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ENFOQUE SISTÉMICO

Prof. Lina Marieth Martínez Henao, Máster


marieth.martinez@udea.edu.co
Unidad No. II – Enfoque Sistémico
 Introducción.
 La teoría sistémica de las organizaciones.
Esquema básico. – (Los estudiantes realizaron taller
durante la semana y lo entregaron al iniciar la clase No. 3).
 La organización y su entorno.

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Concepto de sistema.

“Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por dos o más


partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por
los límites identificables de su ambiente o suprasistema” (Kast y
Rosenzweig, 1981: 107)

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Ejemplo de sistemas.

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Sistema

Procesos

Actividades

Tareas

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Esquema básico de la teoría general de
sistemas. Delimitado por límites
específicos.

Todo unitario y
organizado.

Relaciones de
interdependencia de
sus elementos.
Es más que la suma de
las partes.
Compuesto por dos o
más partes o
subsistemas
interdependientes.

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Tiene carácter holística: el cambio en una de sus
partes ocasiona un cambio en las demás partes y en el
sistema en general.

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Introducción.

https://view.genial.ly/5b7dc579c1e5736ddb2c6bd9/pioneros-teoria-
sistemica

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Nota: Respaldo en caso de fallar el Internet.
Contenido-Unidad III
 Presentación del tema Gestión por procesos.
 Importancia de los procesos y su aplicación en
las organizaciones.
 Transformación de la organización.
 Descripción de procesos.
 Rediseño de procesos.
 Herramientas de mejoramiento continuo.

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Presentación del tema de Gestión por Procesos
Gestión: “hacer adecuadamente las cosas,
previamente planificadas, para conseguir
objetivos (comprobando el nivel de
consecución)”

Gestión por procesos: “es la planificación de


previamente de los procesos, actividades y
tareas que se llevan a cabo dentro de un
sistema llamado empresa/organización”.

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Proceso
“Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas entre si, que
transforman elementos de entradas en elementos de salidas”.

“un proceso como cualquier secuencia repetitiva de actividades que una o varias
personas (Intervinientes) desarrollan para hacer llegar una Salida a un
Destinatario a partir de unos recursos que se utilizan (Recursos amortizables
que necesitan emplear los intervinientes) o bien se consumen (Entradas al
proceso)”.

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RECURSOS/FACTORES
(Personas – Materiales/ Información – Físicos) Salidas/
Entradas/
Output
Input Secuencia de
CLIENTE
EMPRESA

Actividades
Procesos que:
Interactúan y se
Gestión gestionan

CAUSA EFECTO

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Esta secuencia de actividades se puede esquematizar mediante un
Diagrama de Flujo. (Ver folleto de Herramientas).

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Ejercicio.

Realizar grupos de tres estudiantes.


El estudiante 1 representa las entradas, el estudiante 2 las actividades y
el estudiante 3 de cada grupo representan las salida.

El estudiante 1 escribe en un memo entradas de un proceso, el


estudiantes 2 en otro memo escribe actividades a desarrollar con las
entradas transmitidas por el estudiante 1 y el estudiante 3 escribe las
salida.

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Características esenciales de un proceso:
1. Variabilidad del proceso. Cada vez que se repite el proceso hay
ligeras variaciones en la secuencia de actividades realizadas que, a su
vez, generan variabilidad en los resultados del mismo expresados a
través de mediciones concretas, por ejemplo el % de tornillos
estampados fuera de tolerancia, el % de asistentes que se quejan
porque la temperatura de la sala no es la adecuada.

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Ejemplo grafico de la variabilidad de un
proceso:

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Características esenciales de un proceso.

2. Repetitividad del proceso como clave para su mejora.

Los procesos se crean para producir un resultado y repetir ese

resultado.

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¿Qué implica el “enfoque a procesos” en la gestión de
una empresa?
 Definir sistemáticamente las actividades necesarias para lograr los
objetivos planteados.
 Establecer las responsabilidades y obligaciones para la gestión de las
actividades clave de cada proceso.
 Identificar las interfaces y relaciones de las actividades entre los
distintos puestos de trabajo definidos en la organización.
 Conocer y evaluar la incidencia de cada actividad o proceso respecto
a la percepción de satisfacción del cliente.

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¿Qué beneficio obtiene una organización con el
“enfoque a procesos”?
 Reducción de costes y tiempos de los procesos mediante el uso eficaz
de los recursos.
 Obtención de resultados mejorados, coherentes y predecibles.
 Priorización y centralización de las oportunidades de mejora.

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CICLO PDCA/ Organización:
 Estructura organizativa.
 Valores y cultura de empresa.
PHVA ESCENARIOS/CLIENTES
 Estilos de dirección.
 Diseño de los puestos.
ESTRATEGIA/PLAN DE LA EMPRESA

OBJETIVOS
ACTUAR
 Acciones correctoras.
 Mejora Continua. PLANIFICACIÓN
 Industrializar.  Procedimientos.
 Transversalizar.  Recursos.
Act Plan  Sistemas de Control.

MEDICIÓN/SEGUIMIENTO EJECUCIÓN
 Control.  Implementación.
Check Do
 Auditoría.
 Autoevaluación.
 Cuadro de mando.

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El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo
continuamente las desviaciones a los resultados esperados.

El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso


pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel de
la Organización, y en cualquier tipo de proceso, ya que está
íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y
mejora del desempeño de los procesos.

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EL CICLO DE LA GESTIÓN DE LOS
PROCESOS
EJECUCIÓN

IMPLANTACIÓN

MEJORA MEDICIÓN
Herramientas para la Control, auditoría, auto
Mejora Continua. evaluación y cuadro de
Workshops mando

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Taller Empresarial No. 2
 Lance el dado y avance a la casilla indicada.
 Responsa la pregunta correspondiente. Si la
responde correctamente, conserva el turno, si
no, retroceda al lugar inicial.
 Gana quien llegue primero al final del tablero.

Tiempo: 30 minutos
RETROCEDA
DOS CASILLAS Y
RESPONDA LA
PREGUNTA
CORRESPONDIENTE

NO AVANZA EN AVANCE
EL TABLERO Y DOS CASILLAS Y
PIERDE UN RESPONDA LA
PREGUNTA
TURNO CORRESPONDIENTE

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ETAPAS PARA GESTIONAR
UN PROCESO

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN
PROCESO
1. Asignar y comunicar la Misión del proceso (el objeto) su razón de ser
y de existir, y los objetivos de calidad/funcionalidad, tiempo/servicio y
costos del proceso, coherencia con los requisitos de los clientes, de las
partes interesadas y con la estrategia de la empresa.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN
PROCESO
2. Fijar los límites del proceso. Definir input y output, proveedor (es) y
cliente (s) o usuarios del producto del proceso.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN PROCESO
3. Planificar el proceso: representarlo gráficamente mediante un
flujograma, definir el equipo del proceso y el sistema de control:
herramientas sistemáticas para la medición.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN
PROCESO
4. identificar, caracterizar y comprender las interacciones con el resto
de procesos. Elaboración del Mapa de Procesos.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN PROCESO
5. Asegurar la disponibilidad de recursos físicos, materiales e
información necesarios para la operación y el control del proceso.
Adecuada formalización de la interacción con los procesos de apoyo y
de Gestión Estratégica.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN PROCESO
6. Durante la etapa de ejecución del proceso, el gestor del proceso se
involucra en la resolución de las incidencias, en la eliminación del riesgo
y se asegura el aseguramiento de los controles.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN PROCESO
7. Analizar los datos y tomar decisiones en torno a la evidencia.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN PROCESO
8. Periódica y sistemáticamente, desencadenar el proceso de mejora
continua del proceso. Ocasionalmente tendrá sentido acometer su
reingeniería o mejora radical.

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ETAPAS PARA GESTIONAR UN PROCESO
9. Periódica y sistemáticamente, desencadenar el proceso de mejora
continua del proceso. Ocasionalmente tendrá sentido acometer su
reingeniería o mejora radical.

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Otra forma de gestionar
Procesos.
TALLER

¿Cómo aplicaría las etapas para gestionar un


proceso en la empresa donde esta realizando
su trabajo final?

Tiempo: 45 minutos.
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Taller.
Picnic Literario.
Organizar tres grupos.
Los grupos se organizan y reciben por parte de la profesora una
temática.
 Tema 1: La organización y la racionalización del trabajo.
 Tema II: La organización burocrática.
 Tema III: La organización y las relaciones humanas.

Tiempo: 5 horas

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1. Lectura de los documentos asignados. (En campo)
2. Identificación de ideas claves del texto. (En campo)
3. Construir un resumen académico. (En campo)
3. Construcción de una cartelera de la actividad. (En el aula)
4. Construcción de un drama de cada tema.
5. A las 12: 00 del medio día – Compartir. (En campo)

Durante la realización de picnic, la profesora realizará preguntas relacionadas


con las temáticas.
El equipo que realice mayor número de puntos, se hará acreedor de un
suvenir.
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