Santiago de Cali, Julio de 2020

Señores:
CENTRO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN VIDA CEVIDA

Ref: Propuesta de Servicios y Costos del Portal de Servicios Educativos ZETI para el año
lectivo escolar 2020-2021

Reciban un cordial saludo, por medio de la presente me permito presentarles la propuesta de

Servicios y Valores de los mismos para el Año Lectivo Escolar 2020-2021.

La Comercializadora de Portales Educativos CPE, es la empresa encargada de realizar el

proceso Comercial del Portal de Servicios Educativos ZETI a nivel nacional.

El Portal de Servicios Educativos ZETI es una Plataforma 100% línea, es único por sus
servicios y características que los llevarán a vivir el mundo de las TICs de una manera fácil,
segura, poderosa y avanzada a un muy bajo costo.

 Características Generales del Portal ZETI

El Portal de Servicios Educativos ZETI, integra en un solo sitio web (www.zeti.co) algunos
de los productos de Software que ofrecemos como propuesta de servicio a las Instituciones
Educativas (IE) para poder realizar sus actividades de Gestión Académica y Administrativa,
todo ello por un mismo valor de Servicio.

Veamos algunas características importantes del Portal ZETI:

• El Portal ZETI es un Sistema Integrado Nacional (SIN).

Todos los Usuarios del Portal ZETI comparten una Base de Datos común, lo que permite
conocer todo lo que se necesite de los estudiantes en cuanto a su Historia Académica a
través de las IE usuarias del Portal ZETI a nivel nacional, por ejemplo: un estudiante se
presenta a matricularse a su IE, si éste estudiante procede de otra IE usuaria del Portal, al
momento en que vaya a crear el registro del estudiante en el sistema, se debe ingresar el
Documento de Identidad del estudiante, como dijimos, si el estudiante procede de otra IE

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usuaria del Portal ZETI, entonces se le presentaran los datos existente del registro del
estudiante, sin que se tenga que volver a crear un nuevo registro, sus documentos digitales,
fotografía, etc. En fin toda la información concerniente al estudiante sin que se necesite
volver a crearla.

• El Portal ZETI es un Sistema de manejo de la historia académica de

los estudiantes.
Al momento de ser incorporado un estudiante a la IE a través de la Matricula, se podrá
observar todo su historial académico previo al ingreso a la Institución, o en la misma IE si se
tiene:

La gran ventaja de esta característica es que permite evaluar y observar integralmente al

estudiante en el tiempo, se puede identificar puntualmente las dificultades presentadas en
cada etapa de su proceso formativo, con lo que se facilita la labor del docente en cuanto a
reforzar a los estudiantes según sus necesidades puntuales en el momento actual.

El Portal ZETI permite guardar Documentos de los Estudiantes en

formato Digital (Archivo Digital).
Esta característica implica un gran ahorro de tiempo y espacio físico para ello, que no se
pierda la información de los estudiantes o se deteriore con el tiempo, además permite tenerla
siempre a la mano para poder ser usada en los diferentes informes y análisis que se realizan,
ejemplo de estos documentos pueden ser: Registro Civil, Tarjeta de Identidad, Cédula de
Ciudadanía, Boletines Finales cuando procede de otras IE no usuarias del Portal ZETI,
Certificados de Estudio, etc.

Al disponer siempre de esta información, puede utilizarse al momento de la matrícula de los

estudiantes sin que ellos tengan que volver a presentarla nuevamente, ya que siempre estará
disponible para su uso en todas las IE usuarias del Portal ZETI, e inclusive para los mismos
estudiantes en el caso de requerirla en algún momento.

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Un ejemplo de uso de esta característica es que se pueda realizar la matrícula de los
estudiantes en línea ya que se tiene a la mano todos los documentos requeridos para ello.

• El Portal ZETI no deja cometer errores al momento de la matrícula

de los estudiantes.
El proceso de matrícula se realiza muchas veces en un periodo de tiempo muy corto y con
poco personal, esta situación puede llevar a que se cometan errores al momento de asentar
una matrícula, el Portal ZETI controla este proceso y no permite que se cometan errores,
garantizando Efectividad, Confiabilidad y Agilidad en éste proceso.

Como puede observarse el Portal presenta la situación final de la última matricula realizada
para el estudiante, y controla cómo puede realizarse la nueva matricula, de manera que no se
cometen errores en la nueva matricula a realizar.

• El Portal ZETI garantiza un correcto proceso con cada estudiante

matriculado durante un ciclo lectivo escolar.
Esta característica garantiza que se defina la situación final para cada una de las matriculas
que se realizan cada año lectivo, a cada estudiante hay que hacerle un cierre debido de su
matrícula, las formas de hacer este cierre son: Aprobación del Grado, Reprobación del Grado,
Retiro de la Institución, Cancelación de Matricula y Traslado a otra IE oficial, esta
característica garantiza que la IE está haciendo correctamente su gestión de Matriculas y
definición clara y precisa de la situación final de cada una de ellas.

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• Los Carnés de Identificación Escolar son digitales y a través de una
APP de servicios móviles.
Las IE están obligadas a entregar a los Estudiantes un Carné de Identificación Escolar, para
ello tienen 60 días a partir de la fecha de matrícula del estudiante. El Portal ZETI pone a
disposición del Estudiante el Carné de Identificación actualizado al momento de asentar la
matricula en la IE, esto se hace por medio de una APP de consulta que entre otros servicios
le permite disponer del Carné Digital inmediatamente se realiza la matrícula, si por algún
motivo se requiere que el carné esté impreso, solamente debe de seleccionar la opción de
imprimir desde la APP y podrá tenerlo impreso.

Este tipo de soluciones tecnológicas permite a las IE cumplir con esta obligación a la vez que
lo hace de manera ágil, eficiente, ecológica y sin ningún costo para ello.

Como puede observarse, las soluciones que ofrece el Portal ZETI son pertinentes a las
necesidades de las IE, tecnológicamente avanzadas, ecológicas y de bajo costo, no existe en
el mercado otra opción que ofrezca tantos servicios por tan bajo costo.

• Adaptación Especial para Instituciones Técnicas Industriales o con

Modalidades Técnicas
El Portal de Servicios Educativos ZETI presenta una adaptación especial para las Instituciones
Técnicas Industriales o con Modalidades Técnicas, el Portal soporta de manera eficiente la
valoración de los estudiantes en los grados iniciales de secundaria, donde se organizan listas
por grupos de Rotación con las fechas para la correcta evaluación y valoración de cada
rotación, facilitando este proceso a nivel administrativo, igualmente hace el seguimiento
individual de los estudiantes que no han sido valorado en cada una de estas Rotaciones.

En los grados superiores, cuando los estudiantes ya han escogido su Especialidad Técnica o
Modalidad Técnica, el Portal organiza debidamente los listados de valoración particular de
estos estudiantes, igualmente permite hacer un seguimiento grupal e individual de las
especialidades que se manejan en la Institución.

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Descripción General de los Sistemas que conforman el Portal ZETI

1. Sistema de Gestión Académica y Administrativa:

El Portal de Servicios Educativos ZETI incorpora una serie de procesos novedosos que son
únicos en productos de este tipo en el sector educativo, veamos algunos:

• Adaptación total al Sistema Institucional de Evaluación, las Instituciones

Educativas adaptan el Portal ZETI según su SIE, el Portal les permite definir el formato
institucional de Base para la evaluación de los estudiantes, el Portal ZETI se adapta
totalmente a la necesidad de Evaluación de la IE, genera listados en función de estas
adaptaciones y reportes específicos que puedan necesitarse.

• Múltiples Sistemas de Evaluación Institucional, además del formato institucional

de Base para la evaluación de los estudiantes, se pueden definir formatos para Pre-
Escolar, Primaria, Grados específicos, Asignaturas (por ejemplo, Asignaturas Técnicas
en IETIs), pero lo más importante de definir formatos para los estudiantes de
Inclusión, estos pueden estar definidos en función de la discapacidad específica de
cada estudiante.
• Acceso a Estudiantes y Padres de Familia, los estudiantes tienen acceso al Portal
permanentemente, pueden consultar su proceso académico, recibir mensajes, enviar
tareas o trabajos, chatear con sus compañeros, docentes, realizar Reserva de Cupo y
hasta la Pre-Matricula del grado siguiente. Pueden realizar su Autoevaluación
directamente sin intervención o intermediación de los docentes. Los padres de familia
pueden recibir circulares, consultar todo lo concerniente con su hijo, chatear con
docentes, coordinadores, rector, etc.

• Escalas de Valoración diferenciales, a veces se requiere tener una escala de

Valoración diferente en algunas asignaturas, por ejemplo, en el caso de integración
con el Sena, el Sena requiere que los estudiantes aprueben con valoración mayor o
igual a 3.5 pero la mínima de aprobación de la IE es de 3.0, esto no es problema para
el Portal ZETI, ya que se permite definir escalas de valoración individuales por
Asignatura.

• Fechas de Apertura de Valoraciones Periódicas independientes, cuando la IE

presenta oferta de educación por ciclos, por ejemplo, se requiere poder abrir a los
docentes el ingreso de las Valoraciones periódicas en fechas diferentes, esta opción es
posible en el Portal ZETI. Igualmente puede necesitarse la apertura individual de un
Grupo o una Asignatura ya que el Docente pudo haber estado incapacitado en la fecha
que se hizo el proceso.

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• Inscripciones en línea, los padres de familia pueden matricular en línea a sus hijos
sin tener que hacer largas filas para ello en las IE, las inscripciones pueden hacerse a
todos los colegios usuarios del Portal ZETI y en más de uno si así se desea.

• Matriculas en línea, una vez inscrito el estudiante en una IE y si es aceptado puede

procederse a realizar la matricula digital del estudiante, según las condiciones
específicas de cada IE, igualmente puede realizarse la pre-matricula al final del Año
Lectivo, que funciona como confirmación de continuar estudiando el próximo año
lectivo en la IE.

Las matriculas en línea solo podrán realizarlas los estudiantes que se encuentren
cursando un grado en el año lectivo vigente, los estudiantes nuevos en el Sistema
deberán realizar la matricula digital en la IE en que se van a matricular

• Matricula Digital, Una vez digitalizada la información de los estudiantes puede

realizarse la matrícula de manera digital, es decir, no se requiere imprimir fichas de
matrícula ya que se encuentran grabadas en el Portal ZETI, lo que representa ahorro
de papel, tóner de impresoras, ser amigables con el medio ambiente y por supuesto
procesos altamente eficientes.

• Control de matrículas en línea en tiempo real, el Rector y coordinadores pueden

conocer en todo momento el estado de la matrícula del Año Lectivo en curso, ver en
tiempo real cómo se está llenando la IE y qué disponibilidad de cupos se tiene en
cualquier momento, igualmente puede comparar el estado de la matricula con los años
anteriores.

• Carnés digitales, una vez se realiza la matrícula, los estudiantes pueden acceder a
su carné digital a través de nuestra APP de servicios móviles, esto implica un proceso
eficiente, inmediato y con cero costos para cumplir con este requisito obligatorio por
parte de la IE, los estudiantes si lo desean pueden imprimir directamente su carné en
papel.

• Documentación Digital, la documentación de los estudiantes es digitalizada en el

Portal ZETI, por esta razón no necesitará presentar ningún documento para poder
matricularse en el futuro en cualquier IE usuaria del Portal ZETI ya que su información
y documentos estarán disponibles para ser consultados en todo momento.

• Control detallado de cada matricula que se realiza a los estudiantes, cada vez
que se matricula un estudiante, se debe cerrar debidamente cada matrícula para que
se desarrolle de manera correcta éste proceso, si al momento de matricular un
estudiante se encuentra matriculado en otra IE, se realizará la matricula, pero se
marcará como Trasladado a Otra Institución Educativa en aquella IE de origen,
conociendo por supuesto a qué IE se trasladó el estudiante

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 • Sistema de Comunicaciones con los Padres de Familia o Acudientes, el
Rector(a) puede enviar comunicados, circulares y mensajes a los Padres de Familia o
Acudientes de los Estudiantes en cualquier momento del Año Lectivo. Igualmente, los
Coordinadores y Docentes, los docentes además podrán dejar Tareas, Trabajos o
cualquier otro tipo de Actividad Pedagógica a través del Portal de manera que se tenga
siempre a la mano esta información y la gestión que se realiza.

• Acceso fácil a de cada Año Lectivo que se haya operado con el Portal ZETI, la
IE tiene acceso de manera fácil a toda la información histórica del proceso formativo
realizado con el Portal ZETI.

• Análisis estadístico de los Procesos Académicos desarrollados cada periodo

en la IE, el Portal ZETI cuenta con una amplia capacidad de generación de reportes
de gestión que permiten evaluar y hacer seguimiento al proceso formativo en curso,
comparándolo periodo tras periodo si se desea, generar graficas del proceso, entre
otros.

2. Sistema de Gestión de Certificados de Estudio en línea ZERTI:

El Sistema de Gestión de Certificados de Estudio en línea es una moderna plataforma que
integra en un solo lugar ésta importante y necesaria información histórica de las IE, de
nuestra parte incorporamos desde el año lectivo 2010 las valoraciones finales presentadas
por los estudiantes de la IE, de esta manera se cubre el 98% de solicitudes presentadas
por los estudiantes sobre esta información.

El Sistema de Gestión de Certificados de Estudio es una poderosa herramienta de Gestión

de Calidad, ya que su uso permite entregar de forma inmediata los Certificados de Estudio
solicitados por los estudiantes, sin tiempos de espera para hacerlo, libres de errores y
liberando al funcionario de realizar esta labor en un 95% de su tiempo, esto significa que
prácticamente queda disponible para realizar otras actividades que se necesiten en la IE, y
por ende se puede considerar que se le agrega un nuevo funcionario a la planta de la
Institución.

Nuestra visión con respecto a este Sistema es lograr que los estudiantes puedan solicitar
sus Certificados de Estudio en línea, haciendo más ágil y eficiente este servicio.

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3. Sistemas de Gestión de Actividades Pedagógicas:

En razón de la Pandemia del Covid 19, los estudiantes del país han sido desescolarizados,
motivo por el cual se requiere contar con mecanismos y herramientas que permitan mantener
conectados a los Docentes con los Estudiantes, y por supuesto a los Padres de Familia con las
Instituciones Educativas.

Para resolver esta necesidad de comunicación remota y permanente, hemos desarrollado una
solución tecnológica que permite mantener en comunicación continua y en tiempo real a los
Docentes con sus estudiantes, los docentes pueden contar con los siguientes Sistemas:

• Sistema de Asignación de Actividades Pedagógicas

De manera que se pueda continuar el proceso formativo desde sus casas, y no se presenten
atrasos o pérdida del tiempo transcurrido del año lectivo en curso.
Este Sistema le permite a los Docentes Asignar Actividades Pedagógicas a los Estudiantes
(Tareas, Trabajos, Talleres, Lecturas Complementarias), los estudiantes las visualizan por
medio de su acceso como estudiante al Portal, las desarrollan, retornan los talleres o
respuestas esperadas de cada actividad y los docentes las evalúan y valoran por este mismo
medio.

• Sistema de Foro Virtual para cada Actividad Pedagógica Asignada

Éste componente permite comunicar vía mensajes de Chat a los Docentes con los Estudiantes
y viceversa, se crea un canal de Comunicación Institucional que no involucra a los docentes
ni estudiantes con el uso de su WhatsApp personal o cualquier otro tipo de Red Social
existente, lo cual viola la privacidad de los Docentes y los Estudiantes al tener que compartir
sus números telefónicos para establecer un canal de comunicación, al igual que la
incomodidad que representa para los docentes la creación de todos los estudiantes con los
que interactúa en su teléfono como contactos telefónicos y por supuesto los consiguientes
Grupos que representan los Grupos de Clase.

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4. Valores de Inversión en el Portal ZETI
El valor a Invertir por estudiante para el Sistema de Gestión Académica y Certificados de
Estudio es de $xxxxxxxx (xxxxxxxx Mil) Pesos por el Año Lectivo Escolar.

El Sistema de Gestión de Actividades Pedagógicas varía según la necesidad del tamaño de los
Archivos que se desean Adjuntar en el envío de cada Actividad (Por los Docentes y por los
Estudiantes).

• 10 Mb para el envío de Archivos, el valor a invertir es de $xxxxxxxx (xxx Mil Pesos)

por estudiante por el Año Lectivo.

• 20 Mb para el envío de Archivos, el valor a invertir es de $xxxxxxxx (xxx Mil Pesos)

por estudiante por el Año Lectivo.

• 30 Mb para el envío de Archivos, el valor a invertir es de $xxxxxxxx (xxx Mil Pesos)

por estudiante por el Año Lectivo.

Como oferta especial, les ofrecemos el Sistema Académico y el Sistema de Gestión de

Actividades Pedagógicas con 30 Mb para el envío de Archivos por un valor de $xxxxxxxx
(xxxxxxxx Mil pesos) por estudiante.

Quedamos prestos a resolver cualquier inquietud que puedan presentar sin ningún
compromiso.

Atentamente,

Javier Estrada Jiménez

Director Comercial Portal Zeti
316 2899821
317 3458014
317 4281383

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