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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

Facultad de Ingeniería Ambiental

Ingeniería de Procesos Productivos Más Limpios


(GA-141)
Auditoría de PML

Expositor:
Prof. Johnny Nahui Ortiz, Ph.D.

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QUÉ ES UNA AUDITORÍA DE PML?
La palabra «audit» se deriva del Latin «audio», que significa escuchar o
preguntar. En la actualidad se refiere a la verificación de las cuentas de una
compañía, al análisis de un sistema de gestión o, en este caso, a la
determinación de opciones de producción más limpia para la compañía.

Con frecuencia, una auditoría de producción más limpia es el primer paso


hacia la gestión, el control y la mejora del desempeño ambiental de una
compañía. Si una compañía no se preocupó anteriormente acerca de los
impactos ambientales de su producción, una auditoría es la mejor forma de
establecer el estado real y determinar el mejor enfoque para reducir
residuos, efluentes y emisiones.

Durante la auditoría el manipuleo de materiales y la operación de máquinas


también se examina. Aquí es donde la salud y la seguridad ocupacional
intervienen, es decir, las características de los materiales utilizados, el
manipuleo de materiales y la protección personal de los operadores se
verifica. 2 de 33
QUÉ ES UNA AUDITORÍA DE PML?
El enlace con la gestión de la calidad es obvio: a fin de incrementar la
calidad del producto, se analizan los productos defectuosos. Se determinan
las razones asociadas a los defectos y se identifican los métodos para la
minimización de productos con no conformidades.

Una auditoría de producción más limpia proporciona una visión general de


aquellas áreas de las operaciones de una compañía que están sujetas a
legislación ambiental o que pueden llegar a ser una obligación en el futuro.
Además, se destacan las áreas en donde se pueden lograr mejoras
ambientales que sean efectivas en términos de costo.

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REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA PML
Los objetivos de una auditoría de producción más limpia son:

▪ Reducir residuos y emisiones;


▪ Ahorrar materiales, energía y agua;
▪ Minimizar riesgos de seguridad y salud;
▪ Mejorar la calidad minimizando productos que incumplen
especificaciones
▪ Reducir impactos ambientales;
▪ Reducir costos operativos.

Una auditoría de producción más limpia, es un método de identificar el


uso ineficiente de los recursos y la gestión inadecuada de residuos
enfocándose en aspectos ambientales y así determinando el impacto de
los procesos industriales.

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REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA PML
Visión General de los Pasos

Paso 1: 1. Definir responsabilidades


Preparar 2. Definir el alcance
3. Recopilar documentos para información preliminar
4. Desarrollar un cronograma
5. Preparar listas de verificación e informar al staff

Paso 2: 1. Auditar
Realizar 2. Evaluar hallazgos
3. Organizar una reunión de cierre

Paso 3: 1. Hacer seguimiento de la acción correctiva


Seguimiento 2. Informar a gerencia
3. Documentar e informar
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PASO 1: PREPARAR
Definir responsabilidades

Un equipo auditor apropiado debería consistir de uno o dos expertos en


producción más limpia y un grupo de la compañía que incluya al
representante ambiental y el equipo ambiental.

Puede que algunos auditores internos no reconozcan su propia tarea en


este alcance, en su lugar posiblemente prefieran un rol más pasivo de
«informar». Sin embargo, como punto principal de un auditor es aprender
en conjunto e iniciar el cambio, el auditor de producción más limpia
debería desempeñar un rol estimulante y una parte activa a fin de
identificar residuos innecesarios, cuestionar prácticas existentes y
estimular nuevas y mejores soluciones.

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PASO 1: PREPARAR
El auditor ideal tiene varias calificaciones claves:

▪ Diplomacia;
▪ Habilidad para escuchar y buenas habilidades de comunicación;
▪ Atención a los detalles;
▪ Flexibilidad en adaptarse a la cultura de la compañía;
▪ Autoridad, aceptación y soporte dentro de la organización;
▪ Acceso a conocimiento especializado de leyes relevantes,
normatividad, códigos y estándares organizacionales;
▪ Acceso a personal o asesores quienes se encargan de convertir
obligaciones legales y otros en procedimientos organizacionales
rutinarios;
▪ Acceso a todos los niveles de la organización, como se requiera;
▪ Acceso a quienes toman decisiones a nivel senior.

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PASO 1: PREPARAR
Definir el alcance

Asegúrese de que los auditores estén debidamente informados acerca


del área física a ser auditada. Refiérase a los planos existentes del lugar.
Decida como se organizará la auditoría.

La forma más efectiva es organizar la auditoría siguiendo el flujo de


producción: empezando con la entrega de materias primas y su
almacenamiento, procesos de producción reales y análisis final de
empaque, almacenamiento y despacho de los productos.

En esta etapa, la auditoría no incluye todos los aspectos formales de una


auditoría inicial o una auditoría interna requerida por un sistema de
gestión ambiental según ISO 14001. Tales auditorías incluyen además
aspectos organizacionales y aspectos legales.
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PASO 1: PREPARAR
Recopilar documentos para información preliminar

Varios documentos contribuirán a entender la política de la compañía, sus


productos y las características claves de su proceso de producción
(política de la compañía, política ambiental, portal de la compañía,
material promocional, manuales de calidad y/o ambientales, planos de
planta, planes de emergencia y evacuación, registros de pruebas y
mantenimiento, estructura organizacional, contractos de agua y energía,
otros manuales, hojas de datos de seguridad de materiales).

Estos documentos deben ser recopilados por adelantado y estudiados


durante la preparación de la auditoría.

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PASO 1: PREPARAR
Elaborar un cronograma

Los auditores deberían preparar un plan de auditoría que proporciona


tiempo suficiente para:

▪ Entrevistar a la gerencia;
▪ Ejecutar una visita a la sede;
▪ Evaluar las observaciones;
▪ Formular las recomendaciones;
▪ Escribir un informe.

El plan de auditoría debería cubrir todas las áreas de producción. Un


período de tiempo apropiado debe ser establecido, para tener el tiempo
suficiente para estudiar detalladamente la práctica real en planta,
instalaciones técnicas y entrevistar a los operadores acerca de problemas
y oportunidades para mejora.
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PASO 1: PREPARAR
Preparar listas de verificación e informar al personal

El equipo auditor debería preparar listas de verificación para cada área a


ser auditada. Los empleados del área a ser auditada deberían ser
informados acerca de los planes de auditoría.

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PASO 2: EJECUTAR
Auditar

La auditoría se realiza con base en las listas de verificación definidas a


través de observación y entrevistas con empleados. Durante esta fase es
muy importante hacer las preguntas precisas a fin de entender los
procedimientos reales y recolectar datos iniciales así como oportunidades
iniciales de mejora.

Los objetivos generales de una reunión introductoria son: presentar el


equipo de auditores a los representantes de la compañía a ser auditada;
debatir los objetivos y el alcance de la auditoría; presentar los métodos a
ser utilizados durante la auditoría; debatir y adaptar el plan de auditoría;
debatir asuntos organizacionales; fijar fecha y hora para la reunión de
cierre, presentar listas de verificación y formatos que serán utilizados
durante la auditoría.
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PASO 2: EJECUTAR
Durante la auditoría la forma de hacer las preguntas es importante.
Existen básicamente tres categorías de preguntas utilizadas en una
auditoría:

Preguntas abiertas

Empiezan con «quién», «qué», «cuándo», «cómo», «donde», etc. Invitan


a una explicación y son muy apropiadas para recopilar información.

Preguntas cerradas

Empiezan con «tiene o utiliza». En principio, pueden ser respondidas solo


con un «si» o un «no». Estas preguntas son menos apropiadas para
aprender en una auditoría de producción más limpia, debido a que no
invitan a la comunicación.
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PASO 2: EJECUTAR
Preguntas «espejo»

Se utilizan para establecer una base común entre el auditor y el auditado.


Usualmente se refieren a una declaración hecha por un empleado de la
compañía auditada.

Estas preguntas evitan mal entendidos y mejoran el clima de la


conversación.

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PASO 2: EJECUTAR
Descripción del proceso

La descripción de los procesos desarrollados en la compañía debería


responder a las siguientes preguntas:

▪ Qué hace la compañía?


▪ Cuál es la historia de la compañía?
▪ Cómo se organiza la compañía?
▪ Cuáles son los procesos principales?
▪ Cuáles son las entradas y salidas más importantes?
▪ Cuál es la estrategia de la compañía para el futuro?

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PASO 2: EJECUTAR
Hacer diagramas de flujo
Los procesos pueden ser representados en un flujo de proceso detallado
especificando entrada, salida y problemas ambientales de cada etapa de
producción. Elaborar diagramas de flujo representa un paso clave en una
auditoría, y forma las bases para balances de material y energía que son
establecidos posteriormente en la evaluación. Los diagramas de flujo de
procesos deberían enfocarse en actividades que son frecuentemente
obviadas en diagramas de flujo de procesos tradicionales, tales como:

▪ Limpieza;
▪ Almacenamiento y manipuleo de materiales;
▪ Operaciones auxiliares (enfriamiento, vapor y aire comprimido);
▪ Mantenimiento y reparación de equipos;
▪ Materiales que no son fácilmente reconocibles en flujos de salida
(catalizadores, lubricantes);
▪ Sub-productos liberados al ambiente como emisiones fugitivas.
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PASO 2: EJECUTAR
El diagrama de flujo del proceso proporciona una visión general y debería
ser complementada con hojas individuales de entrada/salida para cada
unidad operacional o departamento.

Inspección de la compañía

De ser posible, la inspección debería seguir el proceso de inicio a fin,


enfocándose en áreas donde los productos, residuos y emisiones se
generan. El objetivo de la inspección es identificar ineficiencias en consumo
de recursos y calidad así como riesgos innecesarios a la salud y seguridad.

Durante la inspección es importante entrevistar a los operadores, puesto que


ellos ofrecen tener ideas o información que pueden ser útiles para identificar
orígenes de residuos y oportunidades de producción más limpia. Sus
hallazgos deberían estar basados en observaciones reales. Buscar
evidencia!
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PASO 2: EJECUTAR
Verificación de datos

El muestreo en esencia es el proceso de aprender mucho observando


poco. El muestreo es por tanto solo otra herramienta que el auditor utiliza
para formar su opinión.

Los muestreos y resultados correspondientes son meramente datos en


bruto que tienen requieren escrutinio y clasificación. Debe ser analizado
definiendo su contenido, y posibles causas y efectos. Los muestreos son
solo el primer paso en el camino a una opinión de auditoría informada.

Se debería usar datos de diferente fuentes para verificación. Idealmente,


podemos encontrar el mismo flujo de material o de energía tres veces en
una compañía: como entrada, dentro del área donde se utiliza, y como
salida. Estos datos deberían ser correlacionados y verificados para
consistencia.
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PASO 2: EJECUTAR
Durante la inspección, los problemas encontrados a lo largo del recorrido
deberían ser listados y si alguna solución obvia aparecer, debería ser
registrada inmediatamente. Atención especial se debería prestar a las
soluciones del tipo no costo y bajo costo las cuales deberían ser
implementadas inmediatamente, sin un análisis de factibilidad detallado.
El equipo auditor debería prestar atención también a riesgos de salud y
seguridad.

Tomar fotografías durante una auditoría de producción más limpia es una


buena forma de documentar las observaciones. Sin embargo, es
recomendable solicitar permiso primero, debido a que pueden haber
áreas en la compañía en donde tomar fotografías no está permitido por
varias razones.

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PASO 2: EJECUTAR
Evaluar hallazgos

Con base en observaciones hechas, el equipo auditor puede decidir si la


no-conformidad debería ser atendida inmediatamente o incluida en un
informe de auditoría.

Las observaciones hechas deberían ser comparadas con buenas


prácticas la mejor tecnologías disponible, y su aplicación en ese contexto
particular debería ser considerado. La meta es aprender en conjunto y
evaluar críticamente el potencial de optimización.

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PASO 2: EJECUTAR
Organizar una reunión de cierre

Las observaciones y hallazgos del equipo de auditoría deberían ser


examinados conjuntamente con el gerente del área auditada (se deben
hacer actas de esta reunión). La acción correctiva necesaria se acuerda
en esta reunión y es esbozada en un informe.

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PASO 3: HACER SEGUIMIENTO
Hacer seguimiento de acciones correctivas

Hacer seguimiento a toda acción correctiva acordada después de la


auditoría. Para este propósito se recomienda redactar un programa de
acción, ya sea durante la reunión de cierre o luego de la presentación del
reporte de auditoría. El programa de acción debería definir exactamente,
las responsabilidades para las medidas identificadas y los
correspondientes recursos. El programa luego se utiliza para la gestión
de seguimiento.

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PASO 3: HACER SEGUIMIENTO
Informe a la gerencia

Un reporte de auditoría ambiental integral con conclusiones que cubran la


compañía entera debería ser preparado y presentado a la gerencia
dentro del plazo de tres semanas.

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PASO 3: HACER SEGUIMIENTO
Documentar e informar
El reporte de auditoría debería incluir los siguientes items:
▪ Descripción de la sede visitada;
▪ Resumen del propósito de la auditoría;
▪ Resumen de las preguntas formuladas;
▪ Resumen e interpretación de las respuestas;
▪ Diagramas de flujo;
▪ Descripción de los flujos de materiales observados;
▪ Observaciones con respecto a residuos y emisiones;
▪ Observaciones con respecto a buenas prácticas y almacenamiento;
▪ Observaciones con respecto a salud ocupacional y seguridad;
▪ Observaciones con respecto a mejora de calidad del producto;
▪ Datos claves e indicadores para comparación por estándares;
▪ Recomendaciones;
▪ Oportunidades de mejora;
▪ Programa para acción futura.
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PASO 3: HACER SEGUIMIENTO
Documentos de reporte de auditoría convincentes tienen mayor
probabilidad de iniciar acción por parte de la gerencia. Para escribir
reportes de auditoría efectivos, es importante:

▪ Entender los usuarios y lectores de los documentos de reporte de


auditoría;
▪ Utilizar los cinco elementos de observación: condición, criterio, causa,
efecto y recomendación;
▪ Revisar el reporte en lógica, claridad, impacto, tono, concisión y
legibilidad;
▪ Utilizar tendencias actuales de reportes de auditoría, incluyendo
estilos de reporte colaborativo y consultivo;
▪ Destacar claramente las reducciones de costo potenciales;
▪ Apuntar claramente a los riesgos y obligaciones.

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ASPECTOS PSICOLÓGICOS DE AUDITAR
Las dos dimensiones de una
auditoría TÉCNICA

El iceberg, es una metáfora


conveniente para describir el
proceso de auditoría. La punta del
iceberg representa la dimensión
técnica de la auditoría. Estando
«por encima de la línea del
agua», la dimensión técnica
INTER-PERSONAL
incluye los aspectos más visibles
y objetivos de una auditoría. La
forma en la cual se planea la
auditoría, las operaciones
auditadas, entrevistas a
auditados, etc.
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ASPECTOS PSICOLÓGICOS DE AUDITAR
Así como el Iceberg, sin embargo, una parte significativa de la auditoría
tiene lugar «por debajo de la línea de agua». Esta es la dimensión
interpersonal, la forma en la cual la auditoría es ejecutada y lo que los
auditados sienten acerca de la auditoría.

El lado inter-personal de una auditoría tiene un impacto directo en la


calidad técnica de una auditoría. Por ejemplo, la tarea técnica de hacer
preguntas para obtener información de auditoría es muy directa. No
obstante, el lado inter-personal de como se formulan las preguntas
influencia directamente la calidad de la información obtenida. A menos
que preste igual atención tanto a la dimensión técnica como inter-
personal de una auditoría, es improbable que una auditoría sea
uniformemente efectiva.

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AUDITORÍA DE PML EN UN SGA
Auditoría de Producción Más Limpia, Revisión Inicial y Auditoría en un
Sistema de Gestión Ambiental.

Si considera establecer un sistema de gestión ambiental, se debería


desarrollar un procedimiento describiendo como se iniciarán e
implementarán futuras auditorías. Es más, el plan de auditoría tiene que
incluir todas las áreas de la compañía, así como la organización entera
(ej. varios lugares de producción).

Si realiza auditorías internas con regularidad como parte de un sistema


de gestión de calidad, considere si puede utilizar procedimientos
existentes. Es fácil integrar una auditoría ambiental en el procedimiento
para auditorías internas realizadas en el contexto del sistema de gestión
de calidad.

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AUDITORÍA DE PML EN UN SGA
Sistemas de Gestión Integrado

Un sistema de gestión integrado combina sistemas de gestión separados,


por ejemplo, ISO 9001, ISO 14001. Aunque los sistemas de gestión de
calidad, ambiental así como salud y seguridad se originan de aspectos
diferentes del desempeño de la compañía, tienen varias características
en común. Requieren planificación sistemática, implementación, control,
auditoría y mejora. Al integrar estos diferentes sistemas, efectos de
sinergia se pueden lograr e inconsistencias y traslapes se pueden evitar.
La integración de elementos existentes reduce el tiempo requerido para
desarrollar nuevos sistemas e incrementa la aceptación de los
empleados.

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AUDITORÍA DE PML EN UN SGA
La integración es más que simplemente adicionar los elementos de los
sistemas establecidos por diferentes expertos. Un sistema de gestión
verdaderamente integrado toma los procesos principales de la compañía
como un punto de partida y desarrolla procedimientos consistentes a fin
de optimizar estos procesos principales.

Los métodos de producción más limpia analizan y debaten los procesos


de producción en gran medida a fin de reducir el uso de químicos,
minimizar residuos y emisiones, y elevar la atención del personal y la
gerencia hacia temas ambientales. Especialmente en compañías
pequeñas este enfoque resulta en mejoras inmediatas y visibles con
respecto a salud ocupacional, calidad y desempeño ambiental.

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AUDITORÍA DE PML EN UN SGA
En muchas compañías la gestión de la calidad, gestión de salud y
seguridad, así como gestión ambiental se organizan en tres sistemas
paralelos. Esta separación con frecuencia confunde a los empleados
quienes tienen que trabajar con diferentes sistemas al mismo tiempo. No
es de relevancia para los empleados si los requerimientos especiales
para sus procesos en operación son definidos por el gerente de calidad,
el gerente de seguridad o el gerente ambiental. Están principalmente
concentrados en las tareas que resultan de estos requerimientos y donde
y cuando pueden obtener la información necesaria. A fin de apoyar a los
empleados en sus tareas el sistema de gestión necesita describir los
requerimientos en forma consistente y concentrarse en el proceso real.

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AUDITORÍA DE PML EN UN SGA
Los aspectos de calidad, salud y seguridad así como asuntos
ambientales no deberían estar separados puesto que están directamente
ligados a sus lugares de trabajo desde el punto de vista del empleado. Su
trabajo diario no solo incluye el correcto manejo de las plantas, sino
también la gestión segura de materiales peligrosos y la disposición de
residuos. Gestión de calidad, gestión ambiental y salud y seguridad son
por lo tanto diferentes aspectos de la misma organización. Los sistemas
eficientes se diseñan para cumplir con los requerimientos de estándares
internacionales tales como ISO 9001 o ISO 14001.

Reportar

Los reportes son una parte importante de la auditoría y de los sistemas


de gestión. A fin de documentar las actividades de producción más limpia
se puede optar por varios formatos de reporte incluidos en diferentes
manuales o publicaciones.
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Gracias por su atención!

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