18 - Metodología para La Caracterizacion de Instancias de Participacion Ciudadana PDF

VEEDURÍA
DISTRITAL
18
METODOLOGÍA
CARACTERIZACIÓN DE
INSTANCIAS DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Serie Metodologías para el Control Preventivo
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METODOLOGÍA
CARACTERIZACIÓN DE
INSTANCIAS DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Bogotá D.C., 2019
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Veedor Distrital
Jaime Torres-Melo
Viceveedor Distrital
Daniel García Cañón
Veedor Delegado para la Atención

de Quejas y Reclamos
Juan Carlos Rodríguez Arana
Veedora Delegada para la Contratación

Tatiana Mendoza Lara
Veedor Delegado para la Eficiencia

Administrativa y Presupuestal
Jasson Cruz Villamil
Veedor Delegado para la Participación y

los Programas Especiales
Diego Fernando Maldonado Castellanos
Jefe Oficina Asesora de Planeación

Jairo Tirado Martínez
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Luz Adriana Cárdenas Corredor
Proyecto Transparencia, Derecho de Acceso a la

Información Pública y Medidas Anticorrupción
Francy Milena Alba Abril
Proyecto Laboratorio de Innovación para la Gestión

Pública Distrital - LABcapital
Juan Felipe Yepes González
ISBN: 978-958-8488-21-9
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PRESENTACIÓN DE LA SERIE
Los nuevos modelos de gestión pública han apuntado cuenta cuatro momentos clave en su formulación.
a fortalecer el control ciudadano y a definir mecanismos Primero, se identificaron temáticas estratégicas que
de deliberación que promuevan el acercamiento de respondieran a problemas críticos en la gestión
la ciudadanía a la toma de decisiones públicas y el pública. Segundo, se estructuró el alcance de cada
empoderamiento sobre su desarrollo. Este paradigma documento y se definieron lineamientos como serie
se ha relacionado con la legitimidad en los procesos metodológica. Tercero, se diseñó, validó y revisó
de gobernanza y la vinculación de los ciudadanos en cada ruta metodológica y, por último, se trabajó
los procesos públicos. en la definición de una línea gráfica con énfasis en
lenguaje ciudadano.
Acercar a la ciudadanía a la gestión pública, mejorar la
confianza en las instituciones y promover un gobierno Estos documentos son producto del conocimiento
abierto aún es una tarea por completar. La gestión que la Veeduría Distrital ha acumulado a partir
preventiva permite el desarrollo de herramientas de su quehacer y de la experticia del grupo de
concretas que puedan ser utilizadas por los servidores servidores y colaboradores que han trabajado en su
públicos y la ciudadanía para mejorar sus capacidades implementación y desarrollo. Asimismo, han sido
dinámicas, es decir, sus habilidades para reintegrar, validados y piloteados lo que ha permitido su mejor
reconfigurar y construir nuevas formas para resolver estructuración técnica.
los problemas públicos.
Esta serie que puede ser utilizada por los
La Serie de Metodologías para el Control Preventivo servidores públicos y la ciudadanía, cuenta con tres
se compone de veinte herramientas técnicas características: i) son documentos autocontenidos, en
dirigidas a la ciudadanía y a los servidores públicos, cada documento encontrará todos los instrumentos,
diseñadas con el objetivo de formalizar y promover formatos, definiciones y condiciones necesarias
rutas metodológicas específicas. Estas metodologías para la implementación de la metodología, ii) cada
materializan la gestión preventiva, promueven una metodología puede ser replicada o adaptada a otras
gestión pública centrada en las necesidades de la organizaciones públicas y privadas y iii) pueden ser
ciudadanía y fomentan la transparencia, el control escalables a otros contextos territoriales, nacionales
ciudadano y el mejoramiento de la gestión pública e internacionales.
en Bogotá.
La Serie de Metodologías para el Control Preventivo
Para el diseño de estas herramientas se tuvo en aborda cinco temáticas claves para el desarrollo de
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Caracterización de instancias de participación ciudadana
la ciudad: transparencia y lucha contra la corrupción, sociales y en sus ciudades. La Veeduría Distrital podrá
gestión contractual, relación con la ciudadanía, prestar apoyo y acompañamiento en ejercicios de
control social y rendición de cuentas, e innovación y apropiación e implementación.
retos públicos.
La Veeduría Distrital agradece a la Unión de Ciudades
En cada metodología hay una sección de conceptos Capitales Iberoamericanas UCCI por el apoyo para
básicos, un capítulo dedicado a las condiciones materializar esta Serie de Metodologías para el
iniciales necesarias y una ruta metodológica que guía Control Preventivo. También a la Administración
paso a paso su implementación. Cada documento Distrital, a los servidores públicos, a los colaboradores
contiene ejemplos concretos, instrumentos e de la Veeduría Distrital y especialmente a todos los
instrucciones necesarias que facilitarán la aplicación ciudadanos que han participado en la aplicación
de cada metodología tanto por personas que se de las metodologías, por su aporte permanente al
acercan por primera vez al tema como por expertos. fortalecimiento del control social en la ciudad.
Invitamos a los servidores públicos y a la ciudadanía

para que utilicen y apropien estas herramientas en sus Jaime Torres-Melo
espacios laborales, entidades públicas, organizaciones Veedor Distrital
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RESUMEN
La Metodología para la caracterización de instancias de participación ciudadana diseñada por la Veeduría
Distrital, tiene como propósito identificar las capacidades de las instancias de participación ciudadana para
dar cumplimiento al propósito para el cual fueron creadas. Esta caracterización permite organizar la oferta
institucional de los espacios de interacción entre ciudadanía e instituciones públicas, dirigir con mayor precisión
estrategias o acciones de mejora para el fortalecimiento de dichas instancias y, aumentar la confianza de la
ciudadanía en este tipo de escenarios como vehículos para atender problemáticas, resolver conflictividades
sociales y fomentar la garantía de derechos de quienes habitan un territorio específico.
La metodología esta dirigida a la ciudadanía, grupos organizados de ciudadanos, instancias o espacios de

participación ciudadana reglamentadas y a servidores públicos interesados en revisar las fortalezas y debilidades
de una o de varias instancias de participación ciudadana respecto a su naturaleza y objetivos.
La aplicación de la metodología se realiza a través de los siguientes siete pasos: i) seleccionar la instancia de
participación ciudadana a caracterizar; ii) contactar a la instancia de participación; iii) establecer el plan de
trabajo; iv) socializar el plan de trabajo; v) aplicar el instrumento de caracterización; vi) verificar, sistematizar y
analizar los resultados y vii) presentar los resultados. Cada uno de pasos incluye las actividades a desarrollar y
una serie de formatos para su implementación.
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción 9
1. Conceptos Básicos 10
2. Condiciones para la aplicación de la metodología 12
2.1. Equipo necesario 12
2.2. Normatividad 12
3. Descripción del instrumento de medición 13
4. Ruta metodológica 15
4.1. PASO 1: Seleccione la instancia de participación ciudadana 15
4.2. PASO 2: Contacte a la instancia de participación ciudadana 17
4.3. PASO 3: Elabore el plan de trabajo 18
4.4. PASO 4: Socialice el plan de trabajo 20
4.5. PASO 5: Aplique el instrumento de caracterización 21
4.6. PASO 6: Verifique, sistematice y analice la información 28
4.7. PASO 7: Socialice los resultados 33
Referencias 43
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LISTA DE TABLAS
1. Descripción de los atributos del instrumento 14
2. Instrumento de resultados y recomendaciones 33
LISTA DE FIGURAS
1. Ejemplo identificación de instancias de participación por interés temático 16
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SERIE DE METODOLOGÍAS
1. Metodología Ruta del Control Social 11. Metodología traducción de documentos a
lenguaje claro
2. Metodología aplicación ciudadana de la
Herramienta de Seguimiento a la Gestión 12. Metodología aplicación del Índice de Servicio
Pública a la Ciudadanía

3. Metodología proceso de Rendición de 13. Metodología mejoramiento de la gestión
Cuentas de la Administración Distrital y Local contractual en las entidades públicas

4. Metodología Empatía, Intuición y Acción 14. Metodología aplicación del Índice de
para la Innovación Pública Innovación Pública

5. Metodología identificación de riesgos de 15. Metodología autoevaluación de medidas
corrupción en la gestión contractual pública de integridad para empresas públicas y
empresas mixtas
6. Metodología gestión de conflictos de
intereses en el sector público distrital 16. Metodología prevención de riesgos de
soborno en entidades públicas
7. Metodología evaluación del servicio a la
ciudadanía en entidades públicas distritales 17. Metodología implementación del gobierno
abierto en el gobierno escolar
8. Metodología evaluación del Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano en 18. Metodología caracterización de instancias de
Entidades Públicas participación ciudadana

9. Metodología identificación de riesgos de
19. Metodología seguimiento a compromisos
microcorrupción en puntos de servicio a la
entre ciudadanía y entidades públicas
ciudadanía

10. Metodología evaluación de accesibilidad 20. Metodología conociendo el Modelo
al medio físico en puntos de servicio a la Integrado de Planeación y Gestión MIPG
ciudadanía para ejercer control social
8
INTRODUCCIÓN
En Colombia, la Constitución Política de 1991 le de participación ciudadana y solamente el 37% de
otorgó un papel fundamental a la participación estos considera que se realizan ejercicios de control
ciudadana al señalarla como un fin esencial del social (DANE, 2017).
Estado, un derecho y un deber ciudadano. En línea
con lo anterior, durante las últimas décadas se ha Si bien existen acuerdos conceptuales sobre el
expedido una amplia normatividad con el propósito funcionamiento de las instancias de participación
de promover diversos mecanismos e instancias ciudadana, no hay metodología concreta que
para garantizar la participación de la ciudadanía en permita dar cuenta de forma sistemática y rápida
la toma de decisiones sobre asuntos públicos. sobre el panorama general de las instancias
de participación en el Distrito, esto es, de
Particularmente, Bogotá cuenta con una sus principales características y atributos. Por
infraestructura institucional de canales e instancias esta razón, la Veeduría Distrital desarrolló una
de participación ciudadana que involucran alrededor metodología para caracterizar las instancias de
de 53 escenarios de consulta, interlocución, participación ciudadana reglamentadas que
concertación y/o coordinación entre la ciudadanía permite comprender el grado de correspondencia
y las instituciones públicas para la gestión del existente entre su operación, desempeño y el
desarrollo de la ciudad (IDPAC, 2019). Estos cumplimiento de las funciones que les han sido
espacios han aportado al propósito de generar una establecidas normativamente.
cultura de la participación, mejorar la ejecución de
las políticas públicas implementadas y fortalecer el La Metodología para la caracterización de
seguimiento y la vigilancia ciudadana a la gestión instancias de participación ciudadana es un
de la Administración Distrital. instrumento de control preventivo en tanto permite
la detección temprana de debilidades en el diseño
No obstante, los esfuerzos normativos y de e implementación de acciones que impiden lograr
ejecución en favor de la participación no han los propósitos para los cuales fueron creadas,
sido suficientes para vincular eficazmente a la es decir, ejercer control social e incidir en las
ciudadanía en la toma de decisiones, y permanece decisiones relacionadas con la gestión pública.
la inquietud sobre la capacidad que tienen los
escenarios de participación formal para profundizar Esta metodología puede ser aplicada a cualquier
la confianza en la democracia y establecer mejores instancia de participación ciudadana reglamentada,
políticas públicas. Según la Encuesta de Cultura independiente de su composición y tipología. Está
Política del Departamento Administrativo Nacional dirigida a los servidores públicos, a las instancias o
de Estadística DANE, en Bogotá apenas el 17% de espacios de participación ciudadana, a la ciudadanía
los ciudadanos ha participado en alguna instancia en general o grupos organizados de ciudadanos
9
interesados en revisar las fortalezas y debilidades tengan un número considerable de miembros y una
de una o de varias instancias de participación mayor capacidad de gestión.
ciudadana con miras a su fortalecimiento.
El documento que se presenta a continuación
Es una metodología autocontenida ya que en ella se divide en tres secciones: i) conceptos
se encuentran todos los instrumentos y formatos básicos sobre participación ciudadana y control
que deberán ser aplicados para llevar a cabo la social; ii) descripción de las condiciones para
caracterización; es replicable en tanto permite ser la implementación de la metodología; iii)
aplicada en una o varias instancias previamente realización una descripción del instrumento de
identificadas; es adaptable puesto que puede medición y iv) detalles de los siete pasos de la
apoyar la evaluación de otros escenarios y ejercicios ruta metodológica para la caracterización de
de participación ciudadana; y es escalable dado instancias de participación ciudadana en donde
que puede ser aplicada tanto en instancias de se incluyen algunos ejemplos prácticos y los
participación pequeñas como en aquellas que instrumentos del proceso.
1 CONCEPTOS BÁSICOS
Control Preventivo: Proceso de gestión para el beneficio particular en detrimento del
orientado a la detección temprana de ineficiencias interés colectivo, en el que se incurre al ofrecer
administrativas y riesgos de corrupción, y al diseño o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en
e implementación de acciones que eliminen sus especie, en servicios o beneficios a cambio de
causas o mitiguen su materialización. acciones, decisiones u omisiones (Transparencia
Internacional, 2017).
Control Social: Derecho y deber de la ciudadanía
que se materializa en la participación individual o Derecho de acceso a la información
colectiva, a través de sus organizaciones, redes e pública: Es el derecho fundamental que tiene
instituciones, en la vigilancia de la gestión pública la persona para conocer sobre la existencia y
y sus resultados, tiene por objeto el seguimiento y acceder a la información pública en posesión
evaluación de las políticas públicas y a la gestión o bajo control de las entidades públicas
desarrollada por las autoridades públicas y por obligadas por ley a su difusión. Este derecho
los particulares que ejerzan funciones públicas genera la obligación correlativa para las
(Ley 1757, 2015, art. 60 y 61). entidades públicas de divulgar proactivamente
la información pública y responder de buena
Corrupción: Abuso de poder o de confianza fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y
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accesible a las solicitudes de acceso, lo que esta se denomina participación ciudadana

a su vez conlleva a la obligación de producir (Constitución Política, 1991).
o capturar la información pública (Ley 1712,
2014, art. 4). Rendición de cuentas: Proceso que incluye
normas, procedimientos, metodologías,
Instancias o espacios de participación estructuras, prácticas y resultados mediante
ciudadana: Son mecanismos que le permiten los cuales las entidades de la Administración
a la ciudadanía intervenir en la conformación, Pública informan, explican y dan a conocer los
ejercicio y control de los asuntos públicos, resultados de su gestión a la ciudadanía, a la
pueden ser reglamentados y no reglamentados. sociedad civil, a otras entidades públicas y a las
Los reglamentados son escenarios de diálogo en entidades de control a través del dialogo que
donde su creación, composición, atribuciones, comprende acciones de petición de información,
mecanismos de funcionamiento y alcance están explicaciones, y evaluación de la gestión (Ley
determinados por algún instrumento normativo. 1757, 2015, art. 48).
Los no reglamentados son escenarios de diálogo
en los que su composición, atribuciones y Riesgo: “Posibilidad de que suceda algún
mecanismos de funcionamiento no se encuentran evento que tendrá impacto sobre los objetivos
definidos por instrumento normativo, suelen institucionales o de proceso. Se expresa en
crearse de manera espontánea y atienden términos de probabilidad y consecuencias”
asuntos coyunturales (González & Velásquez, (DAFP, 2011, p. 13).
2003; Ley 1757, 2015).
Servicio a la Ciudadanía: “Derecho que
Participación Ciudadana: Es un derecho, un fin tiene la ciudadanía al acceso oportuno,
esencial del Estado, un principio constitucional y eficaz, eficiente, digno y cálido a los servicios
un deber que tiene toda la ciudadanía. Se refiere que presta el Estado para satisfacer las
al “conjunto de posibles interacciones entre necesidades y, especialmente, para garantizar
los ciudadanos y entre éstos y las instituciones el goce efectivo de los demás derechos sin
públicas orientados a intervenir, de manera discriminación alguna o por razones de género,
directa o a través de sus formas de organización, orientación sexual, pertenencia, étnica, edad,
en los asuntos públicos” (Maldonado, 2016, lengua, religión o condición de discapacidad”
p. 114), incluye cuando diferentes actores se (Decreto 197, 2014, art. 2). Es una herramienta
encuentran para deliberar, confrontar sus ideas, de gestión a disposición de las organizaciones
construir reglas de juego sobre dimensiones públicas que facilita evaluar la calidad y
específicas de la vida colectiva o construir oportunidad de bienes y servicios que brinda a
acuerdos en función de intereses específicos, la ciudadanía.
11
Transparencia: “Posibilidad de que la información afectados por ella, de tal modo que estos pueden
real de una empresa, gobierno u organización tomar decisiones con conocimiento de causa y sin
pueda ser consultada por los diferentes sujetos asimetría de información” (Perramon, 2013, p. 2).
2 CONDICIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA
2.1. Equipo necesario

Para la aplicación de la metodología es necesario que metodología, tenga en cuenta que una persona puede
la persona, organización o entidad que vaya a adelantar adelantar todo el proceso para una instancia en un
el ejercicio establezca previamente el talento humano tiempo aproximado de seis semanas.
y el recurso tecnológico necesario. Frente al talento
humano, el equipo de trabajo debe estar conformado Para la aplicación de la metodología se requieren
por profesionales con conocimientos en participación equipos tecnológicos (computadores, impresoras,
ciudadana y procesamiento de datos, con el fin de entre otros) con el fin de sistematizar y analizar la
facilitar la interlocución con las instancias seleccionadas información recolectada en cada uno de los formatos
y garantizar una adecuada implementación y cálculo dispuestos para el seguimiento a compromisos.
de los resultados arrojados por la aplicación de los También es necesario disponer de formatos de
instrumentos. Para calcular el número de personas aplicación, impresos o digitales, que permitan su
necesarias según el alcance en la aplicación de la consolidación y posterior sistematización.
2.2. Normatividad
Se recomienda consultar las normas, así como los — — Ley 1757 de 2015: esta Ley Estatutaria
conceptos que se derivan de ellas, que soportan y desarrolla la noción de participación ciudadana
orienten los ejercicios de participación ciudadana como derecho, y fija disposiciones en materia
en la ciudad o territorio en donde se va a aplicar la de institucionalidad para la participación.
metodología. Precisa el alcance de los derechos de los
ciudadanos y las obligaciones de las entidades
Para el caso de Bogotá, por ejemplo, las normas que públicas respecto a incorporar la participación
rigen de manera general la participación ciudadana ciudadana como elemento central de la gestión
son las siguientes: pública. También, establece lineamientos para
12
los procesos de rendición de cuentas y los para el Distrito y señala como objetivos
ejercicios de control social. articular, fomentar y fortalecer las instancias y
mecanismos de participación en los ámbitos
— — Ley 1712 de 2014: esta ley señala las distrital y local, con el fin de aumentar su
obligaciones de las entidades públicas en capacidad incidente en los procesos de
materia de garantía del derecho de acceso a gestión pública y, como línea de acción, el
la información pública. fortalecimiento de redes y organizaciones
sociales autónomas.
—— Ley 850 de 2003: contiene las disposiciones
normativas que regulan el proceso de conformación — — Decreto 448 de 2007: crea el Sistema
y organización de las veedurías ciudadanas. Distrital de Participación Ciudadana como
un mecanismo de articulación entre la
— — Decreto 321 de 2018: Decreto por el cual administración distrital, las instancias de
se crea el Consejo Consultivo Distrital de participación, las organizaciones sociales y
Participación Ciudadana de Bogotá D.C. comunitarias y redes, asociaciones, alianzas
temporales y permanentes, con el fin de
— — Decreto 503 de 2011: este decreto adopta garantizar el derecho a la participación en las
la Política Pública de Participación Incidente políticas públicas de Distrito Capital de Bogotá.
3 DESCRIPCIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN

Teniendo en cuenta que esta metodología tiene un mapeo general sobre los principales rasgos
como objetivo caracterizar el funcionamiento de los espacios de interacción entre ciudadanía e
de las instancias de participación ciudadana instituciones públicas de un territorio; iii) dirigir con
reglamentadas de acuerdo con el propósito mayor precisión estrategias o acciones de mejora
para el cual fueron creadas, el instrumento para el fortalecimiento de dichas instancias; y iv)
de caracterización cuenta con dos niveles de brindar herramientas a la ciudadanía para llevar
interacción (ámbito interno y ámbito externo), 17 a cabo ejercicios de control social y petición de
atributos y 34 preguntas. cuentas en estos espacios.
La revisión de los atributos permitirá: i) identificar A continuación, se presenta la descripción general

fortalezas y debilidades de las instancias; ii) tener de los atributos de caracterización.
13
Tabla 1. Descripción de los atributos del instrumento
Nivel de Interacción Atributos Descripción
Ámbito Interno 1. Cumplimiento de funciones La instancia cumple con el propósito y funciones

asignadas de acuerdo con la normatividad.
2. Pertinencia Existe una problemática que justifica la

existencia de la instancia.
3. Periodicidad La frecuencia de los encuentros coincide con lo

estipulado en la normatividad.
4. Elección de los miembros Identifica el grado de participación y nivel de

discrecionalidad en la elección de sus miembros.
5. Asistencia y composición Las personas o grupos de personas representan

a un amplio espectro de la población afectada
directamente por la problemática.
6. Paridad de género La instancia incorpora el enfoque de género.
7. Mecanismos de toma de decisiones Los miembros tienen mecanismos claros para la

toma de decisiones.
8. Autonomía Los miembros de la instancia tienen autonomía

para la convocatoria y el funcionamiento.
9. Diagnóstico La instancia cuenta con un mecanismo para

conocer y analizar las problemáticas del sector
que representan.
10. Planeación La instancia cuenta con instrumentos de

planeación que establezcan la ruta de trabajo.
11. Información y gestión documental La instancia tiene una estrategia de acceso y

divulgación de la información.
12. Financiación La instancia de participación cuenta con los

recursos económicos necesarios para operar en
el tiempo.
13. Seguimiento y control La instancia cuenta con mecanismos de

evaluación y seguimiento a sus actividades.
14
Nivel de Interacción Atributos Descripción
Ámbito Externo 1. Incidencia Las reflexiones, decisiones y/o compromisos

adquiridos fueron tenidos en cuenta para
la elaboración de políticas públicas, planes,
programas y/o proyectos relacionados con la
problemática de interés.
2. Interacción con actores estratégicos Los miembros de la instancia mantienen una

comunicación permanente con actores estratégicos
para fomentar la articulación, información o
solicitud de apoyo según se requiera.
3. Acceso a la información La instancia tiene una estrategia de difusión

de información con el sector que representa
y ciudadanía en general. Las decisiones que
se toman son de conocimiento público y se
establecen espacios para la rendición de cuentas.
4. Articulación La instancia se articula con sus pares en los

diferentes niveles (nacional, distrital, local); y con
otras instancias de participación.
Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital
4 RUTA METODOLÓGICA
La metodología para la caracterización de instrumento; vi) verificar, sistematizar y analizar
instancias reglamentadas de participación los resultados de la información recolectada; y vii)
ciudadana contempla los siguientes siete pasos: presentar los resultados.
i) Seleccionar la instancia de participación
ciudadana a caracterizar; ii) contactar a la instancia Cada uno de los pasos señala las actividades a
de participación; iii) establecer el plan de trabajo; desarrollar y presenta una serie de formatos e
iv) socializar el plan de trabajo; v) aplicar el instrumentos para su implementación.
4.1. PASO 1: Seleccione la instancia de participación ciudadana

El propósito del paso 1 de la metodología es ciudadana reglamentadas sobre las que se aplicará el
determinar la o las instancias de participación instrumento de caracterización. El tiempo estimado
15
para adelantar este primer paso es de una semana. la metodología. En caso de que quien aplique la
metodología no haya establecido previamente el
Para ello, en primer lugar, es necesario identificar universo de instancias sujeto de caracterización,
la o las instancias de participación que guardan se sugiere realizar una búsqueda preliminar por
relación con el tema de interés para el ciudadano, internet o elevar consultas a las entidades públicas
equipo, organización o entidad interesada en aplicar del territorio donde se pretenda aplicar.
Recuerde:
Tenga en cuenta que esta metodología esta diseñada para aplicarse solamente a instancias reglamentadas
de participación ciudadana.
Figura 1. Ejemplo identificación de instancias de participación por interés temático
Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital
En segundo lugar, identifique el tipo de instancia de interés, representantes de organizaciones sociales

participación de acuerdo con su composición (González y servidores públicos.
& Velásquez, 2003, p.103-110):
—— Instancias de representación exclusiva de la
—— Instancias de encuentro entre la ciudadanía y las ciudadanía: son aquellas en las cuales la ciudadanía se
instituciones públicas: son aquellas compuestas organiza y es el actor más importante. Las instituciones
por representantes de la comunidad, sectores públicas no participan en la instancia o participan por
sociales o ciudadanos en general, grupos de invitación ciudadana en calidad de invitados.
16
Recuerde:
No se deben confundir las instancias de participación ciudadana con las instancias de coordinación
interinstitucional, pues éstas últimas, son espacios de representación exclusiva de las entidades públicas
para articular sus acciones.
4.2. PASO 2: Contacte a la instancia de participación ciudadana

El objetivo del paso 2 de la metodología es contactar a Para ello, es importante comunícarle a la instancia
la instancia de participación ciudadana para formalizar seleccionada el interés de aplicar el instrumento e
su compromiso con la aplicación del instrumento. El invitarla a participar activamente del ejercicio. De
tiempo estimado para adelantar el segundo paso es ser necesario, realice una comunicación formal que
de una semana. represente el primer acercamiento con la instancia.
Modelo Invitación y solicitud de información para participar de la aplicación de la Metodología

Señores
Nombre de la Instancia de Participación
Ciudad
Respetados Señores:
La (nombre de la persona, organización o entidad que convoca) con el objetivo de (mencionar el propósito) se permite
invitarlos a participar de la aplicación de la Metodología para la caracterización de las instancias reglamentadas de
participación ciudadana.
Para ello, me permito solicitar la siguiente información (Anexo Instrumento de aplicación) para adelantar la aplicación
de la Metodología para la caracterización elaborada por la Veeduría Distrital, la cual tiene como objetivo caracterizar el
funcionamiento de las instancias de participación ciudadana de acuerdo con el propósito para el cual fueron creadas.
Dicha caracterización le permitirá identificar las fortalezas y debilidades de la instancia para determinar acciones para
su fortalecimiento.
Quedamos atentos a su respuesta.
Atentamente,
(FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN)
17
4.3. PASO 3: Elabore el plan de trabajo

El objetivo del paso 3 es establecer el tiempo, técnica de la instancia, o quien haga sus veces,
determinar las actividades y responsables de las para definir de manera concertada los tiempos,
acciones que se adelantarán durante la aplicación de responsables y actividades a desarrollar.
la metodología. El tiempo estimado para adelantar el
tercer paso es de una semana. —— Elabore un cronograma de trabajo de manera concertada
que le permita monitorear el desarrollo del proceso.
Para ello, es importante que realice las siguientes actividades:
A continuación, se presenta un modelo de Plan de Trabajo y
—— Programe una reunión de trabajo con la secretaría Cronograma para la aplicación.
Formulario Factor acceso a la información

Etapa Actividades Insumos Responsable 1 mes 2 mes
0 Alistamiento Ciudadano, organización
o entidad evaluadora
Definir recurso humano X
Definir los recursos técnicos X
Conformar el equipo de trabajo X
Seleccionar la instancia Clasificación de instancias: Ciudadano, organización
1 Composición y Funciones o entidad evaluadora
de participación
Identificar las instancias de
1.1 participación relacionadas X
con el tema de interés
Definir el tipo de instancia
1.2 X
de participación
Contactar la instancia de Modelo Acuerdo de Voluntades Instancia de Participación/
2 Ciudadano, organización
participación
o entidad evaluadora
Contactar la instancia de
2.1 X
participación seleccionada
Solicitar la información a
2.2 la instancia de participa- X
ción seleccionada
18

3 Modelo Plan de Trabajo Instancia de Participación/
Establecer el Plan de Trabajo
y Cronograma Ciudadano, organización
Programar una reunión o entidad evaluadora
3.1 X
de trabajo
Establecer un cronograma
3.2 X
de trabajo
4 Socializar el Plan de Trabajo Metodología (sugerencia Ciudadano, organización
de agenda y presentación) o entidad evaluadora
Realizar la convocatoria a
4.1 X
la reunión
Definir una agenda para el

4.2 X
desarrollo de la jornada
Elaborar una presentación
4.3 X
del plan de trabajo
5 Aplicar el instrumento Instrumento de aplicación Instancia de Participación/
Ciudadano, organización
5.1 Convocar una sesión de trabajo o entidad evaluadora X
5.2 Aplicar el instrumento X
6 Verificar, sistematizar y Fuentes de verificación Ciudadano, organización
analizar la información o entidad evaluadora
Verificar y contrastar
6.1 X
las evidencias
7 Presentar los resultados Instrumento de resultados Ciudadano, organización
y recomendaciones o entidad evaluadora
Identificar las fortalezas y
7.1 desafíos de acuerdo con X
los resultados
7.2 Establecer las recomendaciones X

Elaborar el informe de
7.3 X
análisis de resultados
Convocar la reunión para
7.4 X
presentar los resultados
19
7.5 Preparar la presentación X
Presentar los resultados a

7.6 X
la instancia de participación
Nota:
Este formato contiene todas las actividades contempladas en la metodología y los momentos sugeridos
para adelantar el proceso.
4.4. PASO 4: Socialice el plan de trabajo

Este paso tiene como objetivo presentar a los En primer lugar, coordine con los miembros de la
miembros de la o las instancias de participación instancia de participación una reunión con el objetivo
ciudadana seleccionadas el objetivo, el alcance, las de socializar el plan de trabajo para la aplicación del
actividades y el tiempo en el que se desarrollará el instrumento, cite a la reunión y deje claro el objetivo
ejercicio. El tiempo estimado para adelantar el cuarto del encuentro, la fecha y el lugar.
paso es de una semana.
Posteriormente, defina una agenda para el
Para ello, es importante que lleven a cabo las siguientes desarrollo de la jornada. Ésta podrá incluir los
actividades principales: siguientes momentos:
Modelo de agenda socialización del Plan de Trabajo

Agenda
1. Presentación de los asistentes
2. Presentación del objetivo de la reunión
20
3. Presentación del equipo de trabajo
4. Presentación del objetivo y alcance del ejercicio
5. Presentación de la metodología
6. Presentación de los atributos de caracterización
7. Presentación del cronograma
8. Pasos por seguir
Finalmente, elabore una presentación del plan de permita a los miembros conocer a profundidad como
trabajo y los puntos incluidos en la agenda que se desarrollará el ejercicio.
4.5. PASO 5: Aplique el instrumento de caracterización

Este paso tiene como propósito aplicar el instrumento —— Prepare los formatos necesarios para aplicar el
a través del cual la ciudadanía y las entidades públicas instrumento: imprima o descargue el instrumento
caracterizarán la o las instancias de participación ciudadana para la implementación de la metodología
reglamentadas priorizadas. La aplicación del instrumento denominado “Instrumento de aplicación”.
consiste en la realización de 34 preguntas. Las respuestas
entregadas por la instancia para cada una de ellas deben —— Convoque a una reunión de trabajo a los
ser soportada con evidencias documentales. Dichas miembros de la mesa directiva de la instancia
evidencias deben ser entregadas o enviadas al equipo de o escoja una muestra representativa e inicie la
trabajo encargado de aplicar la metodología. El tiempo aplicación del instrumento.
estimado para adelantar el quinto paso es de una semana.
A continuación, se presenta el instrumento de aplicación
Para ello, es importante que realice las siguientes actividades: con las instrucciones correspondientes.
Instrumento de aplicación
Para nosotros es muy importante conocer el funcionamiento que tiene actualmente la instancia de participación
ciudadana de la que usted hace parte. Por ello, hemos diseñado una serie de preguntas que le pedimos responda
con la mayor sinceridad para identificar las fortalezas y retos que se presentan. Sus respuestas nos ayudarán a
21
plantear recomendaciones con el fin de fortalecer este espacio de participación. La información que recojamos
únicamente será utilizada por nosotros para los fines anteriormente descritos.
Datos de quien diligencia el instrumento
Fecha Fecha en la cual se diligencia el formulario (DD/MM/AA)
Elaboró Nombre de la persona que diligencia el formulario
Ciudadano, Nombre de la organización o entidad a la que pertenece la persona que diligencia el
organización o entidad instrumento (Cuando aplique)
Correo electrónico Dirección de correo de la persona que diligencia el instrumento
Teléfono Teléfono de la persona que diligencia el instrumento
Nombre de la Instancia Nombre completo de la instancia a observar, sin abreviaturas
de Participación
Tipo de Instancia de Seleccione el tipo de organización según su actividad
Participación
Lugar Lugar y dirección en el que se realiza la reunión
Departamento Departamento en el que se realiza la reunión
Municipio Municipio en el que se realiza la reunión
Localidad/Comuna; Localidad/Comuna; Barrio/Vereda en el que se realiza la reunión
Barrio/Vereda
¿Cuál es la fecha de Escriba la Fecha de creación de la organización según el registro hecho en la escritura de
creación de la instancia? constitución e indicar día, mes y año
Ámbito interno
Atributos Preguntas Respuesta Fuente de verificación y/o Evidencia
1. Cumplimiento 1.1. ¿La instancia desarrolla a) Sí a) Documento normativo o
de funciones actividades que coinciden con las formal de la instancia donde
estipuladas por la normatividad? b) No se encuentren sus funciones.
(Formato PDF, Excel, Word).
b) Documento donde se
encuentran las actividades
que desarrolla la instancia
(Informes, Plan de Acción etc.)
22

2. Pertinencia 2.1. ¿La instancia mantiene a) Sí Documento de diagnóstico
actualizado un diagnóstico sobre donde se evidencie la proble-
la problemática de su interés? b) No mática, su estado actual y la
población afectada. (Formato
PDF, Excel, Word).
2.2. ¿La instancia ha verificado a) Sí Documento normativo (Ley,
si existen otras instancias con Decreto, etc) de las instancias
objetivos y composición similares b) No de participación ciudadana
o idénticos? con objetivos similares o
idénticos. (Formato PDF,
Excel, Word).
3. Periodicidad 3.1. ¿La instancia se reúne en a) Sí Decreto o Ley de la instancia
el tiempo y con la frecuencia de participación donde
que estipula la normatividad b) No se reúne el número se estipula el número y
para su funcionamiento? de veces que estipula la frecuencia de reuniones, en
normatividad, o en los contraste con las Actas de las
tiempos previstos. reuniones que se han llevado
a cabo durante la vigencia.
c) No (Formato PDF, Excel, Word).
4. Elección de 4.1. ¿La instancia cuenta con a) Sí Documento normativo
los miembros un mecanismo formal para la donde se encuentre definida
elección de los miembros? b) No la forma de elección de los
miembros de la instancia.
4.2. ¿Cómo fue la selección de a) Si la elección fue abierta. Documento donde se
los miembros de la instancia? evidencie el mecanismo y
b) Si la elección fue restringida procedimiento de elección de
y dejó por fuera a los miem- los miembros de la instancia.
bros de algún sector según (Formato PDF, Excel, Word).
la naturaleza de la instancia.
c) Si la elección fue designada
por organizaciones específicas.
d) Si la elección fue designada

por autoridades gubernamen-
tales.
23

5. Asistencia 5.1. ¿La instancia cuenta con Número de miembros con- Documento normativo donde se
y composición la asistencia de todos los templados por el Decreto o estipula el número de miembros
miembros contemplados por Ley/ Número de miembros de la instancia, en contraste
la normatividad? que asisten a las reuniones. con las Actas de asistencia a las
_____ / _____ reuniones estipuladas. (Formato
PDF, Excel, Word).
5.2. ¿La instancia cuenta a) Sí Documento normativo donde
con un mecanismo de sea explícito el mecanismo de
delegabilidad o reemplazo de b) No delegabilidad o reemplazo de
ausencias/renuncias? ausencias/renuncias. (Formato
PDF, Excel, Word).
5.3. ¿La composición de la a) Sí Documento que evidencie la
instancia refleja una identificación realización de un Mapeo de
actualizada de los actores b) No actores actualizado sobre la
relacionados con la problemática problemática de interés, y
de interés? contraste con los miembros
representantes de la instancia
de participación. (Formato
PDF, Excel, Word).
6. Paridad de género 6.1. ¿La instancia cuenta con una a) Sí Documento que evidencia la
política de equidad de género política de equidad de género
y/o diversidad y una estrategia b) No y/o diversidad. (Formato
para llegar a estos objetivos? PDF, Excel).
6.2. ¿La instancia garantiza a) Sí Elección de los miembros y
en su composición la paridad actas o listados de asistencia de
de género? b) No reuniones donde se evidencie el
número de hombres y mujeres.
7. Mecanismos de 7.1.¿Lainstanciatieneestablecidos a) Sí Documento donde se

toma de decisiones criterios claros y públicos para la evidencie los criterios para la
toma de decisiones? b) Sí, pero no son claros toma de decisiones. (Formato
PDF, Excel, Word).
c) No
24

7.2. ¿La instancia mantuvo un a) Sí Actas y/o listados de asisten-
quórum en las reuniones para cia a las reuniones para verifi-
tomar decisiones? b) No car el quorum. (Formato PDF,
Excel, Word).
8. Autonomía 8.1. ¿Quiénes participaron en a) La Secretaría Técnica. Documento Estatutario donde
la elaboración y aprobación se evidencie quien se encargó
de los estatutos? b) La Secretaría Técnica y de su elaboración. (Formato
votación de los miembros PDF, Excel, Word).
c) Todos los miembros

8.2. ¿Quién ejerce la Secre- a) La institucionalidad pública. Documento donde se
taría Técnica? evidencie quién ejerce la
b) Mixta: la institucionalidad Secretaría Técnica de la instancia.
pública y ciudadanos. (Formato PDF, Excel, Word).
9. Diagnóstico 9.1. ¿La instancia cuenta con a) Sí Instrumentos como encuestas,

un mecanismo formal de entrevistas, actas, etc. Estas de-
recolección de información b) No ben reflejar información para el
para establecer una línea diagnostico de la problemática.
base de la problemática? (Formato PDF, Excel, Word).
10. Planeación 10.1. ¿La instancia tiene un a) Sí Documento de Plan de Acción.
Plan de Acción? (Formato PDF, Excel, Word).
b) No
10.2. ¿La instancia cuenta con a) Sí Documento metodológico
una metodología para realizar la para el ejercicio de planea-
planeación de las actividades? b) No ción estratégica. (Formato
PDF, Excel, Word).
10.3. ¿La instancia cuenta con a) Sí Documento que evidencia la
una organización a nivel interno organización a nivel interno de
que corresponda a lo señalado b) No la instancia (subcomités, dele-
por la normatividad? gados temáticos, etc.) (Formato
PDF, Excel, Word).
11. Información y 11.1. ¿La instancia cuenta e a) Sí Documento de estrategia de
gestión documental implementa un procedimiento de gestión documental. (Formato
gestión documental que permite b) No PDF, Excel, Word).
el registro, sistematización y
archivo de su funcionamiento?
25

11. Información y 11.2. ¿Los miembros de la a) Sí Documento de estrategia de
gestión documental instancia conocen y tienen divulgación de la información
acceso a la documentación b) No a los miembros de la instancia
relacionada con el funciona- (Actas, tabla de gestión
miento de la instancia? documental con acceso).
12. Financiación 12.1. ¿La instancia cuenta a) Sí Documento de presupuesto de
con recursos propios para la instancia (Formato PDF,
el funcionamiento? b) No Excel, Word).
12.2. ¿La instancia tiene a) Sí Documento de presupuesto y
recursos para implementar gastos de la instancia durante
acciones y/o proyectos? b) No la vigencia.
13. Seguimiento 13.1. ¿La instancia cuenta a) Sí Documento que evidencie
y Control con un procedimiento para la sistematización de los
sistematizar los compromisos b) No compromisos adquiridos.
que surgen de la misma? (Formato PDF, Excel, Word).
13.2. ¿La instancia cuenta con a) Sí Documento que evidencie el
un mecanismo de seguimiento seguimiento a los compromisos
a los compromisos que surgen b) No adquiridos. (Formato PDF,
de la misma? Excel, Word).
Ámbito externo
14. Incidencia 14.1. ¿La instancia ha logrado a) Sí Documento donde se evi-
incluir propuestas en la dencie el seguimiento a las
elaboración de políticas b) No propuestas realizadas res-
públicas, planes, programas pecto a políticas públicas.
y/o proyectos? (Formato PDF, Excel, Word).
15. Interacción con 15.1. ¿La instancia abre a) Sí Actas y/o listados de asistencia
actores estratégicos espacios para que actores de reuniones que evidencie la
estratégicos participen en b) No participación de otros actores.
un momento particular? (Formato PDF, Excel, Word).
15.2. ¿La instancia cuenta con a) Sí Documento que consigne el
un mapa de redes y alianzas mapeo de redes y alianzas con
de actores estratégico? b) No relación al tema de interés.
26

15.3. ¿La instancia cuenta a) Sí Documentos o Actas de
con iniciativas proyectos o acuerdo de voluntades,
acciones de coordinación b) No convenios o alianzas con
o articulación con otras otros actores. (Formato PDF,
instancias, organizaciones Excel, Word).
o actores estratégicos del
territorio en el que opera?
16. Acceso a 16.1 ¿La instancia cuenta con a) Sí Documentos que evidencien la
la información un mecanismo de rendición realización de ejercicios de
de cuentas a sus asociados? b) No rendición de cuentas a sus
asociados. (Informes, actas, etc.)
16.2 ¿La instancia cuenta con a) Sí 16.2. Documentos que evidencien
un mecanismo de rendición la realización de ejercicios
de cuentas a la ciudadanía? b) No de rendición de cuentas a la
ciudadanía. (Formato PDF, Excel).
16.3. ¿La instancia posee e a) Sí Documento de estrategia
implementa una estrategia de difusión de la instancia.
de difusión de las actividades b) Sí, pero no la implementa (Formato PDF, Excel, Word).
internas y acciones adelantadas?
d) No
17. Articulación 17.1. Si la normatividad a) Sí a) Documento normativo que
contempla la existencia de la evidencie la existencia de la
misma instancia en múltiples b) No misma instancia en múltiples
niveles (nacional, distrital y niveles (nacional, distrital y
local), ¿la instancia tiene un local). Documentos o actas de
mecanismo de articulación y/o reunión con dichas instancias.
comunicación directa con estas? (Formato PDF, Excel, Word).
b) Documentos o Actas de
acuerdo de voluntades,
convenios o alianzas con la
misma instancia de otro
nivel territorial (Formato PDF,
Excel, Word).
27

17. Articulación 17.2. ¿La instancia se articula a) Sí Documentos o Actas de
con otro tipo de instancias que acuerdo de voluntades,
puedan fortalecer su accionar? b) No convenios o alianzas con otras
instancias de participación.
4.6. PASO 6: Verifique, sistematice y analice la información

Una vez aplicado el instrumento de caracterización, el entrevistas adicionales, solicitar nuevas evidencias o
paso 6 de la metodología tiene como objetivo realizar una sesión adicional para resolver inquietudes.
un ejercicio de verificación de las evidencias aportadas
por la instancia, sistematizar la información resultante y Una vez clasificada la información asigne la calificación
adelantar el correspondiente análisis. El tiempo estimado correspondiente a cada pregunta. Cada uno de los
para adelantar el sexto paso es de una semana. atributos tiene asignado un método de calificación.
Es importante resaltar que todos los atributos tienen
Para ello, es importante que quienes se encuentren el mismo peso porcentual (5.9%).
aplicando la metodología verifiquen si las evidencias
presentadas responden efectivamente a las A continuación, se presenta el instrumento de
preguntas formuladas. Si la información recolectada sistematización y análisis de los resultados con las
no es suficiente, determine si es necesario realizar instrucciones correspondientes para su diligenciamiento.
Instrumento de sistematización y análisis de los resultados

Ámbito interno
Atributos Preguntas Forma de calificación Resultado
1. Cumplimiento 1.1. ¿La instancia desarrolla actividades a) Sí=100
de funciones que coinciden con las estipuladas por
la normatividad? b) No=0
2. Pertinencia 2.1. ¿La instancia mantiene actualizado a) Sí=100

un diagnóstico sobre la problemática
de su interés? b) No=0
28

2.2. ¿La instancia ha verificado si a) Sí=100
existe otras instancias con objetivos y
composición similares o idénticos? b) No=0
3. Periodicidad 3.1. ¿La instancia se reúne en el tiempo a) Sí=100
y con la frecuencia que estipula la
normatividad para su funcionamiento? b) No se reúne el número de veces
que estipula la normatividad, o
en los tiempos previstos=50
c) No=0
4. Elección de 4.1. ¿La instancia cuenta con un a) Sí=100
los miembros mecanismo formal para la elección de
los miembros? b) No=0
4.2. ¿Cómo fue la selección de los a) Si la elección fue abierta=100
miembros de la instancia?
b) Si la elección fue restringida
dejó por fuera a los miembros de
algún sector según la naturaleza
de la instancia=60
c) Si la elección fue designada por

organizaciones específicas=40
d) Si la elección fue designada por

autoridades gubernamentales=0
5. Asistencia 5.1. ¿La instancia cuenta con la Número de miembros contem-
y composición asistencia de todos los miembros plados por el Decreto o Ley/
contemplados por la normatividad? Número de miembros que asis-
ten a las reuniones.
5.2. ¿La instancia cuenta con un me- a) Sí=100
canismo de delegabilidad o reempla-
zo de ausencias/renuncias? b) No=0
5.3. ¿La composición de la instancia a) Sí=100
refleja una identificación actualizada
de los actores relacionados con la b) No=0
problemática de interés?
29

6. Paridad de género 6.1. ¿La instancia cuenta con una a) Sí=100
política de equidad de género y/o
diversidad y una estrategia para llegar b) No=0
a estos objetivos?
6.2. ¿La instancia garantiza en su a) Sí=100

composición la paridad de género?
b) No=0
7. Mecanismos de toma 7.1. ¿La instancia tiene establecidos a) Sí=100

de decisiones criterios claros y públicos para la toma
de decisiones? b) Sí=100, pero no son claros
c) No=0
7.2. ¿La instancia mantuvo un quórum a) Sí=100

en las reuniones para tomar decisiones?
b) No=0
8. Autonomía 8.1. ¿Quiénes participaron en la elabo- a) La Secretaría Técnica=0

ración y aprobación de los estatutos?
b) La Secretaría Técnica y votación
de los miembros=50
c) Todos los miembros=100
8.2. ¿Quién ejerce la Secretaría Técnica? a) La institucionalidad pública=0
b) Mixta: la institucionalidad
publica y ciudadanos=100
9. Diagnóstico 9.1. ¿La instancia cuenta con un a) Sí=100

mecanismo formal de recolección
de información para establecer una b) No=0
línea base de la problemática?
10. Planeación 10.1. ¿La instancia tiene un Plan a) Sí=100

de Acción?
b) No=0
30

10. Planeación 10.2. ¿La instancia cuenta con una a) Sí=100
metodología para realizar la planeación
de las actividades? b) No=0
10.3. ¿La instancia cuenta con una orga- a) Sí=100
nización a nivel interno que correspon-
da a lo señalado por la normatividad? b) No=0
11. Información y 11.1. ¿La instancia cuenta e a) Sí=100
gestión documental implementa un procedimiento de
gestión documental que permite el b) No=0
registro, sistematización y archivo
de su funcionamiento?
11.2. ¿Los miembros de la instancia a) Sí=100
conocen y tienen acceso a la
documentación relacionada con el b) No=0
funcionamiento de la instancia?
12. Financiación 12.1. ¿La instancia cuenta con recursos a) Sí=100
propios para el funcionamiento?
b) No=0
12.2. ¿La instancia tiene recursos para a) Sí=100
implementar acciones y/o proyectos?
b) No=0
13. Seguimiento 13.1. ¿La instancia cuenta con un a) Sí=100
y Control procedimiento para sistematizar los
compromisos que surgen de la misma? b) No=0
13.2. ¿La instancia cuenta con un a) Sí=100
mecanismo de seguimiento a los
compromisos que surgen de la misma? b) No=0
Ámbito externo
14. Incidencia 14.1. ¿La instancia ha logrado incluir a) Sí=100
propuestas en la elaboración de
políticas públicas, planes, programas b) No=0
y/o proyectos?
31
15. Interacción con 15.1. ¿La instancia abre espacios para a) Sí=100
actores estratégicos que actores estratégicos participen
en un momento particular? b) No=0

mapa de redes y alianzas de acto-
res estratégico? b) No=0
15.3. ¿La instancia cuenta con iniciativas a) Sí=100

proyectos o acciones de coordinación
o articulación con otras instancias, b) No=0
organizaciones o actores estratégicos
del territorio en el que opera?
16. Acceso a 16.1. ¿La instancia cuenta con un a) Sí=100

la información mecanismo de rendición de cuentas
a sus asociados? b) No=0

mecanismo de rendición de cuentas
a la ciudadanía? b) No=0
16.3. ¿La instancia posee e imple- a) Sí=100

menta una estrategia de difusión
de las actividades internas y accio- b) Sí=100, pero no la implementa
nes adelantadas?
d) No
17. Articulación 17.1. Si la normatividad contempla a) Sí=100

la existencia de la misma instancia
en múltiples niveles (nacional, b) No=0
distrital y local), ¿la instancia tiene
un mecanismo de articulación y/o
comunicación directa con estas?
17.2. ¿La instancia se articula con a) Sí=100

otro tipo de instancias que puedan
fortalecer su accionar? b) No=0
32
4.7. PASO 7: Socialice los resultados

Una vez se ha sistematizado y analizado la información En la convocatoria tenga en cuenta presentar el
resultado de la aplicación del instrumento de objetivo de la reunión, enviar el informe con los
caracterización, el paso 7 de la metodología resultados de la caracterización, fecha, hora y lugar
consiste en presentar los resultados a la instancia de del encuentro.
participación reglamentada priorizada y al público
en general. El tiempo estimado para adelantar el En cuarto lugar, presente los resultados y
séptimo paso es de una semana. recomendaciones a todos los miembros de
la instancia de participación de forma clara.
Para ello, en primer lugar, es importante que Destine un espacio para resolver inquietudes
elabore un informe general mediante el cual que con relación a la metodología y los resultados, e
se dé cuenta del objetivo de la caracterización, la invite a los miembros de la instancia a establecer
metodología y los resultados obtenidos. un Plan de Fortalecimiento con el fin de generar
actividades concretas que permitan atender las
En segundo lugar, identifique las recomendaciones recomendaciones y fortalecer su trabajo.
que puedan serle de utilidad a la instancia de
participación seleccionada de acuerdo con el A continuación, encontrará el instrumento de
propósito y funciones que cumple. resultados y recomendaciones el cual contiene
unas recomendaciones preliminares que pueden
En tercer lugar, convoque a una reunión a todos sugerirse a la instancia de participación de acuerdo
los miembros de la instancia de participación. con las respuestas obtenidas por cada pregunta.
Tabla 2. Instrumento de resultados y recomendaciones
Resultados y recomendaciones
Objetivo de la Metodología Caracterizar el funcionamiento de las instancias

reglamentadas de participación ciudadana
Instancia de Participación Nombre completo de la instancia a observar, sin abreviaturas
Tipo de Instancia de Participación Seleccione el tipo de organización según su actividad
Atributos Preguntas Recomendaciones
1. Cumplimiento 1.1. ¿La instancia desarrolla a) Mantener el plan de cumplimiento de las actividades estipuladas
de funciones actividades que coinciden con las por la normatividad. Esto permite garantizar una adecuada ejecución
estipuladas por la normatividad? y un impacto en las metas propuestas.
33
b) Avanzar en las actividades estipuladas por la normatividad.

Para ello, la instancia de participación debe seguir las actividades
que se plantearon desde un inicio y/o ajustar la normatividad
sino ya no coincide con los propósitos en la práctica.
2. Pertinencia 2.1. ¿La instancia mantiene ac- a) Mantener un diagnostico actualizado que permita dar cuenta de
tualizado un diagnóstico sobre la problemática priorizada por la instancia de participación.
la problemática de su interés?
b) Realizar un diagnóstico participativo con los ciudadanos u
organizaciones que pueden aportar en la identificación de la
situación o problema para facilitar la identificación de su origen, los
antecedentes y su contexto. El diagnóstico participativo aporta en la
identificación de las alternativas de solución o posibles iniciativas que
permitirán la formulación de la política, plan, programa o proyecto,
o la mejora de un trámite.
2.2. ¿La instancia ha verificado a) La instancia debe llevar a cabo un análisis interno sobre las experiencias,
si existe otras instancias con mecanismos y espacios de participación que se han utilizado para
objetivos y composición similares promover la participación de los ciudadanos con el mismo objetivo. Se
o idénticos? requiere, por tanto, recoger información existente en las áreas de trabajo
y dependencias misionales sobre las actividades y proyectos que hayan
involucrado a la ciudadanía.
b) Ubicar los espacios e instancias de participación, ya sean de un

municipio, departamento o en representación de algún sector, para
evaluar si funcionan y si realmente los representantes pueden aportar
a la solución de la situación o problema. Identificar si la situación o
problema se relaciona con otras entidades, dadas sus responsabilidades
institucionales, ya sean de orden nacional o territorial, para que sean un
actor del proceso.
3. Periodicidad 3.1. ¿La instancia se reúne en el a) Mantener la frecuencia y periodicidad de las reuniones que
tiempo y con la frecuencia que estipula la normatividad para la instancia de participación.
estipula la normatividad para
su funcionamiento? b) Garantizar tanto la frecuencia como la periodicidad de las reuniones
que estipula la normatividad para la instancia de participación.
34
c) Cumplir con la frecuencia y la periodicidad de las reuniones que

estipula la normatividad. Sólo el diálogo continuo entre los miembros
de la instancia de participación puede garantizar el desarrollo y
cumplimiento de las metas propuestas. Para ello, se debe evaluar los
factores de horarios disponibles de los miembros, lugar de reunión
y condiciones que favorezcan el cumplimiento de dichos acuerdos.
4. Elección de 4.1. ¿La instancia cuenta con a) Disponer de un mecanismo documentado de elección es una
los miembros un mecanismo formal para la buena práctica para la instancia de participación. Recuerde publicar
elección de los miembros? el documento con los mecanismos o procedimientos por medio de
los cuales el público puede participar.
b) Elaborar y publicar un documento que establezca el

mecanismo formal de elección de los miembros de la instancia
de participación. Esto permite que todos los actores interesados
conozcan de forma abierta los criterios establecidos para
la participación, aumenta la legitimidad y transparencia del
funcionamiento y composición de la instancia.
4.2. ¿Cómo fue la selección de a) Mantener una elección abierta para las siguientes elecciones de
los miembros de la instancia? los miembros de la instancia de participación es una buena práctica.
Esto permite la inclusión y diversidad de los actores; así como un
proceso transparente.
b) Identificar y hacer partícipe a todos los sectores interesados en

el tema priorizado. Es fundamental en el proceso de participación
identificar adecuadamente cuáles son los actores clave que se deben
convocar bien sea de manera individual o colectiva.
c) Identificar y hacer partícipe a todos los actores interesados. La

elección de los miembros de la instancia de participación debe
contar con representación de diversos sectores poblacionales
y entidades gubernamentales, generar inclusión sin importar
afinidades políticas, edad, orientación sexual, condición
socioeconómica o contexto religioso.
d) Seleccionar y convocar a los actores priorizados que pueden

ser parte del proceso participativo y promover una invitación
35
abierta a todos los interesados. La convocatoria debe garantizar

la participación y representatividad de sectores y actores
involucrados a través de mecanismos de difusión y sensibilización
pertinentes, es decir, que generen suficiente motivación para
que los ciudadanos puedan acudir al proceso participativo.
5. Asistencia y 5.1. ¿La instancia cuenta con la a) Garantizar que todos los integrantes contemplados por
composición asistencia de todos los miembros la normatividad en la instancia de participación asistan a las
contemplados por la normatividad? reuniones convocadas.
5.2. ¿La instancia cuenta con un a) Garantizar que el mecanismo de delegabilidad o reemplazo de
mecanismo de delegabilidad o re- ausencias y/o renuncias de alguno de los miembros sea efectivo.
emplazo de ausencias/renuncias?
5.3. ¿La composición de la a) Mantener los representantes de los afectados, beneficiarios o

instancia refleja una identificación interesados en el tema priorizado en la instancia de participación.
actualizada de los actores
relacionados con la problemática b) Garantizar que la instancia de participación tenga
de interés? representantes de los afectados, beneficiarios o interesados
en el tema priorizado. Identificar los actores sociales de
diferentes grupos de interés afectados o interesados en la
gestión y servicios que ofrece la instancia. Debido a que el
proceso de participación ciudadana en la gestión puede incluir
diversos grupos de interés al mismo tiempo, es necesario que la
instancia aclare previamente cuáles actores serán convocados a
participar, así como las herramientas que se utilizarán, dado que
por lo general la existencia de diversos grupos supone siempre
posiciones y visiones que pueden entrar en conflicto frente
al tema a tratar y por lo tanto requieren capacidades para la
convivencia a través de la aplicación de mecanismos de diálogo
y consenso.
6. Paridad de género 6.1. ¿La instancia cuenta con una a) Tener objetivos que fomenten la equidad de género es
política de equidad de género fundamental. Ahora es importante que diseñe indicadores que
y/o diversidad y una estrategia permitan medir el cumplimiento de dichos objetivos y llevar
para llegar a estos objetivos? un control apropiado. Contar con indicadores ayuda a medir
el nivel de cumplimiento existente de la política en equidad y
visualizar mejor aquellos objetivos en los que no se obtiene un
desempeño esperado, con el fin de tomar decisiones y realizar
36
6.1. ¿La instancia cuenta con una acciones dirigidas para mejorarlos.
política de equidad de género
y/o diversidad y una estrategia b) Diseñar objetivos que fomenten la equidad de género es
para llegar a estos objetivos? fundamental, así como indicadores que permitan medir el
cumplimiento de dichos objetivos y llevar un control apropiado.
Esto es fundamental, pues contar con indicadores ayuda a medir
el nivel de cumplimiento existente de la política en equidad y
visualizar mejor aquellos objetivos en los que no se obtiene un
desempeño esperado, con el fin de tomar decisiones y realizar
acciones dirigidas para mejorarlos.
6.2. ¿La instancia garantiza en su a) Mantener la paridad de género en la instancia de participación

composición la paridad de género? es una buena práctica. Es relevante conocer e informarse acerca
de cómo están estructuradas las organizaciones en términos
de género, pues el fenómeno del techo de cristal está aún
presente en la mayoría de las organizaciones en Latinoamérica.
b) Aumentar la participación de las mujeres en la instancia

de participación. Promover la igualdad de género es un
derecho fundamental, y esencial para el desarrollo de la
sociedad. Este fenómeno da cuenta de la brecha de género
existente en los distintos niveles organizacionales, pues a
medida que se asciende en la pirámide se evidencia mayor
inequidad de género.
7. Mecanismos de 7.1. ¿La instancia tiene establecidos a) Mantener los criterios claros y públicos para la toma de
toma de decisiones criterios claros y públicos para la decisiones es una buena práctica para el fortalecimiento de la
toma de decisiones? instancia de participación.
b) Establecer criterios tanto públicos como claros para todos los

miembros frente al mecanismo para la toma de decisiones.
c) Establecer criterios claros y públicos para la toma de

decisiones. La instancia debe garantizar que los miembros
puedan influir en la toma de decisiones desde sus
conocimientos, costumbres, recursos, intereses y aspiraciones.
Lo anterior permite pensar que la participación ciudadana en
la construcción de iniciativas posibilita los acuerdos con las
37
entidades y, por lo tanto, habrá incidencia, en algún grado, en

las decisiones de la administración pública.
7.2. ¿La instancia mantuvo un a) Asistir a las reuniones de la instancia es un factor fundamental
quórum en las reuniones para para su buen desempeño. Mantenga el procedimiento de
tomar decisiones? convocatoria que le ha permitido que la mayoría de los miembros
asista y participe para la toma de decisiones.
b) Reevalúe el mecanismo de convocatoria de las reuniones de

la instancia. Tenga en cuenta fecha, lugar y tiempo destinado
para que todos los miembros asistan. Garantizar el quórum en
las reuniones es fundamental para el buen funcionamiento de la
instancia de participación.
8. Autonomía 8.1. ¿Quiénes participaron en a) Identifique el proceso realizado para la elaboración y aprobación
la elaboración y aprobación de de los estatutos y determine si este proceso se realizó de forma
los estatutos? participativa y teniendo en cuenta a los integrantes de la instancia de
participación. De no ser así identificar si todos los integrantes están
de acuerdo con el contenido de los estatutos.
8.2. ¿Quién ejerce la Secreta- a) Evaluar si la secretaría técnica la ejerce una entidad distrital y si
ría Técnica? esta representa la problemática que trabaja la instancia.
9. Recolección de 9.1. ¿La instancia cuenta con un a) Se sugiere construir una herramienta o instrumento que permita
la información mecanismo formal de recolección a la instancia recolectar y analizar la información. Esto permitirá a
de información para establecer los integrantes y ciudadanía realizar diagnósticos, análisis y demás
una línea base de la problemática? documentos que den cuenta del estado de la problemática.
10. Planeación 10.1. ¿La instancia tiene un Plan Para construir el Plan de Acción identifique los siguientes elementos:
de Acción?
—— Actividades que desarrolla la instancia o tiene planeado desarrollar.
—— Recursos con los que cuenta para su ejecución
—— Responsables para cada actividad.
—— Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades.
38

10.2. ¿La instancia cuenta con Una forma inicial de planear las actividades es la construcción
una metodología para realizar la del Plan de Acción de la Instancia; sin embargo, se sugiere
planeación de las actividades? identificar una metodología para desarrollar la planeación
general del funcionamiento de la instancia teniendo en cuenta
la participación de todos los integrantes de esta. (Ejemplo.
Metodología de Marco Lógico)
Tenga en cuenta los siguientes elementos:
—— Objetivo que desea alcanzar.
—— Estrategias
—— Indicadores que le permitirán evaluar el avance del plan de acción.

(De gestión, de resultados, de producto etc.).
10.3. ¿La instancia cuenta con La instancia debe identificar la forma de organización interna a
una organización a nivel interno nivel de comités, comisiones, mesas de trabajo etc. y realizar la
que corresponda a lo señalado comparación con lo establecido por la normatividad, de esta manera
por la normatividad? se evidenciará la correspondencia y cumplimiento de lo establecido
en esta normatividad.
11. Información y 11.1. ¿La instancia cuenta e La instancia dentro de sus instrumentos de planeación debe
gestión documental implementa un procedimiento de contemplar estrategias de Gestión Documental, con el fin de
gestión documental que permite contar con información organizada y disponible. Esto permitirá
el registro, sistematización y que la instancia pueda dar respuesta oportuna a las solicitudes
archivo de su funcionamiento? de información de la ciudadanía.
Adicionalmente permite la sostenibilidad y la trazabilidad de los

procesos y gestiones desarrolladas por la instancia.
Para desarrollar estas estrategias tengan en cuenta los siguientes

elementos generales:
—— Identifique el tipo de documentos con que cuenta la instancia.

(Informes, diagnósticos, bases de datos).
— — Identifique la disponibilidad del documento (Físico,

magnético etc.)
39
—— Cree una copia de los documentos físicos y conviértalos en digitales.
—— Asigne un código a cada tipo de documento y construya una base

de datos que se denominara tabla de Gestión Documental.
—— Ubique un espacio físico para archivar los documentos que

se encuentren en físico.
11.2. ¿Los miembros de la instan- Posterior a la generación de estrategias de Gestión Documental y de

cia conocen y tienen acceso a la haber creado la tabla de Gestión Documental donde se encuentra
documentación relacionada con toda la información que maneja la instancia, defina jornadas de
el funcionamiento de la instancia? capacitación a los integrantes donde se informe la forma como se
deben clasificar y archivar los documentos y la ubicación de estos.
Recuerde que se trata de información pública y que con estas
acciones está contribuyendo a fortalecer la transparencia de los
procesos de la instancia.
12. Financiación 12.1. ¿La instancia cuenta con recur- Se recomienda a la instancia retomar la información de actores
sos propios para el funcionamiento? sobre la cual se hizo mención en el punto anterior y de esta manera
establecer alianzas estratégicas con diferentes tipos de actores para
12.2. ¿La instancia tiene recursos para garantizar la ejecución de las diferentes acciones establecidas en el
implementar acciones y/o proyectos? Plan de Acción de la Instancia.
13. Seguimiento 13.1. ¿La instancia cuenta con un Las acciones que desarrolla la instancia representan a una
y Control procedimiento para sistematizar problemática y una población específica. En ese sentido y en
los compromisos que surgen de cumplimiento de su función como articulador entre la administración
la misma? pública y la ciudadanía, es indispensable que la instancia cuente
con procedimientos para sistematizar los compromisos que
se derivan de sus acciones. Esto permitirá que la instancia
tenga claros y documentados aquellos temas que interesan a la
ciudadanía que representan. Para desarrollar este procedimiento
se sugiere realizar una jornada de trabajo con los integrantes de la
instancia y definir la forma como se suscribirán estos compromisos
con la ciudadanía. Se propone la elaboración de un formato que
cuente con la descripción clara de los compromisos y en donde se
encuentre la firma de las partes involucradas.
40
13.2. ¿La instancia cuenta con Una vez que la instancia tenga claro el procedimiento para suscribir
un mecanismo de seguimiento compromisos con la ciudadanía, se sugiere construir una matriz donde
a los compromisos que surgen se consignen los compromisos suscritos. Está matriz debe contener
de la misma? como mínimo los siguientes campos:
—— Nombre
—— Responsable del compromiso
—— Fecha de suscripción del compromiso
—— Fecha estimada de cumplimento
—— Avance del compromiso
—— Evidencias de cumplimiento
Tenga en cuenta que el cumplimiento de los compromisos por parte
de las instituciones es indispensable pues impacta directamente la
confianza de los ciudadanos en la administración.
14. Incidencia 14.1. ¿La instancia ha logrado Independiente de la naturaleza de la instancia de participación
incluir propuestas en la las acciones que se han desarrollado en este marco deben estar
elaboración de políticas públicas, ubicadas en algún nivel de incidencia en la formulación de políticas
planes, programas y/o proyectos? públicas, planes, programas y/o proyectos. En caso de no ser así
se sugiere a la instancia evaluar la posibilidad de replantear el
Plan de Acción e identificar aquellos escenarios donde es posible
que la instancia pueda dejar sus aportes y materializarlos en la
agenda pública.
15. Interacción con 15.1. ¿La instancia abre espacios Es deseable que la instancia de participación identifique los actores
actores estratégicos para que actores estratégicos par- con los cuales puede potenciar el alcance de sus acciones. Se sugiere
ticipen en un momento particular? realizar esta actividad apoyándose en bases de datos de entidades
nacionales, distritales y locales donde se encuentren diferentes tipos
15.2. ¿La instancia cuenta con
de entidades, organizaciones, etc., las cuales se relacionen con la
un mapa de redes y alianzas de
problemática a trabajar. Posteriormente se sugiere contactar a estos
actores estratégico?
actores y definir estrategias de articulación teniendo en cuenta la
15.3. ¿La instancia cuenta con naturaleza de estos.
iniciativas proyectos o acciones
de coordinación o articulación con
otras instancias, organizaciones o
actores estratégicos del territorio
en el que opera?
41

16. Acceso a 16.1. ¿La instancia cuenta con La Rendición de Cuentas es un proceso de diálogo permanente y de doble
la información un mecanismo de rendición de vía, que busca entre otras cosas, incrementar la corresponsabilidad, la
cuentas a sus asociados? transparencia y la integridad; para el caso de las instancias de participación
se recomienda diseñar una estrategia que permita a los integrantes y
16.2. ¿La instancia cuenta con
a la ciudadanía en general conocer de cerca las gestiones realizadas
un mecanismo de rendición de
por la instancia, así como recibir recomendaciones, observaciones y/o
cuentas a la ciudadanía?
solicitudes, con el fin de que se implementen acciones de mejora en
relación con el trabajo de las instancia en el territorio. Para tal efecto,
se recomienda a la instancia tener en cuenta los lineamientos generales
establecidos en la Metodología proceso de Rendición de Cuentas de la
administración Distrital y Local.
16.3. ¿La instancia posee e Como parte integral de los procesos de Rendición de Cuentas, se
implementa una estrategia de establece la importancia de construir una estrategia de difusión de
difusión de las actividades internas la información, de esta manera la instancia estará garantizando el
y acciones adelantadas? derecho al acceso y la disponibilidad de información pública de calidad
para los ciudadanos y demás interesados en los avances de la gestión
adelantada en clave de garantía de derechos por parte de la instancia
de participación.
17. Articulación 17.1. Si la normatividad contempla La instancia de participación deberá garantizar la coordinación entre
la existencia de la misma instancia las diferentes instancias de participación ciudadana que existan en el
en múltiples niveles (nacional, territorio. Los temas, en lo posible, deben definirse desde la misma
distrital y local), ¿la instancia tiene construcción de los programas de gobierno de los candidatos a las
un mecanismo de articulación y/o alcaldías y gobernaciones, para que, posteriormente, se materialicen en
comunicación directa con estas? los respectivos planes de desarrollo territorial.
17.2. ¿La instancia se articula
con otro tipo de instancias que
puedan fortalecer su accionar?
42
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44
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Veedor Delegado para la Atención

Veedora Delegada para la Contratación

Veedor Delegado para la Eficiencia

Veedor Delegado para la Participación y

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto Transparencia, Derecho de Acceso a la

Proyecto Laboratorio de Innovación para la Gestión

Invitamos a los servidores públicos y a la ciudadanía

La metodología esta dirigida a la ciudadanía, grupos organizados de ciudadanos, instancias o espacios de

accesible a las solicitudes de acceso, lo que esta se denomina participación ciudadana

2 CONDICIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA

2.1. Equipo necesario

3 DESCRIPCIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN

La revisión de los atributos permitirá: i) identificar A continuación, se presenta la descripción general

Tabla 1. Descripción de los atributos del instrumento

Nivel de Interacción Atributos Descripción

Ámbito Interno 1. Cumplimiento de funciones La instancia cumple con el propósito y funciones

2. Pertinencia Existe una problemática que justifica la

3. Periodicidad La frecuencia de los encuentros coincide con lo

4. Elección de los miembros Identifica el grado de participación y nivel de

5. Asistencia y composición Las personas o grupos de personas representan

6. Paridad de género La instancia incorpora el enfoque de género.

7. Mecanismos de toma de decisiones Los miembros tienen mecanismos claros para la

8. Autonomía Los miembros de la instancia tienen autonomía

9. Diagnóstico La instancia cuenta con un mecanismo para

10. Planeación La instancia cuenta con instrumentos de

11. Información y gestión documental La instancia tiene una estrategia de acceso y

12. Financiación La instancia de participación cuenta con los

13. Seguimiento y control La instancia cuenta con mecanismos de

Nivel de Interacción Atributos Descripción

Ámbito Externo 1. Incidencia Las reflexiones, decisiones y/o compromisos

2. Interacción con actores estratégicos Los miembros de la instancia mantienen una

3. Acceso a la información La instancia tiene una estrategia de difusión

4. Articulación La instancia se articula con sus pares en los

Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital

4.1. PASO 1: Seleccione la instancia de participación ciudadana

Figura 1. Ejemplo identificación de instancias de participación por interés temático

Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital

En segundo lugar, identifique el tipo de instancia de interés, representantes de organizaciones sociales

4.2. PASO 2: Contacte a la instancia de participación ciudadana

Modelo Invitación y solicitud de información para participar de la aplicación de la Metodología

4.3. PASO 3: Elabore el plan de trabajo

Formulario Factor acceso a la información

Etapa Actividades Insumos Responsable 1 mes 2 mes

Definir una agenda para el

7.2 Establecer las recomendaciones X

Etapa Actividades Insumos Responsable 1 mes 2 mes

7.5 Preparar la presentación X

Presentar los resultados a

4.4. PASO 4: Socialice el plan de trabajo

Modelo de agenda socialización del Plan de Trabajo

1. Presentación de los asistentes

2. Presentación del objetivo de la reunión

3. Presentación del equipo de trabajo

4. Presentación del objetivo y alcance del ejercicio

6. Presentación de los atributos de caracterización

7. Presentación del cronograma

8. Pasos por seguir

4.5. PASO 5: Aplique el instrumento de caracterización

Atributos Preguntas Respuesta Fuente de verificación y/o Evidencia