2. Foro de asistentes muy grande 3. Reuniones muy largas 4. No existe una agenda clara con responsables y fecha de compromisos y aceptación de la misma 5. Proceso administrativo deficiente
Soluciones
1. Exceso de reuniones con poca efectividad
Se deben realizar reuniones estratégicas que permitan tomar decisiones efectivas,
el exceso de reuniones genera desgaste y perdida tiempo que conlleva a disminuir la productividad y posteriormente invertir tiempo en recuperación para estabilizar nuevamente la operación.
Es bueno definir con antelación un cronograma de reuniones agendarlas por el
outlook o la herramienta que disponga la Organización, por lo general las reuniones que tienen una frecuencia alta aplican para estabilización de procesos u otras prioridades que requieren de seguimiento puntual, de acuerdo a la evolución de los proyectos se pueden validar para realizarlas quincenal o mensualmente. Por lo general estas reuniones son desgastantes. Así lo señaló Juan Pauna, director de Tándem Chile, compañía consultora para la toma de decisiones, desde donde se informó que altos ejecutivos y directores generales de las empresas ocupan un 50% de su tiempo en reuniones y apenas dos tercios de éstas no llegan a una conclusión, por lo que el 85% de los asistentes están frustrados con ir. "Muchas veces, la ineficiencia de una reunión se produce porque se convoca a directores o jefes de áreas que poseen distintos intereses o egos que entorpecen la comunicación y la toma de decisiones", explicó Pauna. 2. Foro de asistentes muy grande
Las reuniones que concentran demasiada gente por lo general son informativas y no para tratar temas puntuales de estrategia o decisión, es recomendable que el grupo no sea número entre 6 y 10 personas y convocar las que realmente pueden decidir para evitar más sesiones de aclaración o dilatación de los temas. Las sesiones con muchos participantes son improductivas, consumen demasiado tiempo y no prosperan por el tema de “divide y vencerás”, cada quien buscará lo mejor para su lado y no el objetivo que le conviene a la organización. Por otro lado en estas reuniones varios participantes se empiezan a distraer con los dispositivos móviles y es poca la atención que prestan y la participación es baja y cuando lo hacen es para entorpecer una posible decisión
3. Reuniones muy largas
Primero que todo es importante la puntualidad para comenzar la reunión si ésta
disciplina no existe la reunión puede terminar tarde. Ahora las reuniones muy largas son improductivas y de pocas decisiones. Una sesión productiva no debería demorar más de 90 minutos, adicional hoy gracias a la tecnología existen formas de comunicarse por video o tele conferencia. Como dice Mar Mancini “Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existen una serie de técnicas que pueden ayudarnos.”
Si se cuenta con una agenda clara, objetivos claros y preparación previa con los participantes correctos que puedan tomar decisión, aportar o conocer el tema, las personas directamente implicadas, los que necesitan conocer el resultado y los que van implementar los acuerdos se logrará que las reuniones no sean extensas y los funcionarios se puedan reincorporar a sus labores cotidianas.
4. No existe una agenda clara con responsables y fecha de compromisos y
aceptación de la misma Lo primero que debe tener todo el foro es el objetivo general y específico claro, hablar de las tareas que se plantearon en la última reunión con sus logros, avances o dificultades, desarrollar todos los puntos de la reunión para llegar a los acuerdo y tomar las decisiones necesarias que logran la estrategia de la Compañía, al finalizar la reunión debe existir un tiempo de conclusiones donde ser recuerda los responsables y actividades a ejecutar para llevar como logro a la siguiente sesión.
Dentro de la reunión se delega una persona para que diligencie el acta que sustenta la reunión y la remita con suficiente tiempo a todos los participantes, solicitando confirmación de visto bueno sobre los puntos mencionados allí y que se discutirán en el próximo encuentro
5. Proceso administrativo deficiente
Es claro que si el proceso administrativo de planeación, organización, dirección y
control no está siendo ejecutado de manera correcta una Compañía no puede funcionar ya que las decisiones a tomar no serán las más acertadas y el tiempo que se perderá en sus diferentes actividades es alto. Uno de los enunciados de Oscar Wilde “No trate de mantener ocupado a su personal puesto que puede terminar siendo experto en mantenerse ocupado usted mismo … los que puede impedir alcanzar resultados”
Un proceso administrativo liderado por gente idónea en la empresa logrará que la
gestión eficaz del tiempo se correcta, generando ahorro en tiempo, recursos y aumentando la productividad
Bibliografia
- Meetings”, En: Fast Company, 2da. Edición, Abril de 1996, p. 122
- Ballenato, G. (2007). Gestión del tiempo. En busca de la eficacia. Madrid: Pirámide. - Gestión eficaz del tiempo y control del estrés 3ra. Edición Madrid 2006 Caso 2 – ¿ Qué pasa con William Guillermo?
1. ¿Qué estilo de liderazgo está aplicando William Guillermo con su equipo
de trabajo?
Está aplicando un estilo autócrata que es donde el jefe analiza, decide e informa su gestión para que sea implementada por sus colaboradores mas no les da oportunidad de participar en sus decisiones. Como lo cita Ridley Scott “Creo que, al final de día, el hacer una película debe ser cuestión de equipo. Pero al final siempre tiene que haber un capitán”.
Las ventajas que tendrá William serán la eficiencia, lograr resultados a corto plazo, efectivo tomando decisiones rápidas, la supervisión a los trabajadores los hará estar atento al trabajo, tendrá control del proceso pero también tendrá unas desventajas va a ser estresante para sus colaboradores, no tendrá elogios, solo se comunicará cuando cometan errores, los empleados no participan de las decisiones, puede generar miedo en equipo lo que podría producir ausentismo y desmotivación y puede llegar a afectar el clima laboral.
El área que tiene a cargo es la de producción y este debe ser su estilo para garantizar que se cumpla con el objetivo de la Compañía, sin embargo William debería tratar de desarrollar otros estilos de liderazgo ya que él puede entregar los resultados que espera su jefe pero apoyado en sus colaboradores, podría aplicar un liderazgo de convencimiento y consultivo,
2. Qué estilo está aplicando el Gerente de Producción con William
Guillermo?
El Gerente de Producción presenta varios estilos uno que se destaca es el estilo
de Convencimiento, ya que después de analizar los resultados del trabajo y del grupo de colaboradores ve que no mejora, sin embargo trata de influir en William Guillermo para que valide su estilo de liderazgo quien le manifiesta que siempre ha sido así y no cambiará. También presenta un estilo Moderador ya que le informa a William Guillermo la situación tanto del él como de los técnicos y auxiliares para que el actúe con su grupo de trabajo y logren las metas establecidas. Otro estilo que presenta es el de confianza ya que le permite a William Guillermo que tome la decisión de solucionar directamente los problemas con su grupo de trabajo sin intervención del Gerente de Producción, también tiene estilo de Empoderador ya que le da autonomía a William Guillermo para que corrija todas las desviaciones que tiene en su proceso.
En esta pregunta podemos observar como una persona puede manejar varios estilos de liderazgo de acuerdo a la situación que deba manejar. De acuerdo a Deepak Chopra, uno de los mayores expertos en desarrollo potencial humano, “el liderazgo es una cualidad con la que se nace, pero que también puede formarse moldeando las actitudes de cada persona.”
3. Teniendo en cuenta las dos líneas de subordinación, a saber, el gerente
hacia William Guillermo y la de William Guillermo con su equipo ¿cuál sería el estilo de liderazgo más eficaz en cada una de ellas, desde la perspectiva del liderazgo situacional?
- Línea William - Colaboradores
El estilo que debe mantener es del autocráta o imperativo por el perfil de los colaboradores y el proceso de producción que tiene a cargo donde la calidad y la oportunidad deben ser eficientes de lo contrario le genera mayores costos a la empresa, lo que William debe tratar es de implementar otros estilos como convencimiento y consultivo, prácticamente por las actividades que tiene a cargo su liderazgo debe ser centrado en el líder, si fuera de otra área diferente a producción podría manejar liderazgo centrado en el equipo.
- Línea Gerente de Producción - William
En este caso el Gerente de Producción es un recurso que administrativamente
debe presentar estilos de liderazgo combinados para manejar las situaciones que sortea con sus colaboradores y debe ser dador de confianza, empoderador, y sinérgico y con su propio liderazgo de convencimiento, consultivo y manejador 4. Si usted fuera el gerente de producción cómo procedería?
Primero que todo como Gerente de Producción debo respaldar a William
Guillermo, acercarme a su equipo de trabajo, ver que puede estar pasando, utilizar herramientas tales como un buzón de sentimientos para que depositen allí todas sus inquietudes. Por otro lado debo lograr en William Guillermo que entienda la importancia de tener un proceso eficiente pero también colaboradores contentos en la Compañía, que desarrolle otros estilos de liderazgo que le permitan acercarse más a sus colaboradores y no simplemente con órdenes. Aplicar el lema “Duro con el proceso, suave con la gente”. Si tengo colaboradores satisfechos la productividad será más alta
5. ¿Si usted fuera William Guillermo cómo procedería?
Primero que todo tratar de eliminar mis paradigmas, el mundo cambia, las personas cambian y yo debo ser parte de ese cambio, ponerme en los zapatos de las demás personas, comprender que si tengo a mi grupo motivado es más fácil lograr los resultados como equipo y no individuales, buscaría un mecanismo de reconocimiento e incentivos a los buenos resultados en productividad y calidad pueden ser económicos, bonos o tiempo de descanso.
Solicitaría acompañamiento de mi jefe para todos los planes de acción que se
ejecuten, buscaría que la Compañía me enviara a curso de capacitación y talleres en liderazgo.
- Vásquez Lema Marcelo. (2008, agosto 11). Liderazgo, poder y autoridad
- EL LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS Stephen R. Covey (Paidós) ISBN: 84-7509-922-X. 460 páginas. - EL LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS Stephen R. Covey (Paidós) ISBN: 84-7509-922-X. 460 páginas.
