Consulta 734 de 2020 ante la Oficina Asesora Jurídica de la
Superintendencia de Notariado y Registro
Señora Adriana Ámparo Albarracín Gómez Calle 23 Bis # 28-21 Apto 302 Manzana L Interior 1 Conjunto Residencial Usatama Laab1971@hotmail.com Ciudad,
Asunto: Escrito radicado con el número SNR2020ER18976 -
Reconocimiento y Autenticación. CN-05 Escritura Pública.
Señora Albarracín Gómez:
Mediante consulta con el número de radicado referido en el asunto, Usted
solicitó a esta Oficina Asesora Jurídica que absuelva la siguiente consulta:
¿Es deber de la Notaría exigir el certificado de cámara comercio para realizar
un reconocimiento de contenido y firma de la sociedad que representó?
Consideraciones
Sobre el particular, la Oficina Asesora Jurídica, en ejercicio de la competencia
atribuida por el numeral 3 del artículo 14 del Decreto 2723 de 2014, procede a brindar concepto, advirtiéndole que de conformidad con lo establecido en el artículo 28 de Ley 1755 de 20151, los conceptos emitidos por esta Entidad
1Y el Decreto 491 de 2020: “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral
como respuesta a las peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular
consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para los registradores de instrumentos públicos o Notarios del País.
Ahora bien, habiendo precisado el alcance de la presente consulta, es
pertinente indicar que los artículos 24, 40 y 68 del Estatuto Notarial [Decreto - Ley 960 de 1970] estipulan lo relativo al reconocimiento de contenido y firma en los siguientes términos:
“Artículo 24: Identificación de Comparecientes. La identificación de los
comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar”.
“Artículo 40: Cumplimiento de Requisitos Formales. El Notario autorizará
el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar”.
“Artículo 68: Reconocimiento de Firmas y del contenido del Documento
Privado. Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría”.
y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica” Artículo 5. Ampliación de términos para atender las peticiones.
De conformidad con la norma antes transcrita, en principio, respecto a las
diligencias de autenticación o reconocimiento de contenido y firma, es necesario destacar que existe una diferencia cuando se trata de un documento y la autenticación del mismo; el reconocimiento hace referencia a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. [Artículo 68 D.L. 960 de 1970], y la autenticación hace referencia al testimonio que da el Notario, testimonio que radica que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos, pero también podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista.
Por otra parte, cuando se requiere realizar ante la Notaría un trámite de
reconocimiento de firmas y del contenido de un documento, se requiere necesariamente la identificación de los comparecientes, que se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonios de cuáles son éstos.
Igualmente, en cualquier escritura pública se debe consignar el nombre,
apellidos, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes y en caso de representación, se expresará, además, la clase de ésta y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponde según la Ley o los estatutos, indicando su domicilio o naturaleza jurídica.
En concordancia con lo anterior, el artículo 117 del Código de Comercio
estipula que las certificaciones de existencia y representación legal de sociedades tienen un carácter probatorio que busca demostrar la existencia y representación de las personas jurídicas, así:
“Artículo 117: Prueba de la Existencia, cláusulas del contrato y
Representación de la Sociedad. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le
concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la
sociedad no se halla disuelta.
Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación
de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.”
En conclusión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 del Decreto
960 de 1970, que se refiere a la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes y de acuerdo al caso en concreto, el documento idóneo para probar la condición de representante legal de la sociedad es el el certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
De esta manera se da respuesta a sus interrogantes.
Atentamente,
DANIELA ANDRADE VALENCIA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Revisó: María Esperanza Venegas Espitia – Coordinadora Grupo Jurídico Registral, Notarial y de Curadores Urbanos. Proyectó: Patricia Manrique.
