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Identificación de las necesidades del sistema

APO1- AA1-EVO1

Programa
Análisis y desarrollo de sistema de información

Alumno
Romer José Guerrero Arrieta

Ficha: 2104571

Profesor
Wilson José Hernández

Caimito Sucre
06 de junio del 2020
APO1- AA1-EVO1 Identificación De La Necesidad De Sistemas De Información

1. Ámbito Empresarial: nuestro negocio escogido recibe el nombre de Delicias De k , es


una microempresa que nace y funciona en el mercado a partir del año 2015, en la ciudad
de Cali – Valle (Colombia), cuentan con una única sede ubicada frente al centro comercial
único que se encuentra dividida por 3 Áreas (servicio al cliente, preparación y área de
bodega) cuya infraestructura tiene una área de 20m² , está consolidada y legalmente
constituida ya que se encuentra inscrita en la cámara de comercio a nombre de una de sus
propietarios Paola Andrea Benítez Gutiérrez , pero tiene un socio llamado Gustavo
Benítez; cuyo microempresa se encuentra acta para la producción y comercialización de
comidas destinadas al consumo humano, y que ofrece sus servicios de restaurante en el
horario matutino a partir de las 9 de la mañana y el servicio de comidas rápidas a partir de
las 4:00 PM, cuentan gran variedad de productos que van desde desayunos y almuerzos
hasta sus productos estrella que son hamburguesas y perros calientes en promoción de
2x1 todos los días. Es una microempresa autónoma sus dueños son quienes se encargan
por ellos mismo de realizar todo desde la parte contable (inventario) hasta la compra,
producción, comercialización y domicilios y el resto del personal son de apoyo en otras en
otras labores.
2. Diseño De Instrumentos: el instrumento asignado fue la entrevista, ya que fue la
manera en la que nos estipularon pertinente para obtener información completa y
detallada sobre nuestra microempresa. Esta entrevista constó de 29 preguntas muy
completas sobre todo el proceso desde la compra de materias primas hasta el domicilio y
formas de pago de la empresa entre otras. (La entrevista se puede apreciar en el
apartado 1 de la sección de anexos).
3. Realización de la entrevista: la realización de la entrevista se dio por medio de una
video llamada, en la que se realizaron todas las preguntas previamente pensadas y
organizadas para obtener la información pertinente del negocio, esta se dio con uno de
los propietarios Gustavo Benítez quien fue el encargado de suministrarnos los datos. Esta
entrevista fue grabada y posteriormente colgada en el canal de You Tube para efectos de
la clase. Los link de esta entrevista son los siguientes:
https://youtu.be/hzwM3C03kvw Entrevista parte 1
https://youtu.be/0phM_6tBIbs Entrevista parte 2
https://youtu.be/wQNtOjf9tX8 Entrevista parte 3

3. Describir la situación problema e identificarlo: Bueno esta microempresa, como se


aprecia en la entrevista ha tenido un crecimiento ascendente, ya que pasaron de ser una
empresa pequeña que ofrecía pocos productos al mercado, a ser mucho más grande y
ofrecer 40 productos aproximadamente según relató su propietario, este ultimó hecho
evidencia que no se tiene un detallado control sino que todo está sujeto a la memoria de
manera muy básica, de alguna forma anticuada, poco eficiente y poco eficaz.

 Entonces un gran problema que se presenta es que este negocio no tiene con
certeza un número exacto de cuantos platos manejan, sus dueños ejercen muchas
labores como preparar alimentos, encargarse de materias primas, se encargan de
la atención e incluso uno de sus propietarios personalmente también realiza los
domicilios, evidenciando una gran carga de responsabilidad que puede ser
agobiante, otro gran problema es que ellos carecen de conocimiento avanzados e
incluso básicos en contabilidad y no cuenta con alguien especializado en la materia
que pueda ayudarlos, sino que tienen formas muy sencillas de llevar sus registros
de cuentas (solo se basan en entradas, ventas del día y ventas que quedan) así que
su balance resulta un poco precario, anticuado y muy sujeto a tener fallas además
se presta para tener errores en los cálculos que pueden resultar en un desbalance
que puede desencadenar perdidas, ya que no manejan ni siquiera un cuadernillo
de finanzas que debería ser básico.

 Su inventario también es de gran problema ya que todo es sujeto a la memoria y a


la observación empírica de los productos faltantes, ya que calculan según lo que
ven que falta (y de esta forma se pueden confundir, tener faltantes y por ende
sobrecostos) y aunque en la entrevista el propietario relató porcentajes tales como
20 % de res o costilla (10%) en las compras, estas cantidades son datos
aproximados lo que los hace no certeros y evidencia la falta de dominio en su parte
contable, que sin duda es su mayor falencia ya que de esto depende no solo la
rentabilidad del negocio sino que el esfuerzo de las personas que lo conforman
valga la pena y se pueda ver reflejado en mayor cantidad de ganancias con cifras
reales que permitan tener certeza de las cuentas.

 Otro problema o inconveniente se da en el proceso de venta ya que no se entregan


facturas, y esto no les permite tener una base de datos donde se registren que
productos se venden más, cuanto fueron los costos de la compra y que días se
realizaron estas, para permitir fidelizar los clientes que son más constantes, y así
poder realizar incentivos como descuentos adicionales, exclusividad de
promociones a estos clientes, o en su defecto llevar cuentas más certeras con
evidencias (que serían estas facturas).

 Otro problema es que no llevan un balance diario sino semanal, impidiendo saber
cuánta cantidad se realiza de un producto al día.
 Además tienen un problema que incluso su propietario manifestó, que es el de la
publicidad, ya que este negocio no maneja redes sociales y muchas personas que
incluso viven cerca no conocen su conocen su negocio, debido a que no hay un
manejo de una base de datos de clientes fidelizados, lo que resultan que no se
expanda publicidad de su negocio y llegue a más personas.

 Otro de sus problemas es que al llevar todo manual, no cuentan con sistemas para
ampliar sus formas de pago, lo cual limita a mucha personas a adquirir el producto
sino cuenta con efectivo.

La identificación de estos puntos, arroja que existen problemas de organización que en


su mayor parte se encuentran en la forma como llevan sus finanzas por lo que la hacen
de manera manual y demasiado básica, por eso es su falencia más grande y la que se
debe mejorar ya que esto va a permitir mayores ingresos y reducción en los gastos (y
perdidas) y así poder lograr una mayor expansión y calidad en sus servicios; en lo que
un software seria su gran aliado ya que no habría necesidad de mirar que falta sino
que el sistema indicaría cuanta cantidad de materias primas comprar les recordaría la
fecha de caducidad de estas, les daría un balance de sus finanzas que sea exacto y bien
calculado como lo haría un profesional (pero sin necesitar de este) además que sea a
la vez una base de datos donde toda la empresa se sistematice logrando que todo sea
mucho más fácil la parte administrativa y financiera, además donde sus clientes se
puedan incluir y el sistema les permita recordar su nombre y datos más importantes
(para que el cliente sienta que muy importante en la empresa) y así atraiga a muchos
más clientes.

PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:


Cómo un sistema de información puede solucionar el problema identificado bueno este
sistema de información sin duda es muy prometedor y útil en esta microempresa ya que
contara con opciones muy diversas acorde con las necesidades del negocio, por ejemplo
decirle al propietario cuantas mesas están libres, un sistema que le lleve un inventario, un
software que permita reconocer a los clientes gracias a un código en el sistema que
ayudara mucho a la fidelización entre muchas otras opciones que no solo harán la tarea
de los trabajadores menos ardua, sino que genera menores gastos de tiempo, mayor
control y exactitud en la finanzas, mejor forma de atención al cliente que se verá reflejada
en la fidelización y en clientes prospectos (que son aquello que pueden venir por la
recomendación de su buen servicio, sin duda un sistema muy dinámico y e importante
para ayudar a sus propietarios a lograr esa proyección de la que hablaron en la entrevista
lo cual es una visión que puede estar mucho más cerca con este sistema que le ayudara
justo a satisfacer más clientes gracias a su buen servicio, expandirse e incluso incluir más
productos tal como ellos quieren todo gracias a la facilidad que ofrece el software.

Anexo: tabulación de encuesta en formato Excel con nombre encuesta y gráficos