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Ibagué, 05 de mayo del 2020.

Señores
PANIAGUA SAS

Estimado señor:

Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoria correspondiente al


área de deudores del periodo de 2019, a PANIAGUA SAS identificado con NIT: 900 846
205 – 9 y con base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al sistema
de control interno y procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a consideración
de ustedes en esta carta de gerencia.

Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen,


ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de
control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen
basado en pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no
van dirigidas a funcionarios o colaboradores en particular, sino únicamente tienden a
fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad.

Agradecemos una vez más la colaboración recibida de los funcionarios y


empleados de la empresa y estamos en la mejor disposición de ampliar y/o aclarar el
informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo cuando nos convoquen.

YENYFER TATIANA MURILLO


Gerente

Cra 4C # 23 – 01 b/ el Carmen
Tel: 2631875
Correo: bmcasesorias@gmail.com
TRABAJO REALIZADO

A continuación presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y


pruebas sustantivas de auditorías, aplicados durante nuestra visita a la empresa
PANIAGUA SAS así como los resultados obtenidos:

Procedimientos generales

 Solicitamos los informes de auditoría interna sobre el área de cartera con fecha de
corte al 31 de diciembre del 2019.
 Estudiamos, revisamos y evaluamos los procedimientos de control interno,
contables, administrativos e informáticos, existentes.
 Evaluamos el sistema de control interno de acuerdo con el “Manual sobre normas
y técnicas y control interno para la contaduría general de la nación”, así como de
acuerdo a las normas y procedimientos de auditoria aplicables, de acuerdo con lo
establecido por la ley 43 de 1990 “Reglamento de la profesión del contador público”
 Durante la revisión de los riesgos de auditoria en las cuentas que se detallan más
adelante, donde evaluamos la posibilidad de que los procedimientos de control interno
contable y administrativo existentes en cada área fuesen adecuado para evitar o
detectar irregularidades.
 Dimos seguimiento a los hallazgos de las cartas de gerencia de periodos anteriores.

Resultado de la revisión:

Como resultado de la evaluación del control interno de la empresa PANIAGUA SAS, se


determina que existe una serie de situaciones que afectan el control interno y que
presentan un nivel de riesgo medio, las mismas se detallan a continuación:

Cra 4C # 23 – 01 b/ el Carmen
Tel: 2631875
Correo: bmcasesorias@gmail.com
Hallazgo 1: “NO CUENTAN CON UN SEGURO DE CREDITO”

CONDICION:

Al realizar la auditoria en el área de deudores de la empresa PANIAGUA SAS al corte del


31 de diciembre del 2019, determinamos que no cuentan con una póliza de seguro que
ayude a respaldar las futuras perdidas que se puedan generar cuando se presenten
incumplimiento de pago de los clientes.

RECOMENDACIÓN:

La administración debe solicitar una valoración sobre póliza de seguros que garantice las
obligaciones adquiridas por los clientes en virtud de cumplimiento y disposiciones legales
y/o judiciales para no incurrir en estos gastos y que sea el cliente quien los pague
directamente.

Las condiciones mínimas que debe incluir la póliza de seguro son:

 Definiciones de términos técnicos usados en la póliza, como por ejemplo, pérdida


total, valor comercial, etc.
 Detalle de exclusiones o situaciones no cubiertas por el seguro.
 Límites: son los montos máximos a cubrir por parte de la compañía.
 Obligaciones del asegurado: son las responsabilidades del asegurado.
 Arbitraje: establece la forma de proceder cuando haya diferencias de interpretación
de la póliza, entre el contratante o asegurado y la compañía de seguros.

Hallazgo 2: “CARENCIA DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CREDITO Y


COBRANZA”

CONDICION:
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Correo: bmcasesorias@gmail.com
Al realizar la revisión de las políticas, manuales y procedimientos de la empresa
PANIAGUA SAS al corte del 31 de diciembre del 2019, determinamos que para las
cuentas por cobrar se carecen de los mismos documentos, no cuentan con políticas y
procedimientos necesarios para dar seguimiento a los deudores existentes y futuros, las
normas del control interno establecen la importancia de documentar todas las regulaciones
en manuales de procedimientos además de determinar que esta documentación debe estar
disponible, en forma ordenada conforme a los criterios establecidos para uso, consulta y
evaluación.

RECOMENDACIÓN:

La empresa como parte de la realización y actualización de las políticas y procedimientos


internos que realiza de forma anual debe tomar en cuenta la implementación de las
mismas para la administración de las cuentas por cobrar, además de realizar tablas
comparativas anualmente para revisar variaciones importantes entre estas cuentas sobre
clientes.

Hallazgo 3: “CARECEN DE UN BUEN SOFTWARE FINANCIERO”

CONDICION:

Al realizar la auditoria en el área de deudores de la empresa PANIAGUA SAS al corte del


31 de diciembre del 2019, logramos establecer que carecen de un buen software contable
porque el que tienen actualmente no les permite la facilidad de detectar a los clientes que
se encuentran en mora por más de 30 días, por lo que se encuentra como debilidad a la
empresa ya que no se les presenta el seguimiento adecuado a estos clientes morosos.

RECOMENDACIÓN:

La empresa debería invertir en un sistema financiero que permita la consulta del nivel de
endeudamiento y la capacidad de pago de los clientes a los cuales se les otorgara un
crédito directo con la compañía y este sea cancelado oportunamente.

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Hallazgo 4: “PRESENTAN UN RIESGO E INCERTIDUMBRE”

CONDICION:

Al realizar la auditoria en el área de deudores de la empresa PANIAGUA SAS al corte del


31 de diciembre del 2019, logramos establecer que con la situación actual que presenta el
sector económico a nivel nacional y mundial producto del COVID – 19, la cartera
representa una debilidad bastante amplia en la empresa ya que aún se encuentran clientes
morosos provenientes de este periodo auditado, lo que evidencia que no se tiene una
reserva para suplir estas condiciones a las se ve enfrentada la empresa.

RECOMENDACIÓN:

La recomendación que se le da a la empresa PANIAGUA SAS, es que debe ser importante


tener una reserva de dinero para poder suplir y enfrentar una situación como la que se
presenta en este momento, que pueda enfrentar y asumir los gastos que se siguen
presentando en la entidad diariamente, que venían siendo cancelados gracias a los pagos
oportunos de los clientes.

Hallazgo 5: “NO PONEN TODO POR ESCRITO”

CONDICION:

Al revisar la auditoria de los estados financieros de la empresa PANIAGUA SAS al corte


del 31 de diciembre del 2019, determinamos que no se guardan soportes físicos históricos
de los créditos y saldos que quedan de los clientes, al terminar una venta a crédito no le
hacen firmar un soporte al cliente donde se establecen todas las condiciones sobre el
credito adquirido.

RECOMENDACIÓN:

Al terminar cualquier venta a crédito es indispensable hacerles firmar un documento al


cliente donde se establezcan todas las condiciones, desde los plazos y descuentos por pago

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anticipado hasta las penalizaciones por incumplimiento que deben quedar sujetas a la
firma del cliente.

Hallazgo 6: “FALTA DE REGISTROS CONTABLES”

CONDICION:

Al revisar la auditoria de los recibos de caja emitidos a los clientes de PANIAGUA SAS
al corte del 31 de diciembre del 2019, pudimos evidenciar que algunos pagos estaban
pendientes por aplicar a las cuotas mensuales, se encontraban pendientes en las partidas
conciliatorias y otros porque los clientes decían que les cancelaban en efectivo al
vendedor del servicio

RECOMENDACIÓN:

La empresa PANIAGUA SAS debe realizar un corte mensual en cartera para revisar los
clientes en qué condiciones se encuentran sus créditos y vencimientos de sus cuotas, en
cuanto los pagos en efectivo solo se deben cancelar en la caja de la oficina para que no se
desvíen los recaudos de la compañía.

Hallazgo 7: “FALLECIMIENTO DE LOS CLIENTES”

CONDICION:

Se revisó la cartera por edades a 31 de diciembre de 2019 de PANIAGUA SAS,


evidenciamos que la cartera con mayores días de cartera vencida es de clientes que ya
fallecieron y no se obtuvo ninguna garantía para el pago del dinero que se le otorgo por el
servicio adquirido, de lo cual se debe realizar un deterioro respectivo a sus valores en
cartera.

RECOMENDACIÓN:

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La empresa PANIAGUA SAS debe obtener unas garantías con los clientes que adquieren
el servicio, las deudas pasen a nombre de terceros que puedan responder con la obligación
pactada y ser claros para tales fines.

Hallazgo 8: “INDICADORES FINANCIEROS”

CONDICION:

Se revisó los estados financieros de la empresa PANIAGUA SAS al corte del 31 de


diciembre del 2019, y se determinó que los indicadores de la compañía no cumplen con
los requisitos suficientes, en cuanto sus indicadores de actividad la cartera no rota de
manera continua en el año así generando que no sea haga efectiva la liquidez para solver
las deudas de la empresa.

RECOMENDACIÓN:

La empresa PANIAGUA SAS debe realizar mejor sus análisis financieros y realizar las
estrategias pertinentes para que la rotación y la liquidez de la compañía puedan proyectar
mejor su estado de situación financiera, también para crear las estrategias de cobro más
eficientes.

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