Tema BENEFICIO USO HERRAMIENTA RATIONAL CLEARQUEST EN LA ADMINISTRACION DE CAMBIOS EN DATACENTER NG, ENERO-MARZO, 2013
Participante Matrícula Nehemías García Rosario 2003-3769
Facilitador Francisco Michel S.
Carrera Licenciatura en Informática
Lugar y Fecha Santo Domingo, 17 de abril 2013
1 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
BENEFICIO USO HERRAMIENTA
RATIONAL CLEARQUEST EN LA ADMINISTRACION DE CAMBIOS EN DATACENTER NG, JUNIO- DICIEMBRE, 2013
2 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
INDICE
Págs.
1. INTRODUCCION..……………………….…………………………………..... 4
2. LA ADMINISTRACION DEL CAMBIO...…………………………………….. 5
2.1 Definición…………………………………………………………………… 5
2.1.1 La Resistencia al Cambio…………………………………………... 5
2.2 Como abordar la Administración de Cambios en tus proyectos……… 6
2.3 Administración exitosa de cambios en las TICs………………………… 7
2.4 Principios y Herramientas……………………………………………….... 8
2.4.1 Proceso de Solicitud de Cambios………………………………… 8
2.4.2 Herramienta para automatizar la Administración de Cambios… 9
2.4.2.1 Rational ClearQuest……………………………………….. 9
2.4.2.2 Reportes y Métricas…..……………………………………. 10
2.4.2.3 Pros y Contras………………………………………………. 11
CONCLUSIONES…………………………………………………………………... 12
RECOMENDACIONES…………………………………………………………….. 13
3 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
1.- INTRODUCCION
El presente trabajo se refiere al tema de los beneficios de contar con la
herramienta Rational ClearQuest como soporte en el proceso de Administración de Cambios en una plataforma tecnológica.
Los cambios tienen una característica particular y es que el tratamiento que se les dé puede ser la diferencia del éxito o el fracaso de un proyecto o negocio.
Para analizar el tema debemos mencionar la causa por la cual proponemos
desarrollar un proceso de Administración de Cambios automatizado. Una de ella es el control que se tiene sobre el flujo del cambio desde el momento mismo que se solicita.
Esta investigación se realiza en el interés de demostrar que una buena
Administración de Cambios nos asegura que, siempre y cuando se hagan siguiendo el proceso, los resultados buscados en ese cambio serán asimilados por los grupos de interés, serán perdurables, y lo más importante, nos garantizará estabilidad en nuestra plataforma tecnológica.
El marco teórico de este trabajo se realizó en base a la técnica de investigación
documental a través de la cual recopilamos informaciones importantes sobre el tema. Para esto nos auxiliamos de la Red Mundial (Web) desde donde seleccionamos artículos que entendimos nos ayudarían al desarrollo del tema.
Los objetivos de este trabajo tienen las siguientes motivaciones:
Definir en que consiste el proceso de Administración de Cambios y las
situaciones que motivan su implementación.
Contrastar en cuanto a los riesgos en la estabilidad de la plataforma tecnológica
al aplicar un cambio no controlado y cuando el mismo se aplica a través del proceso de Administración de Cambio.
Demostrar lo beneficioso que resulta para una adecuada Administración de
Cambio el uso de una herramienta tecnológica como Rational ClearQuest.
4 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
2.- LA ADMINISTRACION DEL CAMBIO
Un proyecto por definición implica un cambio en el estado actual. La gestión del
cambio puede ser la diferencia para el éxito o el fracaso de un proyecto u organización.
Por definición, todos los proyectos son únicos. No tanto por el área de conocimiento en donde se desarrollan, sino porque en éstos se viven situaciones únicas. Un común denominador que enfrentan todos los proyectos, es la problemática para introducir el cambio que el proyecto pretende lograr en la situación actual.
2.1 DEFINICION
La Administración del Cambio está relacionada con la estrategia y las acciones a
llevar a cabo para asegurar que el resultado de las distintas iniciativas sean asimiladas por los grupos de interés a los que van dirigidas y que los resultados buscados en ese cambio sean perdurables.
Por ello, el cambio debe ser estudiado, planificado y ejecutado en paralelo con la planificación y ejecución del proyecto. De no hacerlo se corre el riesgo de que el resultado esperado no se logre, con los consecuentes dolores de cabeza.
2.1.1 LA RESISTENCIA AL CAMBIO
Sin embargo, no hay que perder de vista que todos los proyectos tienen un enemigo común, que acecha como un fantasma el logro de los resultados que se espera lograr al término de estos. Se trata de la resistencia al cambio. Esta tiene que ser considerada en cada proyecto necesariamente. Para ello, conviene definir una estrategia de administración del cambio.
5 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática 2.2 COMO ABORDAR LA GESTION DE CAMBIO EN TUS PROYECTOS
Uno de los grandes desafíos que enfrenta cualquier proyecto, cualquiera que sea el ámbito que se aplique, es el lograr que el cambio propuesto y generado por el proyecto sea adoptado por los grupos de intereses que se ven afectados por él.
No es poco frecuente encontrar en el mundo corporativo ejemplos de proyectos a
los que se han invertido una gran cantidad de dinero y que, no obstante, sean considerados de forma alguna como fracasos, al no lograr los resultados o el nivel de adopción que se esperaba de ellos. Por eso, a continuación se resumen los pasos generales que dan resultado cuando de llevar a cabo la administración del cambio que en un proyecto se trata.
Ciclo de vida de la administración del cambio.
El ciclo de vida del cambio puede ser analizado en tres fases dependiendo de la complejidad del proyecto y del cambio mismo:
1. Planear el cambio: Que abarca temas como identificar la naturaleza
del cambio, definir la estrategia para administrar el cambio, desarrollar el modelo de patrocinio, integra un equipo responsable, desarrollar el plan detallado.
2. Ejecutar y monitorear el cambio: Que es donde se ejecutan las
actividades definidas en el plan de administración de cambio, se recopila información y retroalimentación y se verifica el nivel de adopción del cambio.
3. Reforzar el cambio: Que es donde se identifican posibles
desviaciones, se libran las batallas con la temida resistencia, se diseñan e implementan las acciones correctivas y finalmente se difunden los resultados, dando a conocer los logros para finalmente celebrar los éxitos que se van alcanzando.
Cada una de estas fases se descompone en procesos y actividades que en
conjunto ayudaran a incrementar las probabilidades de éxito de cualquier proyecto, sin embargo, como suele suceder en muchos de los casos, no siempre esto garantiza un resultado exitoso.
6 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
2.3 ADMINISTRACION EXITOSA DE CAMBIOS EN TICs
El mundo cambia y particularmente la tecnología informática lo hace
permanentemente. Si no se cuenta con un proceso formal para su administración, se corren riesgos que pueden afectar la continuidad del Negocio.
Es común oír hablar de la resistencia natural que presenta el ser humano al
cambio. En tecnología, esta resistencia se ve representada por la conocida frase ¨lo que funciona no se toca¨. Si bien ¨no cambiar¨ garantiza mantener un status quo, también podría provocar la pérdida de ventajas competitivas y mayores costos de mantenimiento, para al final tener que afrontar proyectos de ajuste de mayor envergadura y complejidad.
En el extremo opuesto están aquellos a los que les fascina cambiar. Si bien adoptar tempranamente determinadas tecnologías puede aportar ventajas competitivas, una actitud exacerbada en este sentido, ejecutando cambios en forma ¨heroica¨ puede llevar a un desastre, al ser realizados sin la mas mínima evaluación de sus consecuencias y sin proceso de decisión alguno, mas que la voluntad de hacerlos.
Cuando el área de cambios es la Tecnología Informática, frecuentemente se cae
en facilismos que tientan a pasar por alto las consideraciones de posibles impactos indirectos y sus consecuencias sobre el Negocio. Como ejemplo común podemos mencionar los ¨fixes¨ de diversos tipos, que aunque publicados como obligatorios e inocuos, terminan impactando de forma imprevista, y sobre los cuales recién se publican alertas posteriormente a se aplicados.
A partir de esta premisa es que se debe de tener una herramienta de la cual se
pueda depender para tener un real y efectivo control de las solicitudes de cambios que se realizan, su análisis y posterior implementación.
7 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
2.4 PRINCIPIOS Y HERRAMIENTAS
Cuando estamos desarrollando y dando mantenimiento a un producto tecnológico,
los cambios son inevitables, de hecho, son lo único que se mantiene constante dentro de un proyecto de desarrollo, ya sea porque el cliente necesita que se efectúen cambios, porque se cometieron errores, o simplemente porque el entorno en el que se desenvuelve el producto evoluciona.
La incorporación de esos cambios a la plataforma tecnológica de forma
descontrolada frecuentemente provoca caos en los proyectos, retraso en la entrega de los productos y problemas de calidad. Por ejemplo, sin una adecuada administración de cambios, nuestros compañeros de equipo pueden cambiar parte del diseño del aplicativo, olvidándose de comentarnos. Como resultado, nosotros escribiremos código que es incompatible con los cambios al diseño, lo cual eventualmente requerirá que nosotros o nuestros compañeros de equipo tengan que rehacer parte del trabajo, y por consiguiente provoca inestabilidad en los servicios que ofrecemos.
2.4.1 PROCESO DE SOLICITUD DE CAMBIOS
Cualquier organización que desee administrar adecuadamente los cambios a su
plataforma tecnológica se debe asegurar de que los cambios que se propongan se evalúen cuidadosamente, que las personas indicadas tomen decisiones sobre esos cambios, que los cambios se comuniquen oportunamente a todos los afectados, y que el proyecto incorpore los cambios de una forma disciplinada. Para conseguir esto es necesario contar con un proceso de solicitud de cambios.
El proceso de solicitud de cambios provee procedimientos formales para: registrar
solicitudes de cambio, analizar la información del por qué es requerido el cambio y el impacto que tendrá, y autorizar, rechazar o modificar la solicitud de cambio.
Las solicitudes de cambios pueden provenir de cualquier usuario o interesado, en
cualquier punto del ciclo del producto, e incluir una solución propuesta, prioridad e impacto, el cual debe ser analizado, aprobado y rastreado formalmente. Una solicitud de cambio puede originarse, por ejemplo, a partir de un defecto en el producto o servicio, de una petición de mejora o de un cambio a un requerimiento.
El proceso de solicitud de cambios nos permite dar seguimiento a las solicitudes
de cambio y efectuar mediciones acerca de la actividad del cambio. Una vez que una solicitud es recibida, una evaluación técnica (análisis del impacto) se lleva a cabo para determinar qué modificaciones se requerirían y si la solicitud de cambio debe ser aprobada. Tener un buen entendimiento del alcance de cada cambio es importante para llevar a cabo el análisis del impacto.
Finalmente, una autoridad establecida evaluará todos los aspectos del cambio propuesto y, aprobará, modificará, rechazará o pospondrá dicho cambio. La
8 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática autoridad para aprobar o rechazar los cambios generalmente se les conoce como comité de control de cambios.
2.4.2 HERRAMIENTA PARA AUTOMATIZAR LA ADMINISTRACION DE
CAMBIOS
El uso de herramientas puede ayudar a que el proceso de solicitud de cambios se
ejecute de manera más eficiente; la automatización nos puede apoyar para iniciar solicitudes de cambio, hacer cumplir el flujo del proceso de cambios, capturar las decisiones del comité de control de cambios y obtener reportes y gráficos acerca del proceso. Sin embargo, no hay que olvidar que una herramienta no es un proceso. Emplear una herramienta para administrar los cambios en la plataforma tecnológica nunca reemplazará a un proceso bien definido, que describa el contenido y la forma de procesar las solicitudes de cambios.
Para brindar un panorama mas real sobre el tipo de funcionalidad que proveen las herramientas de administración de cambio, hemos elegido para estudiarla IBM Rational ClearQuest de la cual se presenta el siguiente comentario:
2.4.2.1 IBM Rational ClearQuest
Es una herramienta con la que podemos crear, actualizar, administrar y dar
seguimiento a solicitudes de cambio de acuerdo a las necesidades de nuestra organización.
En ClearQuest toda solicitud de cambio debe tener un ciclo de vida definido, que describe el flujo posible de acciones y estados que puede seguir una solicitud. El diagrama de estados en la figura 1 muestra un ejemplo de ciclo de vida para una solicitud de cambio.
Figura 1. Ejemplo de ciclo de vida de una solicitud.
9 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática 2.4.2.2 Reportes y Métricas
Una solicitud de cambio en ClearQuest cuenta con una variedad de atributos;
estado, tipo de cambio, severidad, prioridad, área afectada, etc., que se almacena en un repositorio del que se puede extraer información sobre el progreso del proyecto a través de consultas, gráficas y reportes. Estas métricas pueden ser de tres tipos: Distribución: Analiza el estado actual de un grupo de solicitudes, por ejemplo: número de solicitudes asignadas y resueltas por el desarrollador.
Distribución Requerimientos de Pase
700 647 600
500
400 360 300
200 157 100 52 40 3 9 8 0 0 4 13 0
@Cantidad de @Volumen de Pases Programas
Figura 2. Gráfica de solicitudes por Distribución.
Tendencia: Comportamiento de las solicitudes durante un período de
tiempo en específico, por ejemplo: la cantidad de solicitudes de cambios ingresadas versus las completadas.
Tendencia Requerimientos para Cambios (RFCs)
Ingresadas vs. Completadas Ultimos 12 Meses
280 C a n tid a d
240
200
160
120
80
40
Mes - Año
Completo Ingresado
Figura 3. Gráfica de solicitudes por Tendencia
10 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
Tiempo: Indican cuanto tiempo ha permanecido un registro en un
determinado estado, por ejemplo: número de solicitudes de cambios pendientes de aplicar.
Añejamiento Pases a Producción
40 38 35
30 Cantidad
25
20 17 15 15
10
5 3 3 0 0
Figura 4. Gráfica de solicitudes por Tiempo (añejamiento).
2.4.2.3 Pros y Contras
Pros La versatilidad de ClearQuest permite utilizarla no solo para administrar cambios, sino para resolver otro tipo de workflows. La funcionalidad de auditorias nos permite saber qué campos de un software se cambiaron, quién los cambió, cuando y en qué acción y estado.
Contras La creación de reportes personalizados puede consumir tiempo, o parecer compleja si no se está familiarizado con Crystal Reports.
11 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
CONCLUSIONES
Después de haber expuesto en el desarrollo de nuestro tema los diferentes
riesgos a los que está expuesta una plataforma tecnológica producto de la aplicación de un cambio sobre el cual no se haya tenido ningún control en su fase de implementación, surge como primera conclusión una evidencia: se hace prácticamente obligatorio que se implemente el proceso de Administración de Cambios, a través del cual aseguraríamos que todos los cambios son implementados de una manera claramente definida y eficiente. Esto evitará que el servicio que se ofrece no se vea afectado, evitando impactos negativos indirectos sobre el Negocio y sus consecuencias.
Así también pudimos comprobar que el proceso de Administración de Cambios no
puede ser exitoso por si solo, por lo que es necesario contar con una herramienta que aporte significativamente a la planificación con respecto de la implementación de los cambios, aumente la confiabilidad y estabilidad de los servicios, provea información detallada en todo momento del flujo del cambio para los interesados y responsables de aplicarlo y la facilidad para el manejo de las informaciones históricas. De aquí se desprende una segunda evidencia: Rational ClearQuest posee las características necesarias y provee las facilidades apropiadas para una correcta Administración de los Cambios que se soliciten.
12 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
RECOMENDACIONES
Rational ClearQuest es una solución muy poderosa y flexible. Sus capacidades
pueden satisfacer las necesidades de incluso las organizaciones más exigentes y complejas.
Es un utilitario muy amigable, fácil de manejar, y desde el cual se puede disponer
de toda la información documentada en el repositorio de datos para los fines de generación de gráficas, así como también para generar reportes con fines de auditoria.
Por lo que se recomienda que al momento de seleccionar una herramienta para el
manejo del proceso de Administración de cambios, esta deba ser una de las primeras en tomarse en consideración.
13 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013. Escuela de Informática
BIBLIOGRAFIAS
VALDEZ Garciatorres, Jorge (2010, 05 de enero) La administración del cambio: El
fantasma de todo proyecto en la organización. Obtenido en la Red Mundial el 15 de julio 2010: http://empresas.suite101.net/article.cfm/la_administracion_del_cambio#ixzzOuEEl uiRz
CURCIO, Claudio Juan (2007, 09 de enero) Tecnología de información. Obtenido
en la Red Mundial el16 de julio 2010: http://www.degerencia.com/articulo/administracion_exitosa_de_cambios_en_tecn ologia_informatica
BAUTISTA, Ysalia y CALLEJA, Rigoberto (2007, 01 de Mayo)
http://www.sg.com.mx/content/view/271
14 Beneficio uso herramienta Rational ClearQuest en la Administración de Cambios en Datacenter NG, Junio-Diciembre, 2013.
