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FORMATO DE INFORME DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO/CONVENIO No. 090 DE 2019

INFORME PERIODICO N. 1 (Del 21 de enero al 20 de Marzo de 2019)

I.- Datos Generales

Número de
Fecha Informe 3/19/2019 95
Contrato
CONTRATO DE PRESTACION DE
Fecha Suscripción
Tipo de Contrato SERVICIOS DE APOYO A LA 1/22/2019
Contrato
GESTION Plazo de Ejecución
Valor Inicial del Contrato $ 19.964.533.oo Inicial (hasta 12/31/2019
cuándo)

Objeto
“PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN A LA DEFENSORIA DE FAMILIA, EN EL ARCHIVO DE LAS HISTORIAS DE ATENCIÓN Y EL REGISTRO EN EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN MISIONAL, DE LAS ACTUACIONES REALIZADAS DENTRO DE LOS TRÁMITES Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS”

Alcance del Objeto

(Si aplica)

Supervisores otras
Nombre Supervisor ICBF (para entidades
Mercedes Penagos Escobar
efectos de liquidación) (cooperantes) - (Si
aplica)

Si se trata de varios supervisores, deberán relacionarse todos.

III.- Datos Contratista

Laura maria colorado

Nombre Contratista: Cédula o NIT 33,819,833
sanchez
Dirección Mz 6 lote 128 barrio villa erika Correo electrónico laura.colorado@icbf.gov.co
Representante
Representante Legal que suscribió el Legal que
Laura Maria Colorado Sanchez
contrato suscribirá el acta
de Liquidación (i)
Fecha Certificado Actualizado de
Existencia y Representación Legal (i)
(i) Estos datos sólo deberán diligenciarse en el Informe Final para liquidación.

IV.- Plazo de Duración del Contrato

Fecha inicio del

Fecha acta de inicio (si aplica) 1/22/2019
contrato
Prorrogado hasta
Fecha documento de Prorroga
cuándo

Fecha aprobación póliza de la Fecha de

12/31/2019
prorroga terminación
Incluir todas la prorrogas

V.- Información Presupuestal Valor Inicial del Contrato $19.964.533

Aporte ICBF $19.964.533

Aporte Cooperante

No. de CDP 13219 Valor de CDP $19.964.533

Fecha CDP 1/21/2019
No. de RP 17119 Valor de RP $19.964.533
Fecha RP 1/22/2019
Fecha Documento Adición Valor Adición
Valor de CDP
No. de CDP Adición
Adición
Fecha CDP Adición
Valor de RP
No. de RP Adición
Adición
Fecha RP Adición
Fecha aprobación póliza de la adición
Valor Total del Contrato $19.964.533
Incluir todas la adiciones
Valor Total del Contrato
Fecha Pago
Valor Anticipo
Anticipo
Porcentaje Amortización Período Facturado

Forma de Pago
El valor del contrato se pagara al CONTRATISTA en mensualidades vencidas, cada un por valor de UN MILLON SETECIENTOS SETENTA Y DOS MIL PESOS M/CTE ($1.772.000,oo). Dichos
desembolsos se realizaran previa presentacion del formato de ¨Certificacion de cumplimiento Informe de Obligaciones por Prestaion de Sericios-honorarios, ¨cuenta de cobro registrada en el
SIGEPCYP o factura y el comprobante de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pension y ARL, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y en el
porentaje establecido por el Gobierno Nacional. Para la prestacion del servicio y su respectivo pago, las mensualidades deben entenderse como periodos de treinte (30) dias calendario
comprendidos entre el primero (1) y el dia (30) de caa mes. Para el periodo de pago correspondiente al mes de diciembre se realizara de la siguiente forma: un primer pago por el periodo
comprendido entre el primero (01) y el veinte (20) de diciembre, y un segundo pago por el periodo comprendido entre el veintiuno (21) y el treinta (30) de diciembre.

VI.- Información Relacionada con la Contratación Derivada (Si Aplica)

El supervisor certifica la existencia de contratación derivada del Contrato (Convenio) No. _____ de ____, consistente en _______ (cantidad) contratos, suscritos por __________ (contratante), con el fin de _________
(objeto). De igual manera allega relación de dicha contratación, en ______ folios, en la cual se identifica el número de contrato, la fecha de suscripción, el contratista, el objeto, la duración, el valor, observaciones
generales, y la certificación expresa del Contratante de que dicha contratación derivada se encuentra finalizada y/o liquidada, y de que todos sus contratistas se encuentran a paz y salvo por todo concepto.

Este aparte sólo debe diligenciarse en el evento de existir contratación derivada, y se debe allegar la relación de la misma y la certificación de paz y salvo debidamente suscrita por el Contratante correspondiente.

VII. Certificaciones para pagos suscritas por el Supervisor

Periodo certificado Fecha de certificación Valor pagado Observaciones

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22 de enero al 31 de enero de 2019 31 de enero de 2019 $ 472.536
01 de febrero al 28 de febrero de 2019 28 de febrero de 2019 $ 1,772,000

VIII. Pagos Efectuados según estado de cuenta o información suministrada por la Dirección Fiananciera

Número de pago/desembolso, Fecha en que se hace

Valor pagado o desembolsado Observaciones
según claúsula de forma de pago efectivo el pago
1 $ 472.536 2/8/2019
2 $ 1,772,000 3/8/2019
TOTAL $ 2.244.536

IX. Reducciones al Valor (si aplica)

Fecha Descuento o Reducción Valor Descuento o Reducción Concepto Descuento o Reducción

TOTAL 0
Si se trata de un contrato en cuya ejecución se hayan practicado "descuentos", éstos deberán incluirse en este item.

X. Reintegros Efectuados (si aplica

Fecha Reintegro Valor Reintegro Comprobante Reintegro Concepto Reintegro

XI. Resumen Ejecución Presupuestal (Sólo aplica para Informe Final)

Concepto Valor
Valor Inicial del Contrato $19.964.533
Valor aporte ICBF
Valor aporte Operador
Valor total Adiciones
Valor total Reducciones
Valor Total del Contrato $19.964.533
Valor Total Ejecutado $ 2.244.536

Valor ejecutado aporte del ICBF

Valor ejecutado aporte del Operador

Valor Total Pagado $ 2.244.536

Saldo Liberado (Vigencia XXXXX)

Valor Reintegros por Conceptos de Rendimientos
Financieros (Comprobante No. XXXXXX)
Saldo pendiente por pagar $ 17.719.997
Saldo pendiente por liberar
Saldo pendiente por reintegrar (recursos no ejecutados)
* Nota: (En caso de existir saldos pendientes por liberar se deberán justificar las
razones por la cuales dicho valor no fue ejecutado por el contratista) El saldo
Fecha Estado de Cuenta pendiente por liberar corresponde a ….

XII. Garantías

Vigencia
Amparos CIA aseguradora No. de póliza
Desde Hasta

cumplimiento 1/22/2019 6/30/2020

calidad del servicio suramericana 227850-1 1/18/2019 6/30/2020

XIII. Sanciones
Marque con una x el tipo de sanción que fue se le impuso al contratista.
Tipo de Sancion Fecha del acto
( seleccionar con una administrativo que valor de la sanción impuesta
x) resolvió el recurso
Multa $

Cláusula Penal $

Caducidad $

Ninguna

XIV. Cumplimiento de Obligaciones

Documento que evidencia

Cumplimiento de Obligaciones del Sistema Cumplimiento
el cumplimiento de la Observaciones (iv)
Integrado de Gestión (SI, NO, N/A) (ii)
obligación. (iii)
EJE DE CALIDAD En el presente contrato no se establecen obligaciones para este eje.
N/A N/A

EJE DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL En el presente contrato no se establecen obligaciones para este eje.
N/A N/A

EJE AMBIENTAL En el presente contrato no se establecen obligaciones para este eje.

N/A N/A

EJE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION En el presente contrato no se establecen obligaciones para este eje.
N/A N/A
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Documento que evidencia
Cumplimiento de Obligaciones Generales del Cumplimiento
el cumplimiento de la Observaciones (iv)
Contrato y/o Convenio (SI, NO, N/A) (ii)
obligación. (iii)

1. Cumplir con el objeto del contrato con plena Memorandos, correos

autonomía técnica y administrativa y bajo su propia SI electronicos, PC y aplicativo La contratista tiene pleno conocimiento del objeto del contrato.
responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún SIM
Acta de Aprobacion de
2.
tipoConstituir y allegar ni
de subordinación, al vínculo
ICBF las garantias
laboral requeridad
alguno entre EL SI garantias en la carpeta del La contratista lo realizó previo inicio del contrato
dentro de los tres
CONTRATISTA (03) dias habiles siguientes a la
y el ICBF. contrato
suscripcion
3. Participardel convenio.
y apoyar a EL ICBF en todas las reuniones
a las que este lo convoque relacionadas con la SI correos electronicos y PC La contratista participó de las reuniones a las que fue convocada
ejecucion del contrato.
4. Disponer de los medios necesarios para el
mantenimiento, cuidado y custodia de la documentacion
objeto del presente contrato. SI correos electronicos y PC La contratista cumplió con los requerimientos.

5. Atender los requerimientos, instrucciones y/o

recomendaciones que durante el desarrollo del contrato SI PC, Carpetas, Cajas La contratista cumplió con los requerimientos.
le imparta EL ICBF a traves del supervisor del mismo,
para una correcta ejecucion y cumplimiento de sus
6. Entregar al supervisor del contrato los informes que
obligaciones
se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultado Correos electronicos,
SI La contratista presentó los informes en los plazos establecidos y con la periodicidad requerida
obtenidos cuando asi se quiera. Memorandos y PC

7. Presentar la cuenta de cobro de conformidad con la Correos electronicos, PC,

forma de pago estipulada en el contrato, junto con el SI La contratista presentó en la fecha establecida lo soportes necesarios para el tramite de pago.
Aplicativo SIM
informe de las actividades realizadas para cada pago.
8. Guardar estricta reserva sobre toda la información y
documentos que tenga acceso, maneje en desarrollo de Memorandos, correos
SI La contratista maneja confidencialidad en la informacion conocida.
su actividad o que llegue a conocer en desarrollo del electronicos, PC,
contrato y que no tenga el carácter de pública. En
9. Mantener correctamente actualizados cada uno de los PC, Aplicativo SIM, Archivo La contratista realiza actualizacion de los sistemas de Informacion como el SIM en la HA tanto nuevas como
consecuencia se obliga a no divulgar por ningún medio SI
sistemas de información que maneje en desarrollo de su de Gestion antiguas.
dicha información o documentos a terceros, sin la previa
actividad.
autorización escritaen
10. Participar del la
ICBF.
inducción y entrenamiento Memorandos, correos
organizado por el ICBF. SI La contratista participa en las actividades realizadas en el ICBF.
electronicos, SIM y PC
11. Cumplir con la política de buen trato para con los Listado de Asistencias, Actas
demás colaboradores internos y externos del Instituto SI La contratista tiene conocimiento de la vision y mision y politicas del ICBF.
de Reunion y/o comites
Colombiano de Bienestar Familiar, y actuar con
12. Devolver al ICBF, una vez finalizado la ejecucion del Buenas relaciones
responsabilidad, eficiencia y transparencia. La contratista realizará esta actividad una vez finalizado el contrato, manteniendo en buenas condiciones lo
contrato el Carnet de identificacion y los documentos SI interpersonales con sus
entregado (carnet)
que Colaborar
en desarrollo delICBF
contrato compañeros de trabajo
13. con el en el se hayan producido,
suministro y respuestae
igualmente todos correspondiente,
de la informacion los archivos que aseloshayan generado
requerimientos
en cumplimiento SI N/A La contratista cumple con la informacion y los requerimientos solicitados.
efectuados por losdeorganismos
sus obligciones y a ladel
de control Direccion
Estado
Administrativa,
Colombiano enlos bienescon
relacion devolutivos que ledesarrollo
la ejecucion, hayan sidoo
asignados
14. en custodia.
Se obliga
implementacion a utilizar la imagenobjeto
del contrato del ICBFdelde presente
acuerdo
con los lineamientos establecidos por este, salvo
documento. PC, Memorandos y Correos
SI La contratista respeta la politica establecida en el ICBF.
autorizacion expresa y escrita de las partes ningun eletrónicos
funcionario, podra utilizar el nombre, emblema o sello
oficial
15. de lalos
Realizar otra
pagosparte para (salud,
al SISS fines publicitarios o de
pension, y riesgos Correo electronico
cualquier otra
laborales), deindole.
acuerdo con la normatividad vigente Institucional, carnet
SI La contratista realizo el pago de la Seguridad Social para los respectivos giros.
aportando los soportes de pago correspondientes. institucional, logos
institucionales y pc
16. Respetar la política medioambiental del ICBF, Soportes de pago y planilla
política que incluye todas las normas internas sobre el SI La contratista respeta la politica ambientes establecida en el ICBF y se retroalimenta cada vez mas.
SOI detallada
uso de los recursos ambientales y públicos por el agua y
17. Legalizar
la energía, las comisiones
racionamiento de servicios
de papel, normasque se
sobre
autoricen a suy favor dentro de los términos y tiempos SI N/A La contratista no realiza comisiones
parqueaderos manejo de desechos residuales.
establecidos en la reglamentación interna expedida por
18. Cumplir
el ICBF confin.las disposiciones establecidas en el
para tal Memorandos, correos
Capítulo “Buenas Prácticas en la Gestión Contractual” SI La contratista cumplio con todas las dispocisiones de las buenas practicas en la Gestion Contractual
electronicos, SIM y PC
del Manual
19. de la
Realizar Contratación vigente.en el primer mes de
inducción virtual Actas y listados de asistencia
vinculación e inducción presencial y reinducción cuando a reuniones, comites,
SI inducciones y capacitaciones La contratista cumplio con las capacitaciones solicitadas a nivel virtual
sea convocado por el responsable en el ICBF
convocados y organizados
Documentopor elque
ICBF
evidencia
Cumplimiento de Obligaciones Especificas del Cumplimiento
el cumplimiento de la Observaciones (iv)
Contrato (SI, NO, N/A) (ii)
obligación. (iii)

1. Apoyar el archivo de la documentación que debe
reposar en las historias de atención de los niños, niñas y
adolescentes.
Se realizó trámite y archivo de correspondencia recibida y enviada tanto interna y externa de las
historias de atención de NNA que reposan en las Defensorías de Familia de asuntos no conciliables.
Así mismo se registró la Información de correspondencia al formato único de inventario FUID en cada
una de las Defensoría de Familia no conciliables y se envía mail a cada una de las profesionales de los
equipos debidamente actualizado el dia 18/02/19 - 12/03/19 - 26/03/19. se actualizaron las HA de los NNA
documentos a la fecha para enviar el FUID actualizado a los integrantes de la Defensorías deasuntos no
conciliables: 1117539444; 1117539444; 1117539444; 1117539444; 1117539444; 1117539444; 1117539444;
C/users/laura.colorado/doc
1006507700 ;1006507700; 1006507700; 1006507700; 1006507700; 1006507700; 1117495905; 1117495905;
SI uments/FUIDNOCONCILIA
1117495905; 1117495905; 1117495905; 97101025342; 97101025342; 97101025342;97101025342;
BLES
97101025342; 1010150655; 1010150655; 1010150655; 1010150655; 1010150655; 1010150655; 1010150655;
1006527157; 1006527158; 1006527159; 1006527160; 1006527161; 100652716; 11149435201; 114943520;
11149435201; 1149435201; 1149435201; 1149435201; 1006487968; 1006487968; 1006487968, 1006487968;
10064879689; 35018825; 35018825; 1117807893; 1117807893; 1117807893; 1117807893; 1117807893;
1117807892; 117807892; 1117807892; 1117807892; 1117807892; 39784670; 39784670; 39784670;
39784670, 9784670; 39784670; 41504641; 1117518202; 1117518202; 1117518202; 1117518202; ,
1117518202; 1117518202; 1117518202; 11750825; 1117496973; 1117496973; 1215964805;1129424409.
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2. Apoyar en la digitación y el cargue de la información
que reposa en las historias de atención de los niños,
niñas y adolescentes en el sistema de información
misional del ICBF-SIM, de acuerdo con la organización
de la(s) Defensoría(s) de Familia.
SE REALIZARON LAS SIGUIENTES ACTUACIONES Sistema de Informacion Misional- SIM: AA-060,
C/users/laura.colorado/doc 18031739-18031808-18029025-18029025-18029021-18027945-18027946-17113201-18027653-18027654-
SI uments/FUIDNOCONCILIA 18029725-18030252-1833360-18032761-18032780-18103944-17925725-18032082-18031956. Se realizo la
BLES verificacion y digitalizacion de actuaciones relacionadas con el cargo, por directríz del Defensor de
Familia.Confirmacion de SIM para anexar al FUID. ,

Se actualiza y se redacta la ficha de control de prestamo de los expedientes custodiados en el archivo

3. Apoyar la construcción de bases de datos con la C/users/laura.colorado/doc central de la Defensoria de Asuntos No Conciliables. Se facilita la ubicación del expediente requerido
digitación de información que sea solicitada por parte de SI uments/FUIDNOCONCILIA por el equipo de trabajo y requerido por el Defensor de Familia.
la Defensoría de Familia. BLES/ARCHIVOFISICO Se actualizo diario el formato unico de inventario documental FUID de la Defensorías de Asuntos
Conciliables, durante periodo comprendido entre el 23/01/2019 al 20/03/2019. El listado censal, auto-065

Se realizo el apoyo en la ubicación y organización de los documentos de seguimientos generados por la

4. Apoyar a los integrantes de las Defensorías de
Familia en las actividades de gestión que se requieren
en el desarrollo de sus funciones.
profesional SANDRA PAOLA ARTUNDUAGA TOLE Y LA JESSICA YANINE VALENCIA, de los NNA de la
Defensoría de Familia de asuntos no conciliables una vez realizado el archivo se deja las historias de
Oficina Defensoria de no
atención organizadas foliadas en la respectiva caja y relacionadas en el formato unico de inventario
SI conciliables - correo
documental FUID de la Defensoría de Asuntos No Conciliables.
electronico - aplicativo SIM
Apoyo en radicacion de documentos documentos.
Archivo de carpetas cerradas.

REALICE LABORES ORDENADAS POR EL DEFENSOR DE FAMILIA Y EL SUPERVISOR DEL

5. Cumplir con las demás asignadas por el supervisor en CONTRATO Apoyo en Gestion Documental de la Defensoria de Asuntos No Conciliables en el periodo
SI Correo Electronico
virtud del objeto contractual. comprendido del 23/01/2019 al 20/03/2019. Se realizo apoyo en las labores encomendadas por la
defensora de asuntos no conciliables.

(i) El Supervisor deberá registrar todas las obligaciones contenidas en la Cláusula correspondiente del contrato. Para aquellas obligaciones cuyo cumplimiento no obedezca a un producto tangible,
deberá señalar en la columna del "Documento que evidencia el cumplimiento", su concepto sobre el mismo.

(ii) El supervisor deberá revisar el numeral 4.1.4 de la presente Guía del supervisor de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF, con relacion a las Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión,
relacionar aquellas actividades que se relacionen con el Contrato en los componentes de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Seguridad de la Información y verificar el cumplimiento de
las mismas.

(iiI) Si el Supervisor establece que "no" se ha dado el cumplimiento a una obligación, dentro de uno de los informes periódicos, deberá indicar las razones por las cuales es así, y si sobre dicho
incumplimiento se han adelantado las acciones correspondientes. Si el reporte de "no cumplimiento" se presenta en el Informe Final de Supervisión, el supervisor deberá allegar copia y presentar reporte
de las acciones adelantadas frente al mismo. Si el supervisor señala que una obligación "N/A" sólo podrá ser relacionada con algunos periodos en los que esa obligación específica no sea requerida.

(iv) El supervisor deberá relacionar todos los documentos que evidencien el cumplimiento de la obligación correspondiente, relacionados con actas (de entrega a satisfacción, de reuniones), informes,
certificaciones, comunicaciones, oficios, memorandos, y en general cualquier documento que pruebe que la obligación fue efectivamente cumplida. Deberá igualmente indicar el folio del documento.

(v) El supervisor deberá señalar en "Observaciones" cualquier información que considere relevante relacionada con el cumplimiento de la obligación. El diligenciamiento de esta columna no es
obligatorio.

XV. Certificación

El supervisor, con la suscripción del presente informe, certifica que el contratista cumplió con su obligación de acreditar los pagos al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales
correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Fecha Informe 3/20/2019

Firma
MERCEDES PENAGOS ESCOBAR
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Coordinadora Centro Zonal
Florencia 2