Miraflores, Diciembre del 2019

OFICIO N° 0100-2019-CG/OCI/MDM-L/
SEÑOR:
LUIS ALFONSO MOLINA ARLES
Alcalde de la Municipalidad Distrital de Miraflorez – Lima
Av. España/Plaza de Armas S/N
Comas/Lima

ASUNTO : Comunicación de orientación de Oficio

REFERENCIA: Directiva N° 005-2019-CG/NORM que regula el Servicio de Control

Simultaneo, aprobado por Resolución de Contraloría N° 115-2019-CG de
28 de Marzo del 2019.

Me dirijo a usted en el marco del dispositivo de la referencia, mediante el

presente documento de Comunicación de Orientación de Oficio, que regula el ejercicio del
Control Simultaneo efectuado por la Contraloría General de la Republica y los Órganos de
Control Institucional, cuyo propósito es alertar a los funcionarios públicos de la existencia
de situaciones que podrían efectuar el cumplimiento de sus objetivos.
Sobre el particular, le comunico que, como resultado de la revisión de los documentos
remitidos por su representada, referente a las actividades y servicios que brinda el área de
Tesorería, hemos tomado conocimiento de las situaciones que se detallan en el anexo
adjunto.
En tal sentido, nos permitimos recomendarle valorar los riesgos comentados y disponer las
acciones correspondientes.
Es propicia la oportunidad para expresarle las seguridades de mi
consideración.

Atentamente.

______________________________
OSCAR GALDO GOMEZ
Gerencia Regional Lima
Órgano de Control Institucional de la Municipalidad
Distrital de Miraflores

INFORME DE ORIENTACION DE OFICIO

N° 0300-2019-OCI

VISITA DE CONTROL
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
MIRAFLORES / LIMA

“VERIFICACION DE ARQUEO DE CAJA CHICA”

FECHA: 20 DE NOVIEMBRE DEL 2019

MIRAFLORES - LIMA - PERU

2019
 ACTA DE ARQUEO DE CAJA SORPRESIVA AL ENCARGADO DE CAJA
CHICA – MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MIRAFLORES

En las instalaciones de Gerencia de Infraestructura urbana y rural, siendo las 06:46 horas
del dia 20 de Noviembre del 2019, se procedio a efectuar el arqueo de caja chica en
presencia de la C.P.C. Jazmine Celeste Callo Campos, C.P.C. Gessica Katterine Cahuana
Mercado, C.P.C. Rosario Jacha Vilca, encargado del Fondo de Caja Chica: Janeth Torres
Choquenayra. Cuyo resultado es el siguiente:

I. efectivo:

Billetes y Monedas Cantidad Importe

S/. 100.00 9 S/. 900.00
S/. 100.00 9 S/. 900.00
S/. 50.00 10 S/. 500.00
S/. 20.00 10 S/. 200.00
S/. 10.00 10 S/. 100.00
S/. 1.00 30 S/. 30.00
TOTAL S/. 2,630.00

II. Documentos:

Fecha Comprobante de Numero Importe

Pago
20/08/2019 B/V 001-06315 80.00
23/08/2019 B/V 001-023368 330.00
22/08/2019 B/V 001-020200 20.00
20/09/2019 Factura 001-1305 120.00
03/04/2019 Factura 001-000114 402.00
24/09/2019 Factura 001-117 332.00
07/10/2019 B/V 001-019639 13.50
30/09/2019 B/V 001-00633 25.00
24/01/2019 Factura 001-013540 126.50
13/09/2019 Factura 001-014106 442.75
01/10/2019 D/C 00300026 500.00
04/11/2019 Factura 001-00245 1,120.00
 10/09/2019 Factura 001-00115 250.00
11/11/2019 RHE 001-002 850.00
10/11/2019 D/J S/N 525.00
TOTAL 5,243.75

III. Resumen del Arqueo

I. Efectivo 2,630.00
II. Documentos (Boletas de Venta y otros) 5,243.75
III.Otros (Autorización para uso de fondos) 5,300.00
Total Arqueado 13,173.75
Total Asignado 15,000.00
Sobrante o Faltante -1,826.25

IV. Observaciones:

- El responsable no lleva en orden la documentación que sustenta los gastos de caja

chica.
- El dinero de caja chica no se encuentra ordenado.
- Existe un faltante de dinero de S/. 1,826.25, el cual es confirmado por el
responsable de caja chica, quien no indica el porqué de la diferencia.
- El responsable no cuenta con la Resolución de Designación, tampoco conoce el
monto que se le ha asignado y no tiene conocimiento de la Directiva de Caja Chica.
- La responsable de caja no utiliza un libro de caja diario.

V. Recomendaciones:

- La responsable de caja tiene que tener en orden el cuidado en el manejo de efectivo.

- Se implemente el llevado del libro caja de forma diaria.
-
Siendo las 07:13 horas del dia 15 de Noviembre del 2019, se dio por concluido el arqueo de caja,
dejando constancia y firmando en señal de conformidad.

________________________ ________________________
Jefe de Comisión del OCI Supervisora OCI
CPC Jazmine Celeste Callo Campos CPC Gessica Katterine Cahuana
Mercado

________________________ ________________________
Integrante de la Comisión Responsable de fondo de Caja Chica
CPC Rosario Jacha Vilca CPC Jeanett Torres Choquenara
 “ARQUEO DE CAJA CHICA”

20 DE NOVIEMBRE DEL 2019

I. ORIGEN

El presente informe se emite en merito a lo dispuesto por el Órgano de Control

Institucional de la Municipalidad Distrital de Miraflores, servicio que ha sido
registrado en el sistema de control Gubernamental – SCG con el orden de
Servicio N° 0300-2019-011, en el marco de lo previsto en la Directiva N° 002-
2019-CG/NORM Servicio de Control Simultaneo, aprobada mediante
Resolución de Contraloría N° 115-2019-CG, de 28 de Marzo del 2019.

II. SITUACIONES ADVERSAS

 Del Arqueo Sorpresivo efectuada a los documentos y manejo del Fondo
Fijo de Caja Chica de la Municipalidad Distrital de Miraflores, con
Directiva para el uso y aplicación del Fondo, aprobada con Resolución
Gerencial N° 002-2019-GM/MDC, que se realizó el 15 de noviembre del
2019 levantando un acta, donde se identifica situaciones adversas que
ameritan riesgos en el resultado o logro de los objetivos de la
administración de sus recursos que se detallan a continuación:

1. LA FALTA DE REGISTRO DE SALDO EN LIBRO AUXILIAR,

DE CAJA CHICA, GENERA EL RIESGO QUE EL EFECTIVO
EXISTENTE, MAS COMPROBANTES DE PAGO Y OTROS
GASTOS DE FONDO, NO COINCIDA CON EL SALDO
DESIGNADO AL RESPONSABLE DE CAJA.

Arqueo de Caja Chica

a) Hecho Advertido
 Del Arqueo Sorpresivo que se realizó al Responsable al CPC.
Jeanette Torres Choquenaira , de Fondos Fijos de Caja Chica, el
día 15 de Noviembre del 2019, de la Municipalidad Distrital de
Miraflores. Se comprobó que los fondos asignados para la caja
chica:

 No cuenta con un registro de libro de caja diario, de entrada y

salida de dinero.
 No tiene ordenado el dinero al momento de realizar los cobros por
diferentes conceptos.
- De acuerdo al arqueo realizado de la caja recaudadora, se
contabilizo dinero en efectivo, el monto total de S/. 2,630.00 y
según los comprobantes de pago, se tiene un monto total de S/.
5,243.75;, mas otros gastos (Autorizacion para uso de fondos) se
tiene un total de S/. 5,300.00, sabiendo que el monto Asignado a
Caja Chica es de S/. 15,000.00, y de acuerdo a lo contabilizado en
el arqueo se obtiene la suma de S/. 13,173.75, teniendo como
diferencia el monto de S/. 1,826.25; por lo que vendria a resultar
un dinero faltante en el arqueo de la caja Chica.

b) Criterio:
 Directiva de Tesoreria N° 001-2007-EF/77.15
Artículo 2.- Percepción de los ingresos públicos 2.1 La
percepción es la etapa de la ejecución financiera de los ingresos
en la que se recauda, capta u obtiene efectivamente los ingresos
sobre la base de la emisión o, de ser el caso, la notificación de
la documentación generada en la fase de la determinación. 2.2
Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP,
sustentando dicho registro con documentos tales como: recibos
de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono, tickets,
boletas de venta, facturas, o los correspondientes estados
bancarios.

Artículo 35.- Fondo para Pagos en Efectivo.- 35.1 El Fondo

para Pagos en Efectivo se constituye con Recursos Ordinarios y
se
destina únicamente para gastos menores que demanden su
cancelación inmediata o que, por
su finalidad y características, no puedan ser debidamente
programados.
Artículo 37.- Fondo Fijo Para Caja Chica .- Adicionalmente a
lo señalado en el artículo precedente, podrá utilizarse el Fondo
Fijo
para Caja Chica para gastos con cargo a fuentes de
financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios. Su
administración se sujeta a las Normas Generales de Tesorería
06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral Nº 026-80-
EF/77.15 y a las disposiciones que regulan el Fondo para Pagos
en Efectivo en la presente Directiva.
Artículo 71.- Uso excepcional de Declaración Jurada para
sustentar gastos .- 71.1 La Declaración Jurada es un documento
sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de casos,
lugares o conceptos por los que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad
con lo establecido por la SUNAT.
Artículo 92.- Conciliación de fondos autorizados .- b. Las
Municipalidades verifican dicha información y, de ser
conforme, la remiten a la Dirección Nacional de Contabilidad
Pública utilizando el formato según el modelo del Anexo Nº 9,
debidamente suscrito por el Director de Administración o por
 quien haga sus veces y el Contador de la Municipalidad. De no
ser conforme, las Municipalidades coordinan con la DNTP para
los efectos pertinentes.
 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería
Artículo 25.- Percepción o Recaudación de Fondos Públicos
La percepción o recaudación se produce de acuerdo con lo
siguiente: a) Emisión y, de ser el caso, notificación del
documento de la determinación; y, b) Evidencia de haberse
recibido los fondos o de haberse acreditado su depósito o abono
en la cuenta que corresponda.
c) Riesgo
Las observaciones expuesta del Arqueo de Caja Chica Sorpresivo,
generan el riesgo de perdida o extraviacion de los comprobantes
de pago, ya que el responsable no lo tiene ordenado, como
tambien no tiene conocimiento del monto asignado, por lo que se
encuentra faltante de dinero.

2. LA FALTA DE RESOLUCION DE DESIGNACION DE

RESPONSABLE DE FONDOS DE CAJA CHICA, GENERA EL
RIESGO DE INFORMALIDAD EN EL MANEJO DE LOS
FONDOS DE EFECTIVO Y EL DESCONOCIMIENTO DE
MONTO ASIGNADO Y DIRECTICA DE CAJA CHICA.

Arqueo de Caja Chica

a) Hecho Advertido
De la Revisión del Arqueo sorpresivo al fondo fijo de caja chica,
se encuentra observaciones que pone el riesgo de los recursos
económicos de la entidad, por lo que se comprobó que el
responsable:
- No cuenta con Resolución de Designación de cargo.
 - Desconoce el monto que se le ha asignado.
- No tiene conocimiento de la Directiva de Caja Chica.
b) Criterio
 Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15

Artículo 37.- Fondo Fijo para Caja Chica.- Adicionalmente a lo

señalado en el artículo precedente, podrá utilizarse el Fondo Fijo
para Caja Chica para gastos con cargo a fuentes de financiamiento
distintas a la de Recursos Ordinarios. Su administración se sujeta a
las Normas Generales de Tesorería 06 y 07 aprobadas por la
Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15 y a las disposiciones
que regulan el Fondo para Pagos en Efectivo en la presente
Directiva.
Artículo 64.- Principales términos y condiciones de Convenios y
Directivas de Encargos .- Los Convenios y las Directivas a que se
refiere el artículo precedente, entre otros términos y condiciones
que se estimen pertinentes para garantizar la adecuada ejecución
de
los encargos, deben contemplar lo siguiente:
a) La fuente de financiamiento de los recursos a ser ejecutados en
la modalidad de “Encargo”.
b) Los fondos que provengan de la fuente de financiamiento
Recursos Ordinarios u otros administrados y procesados a través
de la DNTP son manejados exclusivamente en el Banco de la
Nación para cuyo efecto, en el caso de las Unidades Ejecutoras, la
“Encargante” debe solicitar la apertura de una cuenta central de
“Encargos” y de la(s) cuenta(s) bancaria(s) de reversión necesarias
y, de ser pertinente, las cuentas corrientes específicas conforme a
lo
Establecido en la presente Directiva.

 Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria Ley N° 28693

Artículo 9.- Responsables de la Administración de los Fondos
Públicos.- Son responsables de la administración de los fondos
públicos en las unidades ejecutoras y dependencias equivalentes
en las entidades, el Director General de Administración o quien
haga sus veces y el Tesorero, cuya designación debe ser acreditada
ante la Dirección Nacional del Tesoro Público.
Artículo 11.- Administración de los Fondos Públicos
11.1 Los fondos públicos provenientes de la recaudación tributaria
nacional, así como de aquellos ingresos no tributarios, son
administrados y registrados por la Dirección Nacional del Tesoro
Público.
 11.2 Los fondos públicos generados u obtenidos en la producción
o prestación de los bienes y servicios autorizados con arreglo a
Ley, se encuentran bajo la administración y registro de las
unidades ejecutoras y entidades que los generan.
Artículo 19.- Posición de Caja de la Dirección Nacional del Tesoro
Público
19.1 La Posición de Caja de la Dirección Nacional del Tesoro Público es
el monto resultante de establecer y, agregar los saldos
correspondientes a todas las cuentas conformantes de la Caja Única lo
cual determina el acumulado de fondos públicos a una cierta fecha,
cuyo saldo permite establecer los reales niveles de financiamiento de
los déficits estacionales al nivel de la Cuenta Principal y minimizar el
costo financiero de su cobertura.
19.2 La Posición de Caja de la Dirección Nacional del Tesoro Público
está constituida por la agregación de los saldos de las cuentas
bancarias conformantes de la Caja Única, sean en moneda nacional o
en moneda extranjera, determinando una Posición de Caja en Moneda
Nacional y una Posición de Caja en Moneda Extranjera, con el objeto de
consolidar y contribuir a optimizar la administración de la liquidez de los
fondos públicos.
Artículo 39.- Monto Límite para Facilidades Financieras
La Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público
establece el monto límite de las facilidades financieras y condiciones
generales para la emisión de las Letras del Tesoro Público, para cada
año fiscal. El monto límite de endeudamiento incluye el capital y los
intereses estimados por devengarse.

c) Riesgo:
Como consecuencia del Arqueo Sorpresivo realizado a fondos Fijos de
Caja Chica, se conoce que el responsable no conoce sus funciones de
acuerdo a la norma, Directiva, por lo que existe el riesgo de violar la
norma, cometer faltas; como también no desconoce el monto que se le
ha asignado y corre el riesgo de faltante de dinero; esto se debe por
que no cuenta su Resolución de Designación de Cargo.

III. DOCUMENTACION E INFORMACION QUE SUSTENTA LA

ORIENTACION DE OFICIO.

La información y documentación que la Comision de Control ha revisado y

analizado durante el desarrollo del Servicio de Orientacion de Oficio a la
ejecución contractual del “Arqueo Sorpresivo de Fondos Fijos de Caja Chica”,
realizadas el 15 de Noviembre del presente año 2019, se detallan en e II. Del
presente documento.
 Las situaciones adversas identificadas en el presente informe se sustenta en la
revisión y análisis de la documentación e información obtenida por la comisión
de Control, la cual ha sido señalada en la condición.

IV. CONCLUSIONES

Durante la ejecución del servicio de Orientación de Oficio a la ejecución

contractual del “Arqueo Sorpresivo de Fondos Fijos de Caja Chica”, realizadas
el 20 de Noviembre del presente año 2019”, donde se han advertido situaciones
adversas que podrían afectar el desarrollo de la captación y administración de
los fondos de la caja chica de la Municipalidad Distrital de Miraflores de
Provincia y Departamento de Lima.

V. RECOMENTACINES

Hacer llegar al titular de la entidad que durante la ejecución del Servicio de

Orientacion de Oficio a la ejecución contractual del “Arqueo Sorpresivo de
Fondos Fijos de Caja Chica” se han encontrado 02 hechos adversos que ponen
en riesgo el logro de los objetivos de la administración de los recursos
asignación a caja Chica y para ello se le recomienda lo siguiente.

 Debe de tener en orden los comprobantes de pago, para tener mayor

control del dinero.
 Debe exigir su Resolución de Designación de Cargo.
 Debe de tener conocimiento sobre sus fundiones y el normamiento, para
tener un buen manejo dentro de Caja Chica.
 El responsable de la caja tiene que tener mayor cuidado en el manejo de
efectivo.
 Se implemente el llevado del libro caja de forma diaria

Se suscribe el presente informe y se eleva a la supervisión del órgano de control

institucional de la Municipalidad Distrital de Miraflores del Departamento y
Provincia de Lima.