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Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”

Presentado por:

Hernan Dario Burgos Mesa

98656514

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnólogo en Gestión Logística

Octubre de 2019
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1. Relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación con el

flujo de información.

GERENCIA:

Encargado de la operación general de la compañía, velando siempre por la administración

de recursos y de personal, garantizando el funcionamiento óptimo de todas las áreas.

Encargado de impulsar el crecimiento de la empresa, generando nuevas oportunidades de

negocio, sin descuidar los clientes actuales.

DIRECCION FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza

en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios económicos

necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que pueden funcionar

debidamente. El equipo de finanzas hace posible el funcionamiento eficiente y eficaz de la

empresa, aportando la información necesaria para adoptar las decisión es mediante la

precisión de análisis y la claridad en los puntos de vista agregando valor a los procesos

comerciales clave, viabilidad económica de un producto innovador, la planificación

financiera, realizar proyecciones de los resultados financieros de las marcas o analizar el

rendimiento de ventas de cada canal.

RECURSOS HUMANOS

Responsable de reclutar y seleccionar el personal idóneo para realizar la importante labor

de la compañía, en cuanto al talento administrativo y de operaciones. Para la compañía es

muy importante contar con personal idóneo para desempeñar las funciones establecidas, Todo
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con el fin de prestar un excelente servicio a los clientes que utilizan los servicios de la

empresa.

OPERACIONES

Fuerza operativa, encargada de plasmar los lineamientos de la empresa, mostrando la

buena cara a los clientes, prestando un servicio óptimo, garantizado y de buena calidad.

INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

Parte fundamental de la compañía, ya que es el enfoque hacia donde está orientada la

empresa. Fuente de negocio, servicio prestado a los grandes clientes, quienes confían sus

productos a la empresa Roldan & CIA, para ser administrados y transportados desde un punto

A hasta un punto B, o cliente fina.

AUDITORIA:

El área de auditoría es responsable de verificar la información con lo relativo a las

finanzas e inventario y activos fijos de la empresa, en intervalos de tiempo pactados con

anterioridad.

Mediante la elaboración de cada uno de los procesos de las diferentes áreas, esta compañía

posee con cada uno de los métodos que se emplean en el flujo de información, acertando los

más implementados en cada una de las acciones.

Todos y cada uno de los procesos que involucren herramientas de telecomunicaciones o

información, requieren de buena gestión por parte del personal encargado de cada área y

según sus funciones, esto con el fin de llevar a cabo de buena forma los procesos establecidos

por la compañía.

Gracias a la tecnología, se puede garantizar el almacenamiento de la información de forma

digital de todas las áreas de la empresa, esto garantiza una fuente de información y consulta
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permanente, con el fin de generar reportes, necesarios también para el funcionamiento de la

empresa.

2. Identifique las necesidades presentes en los sistemas de información de la

empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional.

En toda empresa es necesario tener un buen sistema de información que ayude a

recolectar, administrar procesar y almacenar información, y sobre todo que se adapte al tipo

de negocio al que se dedica la compañía, debe volverse una herramienta indispensable para

los procesos diarios.

Un sistema de información debe caracterizarse por la eficiencia en el procesamiento de los

datos, además debe ser flexible, de fácil manejo, y amigable con el usuario, en cuanto a su

interfaz.

Para el caso de la empresa Roldan & CIA, se están manejando los siguientes sistemas

operativos/ programas: Windows NT server y Microsoft SQL Server, los cuales llevan el

peso de la operación en cuanto a manejo diario de datos y comunicación, utilizando también

en exceso, sistemas alternos como el Celular, a través de aplicaciones como Whats APP, las

cuales por mas esta decir, que aportan un toque de informalidad.

3. Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo en

cada una de las áreas de la empresa y establezca la respectiva plataforma

informática a utilizar.

Áreas de la empresa Tipo de software


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SAP, procesador de texto, hoja de cálculo,

Gerencia correo electrónico


SAP, procesador de texto, hoja de cálculo,

Dirección financiera y contabilidad sistema contable, correo electrónico.


SAP, procesador de texto, hoja de cálculo,

Recursos humanos administrador de bases de datos, correo

electrónico.
SAP, procesador de texto, hoja de cálculo,

Operaciones administrador de bases de datos, correo

electrónico.
SAP, procesador de texto, hoja de cálculo,

Inventarios y almacenamiento administrador de bases de datos, correo

electrónico.

4. Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software

propuesto, justificando su selección

 Administrador de bases de datos:

Permite almacenar datos y luego acceder fácilmente de forma rápida, para la consulta de

los mismos. Este es necesario en cualquier empresa, ya que es mejor tener organizada la

información, para temas de consultas, contactos con los clientes, proveedores y demás datos

de interés.

 Correo electrónico:

Permite la comunicación tanto interna como externa, es de vital importancia para

cualquier empresa, ya que se requiere para transmitir mensajes, información importante y


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conectar todas las áreas de la compañía, así como mantener una comunicación con clientes y

proveedores. Entre otros están los más conocidos: gmail, yahoo, Hotmail.

 Procesador de palabras:

Diseñados para la redacción de textos, Los procesadores de palabras están diseñados para

facilitar el trabajo del usuario, con múltiples opciones para la elaboración de informes, cartas,

entre otros. Este software es muy útil en la empresa, ya que le da uso diario, debido a las

solicitudes de cotización, la elaboración de informes, las cartas a los clientes, las cuentas de

cobro, entre otros usos administrativos pertinentes. Se puede reseñar el WORD como el

procesador de texto más popular.

 Sistema de información SAP:

Empresa líder en el mercado, que se especializa en administrar recursos humanos,

financieros, contables, productivos y logísticos, todo en uno. Especial para las empresas que

pretenden estar en constante crecimiento, facilitando la solución a los problemas, y

adaptándose a las estrategias que vayan enfocadas a la satisfacción del cliente.

5. Ahora, basado en los datos obtenidos tras el desarrollo de los ítems

anteriormente descritos, proceda con la elaboración del informe solicitado para

la evidencia. Para esto, debe analizar e incluir la información obtenida en los

puntos previamente desarrollados y luego detallar de forma específica la manera

como la plataforma informática escogida puede aportar al mejoramiento de los

procesos desarrollados en cada una de las áreas de la empresa, incluyendo los

eslabones de la cadena, el tratamiento de datos y manejo de clientes. Finalmente


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indique cómo estas mejoras pueden incidir en el desarrollo del plan maestro de

logística internacional.

A medida que el tiempo pasa, se van incrementando las exigencias en el entorno

empresarial, el aumento de los clientes y el consumo masivo, el desbordamiento de la oferta y

la demanda, a través de las peticiones de los consumidores, que cada vez apetecen nuevos

productos, exigiendo además excelente calidad, precios competitivos y por supuesto

mercancía de buena calidad. Todo esto ha generado expectativas en las empresas,

propiciando así un espacio más amplio a la Logistica y a sus métodos dentro de cada

organización, de modo que se ha vuelto necesario implementar todas las prácticas logísticas

que se acomoden obviamente al tipo de negocio ofrecido por la empresa.

Es muy importante, contar con un buen equipo de talento humano, personal idóneo,

capacitado, encargados de poner en práctica todos los métodos logísticos y enfocarlos hacia

el mejoramiento continuo, realizando procesos impecables, que traigan como resultado el

crecimiento de la compañía y la felicidad de los clientes, quienes finalmente son los

encargados de aprobar todo lo realizado anteriormente. Esto se logra con compromiso y

tomando consciencia del eslabón de la cadena de abastecimiento al cual se pertenece,

aportado conocimiento hacia adelante y a hacia atrás, en dicha cadena.

Para Roldan & CIA, es importante cumplir a cabalidad con los requisitos de los clientes,

esto debido al sector productivo en el cual se desenvuelve la empresa, teniendo en cuenta la

competencia que se vive en este ámbito de trasportes y almacenamiento. Se requiere tener

proveedores que brinden buenas bodegas para alquiler, carros que se puedan contratar,
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montacargas, elevadores. De igual forma distribuir los productos de una manera correcta y en

los tiempos requeridos, entregarlos en buen estado, con las medidas de transportes necesarias,

garantizando que la carga, los materiales o mercancías, lleguen en perfecto estado a manos

del cliente, quien dará su aprobación para seguir utilizando los servicios ofrecidos por la

compañía.

La elección del sistema de información es muy importante, esto debido a que es una red de

información, de la cual van a estar conectados todos los miembros de la compañía, no

importando cual sea el proceso que desarrollen en su día a día. La información debe estar

actualizada, para que al final se pueda hablar un mismo idioma. Un sistema que reúna las

cualidades que se requieren para que cada eslabón de la cadena de suministro, funciones

adecuadamente. Directamente este sistema estará inmerso en las etapas o eslabones de la

cadena de suministro; proveedores, almacenamiento, distribución y recepción por parte del

cliente, todo conectado, de tal forma que se pueda verificar y así no cometer ni dejar pasar los

errores.

Roldan & CIA, cuenta con un software de información, llamado SAP, este es un sistema

de tres capas, el cual almacena la información de una base de datos, que vendría siendo la

primera capa, luego viene la segunda capa, que consiste en administrar esa información, darle

destino. Ordenar los datos y presentárselos al usuario de una forma amigable, a través de su

interfaz que es muy llamativa y fácil de entender, vendría siendo la tercera capa, ya el usuario

visualiza la información consultada.

Otro aspecto importante para la compañía, es la seguridad y la protección de la

información en cada una de las secciones de la empresa, no solo en la preservación de la


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información, sino también en la parte de los equipos como tal, debido a que en estos se

guarda información de extrema relevancia, sobre cada movimiento realizado por los

operarios. Todo esto manejado en bases de datos con protección de archivos, antivirus, y las

medidas físicas que sean necesarias, para evitar filtraciones de información y violaciones a la

confidencialidad de la información.

A través de un adecuado seguimiento de las normas de seguridad y protección de la

información, así como también un uso adecuado del software propuesto, se pueden obtener

muy buenos resultados, ya que del manejo que se le dé a la información y de su adecuada

administración, se logra mantener una empresa a flote, esto ligado obviamente al marketing,

la administración y la parte operativa. No está de más decir que un buen sistema de

información garantiza una parte del éxito comercial de cualquier compañía, manteniendo la

información ordenada y siempre a la mano.

CIBERGRAFIA

Significados.com, significado de sistema de información recuperado de:

https://www.significados.com/sistema-de-informacion/
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Monografias.com, el sistema SAP, recuperado de:

https://www.monografias.com/trabajos94/el-sistema-sap/el-sistema-sap.shtml

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