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DOCUMENTO PARALELO CLASES D DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS:

Se considera que los documentos por su estructuración son medios de comunicación ,


información y conocimiento de manera que su caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: soporte físico o material, el mensaje y la información y la facultad
de transmitir y difundir ese conocimiento de manera que se pueda identificar y resumir
dos clases de documentos:

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Determinado por el lugar donde se encuentra toda la


información producida o recibida por alguna entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones

DOCUMENTO ELECTRONICO: toda la información generada, infundida, enviada, recibida


,almacenada o acumulada por medio electrónico, también se encuentran documentos
electrónicos que cumplen su acción durante todo el ciclo vital y documental como
archivos de gestión, central e histórico

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplan y el impacto que
busca generar con su destino o los destinatarios su principal objetivo está en la rapidez y
efectividad de la localización de su contenido a partir de los conceptos que los agrupa
como reflejo de sus funciones generales lo que les concede una estructura jerárquica y
lógica

SEGÚN EL SOPORTE:

TEXTUALES : son los mas utilizados en las empresas como ejemplo los manuscritos como
memorandos, Circulares, cartas e informes

CINTA :son aquellos medios audiovisuales que dinámicamente buscan motivar plasmar y
captar la atención de una o varias personas como los videos pizarrón magnético microfilm
cintas magnéticas entre otros
GRAFICOS : permiten visualizar rápidamente la información dependiendo el modelo
empleado lo mas utilizado son: los mapas dibujos y planos

IMAGEN : reflejan y evidencian la información como en textos y gráficos por lo general a


través de cuadros fotografías diapositivas entre otros

OTROS SOPORTES: entre ellos se menciona discos duros material óptico y sellos

SEGÚN EL PRODUCTOR

Se refiere a la empresa o persona que elabora los documentos y la función a la cual se


destinan por lo tanto se clasifican en:

DOCUMENTOS PUBLICOS: son los documentos producidos o recibidos por un funcionario


o ente del estado , son los documentos tramitados ante un funcionario publico que
cumple una función que le concierne directamente al estado

DOCUMENTOS PRIVADOS: son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades


privadas o personas naturales

Los anteriores archivos los podemos relacionar con el soporte textual pues la mayoría de
estos documentos son escritos y reposan en archivos debidamente clasificados

Los documentos también son clasificados SEGÚN SU FINALIDAD es cuando los


documentos van a cumplir con una función o un objetivo que deben cumplir pero que
considera la circunstancia que hace que se genere la información que este soportando

SU CORRESPONDIENTE CLASIFICACION

DOCUMENTO DISPOSITIVO son aquellos que imparten normas de obligatorio


cumplimiento como leyes ordenanzas acuerdos resoluciones

DOCUMENTOS INFORMATIVOS son aquellos que dentro de una organización o empresa


informan la función administrativa como cartas memorandos circulares presupuestos

DOCUMENTOS TESTIMONIALES son los que sirven como comprobante de un testimonio


como documentos contables contratos

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