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DIÁGNOSTICO INTEGRAL

ALEJANDRA ESTRADA VELASQUEZ


EVELYN TRINIDAD RESREPO MOLINA
GLORIA PATRICIA GARCIA MARULANDA
MELISA SALAZAR CRUZ

Actividad realizada como evidencia de producto para la aprobación de la competencia

Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas

institucionales

Presentado a: Instructora Lucely Delgado

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CENTRO DE COMERCIO

MEDELLÍN

2020
Regional Antioquia
Centro de Comercio
Tecnología en Gestión Documental - Controlando la gestión documental

INTRODUCCIÓN

Siendo el Diagnóstico una pieza fundamental para la toma de decisiones en materia


Archivística, y el prerrequisito para la elaboración del Plan de Conservación, se elabora el
presente documento para satisfacer dicha necesidad; todo, bajo la aplicación de una
metodología consecuente con los criterios señalados por el AGN, orientadas al
levantamiento y análisis detallado de información obtenida de un trabajo académico,
aplicado a los documentos personales de Evelyn Trinidad Restrepo Molina.

Cabe resaltar entonces, que según la Ley 594 de 2000 en el titulo XI, hace alusión a los
archivos privados, donde se determina que estos podrán hacer parte del Sistema Nacional
de Archivo; si se consideran importantes para el campo del arte, la ciencia, la literatura y la
política. Por consiguiente, es necesario entender la necesidad de adoptar medidas de
conservación, ya que los documentos personales nos prestan una funcionalidad al ser
consultados, o presentados como evidencia en un trámite.

En primer lugar, se encontrará, el glosario según la terminología utilizada en el diagnóstico,


seguido de un marco normativo, metodología aplicada, recomendaciones según los
resultados obtenidos, y finalmente las conclusiones y referenciación según las normas
APA.

Cabe mencionar, que si bien, las Políticas Institucionales de Archivo el PINAR, Plan
Estratégico Institucional, Plan de Acción, Mapa de Riesgos, PMA, FURAG y el IGA, son
herramientas técnicas y administrativas que son referentes para el desarrollo del Plan de
Conservación Documental, en esta actividad no se implementaron, por ser un trabajo
académico aplicado a documentos personales.

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OBJETIVO GENERAL

Exponer los resultados del Diagnóstico en cuanto a las condiciones de conservación de los
documentos de Evelyn Trinidad Restrepo Molina, considerando el marco normativo
vigente

OBJETIVO ESPECIFICO

Identificar el estado actual de los documentos

Establecer las circunstancias y factores que causan deterioro en la conservación a corto,


mediano y largo plazo.

Mostrar los resultados de la medición de condiciones medioambientales

Presentar conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de las condiciones de


conservación.

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JUSTIFICACIÓN

El Diagnóstico se realizó frente a la necesidad de consolidar y formalizar todas las


actividades que se vienen realizando para recopilar información que permita generar el Plan
de Conservación Documental.

Asimismo, se ha documentado todo lo que describa la situación actual de los documentos


personales de Evelyn Trinidad Restrepo Molina en los formatos Diagnóstico Documental
en Conservación, Diagnóstico en procesos archivísticos. Cabe mencionar, que se realizaron
unos cambios en su estructura, para dar cumplimiento a la actividad planteada.

Por otra parte, se debe tener en consideración que un ambiente inadecuado daña los
documentos, factores como la humedad, la mala ventilación pueden estimular el
crecimiento de hongos. Es por esto que se deben determinar procedimientos y acciones que
garanticen la perdurabilidad de los soportes.
Por último, se obtiene un instrumento cuya finalidad, es permitir la identificación de puntos
críticos y el posterior establecimiento de planes de mejora, cuyos resultados permiten crear
el insumo básico para la posterior elaboración de dicho plan.

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1. INFORMACIÓN GENERAL

A. GLOSARIO

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales


o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Biocontaminación: nivel de carga microbiana de un determinado ambiente, asociada a


microorganismos como bacterias, hongos y levaduras. Se expresa en ufc/m3.
Biodeterioro cambio no deseado en la propiedad de los soportes documentales por acción
de diferentes grupos de organismos.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.
Componente ambiental conjunto de parámetros físicos (temperatura, humedad relativa y
humedad de muros), químicos (gases contaminantes y material particulado) y biológicos
(carga microbiana o biocontaminación y demás agentes biológicos) del microclima de un
depósito y que inciden directamente en la conservación de los soportes documentales.
Componente locativo conjunto de elementos estructurales y formales, que se
interrelacionan bajo unos principios arquitectónicos para conformar una edificación que
tiene la función de contenedor algo, en este caso documentos de archivo.
Componente documental bienes muebles de tipo documental que registran una
información producida o recibida por una persona o entidad, en razón a sus actividades o
funciones, con valor administrativo, fiscal o legal, valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
Conservación de archivos conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad
física de los documentos que alberga un archivo
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden


técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Documento de archivo registro de información producida o recibida por una persona o
entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal,
o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

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Folio hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número
que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
FURAG: Formulario Único de Reportes de Avance a la Gestión Administrativa
Gestión del riesgo La gestión del riesgo se define como el proceso de identificar, analizar y
cuantificar las probabilidades de pérdidas y efectos secundarios que se desprenden de los
desastres o factores de riesgo y comprende igualmente, las acciones preventivas y
correctivas para mitigar el impacto

IGA: Índice de Gobierno Abierto de la Procuraduría General de la Nación (para entidades


del orden territorial).
PINAR: Plan Institucional de Archivos
PMA: Planes de Mejoramiento Archivístico

Registro topográfico instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido


de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito
de archivo.
Sistema integrado de conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias,
procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción,
durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
Unidad de conservación cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística.
Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un libro o un tomo.

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B. Se presenta el normograma en materia de conservación, aplicado al patrimonio


documental y por tanto al sistema integrado de conservación

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2. METODOLOGÍA

En relación a lo establecido en la guía del AGN Plan de conservación documental; el


diagnóstico integral de archivo constituye un requisito previo para la formulación de los
planes del Sistema Integrado de Conservación (SIC) y debe elaborarse siguiendo los
criterios metodológicos establecidos por el AGN, se desarrolló la siguiente metodología
para consolidar el diagnóstico del estado actual en materia de Conservación del soporte
análogo, para los documentos de Evelyn Trinidad Restrepo Molina.

Se implemento el formato Diagnóstico Documental en Conservación, en el cual se


contemplan los ítems de estado de conservación en relación a deterioros físicos (rasgaduras,
faltantes, presencia de adhesivo activo, material metálico, etc.) en el formato Diagnóstico
en procesos archivísticos, en el cual se evalúan los procesos de Clasificación, ordenación,
serie, asunto y tipos documentales.

Por consiguiente, el diagnostico se orientó a los componentes que articulan la conservación


documental, en cuanto a las condiciones, características y estado de la documentación,
permitiendo así, detectar material afectado por hongos o insectos (ambientales, bióticos,
antropogénicos); se identificó en un lugar visible, permitiendo la relación de folios
afectados, para determinar las acciones correctivas. En el gráfico se calificó el estado de
conservación
como Bueno -Malo -Bajo, El estado de Oxidación: No tiene- Bajo- Medio y los porcentajes
de 1 a 5, donde 1 es el nivel más bajo y 5 el nivel más alto y denota excelencia en el estado
del documento.

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A continuación, se presentan los resultados obtenidos:

a. Metros lineales, número de Folios

FONDO NÚMERO DE FOLIOS MTL


Evelyn Trinidad Restrepo 32 0,225
Molina

b. Estado de conservación

Aspectos Administrativos
El fondo Restrepo Molina, es de una persona natural, cabe resaltar entonces, que según la
Ley 594 de 2000 en el titulo XI, hace alusión a los archivos privados,

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c. Identificación de material afectado por factores de deterioro, condiciones técnicas,


lugar y unidades de almacenamiento

Ubicación Registro Fotográfico


El fondo se encuentra ubicado
Espacio de Almacenamiento

en la Calle 103D N° 76-25


interior 202

Estructura
Mueble con 5 cajones, los
documentos se encuentran
ubicados en el primer cajón
lado derecho
Distribución de muebles
La Biblioteca está a 20
centimetros del muro

Eléctricas
Tres toma de luz, 1 bombillo
Condiciones de Seguridad

Alarmas
El edificio no cuenta con
sistema de cámaras, ni alarmas
contra incendios

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Ventilación Registro Fotográfico


Condiciones Técnicas

La habitación tiene un ventanal


por donde se permite la
circulación de aire.
Se encuentra un ventilador que
se prende tres veces al día

Iluminación
Bombillo Led 6 W blanco
Condiciones Técnicas

cálido

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Sobres de Registro Fotográfico


Manila

La
documentación
Unidades de Conservación

se encuentra
en sobres de
manila
Unidades de Conservación

CARPETA

Los sobres de
manila se
almacenan en
una carpeta

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Manifestaciones Registro Fotográfico


Factores de Deterioro
Factores de Deterioro
ConservacEstado de

El resto de la
documentación
se encuentra en
buen estado

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3. RECOMENDACIONES

De acuerdo con los datos recopilados y con su análisis correspondiente, se realizan


recomendaciones de carácter general, a fin de que sean tenidas en cuenta para la mejora en el estado
de conservación.
Cabe destacar, que es posible retardar la degradación de los materiales realizando una conservación
preventiva, interviniendo en factores tales como: luz, calidad del aire, agentes biológicos, hongos,
roedores, palomas e insectos, temperatura, humedad relativa estos dos últimos son de vital
importancia en la preservación, debido a que son de los factores que contribuye de manera más
significativa en el deterioro de los materiales.

Unidad de Conservación Acciones de mejora


Cambiar las carpetas, y los sobres de
manila por carpetas 4 aletas
Material: debe estar libre de pulpas
lignificadas o recicladas. Deberá tener
PH neutro o preferiblemente contar
con una reserva alcalina, también estar
libre de partículas metálicas, ceras,
plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro o
Resistente al doblez y al rasgado o De
color preferiblemente claro, los tintes y
pigmentos deben ser resistentes a la
abrasión y ser insolubles en agua o La
cartulina debe tener un acabado liso,
suave, libre de partículas abrasivas u
otras imperfecciones

Si no cuenta con una carpeta de


material libre de ácido, aislé los
documentos usando hojas alcalinas
(hojas blancas para impresora)

Limpieza de los documentos: Retirar


bandas elásticas, clips metálicos
grandes o pequeños, ganchos de
cosedora, limpiar los documentos con

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plumilla o tela suave, arreglar folios y
legajar documentos sueltos dentro de
las carpetas. (con el fin de no separar
los documentos, se puede cambiar el
material metálico por elementos
elaborados en material plástico o con
recubrimiento que eviten la oxidación.
En su defecto puede emplearse como
barrera un fragmento o trozo de papel
entre el material metálico y el
documento). No debe usarse cinta
adhesiva, con estas acciones se espera
conservar la integridad del documento
original. Conservar los documentos libres
de polvo y suciedad superficial.
Se debe efectuar una revisión por lo
menos anual de la documentación, para
detectar presencia de hongos o
deterioro y aislar en forma inmediata los
posibles focos de contaminación
Cambiar la iluminación, y evitar las
conexiones y las extensiones eléctricas
que se tienen en la parte posterior del
mueble donde se almacena la
documentación.
Los niveles de luz deberían ser tan bajos
como sea posible y el tiempo de
exposición el mínimo necesario
Si es posible, utilizar tubos fluorescentes
bajos en radiaciones ultravioletas.

La documentación no deberá
almacenarse en el mueble de madera
en el que se encuentra.

Si es posible, un archivador metálico


pequeño, de material anticorrosivo

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CONCLUSIÓN

Con este diagnóstico se logró obtener un estudio actual sobre el estado de la documentación
que personal de Evelyn Trinidad Restrepo Molina, y las acciones correctivas a ejecutar con
el objeto de fomentar las buenas prácticas en el manejo de los documentos entre los
integrantes de nuestra casa.
Además, se produjo un estudio en el que se plantea claramente las ventajas y desventajas
que hay al momento de enfrentar proyectos de Gestión Documental en las diferentes
empresas, donde el área de trabajo varía mucho según las actividades a las que se dediquen.
Se destaca la importancia de saber cómo lograr un ambiente más estable y seguro para la
documentación ubicada en nuestros hogares y en los archivos en general, el siguiente gran
desafío será promover una cultura del cuidado, es decir, cultivar una cultura en la que todos
y cada uno sea responsable, promoviendo así su conservación y preservación como parte de
la memoria familiar.

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BIBLIOGRAFÍA

Publicado (2006). Glosario. Acuerdo 027 de 2006 Recuperado el 16 de mayo de


https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/

Publicado (2014). Glosario. Acuerdo 006 de 2014 Recuperado el 16 de mayo de


https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/

Publicado (2018). Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de


Conservación Recuperado el 16 de mayo de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos
/Publicacionees/V8_Gu ia_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf

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