAL
Apoyar administrativa y financieramente a todas las áreas de la empresa,
entendiéndose como tal la administración de los recursos humanos, la
administración de la parte financiera y contable, la administración de los recursos de
tesorería, la administración de abastecimiento de insumos y/o materiales,
transportes y servicios generales de la empresa.
6. FUNCIONES
Para cumplir con su objetivo, la Gerencia de Administración y Finanzas deberá
realizar las siguientes funciones:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como los
Manuales de Normas y Procedimientos de la Empresa.
Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar en forma continua el
funcionamiento de las diferentes áreas a su cargo en función de los objetivos y
metas de la Gerencia a su cargo, en concordancia con las políticas y objetivos
de la Empresa.
Velar por el cumplimiento de las normas legales, reglamentos internos, estatuto
de la empresa y otros vigentes, referidas a los procesos Contables-Financieros,
de Logística, Recursos Financieros, Recursos Humanos, servicios de terceros y
otros inherentes a sus labores.
Coordinar, proponer, establecer y fomentar nuevos y eficientes procedimientos,
Manuales de Organización y Funciones, Reglamentos e instrumentos
normativos para el mejor desempeño y control de los órganos de su
competencia, contribuyendo así a racionalizar la gestión administrativa de la
Empresa.
Controlar y evaluar las actividades contables - financieras a través del Área
correspondiente velando por que éstas se realicen en concordancia con las
Normas y Procedimientos de la Empresa, así como los principios legales
dispuestos por el Estado.
1- COMPETENCIAS
2.- FUNCIONES:
La asistente administrativo de la Gerencia de Administración y Finanzas deberá
realizar las siguientes funciones las mismas que no son limitativas:
Llevar y mantener los Archivos de la Gerencia de Administración y Finanzas.
Coordinar las reuniones de la Gerencia de Administración y Finanzas a nivel
interno y externo de la Empresa.
Elaborar todos los documentos administrativos que se asigne la Gerencia de
Administración y Finanzas.
Recepcionar y remitir todas las cartas, informes, oficios u otros documentos
relativos a las funciones de la Gerencia de Administración y Finanzas.
Atender todos los requerimientos de la Gerencia de Administración y Finanzas.
Otros que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas y que sean
relativos a sus funciones
2. ORGANIZACION
Tiene bajo su responsabilidad los siguientes cargos:
2.1 Asistente de Contabilidad.
2.2 Especialista Contable.
2.3 Asistente de Control Patrimonial.
2.4 Asistente de Costos.
3. OBJETIVOS
Realizar una eficiente administración y control del sistema contable de la Empresa,
mediante la confección precisa y oportuna de la información Financiera y
económica que contribuyan al desarrollo de la Empresa para la toma de decisiones.
4. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior
Especialidad Contador Público Colegiado Certificado.
Edad mínima 28 Años
Experiencia 3 Años
CARGO JEFE DEL AREA DE CONTABILIDAD
Condiciones Personales Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinamismo, Buen Trato, Personalidad
definida, Conocimientos del Plan Contable
General, Conocimientos de Sistemas
Computarizados, Conocimientos de
Estados Financieros, Conocimientos de
Procedimientos Contables, Capacidad y
Habilidad para Comunicarse, Capacidad
de Organización.
5. FUNCION GENERAL
Registrar en forma oportuna y confiable las transacciones económicas y financieras,
en base a dispositivos legales vigentes, principios y normas de contabilidad
generalmente aceptados a nivel de la contabilidad general, contabilidad
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6. FUNCIONES
Para cumplir con el objetivo del Área de Contabilidad y Finanzas, el Contador
General deberá realizar las siguientes funciones las mismas que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el
Manual de Normas y Procedimientos del área de Contabilidad.
Cumplir y hacer cumplir el Plan Contable General Empresarial.
Preparar o elaborar los informes, balances, estados de ganancias y pérdidas y
otros en forma mensual, trimestral y anual, a fin de ser presentados dentro de
la fecha establecida para elevarlos al Directorio a través de la Gerencia
Administración para su correspondiente revisión y aprobación.
Analizar y dar conformidad a todos los documentos que sustentan las
obligaciones de pago o desembolso de fondos elevándolos a la Gerencia de
Administración para su autorización.
Plantear desarrollar y actualizar los sistemas y procedimientos contables en
coordinación con la Oficina de Desarrollo Empresarial, supervisando a las
demás áreas de la empresa a quienes involucre el sistema para su adecuado
cumplimiento.
Remitir en forma oportuna los Indicadores de Gestión y otros informes en la
fecha establecida.
Proporcionar la información contable - presupuestal que se requiere para fines
internos y externos previa coordinación con la Gerencia de Administración.
Coordinar con el área de Informática la actualización de equipos y/o programas
del sistema de contabilidad.
Supervisar, controlar y revisar las tareas y funciones que ejecutan cada uno de
los trabajadores bajo su mando, especialmente la precisión con la que ejecutan
los asientos contables especialmente los referentes a Impuestos, FONAVI,
ESSALUD, SUNASS.
Todas las relativas al control y supervisión de las labores que desarrollan las
diferentes Secciones bajo su dependencia.
Otras que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas y que sean de su
competencia.
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
1. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior o Técnica
Especialidad Contabilidad
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
2. FUNCIONES:
Para la buena marcha de la Sección de contabilidad, el Asistente de Contabilidad
deberá cumplir con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como las
Normas y Procedimientos establecidos para la buena marcha de su área.
Analizar, proponer y establecer métodos, procedimientos y normas a emplear,
para que el sistema de contabilidad de la empresa concuerde con los principios
de contabilidad y el plan contable general previa coordinación con la Oficina de
Desarrollo Empresarial.
Analizar e interpretar los dispositivos legales de carácter contable tributario,
financiero y económico en coordinación con asesoría jurídica u otros estudios
de apoyo a esta gestión para su correcta aplicación.
Apoyar a elaborar los informes, balances, estados de ganancias y pérdidas y
otros en forma mensual, para que sean presentados dentro de la fecha
establecida
Centralizar el registro oficial de las operaciones contables, y la actualización de
los libros de contabilidad y registros auxiliares.
Estudiar y analizar las variaciones en los saldos de todas las cuentas,
informando al Contador General de las fluctuaciones que han originado las
operaciones mediante los estados financieros comparativos.
Mantener al día y en orden todos los documentos que den movimiento de
ingreso y salida del Kardex, velando por que la numeración correlativa de estos
se mantenga.
Efectuar los registros contables en los libros principales y auxiliares del sistema
contable de acuerdo con las normas y procedimientos de control establecidos.
Proponer y ejecutar las políticas que corresponden al ámbito de su competencia.
Proporcionar la información contable - presupuestal que se requiere para fines
internos y externos previa coordinación con el Contador General.
Mantener los archivos de su área al día.
Coordinar con las demás áreas de la empresa y con entidades externas para
efecto del cumplimiento de las normas tributarias, contables, etc.
Apoyar a elaborar el análisis de tipo económico - financiero elaborando informes
y recomendaciones para ser presentados a la Gerencia de Administración y
Finanzas. previo visto bueno del Contador General.
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ESPECIALISTA CONTABLE
1. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior Universitario
Especialidad Contabilidad
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO ESPECIALISTA CONTABLE
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinamismo, Buen trato, Personalidad
definida, Conocimientos del Plan Contable,
General, Conocimientos de Sistemas
Computarizados, Conocimientos de
Estados Financieros, Conocimientos de
Procedimientos Contables, Capacidad y
Habilidad para Comunicarse, Capacidad
de Organización.
2- FUNCIONES
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como las
Normas y Procedimientos establecidos para la buena marcha de su área.
Analizar, proponer y establecer métodos, procedimientos y normas a emplear,
para que el sistema de contabilidad de la empresa concuerde con los principios
de contabilidad y el plan contable general previa coordinación con la Oficina de
Desarrollo Empresarial.
Analizar e interpretar los dispositivos legales de carácter contable tributario,
financiero y económico en coordinación con asesoría jurídica u otros estudios
de apoyo a esta gestión para su correcta aplicación.
Apoyar a elaborar los informes, balances, estados de ganancias y pérdidas y
otros en forma mensual, para que sean presentados dentro de la fecha
establecida
Centralizar el registro oficial de las operaciones contables, y la actualización de
los libros de contabilidad y registros auxiliares.
1. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior o Técnica
Especialidad Contabilidad
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO ASISTENTE DE CONTROL DE
PATRIMONIAL
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinamismo, Buen Trato, Personalidad
definida. Conocimientos del Plan Contable
General. Conocimientos de Sistemas
Computarizados, Conocimientos de
Control de Inventarios, Conocimientos de
Procedimientos Contables, Capacidad y
Habilidad para Comunicarse, Capacidad
de Organización.
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2. FUNCIONES:
Para cumplir con el objetivo de la Sección de Patrimonio e Inventarios, se deberán
realizar las siguientes funciones:
Cumplir y hacer cumplir el manual de Organización y Funciones así como el
Manual de Normas y Procedimientos de su área.
Llevar el control físico contable de todos los activos fijos de la empresa,
revisando los cálculos de depreciaciones y devaluaciones.
Velar por que la toma de inventarios físicos de materiales al almacén así como
la toma de inventarios de activos fijos, se realicen en las fechas programadas
así como dentro de las normas y procedimientos establecidos.
Efectuar todas las coordinaciones necesarias para el análisis de resultados y/o
conciliaciones de los inventarios físicos de materiales y de activos fijos.
Coordinar los ajustes de los inventarios físicos de materiales o activos fijos.
Llevar el control de los activos fijos que se encuentran para dar de baja
informando a la Gerencia de Administración y Finanzas para su remate según
los Procedimientos establecidos
Proporcionar la información de los inventarios físicos de activos fijos o
existencias para fines empresariales.
Coordinar la toma de inventarios físicos selectivos o sorpresivos al área de
almacén en las fechas establecidas.
Realizar o coordinar el reajuste arancelario de los inmuebles de la Empresa,
velando por que éstos se efectúen de acuerdo a las normas legales vigentes.
Controlar y fiscalizar el uso de los bienes y patrimonio de la Empresa, velando
por que estos alcancen una vida útil adecuada.
Organizar y mantener actualizado el catálogo de activos fijos de la Empresa.
Apoyar en la actualización de los títulos de propiedad de la Empresa en
coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica, en lo referente a la Sede
Central y Sucursales,
Coordinar las actividades concernientes a la contratación de pólizas de seguros
para los activos fijos que determine la Gerencia.
Coordinar y supervisar la cobertura de seguros de los bienes de la Empresa.
Establecer en coordinación con logística y contabilidad el código de
identificación de los activos fijos así como los códigos de ubicación.
Supervisar y dar conformidad al pago de las pólizas de seguro.
Servir de nexo entre la compañía de seguros y la Empresa.
Otras funciones que le asigne Contador General y que sean inherentes a sus
labores.
ASISTENTE DE COSTOS
1. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior o Técnica
Especialidad Contabilidad, Administración o Economía
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO ASISTENTE DE COSTOS
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado,
Puntualidad, Dinamismo, Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos del
Plan Contable General, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Control de Costos, Conocimientos de
Procedimientos Contables, Capacidad y
Habilidad para Comunicarse, Capacidad
de Organización.
3. FUNCIONES:
Para cumplir el objetivo de la Sección de Control de Costos, se deberá realizar las
siguientes funciones:
Efectuar el análisis y evaluación permanente de la rentabilidad y/o costos de
producción de la sede central y de cada sucursal.
Programar, organizar y controlar las actividades para determinar y registrar los
costos de proyectos y obras.
Controlar las actividades operacionales, administrativas y comerciales a fin de
determinar los costos de cada uno de ellos.
Mantener un sistema apropiado de centro de costos.
Proponer procedimientos a las demás áreas de la Empresa para una adecuada
recolección, registro y determinación de costos.
Informar cuando se detecte una desviación de costos en relación a padrones
considerados normales.
Coordinar con el Área Recursos Financieros el flujo de caja especialmente la
programación de los pagos de obligaciones contraídas.
Velar por que se cumplan los procedimientos de contabilidad de costos a fin de
brindar una información actualizada y oportuna para una toma eficiente de
decisiones.
Coordinar y controlar el procesamiento de los costos de producción, cuidando
que éste se efectúe de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Otras funciones que le asigne Contador General y que sean inherentes a sus
labores.
2. ORGANIZACION
Tiene bajo su responsabilidad a:
2.1. Asistente
3. OBJETIVO
Coordinar y efectuar el registro exacto y oportuno de todos los ingresos y egresos de
efectivo, valores y movimiento bancarios de la empresa, salvaguardando el dinero y
documentos valorados a su cargo.
4. COMPETENCIAS
Grado de instrucción Superior ó Técnica
Especialidad Contabilidad, Administración o Economía.
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO JEFE DE AREA DE RECURSOS
FINANCIEROS
Condiciones Personales Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinámico Ordenado, Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos del
Plan Contable General, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Control de flujo de Caja, Conocimientos
de Procedimientos Contables., Capacidad
y Habilidad para Comunicarse, Capacidad
de Organización
5. FUNCION GENERAL
Coordinar, efectuar y controlar los movimientos de ingreso y egreso de dinero y/o
valores de la empresa de acuerdo con las normas y procedimientos de la Empresa
para el área.
6. FUNCIONES
Para cumplir con su objetivo el Jefe de Recursos Financieros deberá realizar las
siguientes funciones, las mismas que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el
manual de normas y Procedimientos establecidos para su Área.
Responsabilizarse por la recepción de recursos financieros y por su custodia de
acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
Efectuar el pago de todos los compromisos de la Empresa de acuerdo con las
normas y procedimientos de control y pagos establecidos.
Elaborar los reportes diarios de caja y bancos incluyendo, los estados de
movimiento mensual.
Preparar cheques, depósitos bancarios, transferencias y otros en cuanto a
movimiento de bancos se refiera.
Controlar las Cartas Fianzas de acuerdo con las normas y procedimientos
establecidos.
Mantener actualizado en riguroso orden cronológico los comprobantes
pendientes con la finalidad de coordinar el pago oportuno con la Gerencia de
Administración y Finanzas de acuerdo al flujo de caja.
Dirigir, ejecutar y controlar las actividades de su área, de acuerdo con los
programas establecidos.
Llevar el registro y control del movimiento de fondos, dinero, valores y demás
efectos que por distintos conceptos, tanto de egresos y/o ingresos, efectuara la
Empresa, velando por el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos.
Sugerir a la Gerencia de Administración y Finanzas acerca de las medidas
necesarias para mantener la liquidez y capacidad de pago.
Realizar el pago de sueldos y salarios al personal en las fechas establecidas, de
acuerdo a la planilla recibida del Área de Recursos Humanos debidamente
autorizada.
Recaudar los fondos que por cualquier concepto genere la Empresa, informando
y coordinando diariamente con las diferentes áreas pertinentes.
Efectuar el pago oportuno de los impuestos, aportaciones y otras obligaciones
tributarias de acuerdo con el cronograma y a las órdenes de pago.
Efectuar las Cobranza de los recibos por servicios de Agua Potable y
Alcantarillado según los procedimientos establecidos para esta función.
Realizar otras funciones que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas
y que sean de su competencia.
1. COMPETENCIAS
Grado de instrucción Superior ó Técnica
2. FUNCION GENERAL
Asistir al Jefe de Tesorería en todo lo referente a las funciones que a su
responsabilidad pueda ejecutar en su reemplazo, tales como digitación de
documentos de contabilidad, cartas, oficios y otros internos y externos de la
Empresa, coordinaciones internas en la empresa en cuanto a funciones de Recursos
Financieros, soporte para efectuar el depósito de la recaudación diaria en la entidad
financiera que la empresa disponga, etc.
Llevar y mantener los Archivos del Área de Recursos Financieros.
Elaborar los documentos administrativos que se asigne el Área de Recursos
Financieros.
Recepcionar y remitir las cartas, informes, oficios u otros documentos relativos a
las funciones del Área de Recursos Financieros.
Atender todos los requerimientos del Área de Recursos Financieros.
Otros que le asigne el Área de Recursos Financieros y que sean relativos a sus
funciones
2. ORGANIZACION
Tiene bajo su responsabilidad los siguientes cargos:
2.1. Asistente de Personal
2.2. Bienestar Social y Capacitación
2.3. Asistente de Remuneraciones
7. OBJETIVOS
Realizar una eficiente administración y control del sistema de personal de la
Empresa, mediante la confección precisa y oportuna de la información de
actividades que contribuyan al desarrollo de la Empresa y al bienestar socio cultural
del trabajador.
4. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior o Técnica
Especialidad requerida Administrador o Abogado
Experiencia 3 Años
Edad mínima 27 Años
CARGO JEFE DEL AREA DE RECURSOS
HUMANOS
Condiciones Personales Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado,
Alto sentido de Equidad,
Puntualidad, Dinamismo, Buen
Trato, Personalidad Definida, Capacidad
y Habilidad para Negociaciones Colectivas,
Capacidad y Habilidad para Implementar
Sistemas de Manejo de Personal y
Sistemas de Seguridad, Capacidad para
Evaluación de Personal, Destreza y
Habilidad para la toma de decisiones,
Capacidad y Habilidad para Coordinar y
Comunicarse, Conocimiento y uso de
Indicadores de Gestión.
5. FUNCION GENERAL
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos vinculados con el
reclutamiento, selección, contratación, capacitación, evaluación y desarrollo del
personal, bienestar y asistencia social, relaciones laborales, seguridad e higiene
ocupacional.
6. FUNCIONES
Para cumplir con las metas trazadas el Área de Recursos Humanos deberá cumplir
con las siguientes funciones específicas las mismas que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como los
Manuales de Normas y Procedimientos de la Empresa.
Formular, proponer, ejecutar y controlar el plan y presupuesto anual
correspondiente del área, coordinando corporativamente su formulación y
ejecución, así como compatibilizándolo e integrándolo con el plan de gestión
empresarial.
Establecer un cronograma anual de actividades y acciones de la oficina y
elevarlo a la Gerencia de Administración y Finanzas para que en coordinación
con las unidades orgánicas correspondientes, ejecutar el cronograma.
Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de incorporación de
recursos humanos en lo concerniente a la atención de los requerimientos de
personal, su reclutamiento, selección, contratación e inducción, formulando
estrategias, políticas, normas y procedimientos que garanticen la admisión de
personal idóneo.
Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de desarrollo de
recursos humanos en lo relacionado a la capacitación, entrenamiento, desarrollo
de líneas de carrera, evaluación del desempeño y generación y mantenimiento
de programas motivacionales, formulando estrategias, políticas, normas y
procedimientos para asegurar el efectivo desarrollo y motivación de los
Recursos Humanos.
Formular, proponer, implementar y administrar estructuras remunerativas
racionales, equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como el programa
de beneficios y compensaciones adicionales.
Planear, diseñar y administrar la estructura general de puestos de trabajo de la
Empresa, sobre la base de estudios técnicos de categorización y clasificación de
puestos.
Diseñar y proponer las políticas, procedimientos y normas de operación para la
realización y confección de las diferentes planillas de sueldos y salarios de la
Empresa.
Velar por que la confección de las planillas de sueldos y salarios y la ejecución
de los programas de bienestar social, se realicen en concordancia estricta con
las leyes, políticas y procedimientos de la Empresa.
Planear, dirigir, organizar, coordinar, controlar y evaluar el proceso de registro,
trámite y control de personal.
Planear, evaluar, gestionar la aprobación e implementar los movimientos de
personal tales como promociones, transferencias, permutas, etc.
Atender y/o resolver quejas, reclamos y/o denuncias individuales y/o colectivas
de carácter laboral.
Mantenerse actualizado en lo que se refiere a normas legales especializadas en
el área de administración de personal, así como interpretar, aplicar o consultar la
interpretación y/o aplicación de los dispositivos vigentes en materia de
legislación laboral.
Visar todos los documentos inherentes a su área como permisos, CTS,
ESSALUD, Ministerio de Trabajo, etc.
Ejecutar en coordinación con la Oficina de Desarrollo Empresarial los programas
de Racionalización de personal.
Realizar otras funciones que le asigne el Gerente de la Gerencia de
Administración y Finanzas.
ASISTENTE DE PERSONAL
1. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior ó Técnico
Especialidad requerida Administración o carrera similar
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO ASISTENTE DE PERSONAL
Condiciones Personales Moral Sólida, Disciplinado, Alto Sentido de
Equidad, Puntualidad, Dinamismo,
Buen Trato, Personalidad Definida,
Capacidad y Habilidad para Comunicarse,
Capacidad de Organización,
Conocimientos de Seguridad Industrial,
Conocimientos de Defensa Civil.
2. FUNCIONES
Para el cumplimiento de los objetivos trazados es importante cumplir con las
siguientes funciones específicas las mismas que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el
Manual de Normas y Procedimientos de su área.
Coordinar y confeccionar la información para el procesamiento automático de
las planillas de sueldos y salarios de todo el personal y por tal el pago oportuno
de las remuneraciones previa autorización del jefe de RR.HH.
Ejecutar los trámites para la admisión y retiro de trabajadores.
Confeccionar las liquidaciones por compensación de tiempo de servicios del
personal de la Empresa.
Confeccionar los certificados de remuneraciones de acuerdo a solicitudes
realizadas por los trabajadores previo conocimiento del jefe de RR.HH.
Canalizar con el área respectiva los recibos por concepto de descuento por
cuenta de terceros debidamente firmada por el trabajador.
Informar permanentemente al Área de RR.HH., respecto a los resultados de las
operaciones y actividades del área a su cargo.
Velar por el cumplimiento y aplicación del Reglamento Interno de Trabajo,
proponer mejoras y actualizaciones del mismo de acuerdo a los dispositivos
legales vigentes.
Mantener actualizado los archivos de documentos referentes a descansos
médicos, permisos, encargaturas, cambios de funciones, licencias sin goce de
haber, ascensos, etc.
Confeccionar gráficas mensuales de récord de asistencia del personal.
Efectuar trámites ante instituciones del estado y privadas para la autorización
de planillas y demás documentos inherentes a sus funciones, con la
autorización del jefe de RR.HH.
Establecer el cuadro de vacaciones del personal.
Excluir o incluir trabajadores en la planilla, previo conocimiento y autorización de
la Jefatura de Recursos Humanos.
Establecer una armoniosa relación entre empresa y trabajador tanto a nivel
individual como colectivo.
Mantener un archivo actualizado de pactos, convenios y legislación laboral
vigente.
Motivar a los trabajadores en alcanzar metas de desarrollo y crecimiento,
propiciando su autoestima y autorrealización.
Coordinar las actividades de seguridad para el trabajo de la empresa,
estudiando e implantando soluciones a la previsión de accidentes laborales y a
la prevención de enfermedades laborales, de acuerdo con la legislación
especifica.
Realizar otras funciones que se le asigne el Área de Recursos Humanos y que
sean inherentes a sus labores.
1. COMPETENCIAS
Grado instrucción Superior
Especialidad Asistenta Social
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO BIENESTAR SOCIAL Y CAPACTACION
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Alto Sentido de
Equidad, Puntualidad, Dinamismo,
Buen Trato, Personalidad Definida,
Disposición para la Filantropía, Destreza y
2. FUNCIONES
Para cumplir con las metas trazadas es importante cumplir con las siguientes
funciones que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el
Manual de Normas y Procedimientos de su área.
Coordinar y ejecutar diagnósticos situacionales laborales y familiares que sirvan
de base para la programación y elaboración de programas sociales.
Mantener actualizadas las fichas sociales de los trabajadores así como todos los
documentos inherentes a las funciones del Área.
Programar, coordinar y promover el dictado de charlas educativas y culturales;
actividades sociales, deportivas, recreativas, culturales y otras que integren al
personal.
Mantener actualizado el periódico mural, elaborando boletines, cartas, cartillas
informativas referente a temas actuales sea informativo o de carácter cultural,
buscando promover la participación del personal en el periódico mural.
Coordinar con las instituciones de salud del estado y privadas para llevar a cabo
programas de salud y de cultura a los trabajadores de la Empresa.
Efectuar visitas domiciliarias y hospitalarias a los trabajadores, según programa
previamente coordinado y aprobado por la jefatura del Área de Recursos
Humanos.
Mantener informado al jefe del Área de RR.HH., respecto a los resultados de las
operaciones y actividades de la sección a su cargo.
Velar por el cumplimiento y aplicaciones del Reglamento Interno de Trabajo,
proponiendo mejoras y actualizaciones del mismo de acuerdo a los dispositivos
legales vigentes.
Actualizar las planillas de asegurados para su presentación a ESSALUD y
atención de las tarjetas únicas de acreditación de derecho.
Gestionar los documentos por pensión de jubilación, viudez, orfandad, pago de
subsidios por enfermedad, maternidad, y lactancia ante las entidades
pertinentes.
Mantener una atención y seguimiento especial de los casos de problemas por
comportamiento social, comunicando oportunamente el resultado de este a su
jefe.
Brindar atención inmediata al trabajador en cuanto a primeros auxilios (curación
y medicinas de primeros auxilios).
Planificar, programar y ejecutar programas de acción social.
Realizar otras funciones que se le asigne el Área de Recursos Humanos y que
sean inherentes a sus labores.
ASISTENTE DE REMUNERACIONES
1. COMPETENCIAS
Grado instrucción Superior o Técnica
Especialidad Administración, Contabilidad o Economía y
afines.
Edad mínima 23 Años
Experiencia 2 Años
CARGO ASISTENTE DE REMUNERACIONES
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Alto
Sentido de Equidad, Puntualidad,
Dinamismo, Buen Trato, Personalidad
Definida, Disposición para la Filantropía,
Destreza y Habilidad para la Toma de
Decisiones, Capacidad y Habilidad para
Comunicarse.
2. FUNCIONES
Elabora planillas de pago de trabajo de obras que realiza la empresa
Confeccionar las liquidaciones por compensación de tiempo de servicios del
personal de la Empresa.
Canalizar con el área respectiva los recibos por concepto de descuento por
cuenta de terceros debidamente firmada por el trabajador.
Realizar en coordinación con la Oficina de Desarrollo Empresarial los programas
de racionalización de personal.
Revisar en forma diaria las tarjetas de asistencia del personal informando
oportunamente sobre las faltas y tardanzas así como de las coordinaciones con
los jefes de áreas sobre las justificaciones de éstas.
Confeccionar los certificados de remuneraciones de acuerdo a solicitudes
realizadas por los trabajadores previo conocimiento del jefe de RR.HH.
2. ORGANIZACION
Cuenta con los siguientes cargos bajo su responsabilidad:.
2.1. Especialista en Contrataciones y Adquisiciones
2.2. Asistente de Servicios Generales
2.3. Asistente Cotizador
2.4. Asistente de Almacén
3. OBJETIVOS
Realizar un eficiente apoyo logístico para el óptimo funcionamiento administrativo y
operativo de EMAPA SAN MARTÍN S.A., mediante la adquisición y abastecimiento
oportuno, en calidad, cantidad, oportunidad y economía de los materiales, equipos,
insumos, activos fijos, servicios y todo a lo que abastecimiento se refiere de acuerdo
con los planes y/o programas de administración, producción, operación y
mantenimiento, velando por la buena administración de los inventarios físicos -
valorizados mediante la clasificación ABC y el análisis de los indicadores de gestión.
4. COMPETENCIAS
Grado de Instrucción Superior
Especialidad Administración, Contabilidad o Economía.
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO JEFE DEL AREA DE LOGISICA Y
SERVICIOS GENERALES
Condiciones Moral sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinámico, Ordenado, Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Control de Inventarios, Conocimientos
de Mercado Zonal y Nacional,
Conocimientos de Procedimientos de
Logística, Conocimientos de Indicadores
de Gestión, Capacidad y Habilidad para
comunicarse, Capacidad y Habilidad para
Negociar, Capacidad de Organización.
MANUAL DE EMAPA SAN MARTIN S.A.
ORGANIZACIÓN Jr. Federico Sánchez # 900
Y FUNCIONES Telef. 042526666
(MOF) www. emapasanmartin.com
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Emprendiendo el Cambio
5. FUNCION GENERAL
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relativos a la
investigación de mercado de proveedores, compras locales, nacionales y de
importación, gestión y control de inventarios, almacenamiento de materiales
repuestos e insumos, así como servicios generales.
6. FUNCIONES
Para el cumplimiento de los objetivos el Jefe de Logística y Servicios Generales
deberá cumplir con las siguientes funciones específicas, las mismas que no son
limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el
Manual de Normas y Procedimientos de su área.
Formular, ejecutar y controlar el plan de presupuesto operativo anual,
coordinando corporativamente su formulación y ejecución; así como,
compatibilizándolo e integrándolo con el plan de gestión empresarial.
Formular, proponer y ejecutar el programa anual de compras locales, nacionales
y de importación en función a los presupuestos aprobados, previa coordinación
con las áreas que lo involucren.
Dirigir, controlar y evaluar los procesos de adquisiciones de insumos, equipos,
repuestos, materiales y servicios, velando por que éstas se realicen en
concordancia con las normas y procedimientos de la Empresa.
Planear, dirigir coordinar y controlar el proceso de control de inventarios (stocks)
mediante el análisis de índices de cobertura e índices de rotación así como con
la estadística gráfica mensual de los inventarios.
Administrar el proceso de almacenamiento de insumos, equipos, repuestos y
materiales.
Diseñar y proponer nuevos formularios así como sus normas y procedimientos
para las operaciones de compras y almacén, considerando que éstos implican
siempre a otras áreas.
Formular y aplicar procedimientos técnicos adecuados para la recepción,
registro, codificación, clasificación almacenamiento y/o distribución de
materiales; así como mantener el nivel óptimo de materiales en stock de
acuerdo a las necesidades y posibilidades económicas de la Empresa.
Participar como miembro de la comisión de recepción de propuestas y/o comité
de adjudicación.
Buscar mejorar en todo momento las negociaciones de pago a los proveedores
de materiales clasificación “A” a mayor plazo a fin de mejorar el flujo de caja.
Llevar la estadística gráfica mensual así como los índices de cobertura y de
rotación de los inventarios del almacén por familia y el general a fin de ver
reajustar las políticas de abastecimiento en coordinación con la Gerencia de
Operaciones, así como la Gerencia de Administración y Finanzas.
Atender las necesidades derivadas de requisiciones eventuales no
contempladas en el programa anual de compras, previamente aprobadas por las
instancias correspondientes.
1. COMPETENCIAS
Grado Instrucción Superior o Técnico.
Especialidad Administración, Contabilidad o Economía.
Edad mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
CARGO ESPECIALISTA DE CONTRATACIONES
Y ADQUISICIONES
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinámico Ordenado, Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Mercado Zonal y Nacional,
Conocimientos de Procedimientos de
Compras, Capacidad y Habilidad para
Negociar, Capacidad y Habilidad para
Comunicarse, Capacidad de Organización.
MANUAL DE EMAPA SAN MARTIN S.A.
ORGANIZACIÓN Jr. Federico Sánchez # 900
Y FUNCIONES Telef. 042526666
(MOF) www. emapasanmartin.com
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Emprendiendo el Cambio
2. FUNCIONES
Elaboración de bases administrativas para procesos de contrataciones y
adquisiciones de bines y servicios de acuerdo a la normatividad vigente.
Publicar en el SEASE las bases de los procesos de contrataciones y
adquisiciones.
Informar permanentemente a las comisiones de contrataciones y adquisiciones
la veracidad de la información brindada por los proveedores.
Mantener actualizado el registro de proveedores.
Mantener actualizada la lista de precios de referencia.
Efectuar las demás labores que le asigne el Jefe del Área de Logística y
Servicios Generales y que sean compatibles con sus funciones
1. COMPETENCIAS
Grado Instrucción Técnica
Especialidad Administración, Contabilidad o Economía.
Edad mínima 23 Años
Experiencia 2 Años
CARGO ASISTENTE DE SERVICIOS
GENERALES
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinámico Ordenado, Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Mercado Zonal y Nacional,
Conocimientos de Procedimientos de
Compras, Capacidad y Habilidad para
Negociar, Capacidad y Habilidad para
Comunicarse, Capacidad de Organización.
2. FUNCIONES
Efectuar investigaciones de mercado para identificar nuevos productos y
proveedores a fin de presentarlos a las áreas de producción y mantenimiento.
Solicitar proformas, elaborar cuadros comparativos de ofertas y opinar sobre
propuestas presentadas.
Realizar la programación de stocks mínimos, máximos y puntos de pedidos de
acuerdo a la clasificación “ABC”, con la finalidad de programar las necesidades
de materiales, insumos, repuestos, etc. evitando así el posible
desabastecimiento.
ASISTENTE COTIZADOR
1. COMPETENCIAS
Grado Instrucción Técnica
Especialidad Administración, Contabilidad o Economía
Edad mínima 23 Años
Experiencia 2 Años
CARGO ASISTENTE COTIZADOR
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinámico Ordenado. Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Mercado Zonal y Nacional,
Conocimientos de Procedimientos de
Compras, Capacidad y Habilidad para
Negociar, Capacidad y Habilidad para
Comunicarse, Capacidad de Organización.
2. FUNCIONES
Realiza las cotizaciones de acuerdo a la normativa vigente
Contribuye a la cotizaciones de productos de calidad y precio que garanticen el
mejor servicio de la empresa
ASISTENTE DE ALMACEN
1. COMPETENCIAS
Grado Instrucción Técnica
Especialidad Administración, Contabilidad o Economía
Edad mínima 23 Años
Experiencia 2 Años
CARGO ALMACENERO
Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad,
Dinámico Ordenado, Buen Trato,
Personalidad Definida, Conocimientos de
Sistemas Computarizados, Conocimientos
de Mercado Zonal y Nacional,
Conocimientos de Procedimientos de
Compras, Capacidad y Habilidad para
Negociar, Capacidad y Habilidad para
Comunicarse, Capacidad de Organización.
2. FUNCIONES
Para cumplir con su objetivo, el Almacenero deberá realizar las siguientes funciones,
las mismas que no son limitativas:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el
Manual de Normas y Procedimientos de su área.
Analizar y proponer a la jefatura de Área aspectos referentes a la organización
y desarrollo de las actividades de su competencia.
Adoptar y efectuar una adecuada política de almacenamiento, conservación y
resguardo de las existencias.
Recepcionar, registrar y almacenar los materiales para ser distribuidos a las
diferentes áreas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
Clasificar, codificar y registrar los bienes y materiales que ingresan al almacén.
Efectuar la clasificación de materiales “ABC” a fin de realizar la estadística
gráfica mensual con sus índices de cobertura y rotación, evaluando así
mediante sus resultados las posibles modificaciones a la política de
adquisiciones.
Despachar los materiales, activos fijos y otros de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos.
Solicitar a tiempo la reposición de los materiales e insumos indicando con
claridad: las cantidades, unidades de medidas y descripciones técnicas, a fin de
que el área de
adquisiciones pueda ejecutar una buena labor de acuerdo con las normas y
procedimientos establecidos para esa área.
Mantener el orden y la limpieza dentro del área.
Mantener ordenado el almacenamiento de materiales de acuerdo a las
características físicas de cada material, que permita su control físico, rotación y
protección
Coordinar con las áreas de mantenimiento y operaciones acerca las bajas de
algunos equipos que involucren stock de repuestos con la finalidad de evitar la
obsolescencia.
Clasificar y codificar todos los materiales de stock evitando la duplicidad de
códigos con la finalidad de emitir un catálogo de materiales confiable y sea
distribuido a los usuarios.
Mantener actualizadas las tarjetas Bin Card mediante los procedimientos
establecidos.
Despachar los materiales a los usuarios de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
Controlar cualitativa y cuantitativamente, los stocks e informar a los interesados
los materiales recibidos.
Proponer la venta de materiales o repuestos obsoletos.
Realizar otras funciones que le asigne la jefatura de Logística y que sean
compatibles con sus funciones.
Firmar las Guías de Remisión del Proveedor o del Transportista.
Confeccionar los documentos de Ingreso al Almacén de acuerdo con el sistema
establecido.
Colocar la mercadería recepcionada en las zonas de almacenamiento.
Comunicar a las áreas interesadas la recepción de los materiales.
Colocar la tarjeta Bin Card a todos los materiales que ingresen al almacén.
Dar Ingreso en las Tarjetas Bin Card de todos los materiales que se recepcione
en almacén.
Efectuar la Limpieza del Almacén, así como la zona de recepción de
mercadería.
Comunicar al Jefe del Almacén acerca de posibles mejoras en el sistema de
recepción.
Mantener al día los archivos y documentación inherente a sus funciones.