La documentación implica el manejo de la información crítica de la empresa para

la toma de decisiones efectivas y oportunas en todos los procesos.

Por eso es importante que, dentro de la organización, los colaboradores se
familiaricen con ciertas técnicas para el manejo correcto de la información y de la
documentación y así mismo se establezca un sistema de control tanto de la
documentación como del personal que a diario están en contacto con ella, o sea
con todos.

La documentación es una parte necesaria de cualquier sistema de gestión y desde

luego para que un sistema de gestión cumpla realmente con sus requisitos.

Por lo tanto se requiere estructurar la documentación del sistema, definiendo los

procesos de la organización, recordando que un proceso es un conjunto de
actividades que cumplen un objetivo determinado; estableciendo un diseño o estilo
de los formatos o formularios para la documentación de procesos, procedimientos,
instructivos y registros; haciendo un inventario de los documentos y registros que
se tengan actualmente en la organización, para ser revisados a la luz de los
requisitos de la Norma ISO 9001.

Documentar los procesos es una ardua tarea la cual significa escribir los
documentos que se cree que faltan o que hay que ajustar, según el diagnóstico
inicial realizado, es recomendable, aunque no es un requisito de la norma, hacer
una manual del sistema de gestión de calidad, documento este que recoge como
está diseñado el sistema para la organización.

Los beneficios de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad son

múltiples: proporciona un marco claro de trabajo de las operaciones de la
organización, permite una consistencia de los procesos y una mejor comprensión
del Sistema de Gestión de Calidad, y proporciona evidencias para el logro de los
objetivos y las metas. Durante el diseño de la documentación del Sistema de
Gestión de Calidad, debe centrarse en la eficiencia, y crear procesos y
documentos que sean aplicables a la organización.

El dimensionamiento de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

basado en las necesidades de la organización, es esencial para un Sistema de
Gestión de Calidad funcional. Por otra parte, una documentación estructurada
adecuadamente hará que las operaciones sean mucho más fáciles, mientras que
la documentación incorrecta traerá más que problemas.