CAL - 008 INSTRUCTIVO DE CONTROL DE

Versión 2.
30-Ene-09
CORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO
Establecer el control de recepción y trámite adecuado para los documentos enviados o recibidos por la
organización y controlar su distribución.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica para el manejo y control de la correspondencia enviada y recibida por la
organización y los documentos externos, se excluyen documentos publicitarios y es extensivo a todos
los centros de trabajo y áreas de la organización.

3. RESPONSABLE

Gerencia (oficina) o personal encargado de cada centro de trabajo

4. DESARROLLO

4.1 RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

Responsable: Secretaria de obra / Recepcionista (oficina central)

1. Recibir la correspondencia de origen externo, cuando el documento se reciba en papel químico

(FAX), se deberá sacar copia en papel duro y reemplazarlo por el documento inicialmente recibido.

2. Colocar el sello de correspondencia recibida en la primera hoja del documento que se lleva el
remitente, registrar la fecha y hora de recibido, el número de folios, número de radicado
correspondiente y nombre de quien recibe, cuando aplique.

Nota: Antes de colocar el sello de correspondencia recibida se debe verificar si los documentos
recibidos corresponden a los relacionados en el oficio de entrega.

3. Cuando se recibe correspondencia, se debe colocar el sello de radicación en la parte posterior de

la primera hoja del documento.

4. Cuando se reciben documentos externos como: Catálogos, Planos, especificaciones y/o estudios
técnicos, normas, decretos, leyes, resoluciones o cualquier documento que contenga requisitos del
cliente, se debe colocar el sello de distribución en la parte posterior de la primera hoja del
documento externo y registrar el número de radicado en la parte inferior derecha de todas las hojas
del documento.

En la oficina central

1. Escribir en el sello de radicación el número interno de radicación. Este último será el generado por
el Sistema de Ingreso de correspondencia.

2. En el sistema se registra para cada uno de los radicados asignados, El departamento para el cual
va dirigido, la Empresa remitente, El nombre de quien firma el documento, el consecutivo interno
de la empresa remitente, fecha de recepción del documento, el asunto, la persona a quien ira
dirigido el documento al interior de la oficina central, el numero de folios, el tipo de documento
(original, fax, documento externo). Adicionalmente en el caso de contener un documento anexo se
registra la descripción de éste.

3. Se escanea el oficio y se adjunta al registro correspondiente en el software de Documentación.

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CORRESPONDENCIA

4. Si cualquier funcionario de la organización recibe un documento externo sin oficio, se debe

entregar a la recepción para que se le coloque el sello de distribución y se de ingreso a este en el
sistema, también se le debe asignar un número de radicación.
TODA LA CORRESPONDENCIA QUE SE RECIBA EN LA OFICINA CENTRAL, DEBE PASAR POR
RECEPCIÓN.

5. Teniendo en cuenta que el Gerente General y la Gerente Administrativa deben estar enterados de
la información que se recibe, diariamente la persona encargada de la recepción les informará la
correspondencia recibida según el área de destino, estas personas deberán verificar la información
recibida a excepción de facturas y documentos que se envíen al departamento de Gestión. En el
caso de no estar presentes ninguno de los dos Gerentes, la correspondencia debe ser entregada
al Asistente de Gerencia quien revisará todos los documentos, informará a la Gerencia y realizará
la distribución conforme haya sido establecida por ésta.

En los centros de trabajo

1. El responsable del centro de trabajo, sea el Ingeniero Director o el Ingeniero Residente deberá
revisar si el documento es adecuado y dejará su aprobación en el sello de radicación.

2. Escribir en el sello de radicación la fecha de recibido y el número interno de radicación. Este último
se tomará en el caso de las obras de la planilla CAL-020 Control Correspondencia Recibida en
Obra y será el primer consecutivo disponible previa definición del responsable del centro de
trabajo.

3. En esta planilla, se deberá escribir al lado del número de radicado, la fecha de recibido, el número
de folios (incluida la carta remisoria), nombre de quien recibió el documento, el consecutivo interno
de la empresa remitente, empresa remitente, el asunto del documento y el número de folios
incluido el oficio.

4. Si un documento externo se recibe sin oficio, se debe entregar a la secretaria de obra para que se
le coloque el sello de distribución y registrarlo en el control de correspondencia recibida, también
se le debe asignar un número de radicación.

5. Teniendo en cuenta que el responsable de cada centro de trabajo debe estar enterado de la
información que se recibe, diariamente la secretaria de obra le informará la correspondencia
recibida según el área de destino, esta personas deberá verificar la totalidad de la información
recibida y firmar como recibido en la planilla de correspondencia recibida.

4.2 TRAMITE DE LA CORRESPONDENCIA

Responsable: Secretaria de obra / Recepcionista (oficina central)

En oficina central

1. Luego de revisar la correspondencia y cuando se requiera un trámite adicional, se pasará el

documento al centro de Documentación donde se hará la distribución a los responsables de cada
uno de los departamentos y se archivará posteriormente.

2. Las personas que reciben el documento original deben registrar su nombre o cargo, colocar su
firma, la fecha de revisión del documento y debe indicar si queda con copia o no.

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3. Las personas que reciben las copias de los documentos recibidos, deben firmar en el sello del
documento original o si la copia es enviada a alguno de los centros de trabajo mediante oficio,
deberá dejarse registrado en el sello el oficio remisorio de la copia.

En los centros de trabajo

1. Luego de revisar la correspondencia y cuando se requiera un trámite adicional, se devolverá el

documento a la secretaria de obra, quien según lo indicado en el sello de distribución notificará al
responsable de las acciones a tomar. En el caso de obra el ingeniero asignará en la planilla CAL-
020 Control Correspondencia Recibida en Obra al responsable del trámite y la fecha límite de
éste, la secretaria de obra terminará de diligenciar las casillas de la planilla de control de
correspondencia recibida para hacer los trámites adicionales y el seguimiento respectivo.

2. Las personas que reciben las copias de los documentos recibidos, deben firmar en el sello de
radicado del documento original, en la casilla correspondiente.

3. La persona que se queda con el documento original, deberán firmar como recibido en la planilla de
correspondencia recibida.

4. El documento recibido u oficio remisorio, se archiva en la carpeta o AZ de Correspondencia

Recibida, en orden del consecutivo de recepción,.

5. El responsable de cada centro de trabajo hará el seguimiento del cumplimiento de los trámites
derivados de la correspondencia recibida, solicitando a los responsables la evidencia para soportar
la fecha de ejecución.

4.3 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

Responsable: Secretaria de obra / Auxiliar del centro de documentación (oficina central)

Se debe llevar un consecutivo de correspondencia enviada en el formato Control de Correspondencia

Enviada, además de controlar la fecha del documento, destinatario y asunto, se utiliza para apartar y
asignar los consecutivos de la correspondencia en la medida en que sean solicitados, con el fin de que
varios documentos no tengan el mismo consecutivo interno.

La persona que emita un oficio deberá solicitar un número de consecutivo a la secretaria de obra, si el
oficio da respuesta a un oficio enviado por un tercero, se le informará a ésta para que lo cruce en la
planilla de control de correspondencia recibida.

La secretaria de obra debe estar alerta de los comunicados con respuestas pendientes, para lo cual
deberá recordar a los responsables de estas, los vencimientos de los plazos.

En el caso de la oficina central, el consecutivo será emitido por el coordinador del centro de
documentación y las acciones que deben generarse a partir de los diferentes documentos son
responsabilidad de cada uno de los funcionarios que estén involucrados en el proceso.

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS

CAL-002 Procedimiento control de documentos Internos y Externos.

6 FORMATOS ANEXOS

CAL-020 Control de Correspondencia Recibida en Obra

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Versión 2.
30-Ene-09
CORRESPONDENCIA

CAL-021 Control de Correspondencia Enviada en Obra

Sello de Radicación.
Sello de Distribución – Documentos Externos

7 CAMBIOS

Versión 2. Se modifica la responsabilidad de verificar los documentos en la oficina central, se elimina

la codificación de los sellos.

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