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Escuela de Informática

UNIVERSIDAD DEL CARIBE


(UNICARIBE)

ESCUELA DE INFORMATICA

Asignatura
Seminario de Grado

Tema
BENEFICIO USO HERRAMIENTA RATIONAL CLEARQUEST EN LA
ADMINISTRACION DE CAMBIOS EN DATACENTER NG, ENERO-MARZO,
2013

Participante Matrícula
Nehemías García Rosario 2003-3769

Facilitador
Francisco Michel S.

Carrera
Licenciatura en Informática

Lugar y Fecha
Santo Domingo, 17 de abril 2013

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Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios
en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013.
Escuela de Informática

BENEFICIO USO HERRAMIENTA


RATIONAL CLEARQUEST EN LA
ADMINISTRACION DE CAMBIOS
EN DATACENTER NG, JUNIO-
DICIEMBRE, 2013

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Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios
en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013.
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INDICE

Págs.

1. INTRODUCCION..……………………….…………………………………..... 4

2. LA ADMINISTRACION DEL CAMBIO...…………………………………….. 5

2.1 Definición…………………………………………………………………… 5

2.1.1 La Resistencia al Cambio…………………………………………... 5

2.2 Como abordar la Administración de Cambios en tus proyectos……… 6

2.3 Administración exitosa de cambios en las TICs………………………… 7

2.4 Principios y Herramientas……………………………………………….... 8

2.4.1 Proceso de Solicitud de Cambios………………………………… 8

2.4.2 Herramienta para automatizar la Administración de Cambios… 9

2.4.2.1 Rational ClearQuest……………………………………….. 9

2.4.2.2 Reportes y Métricas…..……………………………………. 10

2.4.2.3 Pros y Contras………………………………………………. 11

CONCLUSIONES…………………………………………………………………... 12

RECOMENDACIONES…………………………………………………………….. 13

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1.- INTRODUCCION

El presente trabajo se refiere al tema de los beneficios de contar con la


herramienta Rational ClearQuest como soporte en el proceso de Administración
de Cambios en una plataforma tecnológica.

Los cambios tienen una característica particular y es que el tratamiento que se les
dé puede ser la diferencia del éxito o el fracaso de un proyecto o negocio.

Para analizar el tema debemos mencionar la causa por la cual proponemos


desarrollar un proceso de Administración de Cambios automatizado. Una de ella
es el control que se tiene sobre el flujo del cambio desde el momento mismo que
se solicita.

Esta investigación se realiza en el interés de demostrar que una buena


Administración de Cambios nos asegura que, siempre y cuando se hagan
siguiendo el proceso, los resultados buscados en ese cambio serán asimilados
por los grupos de interés, serán perdurables, y lo más importante, nos garantizará
estabilidad en nuestra plataforma tecnológica.

El marco teórico de este trabajo se realizó en base a la técnica de investigación


documental a través de la cual recopilamos informaciones importantes sobre el
tema. Para esto nos auxiliamos de la Red Mundial (Web) desde donde
seleccionamos artículos que entendimos nos ayudarían al desarrollo del tema.

Los objetivos de este trabajo tienen las siguientes motivaciones:

Definir en que consiste el proceso de Administración de Cambios y las


situaciones que motivan su implementación.

Contrastar en cuanto a los riesgos en la estabilidad de la plataforma tecnológica


al aplicar un cambio no controlado y cuando el mismo se aplica a través del
proceso de Administración de Cambio.

Demostrar lo beneficioso que resulta para una adecuada Administración de


Cambio el uso de una herramienta tecnológica como Rational ClearQuest.

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2.- LA ADMINISTRACION DEL CAMBIO

Un proyecto por definición implica un cambio en el estado actual. La gestión del


cambio puede ser la diferencia para el éxito o el fracaso de un proyecto u
organización.

Por definición, todos los proyectos son únicos. No tanto por el área de
conocimiento en donde se desarrollan, sino porque en éstos se viven situaciones
únicas. Un común denominador que enfrentan todos los proyectos, es la
problemática para introducir el cambio que el proyecto pretende lograr en la
situación actual.

2.1 DEFINICION

La Administración del Cambio está relacionada con la estrategia y las acciones a


llevar a cabo para asegurar que el resultado de las distintas iniciativas sean
asimiladas por los grupos de interés a los que van dirigidas y que los resultados
buscados en ese cambio sean perdurables.

Por ello, el cambio debe ser estudiado, planificado y ejecutado en paralelo con la
planificación y ejecución del proyecto. De no hacerlo se corre el riesgo de que el
resultado esperado no se logre, con los consecuentes dolores de cabeza.

2.1.1 LA RESISTENCIA AL CAMBIO

Sin embargo, no hay que perder de vista que todos los proyectos tienen un
enemigo común, que acecha como un fantasma el logro de los resultados que se
espera lograr al término de estos. Se trata de la resistencia al cambio. Esta tiene
que ser considerada en cada proyecto necesariamente. Para ello, conviene definir
una estrategia de administración del cambio.

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2.2 COMO ABORDAR LA GESTION DE CAMBIO EN TUS
PROYECTOS

Uno de los grandes desafíos que enfrenta cualquier proyecto, cualquiera que sea
el ámbito que se aplique, es el lograr que el cambio propuesto y generado por el
proyecto sea adoptado por los grupos de intereses que se ven afectados por él.

No es poco frecuente encontrar en el mundo corporativo ejemplos de proyectos a


los que se han invertido una gran cantidad de dinero y que, no obstante, sean
considerados de forma alguna como fracasos, al no lograr los resultados o el nivel
de adopción que se esperaba de ellos. Por eso, a continuación se resumen los
pasos generales que dan resultado cuando de llevar a cabo la administración del
cambio que en un proyecto se trata.

Ciclo de vida de la administración del cambio.

El ciclo de vida del cambio puede ser analizado en tres fases dependiendo de la
complejidad del proyecto y del cambio mismo:

1. Planear el cambio: Que abarca temas como identificar la naturaleza


del cambio, definir la estrategia para administrar el cambio,
desarrollar el modelo de patrocinio, integra un equipo responsable,
desarrollar el plan detallado.

2. Ejecutar y monitorear el cambio: Que es donde se ejecutan las


actividades definidas en el plan de administración de cambio, se
recopila información y retroalimentación y se verifica el nivel de
adopción del cambio.

3. Reforzar el cambio: Que es donde se identifican posibles


desviaciones, se libran las batallas con la temida resistencia, se diseñan
e implementan las acciones correctivas y finalmente se difunden los
resultados, dando a conocer los logros para finalmente celebrar los
éxitos que se van alcanzando.

Cada una de estas fases se descompone en procesos y actividades que en


conjunto ayudaran a incrementar las probabilidades de éxito de cualquier
proyecto, sin embargo, como suele suceder en muchos de los casos, no siempre
esto garantiza un resultado exitoso.

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2.3 ADMINISTRACION EXITOSA DE CAMBIOS EN TICs

El mundo cambia y particularmente la tecnología informática lo hace


permanentemente. Si no se cuenta con un proceso formal para su administración,
se corren riesgos que pueden afectar la continuidad del Negocio.

Es común oír hablar de la resistencia natural que presenta el ser humano al


cambio. En tecnología, esta resistencia se ve representada por la conocida frase
¨lo que funciona no se toca¨. Si bien ¨no cambiar¨ garantiza mantener un status
quo, también podría provocar la pérdida de ventajas competitivas y mayores
costos de mantenimiento, para al final tener que afrontar proyectos de ajuste de
mayor envergadura y complejidad.

En el extremo opuesto están aquellos a los que les fascina cambiar. Si bien
adoptar tempranamente determinadas tecnologías puede aportar ventajas
competitivas, una actitud exacerbada en este sentido, ejecutando cambios en
forma ¨heroica¨ puede llevar a un desastre, al ser realizados sin la mas mínima
evaluación de sus consecuencias y sin proceso de decisión alguno, mas que la
voluntad de hacerlos.

Cuando el área de cambios es la Tecnología Informática, frecuentemente se cae


en facilismos que tientan a pasar por alto las consideraciones de posibles
impactos indirectos y sus consecuencias sobre el Negocio. Como ejemplo común
podemos mencionar los ¨fixes¨ de diversos tipos, que aunque publicados como
obligatorios e inocuos, terminan impactando de forma imprevista, y sobre los
cuales recién se publican alertas posteriormente a se aplicados.

A partir de esta premisa es que se debe de tener una herramienta de la cual se


pueda depender para tener un real y efectivo control de las solicitudes de cambios
que se realizan, su análisis y posterior implementación.

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2.4 PRINCIPIOS Y HERRAMIENTAS

Cuando estamos desarrollando y dando mantenimiento a un producto tecnológico,


los cambios son inevitables, de hecho, son lo único que se mantiene constante
dentro de un proyecto de desarrollo, ya sea porque el cliente necesita que se
efectúen cambios, porque se cometieron errores, o simplemente porque el
entorno en el que se desenvuelve el producto evoluciona.

La incorporación de esos cambios a la plataforma tecnológica de forma


descontrolada frecuentemente provoca caos en los proyectos, retraso en la
entrega de los productos y problemas de calidad. Por ejemplo, sin una adecuada
administración de cambios, nuestros compañeros de equipo pueden cambiar
parte del diseño del aplicativo, olvidándose de comentarnos. Como resultado,
nosotros escribiremos código que es incompatible con los cambios al diseño, lo
cual eventualmente requerirá que nosotros o nuestros compañeros de equipo
tengan que rehacer parte del trabajo, y por consiguiente provoca inestabilidad en
los servicios que ofrecemos.

2.4.1 PROCESO DE SOLICITUD DE CAMBIOS

Cualquier organización que desee administrar adecuadamente los cambios a su


plataforma tecnológica se debe asegurar de que los cambios que se propongan
se evalúen cuidadosamente, que las personas indicadas tomen decisiones sobre
esos cambios, que los cambios se comuniquen oportunamente a todos los
afectados, y que el proyecto incorpore los cambios de una forma disciplinada.
Para conseguir esto es necesario contar con un proceso de solicitud de cambios.

El proceso de solicitud de cambios provee procedimientos formales para: registrar


solicitudes de cambio, analizar la información del por qué es requerido el cambio y
el impacto que tendrá, y autorizar, rechazar o modificar la solicitud de cambio.

Las solicitudes de cambios pueden provenir de cualquier usuario o interesado, en


cualquier punto del ciclo del producto, e incluir una solución propuesta, prioridad e
impacto, el cual debe ser analizado, aprobado y rastreado formalmente. Una
solicitud de cambio puede originarse, por ejemplo, a partir de un defecto en el
producto o servicio, de una petición de mejora o de un cambio a un requerimiento.

El proceso de solicitud de cambios nos permite dar seguimiento a las solicitudes


de cambio y efectuar mediciones acerca de la actividad del cambio. Una vez que
una solicitud es recibida, una evaluación técnica (análisis del impacto) se lleva a
cabo para determinar qué modificaciones se requerirían y si la solicitud de cambio
debe ser aprobada. Tener un buen entendimiento del alcance de cada cambio es
importante para llevar a cabo el análisis del impacto.

Finalmente, una autoridad establecida evaluará todos los aspectos del cambio
propuesto y, aprobará, modificará, rechazará o pospondrá dicho cambio. La

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autoridad para aprobar o rechazar los cambios generalmente se les conoce como
comité de control de cambios.

2.4.2 HERRAMIENTA PARA AUTOMATIZAR LA ADMINISTRACION DE


CAMBIOS

El uso de herramientas puede ayudar a que el proceso de solicitud de cambios se


ejecute de manera más eficiente; la automatización nos puede apoyar para iniciar
solicitudes de cambio, hacer cumplir el flujo del proceso de cambios, capturar las
decisiones del comité de control de cambios y obtener reportes y gráficos acerca
del proceso. Sin embargo, no hay que olvidar que una herramienta no es un
proceso. Emplear una herramienta para administrar los cambios en la plataforma
tecnológica nunca reemplazará a un proceso bien definido, que describa el
contenido y la forma de procesar las solicitudes de cambios.

Para brindar un panorama mas real sobre el tipo de funcionalidad que proveen las
herramientas de administración de cambio, hemos elegido para estudiarla IBM
Rational ClearQuest de la cual se presenta el siguiente comentario:

2.4.2.1 IBM Rational ClearQuest

Es una herramienta con la que podemos crear, actualizar, administrar y dar


seguimiento a solicitudes de cambio de acuerdo a las necesidades de nuestra
organización.

En ClearQuest toda solicitud de cambio debe tener un ciclo de vida definido, que
describe el flujo posible de acciones y estados que puede seguir una solicitud. El
diagrama de estados en la figura 1 muestra un ejemplo de ciclo de vida para una
solicitud de cambio.

Figura 1. Ejemplo de ciclo de vida de una solicitud.

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2.4.2.2 Reportes y Métricas

Una solicitud de cambio en ClearQuest cuenta con una variedad de atributos;


estado, tipo de cambio, severidad, prioridad, área afectada, etc., que se almacena
en un repositorio del que se puede extraer información sobre el progreso del
proyecto a través de consultas, gráficas y reportes. Estas métricas pueden ser de
tres tipos:
 Distribución: Analiza el estado actual de un grupo de solicitudes, por
ejemplo: número de solicitudes asignadas y resueltas por el desarrollador.

Distribución Requerimientos de Pase

700 647
600

500

400 360
300

200 157
100 52
40
3 9 8 0 0 4 13
0

@Cantidad de
@Volumen de Pases
Programas

Figura 2. Gráfica de solicitudes por Distribución.

 Tendencia: Comportamiento de las solicitudes durante un período de


tiempo en específico, por ejemplo: la cantidad de solicitudes de cambios
ingresadas versus las completadas.

Tendencia Requerimientos para Cambios (RFCs)


Ingresadas vs. Completadas Ultimos 12 Meses

280
C a n tid a d

240

200

160

120

80

40

Mes - Año

Completo Ingresado

Figura 3. Gráfica de solicitudes por Tendencia

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 Tiempo: Indican cuanto tiempo ha permanecido un registro en un


determinado estado, por ejemplo: número de solicitudes de cambios
pendientes de aplicar.

Añejamiento Pases a Producción

40 38
35

30
Cantidad

25

20 17
15
15

10

5 3 3
0
0

Figura 4. Gráfica de solicitudes por Tiempo (añejamiento).

2.4.2.3 Pros y Contras

Pros
 La versatilidad de ClearQuest permite utilizarla no solo para administrar
cambios, sino para resolver otro tipo de workflows.
 La funcionalidad de auditorias nos permite saber qué campos de un
software se cambiaron, quién los cambió, cuando y en qué acción y estado.

Contras
 La creación de reportes personalizados puede consumir tiempo, o parecer
compleja si no se está familiarizado con Crystal Reports.

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CONCLUSIONES

Después de haber expuesto en el desarrollo de nuestro tema los diferentes


riesgos a los que está expuesta una plataforma tecnológica producto de la
aplicación de un cambio sobre el cual no se haya tenido ningún control en su fase
de implementación, surge como primera conclusión una evidencia: se hace
prácticamente obligatorio que se implemente el proceso de Administración de
Cambios, a través del cual aseguraríamos que todos los cambios son
implementados de una manera claramente definida y eficiente. Esto evitará que el
servicio que se ofrece no se vea afectado, evitando impactos negativos indirectos
sobre el Negocio y sus consecuencias.

Así también pudimos comprobar que el proceso de Administración de Cambios no


puede ser exitoso por si solo, por lo que es necesario contar con una herramienta
que aporte significativamente a la planificación con respecto de la implementación
de los cambios, aumente la confiabilidad y estabilidad de los servicios, provea
información detallada en todo momento del flujo del cambio para los interesados y
responsables de aplicarlo y la facilidad para el manejo de las informaciones
históricas. De aquí se desprende una segunda evidencia: Rational ClearQuest
posee las características necesarias y provee las facilidades apropiadas para una
correcta Administración de los Cambios que se soliciten.

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RECOMENDACIONES

Rational ClearQuest es una solución muy poderosa y flexible. Sus capacidades


pueden satisfacer las necesidades de incluso las organizaciones más exigentes y
complejas.

Es un utilitario muy amigable, fácil de manejar, y desde el cual se puede disponer


de toda la información documentada en el repositorio de datos para los fines de
generación de gráficas, así como también para generar reportes con fines de
auditoria.

Por lo que se recomienda que al momento de seleccionar una herramienta para el


manejo del proceso de Administración de cambios, esta deba ser una de las
primeras en tomarse en consideración.

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BIBLIOGRAFIAS

VALDEZ Garciatorres, Jorge (2010, 05 de enero) La administración del cambio: El


fantasma de todo proyecto en la organización. Obtenido en la Red Mundial el 15
de julio 2010:
http://empresas.suite101.net/article.cfm/la_administracion_del_cambio#ixzzOuEEl
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CURCIO, Claudio Juan (2007, 09 de enero) Tecnología de información. Obtenido


en la Red Mundial el16 de julio 2010:
http://www.degerencia.com/articulo/administracion_exitosa_de_cambios_en_tecn
ologia_informatica

BAUTISTA, Ysalia y CALLEJA, Rigoberto (2007, 01 de Mayo)


http://www.sg.com.mx/content/view/271

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