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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I: GENERALIDADES ........................................................................................................................................... 3
1.1. CAMPO DE APLICACIÓN .............................................................................................................................................. 3
1.2. REGIMEN JURIDICO ..................................................................................................................................................... 3
CAPÍTULO II. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. ....................................................................................................................... 3
2.1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.................................................................................................... 3
2.2. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. ........................................................................................................ 3
2.3. DECISIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN ............................................................................................................ 4
CAPÍTULO III. DELEGACIÓN DE FUNCIONES ....................................................................................................................... 4
3.1. FUNCIONES PRECONTRACTUALES. ............................................................................................................................. 4
3.1.1. DELEGACIÓN DE FUNCIONES PRECONTRACTUALES A LOS JEFES DE LAS DEPENDENCIAS QUE ORIGINAN LA CONTRATACIÓN. ................... 4
3.1.2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES PRECONTRACTUALES AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. ........................................................................ 4
3.1.3. DELEGACIÓN DE FUNCIONES PRECONTRACTUALES AL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. ............................................. 7
3.1.4. DELEGACIÓN ESPECIAL DE FUNCIONES PRECONTRACTUALES REFERIDAS A PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA. ............................... 7
3.2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES CONTRACTUALES Y POSCONTRACTUALES.................................................................... 7
CAPÍTULO IV. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ................................................................................................................... 9
4.1. ETAPA DE PLANEACIÓN............................................................................................................................................... 9
4.1.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ................................................................................................................................ 9
4.1.2. TRÁMITES Y DOCUMENTOS RELACIONADOS CON PROYECTOS DE INVERSIÓN .......................................................... 9
4.1.3. ESTUDIOS DE MERCADO PARA DETERMINAR EL VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL ............................................... 10
4.1.4. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ........................................................................................................................ 12
4.1.5. SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: ...................................................................................................... 14
4.1.6. VIABILIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: .................................................................... 14
4.1.7. EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: ................................................................................................... 15
4.2. ETAPA PRECONTRACTUAL ................................................................................................................................. 15
4.2.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN .................................................................................................................................. 15
4.2.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA ................................................................................................................................................. 15
4.2.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA ............................................................................................................................................. 16
4.2.1.3. CONCURSO DE MERITOS ........................................................................................................................................... 17
4.2.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA ......................................................................................................................................... 17
4.2.1.5. CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTIA ..................................................................................................................... 18
4.2.2. INSTRUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL ........................................................................................................ 18
4.2.2.1. AVISO DE CONVOCATORIA:....................................................................................................................................... 18
4.2.2.2. PLIEGOS DE CONDICIONES ........................................................................................................................................ 20
4.2.2.3. ACTO DE APERTURA .................................................................................................................................................. 21
4.2.2.4. ACTO DE JUSTIFICACIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA ............................................................................................ 22
4.2.2.5. ADENDAS .................................................................................................................................................................. 22
4.2.2.6. RECEPCIÓN Y REPARTO DE OFERTAS......................................................................................................................... 22
4.2.2.7. INFORME DE EVALUACIÓN ....................................................................................................................................... 23
4.2.2.8. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Y RESPUESTAS A LAS MISMAS. ...................................................... 23
4.2.2.9. ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN. .......................................................................................................... 23
CAPITULO I: GENERALIDADES
El presente manual se aplica a la totalidad de los contratos y convenios que celebre el Municipio de Yopal (en
adelante el MUNICIPIO), cualquiera sea la modalidad de selección. Se exceptúan los contratos de trabajo,
servicios públicos domiciliarios, los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor y aquellos en los que el
MUNICIPIO actúe en calidad de contratista.
Teniendo en cuenta su condición de Municipio (Entidad de la Rama Ejecutiva del Poder Público
Descentralizada Territorialmente y por ende Entidad Estatal en los Términos del Artículo 2 de la Ley 80 de
1993) tanto el procedimiento de selección como los contratos que celebre el MUNICIPIO se regirán por la
Constitución y Ley colombianas y en especial por lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y las
demás normas que los complementen, reglamenten, modifiquen, deroguen o adicionen, entre las cuales se
incluyen todas las guías, manuales e instructivos que expida Colombia Compra Eficiente para las diferentes
actividades del proceso de selección o del contrato.
Considerando que a partir de los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno del MUNICIPIO, se han
estructurado una serie de procesos y procedimientos que tienen relación con el Proceso de Contratación, la
actividad precontractual y contractual del MUNICIPIO debe llevarse a cabo atendiendo a lo establecido en
dichos procedimientos, en especial en todo lo que tiene que ver con la administración y gestión documental, y
los procedimientos financieros y presupuestales para de pago de las obligaciones derivadas del contrato.
Confórmese para el MUNICIPIO el Comité de Contratación, como cuerpo colegiado de carácter asesor,
operador, verificador y evaluador, que intervendrá en todos los procesos que tramite el MUNICIPIO y de
acuerdo a la delegación de funciones que más adelante se realiza.
1. El Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica que actuará como Coordinador del Comité de Contratación.
2. El Secretario de Despacho o Jefe de Oficina responsable del proceso de contratación, cuando fuere
convocado por el Coordinador del Comité.
3. Los profesionales de las áreas jurídicas, financieras y técnicas que están asignados o contratados para
apoyar las actividades del proceso precontractual que están a cargo del Comité.
Los profesionales universitarios y especializados de la Planta Global de la Alcaldía Municipal de Yopal, serán
integrados al Comité de Contratación de que habla el presente artículo, cuando fuere convocado por el
Coordinador del Comité”.
Las decisiones que deba adoptar el Comité de Contratación y que no estén expresamente delegadas al
Coordinador del Comité, serán adoptadas por la mayoría de los miembros asistentes. Tales decisiones tendrán
el carácter de recomendación.
3.1.1. Delegación de Funciones Precontractuales a los Jefes de las Dependencias que originan la
Contratación.
Delegar en los Secretarios de Despacho, Directores y Jefes de Oficina las siguientes competencias:
2. Elaborar y avalar con su firma los estudios y análisis que sean necesarios para diligenciar la información
del Formato de ESTUDIO PREVIO, relacionada en los numerales 1 a 5, y 8, así como los Parágrafos 1 y 2
del numeral 4.1.4. del presente Manual, respecto de los contratos que sean de competencia de la
respectiva Secretaría, Subsecretaría, Dirección u Oficina.
3. Conceptuar cuando se les solicite, sobre observaciones formuladas por los interesados respecto de los
Estudios previos y documentos previos, Proyectos de Pliegos de Condiciones y los Pliegos de Condiciones
Definitivos y proponer las modificaciones, aclaraciones o adendas que consideren necesarias.
1. La competencia para actualizar el Plan Anual de Adquisiciones y por ende la responsabilidad de mantenerlo
actualizado.
Delegar en el Comité de Contratación las siguientes competencias para todos los procesos de selección
excepto la contratación directa:
1. Avalar con su firma los numerales 6, 7, 9 y 10 del numeral 4.1.4. del presente Manual, contemplados en el
ESTUDIO PREVIO, respecto de los contratos que sean tramitados por cualquier Secretaría,
Subsecretaría, Dirección u Oficina, excepto los correspondientes a contratación directa.
2. Elaborar la cronología de cada proceso a iniciar, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar,
condiciones técnicas del mismo y modalidad de selección, así mismo, deberá prever el trámite señalado
por la ley y los decretos reglamentarios específicamente para cada proceso de selección, atendiendo los
términos mínimos fijados en la normatividad vigente. Esta cronología se establecerá tanto en el proyecto
de pliego de condiciones, como en el pliego definitivo, o invitación pública en cada caso, documentos que
deberán ser suscritos por el Coordinador del Comité de Contratación.
3. Elaborar y aprobar el Proyecto de Pliego de Condiciones de conformidad con los siguientes aspectos:
3.1. Aspectos de carácter jurídico: Deberán ser proyectados por el (los) profesional (es) integrante del
Comité de Contratación asignado (s) para el respectivo proceso de contratación bajo la modalidad
de selección correspondiente, de acuerdo al perfil (Abogado) o quien se designe para tal efecto.
3.2. Capacidad financiera: Este aspecto será proyectado por el (los) profesional (es) miembro del Comité
de Contratación asignado (s) para el respectivo proceso de contratación, bajo la modalidad de
selección correspondiente, conforme al perfil requerido (contador público).
3.3. Condiciones de experiencia, organización, condiciones técnicas, alcance de los servicios y obras a
contratar, factores de evaluación técnicos y/o económicos: Serán proyectados por el (los) profesional
(es) miembro del Comité de Contratación asignado (s) para el respectivo proceso de selección,
conforme al perfil requerido.
4. Realizar la invitación a las veedurías ciudadanas de todo proceso de selección que se inicie bajo cualquier
modalidad, entre ellas Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación de
Mínima cuantía, a través de la página web del Municipio: www.yopal-casanare.gov.co. La publicación
deberá realizarse con anterioridad y/o concomitantemente a la publicación de la convocatoria pública
prevista para los procesos de licitación pública, selección abreviada, y concurso de méritos, así como en
la invitación pública para los casos de contratación de mínima cuantía, y antes de la publicación del acto
administrativo de justificación para los casos de contratación directa.
5. Elaborar el aviso de convocatoria pública para las modalidades de selección de licitación pública,
selección abreviada y concurso de méritos.
6. Elaborar el aviso de convocatoria pública (Decreto 019 de 2012) para la modalidad de selección de
licitación pública.
7. Proyectar para la firma del Coordinador del Comité la invitación a participar en procesos de mínima
cuantía y adelantar este tipo de proceso dando cumplimiento al procedimiento señalado en el Decreto
1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, complementen o deroguen.
8. Proyectar por parte de los profesionales que integran el Comité de Contratación y para firma del
Coordinador del Comité de Contratación, la respuesta a las observaciones que se presenten respecto de
los Proyectos de Pliegos de Condiciones y los Pliegos de Condiciones Definitivos, así como las
aclaraciones, modificaciones o adendas que se deriven de tales observaciones.
Para tales efectos, el Comité de Contratación podrá solicitar concepto a la Secretaría, Dirección u Oficina
que genera el proceso, acerca de las observaciones recibidas.
9. Aprobar los pliegos de condiciones definitivos los cuales deben ser publicados en la página web:
www.colombiacompra.gov.co
10. Elaborar el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección.
11. Realizar todos los tramites inherentes ante el profesional o profesionales responsables del manejo de las
páginas web: www.colombiacompra.gov.co y www.yopal-casanare.gov.co para que este realice las
publicaciones a que haya lugar.
12. Realizar la evaluación de las propuestas, para lo cual deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
12.1. Aspectos de Carácter Jurídico: La verificación deberá realizarse por escrito por el profesional del
derecho contratado para el efecto y miembro del comité de contratación, verificación que deberá ser
suscrita por este, en cuyo concepto se señalara las propuestas que fueron habilitadas y las que no,
debidamente soportado.
12.2. Aspectos de Carácter Financiero: La verificación deberá realizarse por escrito por el profesional
del área contable contratado para el efecto y miembro del comité de contratación, verificación que
deberá ser suscrita por este, en cuyo concepto se señalara las propuestas que fueron habilitadas y
las que no, debidamente soportado.
Para el caso de contratos de obra, la evaluación técnica de la propuesta estará a cargo de los
profesionales contratados por la Oficina Asesora de Jurídica o los adscritos a la Secretaría de
Obras del Municipio.
13. Elaborar el informe de evaluación, el cual deberá consolidar los factores habilitantes y la evaluación técnica
y/o económica de las propuestas presentadas con sujeción a lo establecido en el pliego de condiciones. En
el informe de evaluación se deberá relacionar las propuestas presentadas, establecer cuáles son las
habilitadas para su evaluación técnica y/o económica, así como el puntaje obtenido por cada una de ellas,
conforme a los factores de evaluación contenido en el pliego de condiciones definitivo. Igualmente se
dejará constancia de cuales propuestas están inhabilitadas, las razones por las cuales no cumplen y el
término para que los proponentes subsanen sus ofertas, de ser procedente.
Para el caso de la verificación y la evaluación de la ofertas para la mínima cuantía será adelantada por
quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.
14. Proyectar las respuestas a cada una de las observaciones que se presenten al informe de evaluación
según la naturaleza de dicha observación y el perfil del profesional competente. El acta de respuesta debe
estar debidamente firmada por el integrante o integrantes del comité responsable de la respuesta a la
observación, dependiendo el aspecto jurídico, financiero, técnico u económico a que haya lugar.
15. Actualizar el informe de evaluación de las propuestas presentadas, de conformidad con el acta de
respuestas al informe de evaluación, si a ello hubiere lugar.
16. Recomendar por parte del Comité Evaluador de cada proceso, la declaratoria de desierta del proceso o la
adjudicación del contrato a la mejor propuesta. La recomendación se realizará en la audiencia de
adjudicación y/ o declaratoria desierta, audiencia de subasta inversa y audiencia de revisión de la
coherencia y consistencia de la propuesta económica. En los procesos de selección abreviada de menor
cuantía la recomendación se realizará en el acta de recomendación de adjudicación y / o declaratoria
desierta.
17. Proyectar para firma el acto administrativo de declaratoria desierta, o adjudicación y proyectar para firma
del Alcalde Municipal la minuta del contrato, o la carta de aceptación de la propuesta cuando se trate de
procesos de mínima cuantía, con sujeción al pliego de condiciones y a la ley .
18. Solicitar a las distintas dependencias del Municipio, los informes y conceptos que consideren pertinentes
con el fin de establecer parámetros claros y precisos a tener en cuenta en los procesos de selección que
se adelanten en la Administración Municipal.
1. Impartir visto bueno al formato de ESTUDIO PREVIO respecto de los contratos que sean tramitados por
cualquier Secretaría, Dirección u Oficina.
2. Suscribir el aviso de convocatoria o invitación a participar y todos los actos administrativos que se
profieran durante la etapa precontractual, incluyendo el acto de adjudicación y/o declaratoria de desierto
del proceso, según sea el caso, excepto en lo que se refiere a procesos de contratación directa, en los
cuales dicha competencia corresponde al Secretario de Despacho o Jefe de Oficina que origina la
contratación.
3. Aprobar la garantía única de cumplimiento y las demás garantías que se exijan para la ejecución de todos
los contratos o convenios suscritos por el MUNICIPIO.
4. Designar los profesionales del Comité de Contratación que realizarán la evaluación de las ofertas en cada
proceso, para lo cual suscribirá una acta en la que se señale el nombre y profesión de cada uno de los
evaluadores técnico, jurídico y financiero respectivamente, acta que será suscrita por el Jefe de la Oficina
Asesora de Jurídica y por los designados en señal de aceptación.
Delegar de forma especial en los Secretarios de Despacho, Directores y Jefes de Oficina las siguientes
competencias, en relación con los procesos que se tramiten por contratación directa que se originen en dichas
dependencias, los cuales en consecuencia no se sujetan a las delegaciones establecidas en los artículos
anteriores:
1. Llevar a cabo todas las actividades de planeación, y elaboración del ESTUDIO PREVIO en su totalidad,
respondiendo en consecuencia por toda la información que allí se consigna. Lo anterior sin perjuicio del
visto bueno que debe impartir el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica ha dicho ESTUDIO PREVIO.
3.2.1. Delegación de Funciones Contractuales y poscontractuales a los Jefes de las Dependencias que
Originan la Contratación.
a) Delegar en los Secretarios de Despacho, Subsecretario, Directores y Jefes de Oficina las siguientes
funciones respecto de los contratos que competen a cada una:
1. La supervisión de los contratos que ejecute la dependencia. Esta delegación también recae en los líderes
de programas.
2. Realizar la vigilancia y control de la ejecución del contrato, a través de la interventoría según sea el caso.
3. Realizar todos los trámites necesarios para adicionar, modificar o suspender los contratos a su cargo,
elaborar el informe de justificación correspondiente y proyectar para firma del Alcalde Municipal la
correspondiente adición, modificación o suspensión.
4. Elaborar y suscribir el acta de inicio, las actas parciales, el acta de terminación, actas de recibo,
suspensión, reinicio etc., y las demás que sean inherentes a su función como supervisor.
5. Elaborar con destino a la Oficina Asesora de Jurídica, la solicitud de aplicación de cláusulas excepcionales
o multas por incumplimiento contractual, solicitud que deberá acompañarse de un informe técnico rendido
por la interventoría y/o supervisión del contrato, en el cual habrá de precisarse la información básica del
contrato, las obligaciones del contratista, los hechos que dan cuenta del incumplimiento de tales
obligaciones y la consecuencia que se deriva para el contratista tasando el monto de la multa o cláusula
penal cuando hubiere lugar.
6. Realizar seguimiento a todas las actuaciones posteriores a la liquidación del contrato, tales como la
revisión de estabilidad de la obra, la atención de contingencias laborales, y cualquiera otra que pueda
derivarse del mismo.
7. La publicación en el portal de contratación pública SECOP, de todos los documentos que se generen
durante la ejecución de los contratos, como: las actas de inicio, parciales, modificatorias, de terminación,
liquidación, adicionales, otrosí modificatorios, cesiones a los contratos, los informes de interventoría,
supervisión etc., dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.
1. La liquidación bilateral de los contratos que ejecuten en su dependencia, teniendo en cuenta los informes
de interventoría o supervisión.
Delegar en el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, las siguientes competencias respecto de todos los
contratos suscritos por el MUNICIPIO:
1. Efectuar control de legalidad e impartir visto bueno a todos los contratos o convenios que suscriba EL
MUNICIPIO, así como las adiciones, modificaciones o cesiones de contratos que sean tramitadas por los
Secretarios o Jefes de Oficina, lo cual comprende una revisión integral del proceso precontractual.
Es el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para el logro de
resultados en la contratación.
En cada vigencia fiscal y de acuerdo con el presupuesto de la respectiva vigencia y las metas del Plan de
Desarrollo, se elaborará un Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con los lineamientos establecidos en la
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedida por Colombia Compra Eficiente.
Cuando resulte pertinente según la Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de Acuerdo con el Código
Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, (UNSPSC), los bienes y servicios incorporados al Plan
Anual de Adquisiciones deberán clasificarse hasta el cuarto nivel del UNSPSC
El Plan Anual de Adquisiciones estará en concordancia con el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI y el
Programa Anual Mensualizado de Caja. La competencia para actualizar el Plan Anual de Adquisiciones y por
ende la responsabilidad de mantenerlo actualizado, se delega en el Almacenista Municipal.
Antes de proceder a la elaboración del documento de ESTUDIO PREVIO, deberán adelantarse los siguientes
trámites y documentos, cualquiera sea la modalidad de selección.
Los proyectos de inversión podrán ser formulados por las secretarías de despacho, con personal de
planta o profesionales contratados para apoyar la etapa pre-contractual, que dentro de las actividades a
ejecutar se encuentre la de formular los proyectos de inversión, sin embargo, cuando los funcionarios
del nivel directivo no hayan formulado los proyectos correspondientes a su dependencia o funciones,
éste deberá ser suscrito por el secretario de despacho, previa revisión y ajustes que considere
necesarios.
El origen de los recursos de las actividades de los componentes de los proyectos de inversión que se
formulen debe corresponder a la destinación permitida las leyes y decretos reglamentarios, estampilla o
contribución que se cree mediante Acuerdo Municipal, u otros medios.
4.1.2.2. Radicación de los proyectos de inversión en el Banco de Programas y Proyectos del MUNICIPIO.
El Secretario de Despacho o Jefe de Oficina Asesora, verificará los componentes y actividades a
ejecutar de acuerdo con el origen de recursos y solicitará por escrito la inscripción del respectivo
proyecto de inversión en el banco de programas y proyectos del MUNICIPIO.
Quien elabora los proyectos de Inversión será el responsable de la información contenida en él, tales
como: valores, actividades, bienes y servicios de uso común o de obra pública, que éstos sean los que
se requieren para la ejecución de los respectivos proyectos de inversión y el logro de las metas
señaladas en el plan de desarrollo.
4.1.2.3. Viabilidad y registro de los proyectos de inversión en el Banco de Programas y Proyectos del
Municipio. El profesional universitario del área del Banco de programas y Proyectos, registrará el
proyecto de inversión, previa viabilización del mismo, siempre y cuando, el proyecto de inversión
cumpla como mínimo con los siguientes requisitos:
a) Que el proyecto de inversión éste formulado en la metodología exigida por el DNP vigente al
momento de realizarse la inscripción.
b) Que el proyecto de inversión esté debidamente formulado y suscrito por quien lo elaboró y por el
Secretario de Despacho de la dependencia responsable.
d) Que el origen de los recursos de las actividades de los componentes de los proyectos de inversión
que se formulen, correspondan a la destinación permitida en la ley y los decretos reglamentarios
aplicables, estampilla o contribución que se cree mediante Acuerdo Municipal, entre otras fuentes.
e) Que las actividades a ejecutar correspondan al proyecto de inversión y su ejecución apunte a las
metas establecidas en el Plan de Desarrollo.
4.1.2.4. Verificación de la existencia de estudios y diseños respectivos. Cuando se vaya a realizar una
obra, cualquiera sea la modalidad de selección, el profesional universitario del MUNICIPIO o profesional
contratado o quien va a iniciar la elaboración de los Estudios Previos inherentes al proceso de selección
que se requiere adelantar, deberá emitir concepto técnico sobre la existencia de los estudios y diseños
necesarios que acrediten una adecuada planificación, así como sobre la necesidad de actualizarlos o
modificarlos si fuere el caso.
En todo caso, el concepto técnico deberá relacionar al menos los siguiente aspectos: quién elaboró los
estudios, diseños o rediseños, de haberse contratado, número y fecha del contrato, nombre del
contratista, objeto del contrato, nombre del estudio, del diseño o del rediseño, según sea el caso,
número del comprobante de entrada a Almacén Municipal, de igual manera, mencionarse el nombre y
cargo del funcionario o nombre del profesional contratado para apoyar a la secretaría de obras públicas
del Municipio cuando éstos elaboren los diseños o rediseños, según sea el caso, es decir, cuando la
naturaleza de la obra o rediseño no requieran ser contratados bajo la modalidad de concurso de
méritos.
Los estudios de mercado para determinar el valor del presupuesto oficial y/o del contrato, deberán ceñirse a las
siguientes reglas:
1. Adquisición o suministro de bienes. Para los procesos de selección, cuyo objeto, sea el de adquisición
o suministro de bienes, deberá realizarse un estudio de mercado de todos los bienes a adquirir, con el
objeto de establecer con precisión las características y especificaciones de los respectivos bienes que
requiere la administración municipal, cuyo soporte de consulta deberá anexarse al mismo, dentro del
ESTUDIO PREVIO de conveniencia y oportunidad.
3. Estudio que define el Presupuesto Oficial. El Estudio que define el presupuesto oficial de todo proceso
de selección, podrá ser elaborado, por los profesionales universitarios de la Administración Municipal,
Profesionales contratados para apoyar la etapa precontractual, según lo determine el Secretario de
Despacho o Jefe de Oficina encargado de la elaboración del Estudio Previo, quien en todo caso
suscribirá el Estudio que Define el Presupuesto Oficial y será el directo responsable por la información
que allí se consigne.
El documento que define el presupuesto oficial, de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar, se
elaborará, teniendo en cuenta los costos y valores de flete, seguro y demás gastos en que deberá incurrir
el proponente para la entrega de los bienes, servicios u obra, así como las condiciones de pago.
Bajo la responsabilidad de la dependencia que elabora el estudio previo y cumpliendo con lo exigido en la
normatividad vigente, se recomienda que en PRESUPUESTO OFICIAL, se tenga en cuenta la siguiente
información:
a. Objeto contractual.
b. Plazo de ejecución.
c. Descripción de los Bienes a adquirir, con sus respectivas especificaciones técnicas, descripción de los
servicios e ítems que comprenden el servicio u obra pública a contratar, según sea el caso, codificado
hasta el cuarto nivel del UNSPSC.
d. Para el caso de suministros la identificación del bien con sus respectivas especificaciones técnicas
que permitan que todo proponente ofrezca exactamente el bien que la administración requiere
adquirir, con el objeto de que no haya lugar a confusión. (ficha técnica del bien de condiciones
técnicas uniformes.)
e. La relación de las cotizaciones solicitadas y las allegadas a la Administración Municipal.
f. La comparación de las cotizaciones presentadas.
g. La indicación de las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación,
así como su monto y el de los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la
contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de
presupuesto en la estimación de aquellos.
h. En el caso de concurso de méritos no se publicará las variables utilizadas para calcular el valor
estimado del contrato.
i. En el caso de contratos de concesión, no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.
j. En el caso de contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su
estructuración.
k. Presupuesto oficial.
l. Forma de pago.
Sin embargo, en los eventos de tratarse de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización a ser adquiridos mediante subasta inversa, deberán tener una ficha técnica que
incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya
responsabilidad será de quien elabora los documentos mencionados en el presente numeral, la cual se
verá reflejada en el respectivo Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad.
En el software contractvs, se elaborara los estudios previos y se adjuntarán los documentos de la etapa de
planeación que sirven como soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el
contrato; los cuales se resumen y compendian en un formato previamente establecido denominado ESTUDIO
PREVIO que sólo debe diligenciarse cuando se trate de trámites contractuales y por ende no puede exigirse
para el trámite de otros asuntos administrativos que impliquen ordenación de gastos o pagos. El ESTUDIO
PREVIO debe contener los siguientes elementos:
1. Información General.
3. El objeto a contratar con la clasificación del UNSPSC que conste en el Plan Anual de Adquisiciones, con
sus especificaciones, el alcance del objeto, plazo y lugar de ejecución, forma de pago, supervisión, y las
autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
En los eventos en que se requiera de estudios, diseños y rediseños, se debe identificar y/o individualizar la
realización del respectivo estudio, diseño, y rediseño, mencionando aspectos tales como: número del
contrato, nombre del contratista, nombre del estudio, diseño o rediseño, según sea el caso, número de
entrada a Almacén Municipal de los mismos y nombre del profesional que lo revisó y determinó que se
requería o no ajustes técnicos y/o económicos, mencionando el concepto rendido para el efecto. En los
eventos de haberse requerido ajustes, mencionar quién los realizó y los documentos soporte. Así mismo, se
debe mencionar el lugar donde reposan los estudios, diseños, ajustes y rediseños, según sea el caso.
En el evento de no haberse contratado los estudios, diseños y rediseños, se debe mencionar el servidor
público o profesional contratado de apoyo a la respectiva dependencia que los elaboró, mencionando el
nombre del documento, lugar donde estos se encuentran y número del contrato del profesional contratado.
Para el caso de obras públicas, se debe identificar el inmueble y/o lugar en donde se ejecutará la obra.
En los eventos en que se requieran servidumbres, se debe mencionar la escritura pública que la constituyó
con su respectivo Certificado de matrícula inmobiliaria.
Es necesario relacionar el concepto técnico que emita la Secretaría de Desarrollo, Medio Ambiente y
Turismo, respecto si el objeto y actividades a contratar requieren de alguna licencia ambiental, permiso,
concesión u otro, de requerirse, se debe relacionar cuales, señalando el acto administrativo que la otorga,
autoridad ambiental competente y vigencia del mismo.
4. El Análisis del Sector Económico y de los Oferentes. Para su elaboración deberá consultarse y aplicarse la
Guía para Elaboración de Estudios de Sector expedida por Colombia Compra Eficiente.
5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado
por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de
presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de
méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado
en su estructuración.
8. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo, para lo cual deberá aplicarse el Manual para la Identificación y
Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.
10. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial para lo cual deberá
aplicarse el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación
expedido por Colombia Compra Eficiente.
Parágrafo 1: Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se deberá
anexar certificación de la Subsecretaría de Talento Humano o quien haga sus veces, que certifique que dentro
de la planta de personal del Municipio, no existe personal de planta o que el existente no es suficiente, según
sea el caso, para prestar el servicio a contratar, o que existiendo funcionarios, éstos no reúnen los
conocimientos especializados que se requieren, lo cual, deberá reflejarse en el ESTUDIO PREVIO de
Conveniencia y Oportunidad.
Parágrafo 2: Cuando el proceso a adelantar sea una contratación de mínima cuantía el ESTUDIO PREVIO sólo
deberá contener:
1. Información General
2. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
3. La descripción del objeto a contratar identificado con la clasificación del UNSPSC que conste en el Plan
Anual de Adquisiciones.
4. El Análisis del Sector y de los Oferentes. Para su elaboración deberá consultarse y aplicarse la Guía para
Elaboración de Estudios de Sector expedida por Colombia Compra Eficiente.
5. Las condiciones técnicas exigidas.
6. El valor estimado del contrato y su justificación.
7. El plazo de ejecución del contrato.
8. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
Cuando se trate de un proceso de enajenación de bienes del MUNICIPIO, el ESTUDIO PREVIO debe contener
además de lo señalado en este artículo, el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta, obtenido de
conformidad con lo señalado en el presente decreto.
Los elementos mínimos del Estudios previo de Conveniencia y oportunidad se complementarán y adecuarán
con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección, conforme lo establecido en la
normatividad pertinente.
La solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la efectuará el Secretario de Despacho, que elabore
el respectivo estudio previo de conveniencia y oportunidad.
Para la solicitud de disponibilidad presupuestal se deberá diligenciar el formato respectivo con el objeto de que
el profesional universitario del área financiera evalúe la forma de pago establecida y expida certificado de
disponibilidad presupuestal siempre y cuando se ajuste al PAC establecido por la Secretaría de Hacienda. Se
anexará el estudio previo con la finalidad exclusiva de verificar que esté debidamente suscrito.
Lo anterior no aplica para contratos de mínima cuantía, en los cuales el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal será solicitado y expedido con anterioridad a la realización del ESTUDIO PREVIO, para lo cual la
solicitud se acompañará del Estudio de Mercado y el borrador de ESTUDIO PREVIO.
El profesional de Banco de programas y Proyectos del Municipio, deberá viabilizar tal solicitud, en los
siguientes eventos:
2. Cuando el objeto y actividades a contratar, se enmarquen dentro del proyecto de inversión radicado y
viabilizado en banco de programas y proyectos del MUNICIPIO.
4. Cuando el origen de recursos solicitados se ajuste a la destinación señalada por las normas vigentes para
recursos de origen de regalías, Sistema General de participación, estampilla pro-cultura, recursos del
Fondo local de salud, y demás recursos.
5. Cuando se trate de recursos de origen de regalías directas que las actividades a contratar no sean de
funcionamiento de la entidad y se enmarque a la destinación señalada en la ley.
6. Cuando se cuente con las licencias, permisos, concesiones u otros, que señala el concepto de la
Secretaría de Desarrollo Económico Medio Ambiente y Turismo.
8. Cuando el ESTUDIO PREVIO esté debidamente suscrito por quien lo elabora y aprobados por el
Secretario de Despacho o Jefe de Oficina que requiere la contratación.
9. Cuando se cumplan con las demás condiciones necesarias para viabilizar tal solicitud.
Se entenderá viabilizada la disponibilidad presupuestal con la firma del profesional del área de Banco de
Programas y Proyectos de Inversión y del profesional de planta o contratado para tal fin, si lo hubiere.
El profesional universitario del área financiera, deberá expedir los certificados de disponibilidad presupuestal,
previa solicitud del secretario de despacho que elabora los estudios previos de conveniencia y oportunidad, y
viabilización de banco de programas y proyectos, ésta última, en los eventos de tratarse de la ejecución de
proyectos de inversión.
El Municipio de Yopal contratará la adquisición de bienes, servicios y obras a través de las modalidades de
selección contempladas en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, en concordancia con sus decretos
reglamentarios, así:
a) Licitación Pública
b) Selección Abreviada
c) Concurso de Méritos
d) Contratación Directa
e) Mínima cuantía
La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se
encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.
Cuando se adelante el procedimiento de licitación pública, debe cumplirse como se detalla en el flujograma del
proceso, siguiendo las previsiones contenidas en las normas que son aplicables a este asunto.
a) El proyecto de pliego de condiciones debe publicarse como mínimo diez (10) días hábiles.
b) Se debe dejar a disposición de los interesados el informe de evaluación junto con las propuestas por un
término de 5 días hábiles.
c) La adjudicación del proceso se debe hacer en audiencia pública y las reglas se definen en el pliego de
condiciones.
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características
del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio,
puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
a) El proyecto de pliego de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la
apertura del proceso.
b) En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del proceso de
contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo
establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.
c) Si la entidad recibe más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un
sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el proceso de
contratación. Se debe establecer en el pliego de condiciones la fecha y hora en que se realizará el
Sorteo.
d) Se debe dejar a disposición de los interesados el informe de evaluación junto con las propuestas por un
término de 3 días hábiles
Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar
sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de
precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes
mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en estrados a los interesados, en la audiencia
pública de conformación de la lista, utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad
intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.
a) Servicios de consultoría
b) Proyectos de arquitectura.
Concurso abierto
Con precalificación
a) No es necesario publicar el detalle del análisis que soporta el valor estimado del contrato.
b) El proyecto de pliego de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del
proceso.
c) Se debe dejar a disposición de los interesados el informe de evaluación junto con las propuestas por un
término de 3 días hábiles.
)Se debe adelantar una audiencia de verificación y revisión de la oferta económica con el oferente ubicado en el
primer orden de elegibilidad.
Es una modalidad de contratación excepcional, por lo que su aplicación es de carácter restrictivo. Cuando se
adelante el procedimiento de contratación directa, deberá observarse el procedimiento que se detalla a
continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las normas que son aplicables a este asunto.
a. Urgencia Manifiesta
b. Contratos y convenios Interadministrativos
c. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la
menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan
exclusivamente en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y capitulo 2, sección 1, subsección 5 del Decreto 1082
de 2015.
El aviso de convocatoria para participar en un Proceso de Contratación debe contener la siguiente información:
1. La indicación que se trata de un proceso adelantado por el MUNICIPIO indicando la dirección de éste.
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la
misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la
disponibilidad presupuestal.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y
contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP.
Cuando se adelante un concurso de méritos con precalificación, deberá adicionalmente y de manera previa
convocarse a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP que debe tener la siguiente
información:
b) La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los
requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del
interesado y su equipo de trabajo.
c) Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo
la mención de si hay un número máximo de precalificados.
d) El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando
el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número
máximo establecido para conformar la lista.
e) El cronograma de la precalificación.
Cuando se lleve a cabo un proceso de enajenación de bienes del MUNICIPIO, El aviso de convocatoria debe
contener además de lo establecido en este artículo, los datos identificadores del bien y la indicación de las
condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta, si fueren
diferentes.
1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con la
clasificación del UNSPSC que conste en el Plan Anual de Adquisiciones.
3. Los criterios de selección (requisitos habilitantes y factores ponderables), incluyendo los factores de
desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
En lo que tiene que ver con los requisitos habilitantes, éstos deberán elaborarse teniendo en cuenta: (a) el
Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el
análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la
perspectiva comercial. La Entidad Estatal no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas
financieras para verificar los requisitos habilitantes.
Cuando se trate de concurso de méritos, en este punto se deberá indicar la forma como se calificará, entre
otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación
académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.
Para la determinación de los requisitos habilitantes deberá darse aplicación a lo señalado en el Manual
para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en el Proceso de Contratación expedido por
Colombia Compra Eficiente. Adicionalmente, cuando se trate de un proceso para celebrar un contrato de
obra, se deberá Capacidad Residual de Contratación, la cual se determinará aplicando la Guía para
Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra
Pública expedida por la misma entidad.
4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección
objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la
entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este
pueda generar.
8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes
contratantes, establecidos de acuerdo al Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los
Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.
10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por
un Acuerdo Comercial conforme al el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos
de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.
13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.
14. El Cronograma.
a) La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: i) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el
Clasificador de Bienes y Servicios; ii) la identificación adicional requerida; iii) la unidad de medida; iv) la
calidad mínima, y v) los patrones de desempeño mínimos.
b) Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
c) Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.
Cuando se trate de procesos para enajenación de bienes del MUNICIPIO, además de lo señalado en el
presente artículo, los pliegos de condiciones deben indicar las condiciones particulares que deben tener los
posibles oferentes y lo siguiente:
f) La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del
bien.
El MUNICIPIO podrá enajenar el activo a pesar de que tenga cargas derivadas de impuestos y contribuciones,
deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y administración inmobiliaria, caso en el cual debe
manifestarlo en los pliegos de condiciones y el oferente aceptar dichas condiciones pues debe asumir las
deudas informadas.
En todos los procesos de selección excepto aquellos que se tramiten por mínima cuantía y contratación directa,
el MUNICIPIO ordenará su apertura mediante acto administrativo de carácter general, que deberá señalar:
3. El Cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y el ESTUDIO
PREVIO.
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de
selección.
El Secretario o Jefe de Oficina que origina la contratación, debe señalar en un acto administrativo la justificación
para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:
Este acto administrativo no es necesario para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo
a la gestión, para la contratación de empréstitos; para los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República, y para la contratación de bienes y servicios para el
sector defensa.
4.2.2.5. ADENDAS
La modificación de los pliegos de condiciones e invitaciones públicas se realizará mediante adendas, las cuales
se deben publicar en los términos señalados en el Decreto 1082 de 2015.
En los procesos de licitación pública, las adendas que modifican el contenido del pliego de condiciones pueden
expedirse a más tardar el tercer día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas. En lo demás
procesos podrán expedirse a más tardar el día hábil anterior l vencimiento del plazo para presentar propuestas.
La entidad estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la
presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.
Las modificaciones y ajustes realizados mediante adendas a los pliegos de condiciones e invitaciones públicas,
derogan las disposiciones contenidas en los documentos y estudios previos que sean contrarias. Por lo que no
se requiere realizar ajustes adicionales a dichos documentos.
Las ofertas o propuestas deberán ser presentadas ante el Comité de Contratación, lo cual, se señalará en los
respectivos pliegos de condiciones. Una vez recibidas el Coordinador del Comité de Contratación las repartirá
entre los profesionales designados según conste en el acta correspondiente, a fin que se inicie el proceso de
evaluación.
Cada uno de los profesionales que participe en la evaluación de una propuesta, deberá realizarla por escrito y
suscribirla con su respectiva firma, emitiendo concepto de que propuestas fueron habilitadas o cuales no,
debidamente soportado.
Los informes de evaluación deben permanecer en secretaría del Comité de Contratación, y en la página web
www.colombiacompra.gov.co , por el término que establece la norma para las diferentes modalidades de
contratación.
El comité de Contratación deberá dar respuesta a todas las observaciones que se realicen al informe de
evaluación, las cuales deberán ser publicadas en la página web www.colombiacompra.gov.co por el
Administrador del mismo, para lo cual, el Comité deberá remitirlas al Administrador del portal único de
contratación, el día de su expedición o a más tardar al día siguiente, el cual, deberá publicarlo dentro del
término señalado en los pliegos de condiciones, para tal efecto.
Igualmente, se deberán publicar las observaciones que se presenten, cabe anotar, que el procedimiento para la
publicación de las mismas, será el señalado para publicar las observaciones y sugerencias que se efectúen a
los proyectos de pliegos de condiciones en los términos señalados en el presente documento.
El Administrador de la página web: www.colombiacompra.gov.co, deberá expedir certificación que señale fecha
y hora de publicación del informe de evaluación, de la publicación de las observaciones y respuestas a las
mismas, la cual, deberá remitirse al comité de contratación para efectos de anexarse al proceso como
constancia de las publicación de los documentos en mención.
El Comité de Contratación, deberá proyectar el Acto Administrativo de Adjudicación del Proceso de selección
conforme a los documentos de la etapa precontractual, la cual, deberá ser suscrita por el Coordinador del
Comité de Contratación.
En la Resolución de Adjudicación se deberá realizar una reseña del curso y actuaciones principales del
respectivo proceso de selección.
Previo a suscribir la resolución de adjudicación, el Coordinador del Comité de Contratos llevará a cabo una
revisión y visto bueno de todo el proceso contractual y los documentos que lo conforman, luego de lo cual
procederá a suscribir y ordenar la publicación de dicho acto administrativo, para acto seguido remitirla la
resolución con todo el proceso de selección al Despacho del Alcalde Municipal a efectos de la suscripción del
contrato respectivo, su numeración y fecha.
El representante legal del Municipio o su delegado podrán abstenerse de acoger la recomendación del comité
de contratación y optar por la declaratoria de desierta del proceso, caso en el cual deberá motivar su decisión.
1. Todo contrato o convenio por suscribir, deberá corresponder a lo registrado en el Plan Anual de
Adquisiciones del MUNICIPIO para la respectiva vigencia fiscal, a efectos de verificar que el bien o servicio
de uso común o de obra pública a contratar se encuentre registrado en el Plan Anual de Adquisiciones y
que su adquisición se ajusta al mes registrado para su adquisición y a la modalidad de selección señalada
en el mismo.
2. El Comité de Contratación, deberá proyectar la Minuta del Contrato conforme a los documentos de la etapa
precontractual, así como la carta de aceptación de la propuesta para el caso de contrataciones de mínima
cuantía, las cuales, deberán ser suscrita por el Alcalde Municipal.
3. Elaborada la Minuta y suscrita por el Comité, se remitirá la misma a la Oficina Asesora de Jurídica para su
correspondiente visto bueno a efectos de remitirla al Despacho del Alcalde para su revisión y firma.
Posteriormente se citará al oferente o proponente, por el medio que se considere más expedito, a efectos
de que éste se acerque a la entidad a suscribir el respectivo contrato.
4. Una vez suscrito el contrato por las partes, la auxiliar administrativa asignada a la Asesora Jurídica
procederá a numerar y fechar el contrato, para con ello registrarlo en el libro radicador correspondiente a
Contratos de la respectiva Vigencia Fiscal. Cumplido lo cual se remitirá a la oficina de sistemas o a quien
corresponda, para que proceda a publicarlo en el SECOP.
5. Cuando el contrato haya sido numerado, fechado, registrado en el libro radicador, y publicado en el
SECOP, la auxiliar administrativa asignada a la Asesora Jurídica, procederá a remitirlo con todos sus
soportes al Profesional Universitario del área de presupuesto, a efectos de que ésta registre el contrato,
siempre y cuando lo señalado en la cláusula de imputación presupuestal coincida con lo consignado en el
certificado de disponibilidad presupuestal.
Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía del
MUNICIPIO, independientemente de su objeto:
2. Se emitirá el aviso de invitación a participar, el cual contendrá la información a la que se refieren los
numerales 2, 3 y 5 del ESTUDIO PREVIO para este tipo de contratación, y la forma como el interesado
debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de
las condiciones técnicas exigidas.
3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan
observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del
vencimiento del plazo para presentar ofertas.
4. El evaluador revisará las ofertas económicas y verificará que la de menor precio cumple con las
condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, debe verificar el
cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así
sucesivamente.
6. Se aceptará la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la
invitación. En la aceptación de la oferta, el MUNICIPIO debe informar al contratista el supervisor del
contrato.
7. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
Se entiende por día hábil el término transcurrido entre el inicio y el fin de la jornada laboral de un mismo día en
la Alcaldía de Yopal, respecto de aquellos días diferentes de sábados, domingos, festivos o feriados de acuerdo
a las leyes y actos administrativos de autoridades competentes.
Esta etapa comprende desde la elaboración del contrato hasta el vencimiento del plazo de ejecución del mismo.
Consiste en celebrar, perfeccionar, legalizar, gestionar todos los documentos necesarios para la contratación y
ejecución del contrato.
El contrato se perfecciona con la firma de las partes, es importante señalar que el mismo se debe elevar a
escrito en medio físico y debe ser firmado por parte del Ordenador del Gasto y por el Representante legal del
contratista, o su apoderado si se trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural
que demuestra la capacidad para obligarse.
Nota: Para los contratos de mínima cuantía los elementos establecidos en este numeral deberán incorporarse
en la carta de aceptación de la oferta.
El Registro Presupuestal del Compromiso es una operación requerida para la ejecución de los contratos que
afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el responsable del presupuesto
con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pago pactados en el mismo, de
acuerdo a los procedimientos presupuestales establecidos para el efecto .
Corresponderá al jefe de la oficina Asesora de Jurídica, aprobar la garantía y sus modificaciones cualquiera que
sea su cuantía, mediante certificado de aprobación de garantías, siempre que se ajusten a lo requerido por el
Municipio.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, el supervisor y/o interventor
elabora el Acta de Inicio para que empiece la ejecución. Así mismo remite comunicación al contratista de
manera física o electrónica. Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán
ponerse en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso.
Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar situaciones que lleven a su modificación, es necesario
establecer que las mismas, deben ser en lo posible concertadas por las partes, salvo que deba hacerse uso de
la modificación unilateral establecida en la ley, como facultad excepcional. Para que se lleve a cabo la
modificación del contrato, esta debe ser solicitada por el supervisor y/o interventor y/o el contratista en donde se
indique de manera clara y precisa las razones o fundamentos que dieron origen a la misma, así como la
justificación para realizarla. Es necesario resaltar que el contrato debe encontrarse en ejecución y se debe
verificar que la modificación requerida no altere la esencia del objeto del contrato ni sea fruto de un
incumplimiento por parte del contratista. Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran las siguientes:
4.3.5.1. Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normativa
vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado expresado éste en
salarios mínimos legales mensuales vigentes, salvo contratos de interventoría y concesión.
Nota: para los contratos de interventoría el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del
objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80
de 1993. Igualmente la Ley 1508 de 2012 señala que las adiciones de los contratos para proyectos de
Asociación Público Privada de iniciativa pública no podrán superar el 20% del valor del contrato
originalmente pactado. Para la ejecución de proyectos de asociación público privada de iniciativa
privada que requieren desembolsos de recursos, las solicitudes de adiciones no podrán superar el 20%
de los desembolsos de los recursos públicos originalmente pactados.
4.3.5.2. Prorroga o Ampliación: Es una prolongación del plazo de ejecución inicialmente pactado en el
contrato.
Nota: En los contratos para la ejecución de proyectos de asociación público privada tanto de iniciativa
pública como privada, las prórrogas deberán ser valoradas por la entidad estatal competente. Las
solicitudes de adiciones de recursos y el valor de las prórrogas en tiempo sumadas, no podrán superar
el 20% del valor del contrato originalmente pactado.
4.3.5.3. Cesión: es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona
para que ésta continúe con la ejecución del contrato en las mismas condiciones. Es importante señalar
que el cesionario, debe tener las mismas o mejores calidades que el cedente y se debe contar con la
autorización del Municipio de Yopal para su realización.
4.3.5.4. Suspensión: es la interrupción temporal de la ejecución del contrato por razones de fuerza
mayor, caso fortuito o alguna circunstancia ajena a responsabilidad del contratista, conveniencia de las
partes o interés público, velando porque en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines
estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la
consecución de dichos fines; para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el
Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor, donde se indique entre otras las
condiciones que llevaron a la imposición de la medida de suspensión y el momento en el cual deberá
reanudarse.
4.3.5.5. Reanudación: es la continuación de la ejecución del contrato una vez surtido el plazo fijado en
el acta que motiva la suspensión, para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el
Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor.
4.3.5.6. Otrosí: Es un acuerdo que celebran las partes – entidad y contratista - para aclarar, agregar o
suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos.
Mediante la celebración de un Otrosí no puede modificarse el objeto del contrato, ni desmejorar las
condiciones de la propuesta adjudicada.
La Interventoría y Supervisión se aplica a todo tipo de contrato y convenio que celebre el MUNICIPIO, según lo
señalado en el presente numeral y constituye la guía de recomendaciones y orientaciones generales respecto
de los deberes, prohibiciones, responsabilidades y demás competencias que por Ley les asiste a los
interventores y supervisores de los contratos o convenios que celebre la Administración Municipal de Yopal.
Bajo este entendido, lo establecido en el presente numeral tiene como objetivo principal, servir de herramienta
de trabajo para que las personas (particulares contratados) o servidores públicos que ejercen la labor de
Interventoría y supervisión a los diferentes contratos y convenios que celebra la entidad, lo conozcan y lo
apliquen para evitar desviaciones o irregularidades en el desarrollo de sus labores, en busca de mejorar y
perfeccionar las intervenciones en la ejecución contractual para la consecución de los fines del Estado.
Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o
jurídica contratada por la entidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimientos especializados
en la materia, o cuando la complejidad o extensión lo justifiquen. No obstante lo anterior, se podrá contratar el
seguimiento técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría, si son
compatibles con la naturaleza del contrato y el objeto contractual.
El objeto de la interventoría es el control y vigilancia de la ejecución del contrato, con el fin de lograr el
cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato en lo que concierne a las especificaciones técnicas
y alcance del objeto contratado. No obstante lo anterior, también podrá referirse a las actividades
administrativas a cargo del contratista, a las actividades legales, a las actividades financieras y presupuestales,
a toda estipulación contractual y a la protección de los intereses de la Entidad y salvaguarda de su
responsabilidad, cuando estas no sean objeto de supervisión, al dividir el seguimiento a los contratos, en los
términos establecidos en la normatividad vigente.
Para el cumplimiento de sus propósitos, la interventoría (o el supervisor en los casos en los cuales no exista
interventoría) debe realizar las siguientes actividades:
1. Acompañar a las partes para asegurar la finalización exitosa del contrato, facilitando la interacción entre las
mismas.
2. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas para que se desarrolle el objeto del contrato dentro
del tiempo, conforme a las condiciones contratadas y de conformidad con los recursos que se hayan
presupuestado, según lo establecido en el contrato, los pliegos de condiciones e invitaciones, según sea el
caso y propuesta presentada por el contratista.
3. Efectuar control técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico general sobre la debida ejecución de
los contratos o convenios. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con el
contratista, que le permita mantener perfectamente enterado de la ejecución del contrato a la entidad
impartiendo instrucciones, seguimiento y recomendaciones necesarias para lograr una correcta ejecución
contractual.
5. Elaborar los informes detallados que sean del caso, cuando se presenten hechos constitutivos de
incumplimiento del contratista que ameriten la imposición de multas, declaratoria de incumplimiento o
declaratoria de caducidad del contrato. En este informe habrá de precisarse la información básica del
contrato, las obligaciones del contratista, los hechos que dan cuenta del incumplimiento de tales
obligaciones y la consecuencia que se deriva para el contratista tasando el monto de la multa o cláusula
penal cuando hubiere lugar
6. Provisión continua, oportuna y periódica de informes escritos al MUNICIPIO, sobre el avance, estado y
desarrollo de la ejecución del contrato.
7. Facilitar una óptima interacción entre las partes, al punto de proponer soluciones a las controversias que
puedan presentarse, de conformidad a lo establecido en el numeral 8 del artículo 4 de la Ley 80 de 1993.
8. Vigilar la ejecución de las asignaciones presupuestales comprometidas y definidas dentro de los contratos,
para que se cumplan como fueron acordadas.
9. Emitir de conceptos y recomendaciones por solicitud de las partes o cuando lo considere necesario para un
caso específico.
Queda prohibido a interventores y/o supervisores, emitir cualquier tipo de orden verbal o escrita al contratista,
que contravenga lo pactado en el respectivo contrato y/o no provenga de una estipulación expresa del acuerdo
de voluntades objeto de interventoría.
La Interventoría deberá ser contratada para el ejercicio de funciones técnicas y deberá ser ejercida por una
persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado
al objeto de la Interventoría y conforme a las condiciones establecidas para un proceso bajo la modalidad de
concurso méritos y de invitación publica, de acuerdo al monto establecido para tal fin.
Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del
objeto del contrato es ejercida por la misma entidad, cuando no se requieren conocimientos especializados.
Para su ejercicio la entidad podrá contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios
que sean requeridos”.
La supervisión podrá ser ejercida directamente por la entidad a través de los servidores públicos designados
para ello, sin perjuicio que cuando la complejidad y/o cuantía del contrato lo exijan, se contraten servicios de
apoyo a la supervisión mediante contratos de prestación de servicios para tal fin, con personas naturales o
jurídicas que por su perfil y/o experiencia puede realizar tales servicios de apoyo a la supervisión.
En esta etapa se adelantan las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o
en el acto que lo da por terminado de manera anticipada.
Esta etapa emerge como aquella durante la cual se establece un control sobre la liquidación de los contratos de
modo particular y, en general, la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas, con el seguimiento
correlativo a las garantías constituida para amparar su ejecución.
Corresponde a los secretarios de despacho adelantar, en coordinación y con el apoyo técnico del supervisor o
interventor del contrato, la liquidación del contrato celebrado.
4.4.1. LIQUIDACIÓN
Durante la etapa de liquidación de los contratos, las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y
reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado. En el
Acta de Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para
poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá al
contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía única de
cumplimiento del contrato, con el fin de ajustarla a lo pactado en el contrato y si es del caso, avalar las
obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo. Las determinaciones que se
adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de
los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual. Las formas de llevar a cabo la
liquidación de los contratos son:
1. De mutuo acuerdo
Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el máximo permitido por la normativa vigente, es
decir hasta cuatro (4) meses de terminado el contrato. En el evento en que el contratista haga salvedades a la
liquidación por mutuo acuerdo, el Ordenador del Gasto igualmente procederá a la liquidación.
2. Unilateral
Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor y/o
interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el Municipio mediante acto administrativo,
procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente, es decir
hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al término del plazo de mutuo acuerdo. En todo caso, si vencidos
los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse, de forma
bilateral o unilateralmente, en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo de
la liquidación unilateral. Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o
hace falta algún documento, se regresa al supervisor y/o interventor, a fin de que aporte la información faltante.
Si no presentan observaciones, el supervisor procede a su envío para consideración y firma del Ordenador del
Gasto o quien delegue.
4.4.1.1. ASPECTOS SE QUE DEBE TENER EN CUENTA PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo
citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos
que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la
actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían
derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y
hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la
naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones
contractuales, pero que no podrá realizarse antes de transcurridos quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a aquel en el cual se notifica. En el evento en que la garantía de cumplimiento
consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.
c) En caso de solicitarse y decretarse nuevas pruebas, para su práctica se señalará un término no mayor a
treinta (30) días. Cuando sean tres (3) o más investigados o se deban practicar en el exterior el término
probatorio podrá ser hasta de sesenta (60) días.
e) Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y
decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma
audiencia;
g) La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene
conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.
Nota: para los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria su liquidación.
Los documentos de cada contrato deben archivarse en forma separada, de manera que a cada contrato
corresponda un archivo independiente y completo. En desarrollo de los procesos de selección, el abogado de la
Oficina Asesora Jurídica, designado para adelantar el proceso contractual, será el encargado de conformar el
expediente contractual. Concluido el proceso de selección, el expediente será remitido a la dependencia
ejecutora, que pasará a responder por la custodia y actualización del expediente a partir de ese momento.
La contratación del Municipio de Yopal, estará sujeta al régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades, de
acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de la Contratación Estatal, en consecuencia le son aplicables las
disposiciones normativas que se relacionan a continuación:
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios
de transparencia, economía y responsabilidad, y con plena observancia del principio de selección objetiva con
el propósito de dar cumplimiento a los fines estatales.
De igual manera, serán aplicados los postulados que rigen la función administrativa, señalados en el artículo
209 de la Constitución Política, esto es, moralidad, imparcialidad, publicidad, igualdad, economía, eficiencia,
celeridad y las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la
contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
Como estrategias para el desarrollo de la Gestión Contractual de la entidad, se han adoptado las siguientes
medidas:
a. El modelo de contratación adoptado por la entidad responde a los principios de transparencia, selección
objetiva y planeación.
b. Una vez adoptado el presente Manual, se proyecta mediante circulares socializar, los lineamientos legales,
institucionales y en particular, los establecidos por la Agencia Nacional de Contratación -Colombia Compra
Eficiente o quien haga sus veces, con el fin de garantizar que las diferentes dependencias acaten dichos
lineamientos.
c. Las veedurías ciudadanas son convocan en todos los procesos de contratación.
Serán parte del presente Manual, los procedimientos específicos necesarios para adelantar la Gestión
Contractual de la Entidad. De igual manera harán parte del presente documentos los formatos que se adopten
para la gestión contractual, así como las circulares que suscriba la Oficina Asesora Jurídica, relacionados con el
Proceso de Gestión Contractual.
CODIGO PROCEDIMIENTO
AP5-PR04 CONCURSO DE MÉRITOS
AP5-PR05 LICITACIÓN PÚBLICA
AP5-PR06 SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA
AP5-PR07 SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA
AP5-PR08 CONTRATACIÓN DIRECTA
AP5-PR09 MÍNIMA CUANTÍA
AP5-PR10 IMPOSICIÓN DE MULTAS, DECLARATORIA DE CADUCIDAD O DECLARATORIA DE
INCUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS
CODIGO FORMATO
AP5-F01 ESTUDIO DE MERCADO
AP5-F04 ACTA DE INICIO
AP5-F05 ACTA PARCIAL
AP5-F06 ACTA TERMINACIÓN
AP5-F07 ACTA LIQUIDACIÓN
AP5-F08 HOJA DE CONTROL DE CONTRATOS
AP5-F09 ACTA DE RECIBO FINAL
AP5-F10 ACTA DE SUSPENSIÓN
AP5-F11 ACTA DE REINICIO
AP5-F12 INFORME DE ACTIVIDADES
AP5-F14 HOJA DE RUTA ASESORIA
AP5-F15 HOJA DE RUTA ESTUDIO PREVIO
AP5-F16 AUTOS POLICIVOS
AP5-F17 AVISO CONVOCATORIA VEEDURIAS
AP5-F18 VERIFICACIÓN INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA
AP5-F19 MINUTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO DE LA
GESTIÓN
AP5-F20 ACTA APROBACIÓN POLIZAS
AP5-F21 INFORME PREVIO CASOS ANTE EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN
AP5-F22 MINUTA ADICIONAL
AP5-F23 OTROSI
AP5-F24 ESTUDIO PREVIO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
AP5-F25 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA
AP5-F26 ESTUDIO PREVIO CONTRATACIÓN DIRECTA
AP5-F27 ESTUIDIO PREVIO MINIMA CUANTIA
AP5-F28 ESTUDIO PREVIO GENERAL
AP5-F29 ACEPTACIÓN DE OFERTA
AP5-F30 ACTA DE CIERRE DEL PROCESO DE MINIMA CUANTIA
La Oficina asesora de jurídica será la responsable de actualizar y alimentar los formatos para la gestión
contractual.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Motivo del cambio Descripción del cambio
1 10/08/2015 Creación del Documento N/A
Se modificó el procedimiento teniendo
2 29/03/2016 Actualización del procedimiento. en cuenta los cambios en la guía
documental.
Se incluyó dentro del manual la
herramienta Contractvs, señalando
Modificación del documento responsables en cada una de las
teniendo en cuenta la etapas de los procesos.
3 19/10/2016
implementación del software
contractvs. Al igual que se amplió la delegación
de la Supervisión en otros
funcionarios.