Procedimiento Comunicacion Centro Comercial

Codigo: SG-SST-PR-16
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION Version:01

Centro Comercial Villa Country Fecha: 08-08-2019
Nit.800.234.027-5 Pág. de 1
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER COMUNICACIÓN EN

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CENTRO COMERCIAL VILLA COUNTRY
VERSION O1.
Barranquilla, 08 de agosto de 2019
Calle 78 No.53-70 - Ofic. Administrativa 4to.piso Tel. (5)3580821

Email: www.villacountry.com.co
Barranquilla-Colombia
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Propiedad de EL CENTRO COMERCIAL VILLA COUNTRY. Prohibida su reproducción.
Nit.800.234.027-5 Pág. de 1
INDICE
1. OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………………. 3
2. CAMPO DE APLICACIÓN……………………………………………………………………………………………. 3
3.- RESPONSABLE…………………………………………………………………………………………………………. 3
4.- GRAFICO DE COMUNICACIÓNES INTERNAS Y EXTERNAS…………………………………………. 3
5. MECANISMOS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN………………………………………………………….. 5
6. DEFINICIONES…………………………………………………………………………………………………………… 6
7. ACTIVIDADES…………………………………………………………………………………………………………… 8

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GUIA PARA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL SG-SST
1.- OBJETIVO
Dar a conocer a los trabajadores del Centro Comercial Villa Country un procedimiento
donde se establezcan los mecanismos de comunicación, para mantenerlos informados
acerca de todo lo relacionado al Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, su implementación, como avanza y los logros alcanzados.
2. CAMPO DE APLICACIÓN.
Todos los trabajadores sin importar su forma de contratación, proveedores, clientes
visitantes y personal externo.
3.- RESPONSABLE
El Coordinador de la Seguridad y Salud en el Trabajo es el encargado de este
procedimiento.
4.- GRAFICO DE COMUNICACIÓNES INTERNAS Y EXTERNAS
Es un esquema donde se propone que todos los trabajadores al interior del Centro
Comercial Villa Country se puedan comunicar entre sí con la Gerencia, el Responsable
de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST y todos aquellos que apoyen al Sistema de
Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Las comunicaciones externas serán atendidas por la Gerencia y el Responsable de la

SST, quienes en su momento se encargarán de difundir la informacion a las partes
interesadas. Al recibir una informacion se debe generar una respuesta.

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Entidades Externas:
Ministerios
GERENCIA A.R.L.
E.P.S.
Asesores Externos
TODOS LOS TRABAJADORES RESPONSABLE DE SST
EQUIPOS DE APOYO AL SG-SST:

 COPASST
 COMITÉ DE CONVIVENCIA
 BRIGADA DE EMERGENCIAS
 COMITÉ DE EMERGENCIAS
 EMPRESAS DE AYUDA MUTUA

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5. MECANISMOS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Correos electrónicos.
Reuniones.
Buzón de sugerencias.
 Cartas
 Comunicados
 Memorandos
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el

Trabajo.
Comité de Convivencia Laboral.

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6. DEFINICIONES
 Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación,
discusión, conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que
se realicen en la Empresa.
 Buzón PQRS: Receptáculo instalado en la Empresa en donde se depositan todas las
preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados, proveedores y
clientes.
 Carteleras Informativas: Escrito o dibujo, que se coloca en lugares de la Empresa
para comunicar una noticia, dar un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.
 Certificados: Comunicación solicitada por empleados o contratistas para
demostrar ingreso promedio o tiempo de relaciones comerciales.
 Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la
Empresa.

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 Comunicación: Proceso en el que intervienen un emisor y un receptor, en un

ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se logra la transmisión e
intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.
 Comunicación Externa: Conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización
hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus
relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios.
 Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe asegurarse
de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la
organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del
sistema de gestión integrado.
 Comunicación Directa. La comunicación directa es el modo de comunicación
humana, que se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada), y se
produce mediante la relación interpersonal.
 Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre
distintos ordenadores interconectados a través de una red, especialmente
Internet.
 Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de
opinión o hechos específicos.
 Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o
publicitario.

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 Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o

comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una
organización.
 Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con proyección
de mejorar.
 Memorandos: Herramientas de comunicación que la gerencia utiliza para llamados
de atención o disposiciones sobre el recurso humano.
 Red Telefónica: Conjunto de elementos constituido por todos los medios de
transmisión y conmutación necesarios que permite enlazar a voluntad dos equipos
terminales mediante un circuito físico que se establece específicamente para la
comunicación.
7. ACTIVIDADES.
Descripción de los mecanismos de comunicación en SST (información a comunicar, emisor,

canal y receptor) de los diferentes aspectos a socializar, incluyendo la comunicación
interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización; la comunicación con
trabajadores, contratistas, visitantes y partes interesadas externas.
MENSAJE EMISOR CANAL RECEPTOR

. Publicación escrita . Trabajadores
Política del Gerente . Manual del SG- . Visitantes
Sistema de Responsable SST SST. .Presentación . Clientes
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Gestión SST en Inducción/Reinducción . Proveedores.

.Contratistas
Informe de Gerente .Reunión de divulgación .Trabajadores
revisión Gerencial Responsable SST .Informe escrito
Objetivos de SST Gerente . Manual del SG-SST. .Trabajadores

Responsable SST .Reuniones .Clientes
.Proveedores
.Contratistas
Información Responsable SST . Matriz de identificación . Trabajadores
relacionada al SG- de requisitos legales. . Visitantes
SST . Presentación en . Clientes
Inducciones / Re . Proveedores
inducciones . Contratistas
.Procedimiento de acceso . Auditores
a Requisitos Legales. . Autoridades
Requisitos legales Responsable SST .Matriz de identificación . Trabajadores
y de otra índole de requisitos legales . Partes Interesadas
.Presentación en Pertinentes
Inducciones / Re
inducciones
.Procedimiento de acceso
a Requisitos Legales
Funciones, Responsable SST . Guía de Funciones, .Trabajadores
responsabilidades, responsabilidades, .Contratistas
competencia, y competencia y autoridad
autoridad en SST en SST
. Inducción/re inducción
Peligros y sus Responsable SST Matriz de identificación . Trabajadores.
Riesgos de Peligros, Valoración de Contratistas
Relacionados de Riesgos y Determinación . Partes Interesadas
SST de Controles Pertinentes
.Autoridades
Actos y Todo el personal Matriz de identificación Trabajadores.
Condiciones de Propio y de Peligros, Valoración de Contratistas
Inseguras Contratista Riesgos y Determinación .Partes Interesadas.
de Controles. Pertinentes
.Autoridades
Ejecución de Responsable SST Remisión Evaluaciones Trabajadores.
evaluaciones Médicas . Gerente
médicas
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Diagnóstico de Proveedores de Concepto de aptitud Coordinador

salud y resultado servicios médicos. laboral. . HS E
de evaluaciones
médicas.
Responsable SST . Documento Plan de . Trabajadores /
Plan de Brigadistas Emergencias Contratistas
Emergencias .Planos de evacuación . Partes interesadas
pertinentes
.Visitantes
Accidentes de Responsable SST. .Comunicación . Gerente
trabajo y telefónica .Formato de . Autoridades
enfermedades Investigación de . ARL SURA
laborales incidentes / accidentes
.Formato de reporte de
ATEL
Informe de Coordinador HSE Informe de auditoría Gerente.
Auditorías Auditores interna al sistema
internas al SG-SST
Resultados de . Procedimiento de . Todo el personal
Acciones acciones correctivas, . Partes Interesadas.
correctivas y preventivas y de mejora Pertinentes
Preventiva .Planes de acción
Lorennis Molina Solano Ing. Jhonatan Tarriba M. Susana Percy G.

Elaboro: Coordinador SG- Reviso: Especialista SST Aprobó: Gerente
SST

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CENTRO COMERCIAL VILLA COUNTRY

Barranquilla, 08 de agosto de 2019

Calle 78 No.53-70 - Ofic. Administrativa 4to.piso Tel. (5)3580821

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GUIA PARA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL SG-SST

4.- GRAFICO DE COMUNICACIÓNES INTERNAS Y EXTERNAS

Las comunicaciones externas serán atendidas por la Gerencia y el Responsable de la

Calle 78 No.53-70 - Ofic. Administrativa 4to.piso Tel. (5)3580821

GUIA PARA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL SG-SST

TODOS LOS TRABAJADORES RESPONSABLE DE SST

EQUIPOS DE APOYO AL SG-SST:

Calle 78 No.53-70 - Ofic. Administrativa 4to.piso Tel. (5)3580821

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5. MECANISMOS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el

Comité de Convivencia Laboral.

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 Comunicación: Proceso en el que intervienen un emisor y un receptor, en un

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 Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o

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Descripción de los mecanismos de comunicación en SST (información a comunicar, emisor,

MENSAJE EMISOR CANAL RECEPTOR

Gestión SST en Inducción/Reinducción . Proveedores.

Objetivos de SST Gerente . Manual del SG-SST. .Trabajadores

Diagnóstico de Proveedores de Concepto de aptitud Coordinador

Lorennis Molina Solano Ing. Jhonatan Tarriba M. Susana Percy G.

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