MANUAL DE

PROTOCOLO

Dirección de Comunicaciones
División de Contenidos, Medios y Eventos
Coordinación de Eventos

CÓDIGO: XX-YY-ZZ-NN
VERSIÓN: 0X I DD-MMM-AAAA
 Manual de Protocolo

MANUAL DE PROTOCOLO
1. Introducción
En el contexto de la etiqueta, el ceremonial y la organización de eventos, podemos definir
el protocolo como el conjunto de normas que regulan los usos, las costumbres y las
tradiciones de un grupo de personas en un contexto determinado. El Protocolo nos da las
bases para la planeación y el desarrollo de los eventos que toman como referencia las
normas y las costumbres públicas que rigen las relaciones con y entre determinadas
personas en razón del cargo y la dignidad.

Tomando como punto de partida la cultura y la identidad institucional, el manual de

protocolo de la Universidad de Antioquia establece las pautas y criterios para la correcta
ejecución de eventos, ritos, ceremonias y actos protocolarios que transmitan la filosofía
institucional y que requieren de un tratamiento especial para que estén dotados de
sentido, simbolismo y significado.

Este Manual está dirigido al equipo directivo que preside o participa en un acto
protocolario y a los comunicadores responsables de los certámenes organizados por la
Universidad de Antioquia.

2. Políticas
2.1 El adecuado manejo de símbolos, precedencias y ceremonial requerido en los
eventos es responsabilidad del equipo adscrito a la Dirección de Comunicaciones
de la Universidad de Antioquia.

2.2 Los directivos que por su cargo y dignidad presidan un acto protocolario deberán
acogerse a las pautas y orientaciones establecidas en el presente Manual.

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3. Contenido
Una primera definición dice que el protocolo es una regla ceremonial diplomática,
establecida por decreto o por costumbre. Para el caso de la Universidad de Antioquia, nos
acogemos a la definición propuesta por el profesor Javier Álvarez, experto en protocolo:
“Es un conjunto de normas ceremoniales que rigen las relaciones con y entre
determinadas personas en razón del cargo y la dignidad”.

En el presente manual se describen los que existen al interior de la Institución,

describiendo lineamientos y brindando orientación frente a tipos de protocolos,
invitaciones, precedencias y tratamientos, las ceremonias y sus respectivos símbolos,
recomendaciones para la visita de avanzada y los actos protocolarios y de condecoración;
entre otros aspectos.

3.1 Tipos de protocolos

● Protocolo para aperturas: son los que se establecen como inicios de eventos
relacionados con la academia o de cualificación de la opinión pública y en los que
se incluye manejo de precedencias, discursos del rector u otros voceros y orden
del día, con himnos o sin ellos.

● Protocolo para clausuras: formalizan la finalización de actividades académicas,

formativas o de relacionamiento. Pueden obedecer a la necesidad de expresar
gratitud por la permanencia en la Universidad. Deben incluir precedencias, himno
universitario y si es del caso, el himno o himnos correspondientes con la presencia
de invitados nacionales o internacionales.

● Protocolo oficial interno: exalta una situación, personaje o hecho de importancia

universitaria y desde esta perspectiva deben regirse por las precedencias, las
vocerías y un orden del día solemne. Se considera importante incluir el himno
universitario para destacar la pertinencia institucional.

● Protocolo participativo institucional: se realiza cuando la Universidad, en conjunto

con otras instituciones pares, entidades u organizaciones, realiza actividades. Se
deben considerar las precedencias (propias y de pares), y convenir los protocolos

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para no reñir con la importancia propia o

con el interés de las instituciones que
participan.

● Protocolo para desanude de cintas, entrega de obras o develación de placas:

generalmente este protocolo aplica para la inauguración de locaciones, apertura
de nuevos espacios universitarios y esculturas. Cuando se trate del desanude de
cintas, en el evento se debe ubicar una cinta que representa la bandera de
Antioquia (blanco y verde), la cual debe ir con un nudo fácil de halar por cualquiera
de sus puntas. Hay que recordar que la cinta nunca debe ser cortada.

Si se realiza la develación de placas se deben tener en cuenta que el diseño está

regido por el Manual de Identidad de la Universidad de Antioquia y que antes de la
producción de éstas es necesario contar con la aprobación de la Dirección de
Comunicaciones. En el acto protocolario la placa de obra debe estar cubierta con la
bandera del Departamento de Antioquia. El señor Rector acompañado de las
autoridades que participan del evento y de la comunidad beneficiada oficializan la
apertura del equipamiento con la develación, la cual consiste en halar un extremo
de la bandera hasta descubrir la placa en su totalidad.

En este tipo de protocolos generalmente participa el señor Rector (o su delegado),

las autoridades del evento y un grupo representativo de la comunidad
universitaria.

3.2 Invitaciones

Las invitaciones a los eventos se constituyen en una carta de presentación que pone el
tono y refleja la categoría del evento. La invitación elaborada debe indicar no sólo el
carácter del evento y su concepto, sino también los siguientes lineamientos:

● Las tarjetas de invitación deben ser acordes a las orientaciones del Manual de
identidad de la Universidad de Antioquia. En éste se establece la distribución de
textos, tipografía y logos.

● La persona que invita debe ser la misma que preside el evento, por lo tanto, debe
tenerse en consideración la tabla de invitados y precedencias en la Universidad de
Antioquia, descrita en el presente manual.

● La invitación debe contener toda la información de interés para el invitado:

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Nombre del evento al que se invita

Fecha
Hora
Lugar
Quién invita
Información de contacto para confirmar asistencia
Si es necesario, indicarse la etiqueta del evento

● Dado los principios de austeridad que caracterizan a la universidad pública, se

privilegiará las invitaciones electrónicas sobre las impresas. Si la solemnidad del
acto requiere invitación especial impresa, esta debe estar personalizada con los
datos del destinatario en un rótulo con la siguiente información:
Tratamiento,
Nombre completo
Cargo
Entidad, dirección, teléfono, ciudad

● Tenga en cuenta que, para el éxito de la invitación, se requiere planear su diseño y

distribución de manera oportuna, así como la posterior confirmación de quienes
recibieron la invitación. El envío de las invitaciones del evento debe hacerse con un
tiempo mínimo de dos semanas para eventos formales y una semana para eventos
más informales.

Para el caso de cargos como gobernadores, presidentes, alcaldes, diputados y

otros de alta representatividad, se recomienda al menos un mes, con el fin de
asegurar que la invitación se incluya en la agenda del destinatario.

● Cuando se trate de una invitación que llega a la Institución, el invitado debe

confirmar anticipadamente su asistencia y excusarse o agradecer tres días antes
del evento. Si no va asistir es importante que se remita carta o correo electrónico y
envíe un mensaje de felicitación si así lo amerita.

Si se trata de un evento formal la carta debe ser enviada un día antes del evento
para ser leída en el transcurso del mismo.
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3.3 Precedencias

La precedencia se refiere a la importancia y jerarquía de quienes son los invitados. Para

manifestar dicha precedencia, se organiza una mesa principal o una fila de honor. En el
protocolo, las precedencias hacen referencia al arte de ubicar a las personas de acuerdo
con su cargo, rango o investidura; así como las banderas, los escudos y los himnos que
también se constituyen en elementos objeto de las precedencias.

La ubicación de las personas se empieza de derecha a izquierda partiendo del anfitrión o

quien convoca el evento. Esta ubicación es mirando al público. En Colombia las
precedencias están fundamentadas en el decreto 770 de 1982.

Para el caso de la Universidad de Antioquia, cuando los invitados se ubican en mesa

principal, esta se debe organizar de la siguiente manera:

Derecha del 0 Izquierda del 0

3 1 0 2 4
MESA

AUDITORIO/PÚBLICO

0: persona que preside la mesa, es quien ostenta el más alto rango en la institución. Será
el último en pronunciar su discurso. Quien ocupa el 0, es la referencia jerárquica para

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definir la ubicación de los demás personajes en la

mesa principal. Se regirá siempre por orden
jerárquico o de representación.
1: El segundo más importante después del 0
2: El tercero más importante después del 0
3: El cuarto más importante después del 0
4: El quinto más importante después del 0

En caso de tener fila de honor, esta debe organizarse siguiendo las precedencias, ubicando
al 0 en el centro de la fila y a su derecha el segundo más importante, alternando con el de
la izquierda que será el tercero en rango, y así sucesivamente.

Se aconseja que el número de personas de mesa principal o fila de honor sea impar, ojalá
no más de siete personas. Cuando en el centro de la mesa está el anfitrión y el invitado
especial, éste último se ubica a la derecha ceremonial.

En los asientos de los miembros de mesa principal o fila de honor, debe indicarse el
nombre de quien lo ocupa, como guía. Se debe tener cuidado de quitar dicha guía al
momento de ubicar el personaje. Antes de organizar la mesa, es necesario confirmar, por
escrito y mediante llamadas telefónicas, la asistencia de los invitados.

3.3.1 Criterios de precedencias:

Para definir la precedencia y representación institucional en la mesa principal o fila de

honor de los eventos que la requieran, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

● Representatividad: cuando hay eventos donde se cuente con la presencia de

personalidades del Estado y de la empresa privada, los primeros tendrán mayor
precedencia. Si hay dos funcionarios de la misma unidad académica o dependencia
en un evento, la precedencia la tiene el que ostenta el más alto rango. Ejemplos:
Un decano tendrá más alto rango que un jefe de extensión o de departamento de
una unidad académica.

● Antigüedad: aplica cuando hay dos o más personas con el mismo cargo o rango. En
este prevalece la persona que lleve más tiempo ocupando dicho cargo.

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● Alfabético: cuando hay una gran cantidad

de países u organizaciones que participan
en un evento. Ejemplo: cuando participan
delegados o conferencistas de varios países
en un evento internacional.

● Responsabilidad: cuando un evento tiene un responsable, éste será el anfitrión, en

este caso ocupará el lugar de honor.

Tabla de invitados y precedencias en la Universidad de Antioquia:

Representación y
Tipo de
Descripción Invitados vocerías
Invitados
institucionales

Tipo A Se definen como ● Presidentes y Rector

aquellas altas dignidades expresidentes
que visitan o a quienes ● Embajadores y cuerpo
se visita diplomático
● Ganadores de Premios
Internacionales como:
Nobel, Príncipe de
Asturias, Premio
Pulitzer, Premio
Pritzker (Arquitectura).
● Otros personajes
ilustres

Tipo B B1: representantes de ● Rectores y ex rectores Rector o por un

instituciones pares de la ● Presidentes de delegado miembro
universidad, sean Institutos del comité rectoral
instituciones de ● Presidentes de de la Universidad
educación superior, de asociaciones y
investigación, academias científicas
académicas, o culturales.

B2: representantes del ● Alcaldes

sector gubernamental, ● Gobernadores
de carácter nacional o ● Diputados
internacional ● Concejales
● Ministros
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● Altos consejeros
● Congresistas
● Directores de entes
descentralizados

B3:  personas del sector ● Empresarios Un miembro del

productivo o de la (directores de comité rectoral o del
sociedad civil. empresas) consejo académico
● Representantes de
ONG
● Directores de medios
de comunicación

Tipo C Personas del sector ● Profesores Directivo o profesor

académico, cultural o universitarios delegado de la
científico, que visitan la ● Científicos unidad académica o
universidad por motivos ● Decanos administrativa que
académicos, de ● Directores es anfitriona del
investigación, ● Músicos evento
establecimiento de redes
o convenios.

3.3.2 Precedencias como anfitriones o invitados

Cuando la Universidad es la anfitriona de un evento precede la mesa principal o la fila de

honor (en la mitad). En caso de que venga una autoridad con mayor rango, el anfitrión
cede su puesto y se ubica en la derecha. Para el caso de la Institución, cuando es un
evento con la Gobernación de Antioquia, el señor Rector cede su puesto y es el
Gobernador de Antioquia quien preside la mesa principal o la fila de honor.

Se debe tener en cuenta que el anfitrión siempre habla al inicio del evento, excepto
cuando cede su precedencia a la máxima autoridad. La persona con mayor rango
interviene al final.

Cuando es la Universidad la que hace el papel de invitada, debe regirse al protocolo de la

entidad que lo organiza. Por ello la ubicación en la mesa principal o mesa de honor debe
verificarse con el encargado de Protocolo o Relaciones Públicas. Se debe tener en cuenta
que no se debe pasar a la mesa hasta que el o los anfitriones lo hagan.

Una vez allí se debe saludar siempre de mano, nunca de besos ni abrazos. En una cena, no
se debe empezar a comer hasta que el anfitrión indique cuándo iniciar. No se debe parar
de la mesa hasta que los anfitriones no lo hagan.
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3.3.3 Consideraciones

● En caso de que un personaje invitado a

mesa principal no asista al evento y envíe un delegado, este deberá ocupar fila de
honor y no deberá dar discurso.

● En caso de contar con una carta de delegación o designación, el presentador

deberá leer dicha carta, pero la persona no hace intervención.

● Si entre los asistentes al evento se encuentra un personaje de alto rango, pero no

hace parte de la mesa, se le saluda en el libreto, pero no debe estar en la mesa
principal.

● Para agilizar el protocolo, se recomienda que las palabras principales estén a cargo
de quien ostente el más alto rango en la mesa y que a ellas se acojan los demás
miembros de mesa principal o fila de honor.

3.4 Ceremonias y símbolos:

Himnos: Son un elemento imprescindible en el protocolo y adquiere sentido acompañado

de otros elementos como la bandera. Son cantados en actos solemnes y ceremonias
oficiales cuando una autoridad de orden nacional, regional, local o institucional preside el
evento. En tal caso se canta el himno que corresponda a dicha autoridad.

Recomendaciones generales para los himnos:

● Si se cuenta con varias autoridades de distinto orden, se inicia con el canto del
himno de quien ostenta el mayor rango en la precedencia. En caso de que se
requieran cantar más de dos himnos, se inicia con el de mayor rango, e
inmediatamente después el de segundo rango según precedencia. El de menor
rango se canta al cierre del evento.

● Para los eventos de carácter universitario, se deja a discrecionalidad el himno. Se

recomienda al inicio para los actos protocolarios de apertura, y al final de los actos
protocolarios cuando haya una transición a un evento académico o cultural.

● Para cantar el himno, los asistentes deben ponerse de pie y tener los brazos
sueltos. Descubrirse la cabeza si tiene sombrero y/o gorro y no moverse del sitio
donde se encuentra al cantarlo. Cuando no suene la pista, el himno se debe cantar
y no se debe aplaudir al finalizar éste.

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Banderas: Se requieren cuando una autoridad de

orden nacional, regional, local o institucional
preside el evento. Deben ubicarse en el escenario,
a la izquierda del público asistente. Deberán ir
siempre detrás del atril del maestro de ceremonias y las autoridades que intervendrán.

El orden de las banderas debe regirse de acuerdo a las precedencias del evento. Si son
eventos protocolarios las banderas de Colombia, Antioquia y Medellín (solamente la
bandera de la ciudad debe tener escudo). La bandera de Colombia siempre ocupará el
lugar destacado. Si junto a ella se utilizan las banderas de Antioquia y Medellín, la bandera
de Colombia tiene la posición central.

Para eventos con representantes de otros países, la bandera del país anfitrión se ubicará
en el centro, y a los lados de esta, iniciando por la derecha, las banderas de los demás
países en orden alfabético, en caso de ser más de uno. En caso de que las banderas se
deban ubicar en mesa principal, estas se ubican al frente del representante de cada país
según las precedencias correspondientes.

Tipos de banderas:
● Banderas de mesa: se utilizan en las salas de juntas o de reuniones cuando se
firma un convenio de cooperación y para recibir las visitas diplomáticas
internacionales.
● Bandera interior: se utiliza para eventos en tarimas y escenarios en interiores o
exteriores.
● Bandera exterior: se usan en los edificios públicos y podrán tener mayores
dimensiones.

3.5 Visita técnica o de avanzada:

Cuando la Universidad recibe la visita de personajes ilustres o grandes personalidades,

generalmente y por petición del personaje, se programa con tres o cuatro días de
anticipación una visita de avanzada, esto para verificar condiciones de seguridad, salidas
de emergencia y requerimientos técnicos; entre otros aspectos.

Por lo regular, en los eventos programados por la Universidad se programa una visita
técnica con la finalidad de conocer el espacio del evento (si es al aire libre o en un recinto
cubierto), repasar el minuto a minuto, corregir detalles y precisar aspectos importantes
relacionados con la infraestructura, los aspectos técnicos, la ubicación de medios, el
protocolo y la mesa principal; entre otros.

Espacio: Los lugares donde se realizan los eventos deben ser seleccionados teniendo en
cuenta los requisitos para su adecuado desarrollo. Generalmente, estos lugares deben
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contar con tres espacios: uno acondicionado como

escenario, otro para el público y otro para la
recepción de los asistentes donde pueda hacerse el
registro, la acreditación o la atención si es el caso.

Escenario: este debe ser iluminado, a una altura tal que permita a los asistentes ver al
expositor, el presentador y/o a la mesa principal. Si el evento lo requiere, el escenario
debe tener banderas y atril.

Banderas: si son eventos protocolarios las banderas de Colombia, Antioquia y Medellín

deben estar ubicadas al lado derecho del escenario, de cara al público. Deberán ir siempre
detrás del atril del maestro de ceremonias y las autoridades que intervendrán.

Mesa principal: Debe ser organizada en orden de precedencia. Se recomienda el uso de

portanombres en la mesa principal solamente cuando estos sean legibles a los
espectadores o resto del público.

La mesa principal debe estar cubierta con un mantel de color verde institucional. El mantel
debe cubrir toda la mesa hasta el suelo, sin arrastrar y sin arrugas. No lleva mantel blanco
por encima ni debajo; este solo se pone cuando la mesa se use para una cena formal.

La mesa por su parte debe ser rectangular, especial para conferencias y actos académicos,
guardando las proporciones del escenario. En ningún momento debe usarse una mesa de
reuniones o de comedor.

Fila de honor: Para los eventos en los cuales hay fila de honor en lugar de mesa principal,
se deben marcar claramente los sitios para cada personalidad.

Arreglos florales: los arreglos florales deben ser discretos, se pueden ubicar como
jardinera que bordee el escenario, delante de la mesa principal, si y solo sí no se trate de
una ceremonia de grados. Si se trata de eventos con conferencias magistrales desde el
atril, el arreglo floral se puede ubicar delante de este, desde que no obstaculice la
visibilidad.

Atril: el atril es una estructura que sirve para soportar un documento que se lee o se
interpreta. Para los eventos de la Universidad de Antioquia, los atriles son el mobiliario
desde donde el presentador o conferencista lee su libreto o expone su tema. El atril debe
estar ubicado al lado izquierdo del público. El atril debe tener marcado el escudo de la

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Universidad de Antioquia, preferiblemente contar

con un entrepaño de soporte para un vaso de agua.

Micrófonos: se debe asegurar que estos estén

funcionando correctamente antes de iniciar el evento. En caso de que se cuente con
micrófonos inalámbricos, se deben tener baterías de repuesto.

Al momento de entregarlo a quienes harán la intervención desde la mesa principal, estos

deben estar apagados y se debe indicar cómo encenderlos. Lo ideal en la mesa principal es
que cada invitado tenga su propio micrófono, de lo contrario se debe indicar quiénes
comparten un mismo micrófono. Se recomienda reservarse por lo menos dos, para tener
respaldo en caso de fallas.

Proyección de videos: Para eventos en los cuales hay proyección de videos u otra
presentación, se debe evitar que la pantalla se ubique detrás de la mesa principal a la
misma altura de los oferentes. En caso de coincidir por condiciones del escenario, se
deben reservar las primeras sillas para ubicación adecuada de las personalidades
principales en otro lugar durante el tiempo de la proyección.

Presentaciones o material para proyección: en actos protocolarios que requieran el uso

de presentaciones o material para proyección, deben seguir las orientaciones del manual
de identidad institucional o usar las plantillas institucionales. Las presentaciones deben
guardarse previamente en el computador que se usará para tal fin. Cuando procedan de
invitados externos, se deben solicitar con anterioridad, para verificar que su extensión sea
acorde al tiempo disponible, la calidad de las mismas y que sean compatibles con el
equipo desde el que se va a proyectar.

Pendones y backings: La ubicación de estos es discrecional, según el tipo de evento. En

ningún caso puede obstaculizar las banderas, en caso de que el evento las requiera. Se
recomienda que estos estén correctamente ubicados y soportados para evitar accidentes.
Para definir la forma correcta de su uso, solicite una asesoría con la Coordinación de la
Gestión de Eventos. El diseño de estas piezas gráficas debe estar regido por el manual de
identidad institucional.

Agua: Si el acto es extenso, se recomienda brindar agua de manera discreta a quienes

integran la mesa principal, siempre y cuando no haya papeles o documentos oficiales que
puedan dañarse por algún accidente con vasos o líquidos. El agua se servirá en vaso de
vidrio tres cuartos (3/4) y en caso de que solo haya posibilidad de usar botella, estas no

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deben estar marcadas y preferiblemente no ser

muy altas para no obstaculizar la visibilidad de los
invitados de la mesa.

Sala alterna: aplica para los eventos que lo requieran en razón de la investidura o petición
de las personalidades invitadas, debe estar dotada con la comodidad y atención
necesarias para los visitantes.

Carpas: si se va realizar el evento al aire libre se deben ubicar carpas blancas, tanto para
cubrir la sobretarima como para el público asistente.

3.6 Actos protocolarios

Todo acto protocolario requiere de ciertas formalidades para su organización y desarrollo,
de modo que se le otorgue la solemnidad inherente a su propio carácter. Al momento de
celebrar este tipo de eventos o actividades se deben tener en cuenta aspectos como:

3.6.1 Consideraciones:

Saludos: el saludo protocolario marca la precedencia y la importancia de los invitados al

evento o actividad. Se recomienda realizar un solo saludo protocolario que debería darse
al inicio del evento y a cargo del presentador, para facilitar que el discurso de cada uno de
los miembros de la mesa principal o fila de honor, se integren de manera directa al
protocolo.

En los saludos protocolarios los tratamientos se darán en función del cargo, no de los
títulos académicos que ostenten las personas que integran la precedencia en mesa
principal o fila de honor.

Discursos: son las intervenciones que hacen los miembros de la mesa principal o fila de
honor. Estos deben darse en orden inverso a las precedencias definidas para el evento, es
decir, quien hace la primera intervención es quien ostenta el menor rango y quien habla al
final es quien ostenta el mayor rango. Debe solicitarse al miembro de mesa un discurso
corto para dar lugar al resto de las intervenciones. Se recomienda que cada intervención
no supere los cinco minutos. En el caso que asista un delegado de la persona que debería
ocupar posición en mesa principal o fila de honor, este no deberá dar discurso. Si se
cuenta es con una carta de delegación o designación, el presentador deberá leer dicha
carta, pero la persona no hace intervención. Podrá haber casos excepcionales,
dependiendo de la persona que reciba la delegación.

Los discursos deben estar impresos, en hoja carta y guardados en carpeta. No es correcto
que el papel donde se tiene el discurso, se doble o se imprima el papel reciclado, esto por
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respeto a los asistentes. Se debe tener una copia

de los discursos con el fin de reemplazarlos en caso
de extravío o daño.

Etiqueta: se recomienda que las autoridades institucionales que presiden los actos
protocolarios, cumplan unas condiciones básicas de etiqueta en su vestuario.

Para los hombres se recomienda el uso de saco, corbata y pantalón. Para las mujeres se
recomienda zapato cerrado, traje discreto, evitando las transparencias. Para el adecuado
registro fotográfico y de video, se deben evitar las camisas de cuadros y rayas, y preferir
las camisas y sacos de fondo entero.

Orden del día: es la agenda del evento, en la que se señala el orden de las intervenciones
y de las actividades que se realizan. Este debe compartirse con el personal logístico,
técnico, de medios de comunicación que reseñan el evento, y no debe leerse en el libreto.

Se recomienda compartir el orden del día con los invitados especiales para que conozcan
el espacio que tendrán para su intervención y en el caso de una situación particular,
convenir la alteración del mismo. Para iniciar el evento es preciso que quien ostenta el
más alto rango en precedencia esté presente; sin este no se da inicio al mismo a menos
que cancele a última hora, y en ese caso se inicia con el de segundo rango.

3.7 Actos de condecoración:

Las condecoraciones son distinciones y reconocimientos para conceder honores a una

persona u organización por el logro y el aporte de algo significativo. La Universidad de
Antioquia cuenta con una serie de distinciones que cumplen con el objetivo de hacerle un
homenaje solemne a personas, instituciones o empresas de la ciudad, del departamento,
del país o del mundo, que por su trayectoria y aportes a la sociedad y a la Institución son
merecedoras de este reconocimiento.

Estas condecoraciones son coordinadas por la Dirección de Comunicaciones, y se otorgan

con el aval de los órganos de gobierno respectivos:

● Imposición escudo de oro: distinción que de manera discrecional entrega el Rector

y honra a un universitario o personaje externo.

● Entrega de honoris causa: acto de entrega del máximo título otorgado por la
Universidad a quien sea merecedor del mismo. Esta distinción debe ser
convalidada por la Rectoría, el Consejo Superior, el Comité rectoral y el Consejo
académico.

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● Distinción excelencia docente: acto de

exaltación de méritos profesorales, que
entrega distinciones por áreas de
conocimiento de la universidad.

● Menciones: se refieren a una mención de honor, de exaltación o póstuma. El texto

de la mención debe estar incluido el libreto y se lee de manera especial en el acto
protocolario.

● Mociones: puede ser distinción o reconocimiento, se debe disponer en una

carpeta institucional, fuera del bolsillo de la carpeta y abierta, para que esta pueda
ser vista por el público. El tamaño de la carpeta debe ser acorde con el tamaño del
papel que contiene la mención o la moción.

Antes de entregarla, se debe asegurar que se cuente con la resolución oficial que la
formaliza, que tenga los datos correctos y esté debidamente firmada. El texto de la
moción debe estar contenido en el libreto preferiblemente en Word y debe ser
leído por el presentador y acto seguido, este anunciará la dignidad universitaria
que la entrega.

● Escudos: los escudos se deben entregar en una bandeja especial, fuera de la caja y
abierto, es decir, separado el broche del escudo para facilitar que quien lo impone
pueda hacerlo fácilmente.

● Medallas: La imposición de esta es un acto solemne y se realiza en un acto

protocolario. La imposición demanda la presencia del exaltado, y es una distinción
que no podrá ser recibida en su nombre por otra persona. La medalla debe estar
por fuera del estuche y en una bandeja se entrega a la dignidad que la impondrá.

3.12 Tratamientos

Durante los eventos y actos protocolarios, el trato que debe darse a las personas que
presiden la mesa principal, fila de honor o se encuentra entre los asistentes, debe
corresponder con el cargo o rango que ostenta. En este sentido, mientras el evento se
esté realizando, no se debe tutear, o llamar únicamente por el nombre; en todos los casos
se debe tratar al otro por su cargo.

3.13 Ubicación de medios de comunicación

Durante los eventos y actos protocolarios, se debe disponer de un espacio especial para
los representantes de los medios de comunicación y facilitar el trabajo periodístico sin
demeritar el protocolo. Es importante indicar que previo a esto, se debe identificar si es
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pertinente contar con la presencia de medios. En

caso de que el acto cuente con medios, se debe
considerar el momento oportuno para las
entrevistas y tomas fotográficas.

3.14 Atención social en eventos y actos protocolarios

Algunos eventos deberán contar con atención social, que incluye alimentos y bebidas. En
la Universidad se tiene como política la prohibición del consumo de licor, por tanto en
ningún evento se pueden ofrecer bebidas alcohólicas. Igualmente, se debe considerar la
política de austeridad en el gasto para este tipo de atenciones.

4. Documentos de referencia
Universidad Nacional de Colombia. Manual de Protocolo y Ceremonial de La Universidad
Nacional. 2011, Bogotá. Consultado el 7 de noviembre de 2017. Disponible en
http://www.dre.unal.edu.co/fileadmin/docs/manual_protocolo.pdf

Universidad de Los Lagos. Manual de Procedimiento de Ceremonial y Protocolo.

Universidad de Los Lagos. 2010. Osorno. Consultado el 7 de noviembre de 2017.
Disponible en
http://ulagos.cl/panel/images/plantilla/017cfc85c9fc0f85e5b7498b62b57e62Manual
%20de%20Procedimientos%20Protocolo%20y%20Ceremonial.pdf

Universidad de Antioquia. Manual de Eventos de la Facultad de Ciencias Económicas.

2016. Medellín.

Universidad de Burgos. Manual de Protocolo Universitario. Asociación para el Estudio y la

Investigación en Protocolo Universitario. 2009. Huelva. Consultado el 7 de noviembre de
2017 en http://www.protocolouniversitario.ub.edu/wp-
content/uploads/2015/06/manual_para_la_organizacion_de_actos_en_la_universidad.pd
f

Alcaldía de Medellín. Manual de Protocolo y Eventos de la Alcaldía de Medellín. 2016.

Medellín.
https://www.medellin.gov.co/irj/go/km/docs/pccdesign/SubportaldelCiudadano_2/Pland
eDesarrollo_0_15/Publicaciones/Shared
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5. Glosario
Mención
Moción

Precedencia: arte de ubicar a las personas de acuerdo con su cargo, rango o investidura
en las actividades de gobierno y empresariales, las personas, las banderas, los escudos y
los himnos son objeto de las precedencias. Ellas reflejan el lugar que ocupan en la escala
valorativa de una sociedad.

Anfitrión: es aquella persona que convoca, invita, recibe, ordena y despide a sus invitados
durante un evento.

Invitado de honor: Es aquella persona a la que se dirige fundamentalmente el acto o a

aquellos otros que con su presencia contribuyen a realzar la dignidad del evento. En un
evento, ocupa el lugar de la derecha del anfitrión.

6. Anotaciones y comentarios

7. Nota de cambio

8. Bibliografía

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9. Anexos
Anexo 1: Nombre de anexo…

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos
Empleo Empleo Empleo
Proceso/Dependencia Proceso/Dependencia Proceso/Dependencia
Fecha: Fecha: Fecha:
DD-MMM-AAAA DD-MMM-AAAA DD-MMM-AAAA

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