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F6.P1.

SA
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 07/05/2019
Clasificación de la Información
PÚBLICA
SEDE HOJA No. DE

SECCIÓN
SUBSECCIÓN REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO AÑO MES DIA
AAAA MM DD

Número de
Código Nombre de la Serie, Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios
Orden
Subserie o Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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15
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18
19
20
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PROCESO Versión 4
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 2 de 9
21/03/2019
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE 18-REGIONAL CAQUETA

Código Nombre
SECCIÓN 18 REGIONAL CAQUETA
SUBSECCIÓN 18-10000 DIRECCION DE PROTECCION
SERIE 18-10200 CENTRO ZONAL FLORENCIA 2
SUBSERIE 135 HISTORIAS DE ATENCION
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE SALAZAR CERQUERA JHEN ALEXIS
NÚMERO 1,110,369,550
FOLIOS del 1 al
FECHAS EXTREMAS de hasta
VOLUMEN DE
CARPETA No. de

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico


SIGNATURA
Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta
TOPOGRÁFICA

Año Tiempo de Retención Documental Disposición Final


Conservación Eliminaci
Apertura Cierre Archivo Gestión Archivo Central Medio Técnico Selección
Total ón
TRD que aplica
2012 3 20
X X
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21/03/2019
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE Clasificación de la Información:
PÚBLICA
SEDE REGIONAL CAQUETA

Código Nombre
SECCIÓN 38000 DIRECCION REGIONAL
SUBSECCIÓN 38300 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA - CAQUETA
SERIE 2 ACTAS
SUBSERIE 4 Actas de Comité de Adopciones Regional
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE ACTAS COMITÉ DE ADOPCIONES 2020
NÚMERO 01 / 06

FOLIOS del 1 al 198


FECHAS EXTREMAS de 02/01/2019 hasta 30/12/2019
VOLUMEN DE
CARPETA No. 1 de 1

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico


SIGNATURA
Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta
TOPOGRÁFICA

1 1

Año Tiempo de Retención Documental Disposición Final


Conservación
Apertura Cierre Archivo Gestión Archivo Central Eliminación Medio Técnico Selección
Total
TRD que aplica
2019 2019 1 19 X
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Versión 2
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FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CAJA
11/02/2019
Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE

Código Nombre

SECCIÓN:

SUBSECCIÓN:

SERIE:

SUBSERIE

FECHAS
CAJA N°
EXTREMAS

NÚMERO DE
VERSIÓN TRD
CARPETAS:

USO EXCLUSIVO ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

N° N°
Transferencia
Año Año
Transferencia
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
HISTÓRICO

SIGNATURA TOPOGRÁFICA ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA


ARCHIVO CENTRAL

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA


ARCHIVO
HISTÓRICO
F7.P1.SA 2/11/2019
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 2 Página 1 de1
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CAJA
Clasificación de la Información:
Pública

No. de
Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN

1 Código y Sede: Registre el código y nombre de la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

Registre el código y nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la


2 Código y Sección: cual dependa la oficina productora.

3 Código y Subsección: Registre el código y nombre de la oficina que produce la documentación.

Consigne el nombre de la serie y/o subserie documental, conforme a lo establecido


4 Serie y Subserie: en la Tabla de Retención Documental.

Fechas extremas: Registre la fecha de la primera y la última carpeta contenida en la caja; en orden de
5 día, mes y año.

6 N° Caja: Registre el número que fue asignado a la caja.

7 Número de carpetas: Consigne el total de carpetas almacenadas en la caja.

8 Versión de TRD: Consigne la versión de TRD que fue aplicada a las series documentales.

USO EXCLUSIVO ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO


Consigne el número de la transferencia, teniendo en cuenta el Acta de
Transferencia Documental, (para cada vigencia se debe iniciar nueva numeración),
Número de transferencia: el Archivo Central o Histórico será el responsable de asignar el consecutivo de las
9 Actas.

10 Año: Registre el año en que se realizó la transferencia documental.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

Indique el nombre o número que tiene asignado el depósito donde se conservarán y


Depósito:
11 custodiarían los expedientes transferidos.

Indique el número que tiene asignado el estante, donde se ubique la caja, dentro del
12 Estante: depósito.

Indique el número que tiene asignado el entrepaño donde se ubique la caja, en el


13 Entrepaño: estante.

Indique el número que se le asigne a la caja, teniendo en cuenta el lugar dispuesto


14 Caja: en el estante.

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Versión 2
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FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CAJA
11/02/2019
Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE
REGIONAL CAQUETA
Código Nombre

SECCIÓN: 38000DIRECCION REGIONAL

SUBSECCIÓN: 38300GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA - CAQUETA

SERIE: 2ACTAS

4
Actas de Comité de Adopciones Regional
24
SUBSERIE Acta de Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos
Acta de Grupo Estudio Trabajo - GET
31

02/01/2019
FECHAS
EXTREMAS
30/12/2019
CAJA N° 1

NÚMERO DE
CARPETAS:
3 VERSIÓN TRD 2019

USO EXCLUSIVO ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

N° N°
Transferencia
Año Año
Transferencia
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
HISTÓRICO

SIGNATURA TOPOGRÁFICA ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA


ARCHIVO CENTRAL

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA


ARCHIVO
HISTÓRICO
F3.P1.SA
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13/11/2018
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Información:
Pública

Código - Regional o Sede


Código - Dependencia
de la Dirección General

Código -Serie Código- Subserie

Nombre del Expediente Número del Expediente

FOLIOS
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO
(DD/MM/AAAA)
DE AL

Responsable del
diligenciamiento:

Cargo:
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13/11/2018
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Información:
Pública

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES

El formato de Hoja de Control de documentos al interior de los expedientes (series complejas como contratos, historias laborales, historias de
atención, entre otros), fue oficialmente adoptado y aprobado por el ICBF, dando cumplimiento al Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la
Nación, debe ser diligenciado como requisito indispensable para la Organización de Archivos de Gestión en soporte físico, deacuerdo con el
Parágrafo del Artículo 12, el cual establece: “La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de
trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y
antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la
respectiva hoja de control al principio de los mismos”.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO

Clasificación de la Información: una vez diligenciado el formato, se debe clasificar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, si la
Serie o Subserie documental en la TRD es de carácter reservada, clasificada o pública, el formato de Hoja de Control, se debe modifcar en la
parte superior derecha, según corresponda.

Código - Regional o Sede de la Dirección General: registre el código y nombre de la Regional o Sede de la Dirección General.

Código - Dependencia: registre el código y nombre de la dependencia o unidad administrativa de la cual dependa la oficina productora de los documentos.

Código -Serie: registre el código y nombre completo en mayúscula fija de la serie documental, de la cual va diligenciar el formato de hoja de
control.

Código- Subserie: registre el código y nombre completo con mayúsculas iniciales de la subserie documental de la cual va a diligenciar la hoja
de control.

Nombre del Expediente: registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente del cual va a diligenciar la hoja de control.

Número del Expediente: registre el número completo del expediente para las series documenttales que llevan numeración ej. Historias de
Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no es necesario colocar número de expediente, registre N/A

ÍTEM: registre de forma consecutiva el número de registros que componen la hoja de control de 1 a n
(DD/MM/AAAA): registre la fecha del tipo documental a relacionar en la hoja de control (día/mes/año), ej. (15/09/2018), se debe registrar la fecha de
radicado del ICBF, sino existe radicado, se debe tener en cuenta la fecha de recibido por el área o fecha de producción del documento.
TIPO DOCUMENTAL - ASUNTO: registre el asunto del tipo documental. Ej. Memorando, carta, acta, entre otros.

FOLIOS - del : registre el número de folio con el cual inicia el tipo documental registrado.

FOLIOS - al : registre el número de folio con el cual termina el tipo documental registrado, teniendo en cuenta los anexos que conforman el documento.

Responsable del diligenciamiento: registre nombres y apellidos completos del colaborador que diligencia la hoja de control.

Cargo: registre el cargo del colaborador encargado de diligenciar la hoja de control, si es contratista, registre contratista.
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13/11/2018
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Información:
Pública

Código - Regional o Sede


Regional Caquetá Código - Dependencia 38300 Grupo de Asistencia Técnica
de la Dirección General

Código -Serie 40 - PROCESOS Código- Subserie 12 - Procesos de Adopción

Nombre del Expediente HERNANDEZ COLLAZOS JUAN JOSE Número del Expediente 1120958009

FOLIOS
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO
(DD/MM/AAAA)
DE AL

1 2/2/2019 Petición, apertura SIM 1 2

2 2/4/2019 Historia de Atención, diligenciamiento formato Historia de Atención en el SIM 3 22

3 2/4/2019 Auto de apertura de investigación 23 23

4 2/4/2019 Valoración inicial de psicología 24 29

5 2/4/2019 Diligencia de notificación personal 30 30

6 2/5/2019 Memorando, autorización visitas del NNA 31 31

Responsable del
CAROLINA PLAZAS ROJAS
diligenciamiento:

Cargo: Contratista