Plan para noche cultural. Área académica. Octubre 2012.

Tareas:

la mona es muy buena haciendo difusión,

Liliana en la logística de la cocina,

Nélida en la preparación y servido,

Hans: Logistica

Alguien mas: en el manejo del dinero,

Francia en los previos y tal vez buscando los músicos,

Robinson podría estar como anfitrión y recibiéndola gente

Antes.

● Decoración del espacio físico del evento (Claudia Hdez, etc):

● Movilización de sillas, mesas, mobiliario (BBMM)
● Instalación del sonido, prueba de sonido
● Verificación de la comodidad de espacio para todos los asistentes
● Propaganda: Elaboración de las boletas(diseño), Ventas de las boletas (encargado de
listas de boletas)
● Comunicador: Persona encargada de responder y llamar a interesados en el evento.
Persona encargada de mantener actualizados a todos los del equipo sobre los detalles
del evento. (todos somos responsables, pero hay un encargado comunicador líder)
● Elaboración presupuestal
● Decisión de las comidas, mekatos y bebidas para el evento (Lilliana?) . Gestión de
bebidas en consignación y a buen precio.
● Estandarización y cálculo de los tiempos que se tarden cada detalle del momento
previo en el día del evento: calentar comida, servir comida, actividad de fondo
opcional mientras empieza el evento fuerte.
● Nombrar maestro de ceremonias (Robinson), jefe logístico, meseros, cobradores,
cocineros, encargado de sonido, encargados de seguridad, decoración, organización
del lugar, etc y hacer reuniones previas al evento para confirmar que todos tengan
claro su papel en el evento, y la articulación de sus labores con las de sus compañeros.
Que exista fluidez y claridad en el equipo.
● Tener reunión para tratar el tema de desmontaje y definir claramente que hacer con
cada cosa a trabajar en el después del evento. Que haya encargados de limpieza (ojala
todo el equipo) y que cada quien tenga una noción de que desmontar o limpiar, para
agilizar el después del evento.
 ● Definir claramente los atractivos del evento y darle un tiempo a cada actividad.
● Contratacion de artistas para el dia del evento.
● Sacar tiquetes para entregar con la venta de licor y que lo devuelvan cuando se les
entregue la bebida.
● Diseño de propaganda: Andres y propaganda.
● Difusion del evento: Comunicacion y eventos internos (Mauricio) y todos los
compañeros del area.
● Definicion de cuantas personas se van a necesitar de otras areas (FFVV, otras
secretarias, etc)
● Definir responsable del sonido nuevo, el dia del evento
● Construir el orden de actividades del durante.

Durante:

Incluir actividades en el Durante.

● Estar en el lugar del evento con tiempo prudente antes del mismo.
● Atención a los detalles y articulación de parte de todo el equipo. Comunicación fluida.

Después:

● Ejecutar el plan de desmontaje y limpieza diseñado en la etapa del antes.

● Tener reunión de evaluación y mejoramiento del evento.